Nama : Mutiara Fatima Azahra

Prodi : D-IV Kearsipan

Upbjj : Jakarta

TUGAS 1 DASAR-DASAR KESEKRETARISAN

1. a) Jelaskan apa yang dimaksud dengan tantangan bagi seorang sekretaris dalam wacana di
atas?
b) Apa saja tantangan seorang sekretaris yang biasanya dihadapi dalam dunia kerja?
c) Bagaimana caranya seorang sekretaris menghadapi tantangan tersebut?
Jawaban!
a) Tantangan Sekretaris di era modernisasi dituntut untuk mampu berpikir kritis dan
bertindak secara professional dan melek teknologi. Era sekarang ditandai dengan
kemajuan teknologi dan era globalisasi, menuntut peran sekretaris yang lebih besar
daripada sebelumnya.
b) 1. Sekretaris harus memiliki wawasan yang luas.
2. Sekretaris harus mampu bekerja multi tasking.
3. manajemen informasi dalam perusahaan
4. Seorang sekretaris harus mempunyai keahlian yang lebih spesifik
5. Memiliki pengetahuan serta wawasan yang luas
6. Di tuntut untuk selalu update mengenai kemajuan teknologi
c) 1. Memiliki berbagai keterampilan yang menunjang pekerjaannya.
2. Terampil dalam memakai peralatan kantor berteknologi tinggi.
3. Terampil dalam mengelola kantor.
4. Meningkatkan wawasan pengetahuan yang menyangkut organisasi maupun
perusahaan.
5. Mengontrol emosi dan membentuk citra diri yang positif.
6. Membentuk rasa percaya diri yang tinggi.
7. Memiliki sikap terbuka terhadap orang lain.
8. Memiliki etika profesi sekretaris yang bertanggung jawab

2. a) Jelaskan dengan memakai kalimat sendiri tentang komponen yang bersinergi dalam
proses komunikasi dan berikan contohnya?
b) Jika komunikasi tidak baik apa dampaknya?
Jawaban!

a) 1. Pengirim/sumber
Sumber atau komunikator yaitu, pelaku utama atau pihak yang mempunyai kebutuhan untuk
berkomunikasi dan yang memulai suatu komunikasi.
Contohnya: sekertaris yang memberikan informasi kepada rekan kerja pemimpin tentang
keuntungan perusahaan apabila berkerja sama maka sekertaris merupakan sumber komunikasi
2.  Pesan/Informasi
Pesab atau infformasi ini adalah unsur yang paling penting dalam komunikadi. Menjelaskan apa
yang akan disampaikan kepada komunikan (penerima), dari komunikator (sumber) atau isi
informasi.pesan merupakan keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator, pesan
juga memiliki inti pesan yaitu yang sebenarnta menjadi pengarah dalam komunikasi, ibti pesan
akan selalu mengarah pada tujuan akhir komunikasi. Contoh : pimpinan yang memberikan
perintah kepada sekertaris agar memberikan jadwal dalam seminggu kedepan untuk pimpinan.
3. Saluran/media
Saluran atau media untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan
(penerima) baik secara langsung (tatap muka) maupun tidak langsung (melalu media
cetak/elektronik). Contoh: Telepon, tatap muka, memo,dll
4. Penerima
Siapa yang menjadi audience atau penerima pesan atau informasi. Dimana penerima pesan telah
menerima pesan dari komukator selanjutnyapenerima menguraikan maksud pesan agar dapat
dimengerti maknanya(decoding) Contohnya : sekertaris memberikan informasi kepada tamu agar
menghadiri rapat direksi dengan pimpinannya, maka tamu itu adalah si penerima.
5. Umpan Balik (Feedback)
Feedback adalah reaksi atau respons komunikan untuk menanggapi pesan yang diterima. Dapat
berupa tindakan yang diberi perintah, yaitu sesuai dengan kesan. Selain itu dapat berupa keluhan,
saran, verbal maupun nonverbal. Contohnya : saat pemimpin memberikan perintah kepada
bawahannya agar menyelesaikan deadline untuk lusa, maka semua bawahannya menyelesaikan
perintah dari pimpinan, maka wujud feedback dari contoh ini adalah tindakan yang dilakukan
para bawahannya agar menyelesaikan deadline untuk lusa.
6. Gangguan
Faktor yang menyebabkan terhambatnya proses komunikasi. faktor yang menyebabkan
gangguan yaitu adanya kesalahan dalam menguraikan isi pesan, dan memberikan umpan balik
yang tidak tepat dalam komunikasi. Contohnya yaitu saat pemimpin memberikan tugas kepada
sekertaris lewat media telepon yang dimana sinyal milik sekertaris mengalami gangguan,
kemungkinan terjadinya gangguan dalam komunikasi karena tidak dapat memberikan isi pesan
yang sesuai dengan perintah pimpinan, yang akan ditangkap berbeda oleh sekertaris

b) Komunikasi tidak berjalan baik dapat menimbulkan :

 Kesimpangsiuran dari pelaksanaan tugas,
 Informasi yang disampaikan dari komunikator kepada komunikan tidak dapat mencapai
tujuan,
 Perbedaan persepsi antara pengirim informasi dan penerima informasi (Miskomunikasi),
 Komunikasi yang tidak baik dapat menimbulkan kesalahpahaman yang memicu konflik,
 Konflik di dalam perusahaan akan menimbulkan suasana kerja tidak kondusif bagi
produktifitas kerja.

3.
a) Tentang tata ruang kantor di tempat Anda bekerja? Deskripsikan tata ruang tempat
anda bekerja dengan singkat dan benar.
b) Berkaitan dengan ruang kerja anda sekarang, (sesuai dengan jenis tata ruang kantor
pada butir a), apakah sudah efektif dan ergonomis.
c) Deskripsikan tata ruang yang efektif yang baik dan benar
d) Sebutan kekurangan tata ruang anda

Jawaban!

a) Tata ruang kantor di Pengadilan Negeri Biak memiliki tata ruang yang terpisah. Artinya
setiap ruangan untuk bekerja bagi pegawai memiliki ruang tersendiri untuk bekerja. Tiap
ruangan dipisahkan oleh tembok sehingga ruang kerja lebih mirip dengan kamar privat
untuk melakukan aktivitas. Dengan ruang kerja tertutup kita dapat fokus dalam pekerjaan
dan bebas gangguan. Di sediakan juga kursi dan meja di beberapa ruangan yang
disediakan untuk tamu. Peralatan kantor di Pengadilan Negeri Biak seperti mesin
fotocopy, memiliki ruang tersendiri. Setiap meja devisi diberikan perlengkapan dan ATK
untuk memudahkan dalam mengerjakan tugas. Contoh peralatan dan perlengkapan yang
tersedia di setiap ruang yaitu, telepon, kalender, komputer, buku catatan, dll.
b) Menurut saya tata ruang di kantor Pengadilan Negeri Biak sudah efektif karena dengan
adanya pemisahan ruang antar devisi para pegawai jadi lebih fokus dengan tugasnya.
Selain itu, privasi pekerjaan lebih terjamin.
c) Berikut tata ruang yang efektif:
1. Cahaya
 Penerangan cahaya yang memadai dan di atur sedemikian rupa sangat di perlukan dalam
suatu ruangan entah itu dari matahari dan lampu. Sinar matahari diperlukan saat siang
hari untuk menghemat energi listrik. Sedangkan, lampu digunakan saat sore atau malam
jika tidak ada sinar matahari.
2. Warna
Warna dapat memberikan efek mental kepada para pekerja kantoran. Warna juga
berhubungan dengan pencahayaan dengan pemilihan warna yang tepat sesuai dengan
ruang yang digunakan. Pemilihan yang kurang tepat dapat menurunkan produktivitas,
kelelahan, dll. Oleh sebab itu, menyarankan untuk menggunakan perabotan berwarna biru
karena warna biru bisa berperan sebagai stimulan kecerdasan.
3. Perlengkapan kantor diletakkan didekat pegawai.
4. Jika ada pekerjaan yang sifatnya bising, sebaiknya ditempatkan di dekat jendela.
5. Udara : Memperhatikan kondisi udara di kantor agar pekerja merasa nyaman dan
tenang. Seperti kelembaban udara, temperatur, ventilasi, atau kebersihan udara.

d) Kekurangan Tata Ruang yang tertutup, antara lain:

 Komunikasi antara karyawan tidak dapat dilakukan secara langsung karena adanya
pembatas atau sekat ruangan masing-masing karyawan
 Membutuhkan biaya operasional perusahaan yang lebih besar untuk pengadaan sekat,
pengaturan cahaya, biaya pemeliharaan ruang kerja, dan pembelian peralatan,
perlengkapan, dan pernak-pernik kerja lainnya
 Jika suatu saat terjadi perubahan dalam susunan organisasi, perombakan ruangan
menjadi tidak fleksibel
 Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk meletakkan pembatas, peralatan, dan
perlengkapan kantor.