TUGAS POKJA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN PUSKESMAS

N
O

BAGIAN

KEGIATAN

OUTPUT/DOKUMEN INTERNAL

ELEMEN

PUSKESMA
S

Tata kelolah
Analisis kebutuhan pendirian puskesmas
Bukti pertimbangan tata ruang daerah
Bukti pertimbangan rasio jumlah penduduk dan
ketersediaan pelayanan
Ijin operasional
Bangunan Puskesmas
Permanen, tdk bergabung dg tempat tinggal,
sesuai dg persyaratan

IMB, HO,
Dari Bappeda
Dari Bappeda (permenkes
75/2015)
Dokumen ijin operasional

2.1.1.1
2.1.1.2
2.1.1.3

Gambar puskesmas (blue

print)

Membuat Denah (luar dan dalam gedung)

Denah puskesmas

Mengatur ruangan untuk mengakomodasi orang

disabilitas

Foto-foto ruangan

2.1.2.1
2.1.2.2
2.1.2.3
2.1.3.1
2.1.3.2
2.1.3.3

Kepala
Puskesmas

2.1.1.4

Program dan pelayanan pengembangan

- Mengadakan pertemuan dengan stakeholder
- Undangan, daftar hadir,
tentang pelayanan dan program serta inovasi
notulen
puskesmas (kapus memaparkan permasalahan
program dan pelayanan puskesmas).

1.1.3.1
1.2.2.1
1.2.2.2
1.2.5.6

- Menyusun proposal kegiatan inovasi untuk

pelayanan dan program puskesmas

1.1.3.1
1.2.2.2

- Proposal kegiatan inovasi

program dan pelayanan
puskesmas

- SK kegiatan inovasi untuk pelayanan dan

program puskesmas

- SK kegiatan inovasi untuk

pelayanan dan program
puskesmas
- Laporan kegiatan inovasi

- Menerima laporan pelayanan dan program

inovasi dari pemegang program dan pelayanan
pengarahan
- Menyusun SOP pengarahan
- SOP pengarahan
- Melaksanakan kegiatan pengarahan
- Notulen pengarahan
- Buku konsultasi tiap staf
- Buku harian kapus
2

Kapus, Ka - Memiliki SK kegiatan monev dan dilampiri

TU, PJ UKP,
instrumen monev
UKM ess,
Pj UKM
Pengemb,
dan PJ
Jaringan
- Menyusun SOP Monev

- SK kegiatan Monev dan

dilampiri instrumen monev jg
termasuk kesesuaian dg
jadual pelayanan

- SOP monev administrasi,

pelayanan, program, dan
jaringan puskesmas
- Menyusun KAK Monev administrasi, program dan - KAK Monev administrasi,
Pelayanan serta jaringan
program dan Pelayanan
- Melaksanakan monev sesuai KAK
- Buku agenda monev
- Mengisi daftar hadir monev

- Buku daftar hadir monev

- Mengisi buku tamu monev (administrasi,

program, pelayanan dan jaringan puskesmas)
- Mengisi instrumen monev sesuai dengan
sasaran monev

- Buku tamu di masing-masing

sasaran monev
- Hasil isian instrumen monev

- Melakukan rapat tinjauan manajemen untuk

- Undangan, daftar hadir,

1.1.3.1

1.1.3.2
1.1.3.3
2.3.7.1
2.3.7.2
2.3.12.3
2.3.12.4
2.3.12.5
1.1.5.2

1.1.5.1
1.1.5.3
1.1.5.1
1.1.5.1
1.2.5.5
1.1.5.1
1.2.5.5
1.1.5.1
1.2.5.5
1.1.5.1
1.2.4.3
1.2.5.5
1.1.5.4

membahas evaluasi dan melakukan kajian hasil

notulen tinjauan manajemen
SOP
melakukan kajian dan
monev
tindak lanjut terhadap
masalah-masalah spesifik
dalam penyelenggaraan
program dan pelayanan

Ka TU

1.2.5.3

- Menyusun laporan evaluasi hasil monev dan RTL - Laporan evaluasi dan kajian
hasil evaluasi monev
hasil monev dan RTL

1.1.5.4
1.2.5.4

- Menyusun standar pelayanan UKM/UKP

2.3.11.2

- Menyusun SK - SK

- Membuat brosur, flyer, papan pemberitahuan,

poster tentang pelayanan puskesmas

- SK komunikasi internal dan SOP

- SK komunikasi eksternal dan SOP
Struktur Organisasi, visi misi, tujuan dan tata
nilai

- Standar administrasi,
pelayanan, program (UKP &
UKM)
- SK jenis, jam, biaya pelayanan

- SK Tim Manajemen mutu dan

uraian tugas
- SK kegiatan inovasi untuk
pelayanan dan program
puskesmas
- SK pencatatan dan pelaporan
- Brosur
- Flyer
- Papan pemberitahuan
- poster
-

1.1.1.1
1.2.1.1
1.2.1.2

2.3.7.4
1.1.1.1
1.1.1.2
1.2.1.1
1.2.1.2
2.3.12.1
2.3.12.2

Staf TU :
SDM

- Pertemuan evaluasi SO, visi misi, tujuan dan tata - Undangan, daftar hadir,
nilai, puskesmas bahan yg digunakan SO lama,
notulen
permenkes 75 dan ABK
- Membuat surat pengajuan ke Dinkes untuk
- Surat keluar ke Dinkes disertai
penetapan SO
lampiran berita acara
pertemuan dan rancangan
SO
- SK kadinkes
- Membuat Banner SO visi misi puskesmas,
- Banner SO visi, misi, tujuan,
pelayanan dan program
motto puskesmas,
administrasi pelayanan dan
program.
- Menyusun SOP alur koordinasi dan komunikasi
- SOP alur koordinasi dan
(terkait struktur organisasi)
komunikasi
- Menyusun SOP komunikasi visi, misi, tujuan dan - SOP komunikasi visi, misi,
tata nilai
tujuan dan tata nilai
- Menyusun SOP tentang peninjauan kembali visi - SOP tentang peninjauan
misi tujuan dan tata nilai
kembali visi misi tujuan dan
tata nilai
- Menyusun Pedoman pengendalian dokumen
- Pedoman pengendalian
dokumen
- Menyusun SK pedoman pengendalian dokumen - SK pengendalian dokumen
- Menyusun SOP pengendalian dokumen
- SOP pengendalian dokumen
- Menyusun tata naskah dinas
- Pedoman tata naskah dinas
- Membuat SK atau SP semua staf
- SK/SP untuk penanggung
jawab dan petikan surat ke
semua staf.

2.3.3.1
2.2.1.1
2.3.6.1
2.3.1.1
2.3.3.2

3.3.7.3

2.3.1.3
2.3.6.2
2.3.6.3

2.3.11.4
2.3.11.4
2.3.11.4
2.3.11.5

2.2.1.2
2.2.1.3
2.2.2.2
2.2.2.4
2.2.3.2

- Membuat SK uraian tugas dan persyaratan

kompetensi

- SK uraian tugas dan

persyaratan kompetensi

- Membuat profil kepegawaian (kapus dan staf)

- Profil kepegawaian

Melakukan ABK
Evaluasi ABK
Evaluasi Tupoksi
Kelengkapan file (Ijazah, SK, SIP, dsb)

Rencana Peningkatan dan Pengembangan

- Membuat rencana peningkatan dan
pengembangan SDM
- Menyusun SOP Diklat
- Evaluasi hasil pelatihan

4
5

- Orientasi
- Menyusun SK kewajiban Orientasi bagi pegawai
baru
- Menyusun KAK orientasi
-

Staf TU :
SIK/SP2TP
Staf TU : Keuangan
Staf TU : Rumah
Tangga

Format dan rekapan ABK

Laporan evaluasi ABK
Laporan evaluasi
Kelengkapan file (ordner)

- Rencana pengembangan SDM

- SOP Diklat
- Bukti melakukan hasil
pelatihan
- SK kewajiban Orientasi bagi
pegawai baru
- KAK orientasi pegawai baru
-

2.2.1.2
2.2.1.3
2.2.2.2
2.2.2.4
2.3.2.1
2.3.2.2
2.3.4.1
2.3.8.1
2.2.1.1
2.2.1.4
2.2.2.1
2.2.2.3
2.3.2.3
2.2.2.5
2.3.4.4
2.3.4.5
2.3.4.2
2.3.4.3
2.3.5.3
2.3.4.6

2.3.5.1
2.3.5.2

(bendahar
a barang)
PUSKESMA
S

Tata kelolah
Analisis kebutuhan pendirian puskesmas
Bukti pertimbangan tata ruang daerah
Bukti pertimbangan rasio jumlah penduduk dan
ketersediaan pelayanan
Ijin operasional
Bangunan Puskesmas
Permanen, tdk bergabung dg tempat tinggal,
sesuai dg persyaratan

IMB, HO,
Dari Bappeda
Dari Bappeda (permenkes
75/2015)
Dokumen ijin operasional

2.1.1.1
2.1.1.2
2.1.1.3

Gambar puskesmas (blue

print)

Membuat Denah (luar dan dalam gedung)

Denah puskesmas

Mengatur ruangan untuk mengakomodasi orang

disabilitas

Foto-foto ruangan

2.1.2.1
2.1.2.2
2.1.2.3
2.1.3.1
2.1.3.2
2.1.3.3

- Menginventarisir prasarana, peralatan, sarana

puskesmas
- Membuat KAK pemeliharaan prasarana,
peralatan, dan sarana puskesmas
- Membuat SOP pemeliharaan

- Doukmen inventarisir yang

difile dan ditempel setiap
ruangan.
- KAK pemeliharaan dan monev
- SOP pemeliharaan

2.1.1.4

2.1.4.1
2.1.5.1
2.1.4.2
2.1.5.2
2.1.4.3
2.1.4.4
2.1.5.3
2.1.5.4

- Membuat SOP monev

- SOP monev

2.1.4.3
2.1.4.4
2.1.5.3
2.1.5.4

- Melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan

monev sesuai dengan KAK

- Buku pelaksanaan
pemeliharaan
- Buku pelaksanaan monev

2.1.4.3
2.1.4.4
2.1.5.3
2.1.5.4

- Melakukan evaluasi hasil pemeliharaan dan

monev

- Laporan evaluasi kegiatan

2.1.4.5
2.1.5.5

- Menyusun rencana tindak lanjut

- RTL

2.1.4.5
2.1.5.5

- Melakukan TL perbaikan

- TL perbaikan

2.1.4.5
2.1.5.5

- Menyusun rencana alat yang akan dikalibrasi

- Rencana kegiatan alat yang

akan dikalibrasi
- Daftar alat
- Surat permohonan ke Dinkes
- Bukti kalibrasi
- Surat permohonan ke dinkes
untuk diuruskan perijinan
alat
- SK Tim Manajemen mutu dan
uraian tugas
-

2.1.5.6

- Pedoman/manual mutu
puskesmas

2.3.11.1

- Membuat permohonan ijin alat yang perlu ijin

Tim
- Memiliki SK Tim manajemen mutu
Manajeme
n Mutu
Puskesmas
- Menyusun pedoman mutu

2.1.5.7

- Menyelenggrakan rapat tinjauan manajemen

- SOP rapat tinjauan manajemen

- Daftar hadir, notulen

TIM Survey- Memiliki SK komunikasi eksternal puskesmas

dan umpan balik dari masyarakat
7

- SK komunikasi eksternal
puskesmas dan umpan balik
dari masyarakat
- Memiliki SK Tim manajemen mutu
- SK Tim Manajemen mutu dan
uraian tugas
- SOP kegiatan tim manajemen
mutu
- SK pemberdayaan masyarakat
dalam merencanakan dan
melaksanakan program dan
kegiatan puskesmas
- SK komunikasi dengan sasaran
program
- KAK SKM, SPM, SMD, MMD
- Mengadakan survey kepuasan masyarakat (SKM) - SOP Survey kepuasan
masyarakat (SKM)
- SK kapus tentang kegiatan
SKM dengan lampiran
instrumen SKM
- Hasil SKM
- Analisis SKM
- RTL
- TL

- Mengadakan Survey Pengaduan masyarakat

- SOP Survey Pengaduan

Masyarakat (SPM)
- SK kapus tentang kegiatan
SPM dengan lampiran
instrumen SPM

2.3.12.3
2.3.12.4
2.3.12.5
1.2.6.1

1.1.1.4
1.1.2.1
2.3.8.2
2.3.8.3

1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.3.1
1.2.3.2
1.2.3.3
1.2.6.1
1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.6.1

- Koordinasi dengan pemegang program Desa

Siaga untuk kegiatan SMD di semua desa

- Koordinasi dengan pemegang program Desa

Siaga untuk kegiatan MMD di semua desa

Hasil SPM
Analisis SPM
RTL
TL
SOP Survey Mawas Diri (SMD)
SK kapus tentang kegiatan
SMD dengan lampiran
instrumen SMD
Hasil SMD untuk semua desa
Analisis SMD
RTL
TL

- SOP Musyawarah Masyarakat

Desa (MMD)
- Hasil pertemuan MMD
(undangan, daftar hadir,
notulen)
- Laporan kegiatan MMD ( fotofoto kegiatan)

- Koordinasi dengan kapus dan pemegang wilayah - SOP mengikuti musrenbangdes

untuk kegiatan musrenbangdes dan
dan kecamatan
- Notulen
musrenbang kecamatan
- Hasil musrenbang desa dan
kecamatan

TIM
- Memiliki SK Tim Manajemen dan uraian tugas
Pengaduan
yag jelas
- Membuat SOP pengaduan

- SK Tim manajemen
- SOP pengaduan

1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.6.1
1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.6.1
1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.6.1
1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.1.4
1.1.2.1
1.2.6.1

- Membuat tempat pengaduan

- Membuat banner alur pengaduan

- Tempat informasi, pengaduan

dan petugas pengaduan
- Alur pengaduan ditempel

- Melakukan pencatatan di buku pengaduan

- Buku pengaduan

- Membuat kotak pengaduan

- Kotak pengaduan

- Membuat no telp

- No. telp

- Membuat FB, email, Blok/web puskesmas

- Alamat FB, email, Blok/Web

Puskesmas

- Membuat kotak kepuasan

- Kotak kepuasan

- Membuat evaluasi tahunan

- Laporan evaluasi tahunan

- Menyusun RTL dan TL perbaikan

- RTL dan TL perbaikan

TIM AUDIT - Memiliki SK TIM manajemen mutu dan uraian

INTERNAL
tugas yang jelas
- Menyusun KAK kegiatan audit internal

- SK TIM manajemen mutu dan

uraian tugas yang jelas
-

1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.1.4
1.1.2.1
1.2.3.5
1.2.3.6
1.1.1.4
1.1.2.1
1.2.3.5
1.2.3.6
1.2.3.4
1.2.3.5
1.2.3.6
1.2.3.4
1.2.3.5
1.2.3.6
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.6.1
1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
2.3.9.1
2.3.9.1

- Menyusun SOP penilaian kinerja (tim

manajemen)
- Pelaksanaan Audit internal
- Hasil audit internal
- Evaluasi audit internal
- Menyusun RTL
- TL perbaikan
- SK tim manajemen puskesmas

Tim
Manajeme
n
Puskesmas
- Pertemuan penyusunan RUK RPK dengan
semua staf (administrasi, pelayanan, dan
program) tahun 2015 lalu

- Pertemuan penyusunan RUK RPK dengan tim

manajemen (RUK-RPK) tahun 2015

- Pertemuan penyusunan jadual pelaksanaan

pelayanan dan program

2.3.9.1

- SK Tim Manajemen Puskesmas

dan uraian tugasnya
- SOP penyusunan RUK - RPK
- Bahan evaluasi dan analisis
PKP dan RUK dari :
- Bagian administrasi
(termasuk semua tim)
- Bagian pelayanan
- Bagian program
- Undangan, daftar hadir,
notulen
- Undangan, daftar hadir,
notulen
- RUK tahun 2015 dan 2016
- RUK tahun 2017
- RPK tahun 2015
- RPK tahun 2016
- Undangan, daftar hadir,
notulen,
- Jadual pelayanan dan program
(lebih terperinci dari RPK)
dasar penyusunan KAK
program dan jadual

1.1.1.5

1.1.1.6
1.1.4.1
1.1.4.2
1.1.4.3
1.1.4.4
1.1.4.5
1.3.2.4
1.2.4.1
1.2.4.2

- Pertemuan minilokakarya bulanan (Januari

Desember)
-

pelayanan
- SK jadual pelayanan dan
program
- SOP minilokakarya bulanan
- Undangan, daftar hadir,
notulen

- Pertemuan minilokakarya tribulanan (april, Juli,

Sepember, Januari)
-

- SOP minilokakarya tribulanan

- Undangan, daftar hadir,
notulen

- Menyusun SK tentang uraian tugas dari masing- - SK tentang uraian tugas dari
masing pihak
masing-masing pihak
- Mengevaluasi peran pihak terkait
- SOP evaluasi pihak-pihak
terkait
- Laporan evaluasi masingmasing pihak terkait
- Pertemuan penyusunan PTP dengan Tim
- Undangan, daftar hadir,
Manajemen
notulen
- Dokumen PTP

1.2.5.1
1.2.5.9
1.3.2.2
1.3.2.3
2.3.10.1
2.3.10.3
2.3.12.3
2.3.12.4
2.3.12.5
1.1.1.4
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.2.6.1
1.2.6.2
1.2.6.3
1.2.6.4
2.3.10.1
2.3.10.3
2.3.10.2
2.3.10.4

1.1.1.6
1.1.4.1
1.1.4.2
1.1.4.3
1.1.4.4

- Pertemuan penyusunan laporan tahunan dengan - Undangan, daftar hadir,

Tim Manajemen (Bulan Desember)
notulen
- Dokumen laporan tahunan

- Pertemuan tim manajemen pembahasan tentang - SK kepala Dinas Kesehatan

PKP tahun 2015 (bulan Nopember atau awal
tentang indikator penilaian
buan Desember 2015)
kinerja.
- SK Kepala Puskesmas tentang
indikator penilaian kinerja
(adopsi SK kadinkes)
- Menyusun KAK PKP
- KAK PKP
- Pelaksanaan PKP tingkat Puskesmas (bulan
- SOP penilaian kinerja
Desember akhir) setiap bulan dilakukan tim
puskesmas
SOP
evaluasi penilaian kinerja
audit internal
puskesmas
- Dokumen PKP
- Menyelenggarakan kegiatan PKP dr Dinas
Kesehatan
- Kembali ke No. 1 Januari tahun 2016
- Pertemuan evaluasi hasil PKP
- Merencanakan kaji banding terkait dengan hasil
evaluasi pelayanan/program PKP yang kurang
ke Puskesmas yang memiliki hasil yang baik.

1.1.4.5
1.1.1.6
1.1.4.1
1.1.4.2
1.1.4.3
1.1.4.4
1.1.4.5
1.1.5.2
1.3.1.2
1.3.1.3
1.3.1.4
2.3.9.1
1.3.1.5
1.3.1.1
1.3.1.5
1.3.2.5
2.3.6.4
2.3.7.2

- Daftar hadir, notulen

- Umpan balik dari dinas
kesehatan
- Dokumen PKP revisi
-

1.3.2.1
1.3.2.5

- Daftar hadir, notulen

- Umpan balik dari dinas
kesehatan
- Dokumen PKP revisi
- SOP kaji banding
- SK kaji banding
- KAK kaji banding

1.3.2.5

1.3.2.1

1.3.2.2

- Melaksanakan kegiatan kaji banding

- Mengadakan pertemuan hasil evaluasi kaji
banding
Tim
- Memiliki SK Tim Manajemen mutu dan uraian
Keselamat
tugas yang jelas
an dan PPI
- Memiliki SK tentang penerapan manajemen
resiko Puskesmas
- Memiliki SK tentang instrumen monev
keselamatan dan PPI puskesmas
- Menyusun Pedoman keselamatan pasien
(Manajemen, UKP, dan UKM)
- Menyusun Pedoman PPI
- Menyusun KAK kegiatan tim keselamatan dan
PPI
- Menyusun SOP manajemen resiko

- Melaksanakan kegiatan berdasarkan KAK dan

Mencatat hasil kegiatan
- Mengevaluasi hasil kegiatan dalam pertemuan
rapat tinjauan manajemen dan menyusun RTL

- Surat permohonan kaji

banding
- Data kinerja yang akan
dibandingkan
- Notulen
- Dokumen foto
- Undangan, daftar hadir,
notulen
- Laporan dan RTL perbaikan
kinerja
- SK Tim Manajemen mutu dan
uraian tugas yang jelas

1.3.2.2
1.3.2.3

2.3.13.2

- Memiliki SK tentang penerapan

manajemen resiko
Puskesmas
- SK tentang instrumen monev
keselamatan dan PPI
puskesmas
- Pedoman keselamatan pasien
(Manajemen, UKP, dan UKM)
- Pedoman PPI
- KAK kegiatan tim keselamatan
dan PPI
- SOP-SOP manajemen resiko
- SOP kajian dampak negatif

2.3.13.2

- Instrumen Monev keselamatan

dan PPI
- Buku Monev
- Daftar hadir Monev
- Daftar hadir, notulen
- Laporan hasil evaluasi dan RTL

2.3.13.3

2.3.13.2

2.3.13.2
2.3.13.2
2.3.13.2
1.2.5.10
2.3.13.1

2.3.13.3

- Melaksanakan TL perbaikan
-

- TL perbaikan
- Buku konsultasi

2.3.13.3

1.2.5.8