cara penanganan dan pemeliharaan dokumen

administrasi kepegawaian beserta peraturan

pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

1. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen
yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
f. Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar
dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

2. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa
kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip,
yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa
data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
 Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk
memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan
penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat
disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data
konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai
kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat
dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan
data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses
dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan
distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data
digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi
digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan
pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden
message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data
digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti:
gambar, audio , video, text atau file biner.

3. PERATURAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1. Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
4. Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
6. Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.
7. Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8. Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda
ditempatnya.
10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman denganmenggunakan scanner.

Diposkan 27th October 2014 oleh zakiyah ulfa

0

Tambahkan komentar

administrasi kepegawaian

 Klasik
 Kartu Lipat
 Majalah
 Mozaik
 Bilah Sisi
 Cuplikan
 Kronologis

KEWAJIBAN,LARANGAN DAN HAK PNS (ADMINISTRASI PERKANTORAN)

PEMBERHENTIAN PNS ( ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN)

Gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS) 2014 ( administrasi kepegawaian)

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil ( Administrasi Kepegawaian )

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Kepegawaian Administrasi Kepegawaian

SILABUS KEPEGAWAIAN KELAS 12 ADMINISTRASI PERKANTORAN KURIKULUM

2013 (K13)

DAFTAR FORMASI PEGAWAI

Prosedur Pengadaan Pegawai

 ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

Faktor-faktor penyusunan Formasi pegawai

Sistem Penyusunan Formasi Pegawai

prinsip - prinsip penyusunan formasi pegawai

cara penanganan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian beserta peraturan

pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

KEWAJIBAN,LARANGAN DAN HAK PNS

(ADMINISTRASI PERKANTORAN)
Kewajiban dan Hak PNS
A. Kewajiban PNS
Kewajiban PNS adalah segala sesuatu yang wajib dikerjakan atau boleh dilakukan oleh setiap PNS
berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun kewajiban-kewajiban
PNS tersebut dapat dirinci sebagai berikut:
1. Kewajiban yang berhubungan dengan tugas di dalam jabatan;
Kewajiban ini terkait dengan tugas pokok dan fungsi unit kerja masing-masing PNS.
2. Kewajiban yang berhubungan dengan kedudukan PNS pada umumnya;
Kewajiban ini terkait dengan kedudukan PNS sebagai unsur aparatur negara, abdi negara dan abdi
masyarakat. Dapat dirinci sebagai berikut:
a. Kewajiban yang ditetapkan dalam UU No.8 tahun 1974;
b. Kewajiban menurut Peraturan Disiplin Pegawai;
c. Kewajiban menurut Peraturan Tentang Izin Perkawinan dan Perceraian bagi PNS;
d. Kewajiban mentaati jam kerja kantor dan pemberitahuan jika tidak masuk kerja;
e. Kewajiban menjaga keamanan negara dan menyimpan surat-surat rahasia;
f. Kewajiban mentaati ketentuan tentang pola hidup sederhana dan larangan penerimaan pemberian
hadiah;
g. Kewajiban sebagai anggota KORPRI;
h. Kewajiban mentaati larangan bekerja dalam lapangan swasta dan usaha-usaha/kegiatan-kegiatan
yang wajib mendapat ijin;
i. Kewajiban mentaati larangan menurut kitab UU hukum pidana;
j. Kewajiban mentaati peraturan tentang larangan korupsi;
k. Kewajiban mentaati peraturan tentang larangan mengerjakan judi;
l. Kewajiban mentaati peraturan tentang keanggotaan partai polotik;
3. Kewajiban PNS yang tidak berhubungan dengan tugas dalam jabatan dan tidak berhubungan
dengan kedudukan sebagai PNS pada umumnya.
Kewajiban ini terkait dengan pasal 5, 28 dan 29 UU No.8 tahun 1974.
B. Hak PNS
Hak-hak PNS adalah sesuatu yang diterima oleh PNS dengan persyaratan-
persyaratan Tertentu yang harus dipenuhi, antara lain:
1. Gaji;
a. Gaji PNS;
b. Perhitungan masa kerja;
c. Kenaikan gaji pokok;
d. Tunjangan.
2. Kenaikan Pangkat;
3. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan;
4. Cuti;
5. Tunjangan cacat dan uang duka;
6. Kesejahteraan;
7. Pensiun.

Larangan bagi PNS :

1. Melakukan hal-hal yang dapat menurunkan kehormatan atau martabat Negara, Pemerintah atau Pegaw
Negeri Sipil.
2. Menyalahgunakan wewenang
3. Tanpa izin Pemerintah menjadi Pegawai atau bekerja untuk Negara Asing
4. Menyalahgunakan barang-barang, uang atau surat-surat berharga milik Negara
5. Memiliki, menjual, membeli, menggadaikan, menyewakan atau meminjamkan barang-barang, dokum
atau surat-surat berharga milik Negara secara tidak sah
6. Melakukan kegiatan bersama dengan atasan, teman sejawat, bawahan atau orang lain didalam maupun
diluar lingkungan kerjanya dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang se
langsung merugikan Negara.
7. Melakukan tindakan yang bersifat negatif dengan maksud membalas dendam terhadap bawahannya at
orang lain didalam maupun diluar lingkungan kerjanya.
8. Menerima hadiah atau sesuatu pemberian berupa apa saja dari siapapun juga yang diketahui atau patut
diduga bahwa pemberian itu bersangkutan dengan jabatan atau pekerjaan Pegawai Negeri Sipil yang
bersangkutan.
9. Memasuki tempat-tempat yang dapat mencemarkan harkat dan martabat Pegawai Negeri Sipil, kecual
untuk kepentingan jabatan.
10. Bertindak sewenang-wenang terhadap bawahannya.
11. Melakukan suatu tindakan atau sengaja tidak melakukan tind
yang dapat berakibat menghalangi atau mempersulit salah satu pihak yang dilayani sehingga megakiba
kerugian pihak yang dilayani.
12. Menghalangi berjalannya tugas kedinasan.
13. Membocorkan dan memanfaatkan rahasia Negara yang diket
karena kedudukan jabatan untuk kepentingan pribadi, golongan atau pihak lain.
14. Bertindak selaku perantara bagi suatu pengusaha atau golong
untuk mendapatkan pekerjaan atau pesanan dari kantor / instansi Pemerintah.
15. Memilki saham atau modal dalam perusahaan yang kegiatan
usahanya berada dalam ruang lingkup kekuasaannya.
16. Memilki saham suatu perusahaan yang kegiatannya tidak ber
dalam ruang lingkup kekuasannya yang jumlah dan sifat kepemilikan itu sedemikian rupa sehingga me
pemilikan saham tersebut dapat langsung atau tidak langsung menentukan penyelengaraan atau jalann
perusahaan.
17. Melakukan kegiatan usaha dagang, baik secara resmi maupun
sambilan, menjadi Direksi, Pimpinan atau Komisaris Perusahaan Swasta bagi yang berpangkat Pembin
Golongan Ruang IV/a keatas yang memangku jabatan eselon I.
18. Melakukan pungutan tidak sah dalam bentuk apapun juga da
melaksanakan tugasnya untuk kepentingan pribadi, golongan ataupun pihak lain.

Kewajiban dan Larangan Bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 tahun 2010 tentang
Disiplin Pegawai Negeri Sipil, terdapat Kewajiban dan Larangan untuk Pegawai Negeri Sipil.
Namun sebelum membahas kewajiban dan larangan bagi pegawai negeri sipil, terlebih dahulu
kita harus paham pengertian pegawai negeri sipil.

Menurut UU Nomor 8 Tahun 1974 jo UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian dijelaskan pengertian Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga negara
Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang
berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara
lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
 sumber gambar: bkn.go.id

Kewajiban Pegawai Negeri Sipil

Berdasarkan PP No 53 tahun 2010 Pasal 3, Setiap PNS wajib:
1. Mengucapkan sumpah/janji PNS;
2. Mengucapkan sumpah/janji jabatan;
3. Setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan Pemerintah;
4. Menaati segala ketentuan peraturan perundangundangan;
5. Melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepada PNS dengan penuh pengabdian,
kesadaran, dan tanggung jawab;
6. Menjunjung tinggi kehormatan negara, Pemerintah, dan martabat PNS;
7. Mengutamakan kepentingan negara daripada kepentingan sendiri, seseorang, dan/atau
golongan;
8. Memegang rahasia jabatan yang menurut sifatnya atau menurut perintah harus dirahasiakan;
9. Bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan bersemangat untuk kepentingan negara;
10.Melaporkan dengan segera kepada atasannya apabila mengetahui ada hal yang dapat
membahayakan atau merugikan negara atau Pemerintah terutama di bidang keamanan,
keuangan, dan materiil;
11. Masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja;
12.Mencapai sasaran kerja pegawai yang ditetapkan;
13. Menggunakan dan memelihara barang-barang milik negara dengan sebaik-baiknya;
14. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat;
15. Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas;
16. Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan karier; dan
17.Menaati peraturan kedinasan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

Larangan Pegawai Negeri Sipil

Berdasarkan PP No 53 tahun 2010 Pasal 4, Setiap PNS dilarang:
1. Menyalahgunakan wewenang;
2. Menjadi perantara untuk mendapatkan keuntungan pribadi dan/atau orang lain dengan
menggunakan kewenangan orang lain;
3. Tanpa izin Pemerintah menjadi pegawai atau bekerja untuk negara lain dan/atau lembaga atau
organisasi internasional;
4. Bekerja pada perusahaan asing, konsultan asing, atau lembaga swadaya masyarakat asing;
5. Memiliki, menjual, membeli, menggadaikan, menyewakan, atau meminjamkan barang-barang
baik bergerak atau tidak bergerak, dokumen atau surat berharga milik negara secara tidak sah;
6. Melakukan kegiatan bersama dengan atasan, teman sejawat, bawahan, atau orang lain di dalam
maupun di luar lingkungan kerjanya dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau
pihak lain, yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara;
7. Memberi atau menyanggupi akan memberi sesuatu kepada siapapun baik secara langsung atau
tidak langsung dan dengan dalih apapun untuk diangkat dalam jabatan;
8. Menerima hadiah atau suatu pemberian apa saja dari siapapun juga yang berhubungan dengan
jabatan dan/atau pekerjaannya;
9. Bertindak sewenang-wenang terhadap bawahannya;
10. Melakukan suatu tindakan atau tidak melakukan suatu tindakan yang dapat menghalangi atau
mempersulit salah satu pihak yang dilayani sehingga mengakibatkan kerugian bagi yang
dilayani;
11. Menghalangi berjalannya tugas kedinasan;
12. Memberikan dukungan kepada calon Presiden/Wakil Presiden, Dewan Perwakilan Rakyat,
Dewan Perwakilan Daerah, atau Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dengan cara:
a. ikut serta sebagai pelaksana kampanye;
b. menjadi peserta kampanye dengan menggunakan atribut partai atau atribut PNS;
c. sebagai peserta kampanye dengan mengerahkan PNS lain; dan/atau
d. sebagai peserta kampanye dengan menggunakan fasilitas negara;
13. Memberikan dukungan kepada calon Presiden/Wakil Presiden dengan cara:
a. membuat keputusan dan/atau tindakan yang menguntungkan atau merugikan salah satu
pasangan calon selama masa kampanye; dan/atau
b. mengadakan kegiatan yang mengarah kepada keberpihakan terhadap pasangan calon yang
menjadi peserta pemilu sebelum, selama, dan sesudah masa kampanye meliputi pertemuan,
ajakan, himbauan, seruan, atau pemberian barang kepada PNS dalam lingkungan unit
kerjanya, anggota keluarga, dan masyarakat;
14. Memberikan dukungan kepada calon anggota Dewan Perwakilan Daerah atau calon Kepala
Daerah/Wakil Kepala Daerah dengan cara memberikan surat dukungan disertai foto kopi Kartu
Tanda Penduduk atau Surat Keterangan Tanda Penduduk sesuai peraturan perundangundangan;
dan memberikan dukungan kepada calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, dengan cara: a.
terlibat dalam kegiatan kampanye untuk mendukung calon Kepala Daerah/Wakil Kepala
Daerah; b. menggunakan fasilitas yang terkait dengan jabatan dalam kegiatan kampanye; c.
membuat keputusan dan/atau tindakan yang menguntungkan atau merugikan salah satu
pasangan calon selama masa kampanye; dan/atau d. mengadakan kegiatan yang mengarah
kepada keberpihakan terhadap pasangan calon yang menjadi peserta pemilu sebelum, selama,
dan sesudah masa kampanye meliputi pertemuan, ajakan, himbauan, seruan, atau pemberian
barang kepada PNS dalam lingkungan unit kerjanya, anggota keluarga, dan masyarakat.

Diposkan 22nd July oleh zakiyah ulfa

0

Tambahkan komentar

Memuat
Template Tampilan Dinamis. Diberdayakan oleh Blogger.