SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PELAYANAN PUBLIK

NAMA : MELA RIA SUNATA

NPM ; 203515516064
PRODI :ADMINISTRASI PUBLIK
BAB I
PENDAHULUAN

a. Latar belakang
Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu bagian yang vital pada sebagian besar
perusahaan saaat ini. Kesadaran atas pentingnya manajemen yang menggunakan teknologi
informasi merupakan hal mendorong berkembangnya perusahaan. Semakin maju
manajemen sistem informasi yang ada di sebuah perusahaan maka semakin maju pula
perusahaan tersebut. Apabila suatu perusahaan memiliki sistem informasi manajemen yang
baik, maka akan banyak keuntungan yang akan diperoleh. Menurut Supriyadi (2013),
manfaat dari sistem informasi yang baik utamanya adalah dapat memperbaiki produktivitas
pada banyak kegiatan yang ada di dalam perusahaan, mengurangi resiko-resiko finansial,
menjalankan proses perencanaan proses bisnis secara efektif dan efisien serta
memudahankan pertukaran informasi yang ada di dalam perusahaan dikarenakan data
dapat diperoleh secara tepat waktu dan akurat bagi seluruh pengguna. Penggunaan data
dan informasi yang akurat akan sangat mempengaruhi sebaik apa hasil dari proses
pengambilan keputusan. Suatu keputusan yang dihasilkan dari pengolahan informasi yang
tidak akurat akan berdampak pada pengambilan keputusan yang tidak tepat dan tidak akan
bisa digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) sangat pesat di era globalisasi saat
ini.Hal tersebut mengakibatkan banyak orang ketergantungan oleh media elektronik,
utamanya dalam bidang informasi.Sejumlah informasi telah tersebar luas dimanapun dan
kapanpun seorang itu berada.Informasi tersebut dapat kita akses secara cepat melalui
internet, media cetak dan televisi.Bahkan informasi dapat menjadi kebutuhan setiap
manusia, layaknya sandang, pangan dan papan.

Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara Bab 1 Pasal 1
item 23 disebutkan bahwa Badan Layanan Umum adalah pelayanan kepada masyarakat
berupa penyediaan barang atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari
keuntungan dan dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan
produktifitas.10

Hal ini berkaitan dengan komputer yang dapat memberikan layanan informasi secara efektif
dan efisien, serta mampu bekerja dengan sistem pengolah data yang akurat.Sumber dari
informasi adalah data berupa kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian
nyata. Namun itu semua tidak lepas dari peran manusia dalam proses operasionalnya.
Informasi yang tepat dapat memberi kemudahan pada kerja manusia.Manusia disini adalah
sebuah organisasi publik atau non publik.Pada dasarnya semua kegiatan yang dilakukan oleh
dan di dalam organisasi memerlukan informasi. Sebaliknya, semua kegiatan pasti
menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi organisasi yang melaksanakan kegiatan
tersebut maupun bagi organisasi lain diuar organisasi yang bersangkutan.1
 SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan
diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur
yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Secara teoritis komputer bukan
prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa
bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus
dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen
adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam
bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika

Bab II
Pembahasan

3.1 Aplikasi Sistem Informasi dalam Organisasi Publik

Manjemen publik, yang terkait erat dengan adminsitrasi publik, landasan ideologinya muncul
dari konstitusi, seperti: kedaulatan rakyat, pembagian wewenang, hak-hak asasi, pluralisme,
keuntungan publik, barang-barang publik (public goods), kebebasan mengakses informasi,
perwakilan (representativeness), persamaan kesempatan, dan persaan dalam perlakuan.
Dilihat dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi privat adalah
sistem komputer yang digunakan level organisasi untuk mengubah sasaran, pengoperasian,
produk, jasa, atau relasi lingkungan untuk membantu organisai meraih keunggulan
kompetitif. Berbeda dengan sektor public yang berorientasi pada pelayanan. Secara lebih jauh
dijelaskan manajemen sistem informasi publik adalah suatu sistem yang dirancang untuk
menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen
yang berhubungan dengan kebutuhan pemerintahan maupun masyarakat (perencanaan,
penggerakan, pengorganisasian, dan pengendalian) dalam organisasi publik. Contoh aplikasi
penerapan manajemen sistem informasi di sektor publikantara lain:

1. E-Government

Untuk menjamin keterpaduan sistem pengelolaan dan pengolahan dokumen dan informasi
elektronik dalam mengembangkan pelayanan publik yang transparan, pengembangan
egovernment pada setiap instansi harus berorientasi pada kerangka arsitektur di bawah ini.
Kerangka arsitektur itu terdiri dari empat lapis struktur, yakni:

1. Akses: yaitu jaringan telekomunikasi, jaringan internet, dan media komunikasi

lain yang dapat dipergunakan oleh masyarakat untuk mengakses portal
pelayanan publik.
2. Portal Pelayanan Publik: yaitu situs-situs internet penyedia layanan publik
tertentu yang mengintegrasikan proses pengolahan dan pengelolaan informasi
dan dukumen elektronik di sejumlah instansi yang terkait.
3. Organisasi Pengelolaan & Pengolahan Informasi: yaitu organisasi pendukung
(backoffice) yang mengelola, menyediakan dan mengolah transaksi informasi
dan dokumen elektronik.
 4. Infrastruktur dan aplikasi dasar: yaitu semua prasarana baik berbentuk
perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung
pengelolaan, pengolahan, transaksi, dan penyaluran informasi. baik antar
back-office, antar Portal Pelayanan Publik dengan backoffice, maupun antara
Portal Pelayanan Publik dengan jaringan internet, secara andal, aman, dan
terpercaya. Struktur tersebut ditunjang oleh 4 (empat) pilar, yakni penataan
sistem manajemen dan proses kerja, pemahaman tentang kebutuhan publik,
penguatan kerangka kebijakan, dan pemapanan peraturan dan
perundangundangan.
Pengembangan e-government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan
kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan
kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government
dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan
mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi
tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan yaitu :
(1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara
elektronis;
(2) pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara
mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.

2. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah
sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil
keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan
masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu
pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data,
model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat
lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam satu sistem
yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung
pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur. DSS
menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan
memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data penting.

3. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision- Support

Systems (GDSS)

Sistem Pendukung Keputusan kelompok yang berusaha memperbaiki komunikasi di antara

para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung dan mendukung
para pengambil keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut
groupware.

Contoh pertama atau aplikasi untuk sebuah groupware adalah GDSS, yang adalah singkatan
G roup D ecision S upport S ystem. Ada semacam sistem GDS didukung oleh Fakultas
Management di Universitas kami. Semacam ini sama-sama waktu-tempat konferensi yang
berorientasi pada pertemuan bisnis dan pengambilan keputusan. The GDSS dimulai awalnya
dari Sistem Informasi Manajemen di University of Arizona. Beberapa jenis masalah selalu
diamati yang berkaitan lebih banyak dengan pertemuan besar dibandingkan dengan
pertemuan-pertemuan kecil. Dengan pertemuan besar kita maksud pertemuan dengan
biasanya lebih dari 15 peserta, tetapi dapat pergi lebih jauh bahwa, misalnya 40 atau bahkan
50. Beberapa masalah yang diidentifikasi adalah:

1. memakan waktu;
2. dominasi atas pertemuan dan
3. kejujuran dan partisipasi.
Yang lebih rinci tentang masalah ini dapat ditemukan di sini. Namun,
pen ting untuk menyadari bahwa kita tidak karena itu mencoba untuk
mengatakan bahwa pertemuan kecil tidak memiliki masalah di atas ini;
masalah-masalah ini yang disebutkan ada dalam setiap jenis rapat, tapi
kami hanya mencoba menekankan bahwa mereka lebih sering
ditemukan dalam pertemuan-pertemuan besar. Rapat ukuran kecil
cenderung lebih mudah dikontrol daripada pertemuan besar. Dalam
lingkungan GDSS, biasanya ada sebuah ruangan besar dengan sesuatu
seperti 40 kursi, yang berarti bahwa 40 orang bisa pada pertemuan
pada suatu waktu. Ada tidak hanya 40 kursi, tetapi juga 40
mikrokomputer. Hal ini memungkinkan setiap peserta untuk memiliki
penggunaan satu komputer mikro selama pertemuan. Alasan mengapa
masing-masing peserta membutuhkan komputer mikro tergantung pada
bagaimana GDSS bekerja. Dalam GDSS, dengan perangkat lunak
komputer khusus, fasilitator dari setiap pertemuan akan membuat
agenda pertama rapat, yang akan diproyeksikan ke layar besar bahwa
setiap orang dapat melihat. Kemudian para peserta akan tipe secara
bersamaan dalam ide-ide dari topik diskusi pada mikrokomputer
individu di samping mereka. Kemudian komputer akan menyortir
ideide, dan kemudian para peserta akan memilih atau komentar pada
ide-ide yang mereka sukai atau mereka tidak suka. Dalam perjalanan
dari seluruh pertemuan, GDSS toko, mengkategorikan dan mencetak
keluar semua ide, komentar dan menghitung suara, sehingga masing-
masing peserta rapat akan mendapatkan ringkasan dari pertemuan
ketika berakhir. Apa istimewanya GDSS adalah bahwa hal itu
memungkinkan peserta rapat untuk secara bersamaan “berbicara”,
ketika jenis komputer dan mengirimkan ide-ide untuk masing-masing
terminal, semua pada waktu yang sama. Yang menyelamatkan
sejumlah besar waktu, karena semua ini dapat dilakukan secara
elektronik dan bukan secara manual, dan waktu yang disimpan akan
memungkinkan para peserta untuk menghabiskan waktu lebih banyak
memanipulasi dan mengekspresikan ide-ide mereka. Ini akibatnya
dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kelompok. Memakan
waktu yang manfaat juga memiliki bonus tambahan: ketika
produktivitas dan efisiensi dalam rapat meningkat, kemungkinan
bahwa semangat tim dapat dikonsolidasikan, sehingga menghasilkan
peningkatan kekuatan mengikat di antara anggota tim. Selain itu, di
bawah ini GDSS, tak seorang pun dapat mendominasi pertemuan. Hal
ini karena fitur lain GDSS. GDSS menyediakan skema anonim, sehingga
apa pun yang Anda ketik di terminal (yaitu pendapat anda) akan
dilindungi. Dalam keadaan ini, tidak ada yang benar-benar tahu siapa
yang mengetik apa. Karena itu, tak seorang pun dapat mendominasi
pertemuan. Dalam kasus terburuk, kita dapat mengatakan “beberapa
ide” yang mendominasi pertemuan, tapi ini baik-baik saja karena ini
adalah sebagai Sebenarnya tujuan dari suatu GDSS: untuk membantu
peserta rapat menyuarakan pendapat mereka dari pola pikir yang
berorientasi ide. Sebagai contoh, hanya karena Anda memiliki
prasangka buruk terhadap orang A tidak berarti bahwa Anda akan
menolak gagasan yang diusulkan dalam rapat, karena Anda tidak tahu
siapa yang mengusulkan gagasan itu!! Selain itu, skema anonimitas ini
juga akan membantu anggota tim mereka yang malu untuk
menyuarakan pendapat. Dan dengan anonimitas, orang-orang
cenderung lebih jujur, sama seperti yang Anda akan mengatakan lebih
banyak dan lebih jujur pada formulir evaluasi profesor jika Anda tahu
apa yang Anda tulis tidak akan mempengaruhi nilai akhir Anda pada
kursus. Hal ini, tentu saja, adalah karena Anda tahu Anda tidak perlu
khawatir tentang konsekuensi. Namun, apakah ini anonimitas itu baik
atau tidak dapat menjadi sangat kontr oversial. Keberhasilan
pertemuan didukung oleh GDSS sangat tergantung pada perilaku para
peserta.

Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok, Konsep GDSS (Group

Decision Support System), merupakan sistem berbasis computer yang
mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas
bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang
digunakan bersama. Istilah lainnya : GSS (group support system), CSCW
(computer support cooperative work), CCWS (Computerized collaborative work support),
EMS (electronic meeting system). Perangkat lunak yang digunaka collaborative
work support), EMS (electronic meeting system). Perangkat lunak yang
digunakan disebut groupware. GDSS berkontribusi memecahkan
masalah. Komunikasi yang lebih baik memungkinkan keputusan yang
lebih baik. GDSS berkontribusi memecahkan masalah dengan
menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi.
4. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive- Support
Systems (ESS)
Istilah eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian
yang agak bebas. Tidak terdapat suatu garis batas yang jelas
memisahkan eksekutif dari para pimpinan atau manajer lain. Istilah ini
digunakan\untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari
hierarki organisasi yang berpengaruh kuat dalam sebuah
institusi/lembaga/departemen. Dalam sistem pendukung pengambilan
keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS) sering
dipertukarkan dengan executive information system (EIS). Namun, ada
juga yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering
didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang
menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini
memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. ESS
dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu
organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak;
menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe
keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang
tepat waktu dan efektif; menyajikan akses cepat atas informasi rinci
dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan masalah; serta
menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi kritikal.

Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat

rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success
factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting),
penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi. Satu
kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci atas
informasi ringkas. Sebagai contoh, seorang eksekutif puncak dapat
memantau kemajuan fisik proyek pembangunan gedung dari waktu ke
waktu bahkan sampai ke detail pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Kemudian jika terjadi suatu rencana penyelesaian pekerjaan yang
tidak sesuai jadwal langsung dapat dicari penyebabnya, dengan ESS,
sang eksekutif tersebut dapat melihat peta jalur distribusi bahan baku
sampai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.
Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe
informasi, yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan
tingkat puncak, faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci.
Dengan status akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan
terakhir mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja.
Pemantauan dapat dilakukan secara harian atau setiap jam.
Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif
dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan
kebutuhannya.Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan
menggunakan fungsi yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain
dengan ESS, atau analisis dengan menggunakan agen intelejen.
Dengan adanya pelaporan eksepsi, top eksekutif dapat memberikan
perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan standar yang
ada. Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan
perhatiannya pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk. Hal-hal
kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi juga
dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning untuk
peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk.
Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah
informasi berbagai data secara mudah dan cepat.
 5. Sistem Pakar/Expert System
Paka adalah orang yang memiliki pengetahuan, penilaian, pengalaman,
metode khusus serta kemampuan untuk menerapkan bakat ini di dalam
memberi nasihat dan memecahkan masalah. Misalnya seorang dokter,
penasehat keuangan, pakar mesin mobil, dan lain sebagainya.

Kepakaran (Expertise) adalah pengetahuan yang ekstensif (meluas)

dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian pelatihan, membaca dan
pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil keputusan
lebih baik dan lebih cepatdaripada non-pakar dalam memecahakan
masalah yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar
top memiliki pengetahuan yang lebih banyak daripada pakar junior.

Sistem pakar adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan

manusia ke computer, agar computer dapat menyelesaikan masalah
seperti yang biasa dilakukan para ahli. Sistem pakar diciptakan tidak
untuk menggantikan kedudukan seorang pakar tetapi untuk
memasyarakatkan pengetahuan dan pengalaman pakar tersebut.
Tujuan dari sebuah sistem pakar adalah mentransfer kepakaran yang
dimiliki seorang pakar ke dalam computer, dan kemudian kepada orang
lain (non-expert). Bentuk umum dari sistem pakar adalah suatu program
yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi
(biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas
masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut.
Sistem pakar memberikan banyak keuntungan bagi operasi perusahaan
dan manajer, tetapi memiliki keterbatasan signifikan.