Kemas Ulang Informasi Multimedia

Oleh : Tuty Hendrawati,S.Sos, MTI - tudra1107@gmail.com

(Pustakawan di Unit Preservasi Bahan Pustaka-Perpustakaan Nasional RI)

Kebutuhan manusia akan informasi pada saat ini menjadi sebuah kebutuhan yang tidak
dapat dikesampingkan, setiap orang berlomba untuk mendapatkan informasi dari berbagai
sumber yang mereka cari, apakah informasi tersebut bersumber dari koran, majalah, televisi,
hasil karya pemikiran seseorang, atau melalui internet. Para pencari informasi membutuhkan
informasi sesegera mungkin, akurat serta semudah mungkin, bahkan para pencari informasi
akan dihadapkan dengan beberapa permasalahan, yaitu banjir informasi (overload
information) dengan begitu banyaknya informasi dari berbagai sumber menjadikan informasi
yang didapatkan terkadang tidak sesuai, kandungan informasi yang diberikan kurang tepat,
jenis informasi kurang relevan dengan apa yang mereka butuhkan, bahkan banyak juga
informasi yang tersedia namun tidak dapat dipercaya kebenarannya.
Dengan semakin berkembangnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi serta
beraneka ragamnya sistem aplikasi penelusuran informasi pada suatu institusi penyedia serta
pengelola informasi, maka dapat memudahkan masyarakat untuk dapat menelusur serta
mencari informasi tanpa batasan ruang dan waktu, informasi dapat dengan cepat diakses
kapan dan dimanapun berada. Dengan perkambangan teknologi tersebut seringkali orang
ingin mencari informasi namun tidak mengetahui dimana tempat informasi tersebut
tersimpan, atau bahkan ketika tahu tempat penyimpannannya, akan muncul permasalahan
lain, yaitu bagaimana untuk dapat menemukan atau menelusur informasi tersebut secara
efektif dan efisisen.
Disinilah pustakawan akan berperan penting dalam menyediakan informasi yang tepat
sasaran, sesuai kebutuhan dari para pencari informasi. Salah satu upaya untuk memenuhi
kebutuhan informasi ini perlu dibuat kemasan informasi dalam bentuk paket-paket informasi
terseleksi yang sesuai dengan kebutuhan dari para pencari informasi. Paket informasi yang
disediakan harus memiliki nilai, yaitu informasi yang dikemas dapat mendukung dalam
pelaksanaan kegiatan, serta sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi
para pemakainya.
Pengertian Pengemasan Informasi

Secara harafiah, Information Repackaging adalah mengemas informasi kembali, atau

mengubah dari satu bentuk informasi ke bentuk lainnya. Pengertian ini bisa bermakna
menuliskan ucapan, nyanyian, yel, doa, mantra. Bisa juga objek ini diubah menjadi grafik,
gambar, puisi. Bisa juga mengubah media satu ke media lain misalnya kertas, digital, pita
magnetik, mikrofis, DVD. Kemas ulang informasi bisa berupa perubahan bahasa satu ke
bahasa lain, misalnya terjemahan, intepretasi, dan bisa pula berupa perubahan fungsi seperti
revisi, ringkasan, analisis, risalah, bahkan anotasi.
Sedangkan menurut Saracevic dan Wood (1981), Kemas ulang informasi merupakan
proses pengelolaan pengetahuan dengan memberikan nilai tambah kemudahan akses secara
konseptual maupun fisik. Tingkat fisik kemas ulang termasuk merestrukktur kode, symbol,
chanel dan sistem media sumber informasi. Sementara konseptual termasuk analisis,
menyunting, menerjemahkan, dan mensintesakan informasi dari berbagai dokumen menjadi
suatu dokumen baru. Berbeda dengan pelayanan informasi traidsional yang secara umum
dievaluasi dengan pembagian (provision) sumber-sumber yang relevan, kemas ulang
informasi dinilai oleh tingkat kebutuhan pemustaka diselesaikan secara memuaskan
(Satisfactorily resolved).
Kemas ulang informasi menurut Dongardive (2013:204) adalah proses untuk
menyeleksi, menganalisis, dan mengkosolidasikan informasi dalam bentuk yang lebih tepat
sehingga dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan. Kemas ulang informasi dapat dibuat
dalam bentuk digital atau di media elektronik, seperti CD dan DVD. Fatmawati (2009:29)
mengatakan bahwa proses kemas ulang informasi mencakup kegiatan sebelum proses
(reprocessing) dan pada saat pengemasan (packaging). Kegiatan tersebut mencakup penataan
ulang yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata
informasi yang relevan, menganalisis, mensintesis, dan menyajikan informasi yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
Sturges dan Chimsen (1996) dalam Iwhiwhu (2008:2) menyebutkan ada tiga
persyaratan untuk melakukan kemas ulang informasi, yaitu: 1) bahan-bahan harus terkumpul
dan terorganisir secara efisien; 2) lembaga memiliki petugas yang memiliki kapasitas untuk
menganalisis konten informasi dan membuat paket informasi baru; 3) produk baru harus
disebarluaskan secara bebas.
 Kegiatan mengemas ulang informasi dapat dilakukan dengan cara mengumpulkan
informasi-informasi yang sudah diseleksi, baik secara tradisional (dengan cara men-fotocopy
sumber informasinya), kemudian diklipingkan menjadi satu kesatuan paket informasi, cara
kedua dengan mendayagunakan secara maksimal teknologi informasi yang ada untuk
mengemas informasi. Misalnya dengan cara mengumpulkan informasi yang ada di media
internet, informasi-informasi yang sudah dalam format elektronik (format PDF, HTML,
DOC, TXT, JPG, dsb) dengan bantuan mesin pencari (search engine), serta dengan cara
melakukan alih media informasi-informasi yang pada mulanya format tercetak, kita
kumpulkan, kemudian dialihmediakan ke dalam format digital.
Berdasarkan penjelasan diatas, kegiatan kemas ulang informasi merupakan mengemas
informasi kembali, atau mengubah dari satu bentuk informasi ke bentuk lainnya. Kemas
ulang informasi bisa berupa perubahan bahasa satu ke bahasa yang berbeda, misalnya
terjemahan, inteprestasi dan bisa pula perubahan fungsi seperti revisi, ringkasan, analisis,
bahkan anotasi. Inilah yang menjadi tantangan bagi para pustakawan, bagaimana dapat
mengemas kembali informasi atau mentrasfer dari satu bentuk ke bentuk lain dengan
kemasan yang lebih interaktif serta menarik.

Jenis Kemasan Informasi

Agar kemasan informasi berdaya guna, maka kemasan informasi dibuat berdasarkan
jenis dan kebutuhan pengguna. Informasi yang dikemas haruslah mengacu kepada kebutuhan
pengguna, yang dapat diketahui berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna.
Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dapat berupa:
Media tercetak, seperti brosur, folder, petunjuk teknis, poster, buku saku, warta
(newsletters), serta buku panduan/pedoman.
Media elektronis, seperti CD, VCD, DVD, dan internet.
Pangkalan data.
Sedangkan berdasarkan sumber informasi di perpustakaan dapat dikemas dengan
beragam bentuk, antara lain :
1. Bibliografi, biasanya diterbitkan oleh perpustakaan atau badan penerbit dengan tujuan
untuk disebarkan kepada perpustakaan lain sebagai bahan rujukan bagi pencari
informasi baik secara tercetak atau terekam. Jenis bibliografi ada dua macam yakni
bibliografi umum dan khusus.
2. Sari karangan, biasanya memuat keterangan seperti latar belakang, tujuan, sasaran,
metode, kesimpulan dan saran yang terdapat pada dokumen aslinya. Jenis sari karangan
yang dibuat bisa sari karangan indikatif maupun sari karangan informatif.
3. Jasa penyebaran informasi ilmiah mutakhir, meliputi SDI (Selected Dissemination of
Information/terseleksi) dan CAS (Current Awareness Services/terbaru) berupa lembar
informasi maupun paket informasi. Melalui layanan ini diharapkan pengguna selalu
memperoleh informasi mutahir secara teratur dan terus menerus sesuai dengan bidang
minat dan spesialisasinya. Informasi tersebut kemudian dikemas menjadi majalah
kesiagaan informasi.
4. Pangkalan data, dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:
a) Pangkalan data lokal, untuk memenuhi kebutuhan informasi melalui server lokal
baik berupa soft file maupun CD ROM.
b) Pangakalan data online, berisi berbagai publikasi yang disajikan dalam website.
Misalnya: ProQuest, EBSCO, IEEE database
5. Media pandang dengar (audio visual). Kemasan informasi ini berbentuk gambar dan
suara sehingga lebih menarik. Media pandang dengar umumnya dapat berupa profil
perpustakaan, program pendidikan pemakai, serta media promosi jasa layanan
perpustakaan. Misalnya: CD interaktif, VCV, DVD, audio-video cassete
6. Multi media. Sasaran pengguna pada bentuk pengemasan multi media ini umumnya
adalah kelompok. Misalnya pada saat ada pameran perpustakaan, pengunjung
disuguhkan beragam informasi mengenai jasa layanan perpustakaan serta petunjuk cara
mengaksesnya.
7. Kumpulan abstrak, diawali dengan menelusur, menscan data bibliografis dan
abstraknya berdasarkan bidang ilmu yang berasal dari sumber informasi ilmiah.
Selanjutnya kumpulan abstrak tersebut dikemas dalam bentuk majalah abstrak.
8. Indeks artikel, terdiri dari indeks artikel jurnal dan indeks artikel majalah. Kumpulan
indeks artikel tersebut kemudian bisa dijadikan majalah indeks.
9. Prosiding, kumpulan makalah yang dihimpun dari hasil seminar, diskusi panel, loka
karya, sarasehan, workshop , simposium, semiloka, maupun temu ilmiah lainnya.

Prinsip Kemas Ulang Informasi

Prinsip pengemasan informasi adalah menyeleksi dan menetapkan topik dari berbagai
informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisa dan
menyajikan informasi. Untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai masukan dan
ide-ide yang biasanya berasal dari pemakai produk dan jasa. Agar kemasan informasi
menarik, benar, dan tepat sasaran, pengemas informasi perlu memahami beberapa prinsip
sebagai berikut:
Benar dan logis, artinya dapat dipercaya dan dapat diterima akal sehat.
Sistematis. Informasi disajikan secara runut, bertahap, dan berkesinambungan sesuai
dengan alur pikir.
Aplikatif atau dapat diterapkan pengguna.
Tuntas dan menyeluruh. Informasi berasal dari berbagai sumber yang kompeten dan
telah melalui proses penelaahan, sehingga dapat menjamin kebaruan dan kelengkapan
informasi yang disajikan.
Jelas, yaitu mudah dipahami pengguna serta tidak menimbulkan salah tafsir. Oleh
karena itu, pengemasan perlu memperhatikan tingkat kecerdasan pengguna,
menggunakan istilah atau kata-kata yang sederhana yang dapat dipahami oleh
penggunanya, dengan gaya bahasa yang tidak formal.
Ringkas, yaitu langsung ke permasalahan yang dibahas, tidak panjang-lebar agar ide
pokok tidak kabur.
Terbuka, yaitu informasi yang disajikan memungkinkan untuk diperbarui bila ada
perkembangan baru.
Bermanfaat bagi sasaran yang dituju.

FUNGSI DAN TUJUAN PENGEMASAN INFORMASI

Tujuan dan Fungsi Kemas Ulang Informasi adalah untuk menyajikan informasi ke
dalam bentuk kemasan agar informasi tersebut lebih dapat diterima, lebih mudah dimengerti,
dan dimanfaatkan pengguna. Sementara menurut Agada (1995) tujuan kemas ulang informasi
adalah untuk menempatkan, menemukan kembali, mengevaluasi, menginterpretasikan dan
mengemas informasi tentang subjek tertentu dalam rangka efektifitas dan efisiensi waktu,
tenaga, biaya yang semua diperuntukkan bagi pengguna. Dari berbagai literatur, tujuan kemas
ulang informasi dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Memudahkan untuk memperoleh dan mendapatkan informasi.
2. Mempercepat penelusuran dan penemuan kembali informasi.
3. Mengevaluasi dan memberikan penafsiran seberapa jauh tingkat pemanfaatannya.
4. Memberikan kepuasan kepada pengguna.
5. Mengawetkan koleksi, khususnya jika dikemas dari bentuk tercetak ke bentuk digital.
6. Memudahkan pustakawan mengatur koleksi yang semakin bertambah banyak.
7. Menghemat ruang dan rak untuk menyimpan koleksi tercetak.
8. Memudahkan penelusuran apalagi jika sudah dientri dalam pangkalan data.
9. Mudah dibawa dan ditransfer dalam jejaring perpustakaan lain untuk sharing dan
transfer pengetahuan maupun pengalaman antar pustakawan.
Adapun fungsi kegiatan pengemasan informasi, Fatmawati (2009:30), antara lain:
a. Memudahkan pengguna dalam memilih informasi.
b. Menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
c. Sarana penyebaran informasi yang efektif dan efisie Sebagai alat penerjemah terhadap
suatu hal dengan cepat.
d. Mempercepat proses aplikasi hasil penelitian.
e. Menyediakan informasi secara cepat dalam memenuhi kebutuhan pengguna.

Proses Kemas Ulang Informasi

Dongardive (2013:205) menjelaskan beberapa metode dalam pengemasanan ulang

informasi yang dirancang untuk memperoleh informasi spesifik dan sesuai target pengguna.
Secara umum, metode pembuatan kemasan informasi mencakup pengumpulan, pengolahan,
dan penerapan informasi, serta perancangan dan pengemasan ulang informasi yang
disesuaikan permintaan pengguna. Beberapa metode kemas ulang informasi dijelaskan
sebagai berikut.
1) Persiapan informasi singkat (preparation of the first brief), yakni menyiapkan informasi
ringkas dari berbagai informasi terseleksi yang disiapkan oleh ahli informasi.
2) Analisis singkat (analysis of the brief), yakni menganalisis sumber-sumber referensi
secara singkat terhadap target pengguna, isi informasi, anggaran kemasan, serta siklus
hidup dari kemasan informasi. Produk hasil kemas ulang informasi harus memberikan
deskripsi topik informasi secara jelas agar dapat dikomunikasikan kepada pengguna.
3) Kriteria desain pembawa pesan (design criteria for the message carrier), yakni
kemasan informasi harus didesain semenarik mungkin agar diminati pembaca.
4) Pemilihan pembawa pesan (selection of the message carrier), yakni kemasan informasi
harus dirancang dalam berbagai bentuk (format) dan ukuran yang variatif.
5) Produksi pembawa pesan (production of the message carrier), yakni kemasan informasi
harus dirancang dengan baik sebelum diproduksi lebih banyak.
6) Perencanaan sistem umpan balik (feedback system planning), yakni perlu perencanaan
yang matang dalam menanggapi umpan balik atau penilaian dari pengguna terhadap
keberhasilan hasil kemas ulang informasi.
Terdapat perbedaan proses pengemasan informasi antara Bunch(1984) dengan Agada (1995),
yang ditunjukkan pada Gambar 1.

Bunch (1984) Agada (1995)

Selecting the Information analysis

appropriate materials =

Re-processing the Synthesis

=
information

Packaging = Editing
Information

Arranging all these Translating and transforming

materials in a way tha =
information in the format
is appropriate to the that base accomodates the
user manager

Gambar 1. Comparrison of Information repackaging (Bunch(1984) dan Agada(1995))

Berdasarkan hal tersebut, Maryati dan Yoganingrum (2015) menjelaskan proses kemas
ulang informasi sebagai berikut.
1) Menentukan konten: menganalisis kebutuhan pengguna, memperhatikan permintaan
pengguna, dan menentukan informasi yang tersedia.
2) Mengumpulkan bahan informasi: menelusur informasi dan bekerja sama dengan
stakeholders.
3) Menganalisis konten: mengelompokkan informasi dan menyusun informasi.
4) Mengubah bentuk informasi: memilih jenis kemasan dan mengemas informasi.
5) Mengevaluasi efektivitas dari proses dan bentuk kemasan informasi.
Proses Kemas Ulang Informasi Di Perpustakaan Nasional RI

1. Menetapkan topik
2. Menelusur literatur sesuai dengan topik yang telah
3. ditetapkan.Melakukan seleksi informasi yang akan dipilih
4. Menganalisis literatur hasil penelusuran
5. Mengalihmediakan (memindai/memfoto) informasi yang terpilih
6. Mengolah (edit, kompilasi, konversi ke dalam format text, pemberian watermark,
pembuatan flipping book document)
7. Membuat Deskripsi bibliografi dan indeks artikel
8. Menyusun (Setting) desain dan template kemasan informasi, baik versi cetak maupun
elektronik
9. Menggandakan paket informasi sesuai kebutuhan
10. Membuat Laporan

Dalam proses pembuatan kemasan informasi, dibutuhkan beberapa kompetensi SDM

pembuat kemasan informasi yang memadai serta perangkat kerja komputer yang cukup
canggih, baik hardware maupun software-nya. Kompetensi SDM yang bertugas untuk
membuat kemasan informasi, yaitu:
1) Memiliki kecakapan dalam menganalisis kebutuhan para pengguna informasi
2) Memiliki keterampilan dalam membuat deskripsi bibliografis, anotasi, indeks serta ilmu
kepustakawanan lainnya.
3) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan program komputer teks,
seperti Ms. Office, Adobe Acrobat Reader, dsb.; dan
4) Memiliki pengetahuan dan keterampilan mengalihmediakan informasi ke dalam format
digital, baik dengan cara memindai ataupun dengan menggunakan kamera digital.
5) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan program komputer
desain grafis dan animasi (audio-visual), seperti Photoshop, Page Maker, Corel Draw,
Front Page, Adobe Flash Player, Adobe Reader, Adobe Acrobat, Flipping Book, dan
program grafis lainnya. Selain itu, kreativitas dalam desain (layout) kemasan dan
inovasi ide/gagasan dari creator menjadi faktor keberhasilan dalam penciptaan
kemasan informasi di PDII.
Contoh Produk Kemas Ulang Informasi di Perpustakaan Nasional RI
1. Paket Informasi di bidang Kesehatan Kumpulan Tanaman Obat Tradisional

2. Paket Informasi Kumpulan Pidato Presiden Sukarno

3. Paket Informasi Kumpulan Pidato Presiden Sukarno

Langkah-langkah dalam Pembuatan Paket Informasi

1) Menetapkan topik : Mengidentifikasi kebutuhan pengguna informasi, Analisis
insformasi yang sering dicari, Isu-isu hangat yang sedang dibahas
2) Menelusur literatur sesuai dengan topik yang telah ditetapkan.Melakukan seleksi
informasi yang akan dipilih
Mencari informasi yang akan dikemas
Menandai halaman artikel yang akan di foto/pindai
Membuat Deskripsi Bibliografis artikel
3) Menganalisis literatur hasil penelusuran
Menyeleksi serta membuat prioritas informasi yang terpilih, yang akan dikemas
kedalam paket informasi terseleksi
4) Mengalihmediakan (memindai/memfoto) informasi yang terpilih
Melakukan pengaturan pada proses pemindaian/pemotretan artikel, supaya
mendapatkan kualitas gambar yang baik
Penyimpanan file-file artikel hasil dari pemotretan/pemindaian
Pemberian nama file artikel
5) Mengolah (edit, kompilasi, konversi ke dalam format text, pemberian watermark,
pembuatan flipping book document)
6) Membuat Deskripsi bibliografi dan indeks artikel
7) Menyusun (Setting) desain dan template kemasan informasi, baik versi cetak
maupun elektronik
8) Menggandakan paket informasi sesuai kebutuhan
9) Membuat Laporan

DAFTAR PUSTAKA
Agada, J. 2009. Analysis of Information Repackaging (IR) Processes Using the Instructional
System Design (ISD) Model. Journal Of Instructional Science And Technology, July.
Bunch, A. 1984. The Basics of Information Work. London: Bingley.
Dongardive, Prakash. 2013. Information Repackaging in Library Services. International
Journal ofScience and Research (IJSR). Volume 2 Issue 11, November 2013 : 204-209.
Fatmawati, Endang. 2009. Kemas Ulang Informasi: Suatu Tantangan Bagi Pustakawan.
Majalah Media Pustakawan, Vol.16, No.1 dan 2 Agustus.
Tupan dan Wahid Nashihuddin. 2015. Kemas Ulang Informasi untuk Pemenuhan
Kebutuhan Informasi usaha Kecil Menengah : Tinjauan Analisis di PDII LIPI.. Jurnal
Dokumentasi dan Informasi, 36(2) Desember 2015
Mulida Djamarin. 2016. Pengemasan Informasi. Padang : Universitas Negeri Padang, 2016.
Rosa Widyawan. 2012. Kemas Ulang Informasi di Lingkungan Kerja.
http://digilib.undip.ac.id/v2/2012/05/07/kemas-ulang-informasi-di-lingkungan-kerja/