FR-MPA.02.

2 TUGAS PRAKTEK-DEMONSTRASI/PRAKTEK
Skema Sertifikasi Judul KKNI LEVEL III OTOMATISASI DAN TATA KELOLA
(KKNI/Okupasi/Klaster) : PERKANTORAN
KLASTER MENGELOLA DOKUMEN KANTOR
Nomor : 02/OTKP/LSPSMKN50JKT/2018
TUK : Sewaktu/Tempat Kerja/Mandiri*
Nama Asesor :

Nama Peserta :

Tanggal :

Durasi : Menit

A. Petunjuk
1. Baca dan pelajari setia langkah kerja di bawah ini dengan cermat sebelum melaksanakan
praktek
2. Klarifikasi kepada Asesor apabila ada hal-hal yang belum jelas
3. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan
4. Seluruh proses kerja mengacu kepada SOP/WI yang dipersyaratkan

B. Skenario
Dalam Dalam rangka mencapai kualifikasi sebagai seorang tenaga staff administrasi
profesional, anda diminta untuk mengerjakan pekerjaan kantor seperti :
1. Menangani Penerimaan / Pengiriman Surat/dokumen
2. Mengatur Penggandaan dan Pengumpuian Dokumen
3. Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
4. Memproduksi Dokumen di Komputer
5. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak
6. Menggunakan Peralatan dan Sumberdaya Kerja
7. Mengelola Arsip
8. Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran
9. MeminimaIIIsir Pencurian
10. Menciptakan Dokumen/Lembar Kerja Sederhana
11. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
12. Memellhara Data/File dl Komputer
13. Mengakses data di Komputer
14. Membuat Surat/Dokumen Elektronik
15. Mengakses Informasi melalui Homepage

Dengan memperhatikan K3 dan job description dengan ketentuan SOP kantor yang
bersangkutan. Untuk mendukung pencapaian hasil sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditentukan tersebut anda akan diperlengkapi dengan peralatan kantor dan lembar kerja. Maka dari
itu, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

C. Langkah kerja :
1. Siapkan peralatan
2. Buat dokumen dari konsep atau teks langsung.
3. Simpan Dokumen
4. Cetak Dokumen
5. Simpan surat/dokumen elektronik

LSP P1 SMKN 50 JKT 1

FORM MPA-02.2
 Soal : Membuat surat/ Dokumen Elektronik

1. Petunjuk Pengerjaan
a. Anda sebagai seorang petugas Staff Administrasi diperintahkan untuk membuat surat
undangan rapat tentang “Surat pesanan barang Alat Tulis Kantor”, tanggal surat dan
lain-lain karang sendiri.
b. Buatlah surat bentuk semi block style
c. Kirim juga lewat email dengan alamat email yang diberikan oleh penguji.

2. Alur kegiatan
a. Surat diketik pada HVS A4.
b. Pengaturan margin menyesuaikan.
c. Surat diketik dalam bentuk Semi BlockStyle
d. Kirim lewat email.

3. Hasil yang diharapkan:

a. Surat Pesanan Barang yang diketik rapih dalam bentuk semi block style
b. Surat Pesanan Barang yang sudah diprint out
c. Telah terkirim lewat email.

Soal: Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

Soal: Memproduksi Dokumen di komputer

Membuat Surat/Dokumen Elektronik

1. Petunjuk pengerjaan
a. Buatlah alamat email
b. Ketik surat dan kirim ke alamat email yang diberikan penguji

2. Alur Kegiatan
a. Buatlah alamat email dengan menggunakan aplikasi gmail
b. Ketik surat sesuai yang diperintahkan dalam kolom email
c. Kirim surat ke alamat email yang diberikan oleh penguji

1. Soal Surat Bahasa Inggris:

Anda sebagai sekretaris perusahaan yang bergerak di bidang retail yaitu PT. Cahaya Mandiri and
Retail, Jl. Raya Adisucipto Km. 17 No. 7 Surabaya, Telp. (0274) 7736027, Fax (0274) 7736037,
email: Cahayamandiriretail@gmail.co.id. Pimpinan anda bernama Ibu Dra. Delfi M Hutagalung

Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat dalam bahasa Inggris kepada salah satu vendor
perusahaan Anda yaitu PT. Sinar Mentari yang beralamat di Jl. Raya Buah Batu KM 14
Kecamatan Buah Batu Kabupaten Bandung. Surat ditujukan kepada Sales Manager yang bernama
Rahma Yuli, SE. berisi pesanan beberapa Alat Tulis Kantor sebagai berikut:

JUMLAH HARGA PER pcs JUMLAH

NO NAMA BARANG
(dalam Pcs) (dalam Rp) (dalam Rp)
1 Kertas HVS A4 50 rim Rp. 32.000 Rp. 1.600.000
2 Kertas HVS F4 50 rim Rp. 36.000 Rp. 1.800.000
3 Spidol Board Makers 50 dozen Rp. 60.000 Rp. 3.000.000
4 Map Snalhekter 50 lusin Rp. 45.000 Rp. 2.250.000
Total Rp. 8.650.000

LSP P1 SMKN 50 JKT 2

FORM MPA-02.2
 Diminta konfirmasi dari vendor, apakah dapat memenuhi jadwal waktu pengiriman, yaitu
maksimal pada tanggal 1 Maret 2019. Termin pembayaran adalah paling lambat 3 hari
setelah penerimaan barang.

2. Soal Surat dalam Bahasa Indonesia :

Setelah Anda membuat surat di atas dalam bahasa Inggris, Anda di minta juga untuk membuat
surat diatas dengan menggunakan bahasa Indonesia dalam bentuk block style.

Soal : Mengelola Arsip

1. Petunjuk Pengerjaan
a. Saat ini di meja anda ada 5 surat masuk dan 6 surat keluar
b. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan
c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda Tunggal
d. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map
snelhecter dengan menggunakan sistem subjek (subject filling system)

2. Hasil yang diharapkan

a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem
subjek (subject filling system)
c. Buatlah guide dengan klasifikasi sebagai berikut
1. Surat Masuk (Penawaran, Kerjasama, Pembayaran)
2. Surat Keluar (Pengiriman, Tugas, Pesanan, Pembayaran, Tagihan)

LSP P1 SMKN 50 JKT 3

FORM MPA-02.2
 PT CAHAYA MANDIRI & RETAIL
Jl. Raya Adisucipto KM.17 No. 7, Surabaya
Telp. (0274) 7736027, Fax. (0274) 7736037
Email : Cahayamandiriretail@gmail.co.id

Nomor : 001/CMR/III/2019 6 Maret 2019

Lamp :-
Prihal : Pesanan Furniture

Kepada
Yth. Manager Pemasaran
PT. Langgeng Sentosa Furniture
Jalan Agung Raya No. 25
Yogyakarta

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa pada bulan Maret 2019, kami akan mengadakan renovasi ruang pertemuan
sekaligus mengganti perabot yang sudah rusak. Untuk itu kami berharap Saudara dapat mengirimkan :

- 40 Kursi Rapat
- 8 Set meja rapat
- 2 Set meja tamu

Mengenai pembayaran, akan segera kami kirimkan setelah barang tersebut kami terima

Demikian Surat Pesanan ini. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Dra. Delfi M Hutagalung

Pimpinan

LSP P1 SMKN 50 JKT 4

FORM MPA-02.2
 PT CAHAYA MANDIRI & RETAIL
Jl. Raya Adisucipto KM.17 No. 7, Surabaya
Telp. (0274) 7736027, Fax. (0274) 7736037
Email : Cahayamandiriretail@gmail.co.id

10 Maret 2019

Nomor : 002/ CMR/III/2019

Kepada,
Yth. Bapak Khafid Maulana
PT. Boga Sentosa
Jl. H Juanda No. 16, Tegal
Jawa Tengah

Dengan Hormat,

Hal : Pengiriman gula putih

Bersama ini kami kirimkan kembali 1000 kg gula putih berbagai merk yang mendekati masa
kadaluwarsa ( expaired.) Pengiriman dari perusahaan Bapak yang kami terima bulan lalu ( data
terlampir pada faktur pengiriman barang).

Kami harap Bapak dapat menerima secepatnya dan menggantikan dengan pengiriman produk sejenis
yang terbaru. Kami sangat berharap adanya respon sesegera mungkin dan saling menjaga jalinan
kerjasama dengan baik.

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Delfi M Hutagalung

Pimpinan

LSP P1 SMKN 50 JKT 5

FORM MPA-02.2
 PT CAHAYA MANDIRI & RETAIL
Jl. Raya Adisucipto KM.17 No. 7, Surabaya
Telp. (0274) 7736027, Fax. (0274) 7736037
Email : Cahayamandiriretail@gmail.co.id

SURAT TUGAS
Nomor : 003/ CMR/III/2019

Pimpinan PT Cahaya Mandiri & Retail, dengan ini menugaskan kepada :

Nama : Mario Adipati Haling, SE
Jabatan : Manager Keuangan
Alamat : Perum. Citra Madina Islamic Cluster B No.13 Condong Catur
Surabaya.

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi :

Tempat : Jakarta
Lamanya : 3 Hari, terhitung mulai Tanggal 3 Februari S/D 5 Maret 2019
Jenis Tugas : Evaluasi Audit Keuangan Cabang Perusahaan.
Perpanjangan MOU dengan PT. Indofood Sukses MaKMur.

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya

Jakarta, 12 Maret 2019

Hormat kami,

Dra. Delfi M Hutagalung

Pimpinan

LSP P1 SMKN 50 JKT 6

FORM MPA-02.2
 PT CAHAYA MANDIRI & RETAIL
Jl. Raya Adisucipto KM.17 No. 7, Surabaya
Telp. (0274) 7736027, Fax. (0274) 7736037
Email : Cahayamandiriretail@gmail.co.id

Nomor : 005/CMR/III/2019 20 Maret 2019

Lamp :-
Hal : Tagihan

Yth.Kepala Bagian Penjualan

Jln. Cokro Aminoto 46
Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan sudah jatuh tempo pelunasan hutang saudara maka melalui surat ini kami
sampaikan bahwa saudara masih mempunyai sisa debet sebesar Rp. 800.000.000,00 (Delapan
ratus juta rupiah). Untuk itu kami mohon kiranya Bapak dapat melakukan pelunasan hutang
tersebut paling lambat pada akhir bulan Maret 2019.
Atas kerjasama dan perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Delfi M Hutagalung

Pimpinan

LSP P1 SMKN 50 JKT 7

FORM MPA-02.2
 PT GEMILANG SEJAHTERA
Jalan Raya Wates KM.10 .No. 25 Yogyakarta
Telp. / Fax. (021) 7520041
http://www.gemilangasri.co.id , E-mail: gemilangasri@gmail.co.id

Nomor : 121/GS/III/2019 21 Maret 2019

Lamp :-
Hal : Penawaran Kerjasama

Kepada,
PT Cahaya Mandiri & Retail
Jl.Raya Adisucipto KM. 17 No. 7
Surabaya

Dengan hormat,
Berdasarkan informasi dari media online, perusahaan bapak sedang memasarkan bangunan
rumah di kawasan Melati, Sleman.Kami tertarik untuk melakukan kerjasama dalam jual beli
bahan-bahan bangunan. Untuk itu kami akan berkunjung ke kantor Bapak sebagai langkah pertama
dalam melakukan kerjasama. Mohon berkenan memberikan informasi pada hari dan tanggal
berapa kami dapat diterima di kantor Bapak.
Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
Pimpinan

Suherman, MM
Direktur

LSP P1 SMKN 50 JKT 8

FORM MPA-02.2
 PT CAHAYA MANDIRI & RETAIL
Jl. Raya Adisucipto KM.17 No. 7, Surabaya
Telp. (0274) 7736027, Fax. (0274) 7736037
Email : Cahayamandiriretail@gmail.co.id

Nomor : 004/CMR/III/2019 15 Maret 2019

Lamp :-
Hal : Kesanggupan Pembayaran

Kepada,
Yth.Direktur Bank Ini
Jln. Colombo 46
Yogyakarta

Dengan hormat,

Melalui surat saudara Nomor 042/III/2019 tentang penagihan perhitungan kekurangan

pembayaran maka dengan ini kami sampaikan agar saudara segera melunasi tagihan yang belum
terselesaikan. Dikarenakan kondisi perdagangan sedang tidak stabil. Selanjutnya kami mohon
untuk melakukan pelunasan tagihan tersebut sebelum akhir bulan Maret 2019

Kami sangat berharap Bank saudara tetap bisa menjadi mitra usaha kami.

Hormat kami,

Dra. Delfi M Hutagalung

Pimpinan

LSP P1 SMKN 50 JKT 9

FORM MPA-02.2
PT. DHARMA KARYA
D Jl. Raya Serang KM. 23 No. 3
TANGERANG BANTEN
K
11 Maret 2019

Nomor : 18/DK/III/2019

Kepada,
PT Cahaya Mandiri & Retail
Jl.Raya Adisucipto KM. 17 No. 7
Surabaya

Hal : Penawaran Trolli Belanja

Dengan Hormat,

Kami ingin menawarkan kepada Saudara perlengkapan belanja (Trolli alumunium) terbaru, dengan
berbagai jenis dan ukuran ( Brosur Terlampir) yang dapat dipergunakan untuk memvasilitasi
pelanggan anda, spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat memberikan kenyamanan bagi
pelanggan yang berbelanja.

Harga yang kami tawarkan terlampir di brosur, sudah termasuk pengiriman barang, dan pelayanan
purnajual selama 1 tahun

Kami berharap Saudara tertarik dengan penawaran ini dan masa promosi dari penawaran ini sampai
dengan tanggal 28 Maret 2019

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Herdiansyah Permana, SE
Manager Pemasaran

LSP P1 SMKN 50 JKT 10

FORM MPA-02.2
 PT CAHAYA MANDIRI & RETAIL
Jl. Raya Adisucipto KM.17 No. 7, Surabaya
Telp. (0274) 7736027, Fax. (0274) 7736037
Email : Cahayamandiriretail@gmail.co.id

28 Maret 2019

Nomor : 006/CMR/III/2019

Kepada,
Yth. Manager Pemasaran
PT. Indofood Sukses MaKMur
Jl. Merdeka Raya No. 45
Cikarang Jawa Barat

Dengan Hormat,

Hal : Pemesanan Produk Sembako

Menyambung pembicaraan kita pada bulan yang lalu maka kami berharap mulai bulan Maret 2019,
Saudara sudah dapat mengirimkan Produk-produk PT. Indofood Sukses MaKMur secara
berkelanjutan. Kami sangat berterima kasih karena dipercaya sebagai mitra kerjasama dengan
perusahaan anda.

Kami sangat berharap adanya jalinan kerjasama dan yang senantiasa terjaga..
Atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Dra. Delfi M Hutagalung

Pimpinan

LSP P1 SMKN 50 JKT 11

FORM MPA-02.2
PT RAMA
R SEJAHTERA
Jl. Gajah Mada No. 17 Telp. (021) 897 9980
S Surabaya

Nomor : 100/OS/ III/2019 26 Maret 2019

Lampiran :-
Perihal : Persahabatan karyawan

Kepada,
Pimpinan PT Cahaya Mandiri & Retail
Jl.Raya Adisucipto KM. 17 No. 7
Surabaya

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun berdirinya PT Rama Shinta Sejahtera Cabang Surabaya
pada tanggal 10 Maret 2019. Keluarga besar PT Rama Shinta Sejahtera akan merayakan dengan
berbagai kegiatan, satu diantaranya adalah olah raga. Untuk memeriahkan kegiatan olah raga
dimaksud, kami mengundang karyawan saudara untuk berpartisipasi yang sifatnya persahabatan
dengan karyawan kami untuk cabang olah raga volley ball putra..

Kegiatan sparing Volly Ball Putra akan diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Minggu, 10 Februari 2019

Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai
Tempat : Area Parkir Perusahaan

Kami sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan dari perusahaan anda. Atas perhatiannya,
kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Randeaz Dhiya Ulhaq

Manager HRD

LSP P1 SMKN 50 JKT 12

FORM MPA-02.2
 PT. BANGUN MAKMUR PROPERTI
Jl.Perintis Pembangunan No. 11
BMP Desa. Wonosegoro Kec. Piyungan Kab. Sleman

Nomor : 101/MP/ III/2019 13 Maret 2019

Lampiran : -
Perihal : Penawaran Bangunan Rumah

Kepada,
PT Cahaya Mandiri & Retail
Jl.Raya Adisucipto KM. 17 No. 7
Surabaya

Dengan Hormat,

Sesuai dengan surat permintaan Saudara tanggal 10 Maret 2019, maka dengan ini kami, menawarkan
kredit bangunan rumah karyawan dengan ketentuan umum sebagai berikut :

Harga bangunan : Rp. 150. 000 000,-

Uang Muka : Rp. 20. 000 000,-
Angsuran per bulan : Rp. 800. 000,- (selama 15 tahun)
Angsuran per bulan : Rp. 600. 000,- (selama 20 tahun)
Tipe : T 21
Luas tanah : 66 m

Untuk Informasi lebih lanjut kami sertakan Brosur secara lengkap, dan dapat dipertanyakan langsung
di kantor pemasaran kami.

Demikian informasi dari kami, dengan senang hati kami akan menjemput karyawan Saudara bila
mereka menghendaki melihat lokasinya lebih dahulu.

Hormat kami

Tama Adiputra, SE
Manager Pemasaran

LSP P1 SMKN 50 JKT 13

FORM MPA-02.2
 DAIHATSU SALES SERVICE
Jl. Gejayan Kidul No. 100
Surabaya

Nomor : 160/ III/2019 7 Maret 2019

Kepada,
Pimpinan PT Cahaya Mandiri & Retail
Jl.Raya Adisucipto KM. 17 No. 7
Surabaya

Hal : Pembayaran Ongkos service

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan 13 unit mobil “ DAIHATSU GRAND MAX “ milik
perusahaan Saudara telah selesai.

Total biaya perbaikan seluruhnya Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah). Untuk itu kami
harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut ke kantor kami atau melalui Bank Mandiri
dengan no rekening yang telah kami sertakan pada surat service yang telah kami lampirkan.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

Maulana Fabyan
Manager

LSP P1 SMKN 50 JKT 14

FORM MPA-02.2