Alih Media Arsip dalam Aspek Legalitas Hukum

Kurnia Saputra1, Yannief Asfian2

1
Universitas Gadjah Mada: Kearsipan/ Departemen Bahasa, Seni, dan Manjemen Budaya/
Fakultas Sekolah Vokasi, Indonesia.
Email: 1kurniasaputra99@mail.ugm.ac.id
2
Universitas Gadjah Mada: Kearsipan/ Departemen Bahasa, Seni, dan Manjemen Budaya/
Fakultas Sekolah Vokasi, Indonesia.
Email: 2yanniefasfian@mail.ugm.ac.id

ABSTRAK
Arsip merupakan suatu bukti dari berbagai kegiatan atau peristiwa. Beberapa arsip ada
yang dapat mempunyai hukum yang kuat. Dengan sifat hukum ini arsip dapat digunakan dalam
berbagai hal yang bersifat resmi yang tentunya dengan syarat-syarat dan ketentuan tertentu. Namun,
pada arsip yang dialih mediakan masih sering dipandang tidak mempunyai hukum yang jelas. Hal ini
karena adanya perspektif bahwa arsip yang dialih mediakan akan mengakibatkan hilangnya aspek
orisinalitasnya, sehingga sifat asli dari arsip aslinya hilang. Pentingnya pemahaman tentang
kelegalitasan arsip yang dialih mediakan sangat penting agar dalam penggunaan arsip tersebut
dapat dilakukan secara maksimal. Terlebih dalam perkembangan arsip elekronik sekarang menjadi
suatu keharusan yang pasti akan dilakukan oleh setiap instansi. Maka dari itu, agar pengelolaan
arsip elektronik menjadi baik, salah satunya dengan perbaikan proses alih media agar berjalan
sesuai dengan legal hukum yang benar. Dalam artikel ini digunakan metode studi pustaka agar dapat
mengetahui sudut hukum dan ilmiah dari pengalih mediaan arsip. Melalui ini diharapkan dapat
menjelaskan aspek legal yang benar dari arip yang dialih mediakan.
Kata kunci : Perspektif, Legal, Alih Media, Pustaka

PENDAHULUAN
Era digital adalah era kecepatan dan ketepatan. Julukan itulah yang mengambarkan
bagaimana kita hidup pada abad 21 dalam masa dimana teknologi digital sangat berpengaruh
besar dalam setiap bidang. Dalam era yang serba digital, kita dituntut untuk dapat melakukan
pekerjaan dengan cepat dan tepat. Tuntutan ini karena perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi yang semakin maju. Dengan kemajuan IPTEK, berdampak pada setiap kegiatan
manusia. Antara lain dalam bidang sosial, politik, budaya, dan sebagainya. Secara signifikan
telah mengubah cara kita dalam menjalankan bidang-bidang tersebut. Contohnya dalam
bidang sosial dengan adanya media sosial dimana cara kita berkomunikasi dengan orang lain
dapat dilakukan secara tidak langsung berbeda dengan dahulu yang kita harus saling bertemu
secara langsung. Hal ini dapat memecahkan masalah waktu dan tempat yang menjadi
penghalang. Dalam bidang pemerintahanpun pasti terkena dampak dari perkembangan
IPTEK, pengelolaan birokrasi saat ini juga menerapkan teknologi digital. Kemajuan IPTEK
dimanfaatkan oleh pemerintah agar tercipta pemerintahan yang baik (good governance).
Sebut saja dalam pengelolaan administrasi, sekarang tidak semua administrasi berbentuk
kertas (konvensiaonal). Di setiap instansi pemerintah apapun pasti telah menerapkan
administrasi berbasis elektronik. Bahkan informasi yang tadinya berbentuk konvensioanal
diubah menjadi informasi yang berbentuk lain (elektronik) atau digitalisasi. Otomatis dalam
bidang ini peran pengelolaan informasi menjadi sangat penting. Kebutuhan informasi
merupakan keharusan yang harus terpenuhi dan di era sekarang menuntut untuk tersedia
dengan cepat. Tidak lagi bisa menggunakan sistem klasik yang memerlukan proses dan tata
cara yang rumit, bahkan terkadang lama. Pemenuhan informasi baik itu dalam bentuk arsip
jika masih menerapkan cara lama akan memerlukan proses panjang. Sebanding dengan
pentingnya informasi tercantum juga dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menyebutkan bahwa
“Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang
dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan
format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara
elektronik ataupun non elektronik.”1
Informasi yang tercipta akan menghasilkan suatu rekaman yang akan disimpan dalam
bentuk arsip. Memang kemudahan yang diperoleh sebagai dampak dari kemajuan teknologi
digital menjadikan proses akan lebih mudah, tetapi dalam hal ini juga otomatis terdapat
masalah yang akan mengikutinya. Era digital menyimpan tantangan-tantangan yang nyata
dalam segi penerapannya. Penciptaan arsip yang berbasis elektronik juga membuat arsip yang
sebelumnya masih dalam bentuk konvensional dituntut agar berubah menjadi berbasis
elektronik agar sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
Pengalih mediaan arsip penting dilakukan mengingat bahwa tidak selamanya arsip
konvensiaonal/ arsip lama dapat bertahan seiring dengan berjalannya waktu. Segi keaslian
dari bahan kertas, tulisan, tinta maupun bahan lain yang digunakan tidak dapat bertahan
selamanya. Suatu saat pasti akan rusak walaupun secara perlahan dan berlangsung lama.
Mempertahankan arsip konvensioanal agar awet tidak semudah yang dibayangkan dan bukan
satu-satunya pilihan yang harus diterapkan. Kebutuhan suatu metode, bahan, bentuk dan
keahlian merupakan hal yang harus dipenuhi untuk menjaga arsip agar tetap ada dan terjaga.
Hal ini akan menyita banyak biaya dan waktu dengan pemikiran bahwa waktu juga
mengalami keterbatasan, seperti diketahui bahwa waktu untuk pengolahan, penyimpanan, dan
penemuan kembali informasi, menyita porsi yang sangat besar dari total waktu petugas, dan
masyarakat pemakainya.2
Penyimpanan arsip di masa sekarang akan terhambat dengan keterbatasan ruang yang
harus disediakan. Jika dalam masa sekarang arsip-arsip yang ada masih ditata dalam ruangan,
karena setiap kegiatan akan menghasilkan arsip, semakin hari ruangan itu akan penuh dengan
arsip. Meskipun akan menambah ruang, itu akan memakan biaya yang tidak sedikit, selain itu
penataan akan semakin rumit yang berdampak pada penemuan kembali jika akan digunakan
kembali akan sulit tidak akan secapat dan efisien jika arsip yang ada dibuat dalam media
yang lebih praktis seperti arsip elektronik. Dengan begitu walaupun dapat mempertahankan
arsip konvensional dalam waktu lama, tetapi tetap membutuhkan suatu sistem baru agar arsip
itu tetap terjaga. Dari segi keawetan dan keamanan informasi, sangat dibutuhkan suatu
system penyimpanan, pengolahan dan temu kembali informasi yang efisien dan efektif.
Maka dari itulah alih media dapat menjadi suatu alternatif bagi penyelamatan arsip
yang dapat berguna bagi masa depan. Baik itu pemindahan dari bentuk cetak ke mikro
dengan kamera mikrofilm atau scanner yang kemudian disimpan dalam CD-Rom ataupun
penyimoanan digital lainnya ataupun pemindahan suatu rekaman dari media asal ke media
lainnya yang lebih relevan. Sejalan dengan pendapat Maryono (2014. p.4) keputusan alih
1
Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008
2
Maryono, Ahli Media, Halaman 4.
media tersebut, diharapkan dapat menjadi solusi persoalan keterbatasan meliputi dana,
tempat, waktu, tenaga, keamanan, kelestarian, kemudahan akses dan temu kembali
informasi.
Kembali lagi pada arsip yang digunakan dalam pemerintahan, tentu setiap arsip yang
diciptakan akan terdapat hubungan dengan aspek yuridis. Maksudnya, pengelolaan kearsipan
sesuai dengan hukum yang mengaturnya berupa peraturan perundang-undangan, peraturan
pemerintah, maupun peraturan yang lainnya. Dengan aspek yuridis ini suatu arsip dapat
mempunyai aspek legal yang dapat digunakan dalam kepentingan yang bersifat resmi. Arsip
konvensional misalnya dalam bentuk kertas secara fisik sudah nyata dan kelegalannya pun
sudah jelas. Tetapi berbeda dengan arsip yang dialih mediakan. Walaupun sebelumnya dalam
bentuk konvensional (paper based) sudah memenuhi ketentuan hukum dan bersifat legal,
belum tentu saat dalam bentuk media lain bersifat legal. Hal ini dipengaruhi oleh proses
pengolahan alih media yang dilakukan. Misalnya belum menggunakan perangkat yang
memenuhi standars ataupun belum memenuhi standar peraturan yang ditetapkan.
Menurut Burhanudin (2010, p.5) seperti diketahui bahwa arsip-arsip produk teknologi
informasi memiliki beberapa kelemahan antara lain: 1). mudah rusak; 2). mudah direkayasa;
3). tinggi tingkat perkembangannya; 4). tinggi tingkat ketergantungannya dengan aspek lain;
dan 5). rendah tingkat otentisitasnya. Perlu pemahaman dari teknis dan hukum dalam
pengolahan alih media arsip. Adanya langkah-langkah atau metode tertentu yang harus
dilakukan. Fokus utama kajian artikel ini ialah membahas bagaimana arsip yang dialih
mediakan sesuai dengan hukum atau aturan perundang-undangan atau/dan sejenisnya agar
sah dan legal dalam penggunaanya. Agar kemudian dalam penerapan proses alih media dapat
dilakukan dengan baik dan benar. Maksud lain daripada pentingnya legalitas pada arsip yang
dialih mediakan yaitu menjamin suatu arsip sebagai valid document walaupun dalam bentuk
yang berbeda. Terlebih lagi dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
juga menyinggung aspek autentikasi dalam arsip yang dialih mediakan. Hal ini memberikan
suatu penguat bahwa legalitas pada arsip hasil alih media sangat penting. Senada dengan
yang diungakpan Burhanudin (2010, p.5) terkait dengan legalitas selain menyangkut aspek
teknis yang menjamin keotentikan dan arsip yang bersangkutan juga regulasi dari pemerintah.
BAHAN DAN METODE PENELITIAN
Penulisan artikel ini menggunakan metode studi kepustakaan untuk mendapatkan data
dan informasi yang diperlukan dalam penyusunannya. Sumber berasal dari beberapa macam
literatur yang berupa buku, artikel, dan jurnal. Sehingga penulis bisa mengetahui aspek
ilmiah yang ingin disampaikan. Serta mengacu kepada beberapa peraturan perundang-
undangan dan peraturan lain yang berlaku agar sesuai dengan hukum yang berlaku. Dengan
melakukan studi pustaka juga dapat menyelesaikan permasalahan yang akan ditulis.
PEMBAHASAN