C.

informasi elektronik

Pengertian Informasi Elektronik dan Teknologi Elektronik berdasarkan Undang- undang No. 19 Tahun
2016 Tentang Perubahan atas Undang- undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik, (Gambar : m.liputan6.com) yaitu :

Pengertian Informasi Elektronik dalam Undang- undang No. 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan atas
Undang- undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dalam Pasal 1 angka
1 yang berbunyi,”Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi
tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, Electronic Data Interchange (EDI),
surat elektronik (Electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang
mampu memahaminya.”

Pengertian Dokumen elektronik berdasarkan Undang- undang No. 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan
atas Undang- undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dalam Pasal 1
angka 4 yang berbunyi, “Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan,
dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh
orang yang mampu memahaminya.”

Penggunaan informasi elektronik dalam pembuktian pada hukum pidana sudah sering diterapkan,
khususnya terkait dengan tindak pidana korupsi, berdasarkan Undang- undang Nomor 20 Tahun 2001
Tentang Perubahan Atas Undang- undang Nomor 31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana
Korupsi Pasal 26 A berbunyi,

“Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 188 ayat (2) Undang-
undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi juga
dapat diperoleh dari :

alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik
dengan air optik atau yang serupa dengan itu; dan

dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dijabat, dibaca, dan atau didengar yang
dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas,benda fisik
apapun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan,suara, gambar, peta,
rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna.”
Keabsahan Informasi Elektronik dan Dokumen Elektronik sebagai pembuktian

Mahkamah Agung dalam suratnya kepada Menteri Kehakiman tanggal 14 Januari 1988 No.
39/TU/88/102/Pid. Mengemukakan pendapatnya, bahwa microfilm dan microfiche dapat dipergunakan
sebagai alat bukti yang sah dalam perkara pidana di Pengadilan menggantikan alat bukti surat, dengan
catatan microfilm itu dijamin otentikasinya. Sesuai dengan pendapat Mahkamah Agung, maka bukti
elektronik (microfilm atau microfiche) difungsionalisasikan seperti halnya surat.

Berdasarkan Pasal 5 Undang- undang No. 19 Tahun 2016 jo. Undang- undang No. 11 Tahun 2008
Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik disebutkan :

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum
yang sah;

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di
Indonesia;

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem
Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang- undang ini;

Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) tidak berlaku untuk :

Surat yang menurut undang- undang harus dibuat dalam bentuk tertulis;

Surat beserta dokumennya yang menurut Undang- undang harus dibuat dalam bentuk akta notariil atau
akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Syarat sah dokumen elektronik sebagai pembuktian berdasarkan Undang- undang No. 19 Tahun 2016 jo.
Undang- undang No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dalam Pasal 6 yang
berbunyi, “Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang
mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/ atau
Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses,
ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu
keadaan.”

Debra L. Shinder mengemukakan, bahwa terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi agar alat bukti
dapat diterima di pengadilan, yaitu pertama, alat bukti harus kompeten (reliable dan credible) sehingga
terjamin validitasnya. Melalui sistem keamanan informasi yang certified, maka integritas konten dalam
suatu bukti elektronik (informasi dan/atau dokumen elektronik) menjadi terjamin keautentikannya;
kedua, alat bukti harus relevan (dapat membuktikan fakta dari suatu kasus); dan ketiga, alat bukti harus
material (memperkuat persoalan yang dipertanyakan dalam suatu kasus). Syarat-syarat yang
dikemukakan oleh Debra itu merupakan syarat sahnya suatu bukti elektronik.

Syarat- syarat Formil dan Materiil Informasi Elektronik dan Dokumen Elektronik dapat digunakan sebagai
bukti dalam persidangan :

Syarat Formil : diatur dalam Pasal 5 ayat (4) UU ITE, yaitu bahwa Informasi atau Dokumen Elektronik
bukanlah dokumen atau surat yang menurut perundang- undangan harus dalam bentuk tertulis.

Syarat Materiil : diatur dalam Pasal 6, Pasal 15, dan Pasal 16 UU ITE yang pada intinya Informasi dan
Dokumen Elektronik harus dapat dijamin keotentikannya, keutuhannya, dan ketersediaannya.

Penggunaan Dokumen Elektronik pada Permohonan Kasasi dan Peninjauan Kembali diatur dalam Surat
Edaran Mahkamah Agung No. 1 Tahun 2014 jo. SEMA No. 14 Tahun 2010, yang pada intinya dalam
pengiriman berkas kasasi maupun peninjauan kembali wajib disertakan Dokumen Elektronik oleh
Pengadilan pengaju ke Mahkamah Agung, dan jika tidak disertai dengan Dokumen Elektronik maka
Mahkamah Agung menyatakan berkas tersebut tidak lengkap, dan dikembalikan dengan melengkapi
dokumen elektronik sesuai dengan Surat Edaran Mahkamah Agung (SEMA) No. 1 Tahun 2014.

Perkembangan teknologi yang semakin modern, memberikan pengaruh terhadap pembuktian yang
berlaku dalam persidangan, sehingga pembuktian yang berlaku dalam persidangan tidak hanya bukti
surat maupun bukti saksi saja, melainkan juga bukti yang berbentuk seperti Compact Disk (CD) dan juga
tulisan- tulisan di media sosial seperti jejaring sosial seperti facebook juga dapat dijadikan sebagai
pembuktian. Namun, pengaturan mengenai pembuktian dalam persidangan belum diatur secara tegas
dalam Hierarki Peraturan Perundang- undangan, sah dan tidaknya dokumen elektronik dan informasi
elektronik dalam hal pembuktian masih perlu untuk diterbitkan peraturan yang secara tegas
mengaturnya, meskipun secara eksplisit dalam Undang- undang No. 19 Tahun 2016 jo. Undang- undang
No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

D.arsip elektronik

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi
berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen
elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat,
dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National Archives and Record Administration
(NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana
hanya komputer yang dapat memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang terkandung
dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).

Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :

a. teks, gambar, audio, dan video

b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.

Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :

a. penciptaan arsip elektronik berupa:

- pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu
untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Kementerian
Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format elektronik dan arsip hasil proses alih
media.

- penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang
diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.

Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:

- sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.

- dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan
Kementerian Keuangan.

Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:

- Registrasi arsip elektronik

- Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau memiliki
kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini ditentukan berdasarkan suatu
tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada
Tingkatan Berkas (File), agregasi pada Tingkatan Item
b. penggunaan arsip elektronik

- dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.

- diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi
pengelolaan arsip elektronik.

- harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.

c. kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :

- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

o migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang ke
perangkat terkini

o konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk preservasi
jangka panjang

o enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan
informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang

o emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik
tersebut diciptakan.

d. penyusutan arsip elektronik

pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :

- pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada arsip
elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilingkungan
Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan

- pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pemusnahan
arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan
Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem dlan teknologi
informasi.
- penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik yang
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan
penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan.

Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik

Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka
memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip
dengan memperhatikan:

a. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:

- arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik

- arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru

- informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi
karena perkembangan teknologi

b. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:

- informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.

- informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip
Kementerian Keuangan.

- dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.

Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut:

o bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;

o bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;

o bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau

o bentuk media satu ke media yang lain.

pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :

a. Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha

b. Unit Pengolah,

c. Unit Kearsipan
d. Pejabat Fungsional Arsiparis

Dari hasil pengelolaan arsip elektronik tersebut diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu sebagai
berikut:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja
kerja.

2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau
memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.

5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan
dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam
format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).

6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisisr karena tersimpan secara digital.

7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan
mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.

8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk
mengaksesnya.

9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan
yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau
terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.

E.format arsip elektronik

F.manajemen arsip elektronik

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap
pegawai kantor dalam bentuk penciptaan arsip dan penyimpanan berbasis komputer. ... Sistem
Pemindaian Elektronik merupakan sistem pengelolaan arsip yang dimulai dengan proses alih media arsip
kertas menjadi arsip elektronik.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, pengelolaan arsip konvensional mulai disertai
dengan sistem pengelolaan arsip secara elektronik. Sebagian besar organisasi bisnis maupun
pemerintahan di era sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik.
Menurut Read & Ginn (2011:313) “electronic record is a record stored on electronic storage media that
can be readly accessed or changed”. Maksud dari definisi di atas adalah bahwa arsip elektonik
merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah.
Lebih lanjut Read & Ginn (2011:313) menambahkan bahwa “electronic records may contain quantitative
data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal”. Maksudnya adalah bahwa arsip
elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik.
Media elektronik terdiri dari media magnetik dan media optikal. Read & Ginn (2011:313) menjelaskan
media magnetik sebagai “a variety of magnetically coated materials used by computers for data
storage”. Media elektronik merupakan berbagaibahan yang dilapisi secara magnetik digunakan
komputer untuk penyimpanan data. Sedangkan media optikal adalah “a high-density information
storage medium where digitally encoded information is both written and read by means of a laser”.
Media optikal merupakan media penyimpanan informasi dengan kepadatan tinggi dimana informasi
digital dikodekan menggunakan laser. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan
pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119) siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri
dari: creation and storage, distribution and use, maintenance, dan disposition.

# keuntungan dan kerugian arsip elektronik

Keuntungan Arsip Elektronik

Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip elektronik, antara lain :

1. Cepat ditemukan2. Lebih fleksibel

2. Pencarian lebih mudah

3. Kemungkinan file hilang kecil

4. Hemat tempat

5. Mengarsip secara digital

6. Transfer dokumen lebih mudah

7. Meningkatkan keamanan

8. Mudah dalam recovery data

Kerugian Arsip elektronik

Hal yang perlu menjadi bahan pertimbangkan bagi organisasi sebelum melakukan digaitalisasi arsip
adalah:

1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para hacker yang tak bertanggung
jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa mengubah, mengganda, atau menghapus file yang disimpan.

2. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu gangguan atau hambatan dalam
mengakses arsip yang dibutuhkan.

3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.

Bab 2

#Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem
atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai
teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang
bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

#Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah definisi dari arsip elektronik menurut ahlinya

1. Australian Archives (dalam buku Managing Elektronic Records)

Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai
butk dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan
diantara sistem komputer.

2. NARA (National Archives and Records Administration)

Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format,
dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.

#Manfaat Arsip Elektronik

Sukoco (2006:112) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain yaitu:

Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja
kerja
Pegindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu dan biaya.

Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen

Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya
tanpa bisa mengubahnya.

Menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan dokumen
dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format
PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG)

Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital.

Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan mudah
dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.

Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan dalam
mengaksesnya.

-Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang
kompatibel