Manajemen

Arsip
Elektronik
Pokok Bahasan
◂ Latar Belakang ◂ Pengelolaan Arsip
◂ Konsep Arsip Elektronik
Elektronik ◂ Dampak Terhadap
◂ Bentuk File dan Organisasi
Media Rekam

2
Hello!
Saya Suharman Musa
Arsiparis pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan
Prov. Sulawesi Selatan

E-mail saya
shrmnms@gmail.com

3
1.
Bagian I
Latar Belakang
 Suatu pemerintahan tanpa arsip,

“ ibarat seorang tentara tanpa senjata,

petani tanpa benih, tukang tanpa
alat. Arsip saksi bisu dan tidak
terpisahkan, dapat dipercaya serta
abadi. Arsip adalah saksi dari segala
kegiatan termasuk kegagalan dan
kesuksesan negara. (Richardo J. Alvaro)

5
Latar Belakang

◂ Kemajuan Teknologi Informasi dan

Komunikasi
◂ Dampak pada kegiatan Administrasi
◂ Permasalahan
◂ “gunung arsip”
◂ Kerusakan media penyimpanan
◂ Ketergantungan pada software dan
hardware (Keusangan Teknologi)

6
Dasar Hukum

◂ UU RI No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 (2): Arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

7
Tujuan Instruksional Umum

◂ Agar peserta diklat dapat memahami

konsep dasar manajemen arsip
elektronik dan mampu
mempraktekkannya secara maksimal
sehari hari diinstansinya masing masing.

8
Tujuan Instruksional Khusus

Peserta diklat diharapkan dapat :

◂ Menjelaskan pengertian dan konsep dasar arsip
elektronik
◂ Menjelaskan manajemen arsip elektronik dalam
pendekatan daur hidup arsip elektronik
◂ Melaksanakan penataan dan pengelolaan arsip
elektronik
◂ Melaksanakan teknik pelestarian media rekam
arsip elektronik
◂ Melaksanakan teknik penilaian arsip elektronik
9
1.
Bagian II
Konsep Arsip Elektronik
Big
concept
Arsip Elektronik adalah arsip yang
berisi rekaman informasi yang dibuat,
didistribusikan, dimanfaatkan dan
dinilai dengan menggunakan
komputer sebagai alat

11
Definisi lainnya…
Jay Kennedy and Terminologi Kearsipan
Cherryl Schauder (1998): Indonesia (1988):
“Arsip yang terekam “arsip yang berisi tentang
dalam bentuk digital rekaman informasi dari
yang tersimpan dalam suatu kegiatan yang
media magnetik dan diciptakan atau dibuat
optik komputer”. dengan menggunakan
komputer sebagai alat.”

12
Daur Hidup Arsip Elektronik

◂ Sama saja dengan arsip kertas, ada;

◂ Tahap penciptaan
◂ Tahap pelestarian
◂ Tahap penggunaan
◂ Tahap penilaian (penyusutan)

13
Perbedaan Karakteristik
Arsip Kertas: Arsip Elektronik:
◂ Isi direkam diatas ◂ Isi direkam dengan media
kertas optik dan magnetik
◂ Dapat langsung dilihat ◂ Isi dipresentasikan dengan
dan dibaca simbol simbol yg harus
◂ Struktur fisik diterjemahkan
langsung bisa dilihat sebelumnya
◂ Struktur fisik tidak
langsung dilihat

14
Perbedaan (lanj…)
◂ Struktur adalah ◂ Setiap kali arsip dipindahkan
bagian integral dari kemedia lain, strukturnya dapat
dokumen dan kriteria berubah
utama untuk ◂ Pengguna selalu membutuhkan
pemeriksaan sistem informasi yg dapat
otentitas menemubalik
◂ Dapat diidentifikasi ◂ Tidak dapat diidentifikasi
langsung langsung
◂ Dapat dilestarikan ◂ Susah dilestarikan, selalu
sebaik mungkin muncul teknologi baru

15
1.
Bagian III
Bentuk File dan Media
Rekam Arsip Elektronik
 Penggunaan Komputer

◂ Pengolah kata
◂ Pengolah data/angka
◂ Pengolah citra (image)
◂ Pengelolaan database
◂ Belajar mengajar
◂ Audiovisual (pandangdengar)
◂ Proses kontrol
◂ Electronic mail (e-mail) dan internet
17
Mengapa Komputer digunakan

◂ Kecepatan
◂ Ketepatan
◂ Daya tampung data
◂ Andal, terutama untuk proses berulang
ulang

18
Perangkat Komputer

◂ Hardware: perangkat input (keyboard, mouse,

trackball, mic, scanner, kamera digital), output
(monitor, printer, speaker) dan proses (CPU)
◂ Software:
◂ Ready to Use (wordprocessing, spreadsheet,
graphic, desktop publishing).
◂ Not Ready to Use (untuk database; Cobol,
Oracle, Paradox)

19
Bentuk File Arsip Elektronik

◂ File teks (word processing)

◂ File data (spreadsheet dan database)
◂ File gambar (bergerak dan statik, diolah
dengan desktop publishing; broadway,
corel, adobe photo, photoshop)
◂ File suara (analog dan digital); misalnya
hasil wawancara, pidato, musik, dll.

20
 Media Rekam
◂ Media bentuk khusus: ◂ Media Optik:
◂ pita kertas ◂ Compac Disk
berlubang ◂ CD-ROM (ada
◂ kartu berlubang yang double-
◂ Media Magnetik: sided)
◂ Disk Magnetik ◂ CD (erasable dan
◂ Pita magenitik rewritable)
◂ Audio CD
◂ Photo CD
◂ DVD-ROM

21
Media Rekam (lanj…)

◂ SSD (Solid State hard Drive)

◂ HD (Hard Drive)
◂ “The Cloud” misalnya Google Drive.

22
1.
Bagian IV
Strategi Pengelolaan
Arsip Elektronik
Penciptaan Arsip Elektronik

◂ biasa disebut tahap input / pemasukan

data. Perhatikan: isi, struktur dan konteks.
◂ teknologi perekaman (terkini, modern,
uptodate)

24
25
 Penggunaan Arsip Elektronik

◂ Distribusi Kepegawaian

◂ Akses Arsip
◂ Temubalik
Pengolahan Keuangan

Program

26
Pelestarian Arsip Elektronik

◂ Yang perlu diperhatikan:

◂ Keamanan informasinya
◂ Keamanan fisik arsip elektroniknya

27
Pelestarian untuk Pengamanan

Backup copy file (min 2thn 1x)

Alih media

Simpan pada suhu 11º-22° C

kelembaban 45%- 65% RH

28
Penilaian Arsip Elektronik

◂ Yang perlu diperhatikan saat penilaian

untuk penyusutan:
◂ Analisis Isi (Content Analysis)
◂ Analisis Teknis (Technical Analysis)

(Juga berdasarkan JRA!)

29
Penilaian untuk Penyerahan ke ANRI
/LKD

◂ Lebih diutamakan Analisis Teknisnya

daripada Analisis Isinya.
◂ Penyerahan ke ANRI/LKD harus pula
menyertakan teknologi yang digunakan.
◂ Jika media rekamnya hanya bertahan
sampai 10 tahun (misalnya Open Reel)
maka harus di back-up

30
1.
Bagian V
Dampak Penggunaan Arsip
Elektronik Terhadap
Organisasi
Dampak Terhadap Anggaran

◂ Besarnya anggaran yang dibutuhkan

untuk pengadaan sarana prasarana arsip
elektronik.
◂ Perlu diperhatikan perkembangan
teknologi, kebutuhan organisasi dan
ketersediaan dana

32
Dampak Terhadap SDM

◂ Era teknologi informasi dan komunikasi

menuntut adanya SDM Kearsipan yang
unggul dalam mengelola Arsip
Elektronik
◂ Perubahan pada pola rekruitmen SDM
Kearsipan, terutama yang akan
mengelola Arsip Elektronik

33
Dampak Terhadap Budaya Kerja

◂ Formal ke informal (Undangan Rapat

tidak lagi dicetak, tapi cukup lewat E-
mail, atau SMS atau Whatsapp)
◂ Paperless Office
◂ Memotivasi pegawai untuk lebih
memahami Arsip Elektronik

34
Dampak Hukum dan Peraturan
Organisasi

◂ Aspek legalitas Arsip Elektronik

◂ Arsip Elektronik sebagai alat bukti di
pengadilan.
◂ UU No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik (Terutama
Pasal 44)

35
Thanks!
Ada Pertanyaan ?
Bisa hubungi email

◂ shrmnms@gmail.com

36
Presentation design
This presentation uses the following typographies and colors:
◂ Titles: Montserrat bold
◂ Body copy: Montserrat light
You can download the fonts on this page:
https://www.fontsquirrel.com/fonts/montserrat

Yellow #ffc800 · Orange #ffa400 · Raspberry #f64646 · Crimson #e8062f

You don’t need to keep this slide in your presentation. It’s only here to serve you as
a design guide if you need to create new slides or download the fonts to edit the
presentation in PowerPoint®

37