MANAJEMEN SDM DALAM PENYELENGGARAAN

MAKANAN INSTITUSI

PERHITUNGAN
KEBUTUHAN SDM

Sri Iwaningsih , SKM, MARS

 • Metoda ISN
• Metoda rekomendasi
• Metode rasio
Metoda perhitungan • Metode waktu kerja/ porsi hidangan
• Metoda jumlah unit kerja/posisi
kebutuhan SDM
• Metode WISN
• Metode Analisi Beban Kerja (ABK)
• Lainnya
 METODA ISN
(indikator staffing
need)

Beban kerja/tahun
waktu kerja tersedia/tahun

Kelemahan: Kapasitas = jml beban kerja/th

Beban kerja dihitung = jml tenaga saat ini X jam kerja X 365 h
berdasarkan jumlah tenaga
yang ada dan jam kerja efektif. Waktu kerja tersedia :
Belum menghitung beban kerja = 365 – 90 (hari non-efektif : cuti, libur nas,
sebenarnya
minggu, ijin, sakit)
= 275 hari X 7 jam kerja efektif
= 1925 jam
Contoh : • Jumlah tenaga cook saat ini = 16 org
• Konsumen yg dilayani = 150 org/hari
(164.000 porsi per tahun)
• Sistem pelayanan konvesional
• Kebutuhan tenaga cook =
16 org X 7 jam X 365 hari
1925 jam
= 21 tenaga cook
• Kesimpulan : kurang tenaga cook = 5 org
Metoda Rekomendasi FTE

• Perhitungan jumlah tenaga tetap dengan memperkirakan jumlah FTE

yang direkomendasikan dan mengalikan dengan faktor 1,5
• Dengan mengalikan dengan faktor 1,5 maka diharapkan jumlah tenaga
per giliran dinas tidak kurang
• Kelemahan: tidak menghitung beban kerja sebenarnya

• Di rekomendasikan kebutuhan tenaga dalam Penyelenggaraan

Makanan adalah 1.5 FTE/shift
= 1.5 X jumlah tenaga yang diperlukan waktu operasional
( faktor 7 hari kerja/minggu dan faktor cuti, libur, ijin, sakit. dll )
 * Waktu kerja tersedia= (312 –(12 + 6 + 16 + 2)) = 276 hari
RFTE = 365 : 276 = 1.32
Tenaga yang dibutuhkan 1.32 x 7 = 9,24 (dibulatkan 10)

* Waktu kerja tersedia= (260 –(12 + 6 + 16 + 2)) = 224 hari

RFTE = 365 : 224 = 1.63

Tenaga yang dibutuhkan 1.63 x 13 = 21.06 (dibulatkan 21)

* Contoh :
Tenaga untuk pencucian alat (ada 2 shift) berdasarkan FTE = 2 org (1
org/shift), maka tenaga yg harus disediakan adalah 1.5 X 2 orang = 3 tenaga
pencuci alat
 Metode Rasio

• Menghitung kebutuhan tenaga

berdasarkan rasio jumlah tenaga dan
jumlah konsumen
• Rasio ditentukan berdasarkan
perkiraan. Mis 1 : 25, 1 ; 50 dll
• Kelemahannya : tidak menghitung
beban kerja sebenarnya, tidak
melihat kualitas kerja
* Rasio tenaga cook : konsumen = 1 : 25
* Hari pelayanan : 7 hari/minggu
* Hari kerja = 5 hari/minggu
* Koreksi faktor cuti : 0.2
* Jam kerja efektif : 8 jam – 1 jam
istirahat = 7 jam

* Contoh :
* Jumlah konsumen : 1000
* Rasio : 1 : 25 1000/25 = 40 orang
* Koreksi faktor hari kerja : 7/5 X 40 = 56
orang
* Koreksi cuti, libur, dsb : 56 + (0.2X56) = 67.2
org
* Koreksi faktor istirahat 1 jam = 8/7 X 67.2 = 76.8
 METODE WAKTU KERJA/ PORSI
HIDANGAN
• Perhitungan berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
menghasilkan 1 porsi hidangan
• Kelemahan: tidak memperhitungkan beban kerja sebenarnya
o Waktu penyelenggaraan makan untuk mempersiapkan 1 set
makanan :
o Umumnya 14 menit/porsi hidangan
o Institusi dg dietnya bervariasi & penggunaan bahan yg
terbatas, dibutuhkan waktu sekitar 17 menit/tenaga

o Contoh :
* Jumlah konsumen : 1000
* Waktu yg diperlukan : 1000 X 14 menit = 233.33 jam
* Waktu/jam kerja efektif = 233.33/7 = 33.33 orang
* Koreksi hari kerja : 7/5 X 33.33 orang = 44.66 orang
* Koreksi cuti, libur, dsb : 44.66+(0.2X44.66) = 55.99
* Koreksi faktor istirahat 1 jam : 8/7 X 55.99 = 64
orang
* kebutuhan tenaga = 64 orang
 Metoda Jumlah Unit
Kerja/Posisi

• Dibutuhkan 1 penyaji mak per 1 ruang rawat inap

 Hari kerja efektif : 5 hari
• Kebutuhan SDM  Faktor hari libur dsb : 0.2
dihitung berdasarkan
jumlah unit kerja yang
ada dan perkiraan  Contoh :
jumlah SDM yang Kebutuhan penyaji mak untuk 10 ruang rawat :
dibutuhkan di unit - Koreksi hari kerja : 7/5 X 1 orang = 1.4 orang
kerja tsb berdasarkan - Koreksi faktor libur = 1.4 + (0.2X1.4) = 1,68 org
jam kerja efektif - Kebutuhan : 10 ruang X 1.68 = 17 penyaji mak

Catatan : tergantung kapasitas ruang dan jumlah

konsumen
 METODE WISN
(Workload Indicators Staffing Need)

• Pengembangan metode ISN • Rumus dasar perhitungan :

• Dalam penghitungan dengan
menggunakan metoda ini sudah
memasukkan unsur beban kerja, waktu
kerja, kualitas kerja
beban kerja/ tahun
waktu kerja tersedia/tahun
• Perhitungan Beban Kerja :
– Work Sampling
– Time and Motion Study

* Faktor Utama :
1. Beban kerja :
beban kerja utama yang mewakili kegiatan tiap jenis tenaga
2. Bobot :
suatu nilai tertentu dipengaruhi faktor jarak dan waktu
3. Kapasitas :
kemampuan wajar tiap jenis tenaga dalam mengemban beban kerja selama 1
tahun kalender, berdasarkan pendidikan dan jenis pekerjaannya
Kelebihan metode WISN : Kelemahan Metode WISN :
1. Memperhitungkan beban kerja 1. Sulitnya memperoleh data akurat
riil dan kapasitas masing- untuk memperhitungkan waktu
masing kategori SDM
kerja DARI masing-masing
kategori SDM.
2. Membandingkan waktu kerja
yang tersedia dengan waktu 2. Tidak adanya catatan yang terekam
yang digunakan untuk setiap secara baik atas hal-hal yang terkait
uraian tugas dan langkah dengan prosedur dan beban kerja.
langkah kegiatan masing- 3. Hasil kompilasi perhitungan
masing kategori SDM kebutuhan berdasarkan analisa
beban kerja selama ini tidak
3. Memperhitungkan kelonggaran ditindak lanjuti secara serius oleh
waktu untuk kelompok katagori pejabat terkait  menimbulkan
SDM(FKK) dan individu (FKI). kekecewaan.
4. Kurangnya dukungan staf
perencana ketenagaan yang
berkualitas dan bekerja penuh baik
di pusat maupun di daerah.

11
 MEtoda ANALISIS BEBAN
KERJA (ABK)

Analisis beban kerja adalah metode yang

digunakan untuk menentukan jumlah
waktu, usaha dan sumber daya yang
diperlukan untuk menjalankan tugas dan
fungsi organisasi

Tahapan perhitungan

1. Pengumpulan data beban kerja

2. Pengolahan data beban kerja
3. Klarifikasi hasil pengolahan data beban
kerja
4. Penetapan dan penggunaan hasil analisis
beban kerja
BEBERAPA PENGERTIAN

1. Volume kerja adalah sekumpulan pekerjaan yang harus diselesaikan dalam

waktu satu tahun
2. Hasil kerja adalah output/produk dari tugas dan fungsi yang dijalankan oleh
pegawai/organisasi setiap tahun
3. Efektifitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dan
jam kerja efektif
4. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara
efektif dengan kondisi normal
5. Pengukuran kerja adalah teknik yang dilakukan secara sistematis untuk
menetapkan standar norma waktu kerja
6. Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang ditetapkan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan
7. Waktu kerja efektif (menit) adalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk
menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu luang
8. Waktu luang adalah jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara
tidak produktif
9. Standar prestasi kerja adalah nilai baku kemampuan hasil kerja pejabat/unit
kerja secara normal
 LANGKAH
N UNIT KATAGORI TENAGA
O KERJA
1. Penetapan Satuan Kerja dan katagori 1 Instalas Ka Instalasi (Nutrisionis)
tenaga i Gizi PJ Adlog,SDM (Nutrisionis)
Tujuan : memperoleh Unit kerja & PJ Pelayanan (Nutrisionis)
PJ Produksin (Nutrisionis)
kategori SDM dalam menyelenggarakan Ahli Gizi (Nutrisionis)
kegiatan pelayanan Pramusaji
Pramumasak
Pengadministrasian Umum
Petugas gudang

2. Menetapkan waktu kerja tersedia

Tujuan : memperoleh waktu kerja tersedia tiap kategori tenaga tiap unit 1 kerja
selama 1 tahun
Waktu kerja tersedia = 365 hari – (A+B+C+D) XE
A : Cuti
B : Hari libur nasional
C : Diklat
D : Ketidakhadiran (ijin, sakit, alpa)
E : Waktu kerja/hari ( 7 jam kerja/hari = 6 jam kerja efektif + 1 jam istirahat)
Waktu Kerja Tersedia

FAKTOR KATEGORI TENAGA

PENGURANG
Ahli Gizi Ass A.Gizi
A Jumlah Hari Kerja 312 312 Hari/th
B Hak cuti se tahun 12 12 Hari/th
C Hari Libur Nasional 15 15 Hari/th
D Diklat 7 5 Hari/th
E Ketidakhadiran 6 9 Hari/th
F Waktu Kerja 7 7 Jam/hr
Hari Kerja Tersedia 265 264 Hr krj/th
Waktu Kerja Tersedia 1855 1848 Jam/th
111,30 110,88 Mnt/th
3. Menyusun Standar Beban kerja
Tujuan : diperoleh volume/kuantitas kegiatan pokok yg dapat dikerjakan selama 1 thn
tiap kategori tenaga di tiap unit kerja sesuai waktu kerja tersedia

Waktu kerja tersedia

Standar Beban Kerja =
Rata-rata waktu/kegiatan pokok

KATEGORI TENAGA KEGIATAN POKOK KUANTITAS KEGIATAN

Ahli Gizi Ruang Rawat Pelayanan asuhan Gizi Standar 3375

Inap Pelayanan Asuhan Gizi Komplek 3693
Pelayanan Asuuhan Gizi Khusus 3478
Perencanaan Kebutuhan (RKAP) 11
Perencanaan Kebutuhan per 10 hari 432
Perencanaan Kebutuhan triwulan 14
Menyalurkan BHP 676
Pembinaan SDM 60
Penilaian SDM 5
Laporan Bulanan 624
Evaluasi Kegiatan harian 277
Rapat/pertemuan 12
Temu Ilmiah 52
Bimbingan PKL (Awal & Lanjut) 516
Bimbingan laporan PKL 37
Bimbingan PBL 100
Jumsih 52

Jumlah
 4. Menyusun Standar Kelonggaran
Tujuan : diperoleh kebutuhan waktu tiap kategori tenaga untuk menyelesaikan
tiap faktor kelonggaran atau kegiatan yang tidak/kurang terkait langsung atau
tidak dipengaruhi tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan
pokok/pelayanan

Jml rata2 waktu/faktor kelonggaran

Standar Kelonggaran = Waktu kerja tersedia

6. Menetapkan rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan tiap kategori tenaga

Tujuan :
tersusun rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan tiap kategori tenaga sesuai standar
pelayanan & kompetensi
Diperoleh dari work sampling atau time motion study
Misalnya :
Berdasarkan work sampling , maka seorang cook senior menyelesaikan
pekerjaannya dengan waktu rata-rata 410 menit per hari
 PERHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA
(WISN/ABK)

Tujuan : tersusun kebutuhan tenaga berdasrkan beban

kerja/kegiatan tiap satuan kerja

Rumus :

= total kuantitas produk + standar kelonggaran

standar beban kerja
 Cara menghitung :
1. Waktu kerja tersedia
= {312 hari - (A+B+D)} x E
2. Standar beban kerja
= waktu kerja tersedia
rata-rata waktu proses memasak
3. Standar kelonggaran
= jumlah rata-rata waktu per faktor kelonggaran
waktu kerja tersedia
4. Total kuantitas kegiatan pokok (produksi)
= jumlah konsumen per tahun x jumlah item hidangan
5. Kebutuhan tenaga
= total kuantitas produk + standar kelonggaran
standar beban kerja
LATIHAN :

• Sebuah catering melayani konsumen rata-rata 100

orang per hari, jam kerja efektif 8 jam/hari dan hari
efektif pelayanan 5 hari/minggu.
Katering menyediakan berbagai jenis hidangan yang
diproduksi rata-rata 8 item.
waktu yang digunakan untuk kegiatan yang tidak
langsung adalah 1 jam setiap minggu.
Jumlah hari tidak efektif meliputi : cuti 12 hari, Libur
Hari Besar =19 hari/tahun ; ijin 6 hari/tahun
Waktu yang digunakan untuk tiap hidangan 12 menit.
Hitung kebutuhan tenaga dengan metode WISN/ABK
 Pasien rata-rata per hari : 100 orang
- E = Kerja efektif : 8 jam per hari
- Hari efektif pelayanan : 5 hari per minggu
- Jenis hidangan yang diproduksi : 8 item
- Waktu u kegiatan tdk langsung : 1 jam per minggu
- Hari tidak efektif
A = cuti : 12 hari per tahun
B = Libur hari Besar : 19 hari per tahun
C = Ketidakhadiran / ijin : 5 hari per tahun
- Waktu untuk tiap hidangan : 12 menit
 1. Jumlah & jenis porsi
Faktor yang 2. Jumlah & macam menu
mempengaruhi 3. Jumlah hari pelayanan makanan
perhitungan
4. Jumlah & macam peralatan
kebutuhan tenaga
penyelenggaraan 5. Sarana fisik & prasarana
makanan 6. Jumlah, jenis & kualitas bahan makanan
7. Sistem produksi makanan
8. Sistem distribusi/pelayanan makanan
1. Evaluasi

* Tujuan : - promosi , peningkatan pendidikan,

rotasi tugas, mutasi pegawai, sanksi &
reward

* Cara : - Sistem melekat

- Melalui berbagai perangkat/instrumen/
formulir penilaian secara berkala
Misal : DP3 , Formulir penilaian harian,
penilaian kineja, dsb
2. Diklat
Tujuan :
* peningkatan kinerja
* peningkatan pengetahuan & wawasan
ilmiah
* ketrampilan
* perubahan sikap & perilaku yg positif
• Sesuai kebutuhan
• Sesuai perkembangan ilmu dan teknologi
• Jenis diklat :
- Non-formal
- Formal
Diklat No-Formal

1. Orientasi tugas
Tujuan :
• Pengenalan lingkungan & sistem kerja
• pengenalan tugas yang akan dilakukan
2. Kursus-kursus
Tujuan : peningkatan wawasan & ketrampilan pegawai
3. Simposium, seminar, dsb
Tujuan : peningkatan kapasitas dan wawasan keilmuan
sehingga pegawai lebih profesional
Diklat Formal

 Pendidikan berkesinambungan/dikjut,
menunjang profesi dan jabatan (fungsional &
struktural)
 Sesuai dengan bidangnya
 Jenis :
* Tenaga Profesi
- Gizi klinik, gizi institusi, kes mas,
magister RS, dsb
* Tenaga profesi non-gizi
- NHI/STP, administrasi,, dsb
* Tenaga pelaksana teknis
TUGAS MANAJEMEN SDM :

1.Soal Latihan : hitung kebutuhan tenaga dengan

menggunakan metoda WISN
2.Hitung kebutuhan tenaga pemasak dan penyaji di
institusi masing-masing dengan menggunakan metoda
a. ISN
b. rasio