Basic Knowledge

WORKLOAD
ANALYSIS
Metode Full Time Equivalent

Pulung Sambadha
MATERIAL OUTLINE
01 Definisi Workload Analisis & Konsep Full Time
Equivalent

02 Tujuan melakukan Workload Analisis

03 Methode pengumpulan Data dan Faktor

yang berpengaruh

04 Analisa Beban Kerja (Workload)

05 Contoh Studi Kasus Workload Analisis

Pulung Sambadha
DEFINISI WORKLOAD ANALYSIS DAN FULL
TIME EQUIVALENT
Analisa Workload adalah usaha untuk
mengukur nilai beban kerja baik dalam
suatu organisasi unit kerja atau level
individu.

Konsep Full Time Equivalent (FTE) adalah

perbandingan total waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan total waktu efektif standar kerja.

Pulung Sambadha
TUJUAN
WORKLOAD
ANALYSIS Meminimalkan loss time (rugi waktu) agar
hasil pekerjaan individu atau unit kerja
dapat lebih efektif dan efisien.

Melakukan perencanaan kebutuhan

tenaga kerja.

Remapping delegasi tugas dan tanggung

jawab.

Pulung Sambadha
METHODE PENGUMPULAN DATA
1. Observasi Lapangan (Contoh : Pengukuran Time Motion Study)
2. Kuisioner
3. Wawancara

Faktor yang Manusia Lingkungan

(Sarana &

diperhatikan dalam
(Karakter) Prasarana)

Analisa Beban Kerja Sistem

(Peraturan dan
Norma)

*) Time Motion Study adalah metode yang digunakan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah tugas/aktifitas

Pulung Sambadha
TAHAPAN ANALISA BEBAN KERJA
1. PENGUMPULAN DATA
BEBAN KERJA
BEBAN 1. Beban Kerja Jabatan
KERJA Total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
UNIT tugas pokok sesuai dengan job description
BEBAN
KERJA
INDIVIDU 2. Beban Kerja Individu
BEBAN Total waktu yang dibutuhkan suatu pemegang
KERJA jabatan untuk menyelesaikan tugas pokok dan
JABATAN tugas tambahan lainnya

3. Beban Kerja Unit

Total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
seluruh tugas dari seluruh jabatan

*) Pengumpulan data beban kerja menyesuaikan tujuan analisa (Per Jabatan / Individu / Unit Kerja)

Pulung Sambadha
TAHAPAN ANALISA BEBAN KERJA
2. PENGUMPULAN DATA
FREKUENSI TUGAS 3. PENGUMPULAN DATA WAKTU UNTUK
PENGERJAAN TUGAS & STANDAR KERJA
Setiap tugas mempunyai frekuensi kapan produk 1. Waktu pengerjaan tugas dapat diukur dengan
(tugas) tersebut harus dilaporkan atau diserahkan. time motion study.
2. Waktu Standar Kerja (yang disepakati) dapat
dihitung dengan contoh sebagai berikut :
1 kali per minggu - Jumlah hari (th 2021) : 365 hari
- Hari Kerja / Minggu : 5 hari
- Jam Kerja Standar / Hari : 8 Jam
- Jam Kerja / Minggu : 40 Jam
Setiap hari - Jumlah hari Weekend : 52 x 2 = 104 hari
Contoh :
- Jumlah hari Cuti : 12 hari / tahun
- Jumlah hari libur : 16 hari (nasional)
2 kali per bulan - Sisa hari kerja 1 tahun : 233 hari
- Total jam dari Sisa Hari Kerja 1864 Jam

Pulung Sambadha
TAHAPAN ANALISA BEBAN KERJA
4.
PENENTUAN WAKTU
ALLOWANCE

Allowance merupakan waktu

kerja yang dibutuhkan untuk
𝐽𝑎𝑚 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝐸𝑓𝑒𝑘𝑡𝑖𝑓
istirahat makan, ibadah, %𝐴𝑙𝑙𝑜𝑤𝑎𝑛𝑐𝑒 = 100% −
𝐽𝑎𝑚 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝐻𝑎𝑟𝑖
membersihkan area kerja, dan
sebagainya.
Penentuan Allowance dapat *) Jam Kerja Efektif = Jam kerja per hari – Jam Kerja Tidak Efektif

menggunakan standar** yang *) Jam Kerja Tidak Efektif yang digunakan untuk istirahat, makan,

ada atau diambil dari data di membersihkan area kerja, kegiatan diluar pekerjaan pokok

lapangan.

**) ILO Recommendation Allowance (Espinoza, Omar., “Niebel's Methods, Standards, and Work
Design”, 12th Edition, University of Minnesota, The McGraw-Hill Companies, 2012)

Pulung Sambadha
CONTOH STUDI KASUS
ANALISA BEBAN KERJA Tugas Pokok
Frekuensi
Pengerjaan
Jabatan : Admin Warehouse Jabatan

No Deskription Waktu (menit) Frekuensi Status

1 Melakukan input Good Receipt untuk Inbound ke system 29.15 8 per minggu
2 Mencetak Invoice Customer 5 50 per hari
3 Mencetak Summary Outbound 5 2 per hari
4 Membuat Permintaan dan Penerimaan Stock Transfer secara system 10 3 per minggu
5 Proses Transaksi dan cek ulang administrasi sebelum pengiriman barang 1 50 per hari
6 Melakukan cek ulang administrasi setelah pengiriman barang selesai 1 50 per hari
7 Membuat Form Kertas Kerja Stock Opname Harian 15 1 per hari
8 Melakukan input penggunaan pettycash operasional 60 1 per hari
9 Melakukan input closing harian di sistem 60 1 per hari
10 Melakukan filling dokumen pengiriman barang 15 1 per hari
11 Melakukan filling dokumen penggunaan pettycash operasional 60 1 per hari
12 Melakukan Perhitungan Uang Setoran Driver 120 1 per hari
13 Melakukan Rekapitulasi Uang Setoran 30 1 per hari

Rata-Rata Waktu Pengerjaan

Pulung Sambadha
CONTOH STUDI KASUS Tahun 2022

ANALISA BEBAN KERJA 1 hari

1 Tahun
Weekend ( lima hari kerja )
8
365
104
jam
Hari
Hari

Jabatan : Admin Warehouse Cuti Tahunan

Libur Nasional
12
16
Hari
Hari
Hari kerja 2021 233 Hari
Total hari kerja dalam jam 1,864 jam/tahun

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐴𝑙𝑜𝑘𝑎𝑠𝑖 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 Faktor efisiensi rata-rata 85 % Faktor Konversi FTE

𝐹𝑇𝐸 = Total jam efektif bekerja 1,584 jam/tahun 95,064 Menit/tahun
𝐹𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 𝐾𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖 𝐹𝑇𝐸 132 jam/bulan 7,922 Menit/bulan
30 jam/minggu 1,828 Menit/minggu
6 jam/hari 366 Menit/hari

Jabatan : Admin Warehouse

Alokasi Total Alokasi Waktu
No Aktivitas Volume FTE
Waktu (Menit) Menit / Waktu
1 Melakukan input Good Receipt untuk Inbound ke system 29.15 8 233.2 per minggu 0.128
2 Mencetak Invoice Customer 5 50 250 per hari 0.684
3 Mencetak Summary Outbound 5 2 10 per hari 0.027
4 Membuat Permintaan dan Penerimaan Stock Transfer secara system 10 3 30 per minggu 0.016
5 Proses Transaksi dan cek ulang administrasi sebelum pengiriman barang 1 50 50 per hari 0.137
6 Melakukan cek ulang administrasi setelah pengiriman barang selesai 1 50 50 per hari 0.137
7 Membuat Form Kertas Kerja Stock Opname Harian 15 1 15 per hari 0.041
8 Melakukan input penggunaan pettycash operasional 60 1 60 per hari 0.164
9 Melakukan input closing harian di sistem 60 1 60 per hari 0.164
10 Melakukan filling dokumen pengiriman barang 15 1 15 per hari 0.041
11 Melakukan filling dokumen penggunaan pettycash operasional 60 1 60 per hari 0.164
12 Melakukan Perhitungan Uang Setoran Driver 120 1 120 per hari 0.328
13 Melakukan Rekapitulasi Uang Setoran 30 1 30 per hari 0.082
TOTAL FTE = 2.113

Pulung Sambadha
FEEDBACK ANALISA BEBAN KERJA

FTE < 1 • UNDERLOAD Jika hasil yang didapatkan

OVERLOAD / UNDERLOAD
maka harus dipertimbangkan
sesuai kondisi yang ada dengan
TOTAL FTE User terkait untuk :

2,113
FTE = 1 • FIT 1. Remapping tugas dan
tanggung jawab
2. Replanning jumlah
manpower
3. Restrukturisasi proses bisnis
FTE > 1 • OVERLOAD atau organisasi

Pulung Sambadha
 TERIMA
KASIH
Untuk diskusi lebih lanjut dapat melalui :
Pulung Sambadha
pulungsambadha@gmail.com