KERANGKA ACUAN KERJA

Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi kearsipan

Nasional (JIKN) adalah suatu sistem kearsipan nasional dibawah kendali ANRI

Salah satu program kearsipan yang relevan untuk memenuhi kebutuhan akses
terhadap arsip adalah melalui Penyelenggaraan Sistem lnformasi Kearsipan
Nasional (SIKN) dan Jaringan lnformasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang
komprehensif dan terpadu

Dalam industry 4.0 dalam penyelenggaraan pemerintah diperlukan portal e-

government terpadu. Faktor penentu keberhasilan e-government adalah adanya visi,
sasaran dan strategi dengan dukungan hukum dan regulasi, struktur organisasi,
proses birokrasi dan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Tingkatan peran TIK
adalah automasi (automasi tugas-tugas), integrasi (integrasi proses dan sumber
daya), enabler (cara-cara baru) serta transformer (tatanan dan budaya TIK). Open
government dapat digambarkan bahwa data dari instansi pemerintah dapat bebas
digunakan, bebas digunakan kembali dan dapat didistribusikan oleh siapa
saja. Open government diperlukan untuk Transparansi (dalam masyarakat
demokratis yang berjalan dengan baik, masyarakat perlu mengetahui apa yang
sedang dilakukan oleh pemerintah), Efisiensi (membuat data menjadi lebih mudah
dicari, dianalisis dan digabungkan dengan data dari instansi lainnya untuk koordinasi
dan efisiensi yang lebih baik dalam proses pemerintahan) dan Inovasi (dengan
membuka data, pemerintah dapat mendorong tumbuhnya inovasi layanan yang
memberikan nilai tambah sosial dan komersial). Dalam rangka pelaksanaan open
goverment di bidang kearsipan ANRI melakukan pengembangan SIKN-JIKN dalam
satu sistem jaringan yang terintegrasi di seluruh Indonesia.

Penggunaan sistem informasi kearsipan semacam ini membantu dalam efisiensi

pengelolaan arsip, memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat terhadap
informasi yang relevan, serta memastikan keamanan dan integritas dokumen-
dokumen penting. Selain itu, SIKN juga dapat memfasilitasi pertukaran informasi
antara lembaga pemerintah dan masyarakat, mendukung transparansi, akuntabilitas,
dan pelayanan publik yang lebih baik

Sistem Informasi Kearsipan Nasional memiliki beberapa alasan mengapa sangat

penting:

1. Pelestarian Sejarah dan Identitas Nasional: SIKN membantu dalam

pelestarian sejarah suatu negara dan identitas nasional dengan menyimpan
dokumen-dokumen yang penting bagi sejarah, budaya, dan kehidupan
masyarakat.
2. Transparansi dan Akuntabilitas: SIKN memungkinkan akses publik yang
lebih mudah terhadap informasi-informasi yang penting, memperkuat
transparansi pemerintahan dan memastikan akuntabilitas lembaga-lembaga
publik.
3. Efisiensi dan Produktivitas: Dengan menyimpan arsip secara terstruktur
dan mudah diakses, SIKN membantu meningkatkan efisiensi dan
produktivitas dalam pengelolaan informasi, baik di tingkat pemerintah maupun
di sektor swasta.
4. Perlindungan dan Keamanan Informasi: SIKN dapat menyediakan
perlindungan yang lebih baik terhadap dokumen-dokumen penting, termasuk
tindakan pengamanan data dan kontrol akses yang ketat untuk mencegah
akses yang tidak sah.
5. Pelayanan Publik yang Lebih Baik: Dengan memfasilitasi akses yang lebih
mudah terhadap informasi, SIKN dapat meningkatkan pelayanan publik,
memungkinkan masyarakat untuk mendapatkan informasi yang mereka
butuhkan dengan cepat dan efisien.
6. Pencegahan Kehilangan Informasi: Dengan adopsi SIKN, risiko kehilangan
informasi akibat pencurian, kebakaran, atau bencana lainnya dapat
diminimalkan karena dokumen disimpan secara digital dan backup dapat
dibuat secara teratur.

Sistem Informasi Kearsipan Nasional Kementerian adalah sebuah sistem yang

didedikasikan untuk pengelolaan dan penyimpanan arsip di tingkat nasional yang
dioperasikan oleh Kementerian yang bertanggung jawab atas urusan arsip dan
dokumentasi di suatu negara. Sistem ini memiliki peran penting dalam memastikan
bahwa dokumen-dokumen pemerintah yang penting dijaga, diatur, dan diakses
dengan baik.

Berikut adalah beberapa komponen dan fungsi yang mungkin terdapat dalam Sistem
Informasi Kearsipan Nasional Kementerian:
1. **Pengumpulan dan Penyimpanan Data**: Sistem ini akan mengumpulkan
dokumen-dokumen dan data-data yang relevan dari berbagai unit dan departemen
di Kementerian. Ini dapat mencakup dokumen kebijakan, dokumen administrasi,
catatan rapat, dan sebagainya.

2. **Indeksasi dan Klasifikasi**: Dokumen-dokumen yang masuk ke dalam sistem

akan diindeks dan diklasifikasikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Ini
membantu dalam pencarian dan penemuan kembali dokumen yang efisien di masa
depan.

3. **Manajemen Siklus Hidup Dokumen**: Sistem akan mengelola siklus hidup

dokumen mulai dari pembuatan, penyimpanan, penggunaan, hingga pemindahan
atau pemusnahan jika diperlukan sesuai dengan kebijakan dan regulasi yang
berlaku.

4. **Keamanan dan Akses Kontrol**: Untuk melindungi informasi sensitif dan

dokumen yang penting, sistem ini akan memiliki fitur keamanan yang kuat, termasuk
kontrol akses yang ketat dan enkripsi data.

5. **Pengarsipan Digital**: Sistem ini mungkin menyediakan kemampuan untuk

menyimpan dokumen dalam format digital, memfasilitasi akses yang lebih mudah,
serta perlindungan terhadap kehilangan atau kerusakan fisik dokumen.

6. **Pelaporan dan Analisis**: Sistem ini dapat menghasilkan laporan tentang

penggunaan arsip, kepatuhan terhadap kebijakan, dan analisis lainnya yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan.

7. **Integrasi dengan Sistem Lain**: Sistem Informasi Kearsipan Nasional

Kementerian dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lain di Kementerian, seperti
sistem manajemen kepegawaian atau sistem keuangan, untuk memfasilitasi
pertukaran data yang lancar.
Dengan demikian, Sistem Informasi Kearsipan Nasional Kementerian berperan
penting dalam mendukung efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam
pengelolaan dokumen dan informasi di tingkat pemerintah.