1.

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan disebut...
a. Arsip statis. (Terdapat di Modul 1 hal.1.5)
b. Arsip dinamis.
c. Arsip inaktif.
d. Arsip aktif

2. Peranan arsip sebagai bahan pembuktian diantaranya adalah...

a. Arsip dinamis tidak diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa
mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.
b. Tidak ada jawaban yang benar.
c. Badan korporasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar pengembangan pada masa
mendatang. (Terdapat di Modul 1 hal.1.6)
d. Arsip statis merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus aset badan korporasi

3. Content (isi), Structure (struktur) dan Context (konteks) adalah syarat...

a. Arsip elektronik. (Terdapat di Modul 1 hal.1.29)
b. Arsip aktif.
c. Arsip inaktif.
d. Arsip statis

4. Pengaruh informasi pada pengelolaan rekod elektronik adalah...

a. Rekod kertas dan rekod elektronik tidak merupakan bagian dari sistem tunggal.
b. Manajer rekod harus berpartisipasi dalam tahap perencanaan dan perancangan awal sistem
komputerisasi dan menghindari risiko kehilangan kontrol rekod elektronik. (Terdapat di Modul 1
hal.1.25)
c. Manajer rekod dan manajer keuangan terlibat pada proses dari penciptaan rekod, penggunaan, dan
pemeliharaan.
d. Staf Teknologi dan Informasi yang harus melakukan peran perencanaan dan perancangan awal sistem
komputerisasi dan menghindari risiko kehilangan kontrol rekod elektronik

5. Pada rekod elektronik filename yang bermakna dan dalam struktur logis folder atau direktori untuk
memfasilitasi pencarian atau penelusuran data terjadi pada...
a. Tahap pengunaan.
b. Tahap penyimpanan.
c. Tahap distribusi.
d. Tahap penciptaan. (Terdapat di Modul 1 hal.1.39)

6. Distribusi arsip elektronik yang dilakukan melalui saluran surat elektronik (email) dengan lampiran dokumen
dalam bentuk (Word, Excel dsb), teknik pengelolaannya dengan cara...
a. Membuat folder nama masingrmasing koresponden dan semua komunikasi dari dan ke koresponden
tersimpan dalam folder tersebut. (Terdapat di Modul 1 hal.1.41)
b. Tidak ada pernyataan yang benar.
c. Di-archived dan dirujuk untuk tinjauan ulang tambahan atau penelitian.
d. Disimpan tanpa nama masing-masing koresponden

7. Teknik pengelolaan arsip elektronik berupa dokumen internal organisasi dimana pegawai dapat mengakses
dengan menggunakan password dan nama pengguna adalah...
a. Teknik shared folders pada LAN.
b. Teknik pengelolaan tradisional.
c. Teknik pengelolaan dengan intranet. (Terdapat di Modul 1 hal.1.43)
d. Teknik distribusi dengan komunikasi digital
8. Berikut adalah persyaratan sistem kearsipan elektronik...
a. Tidak selalu dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan
informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut..
b. Tidak dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik
tersebut..
c. Dapat menampilkan kembali informasi elektronik atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan
masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan. (Terdapat di Modul 1 hal.1.43)
d. Tidak ada pernyataan yang benar

9. Saat ini Indonesia sudah memiliki peraturan perundangan UU ITE Nomor 11 Tahun 2008 yang mengatur
Cyberlaw yang berisi...
a. Aturan tentang akses untuk mendapat informasi public.
b. Aturan sengketa dokumen perusahaan.
c. Aturan tentang kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.
d. Aturan kegiatan penciptaan transaksi elektronik, pelanggaran di dunia maya, hingga penyidikan dan
penyelesaian sengketanya. (Terdapat di Modul 2 hal.2.9)

10. Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan menurut Peraturan Pemerintah 87 Tahun 1999
antara lain adalah...
a. Penyiangan dan penilaian terhadap dokumen wajib dilakukan perusahaan. (Terdapat di Modul 1
hal.2.12)
b. Dokumen perusahaan tidak wajib diserahkan kepada arsip nasional.
c. Tidak ada pernyataan yang benar.
d. Dokumen perusahaan bersifat permanen dan tidak memerlukan jadwal retensi

11. Prinsip pengelolaan arsip produk hukum adalah....

a. Undang-undang atau peraturan yang lama tidak berlaku lagi ketika produk hukum yang baru sudah
diterbitkan. (Terdapat di Modul 2 hal.2.29)
b. Undang-undang atau peraturan yang lama tetap berlaku meski produk hukum yang baru sudah
diterbitkan.
c. Informasi tentang individu yang dipelihara dalam lingkungan yang aman.
d. Produk hukum yang baru berupa draft dan belum disahkan oleh pimpinan tertinggi mulai berlaku

12. Penyelenggaraan kearsipan dinamis lembaga harus membuat petunjuk teknis pelaksanaan NSPK. NSPK yang
dimaksud adalah...
a. Aturan penyimpanan dan klasifikasi keamanan akses arsip.
b. Tata naskah dinas, skema klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip. (Terdapat di Modul 2 hal.2.47)
c. Kriteria tanggung jawab pencipta arsip.
d. Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan akuisisi arsip statis

13. Yang dimaksud sebagai sistem kontrol rekod yang efektif adalah...
a. Tidak ada pernyataan yang benar.
b. Tersedianya catatan tradisional/buku agenda/daftar arsip aktif, berfungsi sebagai pengendalian arsip
aktif..
c. Sistem dimana informasi/metadata (siapa yang menciptakan, kapan, di mana, untuk tujuan apa, dan
sebagainya) pada rekod individual maupun rekod badan korporasi saling berhubungan. (Terdapat di
Modul 3 hal.3.6)
d. Prasyarat untuk semi fungsi tata kearsipan, termasuk penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan
rekod

14. Sasaran Program Manajemen Rekod/Arsip Terpadu antara lain adalah...

a. Menciptakan dan memelihara rekod aktif dan inaktif secara terpisah.
b. Rekod dan arsip belum menjadi prioritas dalam meningkatkan pengambilan keputusan.
c. Mengelola rekod secara efisien sebagai menghindari duplikasi dalam penciptaan dan pemeliharaan
rekod. (Terdapat di Modul 3 hal.3.8)
d. Pemusnahan arsip yang mempunyai nilai guna sejarah dan nilai kebudayaan
15. Sistem kontrol dalam pengawasan kearsipan dapat berupa; (1) Catatan tradisional/buku agenda/daftar arsip
aktif yang berfungsi sebagai pengendalian arsip aktif. (2) Daftar arsip inaktif berfungsi sebagai pengendalian
arsip inaktif (3) Catatan arsip dalam lingkungan elektronik. Jawaban yang benar pada pernyataan di atas
adalah...
a. Jika (1) dan (3) benar.
b. Jika (2) dan (3) benar.
c. Jika (1) dan (2) benar.
d. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 3 hal 3.6)

16. Keuntungan Program Manajemen Sistem Informasi Terpadu adalah sebagai berikut...
a. Dapat mengembangkan koordinasi program manajemen informasi terpadu. (Terdapat di Modul 3
hal.3.10)
b. Pemusnahan rekod bernilai sejarah dan penelitian melalui proses manajemen rekod menjadi terencana.
c. Mengurangi keteraksesan ke penggunaan informasi dan rekod.
d. Munculnya biaya layanan untuk manajemen rekod

17. Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah; (1) menyediakan tempat untuk semua
arsip aktif dalam satu lokasi dalam institusi. (2) Sistem kearsipan yang cocok apabila diterapkan pada organisasi
dan institusi kecil. (3) Sistem dimana semua arsip akan disimpan, dikelompokkan, dan diatur dengan sistem yang
sama dan metode pencariannya. Jawaban yang benar pada pernyataan di atas, adalah....
a. Jika (1) dan (2) benar.
b. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 3 hal.3.16)
c. Jika (1) dan (3) benar.
d. Jika (2) dan (3) benar

18. Dalam manajemen kearsipan, yang dimaksud sebagai sarana temu kembali merujuk pada...
a. Indeks relative. (Terdapat di Modul 3 hal.3.27)
b. Sistem desentralisasi.
c. Jadwal retensi arsip.
d. Tata surat dinas

19. Fungsi kontrol atau pengawasan arsip memonitor tiga faktor utama manajemen rekod yaitu...
a. Kinerja pegawai, kuantitas informasi, serta sarana dan prasarana.
b. Sistem umpan balik, kualitas dan kuantitas informasi, serta sarana dan prasarana..
c. Kinerja perusahaan, sarana dan prasarana arsip.
d. Kinerja pegawai, kualitas dan kuantitas informasi, serta sarana dan prasarana. (Terdapat di Modul 4
hal.4.15)

20. Sistem kontrol dan pengawasan kearsipan mencakup; (1) Sistem Prakontrol, (2) Sistem Kontrol Dilakukan
Bersamaan ketika Kegiatan Berjalan, (3) Sistem Kontrol Umpan BalikJawaban yang benar pada pernyataan di
atas, adalah...
a. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 4. Hal.4.3)
b. Jika (1) dan (3) benar.
c. Jika (2) dan (3) benar.
d. Jika (1) dan (2) benar

21. Audit sistem manajemen rekod bermanfaat untuk...

a. Mengevaluasi sistem Penyimpanan dan penelusuran.
b. melihat kembali efektivitas jadwal retensi arsip.
c. Menilai orang yang bertanggung jawab dalam penciptaan.
d. menentukan dalam kebutuhan informasi manajer pada pengambilan keputusan dan membuat
kegiatan sistem informasi itu sendiri menjadi efektif. (Terdapat di Modul 4 hal.4.4)
22. Evaluasi sistem rekod/arsip dapat dilakukan dengan mengukur...
a. Waktu pengolahan arsip.
b. Rasio rujukan. (Terdapat di Modul 4 hal.4.23)
c. Rasio ruang kerja dan penyimpanan arsip.
d. Pelanggaran peraturan

23. Manual kebijakan manajemen arsip harus memuat elemen sebagai berikut; (1) Harus memuat keterangan
umum dan tujuan dari program serta menyediakan dasar untuk kerja nyata lembaga arsip, (2) Harus difokuskan
secara khusus pada administrasi dari lembaga kearsipan, (3) Mencakup pernyataan tentang pelaksanaan profesi.
Jawaban yang benar pada pernyataan di atas, adalah...
a. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 4 hal.4.29)
b. Jika (2) dan (3) benar.
c. Jika (1) dan (3) benar.
d. Jika (1) dan (2) benar

24. Yang dimaksud dengan pemusnahan dalam sistem manajemen arsip aktif adalah...
a. Proses identifikasi dan pengaturan arsip aktif dalam kategori pada struktur hierarkis yang logis.
b. Proses aksi pengurangan arsip aktif yang sesegera mungkin harus ditindaklanjuti berdasarkan
statusnya. (Terdapat di Modul 4 hal.4.36)
c. Proses penamaan dan penerapan istilah yang digunakan sebagai titik pencarian arsip aktif.
d. Kegiatan mencatat arsip aktif dalam rangka menyediakan bahan bukti

25. Arsip disebut sebagai sumber strategis, hal ini dikarenakan...

a. Arsip menjadi alat pemerintah untuk mempromosikan kekuasaan pemerintah.
b. Tata kearsipan adalah dasar kegiatan administrasi publik sehingga menjamin adanya akuntabilitas.
Terdapat di Modul 5 hal.5.3
c. Arsip tidak menjamin kemampuan pemerintah untuk melindungi hak asasi warga negaranya.
d. Arsip memberikan gambaran komitmen pemerintahan dalam pembangunan

26. Sistem tata kearsipan yang baik adalah penting untuk menjelaskan manajemen finansial yang akuntabel
karena...
a. Pembuatan laporan keuangan tidak berhubungan dengan tata kearsipan.
b. Kegiatan audit tetap dapat dilaksanan baik ada atau tidaknya tata kearsipan.
c. Tanpa rekod yang tepat dari sistem pembelanjaan, proses penyediaan anggaran dapat menjadi
hampir tidak berguna. (Terdapat di Modul 5 hal.5.7)
d. Sistem tata kearsipan yang baik tidak memengaruhi fungsi akunting

27. Paradigma pengelola arsip modern adalah sebagai berikut...

a. Low profile.
b. Terampil teknologi informasi (Terdapat di Modul 5 hal.5.31)
c. Kemampuan komunikasi tidak diperlukan.
d. Terampil berbahasa Indonesia

28. Sumber daya manusia kearsipan saat ini berkembang pesat, dibawah ini adalah posisi baru arsiparis...
a. Online data specialist. (Terdapat di Modul 5 hal.5.36)
b. Tidak ada pernyataan yang benar.
c. Digital strategist.
d. Online publisher

29. Kebutuhan peralatan dan fasilitas di ruang kerja administrasi adalah sebagai berikut...
a. Rak mobile (compactus shelving) dan rak statis (fixed shelving).
b. Boks kertas permanen dan folder.
c. Lemari cabinet, rak buku, kursi dan meja kerja. (Terdapat di Modul 5 hal.5.13)
d. Fasilitas alat untuk membaca microfilm
30. Tata letak unit kerja dan ruang penyimpanan arsip harus design berdekatan dengan tujuan...
a. Memudahkan mobilisasi peralatan arsip.
b. Tidak ada jawaban yang benar.
c. Mempermudah alur kerja dan perpindahan arsip. (Terdapat di Modul 5 hal.5.18)
d. Memudahkan komunikasi antar karyawan

31. Alokasi ruang kerja dan fasilitas tempat penyimpanan arsip harus mempertimbangkan hal berikut; (1) Jumlah
staf arsip, (2) Volume arsip, (3) Jenis peralatanJawaban yang benar pada pernyataan di atas, adalah...
a. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 5 hal.5.15)
b. Jika (1) dan (3) benar.
c. Jika (2) dan (3) benar.
d. Jika (1) dan (2) benar.

32. Manajemen rekod kepegawaian dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam tujuan organisasi, hal ini
disebabkan oleh...
a. Sistem tata kearsipan dapat menghubungkan kinerja organisasi.
b. Tidak ada pernyataan yang benar.
c. Manajemen rekod kepegawaian berpengaruh pada alokasi ruangan kerja di organisasi.
d. Sistem kepegawaian berkaitan sangat erat dengan sistem penggajian karena manajemen penggajian
berdampak pada dasar anggaran organisasi, (Terdapat di Modul 6 hal.6.1)

33. Informasi yang terkandung dalam arsip kepegawaian antara lain digunakan untuk...
a. Membuat keputusan anggaran dasar organisasi.
b. Evaluasi proses kerja manajemen kearsipan.
c. Membuat keputusan tentang kesesuaian dalam promosi, pindah, atau bahkan dalam beberapa hal
tindakan indisipliner. (Terdapat di Modul 6 hal.6.5)
d. Audit tata kearsipan

34. Untuk meningkatkan keamanan fisik arsip kepegawaian, usaha yang dapat dilakukan organisasi adalah...
a. Semua pegawai bisa mengakses arsip kepegawaian.
b. Secara fisik memisahkan sistemya dengan arsip lain, terutama bagi jenis bahan rekod yang tergolong
rahasia. (Terdapat di Modul 6 hal.6.7)
c. Tetap menyatukan sistem arsip kepegawaian dengan arsip lain sesuai prinsip manajemen arsip terpadu.
d. Memperlakukan arsip kepegawaian seperti arsip lainnya karena arsip tidak memiliki sensitifitas

35. Rekod yang tercipta berkaitan dengan rekrutmen pegawai yang meliputi hal berikut; (1) Memberikan informasi
tentang deskripsi kerja, (2) Isu-isu pada pegawai kontrak khusus, (3) Penempatan dan penunjukan posisi
pekerjaan Jawaban yang benar pada pernyataan di atas, adalah...
a. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 6 hal.6.12)
b. Jika (2) dan (3) benar.
c. Jika (1) dan (3) benar.
d. Jika (1) dan (2) benar

36. Masa berlaku arsip kepegawaian adalah sebagai berikut...

a. Segera dimusnahkan apabila pegawai keluar dari organisasi.
b. Disimpan hingga pegawai pension. (Terdapat di Modul 6 hal.6.7)
c. Beberapa organisasi, arsip kepegawaian disimpan 10 tahun.
d. Tidak ada pernyataan yang benar.
37. Arsip keuangan memiliki peranan penting dalam manajemen organisasi karena...
a. Arsip keuangan tidak memiliki nilai akuntabilitas.
b. Tidak ada pernyataan yang benar.
c. Apabila arsip-arsip ini tidak dikelola dengan baik, fungsi manajemen mengalami masalah dalam
pengelolaan keuangan. (Terdapat di Modul 6 hal.6.22)
d. Arsip keuangan memiliki sensitifitas sama dengan arsip administrasi lainnya

38. Perolehan keuangan dan dana untuk kegiatan arsip dapat diperoleh; (1) Dari organisasi induknya, misal unit
kearsipan fakultas dialokasikan dana oleh fakultas yang bersangkutan. (2) Dari sumbangan, sponsorship, atau
biaya (membuat program pemasyarakatan arsip). (3) kombinasi keduanya Jawaban yang benar pada pernyataan
di atas, adalah...
a. Jika (1) dan (2) benar.
b. Jika (1), (2), dan (3) benar (Terdapat di Modul 6 hal.6.23)
c. Jika (1) dan (3) benar.
d. Jika (2) dan (3) benar

39. Prinsip dasar untuk tata arsip keuangan dalam lingkungan elektronik adalah...
a. Hampir sama dengan lingkungan kertas, keterampilan profesional rekod dan informasi teknologi
spesialis diperlukan untuk mengelolanya. (Terdapat di Modul 6 hal.6.31)
b. Tidak ada pernyataan yang benar.
c. Berbeda dengan arsip kertas namun tidak memerlukan ketrampilan khusus dalam pengelolaannya.
d. Sama dengan prinsip tata kearsipan kepegawaian

40. Tujuan Manajemen Rekod Keuangan antara lain; (1) Mendukung fungsi audit dan akuntabilitas eksternal
organisasi. (2) Memungkinkan organisasi memenuhi kebutuhan pertanggungjawaban keuangan. (3)
Mempertemukan accounting, laporan manajemen keuangan yang diperlukan organisasi, termasuk ekonomi dan
kebijakan fiskal serta perencanaan. Jawaban yang benar pada pernyataan di atas, adalah...
a. Jika (1) dan (3) benar.
b. Jika (2) dan (3) benar.
c. Jika (1) dan (2) benar.
d. Jika (1), (2), dan (3) benar. (Terdapat di Modul 6 hal.6.32)