KELOMPOK 3

Erlin Novita Sari (1506750900)

Fahru Abdhul Aziz (1506680794)

Hasan Aji Bima (1506752162)

Novi Rahmawati (1506680743)

Salwa (1506680775)

Rona Bayoe Segaran (1506737395)

3.4.7 Pengelolaan rekod dengan proses metadata

Metadata dalam proses pengelolaan rekod perlu didokumentasikan untuk memastikan

keintegritasan dan keaslian rekod, sehingga semua perubahan yang terjadi dapat direkam dan
disimpan dengan baik, jika sewaktu-waktu ada unit atau individu yang membutuhkan
kelengkapan rekod. Rekod dapat ditemukan dalam berbagai lapisan bentuk agregasi, seperti
sebagai dokumen, item, file atau seri. Metadata pengelolaan rekod harus diterapkan ke dalam
semua tingkat agregasi bentuk rekod. Meskipun Rekod dapat diperbaiki dan tidak dapat
diganggu gugat, metadata pengelolaan rekod akan terus bertambah/berkembang sepanjang
(menyesuaikan) masa administrasi rekod tersebut, dan terus-menerus berkaitan dengan fungsi
atau bentuk asli isi rekod untuk memastikan bahwa catatan itu asli dan tidak berubah, dan dapat
dipertanggungjawabkan apabila ingin digunakan sewaktu-waktu.

Sistem pengelolaan rekod elektronik harus:

1. Menciptakan metadata pengelolaan rekod, yang menyertakan elemen seperti jenis

tindakan pengelolaan, sasaran pengguna yang mengelola, dan keterangan waktu
pengelolaan.
2. Pelacak peristiwa, dilakukan setelah fungsi metadata telah diaktifkan, tanpa intervensi
manual, dan simpan dalam informasi metadata.
3. Memertahankan metadata selama yang diperlukan.
 4. Membuat metadata untuk semua perubahan, dilakukan untuk agregasi elektronik rekod,
rekod elektronik individu, dan semua proses metadata pengelolaan rekod yang terkait
dengan perincian sebelumnya.
5. Mendokumentasikan semua perubahan yang dilakukan ke parameter administratif
6. Mampu menangkap dan menyimpan informasi metadata tentang tindakan seperti tanggal
dan waktu pengambilan semua rekod elektronik, reklasifikasi rekod elektronik dalam
volume elektronik lainnya, reklasifikasi agregasi elektronik dalam skema klasifikasi,
setiap perubahan pada otoritas pembuangan agregasi elektronik, setiap perubahan yang
dibuat pada metadata manajemen rekod yang terkait dengan agregasi atau catatan
elektronik, keterangan waktu dan perubaan pada hak akses, dll.
7. Memastikan bahwa metadata tersedia untuk diperiksa berdasarkan permintaan, sehingga
peristiwa tertentu dapat diidentifikasi dan semua data terkait dapat diakses, dan ini dapat
dicapai oleh pihak eksternal yang berwenang yang memiliki sedikit atau tidak mengenal
sistem.
8. Dapat mengekspor metadata untuk rekod tertentu dan rekod terpilih tanpa
mempengaruhi metadata yang disimpan oleh sistem pengelolaan rekod elektronik.
9. Mampu menangkap dan menyimpan pelanggaran terkait dengan mekanisme kontrol
akses rekod.
10. Mampu untuk memberikan laporan untuk tindakan pada rekod dan agregasi yang diatur
berdasarkan catatan atau agregasi, oleh pengguna dan dalam urutan kronologis.
11. Memastikan fasilitas metadata dapat dikonfigurasi oleh administrator sehingga fungsi
yang disimpan secara otomatis dapat dipilih. Sistem harus memastikan bahwa pilihan ini
dan semua perubahannya disimpan dalam metadata.
12. Mampu memberikan laporan untuk tindakan pada agregasi dan rekod yang disusun oleh
unit kerja dan (jika secara teknis sesuai) oleh alamat jaringan.
13. mengizinkan administrator untuk mengubah elemen metadata pengelolaan rekod yang
dimasukkan pengguna. Informasi tentang perubahan tersebut harus disimpan dalam
metadata.

3.4.8 Pelacakan Gerakan Rekod

Lokasi dapat merujuk ke lokasi fisik untuk rekod jenis hibrida atau lokasi dalam struktur
klasifikasi atau struktur file untuk rekod elektronik. Sistem pengelolaan rekod elektronik harus:

1. Menyediakan fitur pelacakan untuk memantau dan merekam informasi tentang lokasi dan
pergerakan agregasi elektronik dan non-elektronik.
 2. Catat informasi tentang perubahan termasuk identifikasi unik dari agregasi atau catatan,
ketereangan lokasi saat ini serta sejumlah lokasi sebelumnya yang ditetapkan oleh
pengguna (lokasi harus ditentukan oleh pengguna), tanggal pengiriman pemindahan dari
lokasi, tanggal penerimaan tranfer ke lokasi dan pengguna yang bertanggung jawab atas
pemindahan rekod tersebut.
3. Mempertahankan akses ke konten rekod elektronik, termasuk kemampuan untuk
membuat dan pemeliharaan struktur serta bentuk pemformatannya dari waktu ke waktu
melalui perangkat lunak aplikasi kantor.

3.5 Manajemen rekod hybrid

3.5.1 Manajemen rekod elektronik dan non-elektronik

File hybrid

Hubungan antara file dalam format fisik dan rekod dalam format elektronik sangat
berbeda. Karena rekod fisik (seperti file berbasis kertas) tidak dapat didaftarkan langsung ke
dalam sistem. Di dalam sistem harus disediakan metadata yang dapat mempertahankan hubungan
antara file fisik dengan elektronik. Umumnya penanda atau metadata yang dibuat akan
mengidentifikasi judul, memberikan tanda unik dari setiap rekod fisik, menguraikan konten
rekod, dan memberikan informasi lokasi untuk temu kembali rekod.

File hybrid adalah kumpulan file fisik dan rekod elektronik (misalnya, file elektronik)
yang saling berkaitan karena memiliki fungsi, aktivitas dan fungsi yang sama. File ini harus
dikelola sebagai satu kumpulan rekod. Pengelolaan jenis file ini melibatkan penggabungan antara
manajemen file elektronik dengan manajemen file fisik.

Rekod Hybrid

Rekod elektronik dapat dihubungkan dengan rekod atau file fisik melalui hubungan
metadata yang terikat erat untuk membentuk rekod hybrid. Tautan metadata antara rekod
elektronik dan fisik akan ditetapkan melalui penanda, yang akan mengidentifikasi rekod fisik dan
lokasinya. Pennda dapat dilampirkan langsung ke dalam komponen rekod elektronik.

Sistem manejemen rekod elektronik HARUS memperhatikan hal sebagai berikut:

 1. Dapat mendefinisikan skema klasifikasi dan volume rekod non-elektronik
2. Mengizinkan kedua jenis rekod tersebut untuk dapat dikelola secara terpadu
3. Memastikan bahwa temu kembali rekod non-elektronik dapat menampilkan metadata dari
rekod elektronik maupun non-elektronik yang saling berkaitan.
4. Mendukung pelacakan agregasi non-elektronik dengan penyediaan fasilitas permintaan,
check-out dan check-in yang dapat mencerminkan lokasi rekod saat ini.
5. Mendukung retensi dan pemusnahan secara rutin yang berlaku untuk rekod elektronik
dan non-elektronik dalam agregasi hybrid.
6. Memastikan bahwa rekod non-elektronik memiliki keamanan yang ketat di dalam
agregasi catatan hibrida.

3.6. Retensi dan Disposal

3.6.1 Kewenangan Disposisi

Disposisi termasuk ke dalam kegiatan seperti pemusnahan, transfer, arsip permanen dan
penilaian kembali mengenai periode retensi. Meskipun begitu, istilah disposal lebih erat
kaitannya dengan pemusnahan. Dalam hal ini, disposisi mencakup semua proses kegiatan dalam
periode waktu sampai pemusnahan dilakukan. Isu seperti kebijakan atau teknis menjadi
pertimbangan yang penting dalam aspek hukum maupun keamanan.

Dalam meningkatkan kewenangan disposisi, pengelolaan manajemen rekod harus:

1. Menyediakan kewenangan disposal yang spesifik

2. Secara otomatis melaporkan dan tindakan pemusnahan
3. Menyediakan fasilitas yang terintegrasi untuk pemindahan rekod dan metadata rekod
4. Memperketat dalam mengubah kewenangan disposal menjadi khusus administrator
5. Mendukung periode retensi

Dalam menerapkan kewenangan disposisi, pengelolaan manajemen rekod harus:

1. Dapat mendaftarkan kewenangan pemusnahan untuk semua jenis rekod

2. Meyakinkan bahwa setiap kumpulan rekod berada pada kebijakan yang telah terasosiasi
3. Termasuk kegiatan disposisi, periode reteni, dan metadata rekod untuk setiap
kewenangan disposisi
4. Menyediakan pilihan terkait pengumpulkan rekod elektronik yang telah di pindahkan
5. Menggati kewenangan pemusnahan kepada yang baru

Dalam menjalankan kegiatan rekd manajemen relktronik harus:

 1. Menghapus semua konten yosiang tidak relevan
2. Ketika melaksanakan otoritas disposisi, sistem manajemen pencatatan elektronik harus
3. Mampu untuk:menghasilkan laporan pengecualian untuk administrator;
4. Meminta administrator untuk memasukkan alasan untuk tindakan tersebut;
5. Memastikan bahwa tidak ada item yang dihapus jika penghapusannya akan menghasilkan
perubahan ke yang lain
6. Memberi tahu administrator tautan apa pun dari agregasi atau rekaman lain ke agregasi
atau volume, yang akan dihapus, dan meminta konfirmasi sebelumnya menyelesaikan
penghapusan;
7. Menjaga integritas lengkap dari metadata manajemen arsip setiap saat.
3.6.2 Migrasi, ekspor dan penghancuran
Dalam hal migrasi, ekspor dan penghancuran sistem manajemen rekod elektronik harus:
1. Menyediakan proses pengelolalan yang baik untuk mentranfer rekod ke sistem lainnya
atau ke pihak ketiga organiasi dan mendukung proses migrasi rekod.
2. Mencakup semua agregasi, volume, rekod, dan metadata terkait dalam agregasi setiap
kali sistem manajemen rekod elektronik mentransfer agregasi atau volume apa pun.
3. Dapat mentransfer atau mengekspor agregasi (pada tingkat apa pun) dalam satu urutan
operasi maka:
• isi dan struktur rekod elektroniknya tidak terdegradasi;
• semua komponen dari elektronik (ketika rekod terdiri dari lebih dari satu
komponen) diekspor sebagai unit integral termasuk ukuran perlindungan teknis;
• semua hubungan antara rekod dan metadata manajemen rekodnya dapat
dipertahankan; dan
• semua hubungan antara rekod elektronik, volume dan agregasi dapat
dipertahankan
4. Dapat menyertakan salinan seluruh set metadata yang terkait dengan rekod dan agregasi
yang ditransfer atau diekspor dari sistem manajemen rekod elektronik.
5. Membuat laporan yang merinci kegagalan apa pun selama transfer, ekspor, atau
penghancuran.
6. Menyimpan salinan semua agregasi elektronik dan rekod mereka yang telah ditransfer,
setidaknya hingga waktu transfer berhasil dikonfirmasi.
7. Mampu terus mengelola rekod dan agregasi yang telah diekspor dari sistem manajemen
rekod elektronik ke bentuk media penyimpanan lainnya.
8. Memiliki kemampuan untuk menyimpan metadata manajemen rekod untuk rekod dan
agregasi yang telah dihancurkan atau ditransfer.
9. Memungkinkan administrator untuk menentukan subset agregasi metdata manajmen
rekod yang akan disimpan untuk agregasi yang dihancurkan, ditransfer keluar atau
dipindahkan secara offline.
 10. Memungkinkan penghancuran total rekod (baik yang diidentifikasi oleh kelas atau secara
individual) yang disimpan di media re-writable dengan menghapusnya secara lengkap
sehingga tidak dapat dipulihkan melalui fasilitas pemulihan data khusus.
Kemudian sistem manajemen rekod elektronik juga sebaiknya:
1. Menyediakan utilitas atau alat konversi untuk mendukung konversi rekod yang ditandai
untuk transfer atau ekspor ke transfer file atau format ekspor tertentu.
2. Memberikan kemampuan untuk menambahkan elemen metadata manajemen rekod yang
ditentukan pengguna, yang diperlukan untuk tujuan pengelolaan arsip ke agregasi
elektronik yang dipilih untuk transfer.
3. Menyediakan kemampuan untuk mengurutkan agregasi elektronik yang dipilih untuk
ditransfer ke daftar pesanan sesuai dengan elemen metadata manajemen rekod pengguna
yang dipilih.
Ketika agregasi hibrida akan ditransfer, diekspor atau dihancurkan, sistem manajemen rekod
elektronik sebaiknya:
Mengharuskan administrator untuk mengonfirmasi bahwa bagian non-elektronik dari agregasi
yang sama telah ditransfer, diekspor atau dihancurkan sebelum mentransfer, mengekspor atau
menghancurkan komponen elektronik.
3.6.3 Retensi dan disposal rekod elektronik dan non-elektronik

Dalam hal retensi dan disposal dari rekod elektronik dan non elektronik, sistem manajemen
rekod elektronik harus:

1. Mendukung alokasi otoritas disposal untuk setiap agregasi non-elektronik dalam skema
klasifikasi.
2. Mendukung penerapan otoritas disposal yang sama untuk agregasi elektronik dan non-
elektronik yang membentuk agregasi hibrida.
3. Mampu menerapkan keputusan peninjauan apa pun yang dibuat pada agregasi elektronik
hibrida ke agregasi non-elektronik yang dikaitkan dengannya.
4. Dapat memeberitahu administrator tentang keberadaan dan lokasi agregasi non-elektronik
hibrida yang terkait dengan agregasi elektronik hibrida yang akan diekspor atau
ditransfer.
5. Dapat mencatat dalam metadata semua perubahan yang dibuat oleh records management
metadata references untuk agregasi dan rekod hybrid atau non-elektronik.
6. Mampu menawarkan fasilitas check-out dan check-in untuk agregasi non-elektronik yang
digambarkan dalam sistem, khususnya memungkinkan kemampuan untuk merekam
 pengguna atau lokasi tertentu di mana agregasi non-elektronik diperiksa, dan untuk
menampilkan informasi ini jika agregasi non-elektronik diminta oleh pengguna lain.
7. Mampu menawarkan fasilitas permintaan untuk rekod non-elektronik yang digambarkan
dalam sistem agregasi hibrida, memungkinkan pengguna untuk memasukkan tanggal
yang elemen non-elektronik diperlukan dan menghasilkan pesan konsekuen untuk
transmisi ke pemilik rekod terkini dari agregasi non-elektronik atau administrator, sesuai
konfigurasi.
8. Dapat mengekspor dan mentransfer metadata manajemen rekod dari rekod dan agregasi
non-elektronik.

Sistem manajemen arsip elektronik dalam hal retensi dan disposal dari rekod elektronik dan
non elektronik, sistem manajemen rekod elektronik sebaiknya juga mendukung penerapan
keputusan tinjauan yang diambil pada sekelompok agregasi ke agregasi non-elektronik dalam
kelompok itu, dengan memberi tahu administrator tindakan yang diperlukan untuk diambil pada
agregasi non-elektronik.

Penyebaran

3.7 Cari, ambil dan render

Perhatikan bahwa sistem manajemen rekod elektronik tidak boleh memberikan informasi kepada
setiap pengguna yang tidak berhak untuk mengaksesnya. Semua fitur dan fungsi di bagian ini
harus sesuai pada kontrol akses seperti yang dijelaskan di bagian 3.4 mengenai mengelola rekod
yang otentik dan dapat diandalkan. Untuk menghindari kerumitan, hal ini dijelaskan dan tidak
diulang dalam setiap persyaratan di bawah ini.

Sistem manajemen penrekod elektronik harus:

1. Menyediakan berbagai fungsi yang fleksibel yang beroperasi pada metadata yang terkait
dengan setiap level agregasi dan pada isi rekod melalui parameter yang ditetapkan pengguna
untuk tujuan mencari, mengakses dan mengambil rekod individu atau kelompok rekod dan / atau
metadata.

2. Izinkan semua rekod, volume dan agregasi mencatat metadata manajemen untuk menjadi
dicari.
3. Biarkan isi teks rekod (di mana mereka ada) untuk dapat dicari.

4. Memungkinkan pengguna untuk mengatur permintaan pencarian tunggal dengan kombinasi

rekod manajemen metadata dan / atau merekam konten.

5. Izinkan administrator untuk mengkonfigurasi dan mengubah bidang pencarian ke:

• tentukan elemen apa saja dari rekod, volume dan agregasi penrekod metadata
manajemen, dan konten rekod penuh opsional, sebagai bidang pencarian; dan

• ubah konfigurasi bidang pencarian.

6. Menyediakan untuk pencarian 'wild card' dari metadata manajemen arsip yang memungkinkan
untuk ekspansi ke depan, belakang, dan tertanam.44

7. Izinkan pencarian dalam satu agregasi atau di lebih dari satu agregasi.

8. Dapat mencari, mengambil dan menampilkan semua rekod dan manajemen arsip metadata
yang berkaitan dengan agregasi elektronik, atau volume, sebagai satu kesatuan.

9. Mampu mencari, mengambil dan membuat agregasi elektronik dengan semua yang
diimplementasikan prinsip penamaan, termasuk:

• nama; dan

• identifier (kode klasifikasi).

10. Menampilkan jumlah total hasil pencarian pada layar pengguna dan harus memungkinkan
pengguna untuk kemudian tampilkan daftar hasil, atau perbaiki kriteria pencarian dan keluarkan
permintaan lain.

11. Izinkan rekod dan agregasi ditampilkan dalam daftar hasil pencarian untuk dipilih, kemudian
dibuka (tunduk pada kontrol akses) oleh satu klik atau keystroke.

11. Izinkan pengguna untuk mengambil agregasi dan rekod secara langsung melalui penggunaan
yang unik identifier.
12. Jangan pernah membiarkan fungsi pencarian atau pengambilan untuk mengungkapkan
kepada pengguna informasi apa pun (rekod manajemen metadata atau merekam konten) yang
akses dan pengaturan keamanannya dimaksudkan untuk bersembunyi dari pengguna itu.

13. Memiliki fasilitas pencarian terintegrasi untuk semua tingkat skema klasifikasi 45

14. Menyediakan pencarian metadata manajemen teks dan rekod secara terintegrasi dan
terintegrasi cara yang konsisten.

15. memberikan fitur pencarian software ketika mencari di seluruh elektronik, non-elektronik
dan agregasi hibrida.

3.7.1 Rendering: menampilkan rekod

Sistem manajemen penrekod elektronik harus:

1. Render atau unduh rekod yang telah dicari oleh permintaan pencarian

Sistem manajemen rekod elektronik harus:

1. Render mencatat bahwa permintaan pencarian telah diambil tanpa memuat perangkat lunak
aplikasi terkait.51

2. Mampu membuat semua jenis rekod elektronik yang ditentukan oleh organisasi dengan cara
yang menjaga informasi dalam rekod (misalnya, semua fitur presentasi visual dan tata letak yang
dihasilkan oleh paket aplikasi pembangkit), dan yang menjadikan semua komponen dari rekod
elektronik dalam hubungan asli mereka.

3.7.2 Rendering : percetakan

Bagian ini berlaku untuk rekod dan metadata manajemen rekod mereka dan data lainnya
dalam sistem manajemen pencatatan elektronik yang dapat dicetak.

Sistem manajemen rekod elektronik harus:

  Menyediakan pengguna dengan opsi yang fleksibel untuk mencetak rekod dan
metadata manajemen rekod yang relevan, termasuk kemampuan untuk mencetak
rekod dengan metadata manajemen rekod yang ditentukan oleh pengguna.

 Izinkan pencetakan metadata manajemen rekod untuk suatu kesatuan rekod.

 Mengizinkan pengguna untuk dapat mencetak daftar ringkasan dari rekod yang
dipilih, yang terdiri dari subset yang ditentukan pengguna dari elemen metadata
manajemen rekod (misalnya, Judul, Penulis, tanggal Pembuatan) untuk setiap rekod.

 Izinkan pengguna untuk mencetak daftar hasil dari semua pencarian.

 Dapat mencetak semua jenis catatan elektronik yang ditentukan oleh organisasi.

 Izinkan administrator untuk menentukan bahwa semua cetakan rekod telah memilih
elemen metadata manajemen rekod yang ditambahkan, misalnya, judul, nomor
registrasi, tanggal dan kategori keamanan.

 Izinkan administrator untuk mencetak thesaurus yang ada di dalam sistem.

 Izinkan administrator untuk mencetak setiap dan semua parameter administratif.

 Izinkan administrator untuk mencetak otoritas disposal.

 Izinkan administrator untuk mencetak skema klasifikasi.

 Izinkan administrator untuk mencetak skema metadata atau serangkaian elemen.

Sistem manajemen arsip elektronik seharusnya:

 Mengizinkan semua rekod dalam agregasi atau kesatuan yang akan dicetak, dalam urutan
yang ditentukan oleh pengguna, dalam satu kegiatan.

Jika sistem manajemen rekod elektronik menggunakan skema klasifikasi dan thesauri, maka
harus:

 Izinkan administrator untuk mencetak daftar file.

 3.7.3 Rendering: menyusun ulang rekod

Rekod yang telah disunting atau disusun adalah salinan rekod elektronik dari mana beberapa
materi telah dihapus atau disembunyikan secara permanen (disunting). Ekstrak dibuat ketika
rekod lengkap tidak dapat dirilis untuk diakses, tetapi sebagian dari rekod bisa.

Sistem manajemen rekod elektronik harus:

 Izinkan administrator untuk mengambil salinan catatan untuk tujuan redaksi atau
penyusunan.

 Rekod dari pembuatan ekstrak dalam metadata manajemen rekod, termasuk setidaknya
tanggal, waktu, alasan penciptaan dan pencipta.

 Simpan metadata setiap perubahan yang dibuat sebagai tanggapan terhadap persyaratan
di bagian ini.

Sistem manajemen arsip elektronik seharusnya:

 Menyediakan fungsionalitas untuk menyunting atau menyusun ulang informasi sensitif

dari ekstrak. Jika sistem manajemen rekod elektronik tidak secara langsung menyediakan
fasilitas ini, maka harus memungkinkan paket perangkat lunak lain untuk melakukannya.

 Menyimpan referensi silang ke ekstrak dalam agregasi/kesatuan dan volume yang sama
dengan rekod aslinya, meskipun volume tersebut ditutup.

3.7.4 Rendering: lainnya

Bagian ini hanya berlaku untuk rekod yang tidak dapat dicetak secara harfiah, seperti file
audio, visual, dan basis data. Sistem manajemen rekod elektronik harus:

- Sertakan fitur-fitur untuk merender rekod-rekod yang tidak dapat dicetak ke perangkat
output yang sesuai.

3.8 Administration

Dalam keadaan luar biasa, catatan dapat diubah atau dihapus oleh administrator sistem. Di mana
ini terjadi, salinan catatan tanpa informasi sensitif (salinan yang disahkan) harus dapat dibuat.
Administrator sistem juga harus mampu mengelola parameter sistem, membuat cadangan dan
memulihkan data, dan menghasilkan laporan sistem.

Fungsi administrator
1. administrator mengambil, menampilkan dan mengkonfigurasi ulang parameter sistem
dan alokasikab fungsi di antara peran pengguna.
2. Menyediakan fasilitas back-up sehingga catatan dan metadata manajemen catatan
mereka dapat diciptakan kembali menggunakan kombinasi back-up dan metadata yang
dipulihkan.
3. Menyediakan fasilitas pemulihan dan rollback jika terjadi kegagalan sistem atau
pembaruan kesalahan, dan harus memberi tahu administrator hasil.58
4. Monitor ruang penyimpanan yang tersedia dan beri tahu administrator ketika tindakan
diperlukan karena ruang yang tersedia berada pada tingkat yang rendah atau karena
memerlukan perhatian administratif lainnya.
5. Izinkan administrator untuk membuat perubahan besar pada skema klasifikasi,
memastikan semua metadata manajemen laporan dan data metadata ditangani dengan
benar dan lengkap setiap saat, untuk membuat jenis perubahan organisasi berikut:
• pembagian unit organisasi menjadi dua;
• kombinasi dari dua unit organisasi menjadi satu;
• gerakan atau penamaan kembali unit organisasi; dan
• pembagian seluruh organisasi menjadi dua organisasi.59
6. Mendukung pergerakan pengguna antar unit organisasi.
7. Izinkan definisi peran pengguna, dan harus memungkinkan beberapa pengguna dikaitkan
dengan setiap peran.
8. Komunikasikan setiap kesalahan yang ditemui dalam menyimpan data ke media
penyimpanan.

 Metadata administration

Skema metadata harus diatur, termasuk pembuatan, penambahan, penghapusan atau pengubahan
elemen metadata, dan aturan semantik dan sintaksis dan status kewajiban yang diterapkan pada
elemen-elemen tersebut.

 Reporting

Bagian ini mengartikulasikan persyaratan pelaporan dasar. Itu tidak mengartikulasikan

persyaratan untuk subsistem pelaporan yang komprehensif dalam penyusunannya harus :
1. Menyediakan fasilitas pelaporan yang fleksibel untuk administrator. Mereka harus
menyertakan, setidaknya, kemampuan untuk melaporkan hal-hal berikut:

• jumlah agregasi, volume dan catatan;

• statistik transaksi untuk agregasi, volume dan catatan; dan

• laporan aktivitas untuk pengguna individu.

2. Izinkan administrator untuk melaporkan metadata berdasarkan yang dipilih:

• agregasi;

• volume;

• merekam objek;

• pengguna;

• periode waktu; dan

• format file dan contoh dari setiap format.

3. Mampu menghasilkan daftar laporan agregasi, terstruktur untuk mencerminkan skema

klasifikasi, untuk semua atau sebagian dari skema klasifikasi.
4. Izinkan administrator untuk meminta laporan berkala reguler dan laporan satu kali.
5. Izinkan administrator untuk melaporkan metadata berdasarkan yang dipilih:

• kategori keamanan;

• Grup Pengguna; dan

• metadata manajemen catatan lainnya.

6. Termasuk fitur untuk menyortir dan memilih informasi laporan.

7. Termasuk fitur untuk meringkas informasi laporan.
8. Izinkan administrator untuk membatasi akses pengguna ke laporan yang dipilih.