MANAJEMEN SDM DALAM

PENYELENGGARAAN MAKANAN INSTITUSI

PERHITUNGAN KEBUTHAN SDM

Sri Iwaningsih , SKM, MARS

Metoda perhitungan
kebutuhan sdm
• Metoda ISN
• Metoda rekomendasi
• Metode rasio
• Metode waktu kerja/ porsi hidangan
• Metoda jumlah unit kerja/posisi
• Metode WISN
• Metode Analisi Beban Kerja (ABK)
• Lainnya
 Metoda ISN

• Indikator Staffing Need =

Beban kerja/tahun
waktu kerja tersedia/tahun

Kelemahan:
Beban kerja dihitung berdasarkan jumlah tenaga yang ada dan jam kerja
efektif.
Belum menghitung beban kerja sebenarnya
Kapasitas = jml beban kerja/th
= jml tenaga saat ini X jam kerja X 365 hari

Waktu kerja tersedia :

= 365 – 90 (hari non-efektif : cuti, libur nas,
minggu, ijin, sakit)
= 275 hari X 7 jam kerja efektif
= 1925 jam
Contoh :

• Jumlah tenaga cook saat ini = 16 org

• Konsumen yg dilayani = 150 org/hari
(164.000 porsi per tahun)
• Sistem pelayanan konvesional
• Kebutuhan tenaga cook =
16 org X 7 jam X 365 hari
1925 jam
= 21 tenaga cook
• Kesimpulan : kurang tenaga cook = 5 org
 Metoda Rekomendasi FTE

• Perhitungan jumlah tenaga tetap dengan memperkirakan jumlah

FTE yang direkomendasikan dan mengalikan dengan faktor 1,5
• Dengan mengalikan dengan faktor 1,5 maka diharapkan jumlah
tenaga per giliran dinas tidak kurang
• Kelemahan: tidak menghitung beban kerja sebenarnya
* Di rekomendasikan kebutuhan tenaga dalam
Penyelenggaraan Makanan adalah 1.5 FTE/shift
= 1.5 X jumlah tenaga yang diperlukan waktu
operasional
( faktor 7 hari kerja/minggu dan faktor cuti,
libur, ijin, sakit. dll )
* Contoh :
Tenaga untuk pencucian alat (ada 2 shift)
berdasarkan FTE = 2 org (1 org/shift), maka tenaga
yg harus disediakan adalah 1.5 X 2 orang = 3 tenaga
pencuci alat
Contoh :

* Waktu kerja tersedia= (312 –(12 + 6 + 16 + 2)) x 6

= 276 x 6
= 276 hari
RFTE = 365 : 276 = 1.32
Tenaga yang dibutuhkan 1.32 x 7 = 9,24 (dibulatkan 10)

* Waktu kerja tersedia= (260 –(12 + 6 + 16 + 2)) x 6

= 224 x 6
= 224 hari
RFTE = 365 : 224 = 1.63
Tenaga yang dibutuhkan 1.63 x 13 = 21.06 (dibulatkan 21)
 Metode Rasio

• Menghitung kebutuhan tenaga berdasarkan rasio jumlah tenaga

dan jumlah konsumen
• Rasio ditentukan berdasarkan perkiraan. Misalnya 1 : 25, 1 ; 50 dll
• Kelemahannya : tidak menghitung beban kerja sebenarnya, tidak
melihat kualitas kerja
* Rasio tenaga cook : konsumen = 1 : 25
* Hari pelayanan : 7 hari/minggu
* Koreksi faktor cuti : 0.2
* Jam kerja efektif : 8 jam – 1 jam istirahat = 7 jam

* Contoh :
* Jumlah konsumen : 1000
* Rasio : 1 : 25 1000/25 = 40 orang
* Koreksi faktor hari kerja : 7/5 X 40 = 56 orang
* Koreksi cuti, libur, dsb : 56 + (0.2X56) = 67.2 org
* Koreksi faktor istirahat 1 jam = 8/7 X 67.2 = 76.8
* Kebutuhan Cook = 77 orang
METODE WAKTU KERJA/ PORSI
HIDANGAN

• Perhitungan berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk

menghasilkan 1 porsi hidangan
• Kelemahan: tidak memperhitungkan beban kerja sebenarnya
o Waktu penyelenggaraan makan untuk mempersiapkan 1
set makanan :
o Umumnya 14 menit/porsi hidangan
o Institusi dg dietnya bervariasi & penggunaan bahan yg
terbatas, dibutuhkan waktu sekitar 17 menit/tenaga
o Contoh :
* Jumlah konsumen : 1000
* Waktu yg diperlukan : 1000 X 14 menit = 233.33 jam
* Waktu/jam kerja efektif = 233.33/7 = 33.33 orang
* Koreksi hari kerja : 7/5 X 33.33 orang = 44.66 orang
* Koreksi cuti, libur, dsb : 44.66+(0.2X44.66) = 55.99
* Koreksi faktor istirahat 1 jam : 8/7 X 55.99 = 64 orang
* kebutuhan tenaga = 64 orang
Metoda Jumlah Unit
Kerja/Posisi

• Kebutuhan SDM dihitung berdasarkan jumlah unit kerja yang ada

dan perkiraan jumlah SDM yang dibutuhkan di unit kerja tsb
berdasarkan jam kerja efektif
• Dibutuhkan 1 penyaji makanan per 1 ruang rawat
inap
 Hari kerja efektif : 5 hari
 Faktor hari libur dsb : 0.2
 Contoh :
Kebutuhan penyaji makanan untuk 10 ruang
rawat :
- Koreksi hari kerja : 7/5 X 1 orang = 1.4 orang
- Koeksi faktor libur = 1.4 + (0.2X1.4) = 1,68 org
- Kebutuhan : 10 ruang X 1.68 = 17 penyaji mak

Catatan : tergantung kapasitas ruang dan jumlah konsumen

METODE WISN
(Workload Indicators Staffing Need)

• Rumus dasar perhitungan :

beban kerja/ tahun

waktu kerja tersedia/tahun

• Perhitungan Beban Kerja :

• Work Sampling

• Time and Motion Study

 METODE WISN
(Workload Indicators Staffing Need)

• Pengembangan metode ISN

• Dalam penghitungan dengan menggunakan metoda ini sudah
memasukkan unsur beban kerja, waktu kerja, kualitas kerja
* Faktor Utama :
1. Beban kerja :
beban kerja utama yang dapat mewakili kegiatan
yang dilakukan tiap jenis tenaga
2. Bobot :
suatu nilai tertentu dipengaruhi faktor jarak dan
waktu
3. Kapasitas :
kemampuan wajar tiap jenis tenaga dalam
mengemban beban kerja selama 1 tahun kalender,
berdasarkan pendidikan dan jenis pekerjaannya
MEtoda WISN

• Rumus dasar perhitungan :

beban kerja/ tahun

waktu kerja tersedia/tahun

• Perhitungan Beban Kerja :

• Work Sampling

• Time and Motion Study

Kelebihan metode WISN :

1. Memperhitungkan beban kerja riil dan kapasitas

masing-masing kategori SDM

2. Membandingkan waktu kerja yang tersedia dengan

waktu yang digunakan untuk setiap uraian tugas dan
langkah langkah kegiatan masing-masing kategori SDM

3. Memperhitungkan kelonggaran waktu untuk kelompok

katagori SDM(FKK) dan individu (FKI).

19
Kelemahan Metode WISN :

1. Sulitnya memperoleh data akurat untuk

memperhitungkan waktu kerja DARI masing-masing
kategori SDM.
2. Tidak adanya catatan yang terekam secara baik atas
hal-hal yang terkait dengan prosedur dan beban kerja.
3. Hasil kompilasi perhitungan kebutuhan berdasarkan
analisa beban kerja selama ini tidak ditindak lanjuti
secara serius oleh pejabat terkait  menimbulkan
kekecewaan.
4. Kurangnya dukungan staf perencana ketenagaan
yang berkualitas dan bekerja penuh baik di pusat
maupun di daerah.

20
MEtoda ANALISIS BEBAN KERJA
(ABK)

Analisis beban kerja adalah metode yang digunakan untuk

menentukan jumlah waktu, usaha dan sumber daya yang diperlukan
untuk menjalankan tugas dan fungsi organisasi
 BEBERAPA PENGERTIAN
1. Volume kerja adalah sekumpulan pekerjaan yang
harus diselesaikan dalam waktu satu tahun
2. Hasil kerja adalah output/produk dari tugas dan
fungsi yang dijalankan oleh pegawai/organisasi
setiap tahun
3. Efektifitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan
antara bobot/beban kerja dan jam kerja efektif
4. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-
nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi
normal
5. Pengukuran kerja adalah teknik yang dilakukan
secara sistematis untuk menetapkan standar
norma waktu kerja
 PENGERTIAN
6. Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang
ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan
7. Waktu kerja efektif (menit) adalah jam kerja
yang harus dipergunakan untuk menjalankan
tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu
luang
8. Waktu luang adalah jam kerja yang
diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak
produktif
9. Standar prestasi kerja adalah nilai baku
kemampuan hasil kerja pejabat/unit kerja secara
normal
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No 19 Th
2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan
Pegawai Negeri Sipil, Jam kerja efektif setelah dikurangi
waktu luang adalah sebagai berikut

1. Jam kerja efektif per hari = 1 hari x 5 jam = 300 menit

2.Jam kerja efektif per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam
= 1500 menit
3. Jam kerja efektif per bulan = 20 hari x 5 jam = 100
jam = 6000 menit
4. Jam kerja efektif per tahun = 240 hari x 5 jam = 1200
jam = 72000 menit
 Tahapan perhitungan
1. Pengumpulan data beban kerja
2. Pengolahan data beban kerja
3. Klarifikasi hasil pengolahan data beban kerja
4. Penetapan dan penggunaan hasil analisis beban kerja
• 1. Penetapan Satuan Kerja dan katagori tenaga

– Tujuan : memperoleh Unit kerja & kategori SDM dalam

menyelenggarakan kegiatan pelayanan

NO UNIT KERJA KATAGORI TENAGA

1 Instalasi Gizi Ka Instalasi (Nutrisionis)
PJ Adlog,SDM (Nutrisionis)
PJ Pelayanan (Nutrisionis)
PJ Produksin (Nutrisionis)
Ahli Gizi (Nutrisionis)
Pramusaji
Pramumasak
Pengadministrasian Umum
Petugas gudang
2. Menetapkan waktu kerja tersedia
Tujuan : memperoleh waktu kerja tersedia tiap
kategori tenaga tiap unit 1 kerja selama 1 tahun

Waktu kerja tersedia = 365 hari – (A+B+C+D) XE

A : Cuti
B : Hari libur nasional
C : Diklat
D : Ketidakhadiran (ijin, sakit, alpa)
E : Waktu kerja/hari
( 7 jam kerja/hari = 6 jam kerja efektif + 1 jam istirahat )
 Waktu Kerja Tersedia

FAKTOR PENGURANG KATEGORI TENAGA

Ahli Gizi Ass A.Gizi

A Jumlah Hari Kerja 312 312 Hari/th
B Hak cuti se tahun 12 12 Hari/th
C Hari Libur Nasional 15 15 Hari/th
D Diklat 7 5 Hari/th
E Ketidakhadiran 6 9 Hari/th

F Waktu Kerja 7 7 Jam/hr

Hari Kerja Tersedia 265 264 Hr krj/th
Waktu Kerja Tersedia 1855 1848 Jam/th

111,30 110,88 Mnt/th

3. Menyusun Standar Beban kerja

Tujuan : diperoleh volume/kuantitas kegiatan pokok

yg dapat dikerjakan selama 1 thn tiap
kategori tenaga di tiap unit kerja sesuai waktu
kerja tersedia

Waktu kerja tersedia

Standar Beban Kerja =
Rata-rata waktu/kegiatan pokok
KATEGORI TENAGA KEGIATAN POKOK KUANTITAS
KEGIATAN
Ahli Gizi Ruang Pelayanan asuhan Gizi Standar 3375
Rawat Inap Pelayanan Asuhan Gizi Komplek 3693
Pelayanan Asuuhan Gizi Khusus 3478
Perencanaan Kebutuhan (RKAP) 11
Perencanaan Kebutuhan per 10 hari 432
Perencanaan Kebutuhan triwulan 14
Menyalurkan BHP 676
Pembinaan SDM 60
Penilaian SDM 5
Laporan Bulanan 624
Evaluasi Kegiatan harian 277
Rapat/pertemuan 12
Temu Ilmiah 52
Bimbingan PKL (Awal & Lanjut) 516
Bimbingan laporan PKL 37
Bimbingan PBL 100
Jumsih 52

Jumlah
KATEGORI TENAGA KEGIATAN POKOK KUANTITAS
KEGIATAN
Assisten Ahli Gizi Perencanaan kebutuhan PASI/MC harian 30660
Pembuatan PASI/MC per pasien 30660
Perubahan PASI/MC per pasien 7300
Laporan pemakaian PASI/MC harian 730
Perencanaan kebutuhan PASI/MC per 10 hari 72
Laporan bulanan 24
Monitoring SDM harian 276
4. Menyusun Standar Kelonggaran

Tujuan : diperoleh kebutuhan waktu tiap kategori

tenaga untuk menyelesaikan tiap faktor kelonggaran
atau kegiatan yang tidak/kurang terkait langsung atau
tidak dipengaruhi tinggi rendahnya kuantitas atau
jumlah kegiatan pokok/pelayanan

Jml rata2 waktu/faktor kelonggaran

Standar Kelonggaran =
Waktu kerja tersedia
6. Menetapkan rata-rata waktu untuk penyelesaian
pekerjaan tiap kategori tenaga

Tujuan :
tersusun rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan tiap
kategori tenaga sesuai standar pelayanan & kompetensi
Diperoleh dari work sampling atau time motion study

Misalnya :
Berdasarkan work sampling , maka seorang cook senior
menyelesaikan pekerjaannya dengan waktu rata-rata 410
menit per hari
 PERHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA

Tujuan : tersusun kebutuhan tenaga berdasrkan beban

kerja/kegiatan tiap satuan kerja

Rumus :

= total kuantitas produk + standar kelonggaran

standar beban kerja
1. Evaluasi

* Tujuan : - promosi , peningkatan pendidikan,

rotasi tugas, mutasi pegawai, sanksi
& reward

* Cara : - Sistem melekat

- Melalui berbagai perangkat/instrumen/
formulir penilaian secara berkala
Misal : DP3 , Formulir penilaian harian,
penilaian kineja, dsb
2. Diklat
Tujuan :
* peningkatan kinerja
* peningkatan pengetahuan & wawasan
ilmiah
* ketrampilan
* perubahan sikap & perilaku yg positif
• Sesuai kebutuhan
• Sesuai perkembanganilmu dan teknologi
• Jenis diklat :
- Non-formal
- Formal
Diklat No-Formal

1. Orientasi tugas
Tujuan :
• Pengenalan lingkungan & sistem kerja
• pengenalan tugas yang akan dilakukan
2. Kursus-kursus
Tujuan : peningkatan wawasan & ketrampilan
pegawai
3. Simposium, seminar, dsb
Tujuan : peningkatan kapasitas dan wawasan
keilmuan sehingga pegawai lebih profesional
Diklat Formal

 Pendidikan berkesinambungan/dikjut,
menunjang profesi dan jabatan (fungsional &
struktural)
 Sesuai dengan bidangnya
 Jenis :
* Tenaga Profesi
- Gizi klinik, gizi institusi, kes mas,
magister RS, dsb
* Tenaga profesi non-gizi
- NHI/STP, administrasi,, dsb
* Tenaga pelaksana teknis
TUGAS MANAJEMEN SDM :

1. Buat struktur organisasi (untuk mendapatkan

tingkat/level jabatan)
2. Buat analisa jabatan sesuai struktur organisasi tsb
3. Buat iklan untuk salah satu jabatan dalam struktur
jabatan tsb
4. Hitung kebutuhan tenaga dengan menggunakan
metoda ISN dan rasio (sesuai institusi masing-
masing)
 LATIHAN :

• Sebuah catering melayani rata-rata/hari 100

konsumen/kien, kerja efektif 7 jam/hari dan hari efektif
pelayanan 5 hari/minggu, jenis hidangan yang
diproduksi sebanyak 10 item, sedangkan waktu yang
digunakan untuk kegiatan yang tidak langsung adalah 1
jam setiap minggu. Jumlah hari tidak efektif meliputi :
cuti 12 hari, Libur Hari Besar =13 hari/tahun ; ijin 5
hari/tahun; sedangkan waktu yang digunakan untuk
tiap hidangan 8 menit. Hitung kebutuhan tenaga
dengan metode : ABK
•