Basic Knowledge

WORKLOAD
ANALYSIS
& MANPOWER
PLANNING
Pulung Sambadha
PROFILE

Pengalaman Kerja > 4 Tahun di Logistic (Manufacture and Social Commerce Industry)
MATERIAL OUTLINE
01 Definisi Workload Analisis & Konsep Full Time
Equivalent

02 Tujuan melakukan Workload Analisis

03 Methode pengumpulan Data dan Faktor

yang berpengaruh

04 Analisa Beban Kerja (Workload)

05 Contoh Workload Analisis dan Manpower

Planning

Pulung Sambadha
DEFINISI DAN METODE WORKLOAD ANALYSIS
Workload Analysis adalah usaha untuk mengukur nilai beban
kerja baik dalam suatu organisasi, unit kerja atau level
individu, beberapa metode yang umum digunakan :
• Metode untuk mengukur beban kerja berdasarkan pendekatan aktifitas atau indicator fisik
• Contoh : Pengukuran tingkat kebutuhan kalori (SNI 7269 : 2009) berdasarkan Permenakertrans
Fisik No. 13 Tahun 2011

• Metode untuk mengukur beban kerja berdasarkan aktifitas mental yang melibatkan
persepsi dan interpretasi (proses berpikir dan mengingat)
Mental • Contoh : Pengukuran Beban Kerja Mental Secara Subjektif (Metode NASA-TLX)

• Metode untuk mengukur beban kerja berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap
proses dan atau aktifitas
Aktifitas

Pulung Sambadha
KONSEP
FULL TIME EQUIVALENT

Konsep Full Time Equivalent (FTE) adalah

perbandingan total waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan/aktifitas dengan total waktu
efektif standar kerja.

Pulung Sambadha
TUJUAN
WORKLOAD Meminimalkan loss time (rugi waktu) agar hasil pekerjaan
individu atau unit kerja dapat lebih efektif dan efisien.
ANALYSIS
Remapping delegasi tugas dan tanggung jawab.

Untuk melakukan analisis terhadap kemampuan tenaga kerja

yang sekarang (kompetensi)

Untuk mengetahui dan / atau menghitung (memperkirakan)

secara optimal penggunaan jumlah atau komposisi tenaga
kerja di setiap unit organisasi

Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang

(manpower planning)

Pulung Sambadha
METHODE PENGUMPULAN DATA
1. Observasi Lapangan (Contoh : Pengukuran Time Motion Study)
2. Kuisioner
3. Wawancara

Faktor yang Manusia Lingkungan

(Sarana &

diperhatikan dalam
(Karakter) Prasarana)

Analisa Beban Kerja Sistem

(Peraturan dan
Norma)

*) Time Motion Study adalah metode yang digunakan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah tugas/aktifitas

Pulung Sambadha
TAHAPAN ANALISA BEBAN KERJA
1. PENGUMPULAN DATA
BEBAN KERJA
BEBAN 1. Beban Kerja Jabatan
KERJA Total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
JABATAN tugas pokok sesuai dengan job description
BEBAN
KERJA
INDIVIDU 2. Beban Kerja Individu
BEBAN Total waktu yang dibutuhkan suatu pemegang
KERJA jabatan untuk menyelesaikan tugas pokok dan
UNIT tugas tambahan lainnya

3. Beban Kerja Unit

Total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
seluruh tugas dari seluruh jabatan

*) Pengumpulan data beban kerja menyesuaikan tujuan analisa (Per Jabatan / Individu / Unit Kerja)

Pulung Sambadha
TAHAPAN ANALISA BEBAN KERJA
2. PENGUMPULAN DATA
FREKUENSI TUGAS 3. PENGUMPULAN DATA WAKTU UNTUK
PENGERJAAN TUGAS & STANDAR KERJA
Setiap tugas mempunyai frekuensi kapan produk 1. Waktu pengerjaan tugas dapat diukur dengan
(tugas) tersebut harus dilaporkan atau diserahkan. time motion study.
2. Waktu Standar Kerja (yang disepakati) dapat
dihitung dengan contoh sebagai berikut :
1 kali per minggu - Jumlah hari (th 2021) : 365 hari
- Hari Kerja / Minggu : 5 hari
- Jam Kerja Standar / Hari : 8 Jam
- Jam Kerja / Minggu : 40 Jam
Setiap hari - Jumlah hari Weekend : 52 x 2 = 104 hari
Contoh :
- Jumlah hari Cuti : 12 hari / tahun
- Jumlah hari libur : 16 hari (nasional)
2 kali per bulan - Sisa hari kerja 1 tahun : 233 hari
- Total jam dari Sisa Hari Kerja 1864 Jam

Pulung Sambadha
TAHAPAN ANALISA BEBAN KERJA
4.
PENENTUAN WAKTU
ALLOWANCE
𝐽𝑎𝑚 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝐸𝑓𝑒𝑘𝑡𝑖𝑓
Allowance merupakan waktu %𝐴𝑙𝑙𝑜𝑤𝑎𝑛𝑐𝑒 = 100% −
𝐽𝑎𝑚 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝐻𝑎𝑟𝑖
kerja yang dibutuhkan untuk
istirahat makan, ibadah, *) Jam Kerja Efektif = Jam kerja per hari – Jam Kerja Tidak Efektif

membersihkan area kerja, dan *) Jam Kerja Tidak Efektif yang digunakan untuk istirahat, makan,

sebagainya. membersihkan area kerja, kegiatan diluar pekerjaan pokok

Penentuan Allowance dapat Allowance : 30% menurut Permen RB No. 1 Tahun 2022 ; mulai

menggunakan standart** yang dari 15% menurut ILO Recommendation Allowance sesuai

ada atau diambil dari data di aktifitas yang ada.

lapangan.
**) ILO Recommendation Allowance (Espinoza, Omar., “Niebel's Methods, Standards, and Work
Design”, 12th Edition, University of Minnesota, The McGraw-Hill Companies, 2012)
**) Permenpan RB no. 1 Tahun 2020 Tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

Pulung Sambadha
CONTOH STUDI KASUS
ANALISA BEBAN KERJA Tugas Pokok
Frekuensi
Pekerjaan
Jabatan : Admin Warehouse Jabatan

No Deskription Waktu (menit) Frekuensi Status

1 Melakukan input Good Receipt untuk Inbound ke system 29.15 8 per minggu
2 Mencetak Invoice Customer 5 50 per hari
3 Mencetak Summary Outbound 5 2 per hari
4 Membuat Permintaan dan Penerimaan Stock Transfer secara system 10 3 per minggu
5 Proses Transaksi dan cek ulang administrasi sebelum pengiriman barang 1 50 per hari
6 Melakukan cek ulang administrasi setelah pengiriman barang selesai 1 50 per hari
7 Membuat Form Kertas Kerja Stock Opname Harian 15 1 per hari
8 Melakukan input penggunaan pettycash operasional 60 1 per hari
9 Melakukan input closing harian di sistem 60 1 per hari
10 Melakukan filling dokumen pengiriman barang 15 1 per hari
11 Melakukan filling dokumen penggunaan pettycash operasional 60 1 per hari
12 Melakukan Perhitungan Uang Setoran Driver 120 1 per hari
13 Melakukan Rekapitulasi Uang Setoran 30 1 per hari

Rata-Rata Waktu Penyelesaian

Pulung Sambadha
CONTOH ANALISA Tahun
1 hari
2022
8 jam

BEBAN KERJA 1 Tahun

Weekend ( lima hari kerja )
Cuti Tahunan
365
104
12
Hari
Hari
Hari

Jabatan : Admin Warehouse Libur Nasional

Hari kerja 2022
16
233
Hari
Hari
Total hari kerja dalam jam 1,864 jam/tahun

Faktor efisiensi rata-rata 85 % Faktor Konversi FTE

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐴𝑙𝑜𝑘𝑎𝑠𝑖 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 Total jam efektif bekerja 1,584 jam/tahun 95,064 Menit/tahun
𝐹𝑇𝐸 = 132 jam/bulan 7,922 Menit/bulan
𝐹𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 𝐾𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖 𝐹𝑇𝐸 30 jam/minggu 1,828 Menit/minggu
6 jam/hari 366 Menit/hari

Jabatan : Admin Warehouse

Alokasi Total Alokasi Waktu
No Aktivitas Volume FTE
Waktu (Menit) Menit / Waktu
1 Melakukan input Good Receipt untuk Inbound ke system 29.15 8 233.2 per minggu 0.128
2 Mencetak Invoice Customer 5 50 250 per hari 0.684
3 Mencetak Summary Outbound 5 2 10 per hari 0.027
4 Membuat Permintaan dan Penerimaan Stock Transfer secara system 10 3 30 per minggu 0.016
5 Proses Transaksi dan cek ulang administrasi sebelum pengiriman barang 1 50 50 per hari 0.137
6 Melakukan cek ulang administrasi setelah pengiriman barang selesai 1 50 50 per hari 0.137
7 Membuat Form Kertas Kerja Stock Opname Harian 15 1 15 per hari 0.041
8 Melakukan input penggunaan pettycash operasional 60 1 60 per hari 0.164
9 Melakukan input closing harian di sistem 60 1 60 per hari 0.164
10 Melakukan filling dokumen pengiriman barang 15 1 15 per hari 0.041
11 Melakukan filling dokumen penggunaan pettycash operasional 60 1 60 per hari 0.164
12 Melakukan Perhitungan Uang Setoran Driver 120 1 120 per hari 0.328
13 Melakukan Rekapitulasi Uang Setoran 30 1 30 per hari 0.082
TOTAL FTE = 2.113

Pulung Sambadha
FEEDBACK ANALISA BEBAN KERJA

FTE < 1 • UNDERLOAD Jika hasil yang didapatkan

OVERLOAD / UNDERLOAD
maka harus dipertimbangkan
sesuai kondisi yang ada dengan
TOTAL FTE User terkait untuk :

2,113
FTE = 1 • FIT 1. Remapping tugas dan
tanggung jawab
2. Replanning jumlah
manpower
3. Restrukturisasi proses bisnis
FTE > 1 • OVERLOAD atau organisasi

Pulung Sambadha
MANPOWER PLANNING
Manpower planning adalah kegiatan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja
untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
𝐴𝑣𝑒𝑟𝑎𝑔𝑒 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑃𝑒𝑛𝑦𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑇𝑢𝑔𝑎𝑠 𝑥 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑇𝑢𝑔𝑎𝑠
𝐾𝑒𝑏𝑢𝑡𝑢ℎ𝑎𝑛 𝑇𝑒𝑛𝑎𝑔𝑎 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 =
𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝐸𝑓𝑒𝑘𝑡𝑖𝑓
Contoh 1 :
Kesimpulan :
1. Kebutuhan = 1.41
(Pembualan 1 Orang)
2. Catatan : waktu
penyelesaian melebihi
waktu efektif Sehingga
ada kemungkinan
overtime.

Pulung Sambadha
MANPOWER PLANNING
Contoh 2 :
Pada suatu industry manufaktur apparel (fashion) terdapat proses Heat Transfer (pemasangan label brand) dengan
waktu proses bervariasi sesuai dengan style apparel tersebut. Diketahui :
1. Total order : 500.000 Pcs (setara dengan 230.000 menit produksi)
2. Jumlah Existing MP : 16 Orang
3. Jam Kerja Normal : 8 Jam
4. Efisiensi : 70%
5. Total Hari Kerja : 20 Hari
6. Kapasitas (Menit) :…
7. Gap Kapasitas : ...
8. Skenario MP Planning : …

Kesimpulan :
1. Kebutuhan = 30 Orang (Perlu 14
orang tambahan)
2. Catatan: Perlu mempertimbangkan
jumlah mesin yang tersedia.

Pulung Sambadha
 TERIMA
KASIH
Untuk diskusi lebih lanjut dapat melalui :
Pulung Sambadha
pulungsambadha@gmail.com