EVALUASI DAN TINDAK LANJUT

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH
TERTINGGAL,DAN TRANSMIGRASI

• Oleh:
• Ir. Danton Ginting Munthe, MM.
• Kepala Biro Umum dan Layanan Pengadaan
 Milestone Pengawasan Kearsipan
2016-2021

2016 2018 2019 2020 2021

PENGAWASAN - PENGAWASAN - PENGAWASAN - NILAI PENGAWASAN - NILAI PENGAWASAN - NILAI
NILAI 26,01 (BURUK) NILAI 82,94 (BAIK) 90,38 (SANGAT 92,53 (SANGAT 85,84 (MEMUASKAN)
MEMUASKAN) MEMUASKAN)
Peringkat: 14
Peringkat 32 Peringkat 10 Peringkat 16 Peringkat: 13
Objek Pengawasan Internal
Objek Pengawasan Unit 8 Unit Kerja
Kearsipan

2
Kondisi Eksisting Kearsipan

Tujuan pengawasan kearsipan adalah terwujudnya tertib arsip dinamis dan

terselamatkannya arsip statis dapat dicapai.
Kondisi KDPDTT
- Perubahan SOTK (Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal,
dan Transmigrasi Nomor 15 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja).
- Jumlah Unit Pengolah 48.
- Perubahan NSPK yang menyesuaikan SOTK ( 5 Peraturan Menteri, 1 Keputusan
Menteri dan 1 Surat Edaran).
- Penataan ruang kerja dan peralatan mesin.
- Penataan pegawai (arsiparis yang tidak merata pada setiap unit pengolah).
- Alokasi anggaran penyelenggaraan kearsipan belum terarah pada masing-
masing Unit Kerja Eselon II
- Pengawasan internal dilakukan terhadap 8 Unit Kerja Eselon I
 KENDALA & HAMBATAN PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN
2022

1. Pengawasan kearsipan eksternal 3. Pengawasan eksternal lebih fokus pada

tahun 2021 dilaksanakan
menggunakan instrumen baru
(ditambah pengawasan kearsipan
internal)
implementasi kebijakan (yang masih
dalam proses penyusunan dan sosialisasi)
sehingga adanya deviasi terhadap target
pemeriksaan

2. Kurangnya sosialisasi Peraturan

Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019
tentang Pengawasan Kearsipan (Masih 4. Adanya Unit Pengolah yang tidak
terfokus pada penyusunan NSPK memiliki Arsiparis (4 Unit Kerja Elselon II)
sesuai SOTK baru)
 Pengaruh/Manfaat Pengawasan Kearsipan

• Meningkatkan perhatian pimpinan terhadap penyelenggaraan

kearsipan.
• Menjadi Indeks Kinerja Utama pada Sekretariat Jenderal.
• Peningkatan pengelolaan kearsipan (Penciptaan naskah dinas yang
autentik sesuai dengan TND, Pelaksanaan pemberkasan sesuai
dengan kaidah kearsipan, dan terlaksananya penyusutan arsip).
• Penempatan Arsiparis pada Unit Pengolah.
• Penyerahan Arsip Statis secara rutin sesuai JRA.
• Gerakan Sadar Tertib Arsip dan Sejarah Desa (GARDA).
 SARAN

• Acuan nilai pengawasan kearsipan 2021 sebaiknya mempertimbangkan nilai tahun 2020
(berdampak psikologis).
• Jangka waktu pengawasan kearsipan dipandang terlalu singkat (Program Kegiatan
Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) ke pengawasan eksternal hanya berjarak 2
minggu).
• Sebaiknya pengawasan internal dilaksanakan lebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan
pengawasan eksternal.
• Diperlukan adanya sosialisasi lanjutan Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang
Pengawasan Kearsipan dan Keputusan Kepala ANRI Nomor 152 Tahun 2022 tentang
Instrument Pengawasan atas Pelaksanaan Penyelenggaraan dan Tata Cara Penilaian
Pengawasan Kearsipan bagi Unit Kearsipan K/L.
SDM KEARSIPAN
SDM Kearsipan sebanyak 74 Arsiparis ARSIPARIS BERDASARKAN JENJANG KARIR

60 Arsiparis Terampil;
54;

50
No Komposisi Pengangkatan Jumlah
1 Penyetaraan 16 40

2 Pengadaan CPNS 2019 54 SDM

30
3 Inpasing 5
20 Arsiparis Ahli
Muda; 14;

10 Arsiparis Ahli
Arsiparis Ahli
Madya; 2; Pertama; 3;)
Arsiparis Mahir; 1
0
Arsiparis Ahli Arsiparis Ahli Arsiparis Ahli Arsiparis Mahir Arsiparis
Madya Muda Pertama Terampil

7
TERIMA KASIH

8
 SINKRONISASI KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
PUSAT DAN DAERAH

OLEH :
DR. EDGAR RANGKASA
ANALIS KEBIJAKAN AHLI MADYA KEMENTERIAN DALAM NEGERI
 URUSAN PEMERINTAHAN
Dibagi
berdasarkan
kriteria Eksternalitas,
Akuntabilitas dan Efisiensi

ABSOLUT URUSAN PEMERINTAHAN UMUM KONKUREN

1. PERTAHANAN WAJIB PILIHAN

2. KEAMANAN
3. AGAMA
(24) (8)
4. YUSTISI
5. POLITIK LUAR NEGERI
6. MONETER & FISKAL
YAN DASAR
NON YAN DASAR (18)
1. PENDIDIKAN (6)
2. KESEHATAN Hanya Sebagian Substansinya
3. PU DAN PR
4. PERUMAHAN RAKYAT DAN KAW
PERMUKIMAN SPM NSPK
5. TRAMTIBUM & LINMAS
6. SOSIAL
Substansi yang tidak masuk SPM

Dilaksanakan secara bertahap dengan mempertimbangkan kapasitas kuangan daerah, sumber daya personil, dan ketersediaan sarana
dan prasarana.

2
 URUSAN PEMERINTAHAN KONKUREN KEWENANGAN DAERAH
(Pasal 11 UU 23 Tahun 2014)

Wajib Pelayanan Dasar Wajib Non Pelayanan Dasar Pilihan

18 URUSAN: 8 URUSAN:
1. Tenaga kerja
6 URUSAN: 2. Pemberdayaan Perempuan dan Pelindungan Anak
1. Kelautan dan perikanan
3. Pangan
2. Pariwisata
4. Pertanahan
1. Pendidikan 3. Pertanian
5. Lingkungan hidup
6. Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil
4. Kehutanan
2. Kesehatan 5. Energi dan Sumber Daya Mineral
7. Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
3. Pekerjaan umum dan 6. Perdagangan
8. Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
penataan ruang 9. Perhubungan 7. Perindustrian; dan
4. Perumahan Rakyat dan 10. Komunikasi & Informatika 8. Transmigrasi.
Kawasan Permukiman 11. Koperasi, Usaha Kecil, dan Menengah
5. Ketenteraman, Ketertiban 12. Penanaman modal
13. Kepemudaan dan Olah Raga
Umum, dan Pelindungan 14. Statistik
Masyarakat 15. Persandian
6. Sosial 16. Kebudayaan
17. Perpustakaan
18.Kearsipan
3
 ARAH KEBIJAKAN DAN AGENDA STRATEGIS
MANAJEMEN KEARSIPAN 2020-2024

ARAH KEBIJAKAN AGENDA STRATEGIS

Peningkatan ketersediaan informasi kearsipan yang autentik dan utuh
1 guna mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen
penyelenggaraan negara dan simpul pemersatu bangsa
Peningkatan keselamatan dan keterlindungan arsip sebagai memori
2 kolektif dan jati diri bangsa
3 Peningkatan ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah
• Meningkatkan kuantitas dan kualitas
penataan arsip
• Meningkatkan ketersediaan dan akses
•
terhadap informasi kearsipan (SIKN- JIKN)
Meningkatkan pemanfaatan informasi
kearsipan dan pemenuhan konten kearsipan
(SIKN-JIKN)
• Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM
Kearsipan
• Meningkatkan implementasi sistem
pengelolaan arsip berbasis TIK (SIKD)
• Meningkatkan pemanfaatan arsip sebagai
memori kolektif dan jati diri bangsa
• Meningkatkan peran arsip pada pelaksanaan
pencapaian tujuan pembangunan
berkelanjutan

4 Peningkatan kapasitas pemanfaatan arsip sebagai manajemen

pengetahuan pemerintahan
• Meningkatkan fungsi kelembagaan kearsipan
khususnya di daerah
• Meningkatkan kapasitas pemanfaatan arsip
sebagai manajemen pengetahuan
(knowledge management) berbasis TIK
dengan Big Data

4
 ISU STRATEGIS URUSAN KEARSIPAN
sebagai perwujudan tata
kelola administrasi
pemerintahan yang
Jumlah SDM Kearsipan yang
akuntabel, efektif dan
belum sesuai kebutuhan dan
belum merata serta masih efisien serta pondasi
rendahnya kompetensi SDM manajemen pengetahuan
Kearsipan. pemerintah

Pemenuhan Pengembangan
Kebutuhan SDM
Kearsipan
02 e-Arsip, e-Office 04
Penataan dan Big Data
Pemanfaatan dan
Kelembagaan dan
Kebijakan/Regulasi
01 Pelayanan 03
Kearsipan

Belum optimalnya penataan Pelayanan arsip sebagai

kelembagaan daerah dan memori kolektif bangsa
kebijakan daerah sebagai dengan membangun sistem
tindak lanjut UU 23/2014 yang dapat diakses
tentang Pemerintahan masyarakat sebagai bentuk
Daerah serta UU 43/2009 penguatan identitas dan jati
tentang Kearsipan. diri bangsa

5
 Mekanisme Sinkronisasi Dokumen
Perencanaan Pusat - Daerah
RENCANA PEMBANGUNAN NASIONAL

RPJPN RPJMN RKP

Menggunakan pendekatan:
• teknokratik,
dikoordinasikan, disinergikan, dan • partisipatif,
diharmonisasikan oleh BAPPEDA PROVINSI • politis,
• atas-bawah
• dan bawah-atas

Dirumuskan secara transparan,

RPJPD RPJMD RKPD responsif, efisien, efektif,
akuntabel, partisipatif, terukur,
RENCANA PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI, KAB/KOTA berkeadilan, dan berwawasan
lingkungan.

6
6
 Sinkronisasi Program Prioritas Pusat – Daerah
INDIKATOR
UU Nomor 23 Tahun 2014
(Psl 258, 259, 260)
TARGET TARGET
PEMBANGUNAN NASIONAL PEMBANGUNAN PROVINSI

K/L PROV+KAB/KOTA PROV KAB

sinkronisasi dan harmonisasi koordinasi

koordinasi teknis pembangunan dilaksanakan
teknis Dikoordinasikan oleh MDN dengan
oleh GUBERNUR sebagai wakil Pemerintah
Menteri Bidang Perencanaan
Pusat

PEMBANGUNAN DAERAH
• Peningkatan & pemerataan pendapatan masyarakat,
• kesempatan kerja,
• lapangan berusaha,
• meningkatkan akses dan kualitas pelayanan publik
• daya saing Daerah.

7
7
 PERAN STRATEGIS KEMENDAGRI DALAM SISTEM PEMERINTAHAN

menjamin
keberlangsungan
• pelayanan &
pemberdayaan
UU NO. 23 TAHUN 2014 masyarakat
ttg PEMDA POROS
• pembangunan daerah,
MDN melakukan pembinaan dan Pemerintahan & Politik • demokrasi,
pengawasan umum penyelenggaraan Dalam Negeri • penegakan hukum dan
pemda secara nasional
kesatuan bangsa

berlandaskan komitmen bersama & gubernur,

partisipasi masyarakat bupati/walikota
•Penjabaran Visi, Misi, dan
melaksanakan mengelola, & memecahkan
Program sesuai dgn agenda
program secara efektif, berbagai isu-isu strategis
prioritas Presiden;
•Penjabaran Program efisien, bersih
Operasional KEMENDAGRI; berwibawa dlm rangka
memperkokoh NKRI SASARAN
•Koordinasi antar K/L secara PEMBANGUNAN
terpadu. NASIONAL

8
LAMPIRAN KEWENANGAN URUSAN PEMERINTAHAN
UNDANG-UNDANG NO. 23 TAHUN 2014

9
10
11
12
13
14
15
DUKUNGAN KEMENDAGRI DALAM PENYELENGGARAAN
URUSAN KEARSIPAN OLEH PEMERINTAH DAERAH

16
INDIKATOR KINERJA KUNCI PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Berdasarkan Permendagri No. 18 tahun 2020 Tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor
13 Tahun 2019 Tentang Laporan Dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah

17
LANJUTAN..

18
 ARAH KEBIJAKAN PERMENDAGRI NO .... TAHUN 2022
TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN RKPD TAHUN 2023
Kinerja Indikator Target
Provinsi Kab/Kota
(2) (3) (4) (5)
Terwujudnya revitalisasi arsip dan Jumlah pengguna pelayanan arsip Jumlah pengguna pelayanan arsip 411.095
aktualisasi nilai budaya dan kearifan sebagai memori kolektif dan jati diri
sebagai memori kolektif dan jati diri Pengguna
lokal bangsa bangsa
Jumlah arsip terjaga dan arsip statis
Jumlah arsip terjaga dan arsip statis 8.051 Arsip
sebagai warisan budaya yang sebagai warisan budaya yang
dipreservasi dipreservasi
Penerapan e-Arsip terintegrasi Jumlah Pemerintah Daerah Povinsi yang
Jumlah Pemerintah Daerah 165 Prov/Kab/
menerapkan e-arsip terintergrasi Kabupaten/Kota yang menerapkan e- Kota
arsip terintergrasi
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan di Jumlah Pemerintah Daerah Provinsi Jumlah Pemerintah Daerah 32
Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) yang memperoleh Nilai Pengawasan Kabupaten/Kota yang memperoleh Provinsi/Kab/Ko
Kearsipan Kategori B ke atas Nilai Pengawasan Kearsipan Kategori B ta dengan nilai
ke atas B ke atas
Rekomendasi Hasil Pengawasan Jumlah Rekomendasi Hasil Pengawasan Jumlah Rekomendasi Hasil 123
Kearsipan yang Ditindaklanjuti Kearsipan yang ditindaklanjuti Pengawasan Kearsipan yang Rekomendasi
Pemerintah Daerah Provinsi ditindaklanjuti Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota
19
Kepmendagri 050-5889 Tahun 2021 Tentang Hasil Verifikasi, Valisasi dan Inventarisasi
Pemutakhiran Klasifikasi, Kodefikasi & Nomenklatur Perencanaan Pembangunan dan
PROVINSI...
Keuangan Daerah

20
Lanjutan...

21
Lanjutan...

22
Kabupaten/Kota

23
Lanjutan...

24
Lanjutan...

25
 TUGAS PEMERINTAH DAERAH DALAM MENDUKUNG
PEMBANGUNAN ARSIP DAERAH
GUBERNUR dan BUPATI/WALIKOTA
a. menyusun dan menetapkan kebijakan daerah yang mendukungTertib
Arsip;
b. Mensinkronkan target pembangunan daerah dengan pembangunan
nasional melalui dukungan program kegiatan;
c. Penguatan sarana prasarana penyelenggaraan kearsipan didaerah;
d. melakukan fasilitasi, koordinasi, pemantauan dan evaluasi dengan pada
perangkat daerah provinsi dan pada Kabupaten/Kota dalam:
1) penyusunan atau penyempurnaan kebijakan kearsipan;
2) optimalisasi tugas dan fungsi lembaga kearsipan dan unit kearsipan
pada tiap perangkat daerah;
3) peningkatan kualitas dan kuantitas arsiparis;
4) penyusunan daftar arsip bagi tiap perangkat daerah;
5) pembangunan depot arsip pada lembaga kearsipan dan
standardisasi prasarana dan sarana kearsipan pada tiap perangkat
daerah.

26
TERIMA KASIH

27
EVALUASI & TINDAK
LANJUT HASIL
PENGAWASAN
KEARSIPAN: TERTIB
ARSIP, TRANSFORMASI
DIGITAL ARSIP & MEMORI
KOLEKTIF BANGSA
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Daerah Provinsi Jawa Barat,
Dr. HENING WIDIATMOKO, M.A.
 CURICULUM VITAE
 NAMA : Dr. HENING WIDIATMOKO, M. A.
 TEMPAT TANGGAL LAHIR : AMBON, 31 AGUSTUS 1964
 AGAMA : ISLAM
 PENDIDIKAN :
 S.1. UNIVERSITAS PADJAJARAN
 S.2. UNIVERSITY ADELAIDE
 S.3. UNIVERSITAS PADJAJARAN
 RIWAYAT JABATAN :
 KEPALA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 Plt. KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PROVINSI JAWA BARAT
 KEPALA BADAN PENDAPATAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 PJ. BUPATI KABUPATEN TASIKMALAYA
 KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 INSTANSI /LEMBAGA :DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 ALAMAT INSTANSI : JL. KAWALUYAAN INDAH II NOMOR 4SOEKARNO-HATTA KOTA BANDUNG- 40286
 NOMOR HP : 081224059172
 EMAIL : heningwidiatmoko@gmail.com
 Isu Strategis

Pengelolaan Arsip Jadi Penilaian Transformasi Digital

Reformasi Birokrasi, Pengelolaan Implementasi Sistem Informasi
Arsip Belum Begitu Baik Kearsipan Dinamis :
• Perangkat Daerah
• BUMD.

Instrumen Kearsipan Sumber Daya Kearsipan

• Tata Naskah Dinas • Arsiparis
• Klasifikasi Arsip • Pengelola Arsip
• Jadwal Retensi Arsip • Sarpras.
• SKKAD
Meningkatnya
ketersediaan,
penyelamatan,
dan
perlindungan
arsip
MEWUJUDKAN TERTIB
ARSIP
DENGAN TERSEDIANYA
DAFTAR ARSIP, BAIK
ITU DAFTAR ARSIP
AKTIF, INAKTIF DAN
STATIS

1
Menjamin Terciptanya Arsip
Dari Kegiatan Yang Dilakukan
Oleh Pencipta Arsip
TUJUANNYA
3
2
Menjaga Keautentikan, Menjamin Ketersediaan
Keutuhan, Keamanan Dan Informasi Arsip
Keselamatan Arsip
Jumlah Daftar Arsip Aktif
terdapat 45 Daftar

Jumlah Daftar Arsip Inaktif

terdapat 44 Daftar

Jumlah Daftar Arsip Statis

terdapat 47 Finding Aids
TRANSFORMASI
DIGITAL ARSIP
 Transformasi Digital Kearsipan

Penyimpanan Arsip
Digital/Memanfaatkan TIK
Penyimpanan Arsip
Konvensional
Dasar Hukum Pembangunan dan Penggunaan
Aplikasi e-Office dan Kearsipan di Jawa Barat
 Dasar Hukum Pembangunan dan Penggunaan
Aplikasi e-Office dan Kearsipan di Jawa Barat
Aplikasi Sejenis
Srikandi di
Pemerintah Provinsi
Jawa Barat

SIKD Modifikasi Simanis Juara Versi

SIKD Versi ANRI = Simanis Juara Android/Mobile = SIDEBAR
2016-2019 2019 - 2022 2022 - ……

DILAKUKAN KONSOLIDASI METADATA DAN PROBIS ANTARA SIMANIS

DAN SRIKANDI, SAAT INI SUDAH SESUAI

SURAT KEPALA ANRI MENJAWAB SURAT YANG DIAJUKAN PEMPROV

JABAR TAHUN 2021
 Transformasi Digital Kearsipan
Di Jawa Barat

Pemerintahan Pusat, Kirim Surat Melalui

Provinsi, Kab/kota Kantor
POS,Radiogram,
Caraka, WA

Solusi SUARA

Masyarakat/Pemerintahan diluar
Masyarakat datang ke Pemprov Jabar Mengirimkan Dilakukan Verifikasi
unit kearsipan Banyaknya surat oleh Admin
SETDA/PD Membawa melalui portal website
Surat Fisik surat

Masyarakat dapat Surat diterima

Surat diterima melakukan oleh Pimpinan
Proses Entri/Scan pencarian posisi surat
oleh Pimpinani
 Keberlanjutan Pemanfaatan
Aplikasi e-Office dan Kearsipan di Jawa Barat

TAHAP I DIGUNAKAN UNTUK LINGKUP

PEMPROV JABAR DIGUNAKAN UNTUK EKSTERNAL
(PEMERINTAH PUSAT, KAB/KOTA,
MASYARAKAT PEMPROV JABAR

TAHAP II

MIGRASI
INTEROP DATA
API
 SUARA
(Surat Jabar Juara)

Pemerintah SIMANIS JUARA

Pusat simanis.jabarprov.go.id

Provinsi Verifikasi/
Kirim Surat
Diluar pemprov Digital Validasi
Jabar Oleh Admin

Kab/Kota suara.jabarprov.go.id
UPTD /BALAI/
PERANGKA
SETDA CABANG
T DAERAH
DINAS
Masyarakat • Print Mandiri Tanda Terima
• Mengecek Keberadaan
Surat Yang Dikirim Sudah
Sejuahmana Ditindaklanjuti
Disposisi
5/16/2022 17
SIKN (SISTEM
INFORMASI
KEARSIPAN
NASIONAL)
 SDM YANG TERSERTIFIKASI

Terdapat 2 orang yang mempunyai Sertifikat Kompetensi Kearsipan, setelah mengikuti Bimbingan Teknis Pengelola SIKN
– JIKN yang di selenggarakan ANRI pada tahun 2021
DAFTAR ARSIP YANG SUDAH DI PUBLISH MELALUI APLIKASI SIKN - JIKN

sikn.jabarprov.go.id
DAFTAR ARSIP YANG SUDAH DI PUBLISH MELALUI APLIKASI SIKN - JIKN

JUMLAH NOMOR
NO JUDUL SARANA TEMU BALIK ARSIP
ARSIP
1 ARSIP TEMATIK UGG CILETUH PALABUHAN RATU 427
2 Arsip Kearsitekturan Gedung Sate Departement Van Gouvernements Bedryven 34
3 Kantor Wilayah Departemen Pekerjaan Umum Provinsi Jawa Barat 264
4 SEKRETARIAT DEWAN PROVINSI JAWA BARAT 1977 - 1998 354

JUMLAH 1079
 POTENSI DAFTAR ARSIP YANG AKAN DI INPUT KEDALAM SIKN-JIKN

NO JENIS FISIK ARSIP JUMLAH KETERANGAN

1 Arsip Peta 56 lembar Kearsitekturan Gedung Sate
2 Arsip video PON XIX 2016 119 video
3 Arsip video Ciletuh Geopark 15 video
4 Arsip gambar/peta 258 peta/gambar
5 Arsip tekstual 2.679 boks
 SARANA DAN PRASARANA

RUANGAN PENYIMPANAN ARSIP

RUANG PELAYANAN KEARSIPAN TEKSTUAL

SERVER TERINTEGRASI DI DATA CENTER DISKOMINFO

JABAR
RUANG ALIH MEDIA DAN PENYIMPANANG ARSIP
MEDIA BARU
 INOVASI / CONTINOUS IMPROVEMENT

TAUTAN SITUS SIKN-JIKN SUDAH ADA DI WEB RESMI DISPUSIPDA

MEMORI KOLEKTIF
BANGSA
Arsip UNESCO Global Geopark (UGG)
Ciletuh - Palabuhanratu
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat
Perjalanan panjang memperoleh penghargaan Geopark Ciletuh dari UNESCO sebagai UGG Ciletuh,
merupakan warisan dokumen yang tidak ternilai harganya. Melestarikannya menjadi Memori Kolektif
Bangsa (MKB) adalah sebuah keniscayaan yang harus dilakukan oleh Pemerintah Provinsi Jawa
Barat, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah memiliki kewenangan untuk itu.
Keistimewaan UGG Ciletuh adalah unik, langka, indah dan bernilai ilmiah tinggi. Dikatakan unik
karena mendapat 2 kali penghargaan yaitu Geopark Nasional pada 22 Desember 2015 (2 kecamatan)
dan 21 Juni 2016 (8 Kecamatan), akhirnya berhasil memperoleh predikat Cumlaude dari UNESCO
yang ditetapkan 17 April 2018 sebagai UNESCO Global Geopark Ciletuh – Palabuahanratu Kabupaten
Sukabumi. Indah karena Geopark ini memiliki pemandangan dengan beberapa air terjun yang
memukau, langka karena tidak semua geopark memiliki keindahan seperti Geopark Ciletuh.
Mempunyai nilai ilmiah tinggi dengan datangnya nya ilmuwan yang melakukan penelitian.
 Terbit Peraturan
Gubernur Jawa Barat No.
20 Tahun 2016 Tanggal 2
Mei 2016 Tentang Badan Tim GNCP berangkat ke Paris
Pengelola Kawasan untuk menemui Duta Besar RI
22 Geopark Nasional 3 Mei untuk Prancis sekaligus 25 Mei
Desember Ciletuh di Daerah menyampaikan paparan dan
2016 permohonan dukungan
2016
2015 Kabupaten Sukabumi

19 Mei Penyerahan DOSIER

2 Mei Terbit Keputusan Gubernur
2016 Jawa Barat No.
556/Kep.456-Rek/2016
Tanggal 3 Mei 2016 Tentang
Susunan Personalia Badan
Penetapan dan
Penyerahan Sertifikat Pengelola Kawasan Geopark
Nasional Ciletuh di Daerah
Geopark Nasional
Kabupaten Sukabumi
Ciletuh (2 Kecamatan)
Geopark Nasional
2016 Ciletuh-
Palabuhanratu ke
Tim Task Force
Revitaslisasi Museum
Geologi dan Geopark
Kementrian ESDM (Tim
Task Force RMGG) dan
Komite Nasional
Indonesi Untuk Unesco
(KNIU)
 Presentasi Ciletuh di
Seminar International
Pengajuan Letter of
GGN ke-7 di Riviera Inggris
Intern Geopark
Nasional Ciletuh-
Palabuhanratu ke
UGG oleh Komite
21 Juni Nasional Indonesia 13 November
2016 untuk Unesco September 2016
2016

Agustus Terbit Keputusan Gubernur

2016 Jawa Barat No. September
Pengajuan
556/Kep.941-Rek/2016 2016
dosier
Tanggal 13 September 2016 Geopark
Tentang PENETAPAN
Nasional
KAWASAN GEOPARK
NASIONAL CILETUH-
Ciletuh-
Penetapan dan Penyerahan PALABUHANRATU Palabuhanratu
Sertifikat Geopark Nasional Ciletuh- KABUPATEN SUKABUMI ke UGG
Palabuhanratu (8 Kecamatan)
 Terbit Peraturan Gubernur
Jawa Barat Nomor 72 Tahun
25
12 April Geopark Ciletuh- September 2018 Tentang Pengembangan
2018 Kawasan Geopark di Daerah Januari
Palabuhanratu Ditetapkan 2018
Provinsi Jawa Barat 2019
sebagai anggota Jaringan
UGG
26 Terbit PERATURAN PRESIDEN
Geopark Ciletuh- 17 April Mengikuti Seminar Internasional Oktober Nomor 9 Tahun 2019 Tentang
Palabuhanratu UGG ke-8 di Adamella Brento,
2018 2018 Pengembangan Taman Bumi
Disetujui untuk Italia, sekaligus menerima
sertifikat keanggotaan GGN (Geopark)
ditetapkan sebagai
anggota UGG pada
sidang komisi PX
Executive Board
Unesco
TIMELINE PENGAJUAN MKB
UGG CILETUH-
PALABUHANRATU Konsultasi Biro Perekonomian JABAR Konsultasi DISPARBUD JABAR Konsultasi BPGN CILETUH

Konsultasi ke Biro Pengajuan Resmi Presentasi Kepala Dinas

Perekonomian Dispusipda Jabar Terkait MKB
MKB UGG
(04/02/2021), UGG Ciletuh-Palabuhanratu
Konsultasi ke ANRI Pembahasan Memori Kolektif Bangsa Ciletuh
Disparbud (04/02/2021)
dan Badan Pengelola
Palabuhanratu
UGG Ciletuh
Palabuhanratu
Konsultasi ke (17/02/2022)
Kepala Arsip
Nasional RI
WEBINAR REGISTRASI MKB UGG
CILETUH PALABUHANRATU
Narasumber :
Penyusunan Daftar Arsip 1. Drs. H. Iyos Somantri, M.Si
Statis UGG MKB 2. Dra. Multi Siswati, M.M
1. DAS Biro 3. Prof. Dr. Ir. Deny Juanda
Rapat Internal Perekonomian Puradimaja, DEA
Bidang PAS 2. DAS Disparbud Prov
Menentukan Jabar
Bulan Desember,
UGG Ciletuh 3. DAS Balai Geopark
surat ANRI Nomor
Sebagai Memori Ciletuh-
KN.05/4017/2021
Palabuhanratu
Perihal: Menunjuk Kolektif Bangsa
Pemda Jabar
sebagai Pilot
Projek Pengajuan
Memori Kolektif Rapat internal menentukan UGG Ciletuh sebagai memori kolektif bangsa
Bangsa Penyusunan Daftar Arsip Statis Penyusunan Daftar Arsip Statis
 PENGOLAHAN ARSIP UGG CILETUH PALABUHANRATU PEMERINTAH
DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

1. Akuisisi Arsip
6. Penyimpanan Arsip
5. Alih Media Arsip

2. Identifikasi Arsip 7. Cek Suhu Kelembaban Ruangan

4. Verifikasi Arsip

3. Deskripsi Arsip 8. Input Data JIKN

 Pencipta Arsip Biro 1. Arsip Tekstual 33
Perekonomian Setda Berkas
Jabar 2. Peta 1 Lembar

Pencipta Arsip Dinas 1. Arsip Tekstual 326

Pariwisata dan Berkas Semua arsip – arsip
Kebudayaan Provinsi 2. Foto 12 File tersebut sudah di
Arsip yang Jawa Barat 3. Video 3 File akuisisi dan dapat
sudah di di akses oleh
akuisisi Pencipta Arsip Badan masyarakat
Pengelola Geopark 1. Arsip Tekstual 39
Nasional Ciletuh- Berkas
Palabuhanratu

Pencipta Arsip Badan 1. Arsip Tekstual 4

Perencanaan Pembangunan Lembar
Daerah Provinsi Jawa Barat 2. Peta 1 Lembar
PRESENTASI KEPALA DINAS DISPUSIPDA TERKAIT ARSIP UGG CILETUH-
PALABUHANRATU PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 EVEN SPOR TOURIS
T T M
PENYELENGGARAAN EVENT GEOPARK CILETUH-PALABUHANRATU
AKSES ARSIP UGG CILETUH-PALABUHANRATU
PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

Informasi mengenai arsip UGG Ciletuh-

Palabuharatu Pemerintah Daerah Provinsi Jawa
Barat dapat di akses oleh masyarakat melalui
http://sikn.jabarprov.go.id/
PENGAWASAN
KEARSIPAN
KONDISI
EKSISTING
(PENGAWASAN
KEARSIPAN
EKSTERNAL)
Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan Tata Kerja Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
Dalam Pergub 64 Tahun
2016 Bahwa
Pelaksanaan
Pengawasan Kearsipan
Internal Dilakukan Oleh
Bidang Pengelolaan
Arsip Dinamis

Dalam Pergub 64 Tahun

2016 Bahwa
Pelaksanaan
Pengawasan Kearsipan
Eksternal Dilakukan
Oleh Bidang
Pengelolaan Arsip Statis
 PERINGKAT NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN TAHUN 2021
Jawa Barat Meraih
Peringkat Ke Tiga Nasional
Pengawasan Kearsipan
Tahun 2021

Pengawasan Kearsipan Pengawasan Kearsipan

Eksternal : 87,73 Internal : 93,96

NILAI  AKUMULASI (60% KEARSIPAN EKSTERNAL + 40% KEARSIPAN INTERNAL) = 90,22

(DENGAN KATEGORI AA / SANGAT MEMUASKAN
 NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN
EKSTERNAL 27 KABUPATEN/KOTA
TAHUN 2021 BERDASARKAN
KATEGORI
0 1 3
Komunikasi dengan objek
3
pengawasan tentang
UPAYA YANG kendala yang dihadapi
AKAN DILAKUKAN
6 UNTUK
MENCAPAI
TARGET CAPAIAN
12
2
Pendekatan kepada
Pimpinan di setiap
Kabupaten/Kota

AA (Sangat Memuaskan) :-
A (Memuaskan) : 1 Kabupaten/Kota
AA SANGAT MEMUASKAN A MEMUASKAN BB SANGAT BAIK BB (Sangat Baik) : 3 Kabupaten/Kota
B BAIK CC CUKUP C KURANG B (Baik) : 6 Kabupaten/Kota
D SANGAT KURANG CC (Cukup) : 2 Kabupaten/Kota
C (Kurang) : 12 Kabupaten/Kota
D (Sangat Kurang) : 3 Kabupaten/Kota
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL TAHUN 2021

Kabupaten Bogor Meraih

Peringkat ke 6 Nasional
 TANTANGAN YANG DIHADAPI DALAM PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL
Tahun 2021 masih masa Tidak Ada Anggaran LKD
Provinsi untuk Melaksanakan
pandemi covid-19  Sumber
Pengawasan sehingga antara
Daya Manusia (SDM) di 27 tim audit (tim pengawas
Kabupaten/Kota banyak yang kearsipan daerah eksternal) dan
melaksanakan WFH (Work objek pengawasan (27
From Home), mempengaruhi Kabupaten / Kota) tidak
ke dalam pengumpulan data melakukan kegiatan off line
dukung/evidence. (tatap muka) melainkan dengan
metode pasif (self assesment).
 Keterbatasan Sumber Daya
Manusia (SDM) di
kabupaten/kota yaitu Arsiparis
dan pengelola kearsipan yang
mengerjakan pengawasan
kearsipan eksternal dan internal
yaitu orang yang sama dan
dalam waktu yang bersamaan
harus mengerjakan 2 kegiatan
pengawasan.
 Objek Pengawasan Yang Pasif
STRATEGI DALAM MENGHADAPI KENDALA YANG
DIHADAPI
Melaksanakan pengawasan
kearsipan eksternal sesuai
dengan prosedur pengawasan
Gencar melaksanakan webinar secara
Zoom Meeting dengan tema-tema yang
berhubungan dengan rekomendasi dan
temuan dari tim pengawas kearsipan
daerah eksternal
Memberikan solusi terhadap
permasalahan yang dialami
oleh setiap kabupaten/kota
atau objek pengawasan.
A. Pembentukan Surat Keputusan Tim Pengawas Kearsipan Daerah oleh Sekretaris
Daerah Provinsi Jawa Barat ditindaklanjuti dengan Surat Perintah Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat tentang Pembagian Tim
pengawasan kearsipan per objek
B. Melaksanakan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) setiap
tahunnya
C. Seluruh tim Pengawas Kearsipan Daerah Eksternal sudah mengikuti Bimbingan Teknis
pengawasan kearsipan eksternal (bersertifikat)
Melakukan pembinaan rutin terhadap
kabupaten/kota mengenai aspek-aspek
temuan dan yang direkomendasikan
dalam laporan pengawasan kearsipan
sebelumnya
Melakukan komunikasi yang aktif
antara tim pengawas kearsipan
daerah eksternal dengan semua
objek pengawasan
 AKSI DALAM PELAKSANAAN STRATEGI

Rakor PKPKT Tahun 2021 Melalui Zoom Meeting Melaksanakan Webinar Yang Berhubungan Dengan Rekomendasi LAKE

Komunikasi Yang Aktif Antara Tim Pengawas dan

Objek Pengawasan

Sertifikat Tim Pengawas Kearsipan Eksternal

Surat Perintah Tim Pengawasan Kearsipan Eksternal
Surat Keputusan Tim Pengawasan Kearsipan Eksternal
 Kategori CC (Cukup) Ada 2
2022 Kabupaten Kota, Ditargetkan
Menjadi Kategori B (Baik)

Untuk Mencapai
Target Kategori
“Baik” Di 27 (Dua
Puluh Tujuh
Kabupaten/Kota Di
Jawa Barat)

Kategori C (Kurang) ada 12

Kabupaten/Kota dan Kategori D
2023-2024 (Sangat Kurang) ada 3
Kabupaten/Kota Ditargetkan
Menjadi Kategori B (Baik)
PENGAWASAN
KEARSIPAN
INTERNAL
 NILAI RATA-RATA PENGAWASAN KEARSIPAN
INTERNAL PERANGKAT DAERAH JAWA BARAT

64.11
55.72

45.58

2019 2020 2021

 PROSENTASI NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL 2021

3% (1)
16% (6) 5% (2)

1. Nilai > 90 – 100 dengan kategori AA (sangat memuaskan) 13% (5) 26% (10)
2. Nilai > 80 – 90 dengan kategori A (memuaskan)
3. Nilai > 70 – 80 dengan kategori BB (sangat baik)
4. Nilai > 60 - 70 dengan kategori B (baik)
5. Nilai >50 - 60 dengan kategori CC (cukup)
6. Nilai >30 - 50 dengan kategori C (kurang)
7. Nilai > 0 - 30 dengan kategori D (sangat kurang)

37% (14)

AA A BB B CC C
 STRATEGI MENAIKKAN NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN
INTERNAL

1 2 3 4

Membentuk Tim Pembinaan Menyelaraskan IKI, SKP, Bimtek Pengelolaan Arsip Model Pengawasan
/ Pendampingan PK Bidang dengan Dinamis / Pengisian Luring dan Daring
Arsiparis Instrumen Kearsipan Internal

Pengumuman Nilai
Pengawasan Kearsipan
Optimalisasi Penggunaan Oleh Pimpinan Jawa Barat

5 Aplikasi Sidebar dalam 6

Pengeloaan Arsip Dinamis
 Rapat Koordinasi Kearsipan 2022
Pekanbaru, 17 Mei 2022

TINDAK LANJUT
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

Desi Pratiwi
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
 SISTEM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL (SPKN)

SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN)

KEBIJAKAN KEARSIPAN PEMBINAAN KEARSIPAN

SISTEM KERJA
PEMERINTAH
SISTEM INFORMASI TUJUAN CITA-CITA &
SISTEM
KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) PENYELENG- TUJUAN
PENGELOLAAN
GARAAN NASIONAL
ARSIP DINAMIS
KEARSIPAN NKRI
SISTEM KERJA
NON-
PEMERINTAH

SISTEM
JARINGAN INFORMASI
PENGELOLAAN
ARSIP STATIS
KEARSIPAN NASIONAL (JIKN)

SUMBER DAYA
PP N0. 28 TH 2012: PELAKSANAAN UU 43/2009 TENTANG KEARSIPAN

PEMBINAAN KEARSIPAN
SKN: Sistem yang membentuk pola hubungan
Tujuan: berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki
fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta
Membina penyelenggaraan unsur lain yang saling mempengaruhi dalam
Sistem Kearsipan Nasional (SKN) penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
pada setiap pencipta arsip dan
Fungsi SKN
lembaga kearsipan sesuai dengan a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki
arah & sasaran pembangunan keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan;
nasional di bidang kearsipan. b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu
keutuhan informasi; dan
c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan
terpercaya.

Arah Kebijakan Pembangunan Kearsipan pada RPJMN 2020-2024:

Mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik & ketahanan budaya yang tangguh
PP N0. 28 TH 2012: PELAKSANAAN UU 43/2009 TENTANG KEARSIPAN

PEMBINAAN KEARSIPAN
Perencanaan,
Penelitian,
Pengembangan,
Pemantauan, &
Pengawasan Evaluasi Pemberian
Kearsipan Pedoman &
Standar Kearsipan

Koordinasi
Penyelenggaraan
Kearsipan
Nasional Sosialisasi
Akreditasi & Kearsipan
Sertifikasi

Pendidikan & Pemberian

Bimbingan,
Pelatihan Supervisi, Fasilitasi,
Kearsipan & Konsultasi
Pengawasan kearsipan berikut tindak lanjut hasil pengawasan
merupakan salah satu prioritas dalam RPJMN 2020-2024

MATRIKS PEMBANGUNAN RPJMN 2020–2024

 Bukan Sebaran
Hasil Pengawasan CAPAIAN TARGET RPJMN 2020-2024
Kearsipan
per Kategori PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2021
( Keputusan Kepala ANRI No. 388 Tahun 2021 – Belum Mencakup Nilai Kabupaten/Kota)

INDEKS NASIONAL LEMBAGA TINGGI

NEGARA, LEMBAGA
PERSENTASE SETINGKAT
LEMBAGA MEMILIKI KEMENTERIAN, LNS, KEMENTERIAN LPNK PROVINSI TOTAL
KATEGORI
NILAI “B” LEMBAGA
KE ATAS PENYIARAN

AA 90 - 100 91,18 92,31

A 80 - 89,99
BB 70 - 79,99 74,4
B 60 - 69,99 61,29
CC 50 - 59,99 55,88
C 30 - 49,99
D 0 - 29,99
 REKOMENDASI
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2021
PADA INSTANSI/PROVINSI YANG BELUM MENCAPAI NILAI “B” (BAIK)
LEMBAGA TINGGI
NEGARA, LEMBAGA
SETINGKAT
KEMENTERIAN, LNS, KEMENTERIAN LPNK PROVINSI TOTAL
LEMBAGA
PENYIARAN

Jumlah
Instansi / Provinsi 12 3 2 15 32
Jumlah
Rekomendasi
886 208 151 1.588 2.833

Persentase Sebaran Rekomendasi per Aspek untuk Instansi Pusat:

KEBIJAKAN PENGELOLAAN
PEMBINAAN SUMBER DAYA TOTAL
Pola Hampir ARSIP DINAMIS
Sama untuk
Pemerintah
Daerah 21,77 8,19 38,96 31,08 100 %
 STRATEGI TINDAK LANJUT PEMENUHAN REKOMENDASI
PADA HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2021

1. Pembinaan dalam rangka pemenuhan rekomendasi hasil pengawasan kearsipan tahun

2021 akan diprioritaskan kepada instansi/pemda yang belum mencapai nilai dengan
kategori B (Baik). Untuk instansi/pemda yang telah memiliki nilai B (Baik) didorong
untuk melakukan tindak lanjut pemenuhan rekomendasi secara mandiri.
2. Pemberdayaan lembaga kearsipan dan unit kearsipan dalam upaya pemenuhan
rekomendasi secara komprehensif dan terpadu pada lingkup masing-masing
instansi/pemda.
3. Mendorong instansi teknis yang terkait dengan tindak lanjut rekomendasi
pengawasan kearsipan untuk memfasilitasi pemenuhan rekomendasi secara lebih
sederhana dan cepat.
 Nota Kesepakatan
ANRI – Kementerian Dalam Negeri

Title A
Nota Kesepahaman tentang Kesepakatan tentang
Koordinasi Pembinaan dan Sinkronisasi Instrumen
Pengawasan Pengelolaan Arsip Dinamis,
Penyelenggaraan Kearsipan 21 April 2022
di Lingkungan Pemerintah
Provinsi,
31 Desember 2021
Terima kasih
Siap berkolaborasi
untuk kinerja kearsipan nasional
yang lebih baik
 EVALUASI PENGAWASAN KEARSIPAN
TAHUN 2021
I TERTIB ARSIP I TRANSFORMASI DIGITAL KEARSIPAN I MEMORI KOLEKTIF BANGSA I

ZITA ASIH SUPRASTIWI, S.H., M.H.

Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan
Arsip Nasional Republik Indonesia
FIRST SUBSTANCE
Kondisi Ideal
Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, dan Memori Kolektif Bangsa.
 “
Terwujudnya Tertib Arsip: terkelolanya
Tertib Arsip . . . arsip sesuai NSPK dan mampu berdaya
guna sebagai bukti akuntabilitas
kinerja, alat bukti yang sah, sehingga
harus memenuhi autentisitas,
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 keutuhan, dan realibilitas.
tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip Setiap Kementerian/Lembaga, dan
Pemda diharapkan mampu

TERTIB KEBIJAKAN KEARSIPAN

menyediakan (tersedia daftar arsip)
arsip aktif pada setiap Unit Pengolah,
Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan, dan
“
arsip statis pada Lembaga Kearsipan.
TERTIB ORGANISASI KEARSIPAN

TERTIB SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

TERTIB PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

TERTIB PENGELOLAAN ARSIP

TERTIB PENDANAAN KEARSIPAN

 Transformasi Digital Kearsipan . . .
“
Transformasi Digital Kearsipan:
terkelolanya arsip secara elektronik
dalam kerangka SPBE dengan
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021 menerapkan aplikasi Sistem Informasi
tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi [SRIKANDI] Kearsipan Dinamis Terintegrasi
(SRIKANDI) secara masif pada seluruh
Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
SRIKANDI: LEMBAGA NEGARA
Arsip yang tercipta sebelum penggunaan
aplikasi Srikandi dan memiliki nilai
SRIKANDI: PEMERINTAH DAERAH berkelanjutan telah dilakukan alih media
berdasarkan kebijakan alih media untuk
SRIKANDI: PERGURUAN TINGGI NEGERI melindungi arsip hasil alih media
memilki kekuatan pembuktian yang
SRIKANDI: BADAN USAHA MILIK NEGARA sama dengan arsip yang dialihmediakan.
Seuruh layanan informasi kearsipan
SRIKANDI: BADAN USAHA MILIK DAERAH dilakukan secara elektronik
menggunakan .jaringan informasi
kearsipan nasional, sehingga seluruh
Kementerian/Lembaga, Pemda menjadi
simpul JIKN dan aktif melaksanakan
peran sebagai Simpul Jaringan dibawah
“
koordinasi Pusat Jaringan ANRI.
 Memori Kolektif Bangsa . . .
Arsip yang memiliki signifikansi nasional

MKB: LEMBAGA NEGARA

“ Memori Kolektif Bangsa:
terselamatkannya arsip statis sebagai
warisan budaya dan identitas bangsa
melalui program MoW dan MoN yang
dikoordinasikan oleh ANRI.
MKB: PEMERINTAH DAERAH Setiap lembaga kearsipan (LKD
Provinsi, Kab/Kota, LKPTN) mengelola
MKB: LEMBAGA PENDIDIKAN arsip statis dan mampu menyajikan
kepada masyarakat mengenai sejarah
MKB: PERGURUAN TINGGI penyelenggaraan pemerintahan
daerah/ PTN serta kearifan lokal dan
MKB: PERUSAHAAN

MKB: PERSEORANGAN
mampu menyajikan akses secara
dalam jaringan melalui JIKN yang
dikoordinasikan oleh ANRI.
“
MKB: ORGANISASI POLITIK
MKB: ORGANISASI KEMASYARAKATAN
[termasuk Komunitas]
SECOND SUBSTANCE
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan 2021
Objek, Jenis, dan Metode Pengawasan Kearsipan.
PENGAWASAN PUSAT DAERAH
KEARSIPAN
2021
LTN, LSK, LNS, LPP KEMENTERIAN LPNK PROVINSI KABUPATEN/ KOTA

Jumlah 31 34 26 34 364 opini dari 508

Jenis Eksternal dan Eksternal dan Eksternal dan Eksternal dan Internal
Internal Internal Internal Internal
Metode Audit Audit Audit Audit Audit

Proses Dalam Jaringan Hybrid Dalam Jaringan Dalam Jaringan Hybrid

Pengawasan Kearsipan Eksternal
yang di laksanakan oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia

2 0 2 2
KELOMPOK OBWAS PROSES JUMLAH

KEMENTERIAN DARING 34

LPNK VISIT/VERLAP 23
LNS, LSK, LTN, LPP DARING 22

PTN VISIT/VERLAP 9

BUMN VISIT/VERLAP 5

PEMDA PROVINSI VISIT/VERLAP 34 *) Pengawasan Kearsipan Eksternal

terhadap Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota
dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi
TOTAL 127 sebanyak 508 Kabupaten/Kota.
KLASTER PRIORITAS OBJEK PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL 2022

LTN, LSK, LNS, LPP Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya di lingkungan LTN, LSK, LNS, LPP.

KEMENTERIAN Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya di lingkungan Kementerian.

LPNK Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya di lingkungan LPNK.

PTN Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya (fakultas).

Simulasi:
Suatu PTN terdiri dari 50 fakultas, maka objek pengawasan kearsipan internal terdiri dari
50 Unit Kearsipan II, dan 50 Unit Pengolah dari masing-masing Unit Kearsipan II.

BUMN Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya di lingkungan BUMN

PEMDA PROVINSI Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya pada Perangkat Daerah Provinsi.
Simulasi:
Suatu Pemerintah Daerah Provinsi terdiri dari 50 perangkat daerah, maka objek
pengawasan kearsipan internal terdiri dari 50 Unit Kearsipan II dan 50 Unit Pengolah
dari masing-masing Unit Kearsipan II.
 SASARAN DAN FOKUS PENGAWASAN KEARSIPAN 5 (LIMA) TAHUNAN

Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019
[Periode 2016-2020] [Periode 2021-2024]

Sasaran: Sasaran:
Terwujudnya Tertib Kebijakan Terwujudnya Tertib Pengelolaan Arsip

Indikator Keberhasilan Capaian: Indikator Keberhasilan Capaian:

Penetapan Kebijakan Ketersediaan arsip aktif pada Unit Pengolah,
arsip inaktif pada Unit Kearsipan, dan
arsip statis pada Lembaga Kearsipan.

Komponen Penilaian: Komponen Penilaian:

Pemenuhan Pemenuhan dan Reform
BOBOT PENILAIAN

BOBOT (%)
NO. ASPEK
LAMA BARU

1. KEBIJAKAN KEARSIPAN 60,77 30

2. PEMBINAAN KEARSIPAN 2,05 20

3. PENGELOLAAN ARSIP 20,77 30

4. SUBER DAYA KEARSIPAN 16,41 20

THIRD SUBSTANCE
Hasil Pengawasan Kearsipan 2021
LTN, LNS, LPP, Kementerian, LPNK, Pemda Provinsi, dan Pemda Kab./Kota.
 CLUSTER: LTN, LNS & LPP CLUSTER: KEMENTERIAN
D (Sangat AA (Sangat
Kurang) Memuaskan) CC (Cukup) AA (Sangat
6% 7% A 9% Memuaskan)
(Memuaskan) B (Baik)
C (Kurang) 21%
13% 9%
19%

BB (Sangat BB (Sangat
CC (Cukup) Baik) Baik)
13% 19% 23%
A
(Memuaskan)
B (Baik) 38%
23%
CLUSTER: LPNK
C (Kurang)
AA (Sangat
8%
Memuaskan)
B (Baik) 27%
19%

A
BB (Sangat (Memuaskan)
Baik) 15%
31%
 CLUSTER: PEMERINTAH PROVINSI CLUSTER: PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA
A (Memuaskan)
AA (Sangat
1%
D (Sangat AA (Sangat Memuaskan)
BB (Sangat Baik) B (Baik)
Kurang) Memuaskan) 1%
4% 9%
9% 9% A Tidak diberikan opini
(Memuaskan) 28%
CC (Cukup)
C (Kurang) 9% 9%
20%

BB (Sangat
Baik)
18%
C (Kurang)
21%
CC (Cukup)
15%
D (Sangat Kurang)
B (Baik) 27%
20%
 CLUSTER: KEMENTERIAN
Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, dan Memori Kolektif Bangsa.
 TERTIB KEBIJAKAN KEARSIPAN TERTIB PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TERTIB SDM KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN EMPAT INSTRUMEN PAD] [KETERSEDIAAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN] [KETERSEDIAAN ARSIPARIS]
Jumlah Belum tersedia Hanya
Arsiparis pada Arsiparis
34 33 31 34 34 Arsiparis
TIDAK kategori Unit Kearsipan kategori
6% Keterampilan
24% Keterampilan
dan Keahlian pada Unit
pada Unit Kearsipan
0 1 3 0 0%
0 Kearsipan
sesuai dengan
ADA Analisis
TND KA SKKAD JRA FAS JRA SUB 76% Kebutuhan Hanya
Arsiparis Arsiparis Arsiparis
TERSEDIA TIDAK ADA TIDAK 15% kategori kategori
Keterampilan Keahlian pada
dan Keahlian Unit Kearsipan
pada Unit 17%
Kearsipan
TERTIB ARSIP 62%

KEMENTERIAN
TERTIB PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TERTIB PENGELOLAAN ARSIP TERTIB PENDANAAN KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN RECORD CENTER] [KETERSEDIAAN DAFTAR ARSIP INAKTIF] [KETERSEDIAAN PENDANAAN KEARSIPAN]

tidak memiliki BELUM >0% - 30%

tidak hanya 3% 6% Belum
3%
berfungsi sebagai memenuhi salah mengalokasikan
tempat satu kriteria 3%
>30% - 60%
penyimpanan 0% 3 dari 4 alokasi
12%
arsip inaktif. pendanaan kegiatan
0% memenuhi 2-3 kearsipan
dari 4 kriteria >90% - 100% 21%
35% 53%
memenuhi >60% - 90%
Alokasi pendanaan
seluruh kriteria 26%
secara rutin
62%
76%
 IMPLEMENTASI SRIKANDI

SUDAH
9%

TRANSFORMASI DIGITAL KEARSIPAN

KEMENTERIAN

BELUM
91%
 PELAKSANAAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

>90% - 100% BELUM

18% 20%

>60% - 90%
18%
>0% - 30%
21%

>30% - 60%
23%
MEMORI KOLEKTIF BANGSA
FREKUENSI PENGUNGGAHAN JIKN KEMENTERIAN
PENAMBAHAN
>0% - 5% PERTAMA KALI
0% 3%

PENAMBAHAN
>5% - 10%
PENAMBAHAN
3%
>10% - 15%
0%

BELUM
94%
 CLUSTER: LPNK
Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, dan Memori Kolektif Bangsa.
 TERTIB KEBIJAKAN KEARSIPAN TERTIB PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TERTIB SDM KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN EMPAT INSTRUMEN PAD] [KETERSEDIAAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN] [KETERSEDIAAN ARSIPARIS]
Belum tersedia
26 Arsiparis pada Hanya Arsiparis
24 24 23 Jumlah Arsiparis
22 TIDAK Unit Kearsipan kategori
kategori 4% Keterampilan
27% Keterampilan dan pada Unit
Keahlian pada Kearsipan
Unit Kearsipan 4%
2 4 2 3 ADA sesuai dengan
0 Analisis Hanya Arsiparis
73% Kebutuhan kategori Keahlian
Arsiparis pada Unit
TND KA SKKAD JRA FAS JRA SUB 19% Arsiparis kategori Kearsipan
Keterampilan dan 15%
TERSEDIA TIDAK ADA TIDAK Keahlian pada
Unit Kearsipan
58%

TERTIB ARSIP
LPNK
TERTIB PENDANAAN KEARSIPAN
TERTIB PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TERTIB PENGELOLAAN ARSIP
[KETERSEDIAAN PENDANAAN KEARSIPAN]
[KETERSEDIAAN RECORD CENTER] [KETERSEDIAAN DAFTAR ARSIP INAKTIF]
1 dari 4 alokasi
tidak memiliki memenuhi 2-3 dari pendanaan 2 dari 4 alokasi
4% >0% - 30% pendanaan
4 kriteria kegiatan
11% kegiatan
23% kearsipan
4% kearsipan
8%

>30% - 60%
>90% - 100% 23%
54%
3 dari 4 alokasi
memenuhi seluruh pendanaan
Alokasi
kriteria >60% - 90% kegiatan
pendanaan secara kearsipan
73% 12%
rutin
19%
69%
 IMPLEMENTASI SRIKANDI

SUDAH
12%

TRANSFORMASI DIGITAL KEARSIPAN

LPNK

BELUM
88%
 PELAKSANAAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

>90% - 100%
23%

BELUM
42%

>60% - 90%
16%

>30% - 60%
19%
MEMORI KOLEKTIF BANGSA
LPNK
FREKUENSI PENGUNGGAHAN JIKN
PENAMBAHAN
>5% - 10% PENAMBAHAN
4% >10% - 15%
4%
PENAMBAHAN
>0% - 5%
8%

PERTAMA KALI
7%
BELUM
77%
 CLUSTER: LTN, LSK, LNS, LPP
Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, dan Memori Kolektif Bangsa.
 TERTIB KEBIJAKAN KEARSIPAN TERTIB PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TERTIB SDM KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN EMPAT INSTRUMEN PAD] [KETERSEDIAAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN] [KETERSEDIAAN ARSIPARIS]

28
26 25 Belum tersedia
23 Arsiparis pada
18 Arsiparis Unit Kearsipan Hanya Arsiparis
13 TIDAK kategori 29% kategori
42% Keterampilan Keterampilan
8
5 6 ADA dan Keahlian pada Unit
3 Kearsipan
58% pada Unit
Kearsipan 3%
42%
TND KA SKKAD JRA FAS JRA SUB
Hanya Arsiparis
TERSEDIA TIDAK kategori
ADA TIDAK Keahlian pada
Unit Kearsipan
26%
TERTIB ARSIP
LTN, LSK, LNS, LPP

TERTIB PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TERTIB PENGELOLAAN ARSIP TERTIB PENDANAAN KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN RECORD CENTER] [KETERSEDIAAN DAFTAR ARSIP INAKTIF] [KETERSEDIAAN PENDANAAN KEARSIPAN]

tidak hanya tidak memiliki

1 dari 4 alokasi
berfungsi sebagai 3%
BELUM pendanaan
tempat memenuhi salah 13% kegiatan 2 dari 4 alokasi
penyimpanan satu kriteria kearsipan pendanaan
arsip inaktif. 3% >90% - 100% >0% - 30% 7% kegiatan
3% 39% 13% kearsipan
memenuhi 6%
seluruh kriteria Alokasi
49% pendanaan secara 3 dari 4 alokasi
memenuhi 2-3
>30% - 60% rutin pendanaan
dari 4 kriteria
19% 58% kegiatan
42%
>60% - 90% kearsipan
16% 29%
 IMPLEMENTASI SRIKANDI

SUDAH
6%

TRANSFORMASI DIGITAL KEARSIPAN

LTN, LSK, LNS, LPP

BELUM
94%
 PELAKSANAAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

>90% - 100%
>60% - 90% 3%
10%

>0% - 30%
29% BELUM
58%

MEMORI KOLEKTIF BANGSA

LTN, LSK, LNS, LPP
FREKUENSI PENGUNGGAHAN JIKN

PENAMBAHAN
>0% - 5%
3%

BELUM
97%
 CLUSTER: PEMDA PROVINSI
Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, dan Memori Kolektif Bangsa.
 TERTIB KEBIJAKAN KEARSIPAN TERTIB PENGORGANISASIAN KEARSIPAN TERTIB SDM KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN EMPAT INSTUMEN PAD] [KETERSEDIAAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN] [KETERSEDIAAN ARSIPARIS]

Tidak tersedia
33 6% Hanya Arsiparis
30 28 TIDAK
27 kategori
21% Keterampilan
19 9%
15
7 6 Hanya Arsiparis
1 4 Arsiparis kategori
ADA kategori Keahlian
79% Keahlian dan 18%
TND KA SKKAD JRA FAS JRA SUB Keterampilan
67%
TERSEDIA TIDAK ADA TIDAK

TERTIB ARSIP
PEMDA PROVINSI

TERTIB PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN TERTIB PENGELOLAAN ARSIP TERTIB PENDANAAN KEARSIPAN
[KETERSEDIAAN DEPOT ARSIP] [KETERSEDIAAN SARANA BANTU TEMU BALIK ARSIP STATIS] [KETERSEDIAAN PENDANAAN KEARSIPAN]
19
16
Tidak tersedia 1 dari 4 alokasi
Perencanaan 13 12
6% pendanaan
6% 10
kegiatan
5 5 5 5 kearsipan 2 dari 4 alokasi
3 3 4
Proses 9% pendanaan
1 1 0
pembangunan kegiatan
kearsipan
MEMENUHI SEBAGIAN…

MEMENUHI SEBAGIAN…

MEMENUHI SEBAGIAN…
MERENCANAKAN…

MEMENUHI SELURUH…

MERENCANAKAN…

MEMENUHI SELURUH…

MERENCANAKAN…

MEMENUHI SELURUH…
3% Alokasi
TIDAK MENYUSUN

TIDAK MENYUSUN

TIDAK MENYUSUN
PROSES PENYUSUNAN

PROSES PENYUSUNAN

PROSES PENYUSUNAN
pendanaan 9%
secara rutin
Belum 53%
Difungsikan difungsikan 3 dari 4 alokasi
82% 3% pendanaan
kegiatan
kearsipan
DAFTAR ARSIP STATIS INVENTARIS ARSIP STATIS GUIDE ARSIP STATIS 29%
 IMPLEMENTASI SRIKANDI 2021

TRANSFORMASI DIGITAL KEARSIPAN

PEMDA PROVINSI

BELUM
100%
 PELAKSANAAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

Empat kali dalam 5

Belum melaksanakan
tahun
32%
26%

Sekali dalam 5 tahun

Tiga kali dalam 5 9%
tahun
24%
Dua kali dalam 5
tahun
9%

MEMORI KOLEKTIF BANGSA

FREKUENSI PENGUNGGAHAN JIKN
PEMDA PROVINSI

PENAMBAHAN
>10% - 15%
17%
BELUM
41%
PENAMBAHAN
>5% - 10%
12%

PENAMBAHAN
>0% - 5% PERTAMA KALI
15% 15%
FOURTH SUBSTANCE
Analisa dan Evaluasi Pengawasan 2021
Indikasi Komitmen, Kompetensi, dan Program Kearsipan.
 Kebijakan kearsipan sebagai dasar dalam membentuk ekosistem penyelenggaraan
COMMITMENT kearsipan pada setiap kementerian/lembaga/daerah sebagian besar telah
ditetapkan.
Meskipun demikian, masih terdapat kebijakan kearsipan yang secara substansi
belum sepenuhnya sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
Selain itu, persoalan kebijakan kearsipan pada lingkup Pemerintah Daerah sangat
mendesak untuk segera dituntaskan.

1. Kegiatan pembinaan kearsipan sebagian telah dilaksanakan terhadap Unit

COMPETENCE Pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya pada masing-masing
kementerian/lembaga/daerah.
Meskipun demikian, masih terdapat berbagai kegiatan pembinaan kearsipan
yang belum dilakukan seperti pembinaan pengelolaan arsip vital dan
pengelolaan arsip terjaga.
2. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis telah dilaksanakan oleh sebagian pencipta
arsip khususnya dalam hal penataan dan penyimpanan arsip inaktif.
Namun, pada kegiatan penyusutan arsip khususnya penyerahan arsip statis dari
kementerian/lembaga/daerah masih belum sepenuhnya terlaksana secara
rutin, sistemik, dan masif.

Dukungan sumber daya kearsipan sebagian telah memadai pada beberapa

PROGRAM kementerian/lembaga/daerah khususnya terkait dengan penyediaan prasarana dan
sarana kearsipan.
Meskipun demikian, masih terdapat prasarana dan sarana pada
kementerian/lembaga/daerah yang belum terpenuhi secara memadai dan sesuai
standar.
Adapun ketersediaan Arsiparis secara umum belum merata di setiap
kementerian/lembaga/daerah, bahkan masih terdapat
kementerian/lembaga/daerah yang belum terdapat Arsiparis di unit
kearsipan/lembaga kearsipan.
minim anggaran untuk melaksanakan pengawasan

kondisi pandemi COVID-19

kurang komitmen Pimpinan

mengharapkan dana dekonsentrasi

kualitas dan kuantitas Arsiparis/SDM kearsipan yang terbatas

kurang koordinasi

kurang pemahaman dalam merumuskan program kearsipan

objek pengawasan yang pasif

FIFTH SUBSTANCE
Perlu Dipertahankan & Strategi Pencapaian
Kinerja Yang Harus Dipertahankan, dan Strategi Sukses Pengawasan Kearsipan.
 PERLU DIPERTAHANKAN

Aspek/Komponen/Pernyataan
yang telah dinilai dalam
pengawasan kearsipan
dan berada pada Level 4.

PERLU DITINGKATKAN
Aspek/Komponen/Pernyataan
yang telah dinilai dalam
pengawasan kearsipan
dan masih berada pada Level 0,
Level 1, Level 2, dan Level 3.
 01 04 05
Strategy Mengidentifikasi bobot
penilaian pengawasan
Melakukan
koordinasi dan
Melaksanakan tindak
lanjut sesuai target secara
EKSTERNAL tertinggi. pembagian peran disiplin berdasarkan
(selaras dengan prioritas tindak lanjut. timeline yang telah
arah kebijakan pengawasan) tersusun.

02
Mengidentifikasi
03
Menyusun
rekomendasi timeline
dengan skala pelaksanaan
prioritas dan tindak lanjut.
urgensi.
Strategy
INTERNAL

4 Melakukan pendampingan/asistensi terhadap objek pengawasan

kearsipan dalam memenuhi bukti dukung.

Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi

3
instrumen pengawasan kearsipan internal
dan PKPKT tahun 2022
terhadap objek pengawasan

7
Melaksanakan asistensi tindak lanjut
kearsipan. rekomendasi hasil pengawasan kearsipan
Melaksanakan sosialisasi dan internal pada UP dan UK.

2
internalisasi kebijakan kearsipan yang
telah ditetapkan oleh K/L/D,
PTN, dan BUMN terhadap
objek pengawasan kearsipan.
6 Memberikan penghargaan kearsipan terhadap
objek pengawasan kearsipan yang berprestasi.

1 Menentukan objek pengawasan

prioritas dari seluruh populasi.

5
Melaksanakan penyusunan laporan, permohonan
verifikasi, dan penetapan nilai serta
penyusunan LAKI konsolidasi tepat waktu.
 Thank You
ありがとうございました

Gracias

Obrigada Хвала вам

Bedankt
Terima kasih . . .
‫شكرا‬
Grazie

Mihi ki a koe
Merci
teşekkür ederim