Kegiatan Belajar 1

Proses Dokumen-Dokumen Kantor

Pengertian Dokumen
Jenis-Jenis Dokumen
Ruang Lingkup Dokumentasi
Dokumen Kantor (Surat)
Bagian-Bagian Surat
Bentuk-Bentuk Surat
 Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau

benda-benda yang berharga,
termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk
mendukung keterangan supaya
lebih meyakinkan.
 Jenis-Jenis Dokumen

 Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

 Dokumen pribadi, contoh: KTP, SIM, dan ijazah.
 Dokumen niaga, contoh: cek, obligasi, dan saham
 Dokumen sejarah, contoh: fosil, tugu, dan naskah
proklamasi
 Dokumen pemerintah, contoh: Keppres dan UU

 Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

 Dokumen literer
 Dokumen korporil
 Dokumen privat
 Ruang Lingkup Dokumentasi

 Dokumentasi Literer: Dokumentasi literer

meliputi bidang perpustakaan

 Dokumentasi Korporil: Dokumentasi korporil

meliputi bidang permuseuman

 Dokumentasi Privat: Dokumentasi privat

meliputi bidang kearsipan
 Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang

memuat bahan komunikasi/informasi yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak
yang lain, baik atas nama pribadi maupun
atas nama organisasi atau
kantor.
 Fungsi Surat

 Alat bukti tertulis, contoh: surat

perjanjian.
 Alat pengingat, contoh: akta jual - beli
 Bukti historis.
 Duta organisasi, contoh: bukti-bukti
transaksi.
 Pedoman, contoh: surat tugas
 Sarana promosi, contoh: surat resmi
perusahaan.
 Jenis-Jenis Surat

 Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya.

 Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya.
 Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya.
 Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah
penerimanya.
 Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan
isinya.
 Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi
penyelesaiannya.
Jenis-jenis surat berdasarkan
wujudnya

Kartu Pos
Warkat Pos
Surat Bersampul
Memorandum dan
Nota
Surat tanda bukti
 Jenis-jenis surat
berdasarkan tujuannya

 Surat Permintaan Penawaran

 Surat Penawaran
 Surat Pesanan
 Surat surat pemberitahuan
 Surat Pengantar
 Surat Perjanjian
 Surat keputusan
Jenis-jenis surat berdasarkan
sifat isinya

 Surat dinas
 Surat pribadi
 Surat niaga
 Surat sosial
 Surat pengantar
 Telegram
Jenis-jenis surat berdasarkan
jumlah penerimanya

 Surat biasa
 Surat edaran
 Surat pengumuman
 Jenis-jenis surat berdasarkan
keamanan isinya

 Surat sangat rahasia: Surat ini diberi tanda SRHS atau

dimasukkan dalam tiga sampul surat.

 Surat rahasia: Surat ini diberi tanda ”RHS atau R” atau

dimasukkan dalam dua sampul surat.

 Surat biasa: Surat yang jika isinya terbaca oleh orang

lain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi
ataupun pejabat yang bersangkutan.
 Jenis-jenis surat berdasarkan
urgensi penyelesaiannya

 Surat sangat segera: Surat yang perlu secepatnya

diketahui oleh penerimanya atau
dijawab/diselesaikan.
 Surat segera: Surat yang berisi tentang informasi
yang memerlukan jawaban/penyelesaian yang
segera.
 Surat biasa: Surat yang isinya tidak memerlukan
jawaban secepatnya, tetapi perlu diselesaikan
berdasarkan urutan kedatangannya
 Perlengkapan Surat

 Kertas Surat
 Amplop/sampul surat
 Lipatan Surat
 Bagian-Bagian Surat

 Kepala Surat
 Salam Penutup
Nomor Surat
 Nama
Tanggal Surat
 Lampiran Organisasi/Perusahaan
 Jabatan Penanggung
Perihal/Hal
 Alamat Dalam/Alamat Jawab Surat
 Tembusan/ Tindasan/
Tujuan
 Salam Pembuka Carbon Copy (c.c.)
 Isi Surat Inisial
 Hal-hal atau informasi yang
terdapat pada kepala surat:
Nama Organisasi/Perusahaan.
Kepala Surat Alamat Kantor.
No. Telepon/Faksimile/Kode
Pos.
Website/Alamat E-mail.
Nama Bankir.
Logo Perusahaan.
Bidang Usaha (khusus bagi
perusahaan).
 Sedangkan tata cara
penulisan perihal pada
surat niaga:

Perihal/Hal Sebelum penulisan

alamat dalam/setelah
lampiran.
Setelah alamat dalam
atau sebelum salam
pembuka.
Setelah salam pembuka
(ditulis di tengah).
 Alamat Dalam/Alamat
Tujuan

 Alamat luar: alamat yang ditulis

pada sampul surat.

 Alamat dalam: alamat yang

ditulis di dalam kertas surat.
  Alinea pembuka: Pengantar bagi
pembaca untuk mengetahui
Isi Surat masalah pokok surat.
 Alinea isi: Berisi pesan
(keterangan/penjelasan dari
masalah pokok surat) yang ingin
disampaikan oleh si pengirim surat.
 Alinea penutup: Kesimpulan
atau penegasan yang berarti
pembicaraan dalam surat telah
selesai.
  Atas nama, disingkat
 Atas nama, disingkat
menjadi a.n.
Penanggung menjadi a.n.
 Beliau, disingkat
Jawab Surat  Beliau, disingkat
menjadi u.b.
menjadi u.b.

Inisial: Inisial adalah singkatan

dari nama pengonsep surat dan
Inisial pengetik surat. Contoh: Inisial
BK/sd
Keterangan:
BK: Bella Kasih: Pengonsep dan
penanda tangan surat
Sd: Sari Dewi: Pengetik Surat
 Bentuk-Bentuk Surat

 Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style).

 Bentuk Surat Lurus (Block Style).
 Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style).
 Bentuk Surat Lekuk (Indented Style).
 Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph
Style).
 Bentuk Surat Resmi (Official Style).
Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk Surat Lurus (Block Style)
Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)
Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk surat resmi Indonesia lama
Bentuk Bentuk surat resmi Indonesia baru
Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas
 Kegiatan Belajar 2

DASAR SURAT MENYURAT

Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas

Aneka Surat Dinas dan Surat Niaga
Surat Pribadi
 Ciri-Ciri
Ciri-CiriBahasa
Bahasa
Surat
Surat
 Jelas: Surat harus menggunakan pilihan kata
yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar
serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-
kata atau istilah asing.
 Lugas: Sederhana, praktis, dan bersahaja
(simpel).
 Menarik dan sopan: Tidak menggunakan
bahasa yang berlebihan serta kata-kata yang
merendahkan martabat orang lain.
 Tata
Tatabahasa
bahasameliputi:
meliputi:

Tata bahasa Ejaan

Ejaan
Penulisan huruf,
Penulisan huruf,
Penulisan kata,
Penulisan kata,
Penulisan unsur.
Penulisan unsur.
Tanda
Tandabaca
baca(fungtuasi)
(fungtuasi)
Tanda titik,
Tanda titik,
Tanda koma,
Tanda koma,
Tanda titik dua,
Tanda titik dua,
Tanda garis miring,
Tanda garis miring,
serapan.
serapan.
 Penulisan huruf: Huruf
Penulisan kapital sebagai huruf
huruf pertama digunakan dalam
penulisan nama gelar,
bahasa, bangsa, suku
bangsa, tahun, bulan,
hari, dan peristiwa
bersejarah.
 Kata dasar, contoh: majalah.
Kata berimbuhan, contoh: perkantoran,
Kata ulang, contoh: surat-menyurat dan masak-
masak.
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka
penulisannya digabung, contoh:
mempertanggungjawabkan.
Penulisan Kata Kata gabungan yang menggunakan awalan atau
akhirannya saja ditulis terpisah, contoh:
bertanggung jawab.
Kata depan di, ke, dan dari yang berfungsi
menunjukkan nama tempat/arah, maka
penulisannya dipisah, contoh: di lemari.
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang
mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap
seperti meskipun, contoh: saya pun.
Partikel per penulisannya dipisah, contoh: per
April 2009.
 Penulisan
unsur serapan

 Management = Manajemen
 Apotheek = Apotek
 Kwitantie = Kuitansi
 Psychology = Psikologi
  Tanda titik: Pada akhir kata singkatan
dipergunakan tanda titik.
Contoh:
Jalan = Jln.
Sarjana Teknik = S.T.
Dan kawan- kawan = dkk.
Tanda  Tanda koma: Digunakan untuk memisahkan dua
baca kalimat setara yang kalimat keduanya didahului
dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan,
dan sedangkan dan merinci hal yang lebih dari
dua.
 Tanda titik dua: Digunakan pada akhir
pernyataan yang diikuti dengan rinciannya.
Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir
pernyataan yang sebelum perinciannya didahului
dengan kata adalah, sebagai berikut, dan yaitu.
 Tanda garis miring: Penulisannya tidak memakai
spasi, contoh: organisasi/perhimpunan
 Surat Dinas/Resmi

 Surat pemberitahuan
 Surat undangan
 Surat kuasa
 Surat keterangan
 Surat memo dan nota dinas
 Surat edaran
 Surat pengantar
 Surat perintah
 Surat instruksi
 Surat tugas
  Undangan resmi: Undangan yang dibuat
untuk keperluan resmi. Contohnya,
Surat undangan rapat suatu organisasi,
undangan undangan upacara kenegaraan, atau
undangan pelantikan pejabat.
 Undangan setengah resmi: Undangan
yang dibuat untuk perkumpulan
keluarga dan perkumpulan arisan.
Contohnya, undangan rapat keluarga
dan undangan syukuran.
 Undangan tidak resmi/undangan
pribadi: Undangan yang dibuat oleh
perseorangan untuk keperluan dirinya
sendiri. Contohnya, undangan ulang
tahun.
 Surat Keterangan

 Surat keterangan biasa: surat yang diberikan kepada

seseorang yang isinya menerangkan tentang kegiatan
sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-
hari.
 Surat referensi: Surat keterangan dari pihak ketiga, yang
berisi penilaian mengenai kepribadian, kelayakan,
keahlian, dan kualifikasi pihak pertama yang bersifat
rahasia, tidak diketahui oleh pihak pertama untuk
kepentingan pihak II.
 Surat rekomendasi: Surat keterangan yang diperoleh
dengan meminta langsung ke pimpinan perusahaan, tidak
bersifat rahasia karena isi surat sudah diketahui oleh
pihak I dahulu daripada pihak II.
 Surat referensi dapat
dibedakan menjadi tiga macam

 Surat referensi
dagang
 Surat referensi bank
 Surat referensi pribadi
 Memo

Memo digunakan untuk

memberikan petunjuk-petunjuk
meminta/memberikan
informasi yang bersifat
mengingatkan atau berupa
pemberitahuan.
 Nota

Nota adalah berita singkat yang isinya berupa

perintah, peringatan, penunjukkan, atau
keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar
isi yang tercantum di dalamnya mendapatkan
perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik-
baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.
 Surat Niaga

Surat perkenalan
Surat permintaan penawaran
Surat penawaran
Surat pesanan
Surat konfirmasi pesanan
Surat penolakan pesanan
Surat pengiriman pesanan
Surat pengaduan/penuntutan
Surat pengiriman pembayaran
Surat penagihan
 Surat perkenalan adalah yang
isinya memperkenalkan hasil
Surat produksi suatu perusahaan dengan
Perkenalan keterangan yang lengkap dari
penjual yang ditujukan kepada
calon pembeli.

Surat permintaan penawaran

adalah surat yang dibuat oleh calon
Surat pembeli untuk penjual yang isinya
permintaan tentang permintaan informasi
penawaran mengenai harga, syarat jual beli,
dan katalog dari barang atau jasa
tertentu yang dibutuhkan.
 Surat penawaran
Surat adalah surat dari
penawaran penjual kepada calon
pembeli yang berisi
penawaran barang
atau jasa.
  Mempergunakan gaya bahasa yang
menarik.
Cara  Memerinci barang yang ditawarkan
menyusun dengan keterangan yang lengkap dan
surat dilampiri gambar.
penawaran  Merekomendasikan bahwa barang
tersebut bermutu tinggi.
 Menjamin ketentuan harga, cara
pengiriman, dan penyerahan barang.
 Memberikan potongan harga yang
menarik dan syarat pembayaran
yang mudah.
 Mencantumkan sifat penawarannya
(bebas, terikat, berjangka).
 Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan

barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Surat
pesanan harus menyebutkan dengan jelas, singkat, dan
sopan mengenai pesanan, yaitu:
 Banyaknya pesanan,
 Cara pembayaran,
 Nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan,
 Cara pengiriman atau cara penyerahan yang
dikehendaki,
 Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang
diinginkan.
 Surat
Konfirmasi Pesanan

 Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang

dibuat oleh penjual untuk memperoleh kepastian
tentang pesanan pembeli.

 Surat berisi tentang:

Pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya,
harga, syarat jual beli lainnya, seperti tempat
penyerahan, waktu penyerahan, cara
pembayaran, serta ketentuan jual beli yang
diinginkan penjual.
 Surat penolakan pesanan
(surat penerimaan pesanan)

Surat penolakan pesanan

(surat penerimaan pesanan) adalah surat
yang dibuat oleh penjual untuk pembeli
bila ada suatu masalah hingga pesanan
barang tidak dapat dipenuhi oleh penjual,
misalnya karena persediaan barang habis
atau kenaikan harga. Dalam surat ini
penjual harus menawarkan solusi untuk
menjaga hubungan baik dengan pembeli.
 Surat Pengiriman Pesanan

Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan

pengiriman pesanan yang disertai dengan
keterangan- keterangan berikut.
Barang yang akan dikirim tersebut berdasarkan
order yang mana.
Jenis barang apa saja yang dikirim.
Berapa jumlah barang yang dikirim.
Cara pengangkutan barang.
Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama
surat pengiriman pesanan.
 Dokumen yang berhubungan
dengan surat pengiriman
pesanan
 Pengiriman Biasa: Surat dilampirkan faktur dan surat
Pengantar.
 Pengiriman barang menggunakan perusahaan angkutan: Surat
dilampirkan surat muatan barang atau surat angkutan barang.
 Surat jalan, bila barang diangkut dengan kendaraan darat.
 Bill of lading (B/L) atau konosemen bila barang diangkut dengan
kapal laut.
 Air way bill (AWB), bila barang diangkut dengan kapal udara.
 Pengiriman barang dalam peti: Surat dilampirkan packing
List (daftar perincian barang yang dalam peti).
 Bila pembayaran dilakukan sebagian: Surat pengiriman pesanan
harus dilampirkan kuitansi.
 Bila barang yang dikirimkan diasuransikan: Surat pengiriman
pesanan harus dilampirkan polis/surat pertangung asuransi.
 Surat pengaduan/penuntutan

Surat Pengaduan/penuntutan adalah

surat untuk penjual yang dibuat oleh
pembeli mengenai ketidaksesuaian
barang yang diterimanya dengan
barang yang dipesan dan disertai juga
dengan tuntutan dan
penyelesaiannya.
 Isi surat pengaduan

 Menyebutkan dengan jelas barang yang rusak, kualitas

salah, jumlah yang tidak sesuai.
 Memberikan bukti-bukti tentang hal yang tidak
memuaskan karena kesalahan/kelalaian penjual,
misalnya barang terlambat datang atau hilang.
 Menyebutkan macam-macam penyelesaian yang
dikehendaki, misalnya:
 Meminta potongan harga (rafaksi);
 Meminta penggantian barang;
 Meminta ganti rugi;
 Meretour (mengembalikan) barang yang dipesan;
 Membatalkan pembelian.
Surat pengiriman pembayaran

Surat pengiriman pembayaran

adalah surat yang dibuat oleh
pembeli, untuk memberitahukan
kepada penjual bahwa barang
kiriman sudah diterima dan
pembayaran sudah dilakukan.
  Jumlah barang yang
diterima.
Isi surat  Harga faktur, yaitu
pengiriman
pembayaran
harga yang harus
dibayar.
 Waktu pembayaran.
 Cara pembayaran.
 Besarnya
pembayaran.
 Bukti pembayaran.
 Surat penagihan

Surat penagihan adalah surat yang

dibuat oleh penjual kepada pembeli
berisi peringatan agar pembeli
membayar utangnya yang sudah lewat
dari tanggal jatuh tempo atau tidak
sesuai dengan perjanjian.
  Menyebutkan jangka waktu
pembayaran yang sudah
Isi surat berlalu.
penagihan  Besar tunggakan yang harus
dibayar/dilunasi.
 Tanggal transaksi dan no.
faktur yang sudah berlalu.
 Cara pengiriman atau
pembayaran uang yang
diinginkan oleh pembeli.
 Menyebutkan hal lain,
berupa peringatan atau
ancaman (bila perlu).
 Tahapan Surat Penagihan
 Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada
pelanggan akan sesuatu kewajiban yang telah lewat jatuh
tempo waktunya.
 Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang
pertama.
 Surat penagihan ketiga dengan melampirkan surat
tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan disertai
dengan peringatan yang keras kapan pembeli harus
melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui
inkaso bank.
 Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir
dengan nada yang lebih keras, yaitu berupa ancaman
kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang
berwajib.
 Surat pribadi adalah
Surat Pribadi surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya
menyangkut
kepentingan
pribadi.
 Macam-Macam Surat Pribadi

 Surat pribadi yang bersifat kedinasan (setengah

resmi). Contohnya, surat lamaran pekerjaan, surat izin
tidak masuk kerja, dan surat izin tidak masuk sekolah.
 Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan. Contohnya,
surat dari anak kepada orang tuanya, surat dari
sahabat, surat undangan pernikahan, surat ucapan
selamat, dan surat ucapan belasungkawa.
 Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah

surat yang dibuat oleh seseorang
yang ditujukan kepada perusahaan
berisi tentang permohonan untuk
memperoleh pekerjaan sesuai
dengan jabatan yang ditawarkan
serta kemampuan yang dimiliki oleh
si pelamar.
 Cara mengetahui informasi tentang
lowongan pekerjaan

 Lihat informasi tentang lowongan pekerjaan di berbagai media

massa.
 Kunjungi pameran-pameran bursa kerja.
 Jelajahi internet ( internet surfing), karena berbagai perusahaan
menggunakan internet dalam merekrut karyawannya, dan
bergabunglah dengan situs yang menyediakan informasi
mengenai berbagai lowongan pekerjaan.
 Hubungi teman atau relasi dan tanyakan mengenai informasi
lowongan pekerjaan yang Anda cari.
 Hubungi headhunter (pencari SDM) atau out sourcing dan
kirimkan kualifikasi diri.
 Datangi langsung perusahaan-perusahaan dan tanyakan tentang
lowongan pekerjaan yang tersedia di perusahaan tersebut.
 Tata cara penulisan surat
lamaran pekerjaan

 Ukuran kertas standar yang biasa digunakan adalah A4

untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (f4) untuk
lembaga pemerintahan.
 Gunakan kertas HVS warna putih, hindari penggunaan kertas
berwarna.
 Gunakan huruf dengan ukuran dan jenis standar misalnya,
Times New Roman dengan ukuran font 12 berwarna hitam.
 Tulis surat lamaran dalam satu halaman saja dengan jelas,
singkat, dan padat..
 Tunjukkan rasa percaya diri.
 Gunakan kaidah berbahasa yang baik dan benar.
 Gunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami.
 Hindari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil fotokopi.
 Kegiatan Belajar 3

MENGURUS/MENJAGA SISTEM
DOKUMEN

Indeks
Mengindeks Nama Orang atau
Perusahaan
Peraturan Mengindeks
 Pengertian Indeks

Dari segi kearsipan, indeks diartikan

sebagai petunjuk atau tanda pengenal
untuk memudahkan dalam penentuan
tempat penyimpanan arsip, sehingga
ketika Anda membutuhkan arsip
tersebut maka dengan mudah dapat
ditemukan kembali.
 Kegunaan Indeks

 Untuk mengelompokkan atau

menyatukan arsip/dokumen
yang memiliki kode dan kegiatan
yang sama kemudian disatukan
ke dalam satu berkas.
 Sebagai media penemuan
kembali dokumen.
 Mengindeks adalah
menentukan urutan unit-
unit atau bagian-bagian
Mengindeks dari kata tangkap/caption
yang akan disusun
menurut abjad.
 Syarat-Syarat Mengindeks

 Singkat, jelas, dan mudah dipahami.

 Menggunakan kata yang mudah
dimengerti.
 Memiliki orientasi kepada kebutuhan
pemakai.
 Diambil dan ditentukan dari isi surat
tersebut.
 Kata tangkap adalah
tanda pengenal (ID) dari
suatu warkat yang
Kata disimpan, sehingga kata
tangkap tangkap dipilih
berdasarkan sistem
penyimpanan yang
digunakan.
 Kata Tangkap dalam
Mengindeks
 Penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system), kata
tangkapnya adalah nama orang atau nama badan/lembaga/
perusahaan/organisasi.
 Penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), kata
tangkapnya adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip
yang disimpan.
 Penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system), kata
tangkapnya adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan.
 Penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), kata
tangkapnya adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat
yang disimpan.
 Penyimpanan sistem nomor (numerical filling system), kata
tangkapnya adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku
arsip.
 Peraturan Mengindeks
Nama Orang Indonesia

 Nama orang Indonesia

 Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis.
 Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
 Nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks
sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga.
 Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di
belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih
dulu nama jelasnya.
 Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali),
diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan
kelahiran dan gelar kalau ada.
 Pengindeksan nama tunggal

Nama tunggal yang pendek diindeks mendahului

nama tunggal yang lebih panjang
Pengindeksan nama ganda
Contoh pengindeksan nama
ganda dengan marga
Pengindeksan nama
dengan gelar
Pengindeksan nama yang
menggunakan singkatan
Pengindeksan nama dengan
urutan kelahiran (orang Bali)
 Peraturan Mengindeks
Nama Orang Asing

 Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan

biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang
China dan Korea (nama keluarganya terletak di depan).
 Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung
dianggap sebagai satu unit.
 Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du,
del, Des, Di, Fitz, La, Le, M’, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Van
der, Von, dan Von der) dalam mengindeks tidak terpisah
dari nama keluarga sebagai unit pertama..
 Nama yang memakai seniority (Sr, Jr, I, II, III) dalam indeks
diletakkan pada unit terakhir.
Pengindeksan nama orang asing
dengan nama keluarga
Pengindeksan nama orang Eropa
 Pengindeksan nama yang memakai
awalan nama keluarga
Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
Fitz, La, Le, M’, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Van der, Von, dan Von der)
dalam mengindeks tetap digabung dengan nama keluarga sebagai unit
pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut
diabaikan.
Pengindeksan nama yang memakai
seniority
Pengindeksan nama
perusahaan
Pengindeksan nama perusahaan yang
menggunakan singkatan
Pengindeksan nama perusahaan
yang terdiri dari angka
Pengindeksan nama perusahaan yang
memakai tanda penghubung
Pengindeksan nama badan
usaha yang bergerak di
bidang pendidikan
Pengindeksan nama
instansi pemerintah
 Pengindeksan
nama organisasi