Pengelolaan

Arsip Elektronik
Kementerian Keuangan RI
 Arsip
Elektronik
Definisi/Pengertian nya.!!

Adalah arsip yang penciptaannya dalam

format elektronik.

Pasal 39 ayat 1 PMK 196/2019 tentang

Pedoman Kearsipan di Lingkungan Adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat
Kementerian Keuangan dan diterima dalam format elektronik atau
Arsip hasil alih media.

Peraturan ANRI 6/2021 tentang

Pengelolaan Arsip Elektronik
Pengelolaan Arsip Elektronik

Ruang Lingkup
 Ruang Lingkup Pengelolaan
Arsip Elektronik

Bentuk Arsip Prinsip2 Arsip Kegiatan Arsip

Elektronik. Elektronik. Elektronik.

Alih Media Arsip Pihak2 Yang Terlibat

Elektronik. Arsip Elektronik.
A. Bentuk Arsip Elektronik:

1. teks, gambar, audio,

dan video; atau

2. arsip elektronik lainnya

dalam format (ekstensi)
tertentu.
B. Prinsip2 Arsip Elektronik:

1. Autentisitas

2. Keandalan.

3. Keutuhan.
4. Ketergunaan.
C. Kegiatan Pengelolaan
Arsip Elektronik

1. Penciptaan Arsip
2. Penggunaan Arsip
3. Pemeliharaan Arsip
4. Penyusutan Arsip
1. Penciptaan Arsip Elektronik
a. Pembuatan Arsip Elektronik:
arsip yang penciptaannya dalam format elektronik; atau
arsip hasil proses alih media yang telah diautentikasi

b. Penerimaan Arsip Elektronik:

arsip yang diterima dalam format elektronik; atau
arsip hasil proses digitisasi arsip, yang merupakan kegiatan mengubah teks,
gambar, audio atau video menjadi bentuk elektronik sehingga dapat diproses
oleh komputer dan/atau sistem informasi yang dilakukan dengan cara:
pemindaian arsip;
registrasi arsip;
autentikasi arsip; dan
distribusi arsip.
Kegiatan Penciptaan Arsip Elektronik
a. Registrasi arsip elektronik, dengan ketentuan sebagai berikut:
direkam dalam sistem informasi dan terpenuhinya metadata arsip elektronik;
dilakukan secara lengkap dan konsisten dengan memperhatikan keutuhan naskah
dinas;
data registrasi tidak dapat diubah, kecuali dalam hal diperlukan perubahan karena
terjadi kesalahan teknis, dengan selanjutnya dilakukan pencatatan perubahan.

b. Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau
memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan, serta memenuhi ketentuan
sebagai berikut:
a) prinsip asal usul yang mencatat pihak yang berwenang untuk menciptakan, mengubah, membaca,
dan menghapus suatu arsip elektronik;
b) prinsip aturan asli yang menjaga struktur dari suatu arsip elektronik sehingga dapat digunakan
oleh pejabat fungsional Arsiparis untuk membandingkan arsip tercipta dan proses autentikasi;
c) perubahan terhadap agregasi arsip elektronik harus tercatat dalam sistem informasi yang
menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.
Kegiatan Penciptaan Arsip Elektronik
Agregasi arsip elektronik ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain:
1. agregasi pada Tingkatan Seri (Series), yang merupakan kumpulan dari entitas arsip elektronik yang saling
berkaitan dalam satu unit.
2. agregasi pada Tingkatan Berkas (File), yang merupakan kumpulan item dan menjadi unit dasar bagi
pembentukan suatu seri arsip.
3. agregasi pada Tingkatan Item, yang merupakan unit arsip yang terkecil.
Kegiatan Penciptaan Arsip Elektronik
Persyaratan fungsi agregasi pada sistem informasi arsip elektronik
diatur sebagai berikut:

1. memastikan bahwa semua arsip terhubung, paling sedikit ke satu

agregasi;
2. memastikan keutuhan metadata yang melekat pada arsip
elektronik saat agregasi dilakukan (tidak mengubah struktur
arsip elektronik);
3. tidak membatasi jumlah arsip yang dapat direkam dalam sebuah
agregasi, atau jumlah arsip yang dapat disimpan dalam sistem
informasi arsip elektronik, kecuali dengan kewenangan
administrator sistem pengelolaan arsip elektronik;
4. mempunyai kemampuan untuk dapat mendaftarkan suatu arsip
ke banyak agregasi tanpa menyebabkan terjadinya duplikasi
arsip elektronik.
Kegiatan Penciptaan Arsip Elektronik
Penamaan file, yang dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. menggunakan format yang sederhana dan mudah diingat;
2. mendeskripsikan kegiatan atau tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip elektronik;
3. memudahkan temu kembali arsip elektronik;
4. memenuhi fungsi pencatatan (logging); dan
5. acuan pemberian identitas berupa nama file elektronik dapat mengikuti format sebagai berikut:
Kegiatan Penciptaan Arsip Elektronik

Metadata Arsip Elektronik

merupakan informasi tentang karakteristik, konten, konteks, struktur dan
sebagainya dari arsip elektronik, yang mendeskripsikan mengenai arsip
elektronik. Metadata arsip elektronik merekam informasi sebagai berikut:

1. identifier dan informasi lain yang diperlukan untuk menemukan dan

menyajikan arsip elektronik;
2. deskripsi isi arsip elektronik;
3. struktur arsip elektronik (misalnya, bentuk, format, dan hubungan antara
komponen yang membentuk arsip);
4. konteks pekerjaan ketika arsip elektronik diciptakan atau diterima, untuk
selanjutnya digunakan;
5. hubungan dengan arsip elektronik lain dan metadata lain; dan
6. tanggal dan waktu, perubahan pada metadata, dan pihak yang melakukan
perubahan yang dilakukan terhadap arsip elektronik selama masih digunakan
dan belum dilakukan pemusnahan.

Metadata arsip elektronik harus dikelola dan dilindungi dari kehilangan,

penghapusan, pemusnahan dan/atau penguasaan secara tidak sah.
Metadata arsip elektronik meliputi namun tidak
terbatas pada elemen sebagai berikut
2. Penggunaan Arsip
Elektronik:

1. Berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan

dan Akses Arsip Dinamis;
2. diberikan selama waktu penggunaan dan
otomatis akan tertutup oleh sistem informasi
pengelolaan arsip elektronik;
3. tercatat dalam sistem informasi.
3. Pemeliharaan Arsip
Elektronik:
Antisipasi terhadap keusangan
teknologi dan pemeliharaan
terhadap sistem elektronik sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
Preservasi arsip elektronik:

1. Migrasi
2. Konversi
3. Enkapsulasi
4. Emulsi
5. Replikasi
6. Refreshing
4. Penyusutan Arsip
Elektronik:
1. Pemindahan arsip elektronik inaktif
oleh unit pengolah ke unit kearsipan;
2. Pemusnahan arsip elektronik; dan
3. Penyerahan arsip elektronik statis
ke lembaga kearsipan
1. Pemindahan Arsip Elektronik
Pemindahan arsip elektronik dilakukan pada arsip
elektronik yang telah memasuki masa retensi
inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip di
lingkungan Kementerian Keuangan.
Pemindahan arsip elektronik dilakukan dengan
cara pemindahan hak akses dan/atau database dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
Pemindahan arsip elektronik dilakukan dengan
tahapan proses sebagai berikut:
1. Unit Pengolah melakukan identifikasi terhadap arsip elektronik yang telah
memasuki masa retensi inaktif.
2. Unit Pengolah menyusun daftar arsip yang akan diusulkan untuk
dipindahkan sesuai dengan ketentuan bentuk dan format Daftar Arsip
Usul Pindah.
3. Unit Pengolah melakukan penyiapan arsip elektronik sesuai dengan Daftar
Arsip Usul Pindah yang telah disusun.
4. Unit Pengolah mengirimkan usulan pemindahan arsip elektronik kepada
Unit Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah.
5. Unit Kearsipan melakukan pemeriksaan kesesuaian antara Daftar Arsip
Usul Pindah dengan arsip elektronik yang akan dipindahkan, jika terdapat
perbedaan, maka Unit Kearsipan berhak meminta revisi Daftar Arsip Usul
Pindah dan/atau menolak arsip elektronik yang tidak sesuai..
6. Unit Kearsipan menerima arsip elektronik yang telah diperiksa dan
diverifikasi kesesuaian antara daftar dan arsip elektronik.
7. Unit Kearsipan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip sebagaimana
ketentuan dalam tata cara penyusutan arsip di lingkungan Kementerian
Keuangan.
8. Pemindahan arsip elektronik dapat dilakukan dengan:
memindahkan hak akses dari Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan pada
sistem informasi kearsipan;
memindahkan arsip elektronik dari sistem informasi bisnis ke sistem
informasi kearsipan; atau
memindahkan arsip elektronik dalam media penyimpanan offline.
9. Unit Kearsipan menyimpan dan menata arsip elektronik yang telah
dipindahkan ke sistem informasi kearsipan dengan berpegang pada asas
asal usul (provenance) dan asas aturan asli (original order), serta
menambahkan Daftar Arsip yang Dipindahkan tersebut dalam Daftar
Arsip Inaktif Unit Kearsipan yang bersangkutan.
2. Pemusnahan Arsip Elektronik
a. Pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan
mengenai tata cara pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian
Keuangan.
b. Metode Pemusnahan Arsip Elektronik

1. Deletion, menghapus arsip elektronik dari sebuah basis data, untuk arsip
elektronik yang bersifat biasa;
2. overwriting, dengan menimpa arsip elektronik yang akan dimusnahkan
dengan arsip elektronik lainnya;
3. shredding, dengan memusnahkan arsip elektronik dengan melakukan
overwriting berkali-kali;
4. degaussing dengan memusnahkan arsip elektronik yang format
perekamannya berupa magnetik seperti floppy disk, CD/DVD, dan
hardisk dengan cara mendekatkan arsip elektronik tersebut ke sebuah
alat degauss yang memiliki medan magnet sehingga mampu merusak
keseluruhan data yang terekam di dalamny
5. Destruction, penghancuran media penyimpanan dengan memusnahkan
arsip elektronik dengan cara membakar, memotong, dan/atau upaya lain
untuk menghancurkan media penyimpanan arsip elektronik, dengan
ketentuan sebagai berikut:

direkomendasikan untuk arsip elektronik yang bersifat rahasia dan sangat

rahasia; dan
terhadap Barang Milik Negara, mengacu pada ketentuan mengenai tata cara
pemusnahan dan penghapusan Barang Milik Negara di lingkungan
Kementerian Keuangan
3. Penyerahan Arsip Elektronik
Penyerahan arsip elektronik dilakukan 1. Pemeriksaan,Unit Kearsipan melakukan pemeriksaan terhadap
terhadap arsip elektronik yang berdasarkan arsip elektronik yang akan diserahkan berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip.
Jadwal Retensi Arsip berketerangan
2. Penyusunan daftar arsip usul serah, Unit Kearsipan menyusun
permanen dan dilaksanakan berdasarkan
daftar arsip yang akan diusulkan untuk diserahkan sesuai
ketentuan penyerahan arsip statis di dengan bentuk dan format yang tercantum dalam tata cara
lingkungan Kementerian Keuangan. penyusutan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan.
Mekanisme penyerahan arsip elektronik 3. Penataan, Unit Kearsipan menyiapkan dan menata arsip
dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: elektonik yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Serah.
4. Penilaian, Panitia Penilai Arsip melakukan penilaian terhadap
arsip usul serah.
5. Pemberitahuan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia,
Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan memberitahukan
kepada Arsip Nasional Republik Indonesia mengenai rencana
penyerahan arsip statis.
6. )Verifikasi, Tim Arsip Nasional Republik Indonesia , melakukan
verifikasi dan persetujuan terhadap arsip yang diusulkan untuk
diserahkan.
7. )Penetapan, Penetapan Keputusan Menteri Keuangan
mengenai penyerahan arsip statis dan Daftar Arsip Yang
Diserahkan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama
Menteri Keuangan.
8. Penyerahan, Pelaksanaan serah terima arsip statis elektronik
disertai Berita Acara Serah Terima Arsip, Daftar Arsip yang
Diserahkan, dan arsip elektronik yang akan diserahkan sesuai
dengan ketentuan penyerahan arsip elektronik yang berlaku di
Arsip Nasional Republik Indonesia.
D. Tata Cara Alih Media
Arsip Elektronik:
Alih media arsip merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu
media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip dan
pemeliharaan arsip, dengan memperhatikan:
Kondisi arsip, dengan kriteria:
1. arsip dengan kondisi rapuh/rentan
mengalami kerusakan secara fisik;
2. arsip elektronik dengan format data versi
lama yang perlu diperbarui dengan versi
baru; atau
3. informasi yang terdapat dalam media lain
dimana media tersebut secara sistem
tidak diperbarui lagi karena
perkembangan teknologi, dan

Nilai Informasi, dengan kriteria:

1. informasi yang diumumkan secara serta
merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundang- undangan;
2. informasi yang termasuk dalam kategori
arsip berketerangan permanen dalam
Jadwal Retensi Arsip Kementerian
Keuangan
Tahapan Proses Alih Media
Arsip Elektronik:
1. Alih media arsip dilakukan terhadap
materi arsip pada media tertentu
sebagai berikut:
bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk
elektronik;
bentuk elektronik versi lama ke bentuk
elektronik versi baru;
bentuk elektronik ke bentuk kertas
dan/atau analog; atau
bentuk media satu ke media yang lain.
2. Alih media arsip bertujuan untuk memudahkan akses
dan/atau sebagai upaya pelestarian informasi, yang
dilakukan dengan melalui tahapan sebagai berikut:
penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih
media dengan memperhatikan kondisi dan nilai informasi
arsip.
pemindaian/scanning arsip
Alih media arsip dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang memilki
Kompetensi alih media arsip, yang pelaksanaannya didukung dengan sarana
dan prasarana pindai yang memadai, yang dilakukan dengan ketentuan
sebagaimana tercantum dalam lampiran KMK 184/2021 :
1. Pelaksanaan alih media arsip dari format kertas ke format
elektronik
2. Pelaksanaan alih media arsip audio
3. Pelaksanaan alih media arsip video
pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media
Setiap arsip yang dialihmediakan harus diautentikasi
pimpinan/pejabat terkait atau pejabat fungsional
Arsiparis/Pengelola dengan memberikan tanda tertentu
yang dilekatkan, terasosiasi, terkait arsip hasil alih media,
dengan metode antara lain:

1. digital signature (security);

2. public key/private key (akses);
3. watermark (copyright); atau
4. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

3. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan

hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
penyusunan berita Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat
berita acara dan daftar arsip alih media, dengan
acara dan daftar ketentuan sebagai berikut:
arsip alih media
Berita Acara Alih Media Arsip yang paling sedikit memuat informasi:
waktu pelaksanaan;
tempat pelaksanaan;
jenis media;
jumlah arsip;
keterangan proses alih media yang dilakukan;
pelaksana alih media; dan
penandatanganan oleh pimpinan Unit Kearsipan/Unit Pengolah.

Daftar Acara Alih Media Arsip yang paling sedikit memuat informasi:
nomor urut;
jenis arsip;
media arsip (semula, menjadi);
alat;
waktu pelaksanaan alih media; dan
keterangan;
E. Pihak2 Yang Terlibat
Dalam Arsip Elektronik:
1. Unit kerja yang memiliki tugas
melakukan urusan tata usaha;
2. Unit yang termasuk dalam
organisasi kearsipan (KMK
610/2020); dan
3. Pejabat Fungsional Arsiparis.
 KODE KLASIFIKASI
PADA APLIKASI NADINE

2
Dasar Hukum
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan

• Keputusan Menteri Keuangan Nomor 553/KMK.01/2021 tentang Pedoman

Penomoran dan Cap Dinas Di Lingkungan Kementerian Keuangan

3
Apa itu Klasifikasi Arsip?
Pengelompokan Arsip yang disusun
secara logis dan sistematis
berdasarkan kesamaan urusan
kegiatan organisasi serta berfungsi
sebagai pedoman pemberkasan
dan penemuan kembali

(Pasal 1 angka 20 PMK 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan)

4
 Manfaat
Klasifikasi
Arsip

UU 43/2009

Mendukung pengelolaan arsip membantu menjelaskan,

dinamis yang efektif dan efisien mengatur, dan mengontrol
informasi
PP 28/2012 ISO 15489-1

Mengontrol kosakata yang digunakan,

Dasar pemberkasan dan
menghasilkan konsistensi dalam
penataan arsip untuk
mendeskripsikan informasi yang
mendukung akses, dan
dihasilkan oleh aktivitas bisnis serta
pemanfaatan serta penyusutan
meningkatkan temu-balik informasi
arsip.
tersebut

5
Fungsi
Klasifikasi
Arsip

6
Pemberkasan Arsip
Penempatan naskah ke dalam suatu
himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan
konteks kegiatannya sehingga
menjadi satu berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan jenis
atau kesamaan masalah dari suatu
unit kerja.

7
SKEMA KLASIFIKASI
ARSIP
Klasifikasi Arsip Kemenkeu menggunakan sistem pengkodean dalam bentuk gabungan
huruf dan angka. Klasifikasi Arsip disusun berdasarkan pengelompokan masalah yang
dilakukan secara berjenjang terdiri atas:

fungsi sebagai pokok

01 masalah (primer)

kegiatan sebagai sub

02 masalah (sekunder)

transaksi sebagai sub-

03 sub masalah (tersier).

8
SKEMA KLASIFIKASI
ARSIP

Fungsi

Primer

Sekunder

Tersier

9
 JENIS KLASIFIKASI ARSIP
fungsi penunjang fungsi pokok atau
Fasilitatif Substantif utama sebuah
untuk mendukung
operasional organisasi
sebuah organisasi
DL : Pendidikan dan
Pelatihan AG : Anggaran
HK : Hukum BR : Pengelolaan
HM : Humas dan Pembiayaan dan Risiko
Protokol IK : Perimbangan
KA : Kearsipan Keuangan
KP : Kepegawaian
KU : Keuangan
KN : Kekayaan Negara
OT : Organisasi KT : Kajian dan
Tatalaksana Penelitian
PL : Perlengkapan PB : Perbendaharaan
PR : Perencanaan PK : Profesi Keuangan
PS : Perpustakaan PN : Penerimaan
PW : Pengawasan Negara
RT : Rumah Tangga
TI : Teknologi
Informasi
https://jdih.kemenkeu.go.id/FullText/2019/196~PMK.01~2019Per.pdf
10

Pemeriksaan
• Memeriksa kelengkapan berkas
Penyortiran
• Dilakukan pada saat berkas
dimasukan ke dalam folder sesuai
klasifikasi arsip
TAHAPAN PEMBERKASAN
ARSIP KONVENSIONAL
Penentuan Indeks
(Indexing)
• Menentukan kata tangkap
(keyword) terhadap isi informasi
arsip
Pelabelan Berkas
• Kegiatan pemberian tanda
pengenal berkas pada tab folder
Pengkodean Pemberian Tunjuk Silang
• Mencantumkan kode klasifikasi • Apabila ditemukan informasi
arsip yang terkandung dalam suatu
berkas lebih dari satu subjek atau
media penyimpanan
Penataaan
• Penyimpanan berkas dengan
mempergunakan sarana
kearsipan seperti filling cabinet,
guide/sekat dan folder
11
Bagaimana
Implementasi Klasifikasi
Arsip Pada Aplikasi
Naskah Dinas Elektronik
(Nadine)?

12
Kondisi Arsip Nadine Saat Ini

Arsip di aplikasi nadine masih arsip

yang bersifat tunggal, sehingga:
⚫ Arsip belum diberkaskan

⚫ Informasi arsip masih bersifat

parsial
⚫ Arsip belum terhubung dengan

arsip terkait
⚫ Belum dilakukan pembuatan Daftar

Arsip

13
 Implementasi Klasifikasi Arsip
Pada Aplikasi Nadine
01 Pilih borang acu (template) naskah dinas yang akan dibuat pada aplikasi Nadine,

14
 Implementasi Klasifikasi Arsip
Pada Aplikasi Nadine
02 Masuk pada form naskah, sekarang ada tambahan form Klasifikasi Arsip, lalu pilih ikon folder

15
 Implementasi Klasifikasi Arsip
Pada Aplikasi Nadine
03 Pilih klasifikasi arsip sesuai dengan permasalahan atau kegiatan dengan klik tanda centang (√)

16
 Implementasi Klasifikasi Arsip
Pada Aplikasi Nadine
04 Setelah dipilih Klasifikasi yang sesuai maka akan terisi pada kolom Klasifikasi Arsip seperti
dibawah ini

Klasifikasi Arsip akan melekat pada naskah dinas sebagai metadata

05

17
 MODUL KEARSIPAN
PADA APLIKASI NADINE

18
 Modul Kearsipan pada
Aplikasi Nadine

Pada modul arsip, dapat dilakukan

Pemberkasan pemberkasan arsip sesuai dengan klasifikasi
Arsip arsip.

Pemberkasan Arsip dapat dilakukan oleh role:

1) Arsiparis, dapat memberkaskan seluruh arsip

Role
yang tercipta pada unitnya

2) Pengelola Arsip, hanya dapat memberkaskan

arsip yang ditandatangani langsung oleh
pimpinan unitnya
19
 Langkah Pemberkasan
01 Lakukan pemeriksaan arsip yang diterima untuk dilakukan pemberkasan arsip

20
 Langkah Pemberkasan
02 Buat berkas pada menu manajemen berkas dengan mengklik simbol (+) dan lakukan
pemilihan klasifikasi dan pengisian uraian berkas

21
 Langkah Pemberkasan
03 Plih naskah dinas yang akan diberkaskan dan preview kemudian klik detail untuk lakukan
pemberkasan

22
 Langkah Pemberkasan
04 Pilih berkas yang sudah dibuat dan lakukan pengisian detail naskah dinas

23
 Langkah Pemberkasan
Setelah pengisian form pemberkasan, maka pada menu manajemen berkas telah terbuat
05 daftar asip yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas.

24
Unit Kearsipan I
Kementerian Keuangan RI

TERIMA KASIH
EMAIL: kearsipan@kemenkeu.go.id atau kearsipan.kemenkeu@gmail.com
TELEPON: 021 – 3449230 Intern 6034