TPS (TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS)

Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah

sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu
organisasi. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk
keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem
informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Ada empat tugas pokok dari TPS, yaitu:
1. Pengumpulan Data :
Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam
penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi
yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data :
Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan
sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan
masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai
berikut:
a. Klassifikasi : Data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis
kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : Data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian
data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

c. Perhitungan : Melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu,

misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung
jumlah hutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : Melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data
menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data :
Data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi
kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen :
Beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit
kerja dalam organisasi.

TPS memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut:

Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa
diperoses dalam waktu singkat.
Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan
internal.
Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
Komputasi tidak terlalu rumit.
Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu:
* Batch processing : Data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau
ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam
8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam
17:00.
* Online processing : Data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat
diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya
pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
* Real-time processing : Pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,
penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data
hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
* Inline processing : Biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara
batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,

dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi
pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.
Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan
tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan
gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan
barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini
sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam
catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan
riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur
penjualan dan ikhtiar penjualan.
B.

Jurnal dan Register

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan
kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual.
Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti
jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak
bersifat keuangan.
C. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi
yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui
proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan
menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal
menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.
D. Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran
laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga
dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk
memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah
diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan
transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
E.

Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku
besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat
dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan
perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan
pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk
menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.
F.

Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen
pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan
penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total
ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya.
Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
(1)

Koreksi kesalahan yang terdeteksi

(2)

Menjawab pertanyaan

(3)

Rekonstruksi arsip

G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan
pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan,
perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian
seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual
prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat
dalam pemrosesan transaksi.

Database adalah sebuah koleksi terorganisir dari data. Database menawarkan waktu
pengambilan yang cepat untuk permintaan non-terstruktur seperti dalam aplikasi
pemrosesan transaksi khas.
Database untuk proses transaksi dapat dibangun menggunakan hierarchical, network
(Jaringan), atau relational structures.

 Hierarchical structure: Mengatur data dalam serangkaian tingkat seperti struktur,

terdiri dari node dan cabang; setiap node anak memiliki cabang dan hanya dikaitkan
dengan salah satu tingkat node induk yang lebih tinggi.
Network structure: Struktur jaringan juga mengatur data menggunakan node dan
cabang. Tetapi, tidak seperti hierarchial, setiap node anak bisa dihubungkan ke
beberapa node induk yang lebih tinggi.
Relational structure: Database relasional mengatur data dalam serangkaian tabel
terkait. Hal ini memberikan fleksibilitas sebagai hubungan antara tabel-tabel yang
sudah dibuat.

Hierarchial Structure

Network Structure

Relational Structure

Prosedur Backup
Karena organisasi bisnis telah sangat tergantung pada proses transaksi, kerusakan mungkin
mengganggu bisnis rutin dan menghentikan operasinya untuk jangka waktu tertentu. Untuk
mencegah kehilangan data dan meminimalkan gangguan harus ada backup dan recovery
prosedur yang dirancang dengan baik. Proses pemulihan dapat membangun kembali sistem
ketika terbenam.
Proses Recovery
Sebuah TPS mungkin gagal karena berbagai alasan seperti kegagalan sistem,
kesalahan manusia, kegagalan perangkat keras, data yang salah atau tidak valid,
virus komputer, kesalahan aplikasi perangkat lunak atau bencana alam atau buatan
manusia. Karena tidak mungkin untuk mencegah semua kegagalan, TPS harus
mampu mendeteksi dan memperbaiki kesalahan ketika mereka terjadi dan
mengatasi kegagalan. Sebuah TPS akan pergi melalui pemulihan database yang
mungkin melibatkan cadangan, jurnal, checkpoint, dan manajer pemulihan:

 Jurnal: Jurnal mempertahankan jejak audit transaksi dan perubahan

database. Log transaksi dan perubahan database log yang digunakan, catatan
log transaksi semua data penting untuk setiap transaksi, termasuk nilai-nilai
data, waktu transaksi dan jumlah terminal. Sebuah perubahan log database
berisi sebelum dan sesudah salinan catatan yang telah dimodifikasi oleh
transaksi.
Checkpoint: Tujuan checkpointing adalah untuk memberikan gambaran
tentang data dalam database. Sebuah checkpoint, secara umum, adalah
setiap identifier atau referensi lainnya yang mengidentifikasi keadaan
database pada suatu titik waktu. Modifikasi untuk halaman database
dilakukan dalam memori dan tidak harus ditulis ke disk setelah setiap update.
Oleh karena itu, secara berkala, sistem database harus melakukan
pemeriksaan untuk menulis update ini yang diadakan di memori ke disk
storage. Menulis update ini ke disk storage menciptakan titik waktu di mana
sistem database dapat menerapkan perubahan yang terkandung dalam log
transaksi selama pemulihan setelah terduga menutup atau crash sistem
database.
Jika checkpoint terganggu dan pemulihan diperlukan, maka sistem database harus
memulai pemulihan dari sebuah checkpoint yang sukses sebelumnya. Checkpointing
dapat berupa transaksi-konsisten atau non-transaksi yang konsisten (disebut juga
kabur checkpointing). Checkpointing transaksi-konsisten menghasilkan gambar
database yang gigih yang cukup untuk memulihkan database untuk negara yang luar
dirasakan pada saat memulai checkpointing tersebut. A-non-transaksi yang konsisten
hasil checkpointing dalam gambar database yang gigih yang tidak cukup untuk
melakukan pemulihan dari negara database. Untuk melakukan pemulihan database,
informasi tambahan yang diperlukan, biasanya terkandung dalam log transaksi.
Transaksi checkpointing konsisten mengacu pada database yang konsisten, yang
tidak selalu mencakup semua transaksi yang dilakukan terbaru, tapi semua
modifikasi yang dilakukan oleh transaksi, yang dilakukan pada saat penciptaan
checkpoint waktu dimulai, sepenuhnya hadir. Transaksi non-konsisten mengacu pada
sebuah checkpoint yang belum tentu database yang konsisten, dan tidak dapat
dipulihkan untuk satu tanpa semua catatan log yang dihasilkan untuk transaksi
terbuka termasuk dalam checkpoint. Tergantung pada jenis sistem manajemen
database diimplementasikan checkpoint dapat menggabungkan indeks atau halaman
penyimpanan (data pengguna), indeks dan halaman penyimpanan. Jika tidak ada
indeks yang dimasukkan ke checkpoint, indeks harus dibuat ketika database
dikembalikan dari gambar checkpoint.
Recovery Manager: Merupakan program yang mengembalikan database ke
kondisi yang benar yang memungkinkan proses transaksi di-restart.

Tergantung pada bagaimana sistem gagal, ada dua prosedur pemulihan yang
berbeda digunakan. Umumnya, prosedur melibatkan memulihkan data yang telah
dikumpulkan dari perangkat cadangan dan kemudian menjalankan proses transaksi
lagi. Dua jenis pemulihan pemulihan mundur dan pemulihan maju:
Contoh :
Aplikasi Bantuan Keuangan Desa (BKD Pemprov Jawa Timur). Aplikasi bantuan
keuangan desa adalah aplikasi manajemen oprasional Program Bantuan Keuangan
seluruh Desa di propinsi Jawa timur. Aplikasi ini menangani semua
proses Mekanisme Bantuan Keuangan Seluruh desa di Jawa Timur, mulai dari proses
Usulan Bantuan, Penetapan Anggaran, Perubahan Anggaran Bantuan, Pencairan
Bantuan, beserta seluruh proses Pelaporan di dalamnya.