UJIAN TENGAH SEMESTER

Praktikum Preservasi Konservasi Arsip

Dosen Pengampu Dhani Sugiharto, M.Kom.

Disusun oleh :
Fatimah Zahra – 2106648073

PROGRAM SARJANA TERAPAN

MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP
PROGRAM VOKASI UNIVERSITAS INDONESIA
TAHUN 2023
1. Jelaskan dengan rinci tentang praktikum pengujian penilaian kerusakan
Arsip yang telah dilakukan di ANRI
a) Jelaskan pengertian, tahapan dan manfaat pengujian penilaian
kerusakan, khasanah apa yang di uji, nomor arsip berapa, berapa lembar,
durasi pengerjaan, peran anda dalam tim pengujian, apa saja peralatan
dan bahan yang dibutuhkan, siapa nama mentor pendamping?
=
Pengertian:
Pengujian penilaian kerusakan adalah proses untuk mengevaluasi kondisi fisik
dan kualitas arsip dengan tujuan untuk menentukan apakah terdapat
kerusakan dan sejauh mana tingkat kerusakan tersebut. Tujuan dari pengujian
penilaian kerusakan adalah untuk memastikan bahwa arsip dalam kondisi yang
baik dan siap untuk digunakan kembali di masa depan.

Tahapan Pengujian:
1. Identifikasi arsip yang akan diuji
2. Menyiapkan lembar observasi penilaian kerusakan arsip.
3. Pemeriksaan visual arsip dan mencatat setiap kerusakan yang terlihat.
4. Mengukur dan mencatat ukuran kerusakan.
5. Menilai tingkat kerusakan arsip berdasarkan standar penilaian kerusakan
arsip yang telah ditentukan.
6. Menyimpan data penilaian kerusakan arsip untuk diolah dan dianalisis.

Manfaat Pengujian:
1. Membantu memastikan keamanan arsip dan melindungi dari kerusakan
lebih lanjut.
2. Menjaga kualitas arsip untuk digunakan kembali di masa depan.
3. Memastikan bahwa arsip dapat dengan mudah diakses dan digunakan.

Khasanah yang diuji:

Khasanah atau arsip yang diuji bisa berupa dokumen, foto, rekaman, dan
benda-benda bersejarah.
Nomor arsip:
Nomor arsip yang diuji akan bervariasi tergantung pada institusi atau organisasi
yang melakukan pengujian, pada praktikum kali ini nomor arsipnya 1200-3600
namun nomor tersebut tidak berurutan.

Lembar Observasi:
Lembar observasi penilaian kerusakan arsip dapat bervariasi tergantung pada
organisasi yang melakukan pengujian, namun umumnya terdiri dari beberapa
bagian, seperti identifikasi arsip, jenis kerusakan, ukuran kerusakan, dan
tingkat kerusakan, pada praktikum kali ini lembar observasi yang kami pakai
mencapai 50 lembar.

Durasi Pengerjaan:
Durasi pengerjaan akan bervariasi tergantung pada jumlah arsip yang akan
diuji dan tingkat kerusakan arsip yang harus diukur. Namun, umumnya
pengujian penilaian kerusakan dapat dilakukan dalam waktu beberapa jam
atau beberapa hari, pada praktikum kali ini durasi pengerjaannya dari jam 8-
11.40.

Peran Anda dalam Tim Pengujian:

Dalam tim pengujian, setiap anggota tim memiliki peran yang berbeda-beda,
seperti pelaksana, pengumpul data, analis data, dan pembuat laporan, pada
praktikum kali ini saya berperan sebagai pelaksana yang bertugas melihat arsip
lalu memasukan data ke dalam formulir penilaian kerusakan arsip kertas.

Peralatan dan Bahan:

Peralatan dan bahan yang dibutuhkan untuk pengujian penilaian kerusakan
arsip dapat berbeda-beda tergantung pada organisasi yang melakukan
pengujian. Namun, beberapa alat dan bahan yang umumnya digunakan
termasuk kamera, penggaris, timbangan, kertas catatan, dan pensil. Selain itu,
mungkin diperlukan bahan-bahan tambahan seperti sarung tangan, kain
lembab, dan bahan pembersih untuk membersihkan arsip sebelum dan setelah
pengujian dilakukan.
 Mentor pendamping:
Pak Aris

b) Jelaskan apa saja kategori kerusakan yang ada, tingkat kerusakan, factor
perusak, bagaimana tahapan penilaian kerusakan dan rekomendasi hasil
pengujian.
Ada beberapa kategori kerusakan yang umum terjadi pada arsip, antara lain:
1. Kerusakan Fisik: kerusakan yang terjadi pada fisik arsip seperti robek,
sobek, lecek, rusak akibat air, dan lain-lain.
2. Kerusakan Kimiawi: kerusakan akibat zat kimia seperti noda tinta, jamur,
dan korosi.
3. Kerusakan Biologis: kerusakan akibat serangan binatang seperti rayap,
tikus, dan serangga lainnya.
4. Kerusakan Elektronik: kerusakan yang terjadi pada arsip elektronik seperti
kehilangan data atau kerusakan pada perangkat penyimpanan.

Tingkat kerusakan arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori,

yaitu:

1. Ringan: kerusakan yang tidak signifikan, tidak mempengaruhi isi arsip, dan
dapat diperbaiki dengan mudah.
2. Sedang: kerusakan yang signifikan, dapat mempengaruhi isi arsip, dan
memerlukan perbaikan yang lebih intensif.
3. Berat: kerusakan yang parah, mempengaruhi isi arsip secara signifikan, dan
memerlukan perbaikan ekstensif.

Beberapa faktor perusak yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip,

antara lain:
1. Lingkungan: suhu dan kelembaban yang tidak terkontrol, serta kelembaban
yang tinggi dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.
2. Manusia: kurangnya perawatan atau penanganan yang buruk pada arsip
dapat menyebabkan kerusakan.
3. Bencana alam: bencana alam seperti banjir, kebakaran, atau gempa bumi
dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.
4. Binatang: serangan binatang seperti rayap, tikus, atau serangga lainnya
dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.

Tahapan penilaian kerusakan arsip umumnya meliputi:

1. Identifikasi arsip yang akan diuji.
2. Mempersiapkan lembar observasi penilaian kerusakan arsip.
3. Pemeriksaan visual arsip dan mencatat setiap kerusakan yang terlihat.
4. Mengukur dan mencatat ukuran kerusakan.
5. Menilai tingkat kerusakan arsip berdasarkan standar penilaian kerusakan
arsip yang telah ditentukan.
6. Menyimpan data penilaian kerusakan arsip untuk diolah dan dianalisis.
7. Membuat rekomendasi perbaikan atau langkah-langkah yang perlu
dilakukan untuk memperbaiki kerusakan pada arsip.

Rekomendasi hasil pengujian kerusakan arsip dapat berupa langkah-langkah

untuk memperbaiki kerusakan pada arsip, serta tindakan untuk mencegah
kerusakan pada arsip di masa depan. Beberapa contoh rekomendasi yang
dapat diberikan berdasarkan hasil pengujian kerusakan arsip antara lain:

1. Lakukan perawatan rutin: Jika hasil pengujian menunjukkan kerusakan

pada arsip akibat kurangnya perawatan, maka diperlukan tindakan untuk
melakukan perawatan rutin. Misalnya membersihkan arsip secara berkala,
mengecek kelembaban dan suhu ruangan penyimpanan, dan melakukan
penyimpanan yang tepat.
2. Lakukan perbaikan fisik: Jika hasil pengujian menunjukkan kerusakan pada
arsip secara fisik seperti robek atau sobek, maka perlu dilakukan perbaikan
fisik pada arsip tersebut. Misalnya dengan merekatkan kertas atau
memperbaiki jilid buku.
3. Lakukan perbaikan digital: Jika arsip yang diuji merupakan arsip elektronik,
maka diperlukan perbaikan digital pada perangkat penyimpanan atau
program yang digunakan. Misalnya dengan memperbaiki program yang
rusak atau mengambil data yang hilang pada perangkat penyimpanan.
4. Simpan arsip dengan benar: Jika hasil pengujian menunjukkan bahwa arsip
mengalami kerusakan akibat faktor lingkungan, maka diperlukan tindakan
 untuk menyimpan arsip dengan benar. Misalnya dengan menyimpan arsip
pada tempat yang kering dan terhindar dari cahaya matahari langsung,
serta menjaga suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan.
5. Lakukan pemindaian arsip: Jika arsip mengalami kerusakan berat dan sulit
diperbaiki, maka dapat dilakukan pemindaian arsip sebagai upaya
pengamanan data yang terdapat dalam arsip. Dengan melakukan
pemindaian arsip, maka isi arsip dapat disimpan dalam format digital
sebagai backup.
6. Lakukan perlindungan terhadap faktor perusak: Jika hasil pengujian
menunjukkan bahwa arsip rentan terhadap serangan binatang atau zat
kimia, maka perlu dilakukan tindakan untuk melindungi arsip dari faktor
perusak tersebut. Misalnya dengan mengelola ruangan penyimpanan arsip
agar terhindar dari serangan binatang atau zat kimia.
Dalam memberikan rekomendasi hasil pengujian kerusakan arsip, perlu
diperhatikan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip, serta faktor penyebab
kerusakan. Hal ini akan mempengaruhi jenis tindakan yang perlu dilakukan
untuk memperbaiki kerusakan pada arsip. Selain itu, perlu juga
mempertimbangkan faktor keamanan dan ketersediaan sumber daya yang
diperlukan untuk melakukan tindakan perbaikan atau pencegahan kerusakan
pada arsip.

2. Jelaskan dengan rinci tahapan kegiatan stock Opname Arsip

a) Jelaskan khasanah apa yang di stock opname,nomor arsip berapa,
berapa lembar, durasi pengerjaan, peran anda dalam tim stock opname,
apa saja peralatan dan bahan yang dibutuhkan, siapa nama mentor
pendamping?
Khasanah yang di stock opname di ANRI adalah koleksi arsip yang disimpan
di lembaga tersebut. Koleksi ini meliputi berbagai jenis dokumen seperti surat,
foto, gambar, peta, rekaman audio dan video, serta arsip elektronik.

Nomor arsip yang di stock opname dapat bervariasi tergantung pada jenis
dokumen dan kategori arsip yang sedang disimpan. ANRI memiliki sistem
nomor arsip yang terstruktur dan terstandarisasi untuk memudahkan
pengelolaan dan pencarian arsip, pada praktikum kali ini nomor arsip yang saya
kerjakan dari 0129/056 sampai 0151/056 (Boks 2).

Jumlah lembar arsip yang di stock opname juga bervariasi tergantung pada
jenis dokumen dan kategori arsipnya. Ada dokumen yang hanya berjumlah
beberapa lembar, namun ada juga yang berjumlah ratusan atau bahkan ribuan
lembar, pada praktikum kali ini saya mengerjakan sebanyak 97.

Durasi pengerjaan stock opname juga bergantung pada volume dan

kompleksitas koleksi arsip yang akan di stock opname. Untuk menghitung
estimasi waktu pengerjaan, biasanya dilakukan survei terlebih dahulu untuk
mengetahui jumlah dokumen, jenis dokumen, dan tingkat kerumitannya pada
praktikum kali ini saya mengerjakan dari jam 08:00 sampai 11:00.

Peran dalam tim stock opname terdiri dari beberapa posisi, antara lain
koordinator stock opname, pengelola dokumen, petugas pencatatan data, dan
petugas pengawasan. Koordinator stock opname bertanggung jawab dalam
perencanaan dan pelaksanaan stock opname, sementara pengelola dokumen
bertugas dalam mengelola dan menyiapkan dokumen yang akan di stock
opname. Petugas pencatatan data bertugas mencatat data-data penting dari
dokumen yang telah di stock opname, dan petugas pengawasan bertugas
dalam memeriksa dokumen yang telah di stock opname dan memastikan
bahwa data yang dicatat sudah benar, pada praktikum kali ini saya berperan
sebagai petugas pengawasan.

Peralatan dan bahan yang dibutuhkan pada stock opname di ANRI meliputi
peralatan kantor seperti meja, kursi, komputer, printer, dan kamera. Selain itu,
diperlukan juga bahan kertas, pena, dan formulir pencatatan data yang telah
disiapkan sebelumnya. ANRI juga menggunakan sistem penyimpanan arsip
yang modern untuk memudahkan pengelolaan dan penyimpanan arsip, seperti
rak arsip dan lemari khusus untuk penyimpanan arsip elektronik.

Mentor Pendamping:
Mba Trias
b) Jelaskan apa saja tahapan dalam melakukan stock opname, apa saja
kendalanya dan apa saja hasil temuannya
Berikut adalah tahapan dalam melakukan stock opname di ANRI beserta
kendalanya dan hasil temuannya:
Persiapan:
Tim stock opname melakukan persiapan dengan mempersiapkan peralatan
dan bahan yang diperlukan untuk melakukan stock opname, membuat jadwal
pelaksanaan, dan mengatur tata letak dokumen yang akan di stock opname.
Kendala yang mungkin terjadi adalah kurangnya peralatan dan bahan yang
dibutuhkan, serta ketidaksiapan dokumen yang akan di stock opname.

Pengumpulan dokumen:
Tim stock opname mulai mengumpulkan dokumen yang akan di stock opname,
baik yang tersimpan di rak arsip maupun yang disimpan dalam bentuk arsip
elektronik. Kendala yang mungkin terjadi adalah kesulitan dalam menemukan
dokumen yang sudah usang atau rusak, serta kesulitan dalam mengakses
dokumen yang tersimpan dalam bentuk arsip elektronik.

Pemeriksaan dan verifikasi dokumen:

Setelah dokumen terkumpul, tim stock opname melakukan pemeriksaan dan
verifikasi dokumen untuk memastikan kebenaran dan kelengkapan dokumen.
Kendala yang mungkin terjadi adalah kurangnya informasi tentang dokumen
yang sudah lama tidak digunakan atau kurangnya spesialisasi dalam
memverifikasi dokumen.

Pencatatan data:
Setelah dokumen diverifikasi, tim stock opname mencatat data penting dari
dokumen tersebut seperti nomor arsip, judul, kategori, dan kondisi dokumen.
Kendala yang mungkin terjadi adalah kesalahan dalam pencatatan data dan
kurangnya pengawasan dalam proses pencatatan data.

Penyimpanan kembali dokumen:

Setelah data tercatat, dokumen tersebut disimpan kembali ke tempat semula
atau ditempatkan di tempat yang sudah diatur. Kendala yang mungkin terjadi
 adalah kurangnya ruang penyimpanan dan kurangnya sistem penyimpanan
arsip yang baik.

Hasil temuan dari stock opname ini meliputi informasi tentang keberadaan dan
kondisi dokumen, identifikasi dokumen yang hilang atau rusak, dan identifikasi
dokumen yang masih relevan atau perlu dihapus. Dengan stock opname, ANRI
dapat memperbaiki dan memperbarui sistem penyimpanan arsip, serta
memastikan bahwa dokumen-dokumen penting terjaga dan mudah diakses.

3. Jelaskan dengan rinci kegiatan fumigasi arsip: persiapan, pelaksanaan dan

pasca fumigasi
Fumigasi adalah proses penggunaan gas untuk membunuh hama atau organisme
yang ada dalam arsip. Fumigasi dapat menjadi langkah yang sangat penting untuk
menjaga keamanan arsip dan mencegah kerusakan oleh serangga atau
mikroorganisme. Berikut adalah penjelasan rinci tentang kegiatan fumigasi arsip,
termasuk persiapan, pelaksanaan, dan pasca fumigasi:

Persiapan
1. Identifikasi hama atau organisme yang menjadi masalah dalam arsip.
2. Pilih gas fumigan yang sesuai dan aman untuk digunakan dalam arsip.
3. Persiapkan arsip yang akan difumigasi dengan memeriksa kebersihan dan
kekeringannya.
4. Siapkan sarana pengaman, seperti masker dan sarung tangan, untuk
melindungi pengguna dari paparan gas.

Pelaksanaan
1. Letakkan arsip yang akan difumigasi di ruangan yang tertutup dan kedap udara.
2. Periksa semua peralatan fumigasi untuk memastikan bahwa semuanya
berfungsi dengan baik sebelum memulai proses fumigasi.
3. Masukkan gas fumigan ke dalam ruangan yang tertutup dan tutup rapat pintu
atau ventilasi untuk menjaga gas tetap di dalam ruangan selama proses
fumigasi berlangsung.
4. Biarkan gas fumigan tersebar selama beberapa waktu yang ditentukan sesuai
petunjuk gas yang digunakan.
 5. Setelah waktu yang ditentukan, ventilasi ruangan secara menyeluruh dengan
menggunakan alat bantu ventilasi hingga gas benar-benar hilang.

Pasca Fumigasi
1. Setelah fumigasi selesai, periksa semua arsip untuk memastikan bahwa tidak
ada kerusakan atau perubahan bentuk akibat penggunaan gas fumigan.
2. Bersihkan ruangan secara menyeluruh untuk menghilangkan sisa gas fumigan
dan memastikan bahwa ruangan aman untuk digunakan kembali.
3. Jangan biarkan orang masuk ke dalam ruangan selama waktu yang ditentukan
setelah fumigasi selesai untuk menghindari paparan gas berbahaya.
4. Jangan buka ruangan atau ventilasi sebelum waktu yang ditentukan untuk
memastikan gas benar-benar hilang dan ruangan aman untuk digunakan
kembali.
5. Lakukan tindakan pencegahan yang sesuai untuk mencegah hama atau
organisme lain masuk kembali ke dalam arsip.

LAMPIRAN: