Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, suratkeluar, serta
pembuatan laporan.

1.Prosedur Surat yang Masuk

Suratyang masuk diterima oleh bagian umum, kemudian bagian umum mencatat surat
yangmasuk di kartu penerus disposisi setelah itu mencatat di buku agenda. Setelahdi catat
dibuku agenda, bagian umum mendistribusikan surat ke penerima surat.

2.Prosedur Surat Keluar

Bagianumum membuat surat keluar, kemudian memberikan kepada bagian sekretariat

untukmemperoleh persetujuan. Jika tidak disetujui oleh Sekretariat,maka surat yangdibuat
dikembalikan ke bagian umum untuk diperbaharui,dan jika disetujui olehSekretariat, maka
bagian umum harus mencatatnya di buku agenda. Setelah dicatatdibuku agenda, bagian
umum menyerahkan surat keluar yang telah disetujui olehSekretariat ke bagian pengirim
surat untuk mengirimkan surat tersebut.

3.Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagian umum membuat laporan surat masuk dan Surat Keluar kemudian diserahkan
kepada bagian Sekretariat. Setelah itu, bagian Sekretariat memberikan laporan surat masuk
dan surat masuk yang telah dibuat oleh bagian umum ke Kepala Dinas.
Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan
Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan
program Unified Modeling Language(UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses
yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

1. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Use CaseDiagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem pendataan surat masuk

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat masuk yang
berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai
berikut :

a. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk

b. 4 actor di antaranya : bagian umum, penerima surat, sekretariat, dan kepala dinas
c. 6 Use case di antaranya : menerima surat, mencatat di Kartu Penerus Disposisi, mencatat di
buku agenda, mendistribusikan surat, membuat laporan surat masuk, memberikan laporan
surat masuk.

b. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

 Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem pendataan surat keluar

Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat keluar yang
berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai
berikut :

a. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat keluar

b. 5 actor di antaranya : bagian umum, pengirim surat, sekretariat, kepala dinas, penerima surat
c. 2 include : surat diterima dan surat dikembalikan.
d. 7 Use case di antaranya : membuat surat keluar, cek surat keluar, mencatat surat keluar di
buku agenda, memberikan surat untuk di kirim, mengirim surat, menerima surat, membuat
laporan surat keluar, memberikan laporan surat keluar.

Prosedurnya:

2. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses
bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk
memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan
hasil dari action tersebut
 a. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram sistem Pendataan surat masuk

a. 1 Intial Node, objek yang diawali

b. 12 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

c. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.

d. 1 Final Node, objek yang di akhiri.

e. 4 vertical swimelane

b. Activity Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram sistem Pendataan surat keluar

 a. 1 Intial Node,objek yang diawali

b. 18 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi daridsuatu aksi.

c. 2 Decision Node, yang mencerminkan sebagaipilihan eksekusi.

d. 1 Final Node, objek yang di akhiri.

e. 5 vertical Swimelane

3. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.6 Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk

a. 4 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, penerima surat, sekretariat, kepala
dinas

b. 5 Lifeline yang dilakukan : menerima surat masuk,mencatat di kartu disposisi,

mencatat di buku agenda, mendistribusikan surat,membuat laporan

c. 12 Message diantaranya : menerima surat masuk, mencatat di kartu disposisi,

mencatat di buku agenda,mendistribusikan surat, menerima surat, memberikan surat,
membuat laporan,memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan.
b. Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.7 Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar

a. 5 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, pengirim surat, penerima surat,
kepala dinas

b. 4 Lifeline yang dilakukan : membuat surat keluar,mencatat di buku agenda,

mengirim surat, membuat laporan

c. 19 Message diantaranya : membuat surat keluar, memberikan surat, menerima

surat, mengecek surat,acc surat, memberikan surat yang telah di acc, menerima surat acc,
mencatat di buku agenda,memberikan surat untuk dikirim, ,menerima surat untuk di kirim,
mengirimkan surat, membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan,memberikan
laporan ke kepala dinas, cek laporan, acc laporan.
1. Use Case Diagram

Berikut ini use case diagram yang digunakan untuk proses pendataan surat masuk dan surat

keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Berdasarkan gambar 3.2 diatas terdapat komponen-komponen berikut :

1. 1 (satu) Sistem.

2. 3 (empat) actor yaitu : Petugas TU,Pengantar Surat dan Kepala Bagian (Kabag).

3. 14 (tiga belas) use case yaitu : buattanda terima surat, catat surat masuk, memberi

nomor surat keluar, kirim surat,kelola jenis surat, pencarian surat, disposisi (surat

perintah) surat, buatlaporan, input pengarsipan, laporansurat masuk, laporan surat

keluar, terima bukti tanda terima surat, sorting surat, terima surat.
 2. Activity Diagram Surat Masuk

Berikut ini adalah gambar Activity diagram yang digunakan untuk proses pendataan surat

masuk pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang :

Berdasarkan Gambar 3.3 diatas terdapat :

1. 1 (satu) initial node, digunakan untuk awal kegiatan.

2. 8 (delapan) action, yaitu : Mengantar surat, memberikan tanda terima,

mengagendakan surat dan memberikan lembaran disposisi, membaca dan

mempelajari, menulis disposisi dan memberikan surat yang telah didisposisi,

mencatat disposisi dan menggandakan surat, memberikan surat yang telah didsposisi,

menanggapi sesuai disposisi.

3. 1 (satu) final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

4. 4 (empat) vertical swimlane.