PENYUSUNAN

PETA JABATAN DAN

ANALISIS BEBAN
KERJA
Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Lampung
Maret 2017
 MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS • NAMA JABATAN

POKOK ANALISIS INFORMASI
• IKHTISAR JABATAN
DAN JABATAN JABATAN
FUNGSI • URAIAN TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI
PETA JABATAN
 PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan

struktural dan fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi
 KOMPONEN PETA JABATAN

Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:

 Struktur Organisasi
 Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)
 Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)
 Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)
 Tugas dan Fungsi Unit Organisasi
 CONTOH PETA JABATAN
Struktur Organisasi
Rekapitulasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan
Kekuatan Pegawai
Beban kerja
berdasarkan Tugas dan
Fungsi Unit Organisasi

Nomenklatur Fungsional
beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai
ANALISIS BEBAN KERJA
 ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu
 KEGUNAAN

 Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

 Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
 Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai
beban kerja
 Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai
 Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit
yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan
pegawai;
 Bahan penentuan kebutuhan diklat
 METODE ABK
KUESIONER

 Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas

 Tugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARA

 Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan

tugas tambahan
 Sampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

 Lembar observasi (check list)
 Lokasi tempat kerja.
 STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

 Satuan Waktu (Norma Waktu)

ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

 Satuan Hasil (Norma Hasil)

HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
 PENDEKATAN ABK

1 HASIL KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik
yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 200 Data
Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari

Beban Kerja 200 Data

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
 LANJUTAN…

2 OBJEK KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek
yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari

Objek Kerja 80 Pasien

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan) // (1,50 dibulatkan = 2)
 LANJUTAN…

3 PERALATAN KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan
kerjanya. Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis

20 Bis 20 Bis 20 Bis

K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir
1 Bis 1 Bis 5 Bis
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
 LANJUTAN…

4 TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada

jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam
jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
 Uraian tugas
 Satuan hasil
 Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
 Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
 Waktu kerja efektif
 METODE TUGAS PER TUGAS

1 URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa
dikerjakan (why)

2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan

menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor,
antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
 LANJUTAN…

3 WAKTU KERJA EFEKTIF

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu = 37,5 jam
Satu Minggu = 5 hari
Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari = 7,5 jam/hari
Allowance (Waktu Boros) = 30 %
Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit

Pola 5 Hari Kerja :

 Per Hari : 1 x 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit
 Per Bulan : 20 x 300 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit
 LANJUTAN…

4 VOLUME / BEBAN KERJA

Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam

waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan

JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja

=
PER JABATAN Waktu Kerja Efektif
 FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu Pegawai
Waktu Beban/
Hasil Penyele- Yg
No Uraian Tugas Kerja Volume Ket.
Kerja saian Dibu-
Efektif Kerja
Rata2 tuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Waktu
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
Penyelesaian
penyelesaian suatu tugas jabatan
Rata2
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
Efektif efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban/Volume Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
Kerja bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
Dibutuhkan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

Waktu Volu- Pegawai

Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
Laporan 72.000 600
1 Pusat dan Daerah sudah sesuai 15 menit 0,125
Checklist menit Instansi
dengan format formulir yang
ditentukan agar data akurat
 CONTOH (2)

Waktu Volu- Pegawai

Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Instansi Pusat dan Daerah
Rekap 72.000 600
2 dengan cara mengelompokkan 30 menit 0,250
Data menit Instansi
sesuai dengan instansi dan
jabatannya agar memudahkan
dalam pencarian data
Mengolah data usulan formasi
Informasi
berdasarkan jenis jabatan 72.000 600
3 per Jenis 45 menit 0,375
untuk membuat bahan menit Instansi
Jabatan
pertimbangan
 CONTOH (3)
Waktu Volu- Pegawai
Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis
Formasi Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
72.000 600
4 bahan pembuatan kebijakan Laporan 45 menit 0,375
menit Instansi
formasi dan pertimbangan
alokasi tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah
Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi tambahan
Draft
formasi pegawai Instansi Pusat 3.000 72.000
5 Pertim- 1 0,042
dan Daerah berdasarkan data menit menit
bangan
usul formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN
 CONTOH (4)
Waktu Volu- Pegawai
Waktu
Hasil Penye- me/ Yg
No Uraian Tugas Kerja Ket
Kerja lesaian Beban Dibutuh-
Efektif
Rata2 Kerja kan
Membuat laporan statistik
mingguan mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan 1.500
6 Laporan 60 menit 1 0,040
Daerah berdasarkan data usul menit
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui 6.000
7 Kegiatan 30 menit 1 0,005
dan memproteksi data agar menit
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
300 3
8 atasan baik lisan maupun Kegiatan 30 menit 0,300
menit Tugas
tertulis untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Jumlah 1,512
 TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi Σ IKJ

=
Jabatan Σ PJ x WKE

Keterangan
 IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu)
 PJ : Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif

Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)

 A = sangat baik apabila TEJ > 1
 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99
 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89
 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
 E = kurang apabila TEJ < 0,50
 TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT