BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia adalah suatu bagian dari rumah sakit yang
memberikan pelayanan pemenuhan sumber daya manusia baik tenaga kesehatan
maupun tenaga penunjang yang sesuai dengan standar profesi dan mempunyai
kompetensi yang dapat dipertanggungjawabkan.

Manajemen Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit dapat meliputi berbagai proses,
seperti penerimaan karyawan, penempatan karyawan, kompensasi kerja, pengembangan
kualitas sumber daya manusia, penilaian kinerja karyawan dan karier karyawan serta
pemutusan hubungan kerja dari rumah sakit.

Koontz H dan Weirich H dalam buku Essentials of Management (1990) menyebutkan

bahwa ruang lingkup manajemen ketenagaan meliputi :
 Analisis kini dan masa datang tentang kebutuhan tenaga,
 Rekruitment,
 Seleksi, penempatan yang sesuai (placement),
 Promosi
 Separation atau pensiun / pemutusan hubungan kerja,
 Untuk menjalankan proses ini dengan baik diperlukan kegiatan appraisal, strategi
pengembangan karier serta pendidikan dan latihan.

Sumber daya manusia memegang peranan penting dalam perilaku organisasi di rumah
sakit, demikian juga struktur, teknologi dan lingkungan tempat rumah sakit itu berada
dan beroperasi. Struktur organisasi adalah menentukan hubungan formal manusia dalam
organisasi. Teknologi memberikan modal pada manusia dalam bekerja dan dapat pula
mempengaruhi tugas-tugas yang dikerjakannya. Komponen lingkungan merupakan
faktor yang mempengaruhi beroperasinya setiap organisasi. Lingkungan akan
mempengaruhi sikap manusia, kondisi kerjanya memberikan persaingan kekuatan dan
sumber daya.

1
 Untuk mengantisipasi perkembangan rumah sakit di masa yang akan datang, baik dari
perkembangan teknologi kedokteran, pola penyakit maupun persaingan antar rumah
sakit, maka bagian personalia harus memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya,
sehingga sumber daya manusia di rumah sakit sangatlah berkualitas dan kompeten
dibidangnya serta menerima hak dan kewajibannya sesuai dengan aturan yang berlaku.
Dengan demikian dapat tercipta hubungan industrial yang harmonis antara pihak rumah
sakit dengan seluruh karyawannya.

B. TUJUAN PEDOMAN

1. Tujuan umum
Pedoman Pelayanan Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD) secara
umum sebagai dasar pegangan, arahan serta pengendalian bagi setiap karyawan
yang terlibat dalam Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD) di
lingkungan Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang sehingga
terwujud suatu tata laksana pengelolaan Bagian Personalia / Sumber Daya
Manusia (HRD) yang baik dan mewujudkan lingkungan yang aman, efisien dan
produktif sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

2. Tujuan Khusus
2.1. Terciptanya Tata kelola Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD)
yang baik.
2.2. Terciptanya Pelayanan yang memuaskan bagi setiap karyawan Rumah Sakit
Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang.
2.3. Terciptanya efisiensi dan efektivitas dalam setiap karyawan yang ada di
Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD).
2.4. Terciptanya pengembangan sumber daya manusia sesuai yang diinginkan.
2.5. Terciptanya sistem pengamanan di tempat kerja dan lingkungan kerja untuk
mencegah dan mengurangi kerugian akibat ancaman, gangguan dan atau
bencana serta mewujudkan tempat kerja yang aman, efisien dan produktif.

2
C. RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup pelayanan Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD) meliputi:
1. Pelayanan Administrasi Personalia surat menyurat seperti :
1.1 Perjanjian Hubungan Kerja untuk karyawan peserta magang, kontrak
eksklusif, Surat Pemberitahuan Selesai Magang
1.2 Surat Cuti meliputi Administrasi Kepegawaian, cuti tahunan, cuti besar, cuti
diluar tanggungan, cuti hamil / melahirkan dan ijin alasan penting (ijin
pernikahan karyawan, ijin menikahkan anak/ mengkhitankan
anak/membabtiskan anak, ijin istri melahirkan atau keguguran kandungan,
ijin meninggalnya anggota keluarga)
1.3 SK. Pengangkatan Karyawan Tetap
1.4 SK. Pensiun, Surat Jawaban Pengunduran Diri
1.5 Surat Rotasi, Mutasi, Promosi, Demosi
1.6 Surat Keterangan Pengalaman kerja dan Surat Keterangan gaji
1.7 Surat pemberitahuan pakaian dinas
1.8 File / Arsip karyawan
1.9 Formasi dan data turn over karyawan
1.10 Program Kepegawaian
1.11 Menjawab surat-surat yang bersifat isidentil
1.12 Pembuatan buku pribadi dan buku berobat untuk karyawan magang
1.13 Pembuatan absensi dan penghitungan absensi serta lembur karyawan
1.14 Pengurusan dana/solidaritas meninggal dunia

2. Pelayanan Personalia petugas penggajian dan kesejahteraan

2.1 Proses Gaji Karyawan
2.2 Proses pemotongan Gaji karyawan seperti iuran BPJS ketenagakerjaan dan
BPJS kesehatan, DP-KWI, Koperasi karyawan, dan lain-lain
2.3 Pengurusan BPJS ketenagakerjaan seperti pelaporan dan klaim kecelakaan
kerja
2.4 Pengurusan dan penghitungan uang pesangon, uang pisah, uang masa kerja
dan uang penggantian hak
2.5 Pembayaran dan pelaporan pajak

3
 2.6 Pengurusan BPJS Kesehatan seperti pendaftaran, pelaporan perubahan data
karyawan

D. BATASAN OPERASIONAL

1. Pelayanan bagian personalia mencakup seluruh bagian dilingkungan rumah sakit,

dikarenakan bagian personalia membantu didalam penyediaan dan pengadaan
sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh rumah sakit.
2. Bagian personalia memelihara dan menyimpan seluruh data dan informasi
karyawan yang bekerja maupun yang sudah tidak bekerja lagi di rumah sakit dan
melakukan pemuktahiran data kepegawaian.
3. Bagian personalia ikut terlibat dalam proses peningkatan kesejahteraan karyawan.

E. LANDASAN HUKUM
1. Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan
3. Undang-Undang No. 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan
4. Peraturan Yayasan Bakti Kasih Palembang
5. Surat Keputusan Direktur RS Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang

4
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Kualifikasi Sumber Daya Manusia Bagian Personalia

Tenaga
No Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Non Formal Yang
Dibutuhkan
1. Berijazah DIII Manajemen / SDM
2. Berpengalaman di bidang SDM
minimal 1 tahun
1. Kepala Ruang 3. Memiliki sertifikat kepemimpinan, 1
pengembangan SDM ( HRD )
4. Memahami UU No.13 tahun 2003
tentang Ketenagakerjaan
1. Berijazah SLTA, D3 di bidang
Petugas Administrasi Manajemen, Administrasi atau
2. 1
Personalia Kesekretariatan
2. Mampu menggunakan komputer.
1. Berijazah D III Akuntansi
Petugas Administrasi
2. Memiliki sertifikat kursus Pajak
3. Penggajian & 1
Terapan Brevet A&B
Perpajakan
3. Mampu mengoperasikan computer
Jumlah 3

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

Distribusi Ketenagaan Personalia

No Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Non Formal Jadwal

Kerja ( 1
Sif)
1. Berijazah DIII Manajemen / SDM
2. Berpengalaman di bidang SDM minimal 1
tahun
1. Kepala Ruang 3. Memiliki sertifikat kepemimpinan, 1
pengembangan SDM ( HRD )
4. Memahami UU No.13 tahun 2003 tentang
Ketenagakerjaan
1. Berijazah SLTA, D3 di bidang Manajemen,
Petugas Administrasi
2. Administrasi atau Kesekretariatan 1
Personalia
2. Mampu menggunakan komputer.

5
 1. Berijazah D III Akuntansi
Petugas Administrasi
2. Memiliki sertifikat kursus Pajak Terapan
3. Penggajian & 1
Brevet A&B
Perpajakan
3. Mampu mengoperasikan computer
Jumlah 3

C. PENGATURAN JAM KERJA

Pelaksanaan waktu kerja di RS Panti Bhaktiningsih Charitas diatur dengan

memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai berikut :
1. Waktu kerja ditetapkan untuk 6 (enam) hari dalam 1 (satu) minggu
2. Waktu kerja diatur 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam dalam 1 (satu)
minggu.

Pengaturan jam kerja bagian Sumber Daya Manusia/Personalia adalah sebagai berikut :

1. Hari kerja senin sampai dengan sabtu pukul 07.00 - 14.10 (sudah termasuk
istirahat 30 (tiga puluh) menit)

6
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. DENAH RUANG

Ruang Adm Personalia pintu pintu Ruang Petugas Penggajian

Meja Meja Meja Meja
Kursi Loker
komputer kerja kerja komputer
tamu
Kursi Meja Garasi motor biara
tamu print
Kursi Kursi
Almari er
kerja kerja
Arsip
Almari
Loker
Arsip

Ruang EDP
Rak Arsip tk 6
Almari Arsip Almari Arsip Almari
Arsip
Kursi Almari Kursi
kerja Arsip kerja
pintu
Meja Meja kerja
kerja
Ruang Keuangan & Akuntansi Almari Ruang
Arsip
Falling Kursi Karu
KeuangakuntansiAkuntansi cabinet tamu Persona
lia

Falling
Loker
cabinet Meja Meja
Ruang Direktur komputer

7
B. STANDAR FASILITAS

1. Fasilitas Fisik dan Bangunan

No Fasilitas Personalia
1 Ruangan untuk Kepala Ruang 1
2 Ruangan Petugas Administrasi 1
3 Ruangan Petugas Penggajian & Perpajakan 1
4 Ruangan Arsip 1

2. Fasilitas Sarana dan Prasarana

No Nama Barang Standar Jumlah Yang Ada

1 Meja kerja 3 3
2 Meja Komputer 3 3
3 Meja tamu 3 0
4 Kursi Kerja 3 3
5 Kursi Tamu 6 3
6 Komputer 3 3
7 Printer 3 3
8 Keyboard 3 3
9 Keymouse 3 3
10 CPU 3 3
11 UPS 3 3
12 Flasdisk / Hardisk External 3 3
13 Pesawat Telpon Internal 3 3
14 Almari Arsip 7 7
15 Rak Arsip 1 1
16 Loker / Almari Logistik 3 3
17 Tangga Manual 1 1

8
 BAB IV

TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD) bagian Administrasi :

1. Tata laksana pelayanan administrasi personalia :
a. Penanggung jawab Kepala Ruang Personalia
b. Petugas Administrasi

2. Perangkat Kerja terdiri dari :

a. Program kepegawaian
b. Data Cuti Karyawan
c. Formasi Karyawan
d. Personal File Karyawan
e. Jadwal Peserta Magang
f. Data dan informasi Pejabat Struktural

3. Tata laksana pelayanan :

a. Pelayanan dalam proses rekruitmen dan seleksi karyawan bekerjasama
dengan Tim Rekruitmen Rumah Sakit
b. Pelayanan dalam penambahan ataupun pengurangan data karyawan di
program kepegawaian dan formasi karyawan.
c. Pencatatan dan informasi mengenai cuti karyawan baik cuti tahunan, cuti
besar, cuti diluar tanggungan dan ijin alasan penting.
d. Pelayanan dalam pemuktahiran data karyawan dalam personal file karyawan
e. Pelayanan dalam informasi mengenai peserta magang seperti jadwal evaluasi,
jadwal berakhirnya peserta magang, pembuatan SK Pengangkatan sampai
lengkap SK tersebut ditandatangani oleh pejabat terkait
f. Menjawab surat-surat masuk dari karyawan seperti jawaban permohonan ijin
alasan penting, pengunduran diri, cuti besar, cuti di luar tanggungan, dan
surat-surat yang bersifat insidentil
g. Pelayanan dalam pembuatan buku berobat dan buku pribadi karyawan
h. Pemeliharaan Personal File
i. Pelayanan retensi, mutasi, rotasi, demosi, PHK karyawan

9
 j. Pembuatan SPGP karyawan
k. Membuat laporan bulanan / triwulan ke Kabid Penunjang Umum & SDM

B. Bagian Personalia/Sumber Daya Manusia (HRD) bagian penggajian dan

kesejahteraan:
1. Tata laksana pelayanan penggajian dan kesejahteraan personalia :
a. Penanggung jawab Kepala Ruang Personalia
b. Petugas Administrasi Penggajian

2. Perangkat Kerja terdiri dari :

a. Daftar Skala Gaji Karyawan
b. Laporan Lembur
c. Laporan Kehadiran
d. Laporan BPJS Ketenagakerjaan
e. Laporan BPJS Kesehatan
f. Laporan KWI
g. Laporan Potongan-potongan

3. Tata laksana pelayanan :

a. Pelayanan dalam proses penggajian karyawan
b. Proses penetapan karyawan dalam skala gaji awal dan seterusnya
c. Penghitungan lembur karyawan berdasarkan rumus lembur yang telah
ditetapkan UU.
d. Penghitungan uang kehadiran karyawan berdasarkan laporan absensi dari
administrasi personalai
e. Penghitungan iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan
yang diproses lewat pemotongan gaji. Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS
Kesehatan dilakukan berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan oleh BPJS
Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
f. Pembuatan laporan dan pemotongan bagi karyawan yang mengikuti program
pensiun melalui institusi KWI
g. Membuat rekap potongan penggobatan karyawan atau keluarga karyawan di
luar tanggungan.
h. Melakukan pemotongan bagi karyawan yang mengikuti koperasi karyawan.

10
i. Membuat laporan dan Evaluasi kerja setiap bulan/ triwulan ke Kabid
Penunjang Umum & SDM

11
 BAB V
LOGISTIK

Logistik adalah segala sesuatu baik sarana dan prasarana yang semuanya diperlukan untuk
menunjang pelaksanaan tugas Bagian Personalia / Sumber Daya Manusia (HRD).

1. Perencanaan
a. Petugas personalia menginventaris barang yang habis di Almari logistik barang
b. Melihat kebutuhan yang sudah diajukan dalam rencana kebutuhan sarana dan
prasarana tahunan sesuai dengan RKA Rumah Sakit

2. Permintaan / Penyediaan
a. Petugas personalia membuat daftar nama barang / alat yang dibutuhkan dengan
spesifikasi dan jumlah yang akan diminta
b. Petugas personalia mengirim surat permintaan barang ke bagian logistik setiap
hari Kamis untuk diproses.
c. Pada hari Sabtu, petugas personalia mengambil barang yang diminta dan
mengecek kembali apakah barang yang diminta telah sesuai dengan pesanan.
Apabila pada hari Sabtu merupakan hari libur maka diganti hari berikutnya.

3. Penyimpanan
Barang yang telah diminta dan sesuai dengan permintaan maka disimpan di
almari logistik personalia.

4. Pendistribusian
Dalam pendistribusian barang-barang di atur oleh petugas logistik

5. Pengendalian
Pengendalian barang-barang diawasi oleh Kepala Ruang dan bila ada karyawan
personalia yang membutuhkan barang atau persediaan habis langsung melaporkan
kepada kepala ruang untuk ditindaklanjuti.

12
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan Pasien bagian kamar jahit mengacu kepada 6 sasaran keselamatan pasien
yang berlaku di RS. PB. Charitas Belitang yaitu :
1. Ketepatan identifikasi pasien
2. Peningkatan komunikasi efektif
3. Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai
4. Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, tepat pasien operasi
5. Pengurangan risiko infeksi terkait pelayanan kesehatan (contoh : hand
hygiene/kebersihan tangan)
6. Pengurangan risiko pasien jatuh.

Keselamatan kerja yang dilaksanakan oleh Bagian Personalia/Sumber Daya Manusia

(HRD) meskipun tidak kontak langsung dengan pasien akan tetapi tetap bekerja dan
menjaga keselamatan diri dan keselamatan pasien sesuai dengan program Komite
Keselamatan dan Kesehatan Rumah Sakit (K3RS) antara lain :
1. Program tujuh langkah melakukan kebersihan tangan
2. Program penanggulangan kebakaran
3. Penggunaan APD

13
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan

upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan,
mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah
tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib
menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan
kerja di Unit Personalia / Sumber Daya Manusia bertujuan melindungi karyawan dan
pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.

Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap
warga negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”.
Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang
memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan
penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.

Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari

perlindungan terhadap pekerja. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan
keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan
meningkatkan produktivitas rumah sakit.

Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha-usaha

masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai
dari bahaya kerja. Sebab itu, Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan
keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan
Kerja dimaksudkan untuk menjamin:

a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam
keadaan sehat dan selamat.
b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.

Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan
pada tiga kelompok, yaitu :

14
 a. Kondisi dan lingkungan kerja
b. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan
c. Peranan dan kualitas manajemen

Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat
kerja dapat terjadi bila :

1. Peralatan tidak memenuhi standar kualitas

2. Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi
3. Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas
atau terlalu dingin
4. Tidak tersedia alat-alat pengaman
5. Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.

Keselamatan kerja yang dilaksanakan oleh Bagian Personalia/Sumber Daya Manusia

(HRD) sesuai dengan program Komite Keselamatan dan Kesehatan Rumah Sakit
(K3RS) antara lain :
1. Program tujuh langkah melakukan kebersihan tangan
2. Program penanggulangan kebakaran
3. Penggunaan APD

15
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

NO Jenis Pelayanan Indikator Standar

1 Personalia/Sumber 1. Ketepatan waktu dalam 100 %

pembayaran gaji
Daya Manusia
2. Ketepatan waktu dalam kenaikan 100 %
pangkat dan berkala karyawan

3. Ketepatan karyawan yang 20 jam

mendapatkan pelatihan minimal 20
pertahun
jam per tahun

4. Ketepatan waktu dalam

100 %
pelaksanaan evaluasi karyawan
tetap dan karyawan magang

5. Ketepatan dalam pemotongan dan

pembayaran iruan BPJS 100 %
Ketenagakerjaan dan BPJS
Kesehatan

6. Ketepatan dalam proses rekruitmen 90 %

dan seleksi karyawan

7. Ketepatan dalam penghitungan dan

pemberian uang pesangon, uang 100 %
masa kerja dan uang penggantian
hak apabila terjadi pemutusan
hubungan kerja

8. Ketepatan dalam pemberian dan 100 %

perhitungan lembur karyawan

9. Ketepatan waktu dalam 100 %

pelaksanaan POK bagi karyawan

16
 BAB IX
PENUTUP

Dengan ditetapkannya pedomam pelayanan bagian personalia di RS Panti

Bhaktiningsih Charitas Belitang diharapkan pengelolaan Sumber Daya Manusia di
RS Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang dapat terlaksana dengan baik, sehingga
dapat mendukung tercapainya pelayanan dengan sumber daya manusia yang
berkualitas dan berkompeten di bidangnya masing-masing, serta terwujudnya
kelancaran operasional pelayanan rumah sakit dengan lebih baik.

17