Kurikulum

Merdeka

HANDOUT
PROSES DASAR UNTUK
MENCETAK DAN MENYALIN
ISI BERKAS DIGITAL

Untuk Kelas X Semester 1

Semester 1

Disusun oleh : Annisa Rahma Wati

 HANDOUT
BY ANNISA RAHMA WATI

A. IDENTITAS

Sekolah : SMK Negeri 5 Malang

Mata Pelajaran : Teknologi Perkantoran
Kelas / Semester : X/1
Materi Pokok : Proses Dasar Untuk Mencetak
dan Menyalin Isi Berkas Digital

INDIKATOR

1. Peserta didik dapat memahami pengertian penggandaan

2. Mengetahui fungsi dari penggandaan
3. Pengenalan dan pemahaman jenis-jenis penggandaan
dokumen
4. Mengetahui bagian-bagian dari jenis mesin pengganda
5. Memahami prosedur penggandaan dokumen
 MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

I. PENDAHULUAN

A. Pengertian Penggandaan Dokumen

Penggandaan dokumen adalah proses membuat salinan dari dokumen asli,

baik dalam bentuk cetakan maupun digital. Kegiatan ini sangat penting
dalam dunia kerja modern untuk memperbanyak informasi dan
memastikan ketersediaan dokumen yang diperlukan.

B. Tujuan Penggandaan Dokumen

Memperbanyak dokumen untuk keperluan distribusi atau arsip.
Membuat cadangan dokumen untuk keamanan data.
Mengonversi dokumen dari bentuk cetak ke digital atau sebaliknya.
Memfasilitasi kolaborasi dan berbagi informasi.

C. Manfaat Penggandaan Dokumen

Efisiensi waktu dan biaya dalam memperbanyak dokumen.
Ketersediaan informasi yang lebih luas.
Kemudahan dalam berbagi dan mengakses data.
Peningkatan produktivitas kerja.

II. JENIS-JENIS PENGGANDAAN DOKUMEN

A. Fotokopi
Proses penggandaan dokumen dengan menggunakan mesin fotokopi.
Hasilnya adalah salinan cetakan dari dokumen asli.

B. Pemindaian (Scanning)
Proses penggandaan dokumen dengan mengonversi dokumen cetak
menjadi berkas digital menggunakan alat pemindai (scanner).

C. Penggandaan Digital
Proses penggandaan dokumen yang dilakukan secara digital, seperti
menyalin berkas, mencetak ulang, atau menduplikasi data digital.
 MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

III. PERALATAN PENGGANDAAN DOKUMEN

A. Mesin Fotokopi
Digunakan untuk memperbanyak dokumen cetak dengan cepat dan
mudah.

B. Scanner
Digunakan untuk mengonversi dokumen cetak menjadi berkas digital.

C. Printer
Digunakan untuk mencetak ulang dokumen dari berkas digital.

D. Komputer dan Perangkat Lunak

Digunakan untuk penggandaan digital, seperti menyalin berkas,
mengonversi format, dan mengolah data digital.
 MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

IV. PROSEDUR PENGGANDAAN DOKUMEN

1 2
A. PERSIAPAN DOKUMEN
1. Pastikan dokumen asli dalam
keadaan baik dan teratur.
2. Hilangkan staples, klip kertas, atau B. PILIH METODE PENGGANDAAN
benda lain yang dapat 1. Fotokopi untuk
mengganggu proses penggandaan. penggandaan cepat
3. Tata dokumen sesuai urutan yang dokumen cetak.
diinginkan. 2. Pemindaian untuk
mengonversi dokumen
cetak menjadi digital.
C. OPERASIKAN PERALATAN 3. Penggandaan digital untuk
memperbanyak berkas
1. Ikuti petunjuk pengoperasian
digital.

3
pada masing-masing peralatan.
2. Atur pengaturan penggandaan
seperti jumlah salinan, kualitas,
dan opsi lainnya.
3. Lakukan penggandaan dan
tunggu hingga selesai.
D. PERIKSA HASIL PENGGANDAAN

4
1. Pastikan hasil penggandaan sesuai dengan
dokumen asli.
2. Periksa kelengkapan halaman dan kualitas

5
cetakan atau berkas digital.
3. Lakukan perbaikan jika terdapat masalah
atau kesalahan.

E. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI

1. Simpan salinan dokumen dengan rapi dan terorganisir.
2. Distribusikan salinan dokumen kepada pihak yang memerlukan.
3. Catat distribusi dokumen untuk keperluan pencatatan dan
pertanggungjawaban.
 MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

V. PEMELIHARAAN PERALATAN

A. Jadwal Pemeliharaan Rutin

1. Ikuti jadwal pemeliharaan yang direkomendasikan oleh

produsen.
2. Lakukan pembersihan dan penggantian suku cadang
secara teratur.
3. Catat setiap pemeliharaan yang dilakukan untuk
keperluan dokumentasi.

B. Penanganan Masalah

1. Identifikasi dan atasi masalah yang terjadi pada peralatan.

2. Lakukan perbaikan atau panggil teknisi jika diperlukan.
3. Pastikan peralatan selalu dalam kondisi prima untuk
pengoperasian yang optimal.

C. Peremajaan Peralatan

1. Pertimbangkan peremajaan peralatan jika sudah usang atau

tidak efisien.
2. Evaluasi kebutuhan dan anggaran untuk investasi peralatan
baru.
3. Lakukan pelatihan untuk pengoperasian peralatan baru
secara efektif.
 MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

VI. KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

A. Perlindungan Data Sensitif

1. Identifikasi dokumen yang bersifat rahasia atau sensitif.
2. Batasi akses penggandaan hanya kepada orang yang berwenang.
3. Gunakan pengaturan keamanan pada peralatan dan berkas digital.

B. Penghancuran Dokumen
1. Hancurkan salinan dokumen yang tidak diperlukan dengan mesin
penghancur kertas.
2. Pastikan penghancuran dilakukan secara aman dan menyeluruh.
3. Catat dan dokumentasikan proses penghancuran untuk keperluan audit.

C. Pencegahan Kebocoran Data

1. Hindari menyimpan salinan dokumen rahasia di tempat umum atau
terbuka.
2. Gunakan enkripsi atau proteksi kata sandi pada berkas digital yang
sensitif.
3. Edukasi karyawan tentang pentingnya menjaga kerahasiaan data.

VII. KESIMPULAN
Penggandaan dokumen merupakan proses penting dalam dunia kerja
modern untuk memperbanyak dan mendistribusikan informasi secara
efisien. Terdapat berbagai metode penggandaan seperti fotokopi,
pemindaian, dan penggandaan digital yang menggunakan peralatan
seperti mesin fotokopi, scanner, printer, dan komputer. Prosedur yang
benar harus diikuti, mulai dari persiapan hingga distribusi, dengan
memperhatikan aspek keamanan dan kerahasiaan. Pemeliharaan rutin
peralatan sangat penting untuk menjaga kinerjanya. Penanganan
masalah, peremajaan peralatan, dan keselamatan kerja juga menjadi
perhatian utama. Dokumentasi pemeliharaan diperlukan untuk
referensi dan perencanaan. Dengan menguasai penggandaan dokumen,
efisiensi dan produktivitas organisasi dapat ditingkatkan.