KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

BADAN KEBIJAKAN FISKAL

TIM PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

Badan Kebijakan Fiskal
Bagian Umum, Sekretariat Badan Kebijakan Fiskal
 OUTLINE
01 Gambaran Umum
Kebijakan Kearsipan

02
Kementerian Pengelolaan
Keuangan Kearsipan Badan
Kebijakan Fiskal

03 Sumber Daya
Kearsipan

04 Rencana Program
Kearsipan Badan
Kebijakan Fiskal
2021
2
 1. GAMBARAN UMUM
KEBIJAKAN KEARSIPAN
KEMENTERIAN KEUANGAN

3
4
5
 Infografis Update Kebijakan Kearsipan Kemenkeu
(PMK 196/KMK.01/2019)
Kebijakan Pembinaan Pengelolaan Pengelolaan Sumber Daya
Kearsipan Kearsipan Arsip Dinamis Arsip Elektronik Kearsipan
 Koordinasi
4 Pilar Kearsipan Penyelenggaran Arsip Elektronik
 Pedoman dan Standar  Penciptaan  Diciptakan secara  Organisasi
 Tata Naskah
 Bimbingan dan
Dinas Supervisi
 Penggunaan elektronik Kearsipan
 Klasifikasi Arsip  Berkaitan dengan
 Sosialisasi  Pemeliharaan tugas kemenkeu
 Sumber Daya
 Sistem Klasifikasi  Pengawasan  Penyusutan Manusia
 Diciptakan dan
dan Hak Akses  Koordinasi pelatihan dikelola dengan  Sarana dan
Arsip  Perencanaan, system yang hanya
 JRA pengembangan dan Prasarana
ada di Kemenkeu
penelitian

 PMK TND Kementerian  Pedoman Pengawasan  Pengelolaan Arsip Belum ada peraturan  Penunjukkan
Keuangan 136/PMK.01/2018 Kearsipan KMK Dinamis Kemenkeu pengelolaan arsip Organisasi Kearsipan
 JRA Fasilitatif KMK 512/KMK.01/2020 KMK 682/KMK.01/2019 elektronik Kemenkeu KMK
769/KMK.01/2010  Penunjukkan Organisasi 610/KMK.01/2020
 JRA Substantif BKF KMK Kearsipan Kemenkeu KMK
104/KMK.01/2015 610/KMK.01/2020

6
 tulang
punggung
manajemen/
organisasi
bukti
bukti sejarah/
akuntabilitas
memori
kinerja
organisasi/
organisasi /
kolektif
aparatur

KEGUNAAN
ARSIP
aset
organisasi/ bukti sah
sumber di pengadilan
informasi

identitas
organisasi
 terciptanya arsip
dari kegiatan LNBP

meningkatkan ketersediaan arsip

kualitas pelayanan yang autentik dan
publik terpercaya sebagai
alat bukti

keselamatan aset
nasional dalam PENYELENGGARAAN terwujudnya
berbagai bidang KEARSIPAN pengelolaan arsip
sebagai identitas BERTUJUAN UNTUK yang andal dan
dan jati diri MENJAMIN: pemanfaatannya
bangsa;

pelindungan
keselamatan dan kepentingan
keamanan arsip negara dan hak-
hak keperdataan
mendinamiskan rakyat
penyelenggaraan
kearsipan nasional
yang komprehensif
dan terpadu;
 JENIS ARSIP
01 02 03 04 05
Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Vital Arsip Terjaga Arsip Statis
Arsip yang Arsip yang Arsip yang Arsip negara Arsip yang
frekuensi penggunaannya keberadaannya yang berkaitan dihasilkan oleh
penggunaannya menurun merupakan dengan pencipta arsip
tinggi dan /atau persyaratan keberadaan karena memiliki
terus menerus dasar bagi dan nilai guna
kelangsungan kelangsungan kesejarahan,
oerasional hidup bangsa telah habis
pencipta arsip, dan negara retensinya, dan
tidak dapat yang harus berketerangan
diperbaharui, dijaga dipermanenkan
dan tidak keutuhan, yang telah
tergantikan keamanan, dan diverifikasi baik
apabila rusak keselamatanny secara
atau hilang. a. langsung
maupun tidak
langsung oleh
Arsip Nasional
Republik
Indonesia
dan/atau
lembaga
kearsipan.
 Siklus Hidup Arsip

Penciptaan • Penciptaan arsip dapat berupa naskah dinas (Surat,

Arsip
Nota dinas, SE, PMK, Perjanjian, dll) baik secara fisik
maupun elektronik (digital); Sertifikat, Foto, Video, dan
rekaman kegiatan lainnya yang diciptakan oleh unit
Pengelolaan organisasi.
Arsip
• Pengelolaan Arsip meliputi pengelolaan arsip
dinamis dan statis.
Penghapusan • Penghapusan/Penyusutan Arsip dilakukan untuk
Arsip mengurangi volume beban arsip inaktif yang sudah tidak
memiliki nilai atau melebihi retensi.
 MEKANISME UMUM KEARSIPAN
ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF Unit Pengolah

oleh
UNIT PENGOLAH
di
SENTRAL ARSIP AKTIF
(CENTRAL FILE)

ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS

oleh oleh
UNIT KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN
di di
SENTRAL ARSIP INAKTIF “DEPOT ARSIP”
(RECORDS CENTER) (ARCHIVES)

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
Unit Kearsipan II karena sudah
tidak digunakan
11
KONDISI IDEAL PENGELOLAAN KEARSIPAN

ARSIP DISIMPAN DENGAN BAIK

PADA TEMPAT YANG AMAN
ARSIP TERKELOLA
DENGAN BAIK DAN
TERJAGA KEAMANANNYA
ARSIP DIBERKASKAN DENGAN
TERTIB ARSIP KLASIFIKASI PENEMUAN KEMBALI
ARSIP DAPAT DILAKUKAN
SECARA CEPAT, TEPAT DAN
SARANA PENYIMPANAN ARSIP LENGKAP
YANG SESUAI STANDAR
KEAMANAN

12
Proses-proses dalam pengelolaan arsip
Penerimaan
Dokumen

Dokumen yang Dokumen Pengelolaan di luar

Diterima Lainnya Sistem Pengelolaan Arsip

Tidak
Pengiriman Dokumen
ke tujuan
Penghimpunan Termasuk
Berdasarkan analisis tugas
dokumen kategori dan fungsi organisasi
Arsip?

Pertinggal
Ya
Dokumen baru
Pencatatan/
Registrasi

Berdasarkan
Pembuatan dokumen
Tata Naskah Dinas
Arsip baru

A Prakarsa
pembuatan dokumen
1
Proses-proses dalam pengelolaan arsip

1
Pembuatan
berkas baru

Sudah ada
berkas yang Tidak ada Penentuan Berdasarkan
sesuai menjadi klasifikasi arsip Skema Klasifikasi Arsip
induk arsip
baru?

Ya Penentuan klasifikasi Berdasarkan Skema Klasifikasi

keamanan & akses keamanan dan akses

Penentuan Berdasarkan Jadwal

Penambahan arsip baru retensi arsip Retensi Arsip (JRA)
ke berkas

2 Penentuan Berdasarkan Jadwal

tanggal mulai retensi Retensi Arsip (JRA)
Proses-proses dalam pengelolaan arsip
2

Penyimpanan
arsip aktif

Pencarian arsip Penggunaan

Peminjaman arsip arsip aktif

Sudah
berakhir Belum
Berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
status/masa
inaktif ?

Sudah

Pemindahan arsip
aktif ke inaktif

3
Proses-proses dalam pengelolaan arsip
3

Nilai guna arsip bagi

B lembaga pencipta
belum berakhir

Penyimpanan
arsip inaktif

Pencarian arsip Penggunaan

Peminjaman arsip arsip inaktif

Sudah
Berdasarkan Jadwal berakhir Belum
Retensi Arsip (JRA) status/masa
inaktif ?

Sudah

4
Proses-proses dalam pengelolaan arsip
4

B
Sudah
Berdasarkan analisis terhadap berakhir Belum
adanya kasus pada pelaksanaan
nilai guna bagi
suatu kegiatan dan terjadinya
perubahan lingkungan
lembaga
pencipta?

Sudah

Apakah
berstatus Tidak
Berdasarkan Jadwal Pemusnahan
akhir sebagai
Retensi Arsip (JRA)
arsip statis?

Ya

Penyerahan kontrol
pengelolaan arsip statis
oleh Lembaga Kearsipan
HIERARKI UNIT KEARSIPAN KEMENKEU

UK I : Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan

UK II : Unit Kerja Eselon I (Sekretariat BKF)

Unit Pengolah (Unit Kerja Eselon II pada UK II)

18
 TUGAS DAN FUNGSI UNIT KEARSIPAN
Masing-masing Unit Kearsipan dari UK 1 s.d Unit Pengolah memiliki peran dan
otoritas masing-masing dalam pembinaan pengelolaan arsip.
• UK I (Sekretariat Jenderal) melalui Biro Umum bertugas melakukan
pembinaan pengelolaan Kearsipan kepada Eselon I di Kementerian
Keuangan.
• UK II (Sekretariat Badan) melalui Bagian Umum bertugas melakukan
pembinaan pengelolaan Kearsipan dan Pengelolaan arsip inaktif di lingkup
BKF.
• Unit Pengolah (Bagian Umum dan Bagian Tata Kelola Pusat) melalui
Subbagian TU & Gaji dan Subbagian Tata Kelola Pusat bertugas dalam
melakukan pengelolaan Arsip Aktif di lingkup Eselon II masing-masing.
19
2. PENGELOLAAN KEARSIPAN
BADAN KEBIJAKAN FISKAL

20
 KEGIATAN KEARSIPAN YANG SUDAH DILAKUKAN
2016 2017 2018 2019 2020

Penataan Arsip Inaktif Penataan arsip inaktif Penataan arsip inaktif dan Penataan arsip inaktif dan Penataan arsip inaktif dan
pedoman kearsipan penataan arsip aktif penataan arsip aktif

ANRI ANRI ANRI ANRI PT. Arky mitra solusi

Volume Penataan 100 meter Volume penataan 100 meter Volume penataan 265 meter Volume penataan 200 meter Volume penataan 216 Meter
linear linear linear linear linear

Pembuatan pedoman kearsipan Penataan arsip aktif bagian Penataan arsip aktif bagian
tingkat kompleks (draft Umum,OKI, Cankeu, dan PKPN SDM,OKI,PKSK, dan PKAPBN
klasifikasi, draf pedoman, draft
JRA)

21
22
 IDENTIFIKASI PENANGANAN ARSIP AKTIF
Subbagian TU dan Gaji pada Tahun 2019 dan Tahun Arsip Unit Jumlah Arsip
2020 telah dilakukan pembenahan arsip aktif 2018 SDM 638
Tahun 2018 dengan rata-rata pengerjaan
6.000 arsip setiap tahun (2 Pusat, 2 Bagian)   OKI 1.063

  Cankeu 2.572
Rata-Rata arsip yang tercipta selama setahun
pada Pusat adalah 2.000-3.000 Arsip   IKP 652
sedangkan Arsip pada Bagian Setban Adalah   PKPN 2.926
600-2.000 Arsip
  PKSK 1.215

  PKAPBN 2.000

  Jumlah 11.066

23
 IDENTIFIKASI PENANGANAN ARSIP AKTIF
(2)
Masih terdapat beberapa arsip Tahun Tahun Arsip Unit Perkiraan Jumlah Arsip Penyesuaian Penggunaan Nadine (75%)

2018 di pusat yg belum dilakukan 2018 PKEM 3000 2250

pembenahan. 2018 PKRB 2000 1500

2018 PKPPIM 2000 1500
Sementara itu belum dilakukan 2019 SDM 600 450
pembenahan arsip aktif di Tahun 2019 2019 OKI 1000 750
di semua unit BKF. 2019 Cankeu 2500 1875
Dengan melakukan penafsiran arsip 2019 IKP 600 450
pada tahun 2018 dan penggunaan 2019 PKPN 3000 2250
Nadine pada Oktober 2019 (triwulan 2019 PKSK 1500 1125

IV) pada tiap pusat dan bagian 2019 PKAPBN 3000 2250

didapatkan data arsip sebagai berikut: 2019 PKEM 3000 2250

2019 PKRB 2000 1500
2019 PKPPIM 2000 1500

Jumlah 26200 19650

Perkiraan jumlah arsip yang belum tertangani adalah 19.650 arsip dengan standar pemberkasan
arsip aktif oleh arsiparis terampil (24 arsip per hari) maka dibutuhkan 819 hari kerja atau sekitar 4
tahun pengerjaan.

24
IDENTIFIKASI PENANGANAN ARSIP INAKTIF
Jumlah Arsip inaktif di Standar Pekerjaan
Gedung Arsip Bekasi: Arsiparis Ahli Pertama:
- 903 Meter Linear
- 30 Arsip per hari
- 4.516 Boks
- Dibutuhkan 1833 hari
- 54.986 Arsip
kerja/ 8-9 Tahun
Arsip Inaktif memiliki 2
pilihan Musnah / diserahkan
ke UK I untuk arsip statis

25
 Gedung Arsip
Badan Kebijakan Fiskal Kementerian Keuangan Republik Indonesia
26
Penataan Arsip di Gedung Arsip

27
3. SUMBER DAYA KEARSIPAN
BADAN KEBIJAKAN FISKAL

28
 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN BKF
Jabatan Struktural: Jabatan Fungsional:

1. Pejabat struktural di bidang 1. Arsiparis Ahli Muda

kearsipan (Sekretaris Badan, 2. Arsiparis Ahli Pertama
Kabag umum, Kabag Tata Kelola 3. Arsiparis Pelaksana Terampil
dan Pengki, Subbagian TU dan
Gaji, Subbagian Tata Kelola Pusat)

2. Pengelola Arsip dan sekretaris

eselon I dan II

29
 PERANAN SUBBAGIAN TU & GAJI (DAN STRUKTURAL LAINNYA)
DALAM PENGELOLAAN KEARSIPAN BKF

• Menjalankan fungsi koordinasi dan dukungan administrasi

sehubungan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi Pejabat
Arsiparis;
• Berperan aktif dalam memfasilitasi penyusunan kebijakan
dan pengelolaan kearsipan BKF sesuai dengan tugas dan
fungsinya bersama-sama dengan Pejabat Arsiparis;
• Melakukan evaluasi atas penyelenggaraan pengelolaan
kearsipan bersama dengan Pejabat Arsiparis.

30
 ANALISIS KEBUTUHAN SDM KEARSIPAN BKF
Uraian Kegiatan Kearsipan: Kebutuhan SDM Kearsipan:
1. Pemberkasan Arsip Aktif 1. Arsiparis Terampil/Pengelola Arsip
2. Pengelolaan Arsip Terjaga 2. Arsiparis Mahir/Pengelola Arsip
3. Pengelolaan Arsip Vital 3. Arsiparis Penyelia/Pengelola Arsip
4. Pelayanan Arsip Dinamis 4. Arsiparis Ahli Pertama
5. Penyusutan dan Penyerahan Arsip 5. Arsiparis Ahli Muda
Inaktif 6. Arsiparis Ahli Madya
6. Penilaian, Bimbingan dan Konsultasi
Kearsipan
7. Analisis dan Evaluasi Pengelolaan
Kearsipan

31
 Rincian Kebutuhan SDM Kearsipan
Setban
Jenjang PKPN PKAPBN PKEM PKSK PKPPIM PKRB Jumlah per jenjang
Umum SDM Cankeu OKI IKP

Terampil 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 13
Mahir 2         1 1 1 1 1 1 8
Penyelia 2 1 1   1             5
Ahli Pertama 4                     4
Ahli Muda 2                     2
Ahli Madya 1                     1
Jumlah per unit 14 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 33
Setiap unit pengolah paling tidak memiliki 1 orang arsiparis Terampil/pengelola arsip (utk pemberkasan
arsip aktif), dan 1 orang arsiparis Mahir/pengelola arsip (pelayanan arsip dinamis unit pengolah) dalam
melakukan pengelolaan arsip aktif pada unit pengolah.
Arsiparis Penyelia sebagai salah satu jenjang yg mengelola arsip vital seharusnya ditempatkan pada
beberapa bagian yang membutuhkan pengelolaan arsip vital seperti bagian Umum (asset kepemilikan
BMN), Bagian SDM (Arsip Dosir Pegawai), Bagian IKP selaku PPID, dan Bagian Cankeu (Dokumen
Perbendaharaan)
Sebagai Unit Kearsipan II dan unit pengolah Bagian Umum harus memiliki semua jenjang Arsiparis
sesuai dengan kebutuhan, terutama arsiparis di jenjang keahlian hanya bisa ditempatkan di UK II
(bagian Umum) karena memiliki tugas dan fungsi pengelolaan arsip inaktif serta bimbingan kearsipan
kepada unit pengolah.
32
4. RENCANA PROGRAM KEARSIPAN
BADAN KEBIJAKAN FISKAL 2021

33
 ISU STRATEGIS KEBIJAKAN KEARSIPAN
KEMENTERIAN KEUANGAN TAHUN 2021

Isu Strategis: Isu tahunan:

1. Penyerahan Arsip Covid 19 1. Pengawasan Kearsipan Internal
2. Penyelamatan Arsip 2014-2019 2. Pemusnahan Arsip musnah
3. Penyerahan Arsip Statis

34
 IDENTIFIKASI SOLUSI
Beberapa hal yang dapat dilakukan sebagai upaya perbaikan pengelolaan arsip
di BKF diantaranya adalah:

 Membuat Pedoman Kearsipan di BKF;

 Membuat SOP yang dibutuhkan
 Menunjuk pengelola arsip di masing pusat
 Melengkapi sarana dan prasarana Kearsipan
 Peningkatan pengetahuan memlalui keikutsertaan pada
diklat/workshop/seminar kearsipan
 Sosialisasi/internalisasi kebijakan kearsipan di BKF terutama kepada Unit
Pengolah
35
Time Pengelolaan Kearsipan BKF 2021

36
TERIMA KASIH