SOAL UJI KOMPETENSI KEAHLIAN (UKK)

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN (OTKP)

2020/2021

Satuan Pendidikan : SMK Harapan Bangsa

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Kode : 6047
Alokasi Waktu : 18 jam
Bentuk Soal : Penugasan Perorangan
Judul Tugas : Menangani penerimaan/pengiriman surat/dokumen, Membuat
surat/dokumen elektronik, Mengkomunikasikan melalui telepon
 
I. PETUNJUK UMUM
A. Bacalah setiap item soal dengan cermat
B. Periksa seluruh kelengkapan soal, jika tidak lengkap atau rusak segera melapor kepada
pengawas ujian
C. Tuliskan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan
D. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pegawas ujian
E. Anda adalah seorang sekretaris yang bekerja pada PT PRIMA NUSANTARA, Jl Pemuda
No. 150, Surabaya, Telp. 031 678907, Fax. 031 678907, E-Mail. primanusantara@gmail.com,
website www.prima-nusantara.com. Sebuah perusahaan yang memproduksi Furniture.
Pimpinan anda bernama ABINAYA ALEXI, SE, MM, menjabat sebagai Marketing Manager.

II. SOAL
SOAL 1
Judul Tugas : Memproduksi dokumen di komputer
Langkah Kerja :
1. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan
2. Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda
3. Gunakan jarak 1.5 spasi
4. Font  Times New Roman ukuran 12
5. Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.
6. Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word
7. Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian klik “view and
print result”.  Cetak hasil Typing Test anda pada HVS A4
8. Hasilnya diserahkan pada penguji
9. Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana atau Panitia

Soal Mengetik Cepat:

ARSIP ELEKTRONIK
Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan sangat cepat. Perubahan
informasi tidak lagi terjadi dalam hitungan tahun, bulan, atau hari. Akan tetapi sekarang ini, perubahan informasi
terjadi dalam hitungan jam, menit, atau bahkan detik.
University of California, Berkeley’s School of Information Management and Systems (Read & Ginn, 2011:2)
pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun 1999 sampai 2002. Salah satu hasil
penelitian tersebut menunjukkan bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002 telah dihasilkan informasi baru sebanyak 5
exabytes yang tesimpan dalam media cetak, film, magnetik, dan media optik.
Arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini sebagian masih berupa hard copy berbasis
kertas, dan sebagian lainnya berupa soft copy dalam bentuk file elektronik. Sejalan dengan kebutuhan organisasi
terhadap tersedianya informasi secara cepat, tepat, dan aman, maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam
bentuk pengelolaan arsip secara elektronik.
Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn
(2011:119) siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and use, maintenance,
dan disposition.
Perbedaan antara siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat pada tahap penciptaan, penyimpanan,
distribusi, dan penggunaan. Pada pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu
proses kegiatan.
Sedangkan pada siklus arsip elektronik, proses penciptaan dan penyimpanan berlangsung dalam satu tahap, serta
proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap.
 SOAL 2
Judul Tugas : - Mengatur penggandaan/ pengumpulan surat/ dokumen
- Membuat surat/ Dokumen Elektronik
Langkah Kerja :

1. Anda diberi tugas oleh pimpinan untuk membuat surat penawaran kepada PT Sejahtera tentang
“Macam-macam Funiture  yang diproduksi  perusahaan”.
2. Tanggal surat hari ini dan bagian lainnya karang sendiri.
3. Format surat sudah disediakan
4. Surat diketik dan dicetak pada kertas HVS A4.
5. Pengaturan margin menyesuaikan.

PT PRIMA NUSANTARA
JL. Pemuda No.150
SURABAYA
 
…………………… (isi tanggal hari ini)

Nomor : 002/HM/ / 

Kepada
PT. ………………………..
Jalan Semampir No. 125
Surabaya

Hal : Pengiriman AC

Dengan Hormat,
Bersama ini kami kirimkan 10 unit AC sesuai pesanan Bapak yang kami terima  minggu lalu (data
terlampir pada faktur pengiriman barang).
Kami harap Bapak dapat menerima barang dengan senang hati, serta semoga puas dengan pelayanan
kami.
Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

(isi dengan nama masing-masing)

Manager
 SOAL 3
Judul Tugas : - Membaca surat dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional
Dasar  
- Menciptakan Dokumen/ Lembar Kerja Sederhana
Langkah Kerja :
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.
2. Memperbaiki surat menjadi benar
3. Surat diketik dan dicetak pada kertas HVS A4.
4. Pengaturan margin menyesuaikan.
5. Surat diketik dalam bentuk  Block Style
6. Bacaan peserta uji sesuai dengan intonasi yang baik dan benar

MIRA FURNITURE
Raya Darmo street, Number 08,
Surabaya

Surabaya, March 03, 2021
Dear manager MIRA furniture,
My name is Anita Sari, manager of PT. SARI STUFF. I would like to order:
1.     2 set sofa and table European style
2.     2 set sofa and table Asian style
3.     A set of computer table
4.     5 set study table
All the goods will be paid 50% after the order arrived and the rest 50% will be paid in a
month.
Please deliver our order in three weeks.
The adress I would like these orders shipped to:
PT. SARI STUFF
Zainuddin Street, Number 01 Kalirejo,
Lampung.
Regards,

Anton Jaya

Contoh Surat dalam Bentuk Block Style

PT. ANUGERAH INTAN ELEKTRO
Jl. Brigjen Katamso No. 55
Telp (0271) 655644. Fax. (0271) 6558765
http://www.aie.co.id email: info@ aie.co.id
Surabaya
Nomor : 423/AIE/I/2016 16 Januari 2015
Lamp :-
Hal : Pemberitahuan

Kepada
Direktur PT. Surya Perkasa
Jl. Adi Sucipto, No. 24
Bandung.

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pesanan kami yang berupa barang kerajinan yang sudah saudara kirim dengan usaha
angkutan kilat dua pekan yang lalu.Perlu kami beritahukan bahwa sampai sekarang barang tersebut belum sampai
ditangan kami.
Disebabkan karena harga yang akhir-akhir ini kurang stabil maka dengan keterlambatan datangnya pesanan
tersebut, kami akan mengusulkan adanya kemungkinan sebagai berikut :
        Jika dalam 5 hari mendatang barang belum juga datang, terhitung dari dikirimnya surat ini , Maka kami anggap
pesanan tersebut DIBATALKAN.
       Atau barang tersebut tetap kami terima tetapi dengan potongan sebesar 25 %
Demikian persoalan ini sepenuhnya kami serahkan kepada Saudara untuk menentukan.Dengan harapan Saudra 
akan memaklumi hal tersebut.

PT. Anugerah Intan Elektro

 Niall Horan
Direktur
SOAL 4
Judul Tugas : - Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi
- Melakukan Komunikasi Melalui Telepon                               

Sebagai Sekretaris, pekerjaannya tidak terlepas menerima/melakukan panggilan telepon yang

informasinya akan disampaikan pada pimpinan anda.
Langkah kerja:
1. Perhatikan soal dengan cermat
2. Sebelum melakukan telepon ke luar, siapkan terlebih dahulu perlengkapan yang diperlukan.
3. Tulis perintah/ pesan  dari pimpinan ke form Block note.
4. Tulis pesan / keterangan pada saat menerima telepon dari pihak luar kedalam lembar pesan
telepon
5. Letakkan kembali gagang telepon dengan benar.

Kegiatan 1 (melakukan hubungan telepon) dalam bahasa Indonesia

Anda mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon  PT GRIYA PESONA Jl. Kayu Putih
Utara B/ No. 40, Jakarta. Adapun pemberitahuannya  bahwa, Anda diminta memberikan
konfirmasi  kesediaan pimpinan Anda untuk hadir pada acara Open House Apartemen. Open house
akan diselenggarakan pada hari  Sabtu, 04 April 2020 pukul 19.00-21.00 WIB di Best Banget Mangga
Dua Hotel, Jakarta. Di samping itu, Pimpinan  meminta Anda  menanyakan cara pembayarannya.

Kegiatan 2 (menerima panggilan telepon) dalam bahasa Indonesia

Anda menerima panggilan telepon dan memberikan informasi yang dibutuhkan kepada
penelepon. Catatlah informasi  penting pada Lembar Pesan Telepon (Phone Massage) hasil
pembicaraan yang terjadi. Lakukan tindak lanjutnya sesuai dengan SOP. Sebagai informasi bahwa
pimpinan Anda sedang tidak ada di kantor  karena sedang memimpin  rapat kordinasi  dengan stafnya. 

BLOCK NOTE
Hari/ Tgl : Waktu :
 LEMBAR PESAN TELEPHONE
LEBAR PESAN TELEPHONE / TAMU
……………………………….…………..….. TANGGAL
KEPADA ……………………………….…………..…..
JAM
DITELEPHONE DIKUNJUNGI PENTING
OLEH
PERUSAHAAN
...............................................................................................................................................................
ALAMAT/ NO. TELP. ...............................................................................................................................................................

AKAN MENELEPHONE MINTA DITELEPHONE JANJI

...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
CATATAN ...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................

DITERIMA OLEH ........................................................................ ( ....................................................)

 SOAL 5
Judul Tugas : Mengelola Jadwal Kegiatan Pimpinan Menggunakan Peralatan dan
Sumberdaya Kerja
Langkah Kerja :

1. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang
telah tersedia
2. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel
3. Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft
word/Microsoft Excel
4. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

Hari ini diatas meja kerja saudara terdapat map yang berisikan surat dan catatan yang berisi
informasi sebagai data untuk mengatur agenda kerja pimpinan dalam 1 minggu ke depan.
1. Telepon berdering, Sekretaris bapak Candra Gunawan, Customer Relations Manager PT Bank
Mandiri menelepon saudara untuk mengkonfirmasikan janji temu dengan pimpinan saudara bapak
Abinaya Alexi, SE, MM pada hari Senin 20 April 2020 pukul 10.30 di kantor PT PRIMA
NUSANTARA dan malam harinya pimpinan saudara menjamu tamu dari PT BUMI PERSADA,
Sidoarjo beserta manager marketing makan malam di Indigo Restaurant & Bar di Majapahit Hotel
Surabaya pada pukul 19.00 WIB
2. Saudara diminta pimpinan untuk mengundang para manajer marketing, keuangan untuk rapat
internal, karena perusahaan saudara akan membuka cabang di Balikpapan bekerjasama dengan PT
TRAKINDO. Rapat akan dilaksanakan pada hari Selasa 21 April 2020 di ruang rapat lantai II.
pukul 09.30 dan diakhiri dengan makan siang bersama di Bandar Surabaya Restaurant, Jalan
HR. Mohamad, Surabaya pada pukul 13.00
3. Rabu malam, pukul 19.00 diadakan acara “Dinner” bersama seluruh manager dan staf dalam
rangka syukuran dengan telah terjalinnya kerja sama antara PT PRIMA NUSANTARA dengan PT
BINTANG PESONA Depok yang akan diadakan di Restaurant Pantai Seafood, Jalan Manyar
Kertoarjo, Surabaya dengan mengundang para relasi yang lain.
4. Bapak Abinaya Alexi mengundang para jurnalis dari media Jawa POS, KOMPAS, SURYA untuk
press conference dalam rangka perluasan PT PRIMA NUSANTARA ke kawasan Indonesia
Timur, pada Jumat 24 April 2020 bertempat di Pullman Hotel Surabaya, pukul 09.00 sampai pukul
10.00 di lanjutkan makan siang bersama
5. Pimpinan saudara mendapat undangan untuk hadir di departemen Perindustrian dan Perdagangan
Jalan Raya Sawo Tratap Sidoarjo, pada hari Rabu, 22 April pukul 14.00 masalah pengurusan ijin
perluasan bisnis PT PRIMA NUSANTARA.
6. Menghadiri pameran Internasional Event on Media Communications, Digital Media di Grand City
Conventions Centre, pada hari Selasa 21 April pukul 10.00 di dampingi sekretarisnya.
7. Sabtu 25 April pagi sekitar pukul 07.00 ada appointment dengan relasi dari PT ANUGERAH
Sejahtera untuk main golf bersama di padang golf Ciputra
8. Rabu 22 April ada undangan Morning Tea dengan Gubernur Jawa Timur pukul 08.00 dengan para
pengusaha se Jawa Timur dalam rangka meningkatkan UKM di Jawa Timur
9. Sabtu malam 25 April, diundang oleh Ibu Walikota Surabaya dalam acara Gala Dinner untuk
merayakan CSR Award 2020 di Hotel JW Marriot surabaya karena perusahaan saudara terpilih
sebagai salah satu perusahaan yang cukup aktif memberikan bantuan sosial kepada masyarakat
yang kurang mampu.
10. Pengarahan Staf Operasional, Senin 20 April 2020 pukul 14.00 tentang penilaian kinerja yang
harus ditingkatkan menghadapi persaingan pemasaran yang semakin kuat, bertempat di Ruang
Rapat lantai 2.

Format:
Jadwal Kegiatan Pimpinan

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan

1.
2.
Dst
.
 SOAL 6
Judul Tugas : - Menangani Penerimaan/Pengiriman surat/ dokumen
- Mengelola Arsip 
- Menggunakan peralatan dan sumberdaya kerja
Langkah Kerja :

1. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan jangan lupa buat Daftar  klasifikasinya.

2. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda dengan menggunakan computer.
3. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map
snelhecter dengan menggunakan sistem  Subyek/Subject system.
4. Jangan lupa bubuhkan stempel agenda/paraf pada surat masuk dan buat lembar disposisinya.
5. Ketik semua pekerjaan di computer dengan program MS.Word.
6. Cetak/ print semua pekerjaan yang Anda buat.

1. Alat dan Bahan

a. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
b. Map Snelhecter dengan lembar guide/tab, lemari arsip/ filling cabinet.
c. Perforator, stapler, staples, gunting, ATK

2. Hasil yang diharapkan

a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem
penyimpanan Subyek, dan dapat menemukan lagi di filling cabinet jika diperlukan.

Surat Masuk:
Pertama
PT GRIYA PESONA
Jl. Kayu Putih Utara B/ No. 40
JAKARTA
 
11 Februari 2020

Nomor : 18/GP/ II/2020

Kepada
Direktur PT PRIMA NUSANTARA 
Jalan Pemuda No. 150 
Surabaya

Hal : Penawaran Apartemen

Dengan Hormat,

Perkembangan hunian sudah demikian maju sangat pesat, untuk itu kami ingin menawarkan kepada Saudara sebuah
hunian yang nyaman, aman, modern dan berkelas, yang dapat dipergunakan untuk tempat tinggal, maupun kegiatan
kantor, spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat langsung bisa ditempati apabila sudah membayar uang muka juga
angsuran 40% dari harga yang kami tawarkan.

Adapun lokasi apartemen kami sangat strategis dari pusat kota maupun pusat perbelanjaan. Harga yang kami tawarkan
adalah Rp 3M,- sudah termasuk barang-barang perabot meubel, Televisi, mesin cuci dan alat-alat elektronik kebutuhan
rumah tangga lainnya untuk kebutuhan hunian yang modern.

Kami berharap Saudara tertarik dengan penawaran ini dan masa promosi dari penawaran ini  sampai dengan tanggal 10
Maret 2020.

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Bagus Herlambang, SE
 Manager Pemasaran

Kedua
PT  BUMI PERSADA
Jl. Jenggolo No. 17
SIDOARJO

Nomor : 100/BP/ IV/2020                                                 21 April 2020

Lampiran :  -
Perihal : Persahabatan karyawan
                             

Kepada
Direktur PT PRIMA NUSANTARA 
Jalan Pemuda No. 150 
Surabaya

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun berdirinya PT BUMI PERSADA tanggal  7 Mei 2020 keluarga besar
PT BUMI PERSADA akan merayakan dengan berbagai kegiatan, satu diantaranya adalah olah raga. Untuk
memeriahkan kegiatan olah raga dimaksud kami mengundang karyawan saudara untuk berpartisipasi yang sifatnya
persahabatan dengan karyawan kami  untuk cabang olah raga volley ball putra dan putri.

Kegiatan dimaksud akan diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Minggu, 7 Mei 2020

Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai
Tempat : Halaman parkir gedung PT BUMI PERSADA
Alamat : Jl. Jenggolo No. 17 Sidoarjo

Demikian atas perhatiannya, diucapkan terima kasih 

 Hormat kami

Ratu Emilia Wardani, SE

Manager HRD

Surat Keluar:
Pertama
PT PRIMA NUSANTARA
JL. Pemuda No.150
SURABAYA

13 Maret  2020

Nomor : 004/GB/III/2020
Kepada
PT HUTAMA KARYA
Jl. Merdeka No. 45
SEMARANG

Hal : Pesanan Semen 

Dengan Hormat,
Menyambung pembicaraan kita pada bulan yang lalu maka kami berharap mulai bulan depan Saudara sudah dapat
mengirimkan semen sebanyak  500 sak  untuk masing-masingnya:
Semen Gresik : 300 sak
Semen Putih : 200 sak
Kiranya Saudara menerima dengan senang hati, serta dapat mengirimkan pesanan ini tepat waktu.
Atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
ABINAYA ALEXI, SE, MM
Manager

Kedua
PT PRIMA NUSANTARA
JL. Pemuda No.150
SURABAYA
 
SURAT TUGAS
Nomor :   003/GB/II/2020

Direktur PT  PRIMA NUSANTARA, dengan ini menugaskan kepada :

Nama : Ir. Bagas Sanjaya
Jabatan : Manager Pengembangan Mutu
Alamat : Jalan Kartini No. 156 Surabaya

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi :

Tempat : Bandung
Lamanya : 4 hari, terhitung mulai tanggal  6-11 Februari  2020
Jenis Tugas  : Mengadakan survey lokasi dalam rangka perluasan  kantor  cabang
                       perusahaan

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya

Surabaya, 2 Februari 2020

ABINAYA ALEXI, SE, MM

Manager

Agenda Surat Masuk

Nomor Asal
No. Tanggal Surat Isi Surat Keterangan
Surat Surat
1.
2.
Dst
.

Agenda Surat Keluar

Nomor Asal
No. Tanggal Surat Tujuan Isi Surat Keterangan
Surat Surat
1.
2.
Dst
.
 SOAL 7
Judul Tugas : - Melakukan Transaksi Perbankan Sederhana
- Meminimalisir “Pencurian”
Langkah Kerja :

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Mencatat transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti  
3. pengeluaran kas
4. Membuat Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Maret 2020 dengan System Imprest
5. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
6. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas secara terstruktur dan simpan
dalam map snelhecter.

Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan anggaran Kas Kecil yang anda
kelola.
1. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan system imprest
2. Pada tanggal 31 Januari 2020 saldo kas kecil Rp. 175.000
3. Tanggal 1 Februari 2020 pengisian dana kas kecil sebesar Rp. 9.825.000
4. Selama periode 1 – 30 Februari 2020 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut:
a. Tanggal 3 Februari membayar langganan harian Kompas sebesar Rp. 150.000, harian Bisnis
Indonesia Rp 100.000
b. Tanggal 4 Februari membeli ATK di Toko Buku Bahagia sebesar Rp. 575.000
c. Tanggal 7 Februari membeli snack di Hani Bakery untuk tamu sebesar Rp. 250.000
d. Tanggal 8 Februari membeli materai 20 lembar @ 6.000
e. Tanggal 10 Februari membayar ongkos taksi Galaxy sebesar Rp. 100.000 untuk transport
kekantor Depnaker
f. Tanggal 12 Februari membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 20 box @ Rp. 30.000
g. Tanggal 14 Februari membayar TV Berlangganan sebesar Rp. 350.000
h. Tanggal 17 Februari membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas tujuan Surabaya pp
sebesarRp. 2.600.000
i. Tanggal 22 Februari mengeluarkan biaya untuk foto kopi sebesar Rp. 165.000
j. Tanggal 24 Februari membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp. 750.000
k. Tanggal 26 Februari membayar transport antar surat sebesar Rp. 100.000
l. Tanggal 29 Februari membeli tiket KA Argo Gede tujuan Bandung sebesar Rp. 400.000

No...........
Bukti Pemasukan Kas Kecil

Diterima Dari : ........................................................................

Uang Sejumlah : ......................................................................
Untuk Keperluan : .......................................................................

Rp. .........................
..................., ...................... 2020

Disetujui Oleh Dibayar Oleh Diterima Oleh

......................................... .................. .................

Direktur Utama Bendahara sekretaris
No..........
Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Diserahkan Kepada : .......................................................................
Uang Sejumlah : ......................................................................
Untuk Keperluan : ......................................................................

Rp. ........................

...................., ................. 2020

Disetujui Oleh Dibayar Oleh Diterima Oleh

........................................... ................ ..................

Direktur Utama Sekretaris ....................

FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk bagian : ..........................................................................

Periode Kas Kecil : .........................................................................
Dana awal kas kecil : ..........................................................................
Saldo : ..........................................................................

Keterangan Jumlah

........................................ ..................................................
....................................... ..................................................

Total Rp. ................................................

Disetujui oleh: ....................................... Dibuat oleh : ................................

Tanggal : ........................................ Tanggal : ................................