1.

Beranda 
2.    Lainnya

1. MODUL 2 NORMA, STANDAR,

PROSEDUR DAN KAIDAH KEARSIPAN
9 439 14 
1/9
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com8 MODUL 2 NORMA, STANDAR,
PROSEDUR DAN KAIDAH KEARSIPAN A.Undang – Undang / Regulasi
Kearsipan Regulasi yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia telah
mengalami beberapa kali perubahan, yaitu : a.Peraturan Presiden No. 19
tahun 1961 tentang Pokok - Pokok Kearsipan. b.Undang – Undang No. 71
tahun 1971 tentang Ketentuan – Ketentuan Pokok Kearsipan. c.Undang –
Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Secara lengkap beberapa
peraturan perundang – undangan bidang kearsipan yang berlaku di
Indonesia saat ini, yaitu : a.Undang – Undang Republik Indonesia No. 43
tahun 2009 tentang Kearsipan. b.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang RI No. 43
tahun 2009 tentang Kearsipan. c.Undang – Undang Republik Indonesia
No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. d.Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan. e.Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi. f.Undang
– Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik. g.Undang – Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik. h.Undang – Undang Republik Indonesia
No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. i.Keputusan
Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.
j.Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012
atau No. 15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat
Negara.
2/9
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com9 Menurut Yayan Daryan (2015), selain regulasi tentang kearsipan tersebut, terdapat
juga acuan lain berupa standar (nasional dan internasional) yang mengatur pengelolaan arsip, antara lain : a.ISO
15489-2001 tentang Record Management. b.SNI 19-6962. 1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi-Manajeman
Rekaman. c.ISO 23081-2004 tentang Metada for Records.d.ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDF dan standar teknis
lainnya. Dalam konteks internasional terdapat juga acuan dalam mengelola arsip dalam bentuk konversi dan kaidah
kearsipan internasional, yaitu : a.Konversi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari Konflik Bersenjata dan
Perang. b.Konversi Wina 1983 tentng Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan. c.Asas-Asas di Bidang Kearsipan : •Principle
of provenance/respect desfonds.•Principle of original order.B.Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Berdasarkan UU 43
tahun 2009 pasal 3, secara umum penyelenggaraan kearsipan dalam organisasi bertujuan untuk : a.Menjamin
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga
Kearsipan.b.Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. c.Menjamin
terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peratuan perundang-
undangan. d.Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. e.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu.

3/9
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com10 f.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. g.Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. h.Meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Tujuan kearsipan
secara umum, yaitu sebagai berikut : a.Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman. b.Mudah dalam menemukan
kembali arsip yang telah disimpan. c.Menghindari pemborosan tenaga dan waktu. d.Menghemat tempat penyimpanan.
e.Menjaga kerahasiaan informasi. f.Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan
penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan. Adapun usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut
antara lain : a.Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-sebaiknya. b.Berusaha melengkapi
peralatan/sarana yang diperlukan. c.Menyiapkan tenaga-tenaga dibidang kearsipan melalui pendidikan dan latihan berupa
penataran. d.Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas dibidang kearsipan. C.Asas-Asas Kearsipan
Dalam penyelenggaraan kearsipan ada tiga asas penyimpanan arsip, yaitu : 1.Asas Sentralisasi adalah kegiatan
pengolahan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan terpusat pada satu bagian dalam suatu
organisasi. •Kelebihan Asas Sentralisasia.Ruang dan peralatan dapat dihemat. b.Petugas dapat mengkonsentrasikan dari
khusus pada pekerjaan kearsipan.

4/9
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com11 c.Kantor hanya menyimpan satu arsip sehingga dapat dihindari kebocoran rahasia
jika ada. d.Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. •Kelemahan Asas Sentralisasi
a.Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil. b.Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. c.Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip
yang diperlukan. 2.Asas Desentralisasi adalah kegiatan pengolahan surat, baik surat masukmaupun keluar
sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. •Keuntungan Asas Desentralisasi
a.Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. b.Keperluan akan arsip mudah
terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri. c.Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah
dikenal baik. •Kerugian Asas Desentralisasi a.Penyimpanan arsip tersebat diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan
duplikasi yang disimpan. b.Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga
penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. c.Penataran dan pelatihan kearsipan perlu
diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d.Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan. 3.Asas Gabungan
adalah asas kombinasi antara asas sentralisasi dandesentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur,
sistem, peralatan dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan

5/9
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com12 desentralisasi dalam pelaksanaan. Asas ini dilakukan oleh organisasi yang besar
dengan kegiatan dan bobot pekerjaan yang kompleks dan mengantisipasi kelemahan dari kedua asas tersebut.
D.Masalah-Masalah Kearsipan Menurut The Liang Gie, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya
dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut : a.Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip
suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi. b.Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh
unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. c.Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip
tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. d.Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak
berkembang (Out of date) dan tidak mengikuti zaman (Up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas
kearsipan. Menurut Drs. E. Matono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain : a.Warkat tidak
dapat ditemukan kembali karena hilang.b.Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh
tumpukan warkat. c.Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah. d.Tempat penyimpanan warkat terlalu keip bila
dibandingkan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang. e.Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
Menurut Drs. AW. Widjaya, masalah-maslah pokok di bidang kearsipan antara lain : a.Tidak dapat menemukan kembali
secara tepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh atasan atau petugas unit lain.b.Peminjaman atau
pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. c.Bertambahnya
surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak dikembalikan.

Baca lebih lanjut (4 Halaman)

Unduh sekarang (9 Halaman)

Teks penuh
(1)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  8

MODUL 2

NORMA, STANDAR, PROSEDUR DAN KAIDAH KEARSIPAN

A.Undang – Undang / Regulasi Kearsipan
Regulasi yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia telah mengalami
beberapa kali perubahan, yaitu :
a. Peraturan Presiden No. 19 tahun 1961 tentang Pokok - Pokok Kearsipan.
b. Undang – Undang No. 71 tahun 1971 tentang Ketentuan – Ketentuan Pokok
Kearsipan.
c. Undang – Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Secara lengkap beberapa peraturan perundang – undangan bidang
kearsipan yang berlaku di Indonesia saat ini, yaitu :
a. Undang – Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang – Undang RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
c. Undang – Undang Republik Indonesia No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan.
d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata
Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata
Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan
Legalisasi.
f. Undang – Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik.
g. Undang – Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi
dan
Transaksi Elektronik.
h. Undang – Undang Republik Indonesia No. 14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan
Informasi Publik.
i. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip
Statis.
j. Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau
(2)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  9 Menurut Yayan Daryan (2015),
selain regulasi tentang kearsipan tersebut,
terdapat juga acuan lain berupa standar (nasional dan internasional) yang
mengatur pengelolaan arsip, antara lain :
a. ISO 15489-2001 tentang Record Management.
b. SNI 19-6962. 1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi-Manajeman
Rekaman.
c. ISO 23081-2004 tentang Metada for Records.
d. ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDF dan standar teknis lainnya.
Dalam konteks internasional terdapat juga acuan dalam mengelola arsip
dalam bentuk konversi dan kaidah kearsipan internasional, yaitu :
a. Konversi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari Konflik Bersenjata
dan Perang.
b. Konversi Wina 1983 tentng Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan.
c. Asas-Asas di Bidang Kearsipan :
• Principle of provenance/respect desfonds.
• Principle of original order.
B.Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
Berdasarkan UU 43 tahun 2009 pasal 3, secara umum penyelenggaraan
kearsipan dalam organisasi bertujuan untuk :
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di
tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti
yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip
sesuai dengan ketentuan peratuan perundang-undangan.
d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang
(3)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  10 f. Menjamin keselamatan dan
keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
Tujuan kearsipan secara umum, yaitu sebagai berikut :
a. Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan.
c. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Menjaga kerahasiaan informasi.
f. Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan
penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.
Adapun usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut
antara
lain :
a. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-sebaiknya.
b. Berusaha melengkapi peralatan/sarana yang diperlukan.
c. Menyiapkan tenaga-tenaga dibidang kearsipan melalui pendidikan dan
latihan
berupa penataran.
d. Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas dibidang
kearsipan.
C. Asas-Asas Kearsipan
Dalam penyelenggaraan kearsipan ada tiga asas penyimpanan arsip, yaitu :
1. Asas Sentralisasi adalah kegiatan pengolahan surat, baik surat masuk
maupun
keluar sepenuhnya dilakukan terpusat pada satu bagian dalam suatu
organisasi.
• Kelebihan Asas Sentralisasi
a. Ruang dan peralatan dapat dihemat.
(4)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  11 c. Kantor hanya menyimpan satu
arsip sehingga dapat dihindari kebocoran
rahasia jika ada.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
• Kelemahan Asas Sentralisasi
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
b. Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi adalah kegiatan pengolahan surat, baik surat masuk
maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam
suatu organisasi.
• Keuntungan Asas Desentralisasi
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja
sendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal
baik.
• Kerugian Asas Desentralisasi
a. Penyimpanan arsip tersebat diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan
duplikasi yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit
kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan
sukar dijalankan.
c. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena
petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar
belakang
pendidikan kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan.
3. Asas Gabungan adalah asas kombinasi antara asas sentralisasi dan
desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem,
(5)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  12 desentralisasi dalam
pelaksanaan. Asas ini dilakukan oleh organisasi yang besar
dengan kegiatan dan bobot pekerjaan yang kompleks dan mengantisipasi
kelemahan dari kedua asas tersebut.
D.Masalah-Masalah Kearsipan
Menurut The Liang Gie, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang
umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut :
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga
tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan
tidak
mengikuti zaman (Up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas
kearsipan.
Menurut Drs. E. Matono, masalah yang sering timbul bertalian dengan
warkat, antara lain :
a. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
b. Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh
tumpukan warkat.
c. Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah.
d. Tempat penyimpanan warkat terlalu keip bila dibandingkan jumlah warkat,
sehingga tempatnya kurang.
e. Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
Menurut Drs. AW. Widjaya, masalah-maslah pokok di bidang kearsipan
antara lain :
a. Tidak dapat menemukan kembali secara tepat dari bagian arsip suatu surat
yang diperlukan oleh atasan atau petugas unit lain.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan,
(6)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  13 d. Tata kerja dan peralatan
kearsipan tidak berkembang (out of date) tidak
mengikuti perkembangan jaman (up to date) karena kurang pengarahan
kepada
petugas kearsipan.
Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di
instansi pemerintahan/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan itu
adalah :
a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat
saat
diperlukan.
b. Penumpukan arsip pada sembarang tempat.
c. Kurang menyadari arti pentingnya suaru arsip bagi organisasi.
d. Penyusutan arsip secara sembarang.
e. Petugas arsip kurang terampil.
Berdasarkan beberapa masalah dan penyebab dalam bidang kearsipan
sudah tentu terdapat cara pemecahan masalah tersebut. Berikut cara
pemecahan
masalah-masalah kearsipan yang harus dilakukan :
1. Pergunakan Sistem Penyimpanan Secara Tepat
Sistem penyimpanan arsip atau filling system adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut pedoman tertentu untuk menyusun dan menyimpan
warkat-warkat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dalam waktu cepat.
Cepat atau lambatnya suatu arsip ditemukan, ditentukan oleh tepat atau
tidaknya suatu sistem yang digunakan.
2. Fasilitas Kearsipan Harus Memenuhi Syarat
Ada 3 (tiga) golongan fasilitas kearsipan :
a. Alat-alat korespondensi seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel,
karbon dan lain-lain.
b. Alat-alat penerimaan surat, misalnya baki surat, meja tulis, rak dan lain-lain.
c. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, ventilasi dan
sebagainya.
3. Petugas Kearsipan yang Memenuhi Syarat
Seorang pegawai kearsipan harus memiliki pengetahuan umum, memiliki
pengetahuan tentang seluk beluk organisasi tempat kerja, memiliki
pengetahuan umu, memiliki keterampilan dalam menata arsip, cerdas, jujur,
(7)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  14
4. Penyelenggaraan Penyusutan Warkat
Penyelenggaraan penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak
terjadi penimbunan warkat dan tercampurnya warkat penting dengan warkat
yang seharusnya sudah dimusnahkan.
E. Syarat-Syarat Pegawai Arsip
Bila dikelompokan syarat-syarat pegawai arsip sebagai berikut :
a. Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahua seorang pegawai arsip adalah :
1)Telah mengikuti kursus administrasi.
2)Memiliki sertifikat mengetik atau komputer.
3)Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan.
4)Paham singkatan-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi.
5)Mengetahui masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi
sekaligus
tugas-tugas yang umum.
6)Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti isi dan maksud surat
tersebut.
7)Memiliki pengetahuan tentang korespondensi.
8)Mengetahui relasi-relasi organisasi.
b. Syarat Keterampilan
Syarat-syarat keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang petugas arsip
adalah :
1)Terampil menggunakan macam-macam system filling.
2)Terampil memilih dan menyeleksi warkat.
3)Terampil menyimpan berbagai macam warkat/arsip.
4)Terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan (1/2 menit untuk 1
arsip).
5)Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan.
6)Terampil mengetik berbagai kartu/formulir yang dipakai.
(8)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  15
c. Syarat Kepribadian Pegawai Arsip
1)Loyalitas
Seorang pegawai arsip hendaknya memiliki loyalitas yang tinggi untuk
kepentingan organisasi dimana ia bekerja. Loyalitas adalah perasaan yang
berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya, sehingga ia
merasa memiliki, penuh gairah dalam melaksanakan tugas, mencintai
pekerjaannya dan menjaga nama baik rganisasinya. Dan bila perlu
mendukung dan memandang pekerjaan mengurus arsip adalah yang
menyenangkan.
2)Sabar, Ramah dan Periang
Pegawai arsip bertugas untuk melayani dan membantu bidang operatif baik
dalam penyimpanan maupun dalam penemuan kembali arsip yang disimpan,
maka sorang arsiparis harus banyak bersabar, ramah dan periang. Kesabaran
tidak berarti lamban, tetapi sabar dalam arti tidak cepat putus asa, serta ulet
penuh inisiatif dalam melaksanakan pekerjaannya.
3)Ketekunan dan Rajin
Pegawai Arsip harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaannya
karena pekerjaan dalam organisasi sering berkaitan. Bila seorang pegawai
arsip tidak tekun dan tidak rajin bekerja, maka akan mengganggu kelancaran
tugas pekerjaan operatif lainnya. Karena pekerjaan kearsipan merupakan
pekerjaan penunjang yang sangat penting.
4)Ketelitian
Pegawai arsip harus dapat membedakan kata-kata, nama-nama atau
angka-angka yang sepintas kelihatannya sama. Disamping bekerja cermat,
teliti,
cekatan, ia harus mempunyai penglihatan yang cukup tajam. Sehingga
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat
dan tepat.
5)Kerapian
Sikap rapi dalam bekerja harus diutamakan, agar kartu-kartu, surat-surat,
berkas-berkas dan warkat-warkat tersusun dengan rapi. Arsip-arsip yang
tersusun rapi dan teratur lebih mudah ditemukan. Dan arsip-arsip akan
terpelihara serta awet karena tidak ditumpuk sembarangan, tidak terlipat,
(9)
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com  16 6)Jujur dan Dapat Menyimpan
Rahasia
Pegawai arsip harus bisa dipercaya (jujur) dan dapat menyimpan rahasia.
Karena arsip-arsip yang disimpan adalah arsip-arsip yang berguna dan
mungkin rahasia. Kebocoran rahasia arsip berarti bocornya rahasia
organisasi. Hal ini dapat merugikan yang bersangkutan. Oleh sebab itu bagian
arsip harus diurus oleh orang-orang yang berkepentingan dan tidak boleh
dicampuri oleh semua pegawai.
d. Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip
1)Syarat Utama Seorang Petugas Arsip
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa syarat utama seorang pegawai
arsip, yaitu sebagai berikut :
a)Sehat jasmani dan rohani agar dapat bekerja dengan optimal gesit dan
bertanggung jawab.
b)Loyalitas yang tinggi.
c) Rapi, teliti dan cermat.
d)Sabar, ramah dan periang.
e)Tekun dan rajin.
f) Mengetahui seluk beluk organisasi dan orang-orang yang ada hubungan
dengan tugasnya.
g)Mengetahui ilmu pengetahuan dan keterampilan yang berhubungan
dengan kearsipan.
h)Terampil dalam bidang tugasnya.
2)Syarat Penunjang Sebagai Seorang Petugas Arsip
a)Dapat mengetik 10 jari.
b)Dapat menggunakan berbagai peralatan dan mesin-mesin kantor.
c) Mempunyai pengetahuan tentang telepon.
d)Dapat mengisi formulir dengan baik.
e)Mampu membuat dan menyusun laporan, bentuk-bentuk grafik dan
statistik.
Baca lebih lajut

Figur
Memperbarui...

Referensi
Memperbarui...
DOWNLOAD ( -   9 HALAMAN  - 109.46KB)
Related subjects :
DOKUMEN TERKAIT

SURAT-SURAT YANG DIPERLUKAN

DOCUMENTS NEEDED FOR STUDY PERMIT LETTER FROM MINISTRY OF
EDUCATION & CULTURE1. THE REPUBLIC OF
 1    0    6

PERATURAN KAPOLRI NOMOR 17 TAHUN 2007 TENTANG

TATA KERASIPAN DI LINGKUNGAN POLRI
PENYUSUTAN ARSIP ADALAH KEGIATAN PENGURANGAN ARSIP MELALUI
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DAN UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN,
PEMUSNAHAN ARSIP YANG TIDAK BERNILAI GUNA DAN
 32   0   1

SURAT PERNYATAAN TIDAK MENERIM BEASISWA

LAIN.DOCX
APABILA DIKEMUDIAN HARI TERNYATA SAYA TERBUKTI MENERIMA
BEASISWA LAIN, SAYA SANGGUP DIKENAKAN SANKSI DAN BERSEDIA
MENGEMBALIKAN SEMUA BEASISWA TERSEBUT KEPADA PIHAK YANG
BERWENANG
 1   0   13

SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI

KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN...
PERKEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI YANG SANGAT
PESAT DEWASA INI MENIMBULKAN PENGARUH TERHADAP SELURUH
AKTIVITAS YANG DILAKUKAN OLEH SETIAP INSTANSI, BAIK INSTANSI
 1    1    2

ANJAB PENGADMINISTRASIAN KEPEGAWAIAN 2017

B. MENCATAT SURAT-SURAT YANG MASUK PADA BUKU AGENDA SURAT
MASUK DAN MEMBERI LEMBAR DISPOSISI SESUAI KLASIFIKASI SURAT UNTUK
DIAJUKAN KEPADA ATASAN;. TAHAPAN
 5   3   136
PERATURAN BUPATI 2006 03
BAHWA DALAM RANGKA PEMBERIAN BANTUAN KEUANGAN OLEH
PEMERINTAH DAERAH KEPADA MASYARAKAT/LEMBAGA, YANG DITETAPKAN
DENGAN DALAM ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA
 1    0    2

HOTEL SEBAGAI SUATU UNIT BISNIS YANG MEN (1)

PENDAPATAN JASA KAMAR MEMBERIKAN KONTRIBUSI KURANG LEBIH 65%
DARI TOTAL PENDAPATAN HOTEL, DAN PENDAPATAN KEDUA TERBESAR
DARI MAKANAN DAN MINUMAN YANG MEMBERIKAN KONTRIBUSI KURANG
 5    0    3

HOTEL SEBAGAI SUATU UNIT BISNIS YANG MEN

JIKA DITINJAU SECARA SEPINTAS DARI TAHUN KE TAHUN, MEMANG BIAYA
SELALU MENGALAMI PENINGKATAN, NAMUN PARA PENGUSAHA PERLU
LAGI MENINJAU SECARA MENDALAM DAN LEBIH BIJAK, APAKAH BIAYA
 4    0    0

PILIHAN LAIN UNTUK MENGUBAH ATAU MENGGAN

SELANJUTNYA KITA AKAN MEMBERI EFEK PADA BINGKAI KOTAK DAN
ORNAMENT DENGAN MENGGUNAKAN LAYAER => LAYER STYLE =>
COLOR OVERLAY, DEFAULTNYA ATAU STANDARNYA ADALAH
 30   0   1

ATAU UNTUK TIPE LAIN (1)

ATAU UNTUK TIPE
  2    0    1

SURAT PERINGATAN ATAU SURAT LAIN YANG SE

PEJABAT ADALAH PEJABAT YANG BERWENANG MENGANGKAT DAN
MEMBERHENTIKAN JURUSITA PAJAK, MENERBITKAN SURAT PERINTAH
PENAGIHAN SEKETIKA DAN SEKALIGUS, SURAT PAKSA, SURAT PERINTAH
 54   0   4

RESENSI ADALAH SUATU TULISAN ATAU ULASAN

BANYAK ORANG YANG SALAH MEMPREDIKSIKAN ISI BUKU INI, KARENA
MEREKA MELIHAT DARI JUDULNYA, PADAHAL ISINYA SANGAT BERBEDA
DENGAN YANG MEREKA PREDIKSIKAN.. SELAIN ITU BAHASANYA SANGAT
 7   0   53

DOKUMEN TERKAIT

INKONSISTENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA PT.

PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDA...
 80   1   3

KAPITAL ALAM? ATAU YANG LAIN?

 15   0   8

BAGIAN-7-LAIN-LAIN
  1    0    1

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT PADA

MUSEUM GEOLOGI BANDUNG.
 30   2   2

MENEMUKAN KEMBALI NUSANTARA (BAGIAN 2).

 1    0    0

MANAJEMEN KORESPONDENSI PADA BIDANG ARSIPARIS

DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIK...
 2    0    1

MOHAMMAD HERU SETIAWAN

 56   6   71

3 SURAT PERNYATAAN TIDAK MENGIKUTI BEASISWA

LAIN
 1   0   17

SURAT PERNYATAAN TIDAK MENERIMA BEASISWA LAIN

  1   2   25

SURAT-SURAT YANG DIPERLUKAN

 1    0    6

REVAYA SHAFINAZ AZZAHRA

KELAS: X OTP 1

NORMA KEARSIPAN

Norma adalah aturan atau ketentuan yang dipakai sebagai tatanan untuk
penyelenggaraan disuatuinstansi. Norma kearsipan contohnya adalah Undang-Undang
No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ; Peraturan pemerintah No.28/2021 tentang
pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; serta Perka ANRI
No.24/20011tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan d Perguruan Tinggi

Norma Kearsipan adalah Pedoman/Aturan yang mengatur segala sesuatu yang

berhubungan dengan kearsipan. Kaidah Kearsipan adalah Ketentuan yang mengatur
segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan tata
kelola kearsipan secara prosedural dan sistemik.

1. Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipa.

2. Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan pokok
Kearsipan.
3. Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No.145/U/2004 tentang jadwal
Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di Lingkungan Departeme Pendidikan
Nasional’
5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.13 Tahun 2006 tentang Jadwal
Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan DepartemenPendidikan
Nasional.
6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.37 tahun 2006 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.43 tahun 2006 tentang Rincian
Tugas Unit Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Luar Sekolah.
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 31 tahun 2007 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Pendidikan nonformal dan informal.
9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.28 tahun 2007 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengambangan Pendidikan nonformal dan
informal.
10. Keputusan Sekretaris Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
No.41268 /A.A1/KP/2008, tanggal 18 Juli 2008, tentang Pola Klasifikasi Kearsipan
di Lingkungan Deoartemen Nasional.