Alih Media Arsip Dhani Sugiharto, M.

Kom
3 Maret 2021

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Dhani Sugiharto, M.Kom
Koordinator Penyimpanan Arsip, ANRI
Komplek Vila Mutiara Cinere,
Blok E9/9 Limo Depok
081389300513
dhani.sugiharto@anri.go.id

❑ RECORDS MANAGEMENT TRAINING, STOCKHOLM, 2007

AND BEIJING, 2008
❑ SEAPAVAA CONFERENCE, MANILA 2008, JAKARTA 2009,
BANGKOK 2010, KUALA LUMPUR 2011
❑ WORKSHOP AUDIOVISUAL ARCHIVES, SINGAPORE 2008
❑ WORKSHOP PRESERVATION OF ARCHIVAL RECORDS,
SINGAPORE 2017
❑ TRAINING PRESIDENTIAL RECORDS MANAGEMENT,
SEOUL-KOREA, 2019

2
LATAR BELAKANG

❑ Peningkatan layanan arsip yang handal, berbasis digital dan

terintegrasi
❑ Penyelamatan arsip statis K/L dalam strategi akuisisi yang
terintegrasi
❑ Keterbukaan akses informasi Arsip statis yang tersimpan
melalui percepatan pengolahan arsip melalui penyediaan
finding aids dan penelusuran arsip statis
❑ Penguatan data khasanah arsip melalui depot register
berbasis teknologi tepat guna
❑ Pemusatan disaster response on archives
Digital Preservation
Digital Preservation is a process to ensure continued access
to digital matterials beyond the limits of media failure or
technological and organisational change
James Cook, Digital Preservation Handbook

Digital Preservation is not just :

- Digitisation
- Digital archiving
But they need the continuing process to ensure long term storage for long term access
 DIGITALISASI ARSIP/ALIHMEDIA
PP 28 / 2012 Dalam melakukan alih media
Definisi ALIH MEDIA ? arsip pimpinan masing-masing
…memindahkan isi/informasi arsip dari pencipta arsip menetapkan
satu format atau media ke media lainnya, kebijakan alih media arsip
dengan tidak mengurangi isi arsip
Kebijakan : metode (pengkopian,
aslinya... konversi, migrasi) sarana &
prasarana, tim pelaksana
Dilaksanakan dalam bentuk dan media
apapun sesuai kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-
undangan [ Ps 49 ]
 ALIHMEDIA ARSIP

PP 28 / 2012 Preservation and access both are

Maksud dan Tujuan ALIH MEDIA ?
Alihmedia arsip dilakukan dalam rangka
penyediaan arsip (untuk preservasi dan
akses arsip) [ Ps 37 ]
Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui
reproduksi dilaksanakan dengan
melakukan alihmedia [ Ps 99 ]
to ensuring the continued
accessibility of digital materials
and to maintain accessibility:
the ability to access their
essential, authentic message or
purpose [UNESCO]
ALIHMEDIA ARSIP
1. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan
nilai informasi. (Pasal 49)
2. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (Pasal 49)
3. Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta
arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan arsip hasil alih media. (Pasal 49)
4. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan. (Pasal 49)
5. Arsip statis hasil alih media diautentikasi oleh pimpinan lembaga
kearsipan (Pasal99)
6. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan pelestarian
dan pelayanan arsip. (Pasal 100)
NEGATIVE PHOTOGRAPH

Topcoat berupa lapisan The binder

gelatin yang menutupi component, sebuah
permukaan emulsi lapisan gelatin yang
berisi materi
pembentuk citra

Negative photographic image are

usually formed on a transparent
material, such as plastic or glass.
PHOTOGRAPHIC MATERIAL
Negative FOTO
- Photographic negatives and prints are commonly
found in archives, stores in unsuitables enclosure

33.105
negatives

Dari
3.474.532
Foto
 Kenapa harus segera Digital?

1. Penyelamatan arsip dalam berbagai media

2. Arsip terancam tidak bisa dibuka (obsolete)
3. Arsip terancam rusak
ALIH MEDIA – NAK Korea
 Alih Media dalam Daur Hidup Arsip
ANRI
LKD Prov; Kab/Kota
PP 28/2012

Ps 37 : Alihmedia arsip dinamis (akses)

Ps 40 : Alihmedia arsip dinamis
(pemeliharaan)
Ps 49 :
- Penetapan kebijakan
- Kondisi arsip & nilai informasi
- Asli tetap disimpan K/L; OPD
- Prosedur pelaksanaan
- Legalisasi Berita Acara + Daftar Arsip
- Alat Bukti
- Autentikasi

Perka ANRI 9/2018 :

Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
 ALIH MEDIA – ANRI
1. Scanning/pemindaian
2. Menyimpan hasil scan ke format digital
(TIFF/WAV/MXF) sesuai archival scheme
3. Editing (ketajaman, kejelasan, croping, dll)
4. Sisipkan watermark logo organisasi
5. Entry meta data (manually, indexing, OCR)
6. Kontrol kualitas (check kesesuaian isi, gambar, dll)
7. Pindahkan ke format JPG/PDF/MP3/MP4 dll
8. Up load ke data center (TIFF/WAF/MXF- untuk
preservasi) dan ke web (JPG/PDF/MP3/MP4-untuk
akses).
 ALIH MEDIA – NAK

PAPER
TYPES BIT-DEPTH RESOLUTION FILE SIZE (A4)
B/W 1 bit 600 dpi 1.8 MB
Grayscale 8 bits 400 dpi 14.8 MB
Colour 24 bits 400 dpi 44.3 MB

PHOTOGRAPH
TYPES SIZE BIT-DEPTH RESOLUTION FILE SIZE (A4)
Printed Below 8 x 11 inch B/W : 8 bits 4000 pixels 11 MB
colour : 24 bits
8 x 11 to 11 x 14 6000 pixels > 11 MB
inch
Above 11 x 14 inch 8000 pixels > 11 MB
Film 35 mm to 4x5 inch B/W : 8 bits 4000 pixels <100 MB
Colour : 24 bits
4x5 to 8 10 inch 6000 pixels < 100 MB
Above 8x10 inch 8000 pixels < 130 MB
 ALIH MEDIA – NAK

AUDIO
SAMPLING RATES BIT-DEPTH COMPRESSION PRESERVATION FILE SIZE
MODE FORMAT / CODEC
Above 48 kHz Above 24 bits Lossless FLAC / WAVE About 480 MB in 1
hour

VIDEO & CINEMA/FILM CELLULOID

COLOR SPACES SUB-SAMPLING RESOLUTION COMPRESSION PRESERVATION FILE SIZE
RATES MODE FORMAT /
CODEC
YUV 4:2:2 or 4:4:4 1920 x 1080 Lossless MKV/FV1 About 105 GB in
30 minutes

The digitalization quality of audio part in video/cinema film is the same as that of the audio
 Pra-digitalisasi

 Identifikasi dan seleksi arsip

 Penyiapan arsip (termasuk restorasi, access review and screening/numbering,
locating, pulling, and refiling)
 Recheck deskripsi dan metadata
(kecukupan untuk penemuan kembali
dan layanan kepada user)
 Proper Handling of Archival Documents
 Work Area and Processing:
 Tools and materials in work area: hanya
pencil di work area. No markers, pens, glue,
white-out ink atau bahan lain yang
mengganggu.
 Keep a clean working space, memastikan
area kerja hanya dokumen yang sudah
disiapkan untuk di-scan, dan hanya kesatuan
koleksi yang disiapkan agar tidak tercampur
 No food or drink in the work area.
 Be aware of the scanner temperature. Ambil
break sejenak jika mesin scanner panas
 Follow a tracking procedure to make sure
documents are accounted for.
 Document Handling:
 Menjaga arsip tidak rusak, saat membawa /memindahkan, meletakkan dan
memasukkan
 Saat memindahkan arsip, simpan dalam folder (serta tidak digunakan). Gunakan alat
untuk memindahkannya agar tidak berisiko jatuh. Minta bantuan untuk memindahkan
sesuatu jika Anda membutuhkannya.
 Jaga dokumen setidaknya 3 inci dari tepi meja kerja. Jangan menekan dokumen,
meletakkan siku di atasnya, atau membuat catatan di lembar terpisah yang bertumpu
pada dokumen.
 Tangan bersih, tidak ada sarung tangan katun
 Tidak ada catatan tempel, seperti Post-it, pada catatan atau wadahnya.
 Jangan menggeser dokumen di atas satu sama lain. Pilih masing-masing sepenuhnya.
 Dukung dokumen yang rapuh dengan papan arsip yang kaku. Ini juga akan
membantu membalikkannya untuk pemindai alas datar. Pastikan bahwa dokumen
didukung sepenuhnya, juga saat memindai. Jangan meletakkan dokumen di
pangkuan Anda, di kursi, atau di lantai.
 Jika Anda memindai bahan lepas, tumpuk di tumpukan terpisah untuk melacak
pekerjaan yang sudah dipindai dan memastikannya tetap dalam urutan yang benar.
 Berhati-hatilah saat menggunakan penutup dan pemindai alas datar.
 Gunakan beban jika perlu.
Rolled Documents, Curled or Folded
Edges
 Selama kertas dalam kondisi baik (tidak rapuh), ujung-ujungnya
dapat diratakan dengan tangan pada saat pemindaian (dan
ditekan dengan pemberat yang ringan jika perlu).

 Meratakan dokumen yang Digulung dan Dilipat: Jika jumlahnya

banyak, yang terbaik adalah membongkar dan membuka
semuanya sebelum memindai (sekali lagi, selama kertas dalam
kondisi baik). Dokumen akan memiliki kesempatan untuk relaks
dan akan cenderung tetap datar saat ditangani untuk
pemindaian. Ini berlaku untuk kertas dan perkamen
 Tears, Rolled Documents, & Flattening
• Robek: robek sedikit, dibawah 5 cm lebarnya, text harus
diperbaiki dulu /direstorasi dengan Filmoplast atau secara
sederhana langsung di-scan dan tidak direstorasiselama
kerusakannya tidak semakin buruk setelah di-scan

Image from Demco.com

Robek Sebagian/sedikit tidak berimbas pada hilangnya informasi text. Kertas
dapat di-scan meskipun tanpa perbaikan/restorasi terlebih dahulu, dengan
catatan petugas scanner harus sangat hati-hati
Kertas robek besar dan ada bagian yang hilang yang
mempengaruhi gambar. Kehati-hatian harus dilakukan jika
dipindai tanpa perbaikan. Item ini perlu diperbaiki, tidak bisa
sekedar Filmoplast.
Dokumen yang telah terlipat atau digulung selama penggunaan
mungkin sangat sulit untuk dibuka dan diratakan, terutama jika
rapuh. Ada risiko lebih tinggi untuk menyebabkan kerusakan,
terutama jika kertas rapuh di sepanjang lipatan. Konsultasikan
dengan yang ahli jika menemui hambatan apa pun.

Lakukan pelan-pelan dan

dengarkan suara retakan.
Jika membuka gulungan,
perhatikan terbentuknya
puncak gunung yang
artinya akan retak.
 PERALATAN DAN INFRASTRUKTUR

1. Peralatan
Komputer
a.
b. Scanner
c. Server/storage media
d. Software
2. Infrastruktur
a. Ruang (persiapan dan
transit, scanner, storage
server)
b. Jaringan
TIPE SCANNER

KAMERA
FLATBED/SHEDFET

OVER HEAD/TERKINI
Book Eye Copy Book

Zeutchel
TIPE SCANNER

Negative Foto
Scanner
Scanner utk objek ukuran besar

ScanStudio OS 14000 A0 OS 14000 A1

A1
 Scanner utk objek ukuran besar

Quattro 4450 ScanStation Pro

DesignJet HD Pro Scanner

 Files Hasil Digitalisasi?

1. File hasil digitalisasi dalam berbagai media/format, berbagai size,

platform
2. Prevent the corrupt / damage file
3. Tempat simpan yang sesuai
a) CD/DVD, Flasdisk/hardisk ext/ server NAS/SAN, server permanent

4. Verifikasi dan autentikasi file yang dimasukkan :

a) Check data integrity with checksum method
b) Check file capability for OS
c) Virus scanning
d) Check file identity & file character
e) Metadata file
 Files Hasil Digitalisasi?
NO Khasanah Jumlah Skema Digital file Verifikasi Upload
(nomor)

1. IPPHOS 1948
2. Kempen RIS Jkt 2312 Storage
1950 permanent
3. NIGIS Bali 594 available 512TB
Terisi 2,3 TB
4. NIGIS New Guinea 2910 kertas dan foto
5. NIGIS Australia 3212
6. NIGIS Asia Pasifik 2576
7. Kempen RI Jkt 18860
1950 -53
8. Depdikbud RI 10330
9. Bapekan 371
10 Burgelijke Stand 277
Done Total 37.312 nomor.
Not yet Require 2,3 TB
 Files Hasil Digitalisasi?
NO Khasanah Jumlah Skema Digital file Verifikasi Upload
(nomor)

1. Film PPFN Cerita 746

1950-1986
2. Film PFN Seri 300
Gelora Indonesia
dan Siaran Kilat
3. Film PFN Siaran 175
Khusus 1958-1978
4. Video Setneg: 1358
Setwapres 1967
5. Video Setneg 68
1950-1981
6. Video Setneg 74
1973 dan 1982
Done Total 37.312 nomor.
Not yet Require 50,6 TB
 Files Hasil Digitalisasi?

Foto Fisik Asli

Foto Hasil Digitalisasi

berbeda
Foto Fisik Asli Foto Hasil Digitalisasi Foto Hasil Digitalisasi
Terpotong Tidak sempurna
 Files Hasil Digitalisasi?

Foto Hasil Digitalisasi

dengan deskripsi tidak
sesuai
 Hasil Digitalisasi vs Born Digital
 Digital records transfer
(https://www.nationalarchives.gov.uk/informationmanagement/manageinformation/selectionan
dtransfer/digitalrecordstransfer/) > File formats for transfer
Office version
Word processor Ms word6.0-2003; 6.0/95, 97-2003, 2007

Open text, rich text, open office, plain text, word

perfect
PDF Adobe PDF 1.0 – 1.7, PDF/A, PDF/E, PDF/E-1, PDF/X
XML xml
Spreadsheet Ms excel, open doc, lotus
Presentation Ms powerpoint, open doc, open office
Graphics JPEG2000, JPEG, TIFF, PNG, GIF, Bitmsp, corel draw,
adobe digital, visoo
Audio WAV, WMV, WVC, mp3
Video Mxf, swf, mpg, mpeg, m1v, m2v, asf, mov, mp4
 Autentikasi arsip

PP No 28 /2012
• Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan
pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih
media
• Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita
acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan
 Autentikasi arsip

PP No 28 /2012
Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya
memuat:
a) waktu pelaksanaan;
b) tempat pelaksanaan;
c) jenis media;
d) jumlah arsip;
e) keterangan proses alih media yang dilakukan;
f) pelaksana; dan
g) penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau
unit kearsipan.
 Autentikasi arsip

• Bukti apa adanya, elemen penting tidak dirubah atau rusak

• Identitas dan integritas arsip elektronik
o Pencipta/provenance
o Tanggal
o Tindakan, dll
o Bit string (Checksum / MD5 check)
o Complete metadata
Autentikasi arsip
39