Analisis dan Perancangan SIA

Dr. Susanti Usman, SE., MMSI

SELEKSI SISTEM

I. Pendahuluan
Hasil dari desain sistem adalah sistem di atas kertas. Hasil desain sistem ini belum dapat
diimplementasikan. Untuk dapat di implementasikan, maka komponen-komponen sistem
secara fisik perlu dimiliki. Komponen fisik sistem ini adalah komponen teknologi yang
dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak.

Menyeleksi atau memilih teknologi untuk sistem informasi merupakan tugas yang juga
tidak mudah. Tahap seleksi sistem (system selections) merupakan tahap untuk memilih
perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan
pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan
rancang bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem
(analis sistem dapat bertindak sebagai pemilih sistem) di antaranya adalah pengetahuan
tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dan sebagainya.
Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.

II. Penyedia Teknologi

Terdapat beberapa macam penyedia teknologi ini, diantaranya adalah :
1. Pabrik Perangkat Keras (hardware manufacturer)
Merupakan perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri. Contoh
perusahaan ini adalah IBM Corporation. Perangkat keras yang diproduksi dapat berupa
perangkat keras komputer atau hanya perangkat keras peripheral, seperti misalnya
printer, hard disk, plotter, mouse dan lain sebagainya.

2. Perusahaan Perangkat Lunak (software firm atau software developer)

Merupakan perusahaan yang khusus memproduksi perangkat lunak dan dapat
berupa perangkat lunak sistem (sistem operasi atau perangkat lunak bahasa) atau
perangkat lunak paket aplikasi. Microsoft Inc, Borland International, Ashton-Tate

1
 merupakan contoh dari perusahaan perangkat lunak yang terkenal untuk komputer
mikro.

3. Original Equipment Manufacturer (OEM), Value Added Remarketer (VAR) dan

Independent Sales Organization (ISO)
OEM adalah penjual yang membeli dari perusahaan lain dengan volume yang
besar, kemudian menambah nilai gunanya dan menjual kembali secara eceran. Di dalam
industri komputer, istilah OEM ini digunakan untuk penjual yang membeli komputer
dari pabrik perangkat keras lainnya, menambah program-program di dalamnya supaya
lebih berdaya guna untuk aplikasi-aplikasi tertentu dan menjual kembali perangkat keras
ini bersama dengan perangkat lunaknya sebagai satu ksatuan kepada pembeli. Istilah
lain dari OEM adalah VAR. hampir sama dengan OEM dan VAR adalah ISO. OEM
dan VAR biasanya hanya menambah nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibuat
sendiri, sedangkan ISO mmeminenambahkan nilai tambah berupa perangkat lunak yang
dibeli dari perusahaan perangkat lunak lainnya.

4. Rumah Sistem (system house) dan Sistem Putar-kunci (Turnkey System)

Merupakan perusahaan yang bertindak seperti taylor atau tukang jahit. Rumah
sistem dapat menerima pesanan berupa sistem total atau sebagian potongan sistem.
Rumah sistem dapat hanya membuat perangkat lunak aplikasi saja untuk pemesan atau
bersama-sama dengan perangkat kerasnya, sehingga pemesan dapat langsung
menggunakan sistem yang diinginkan.
Sistem putar-kunci (turnkey system) adalah sistem yang lengkap. Dengan sistem
yang lengkap, pemesan sistem dapat berlangsung memutar kuncinya dan sistem akan
langsung bekerja.

5. Konsultan (consultant)
Konsultan merupakan seorang khusus yang ahli di bidang tertentu. Karena
konsultan ahli dalam bidang tertentu, maka dapat dimintai pendapatnya tentang
bidang yang dikuasainya tersebut. Konsultan yang bergerak di bidang industri
komputer dapat dimintai pendapatnya tentang baik dan buruk dari produk yang akan
dibeli. Jadi, konsultan bukan penyedia produk, tetapi penyedia jasa berupa pendapat
untuk menentukan produk yang akan dibeli.

2
 6. Kontraktor Program Mandiri (independent program contractor)
Kontraktor program mandiri merupakan orang yang akan menuliskan program
komputer sesuai dengan pesanan. Kontraktor program mandiri ini akan membuat
perangkat lunak aplikasi yang telah dianalisis dan didesain oleh analisis sistem.
Kontraktor program mandiri berfungsi sebagai programmer di luar perusahaan pemakai
program.

7. Biro Jasa (service bureaus)

Biro jasa adalah perusahaan jasa yang menyediakan jasa pengolahan data untuk
beberapa perusahaan langganannya. Langganan akan mengirimkan data yang ingin
diproses ke tempat biro jasa. Data yang diterima oleh biro jasa akan diolah dan hasilnya
akan dikirimkan balik ke langganan. Proses pengiriman data dan hasil pengolahan
dilakukan secara off-line tidak on-line.
Disamping biro jasa pengolahan ini, terdapat biro jasa yang lainnya, yaitu time-
share service. Biro jasa ini menyediakan jasa pengolahan data secara on-line.

8. Dealer
Dealer merupakan penyedia jasa dan produk yang biasanya hanya menawarkan
satu macam merk tertentu saja. Produk yang dijual oleh dealer dapat berupa produk
perangkat keras atau perangkat lunak sistem atau perangkat lunak aplikasi

9. Toko Komputer (computer store)

Toko komputer biasanya hanya menyediakan produk komputer mikro atau mini saja.
Komputer-komputer ukuran besar biasanya tidak tersedia di toko komputer, tetapi
tersedia di dealer. Walaupun demikian, toko komputer yang besar akan lebih lengkap
menyediakan peralatan dan alternatif untuk komputer mikro dan mini. Toko komputer
yang besar biasanya juga bertindak sebagai dealer dari satu atau lebih merk.

III. Keputusan Membeli, Menyewa, atau Sewa Beli

Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli (leasing) untuk mendapatkan
perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan
dan pertimbangan-pertimbangan pajak. Jika membeli, maka akan dikeluarkan dana yang
besar pada awal pertama kalinya, tetapi sedikit atau tidak akan dikeluarkan dana lagi
untuk pembayaran berikutnya. Jika menyewa atau sewa beli akan dikeluarkan dana yang

3
 tidak terlalu besar pada awalnya, tetapi akan tetap dikeluarkan dana untuk mengangsur
pembayaran berikutnya. Dengan menyewa, hak pemilikan barang masih tetap ada di
pihak pemilik barang, sedang untuk sewa beli, hak pemilikan barang akan menjadi milik
penyewa pada akhir periode sewa. Jika membeli, maka hak pemilikan barang sudah
menjadi hak pembeli dari awal mulanya.
Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli untuk mendapatkan perangkat
keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan
pertimbangan-pertimbangan pajak.

1. Keuntungan sewa:
a. Membantu pemakai yang mengetahui peralatan aplikasinya tepat.
b. Lebih diterima manajemen
c. Menawarkan fleksibilitas tinggi
d. Metode yang aman bagi organisasi yang tidak memiliki pengalaman tentang
komputer.
e. Biaya perawatan sudah termasuk dalam biaya sewa.
f. Memiliki hubungan yang lebih baik dengan vendor.

2. Kerugian sewa:
a. Pemakaian sekitar 5 tahun, merupakan metode yang mahal.
b. Biaya sewa cenderung naik untuk membayaran per periode.
c. Komputer atau program baru mungkin tidak sesuai

IV. Langkah-Langkah Menyeleksi dan Memilih Sistem

Langkah-langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh analis
sistem sebagai berikut :
1. Memilih penyedia teknologi
Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokan dalam empat kategori sebagai
berikut :
a. Perangkat keras yang sifatnya umum.
b. Perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi.
c. Perangkat lunak yang sifatnya umum.
d. Perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi.

4
 Tidak semua penyedia produk dapat memenuhi kebutuhan ini. Tabel berikut ini dapat
digunakan sebagai pedoman untuk menentukan jenis penyedia produk mana yang
tepat untuk masing-masing kategori kebutuhan teknologi ini.

Perangkat keras Perangkat lunak

Umum Spesifik Umum Spesifik

Pabrik perangkat
Ya Ya Ya Tidak
keras

Perusahaan
Tidak Tidak Ya Tidak
Perangkat lunak

OEM, VAR, ISO Ya Mungkin Ya Tidak

Rumah Sistem dan

Ya Ya Ya Ya
turnkey system

Kontraktor program
Tidak Tidak Ya Ya
mandiri

Biro jasa
Ya Tidak Ya Tidak
pengolahan

Dealer Ya Ya Ya Tidak

Toko komputer Ya Ya Ya Tidak

2. Meminta proposal dari penjual

Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi
kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilh, maka
analis sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih ini.
Proposal ini nantinya akan digunakan sebagai suatu dasar penilaian untuk penyedia
teknologi yang paling tepat. Calon pembeli meminta proposal kepada calon penjual

5
 dengan mengirimkan surat permintaan proposal (request for proposal atau RFP) atau
surat permintaan lelang (request for bid).

3. Menyaring penjual
Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang
memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat
adalah proposal yang tidak sesuai dengan yang diinginkan di RFP. Oleh karena itu,
semua proposal yang masuk perlu diperiksa terlebih dahulu untuk menentukan
penjual mana yang memenuhi syarat. Demo ini disebut juga dengan istilah
benchmark. Kinerja dari benchmark menunjukan indikasi sejauh mana perangkat
keras atau perangkat lunak telah berfungsi sesuai dengan yang dibutuhkan.
Benchmark merupakan teknik pengetesan yang terbatas. Teknik ini tidak
mencerminkan semua kebutuhan yang diinginkan, hanya terbatas pada pengetesan
kecepatan saja. Faktor-faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah ujud dari
perangkat kerasnya, modelnya, ujud tampilan perangkat lunak, kemudahan operasi
perangkat lunak, dukungan purna jual dan lain sebagainya.

4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan

Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang
lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum
melakukan ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan
dan cara pemberian nilainya, supaya evaluasi ini tidak bias. Analis tingkat tertimbang
merupakan teknik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal. Teknik ini
menggunakan penimbang atau bobot untuk masing-masing faktor yang akan dinilai.
Misalnya :
Daya tahan merupakan faktor yang paling anda anggap penting, maka faktor
daya tahan dapat diberi bobot 50%, faktor kecepatan 30%, faktor bentuk 15% dan
faktor harga 5/%. Jika terdapat dua buah produk, komputer A dan komputer B, produk
mana yang akan dipilih ?
Penyelesaian:
Kita dapat menggunakan nilai 0 sampai dengan 10 untuk nilai 0 yang terjelek
dan nilai 10 yang terbaik. Cara yang lain adalah dapat dengan memberi nilai 1 untuk
sangat jelek, 2 untuk jelek, 3 untuk sedang, 4 untuk baik dan 5 untuk sangat baik. Dari
hasil pemberian nilai masing-masing faktor yang dikalikan dengan bobotnya, maka

6
masing-masing faktor dapat mempunyai nilai tertimbang. Total nilai tertimbang yang
paling besar untuk suatu produk merupakan produk yang dipilih sebagai berikut:

Produk A Produk B
Faktor Bobot Nilai Nilai
Nilai Nilai
Tertimbang Tertimbang
Daya
50 2 100 4 200
tahan
Kecepatan 30 4 120 3 90
Bentuk 15 5 75 5 75
Harga 5 4 20 2 10
TOTAL 100 315 375

Dari hasil analisis ini tampak bahwa produk B mempunyai ranking yang lebih tinggi
dari produk A, sehingga produk B merupakan produk yang dipilih, walaupun
harganya lebih mahal dibandingkan dengan produk A.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di dalam mengevaluasi perangkat keras
yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut :
a. Ketahanan (keandalan)
Penilaian terhadap ketahanan suatu produk dapat dilakukan dengan cara
mengetesnya dengan suatu program iterasi dalam jangka waktu proses tertentu,
misalnya 5 jam, 10 jam bahkan dapat dilakukan lebih dari satu hari tanpa
dihentikan.

b. Kecepatan proses
Penilaian ini dapat dilakukan dengan benchmark test.

c. Bentuk
Cara penilaian ini adalah dengan melihat secara langsung ujud dari perangkat
kerasnya.

d. Harga
Cara penilaian ini adalah dengan melihat harga yang ditawarkan dalam proposal.

7
e. Kompatibilitas
Merupakan kesesuaian dengan perangkat keras pembanding lainnya. Perangkat
keras pembanding ini dapat berupa perangkat keras tertentu yang dijadikan
sebagai standar atau perangkat keras yang sudah dimliki oleh perusahaan yang
akan tetap digunakan. Cara penilaian ini adalah dengan menjalankan program
aplikasi yang beroperasi dengan baik diperangkat pembanding keperangkat keras
yang akan di uji.

f. Modularitas
Merupakan kemudahan dari perangkat keras untuk dikembangkan dikemudian
hari. Cara penilaian ini dengan melihat dan meminta pendapat dari oranglain yang
sudah menggunakan perangkat keras tersebut.

g. Pengendalian perangkat keras

Merupakan pengendalian yang sudah terpasang (built in) didalam perangkat
kerasnya. Cara penilaian ini adalah dengan mencoba langsung perangkat keras
untuk pengendalian yang diinginkan.

h. Skedul pengiriman
Penilaian ini merupakan penilaian terhadap ketepatan pengiriman sesuai dengan
skedul yang telah ditetapkan. Cara penilaian ini adalah dengan melihat
pengalaman dari orang lain yang pernah membeli perangkat keras dari penjual
yang sama.

i. Pendukung dan jaminan purna jual

Yang termasuk dari faktor-faktor ini sebagai berikut :

 Pelatihan (training).
 Dokumentasi manual yang lengkap.
 Bantuan instalasi dan operasi.
 Pengetesan.

8
  Garansi.
 Fasilitas penggantian selama perbaikan dan jaminan suku cadang.
 Perawatan dan reparasi.
 Reputasi penjual.
 Pengalaman penjual.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan didalam mengevaluasi perangkat

lunak paket aplikasi yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut :

a. Kemudahan digunakan.
b. Modularitas dan kemudahan dimodifikasi.
c. Kecepatan proses.
d. Kelengkapannya.
e. Pengendalian terprogram yang ada.
f. Dukungan-dukungan.

5. Membuat kontrak
Setelah semua yang memenuhi syarat telah dievaluasi dan telah didapatkan
rankingnya untuk tiap-tiap proposal,maka rekomendasi perlu diberikan kepada
manjemen. Setelah manjemen memutuskan penjual mana yang menjadi pemenang,
maka kontrak pengadaan perangkat keras atau perangkat lunak atau pembuatan
perangkat lunak perlu dibuat. Tujuan kontrak untuk membuktikan siapa yang bersalah
jika terjadi perselisihan atau beda pendapat dikemudian hari dan tindakan-tindakan
apa saja yang harus dilakukan.
Hal-hal utama yang perlu dicantumkan dalam dokumentasi dalam kontrak adalah
sebagai berikut:
a. Jaminan garansi kerja
Merupakan jaminan bahwa sistem akan bekerja sesuai dengan yang dijanjikan.
Garansi ini dapat berupa warranties of chantability atau fitness for a particular
purpose. Istilah jaminan dari kemampuan barang dagangan merupakan bentuk
jaminan hanya terbatas pada item yang dibeli dengan kualitas umum dengan
melakukan operasi fungsi-fungsi normal saja. Jaminan ini terhadap produk
kompoter misalnya aladalah komputer harus dapat melakukan operasi umum
seprti menambah, mengurangi, melakukan fungsi logika, dsb.

9
b. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak
Jika kontrak dibuat oleh pembeli, maka isi kontrak biasanya cenderung
menguntungkan pembeli. Begitu pun sebaliknya. Penjual biasanya akan
mencantumkan pasal-pasal didalam kontrak yang menguntungkan jika terjadi hal-
hal yang mengakibatkan putus kontrak. Pasal-pasal yang mengatur kegagalan
kontrak memang perlu dicantumkan dalam kontrak.

Beberapa alternatif dapat terjadi yaitu:

- penjual dibebaskan dari segala kewajibannya.
- penjual mengembalikan 100% uang yang telah dibayarkan oleh pembeli
dengan pembeli mengembalikan semua milik penjual.
- pembeli menerima pengembalian kurang dari 100% yang sudah dibayarkan
dengan biaya-biaya yang sudah dikeluarkan oleh penjual dalam rangka kontrak
kerja, seperti biaya perjalanan, akomodasi, instalsi, dan sebagainya yang telah
diatur dalam kontrak.

c. Penalti jika terjadi kegagalan

Putus kontrak merupakan langkah yang drastis dan dapat merugikan penjual
maupun pembeli atau kedua-duanya. Oleh karena itu putus kontrak biasanya
sangat dihindari oleh pihak yang akan rugi. Kontrak umum mengatur ketentuan-
ketentuan penalti terlebih dahulu untuk kegagalan-kegagalan sementara yang
belum mengakibatkan putus kontrak. Kegagalan itu biasanya berupa
keterlambatan pengiriman atau keterlambatan instalasi. Penalti-penalti yang dapat
diterapkan jika terjadi kegagalan adalah:
- denda sebesar prosentase nilai kontrak
- denda sebesar nilai absolut
- pembebasan dari biaya perawatan dan lain sebagainya.

d. Cara pembayaran
Ketentuan ini juga merupakan aspek yang penting dan perlu dicantumkan dalam
kontrak. Semakin besar uang yang masih dipegang oleh pembeli dan belum
dibayarkan kepada penjual maka penjual akan semakin bertanggung jawab.
Pembeli yang hati-hati biasanya tidak setuju jika bayar harus membayar dimuka

10
 seluruh nilai kontrak barang sebelum barang diserahkan dan dapat digunakan.
Biasanya cara pembayaran ini diatur dalam bentuk termin pembayaran. Termain
pertama adalah pembayaran 5% saat kontrak ditandatangani. Termin kedua
sebesar 25% untuk penyerahan pertama. Termin ketiga sebesar 30% setelah
instalasi selesai dilakukan san termin terakhir sebesar 40% setelah sistem dapat
beroperasi sesuai dengan yang dijanjikan.

e. Pengaturan-pengaturan lain
Terdapat beberapa pengaturan lain yang perlu dicantumkan dalam pasal-pasal
kontrak. Pengaturan ini diantaranya adalah sebagai berikut:
- garansi purna jual.
- Pelatihan.
- Implementasi.
- hak pemilikan untuk perangkat lunak.
- hak menjual kepada pihak lain untuk perngkat lunak.

Referensi
Hartono, Jogiyanto. (2009). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktik Aplikasi Bisnis. Ed 3. Yogyakarta: Andi.

11