Tujuan Bisnis

Perkembangan teknologi informasi saat ini telah memudahkan pertukaran

informasi tidak hanya berdampak positif. Perkembangan teknologi perkembang pesat
dan memudahkan cara dan teknik dalam berbagai jenis usaha, dengan teknologi saat
ini ada perkembangan dalam bidang jasa alih media.

Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik

(baca:kertas) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan
teknologi informasi. di antaranya dengan menciptakan data fisik (dokumen) menjadi
data digital, Teknologi scanner /scan dokumen sudah semakin terjangkau dan maju.
Dengan teknologi OCR (Optical Character Recognition) dan ICR (Intelligence Character
Recognition) dokumen dapat di scan dan diubah menjadi format digital yang dapat
dicari (search) layaknya mencari file di komputer.

Kegiatan Alih Media juga membantu proses pencarian dokumen dengan lebih
cepat dikarenakan kemampuan sistem dalam mengolah data arsip dengan lebih cepat
dan efisien. Kami anak - anak muda bangsa, berupaya untuk memberikan pandangan
baru bahwa perusahaan/instansi/organisasi yang sedang tumbuh dan berkembang
hendaknya memiliki yang dinamakan pengelolaan asset (fund management). Langkah
ini bertujuan untuk mengelola resiko terhadap hambatan, terlebih dalam pengadaan
sistem informasi yang sangat dibutuhkan pada era sekarang ini.

Bersama surat penawaran ini kami bermaksud menjelaskan “Jasa Alih Media”
Seandainya Bapak/Ibu tertarik dan ingin mengetahui lebih dalam mengenai jasa alih
media tersebut, kami siap setiap saat untuk menjelaskan. Adapun mengenai waktu dan
tempat kami serahkan sepenenuhnya kepada Bapak/Ibu. Kami percaya bahwa suatu
perubahan yang lebih baik sangat diperlukan untuk lebih memajukan
perusahaan/bangsa dan negara di masa depan.

Proposal kearsipan @2021

 Segmentasi Bisnis

Bagaimana memulai Alih Media

Langkah awal yang harus dilakukan oleh unit organisasi yang ingin melalkukan alih media
adalah :
 Melakukan estimasi berapa lama arsip akan disimpan, bagaimana nantinya arsip
yang telah di alih media (baca: elektronik) akan digunakan dan apa saja yang
diperlukan untuk menunjang agar informasi arsip tetap dapat digunakan secara
baik.
 Lama pemeliharaan arsip elektronik akan berbeda dengan lama pemeliharaan
teknologi informasi, maka itu perlu dilakukan proses pengelolaan dan manajemen
tersendiri antara teknologi informasi (software dan hardware) tempat arsip elektronik
disimpan dengan informasi arsip elektronik.

Keuntungan Alih Media

 Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses temu-
kembali informasi arsip
 Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebihcepat
terkait dengan akses arsip yang cepat dan tepat
 Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepatdiketahui
 Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari informasi
 Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan
memudahkan dalam penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi
lain
 Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara

akurat, cepat, dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun

kebutuhan suatu regulasi
 Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan

keberlangsungan bisnis
 Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu-kembali,

dan pengelolaan atas media kertas.

Proposal kearsipan @2021

 Service
Mengkonversi dokumen hard copy menjadi dokumen digital dalam bentuk :
PDF,BMP, TIFF, JPG, Photo file, dll
 Indexing
 OCR/Optical Character Recognition (hanya untuk dokumen yang tidak
mengandung karakter tulisan tangan)
 Full text index
 Image enhancement

 Jenis Dokumen
 Berbagai ukuran kertas (folio, quarto, invoice, cek, kartu nama, dll)
 Berbagai jenis kertas (HVS, kertas carbonize, dll)
 Hitam putih atau berwarna

 Media Pencipta dan Biaya

a. Hasil alih media bisa diberikan melalui media :
 FTP (File Transfer Protocol)
 CD-ROM/DVD
 Hard drive
 Document hosting

b. Penentuan biaya scaning:

 Jenis Dokumen
 Index yang dibutuhkan
 Quality kertas
 Format dokumen
 Full search / full text
 B/W atau Full colour

Proposal kearsipan @2021

 Prosedur Implementasi

 Prosedur Alih media

 Penyeleksian/penilaian arsip
 Pemindaan/scanning arsip
 Legalisasi : Penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media
 Autentikasi hasil alih media
 Alur Proses Alih Media

Alur Proses Alih Media

Pelaksana/pranata
No. Tahap Kegiatan Kelengkapan Output
arsip
1. Tahap Persiapan :
 Unit pengolah menentukan arsip yang  Surat Perintah alih  Arsipyangakandi
akan di alihmedia. media arsip alih media
 Unit pengolah mempersiapkan arsip dan  Arsip  Peralatan alih
sarana prasarana untuk alih media yaitu  Perangkat Komputer media
meliputi perangkat komputer, scanner dan  Alat scanner
system penyimpanan arsip hasil dari alih
media.
 Mengatur peralatan scanner meliputi
dpi,pembesaran, fokus gambar

2. Tahap Pelaksanaan Pemindaian:

 Memeriksa keutuhan dokumen arsip yang  Arsip  File digitalhasil
akan di alih media dan kesesuaiannya  Perangkat Komputer alih media
terhadap daftar arsip  Alat scanner  Data rekapitulasi
 Membuka folder berkas arsip, arsip elektronik
menghitung jumlah berkas dan hasil alihmedia
memperhatikan urutan arsip sebelum
dilakukan scanning
 Membuka folder paper clip atau perekat
lainnya terhadap arsip tersebut
 Melakukan scanning arsip lembar-
perlembar dengan tetap memperhatikan
urutan pada berkasi fisik arsip
 Mencatat arsip yang telah di scanning
kedalam bentuk data media
 Melakukan pemberkasan kembali
terhadap fisik arsip yang telah dilakukan alih
media sesuai dengan hasil aslinya atau
sebelumdilakukanproses scanning

Tahap Penyesuaian dan editing :

 Memeriksa arsip elektronik hasil alih
media dari segi kuantitas dan kualitas
serta kesesuainnya dengan arsip yang di
alih media
 Menyesuaikan bentuk, format dan ukuran
arsip elektronikhasilalihmedia
 Tahap hasil pemindaian Pemberkasan
arsip:  Arsip  File digitalarsip
 Menentukan lokasi simpan/data arsip  Perangkat Komputer hasilalihmedia
hasil pemindaian  Alat scanner yang telah di
 Memberikan nama (rename) pada arsip berkaskan
yang telah di alih media  Data alihmedia
 Membuat folder sebagai wadah
pemberkasan arsip-arsip hasil
pemindaian
 Memberkaskan identitas nama folder
sesuai dengan indeks pada folder fisik
arsip yang berupa kode klasifikasi
 Menggandakan file hasil alih media ke
media penyimpanan.

3. Tahap penyusunan daftar hasil alih media

dan berita acara alih media :  Database arsip hasilalih  Daftar hasil alih
 Membuatdaftar arsip hasil alihmedia media media arsip
 Melaporkan hasil alih media dan  Beritaacara alih
membuat berita acaraalihmediaarsip media

4. Meneliti hasil alih media, memverifikasi  Daftar hasil alih media

daftar arsip hasil alih media dan memberikan arsip
pengesahan berita acara alih media arsip  Database hasil alih
media arsip

 Membuatlaporanhasil alih media arsip

 Mengembalikan fisik arsip ke dalam
 Pengesahan koreksidan  Laporan alihmedia
serah terima hasil alih  Beritaacara alih
tempat penyimpanan
media media

Proposal kearsipan@2021
 Harga Alih Media
Jasa Scanning Black & White (BW)

1. Jasa Scaning BW (Quality Dokumen Kurang Baik)

Jumlah Image Harga / Image Ukuran Kertas

1 – 1.000 Rp. 320,-

1.001 – 50.000 Rp. 280,-
50.001 – 100.000 Rp. 240,- A4 & A3
100.001 – 500.000 Rp. 200 ,-
> 500.000 Rp. 110,-
Rp. 8.000,- A2, A1 & A0

2. Scanning BW (Quality Dokumen Baik)

Jumlah Image Harga / Image Ukuran Kertas

1 – 1.000 Rp. 300,-

1.001 – 50.000 Rp. 250,-
50.001 – 100.000 Rp. 200,- A4 & A3
100.001 – 500.000 Rp. 120,-
> 500.000 Rp. 90,-
Rp. 6.000,- A2, A1 & A0

3. Scanning Color (Quality Dokumen Kurang Baik)

Jumlah Image Harga / Image Ukuran Kertas

1 – 1.000 Rp. 420,-

1.001 – 50.000 Rp. 380,-
50.001 – 100.000 Rp. 340,- A4 & A3
100.001 – 500.000 Rp. 300,-
> 500.000 Rp. 220,-
Rp. 8.000,- A2, A1 & A0

4. Scanning Color (Quality Dokumen Baik)

Jumlah Image Harga / Image Ukuran Kertas

1 – 1.000 Rp. 400,- A4 & A3

1.001 – 50.000 Rp. 350,-
50.001 – 100.000 Rp. 300,-
100.001 – 500.000 Rp. 220,-
> 500.000 Rp. 180,-
Rp. 6.000,- A2, A1 & A0

Proposal kearsipan@2021
 Harga diatas termasuk
- Pembenahan Dokumen (Persiapan dan Perapihan)
- Format TIFF / PDF
- Type image Black & White / Colour.
- DVD / CDR Backup

 Kondisi
- Ukuran kertas A4 atau lebih kecil
- Jenis kertas HVS & Karbonise
- Tempat pengerjaan : Pelanggan
- Biaya ditagih setiap bulan berdasarkan jumlah dokumen yang discan

Secara teknis operasional di awal kami memperkerjakan sejumlah karyawan dan harian
lepas yang meliputi 1 orang sebagai Project Management yang berfungsi untuk
melakukan pengawasan atas keberlangsungan suatu proyek di sisi pemecahan masalah
(problem solving), eskalasi, hingga memastikan pertemuan Steering Committee dan
melakukan pengawasan terhadap proses-proses berjalannya proyek. 2 orang marketing
dimana sebagai pemasaran produk dan menghandle keinginan client dan beberapa
karyawan harian lepas yang jumlahnya tergantung dari banyaknya proyek.

Proposal kearsipan@2021
 Pedoman Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan, Klasifikasi arsip dengan sistem ini (struktur kegiatan dan permasalahan) dapat
digunakan oleh setiap organisasi. Proses menilai, merumuskan, mengidentifikasi dan
menyeleksi fungsi unit kerja sehingga dapat diketahui jumlah dan jenis fungsi yang dimiliki
oleh instansi yang menjadi dasar untuk menyusun kerangka induk klasifikasi arsip.

Dalam penyusunan klasifikasi arsip dapat digunakan kode klasifikasi, Kode

Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan
untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.

Contoh Kode klasifikasi arsip :

KP 01 01
Pokok Kepegawaian
Sub masalah “Pengadaan pegawai”
Sub-sub masalah “Penyusunan Formasi dan
Kebutuhan Pegawai”
Jadwal Retensi Arsip(JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip, penilaian arsip dalam rangka pemusnahan merupakan tindakan menganalisis
apakah arsip yang menurut JRA dinyatakan musnah benar-benar sudah boleh
dimusnahkan.

Dalam JRA telah ditentukan klasifikasi arsipnya, disimpan berapa lama, dan
setelah masa simpan habis maka dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip statis.
Pentingnya suatu arsip harus memiliki JRA,dimana arsip tersebut dapat di nyatakan
sebagai arsip yang memiliki masa aktif. Pemusnahan arsip yang telah mencapai waktu
JRA akan di minta persetujuan dari pejabat berwenang yang memiliki otorisasi dalam
memutuskan pemusnahan dokumen, pihak pejabat tersebut diatur dalam suatu
organisasi itu sendiri.

Proposal kearsipan@2021
 JRA di bedakan berdasarkan jenis-jenisnya, yaitu :
1. Arsip Fasilitatif, yang merupakan arsip pendukung yang mencerminkan
tugas dan fungsi pendukung dari instansi, sebagai contoh dari arsip
fasilitatif adalah :
 Kepegawian
 Keuangan
 Legalitas
 Administrasi internal dari instansi tersebut
 Dll.
2. Arsip Substantif, merupakan arsip yang berkaitan dengan tugas pokok
suatu instansi yang secara operasional mempunyai kepentingan bagi
kemasyarakatan, Sebagai contoh dari arsip subsantif adalah :
 Berkas persyaratan-persyratan
 Berkas pendaftaran
 Notulen
 Dll.

Harga Klasifikasi Arsip dan JRA :

No. Modul Biaya

1 Pedoman Klasifikasi Arsip Rp. 15.000.000
2 Pedoman JRA Arsip Fasilitatif Rp. 10.000.000
3 Pedoman JRA Arsip Substantif Rp. 10.000.000

Proposal kearsipan@2021
 Aplikasi Pengarsipan
Sistem aplikasi pengarsipan dibangun untuk memenuhi kebutuhan klien dengan
berbagai alur kerja dan flowchart yang ada, kami menterjemahkan dan mengoperasikan
semua kebutuhan yang ada ke dalam system berbasis komputerisasi. Berikut gambaran
umum pada system aplikasi :
 Aplikasi pengarsipan menggunakan teknologi berbasi web based dengan Bahasa
pemrograman PHP, Javascript dan Database yang di gunakan MYSQL
 Aplikasi dan database ditempatkan/dipusatkan pada satu Server dan dapat di
dunakan pada sebuah bagian-bagian/departemen dan semua cabang yang
ada.
 Berbasis jaringan, dengan fasilitas ini semua komponen atau modul dapat
menggunakan sistem dan mendapatkan informasi. Sistem ini juga bisa diterapkan
via internet jika ingin dikembangkan. dengan teknologi ini semua pihak dapat
mengambil informasi dari Sistem tersebut.
 Sistem keamanan, pada aplikasi tersebut menggunakan sistem pengaturan hak
user :
1. Authentication : adalah proses identifikasi suatu pengguna sehingga bisa
dikenali oleh sistem yang dimasukinya. Proses identifikasi ini menggunakan
langkah validasi bahwa pengguna sistem merupakan pengguna yang
berhak mengakses sistem.
2. Authorization : adalah cara untuk membatasi akses pengguna terhadap
suatu protected resource, sehingga pengguna yang tidak berhak, tidak
diperkenankan melihat workspace dari pengguna lain yang berbeda hak
aksesnya. Selain itu, pengguna juga lebih fokus pada tugasnya masing-
masing sesuai aturan yang sudah ditentukan.
3. Role : adalah suatu jenis hak akses yang diberikan kepada setiap
pengguna. Role akan membatasi hak akses pengguna terhadap beberapa
protected resource tertentu.
 Mutasi system, digunakan untuk melihat perjalan atau log dari sebuah system
tersebut. Dimana satu data/kegiatan dapat terlihat sampai sejauh mana proses
kegiatan dokumen tersebut di lakukan.

Proposal kearsipan@2021
ALUR KEGIATAN KERJA

Kegiatan pengerjaan aplikasi diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah disepakati
antara pembuat aplikasi dan klien setelah kontrak ditandatangani oleh kedua belah
pihak dengan asumsi klien tidak melakukan proses keterlambatan dalam pengiriman
data yang dibutuhkan dan keadaan-keadaan yang tak dapat disanggah (force
majeure).

 Persiapan :
- Klien memberikan penjelasan secara menyeluruh tentang alur proses sistem
informasi yang ada pada organinasi perusahaan tersebut.
- Klien memberikan contoh data untuk pembuatan aplikasi
- Analisa data, sebelum membuat aplikasi kami melakukan analisa data dan
membuat flowchart dari suatu kegiatan perusahaan tersebut
 Perancangan :
- Kami melakukan perancangan struktur database terlebih dahulu, untuk
memenuhi data yang dibutuhkan
- Kami memberikan flowchart ke pada klien untuk melihat alur proses dari aplikasi
tersebut.
 Implementasi :
- Setelah flowchart dan alur kerja dari rancangan aplikas tersebut disetujui oleh
klien, kami melakukan proses coding atau pembuatan dari aplikasi.
 Review :
- Setelah aplikasi selesai dalam proses pembuatan, klien akan meng-uji coba
aplikasi tersebut.
- Pihak kami akan melakukan perbaikan jika terdapat error/bug pada aplikasi
jika di temukan oleh klien
 Penyelesaian :
- Kami akan memberikan tutorial atau demo penggunaan aplikasi pengarsipan.
- Sepenuhnya aplikasi di miliki oleh klien dan mendapat master aplikasi yang
telah jadi

Proposal kearsipan@2021
 Lain-Lain

Hal-hal teknis dapat diatur dengan kesepakatan bersama.

Apabila memerlukan informasi lebih lanjut dapat menghubungi:

Bagus Andita di 081217665713 atau ke kantor PKSS

Branch Office : Jl Ketintang Baru No 14 C, Surabaya

Telp : (031) 8291278

Fax : (031) 8293178

Website : www.pkss.co.id

Email : gudang.pkss.surabaya@gmail.com