PT.

NIFEM

PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN

BERBASIS DIGITAL
 01
Prosedur penyimpanan
dokumen berbasis digital
 Penyimpanan dokumen Digital Kegiatan
penyimpanan dokumen digital ini dimulai dari
kegiatan alih media dokumen sampai pada
Penyimpanan arsip penataan dokumen dalam media baru. Proses
alih media dokumen yang biasa dilakukan
digital adalah proses pengalihan media dokumen
dari satu bentuk ke bentuk media dokumen
lainnya. Untuk menyelamatkan fisik dan
informasi arsip, ada beberapa alat yang bisa
digunakan, salah satunya alat pemindai
(scanner).
 Langkah penyimpanan secara
digital

01 02 03 04

Tahapan
pengumpulan Tahap pemindaian Tahap manipulasi Tahapan entry
bahan data
 TAHAP PENYIMPANAN
DOKUMEN

1.Menyiapkan dokumen yang akan dialih media.

2.Melakukan scanning terhadap Dokumen.
3.Membuat folder-folder pada komputer, sebagai
tempat penyimpanan dokumen yang telah di-scan.
4.Membuat hyperlink atau menghubungkan antara
daftar arsip dengan dokumen hasil scan.
5.Membuat kelengkapan administrasi alih media.
 02
Ada beberapa prosedur dasar dalam
mendokumenkan secara digital,
yaitu:
1) ScanningMemindai atau scan dokumen menggunakan
scanner yang menghasilkan data gambar atau biasanya
dapat berupa pdf dan dapat disimpan di komputer.

2) ConversionProses mengubah dokumen dari file Ms. Word

atau excel menjadi gambar dengan format jpg. atau ke
dalam format pdf.
1. Memindahkan
3) ImportingMemindahkan data yang di dapat dari sumber lain dokumen
ke dalam sistem pengarsipan elektronik dengan melakukan
drag and drop ke sistem dengan mempertahankan format
data aslinya.
hal ini untuk mengurangi resiko tidak dapat
dipakainya format dokumen yang telah
digunakan di masa datang. Sebaiknya tidak
disimpan dalam satu format saja, tetapi
dalam beberapa format yang compatible
dengan sistem.
2. Menyimpan dokumen
 Ada 2 metode yang dapat digunakan dalam
mengelola pengindeksan yaitu

I. Index Field, metode ini menggunakan

kategorisasi tema dan kata kunci
sebagai metode tradisional yang
digunakan dalam dokumen kertas. 3. Mengindeks dokumen

II. Full-text Indexing, ini menggunakan

software optical character recognition
atau biasa disebut OCR.
 PT. NIFEM

TERIMA KASIH
ELVINA APRILLIA C. R. STABITHA
FEBRY HANDAYANI
FITRIYANI DWI OKTAVIA
INDAH PUTRI PERTAMI
IRNANDA DWI SARASWATI
MARCHA HARNINDA