Modul Ajar 1
Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan
Layanan Bisnis (MPLB)
Kelompok 3
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN,RISET DAN
TEKNOLOGI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAN
PERBUKUAN PUSAT ASESMEN DAN PEMBELAJARAN
Penyusun
Kelompok 3
1. Dyah Ayu Siswiyanti
2. Dewi Susilowati
3. Jundiati
4. Kurniasari
5. Tyasnita Gloria
6. Anastasya Novi
SMKS Pelita Ciampea 1
2023
ii
DAFTAR ISI
1. Identitas modul
Satuan Pendidikan : SMK
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas :X
Fase :E
Guru/Fasilitator :
Tahun Pelajaran : 2023-2024
Alokasi Waktu : 3 JP x 2 pertemuan (@JP 45 menit)
2. Kompetensi awal
Siswa mampu menjelaskan dasar-dasar komunikasi lisan, tulis dan komunikasi
melalui media elektronik
3. Profil Pelajar pancasila
• Dimensi 1. Beriman, Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan Berakhlak
Mulia.
• Dimensi 2. Mandiri
• Dimensi 3. Bergotong Royong
• Dimensi 4. Bernalar Kritis
• Dimensi 5. Kreatif
4. Sarana dan Prasarana
• Sumber Belajar : Lingkungan Belajar terdekat
• Alat : Smartphone, LCD, Laptop, Alat Tulis Kantor, Telepon
• Bahan : Jaringan Internet, Form Pengamatan, Daftar Pertanyaan
1
5. Bahan Bacaan untuk Siswa : Buku Pegangan Siswa
6. Target Peserta Didik
Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di kelas X (Sepuluh)
maksimal 36 peserta didik, Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan
Layanan Bisnis, pada bidang keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. Terdapat 2
target peserta didik, yaitu:
• Peserta didik dengan kesulitan belajar (hanya menonjol pada salah satu gaya
belajar saja)
• Peserta didik dengan pencapaian tinggi
7. Moda Pembelajaran
Model Pembelajaran : Project Based Learning
Moda Pembelajaran : Blended Learning
Metode Pembelajaran :
• Ceramah
• Diskusi
• Presentasi
• Demonstrasi
• Simulasi Praktik
8. Kata Kunci
• Komunikasi Lisan
• Telepon
• Definisi Telepon
• SOP Bertelepon
• Dokumen Bertelepon
9. Ketersediaan Materi
Materi disajikan dalam bentuk aktivitas pembelajaran (mengamati, menyimak,
membaca, bertanya, mencoba, berlatih, berdiskusi, presentasi, bermain peran,
2
menulis, atau lainnya) sehingga menghasil proses kognitif, afektif dan psikomotorik
yang membentuk karakter tediri:
• Membaca buku dan dokumen, menuliskan hasilnya secara mandiri melalui
proses daring atau luring.
• Mengamati Proses komunikasi (dalam berita, jurnal, Tayangan media,) dan
menuliskan dalam dokumen.
• Penugasan proyek sederhana secara berkelompok.
• Materi disajikan tidak hanya dalam bentuk teks, tetapi juga dalam gambar.
10. Persiapan pembelajaran
Diagnostik Formatif
3
menanyakan
Bahan: secara acak
Jaringan kepada peserta
internet, didik terhadap
Daftar pemahaman
pertanyaan materi
Lisan/Tulis,
Form
Pengamatan
KOMPONEN INTI
1. Tujuan pembelajaran :
a. Fase “E”
b. Rumusan Capaian Pembelajaran masing-masing elemen adalah sebagai
berikut:
Sistem informasi Pada akhir fase E peserta didik mampu memahami jenis
dan komunikasi informasi/data, prosedur penggunaan menu home page, dasar-
organisasi dasar komunikasi lisan, tulis, dan komunikasi melalui media
elektronik, serta prosedur penggunaan media komunikasi.
4
c. Tujuan pembelajaran yang ingin dicapai : Siswa mampu menjelaskan
dasar-dasar komuniksi lisan, tulis dan komunikasi melalui media elektronik
2. Pemahaman bermakna :
Komunikasi Lisan atau verbal menggambarkan semua jenis interaksi antara individu
yang menggunakan kata-kata dan melibatkan berbicara dan mendengarkan. Dalam
komunikasi lisan, pengirim dan penerima bertukar pikiran atau ide secara lisan baik
dalam diskusi tatap muka atau melalui perangkat mekanik atau listrik seperti telepon
atau sistem VOIP seperti Skype. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif
melalui berbicara sangat dihargai dalam bisnis.
3. Pertanyaan pemantik :
a. Anda sering mendengar istilah komunikasi, sejak kapan kita mulai
berkomunikasi? Apa yang dimaksud komunikasi menurut pendapat anda ?
b. Menurut kalian apa saja komunikasi yang dilakukan di dalam kantor ?
4. Kegiatan pembelajaran
Pertemuan 1 : 3 JP x 45 Menit
Dasar-Dasar Komunikasi Lisan
2 Peserta didik menyiapkan diri, kelas dilanjutkan dengan do’a yang dipimpin oleh
salah satu peserta didik
4 Peserta didik merespon apersepsi yang disampaikan oleh guru melalui pertanyaan
pemantik sebagai berikut:
1. Anda sering mendengar istilah komunikasi, sejak kapan kita mulai
berkomunikasi? Apa yang dimaksud komunikasi menurut pendapat Anda?
2. Menurut kalian apa saja komunikasi yang dilakukan di kantor?
5
6 Peserta didik mengerjakan pretest dengan media google form melalui link berikut
https://forms.gle/iGmVH5tLbBM5Lze77
1 Peserta didik menyimak tayangan materi dengan media power point tentang dasar-
dasar komunikasi lisan.
3 Peserta didik membentuk kelompok belajar sesuai arahan dari guru dan
mengerjakan lembar kerja yang diberikan oleh guru
5 Guru menanyakakan tentang pemahaman atau kesimpulan dari materi yang telah
dipelajari.
1 Peserta didik mengerjakan post test sebagai evaluasi pembelajaran hari ini dengan
media goole form melalui link berikut https://forms.gle/iGmVH5tLbBM5Lze77
3 Peserta didik memperoleh umpan balik dari guru terkait proses dan hasil
pembelajaran
6
Pertemuan 2 : 3 JP x 45 Menit
Dasar-Dasar Komunikasi Lisan
2 Peserta didik menyiapkan diri, kelas dilanjutkan dengan do’a yang dipimpin oleh
salah satu peserta didik
4 Peserta didik merespon apersepsi yang disampaikan terkait materi yang sudah
dipelajari di pertemuan sebelumnya dengan pertanyaan berikut:
a. Apa itu komunikasi lisan?
b. Bagaimana etika dalam bertelepon?
c. Hal-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan ketika bertelepon?
1 Peserta didik mengamati video pembelajaran cara praktik komunikasi lisan dengan
bertelepon di youtube dengan link atau tautan yang telah dikirimkan oleh guru.
https://youtu.be/aJByJOB8tH0?feature=shared
7
Penutup (10 menit)
2 Peserta didik memperoleh umpan balik dari guru terkait proses dan hasil
pembelajaran
8
Rubrik Penilaian Uji Pengetahuan Pretest dan Post test
Keterangan Nilai
Keterangan penilaian: Nilai = (Jumlah skor yang diperoleh)/(Jumlah
1= sangat tidak baik Skor Maksimal) x 100
2= tidak baik = ________________ x 100
3= cukup baik = ________________
4= baik
5= sangat baik
Catatan:
9
Lembar Pengamatan Sikap
1. Mata Pelajaran :
2. Materi Pokok :
3. Waktu Pengamatan :
No Nama Sikap
Petunjuk penskoran:
Skala penilaian sikap dibuat dengan rentang antara 1 sampai dengan 4
1 = sangat kurang
2 = kurang konsisten
3 = mulai konsisten
4 = selalu konsisten
Skor akhir menggunakan skala 1 sampai 4
6. Pengayaan :
Kegiatan pengayaan dan remedial dapat dilakukan melalui kegiatan mandiri yang
akan menambah wawasan terhadap materi tentang menjawab dan melakukan
10
panggilan telepon di bidang komunikasi lisan. Video pengayaan dan remedial untuk
elemen 7 dapat diakses pada https://youtu.be/AI93j-yjE3o
7. Refleksi siswa :
a. Materi mana yang menurut kamu sulit?
b. Bagaimana cara kamu meningkatkan hasil belajar agar lebih baik?
c. Kepada siapa kamu meminta bantuan untuk membantu memahami materi ini?
8. Refleksi Guru :
a. Apakah 100% siswa mencapai Tujuan Pembelajaran? Jika tidak, berapa % kira-
kira yang mencapai Tujuan Pembelajaran?
b. Apa kesulitan yang dialami siswa yang tidak mencapai Tujuan Pembelajaran?
Apa yang akan guru lakukan untuk membantu mereka?
11
LAMPIRAN
Pada hari ini panitia acara dari PT Telkom Jalan Gajah Mada No.134
Semarang, akan melakukan panggilan telepon kepada Ibu Dina Kepala Unit
Kantor informasi di Jalan Saleh Semarang. Tujuan telepon adalah untuk
meminta kepastian kehadiran Ibu Dina dalam acara gelar media informasi
yang diselenggarakan PT. Telkom dua hari yang akan datang di Hotel
Meranti Jalan Indra Prasta No 45 Semarang.
Dari skenario di atas silahkan membuat dialog dengan teman sebangku dan
tulis dialog tersebut serta buatlah dokumen telepon berupa blocknote!
12
c. Presentasi hasil diskusi di depan kelas
Lembar Kerja Peserta Didik 1
Identitas Kelompok: Kelas : X MPLB 1/2
1.
2.
Hasil Diskusi
1. Dialog Bertelepon
15
Telepon Rumah Model Lama Telepon Rumah Model Sekarang.
16
B. Melakukan panggilan telepon
Saat melakukan panggilan telepon sebaiknya mengikuti prosedur berikut:
1. Siapkan nomor telepon yang akan dituju dan pesan singkat yang akan
disampaikan dan nama yang akan ditelepon. Biasanya hal-hal yang
dibutuhkan ditulis dalam blocknote tersendiri.
2. Tekan nomor telepon yang dituju.
3. Memastikan telpon sesuai tujuan dengan mendengarkan penerima telepon
memberi salam dan menawarkan bantuan
4. Menjawab salam, sebutkan identitas diri.
5. Sampaikan maksud dan tujuan bertelepon setelah salam dijawab.
6. Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan
7. Tutup sambungan telepon/gagang telepon
C. Menjawab panggilan telepon
1. Cara menjawab panggilan telepon sesuai SOP
Teknik menerima panggilan telepon masuk
a. Mengangkat telepon
Saat menerima telepon, angkat gagang pesawat telepon dengan tangan kiri,
sementara tangan kanan siap dengan alat tulis dan buku catatan.
b. Memberi salam kepada penelepon
Contoh: “Selamat pagi, PT Danareksa di sini.”“Selamat siang, saya Kinanti
dari PT Danareksa.”
c. Menanyakan identitas penelepon
Contoh: “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara”
d. Menanyakan keperluan penelepon
Contoh: “Ya, Ibu Rani, ada yang bisa saya bantu?”
e. Menghubungkan penelepon dengan pihak penerima telepon
f. Menciptakan kesan yang baik
17
1) Seandainya si penelepon ingin berbicara langsung dengan pimpinan
perusahaan, jawablah dengan baik-baik dan sopan, seperti “Bisakah Bapak
menunggu sebentar?” atau “Maaf Bu, bisakah Ibu menunggu sebentar?”
2) Apabila pimpinan tidak berada di tempat atau karena ada sesuatu hal,
sehingga tidak dapat menerima telepon, maka ada beberapa cara yang
harus dilakukan oleh penelepon, yaitu sebagai berikut:
a) Memberikan keterangan yang tidak bersifat eksplisit (mendetail) mengenai
waktu dan kegiatan sebenarnya. Contoh:
18
2. Cara menawarkan bantuan kepada penelpon sesuai SOP
Bicaralah dengan penelpon dengan menggunakan kata-kata yang
menunjukan sikap mau membantu.
Misalnya :
- Apakah ada yang bisa dibantu?
- Apakah ada pesan yang harus saya sampaikan?
- Pimpinan kebetulan sedang tidak ada ditempat, adakah pesan yang perlu
disampaikan
3. Cara mengulangi inti pembicaraan untuk menghindari kesalahan informasi.
Menerima pesan hendaknya memperhatikan kejelasan dalam setiap pesan dan
tulisan untuk orang yang diberi pesan. Jika diringkas, dalam menerima pesan
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. Mengulang setiap pesan
b. Menulis dengan huruf yang jelas dan mudah dibaca
c. Menulis tanggal
d. Menulis pencatat pesan
e. Menyampaikan pesan dengan segera
Konfirmasi disampaikan kepada penelepon untuk menegaskan kembali pesan
yang diterima sesuai dengan persepsi penelepon.
Misalnya: Baik bapak bisa saya ulang kembali untuk pesannya?
19
perusahaan yang mereka hubungi. Mereka akan menaruh respek, salut,
bahkan hormat terhadap perusahaan tersebut. Sebaliknya, jika ada respon
yang tidak sabar atau tidak profesional, maka mereka akan membuat catatan
bahwa perusahaan yang dihubungi adalah perusahaan yang tidak punya
kesopanan. Dampak yang sangat buruk antara lain, customer akan lari,
konsumen membatalkan kerjasama, atau penelepon akan bercerita ke orang
lain bahwa perusahaan yang dihubungi itu standarnya masih rendah.
Untuk menjawab pertanyaan, berikan waktu untuk mendengar dengan
sungguh-sungguh dan simak pertanyaan dari penelepon tanpa memotong
pembicaraannya, serta pahami inti dari pertanyaannya. Bila bisa kita jawab
langsung, maka segera kita jawab dengan singkat dan jelas. Namun bila
pertanyaan ditujukan ke orang lain, kita harus menyampaikan kepada
penelepon untuk minta ijin menunggu untuk diteruskan kepada orang yang
tepat.
Mentransfer sambungan telepon :
a. Beritahu penelepon apa yang sedang kita lakukan
b. Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang di tuju, tanyakan
terlebih dahulu kepada pihak yang dituju, apakah dapat menerima telepon
atau tidak.
c. Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk,
bicaralah segera kepada si penelpon untuk menjelaskan situasinya, dan
tanyakan apakah masih mau menunggu atau akan menelpon kembali.
d. Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu, segera beritahukan kepada
penerima telepon, bahwa si penelepon masih mau menunggu.
e. Setelah penerimaan telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya,
barulah operator memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan
ke penerima telepon, tetapi sebaiknya sebelum memindahkan sambungan
20
telepon, operator mengecek terlebih dahulu kepada si penelepon , apakah
pesawat teleponnya masih tersambung.
f. Lain halnya, apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima
telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu, bicaralah baik-baik
dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan penelpon untuk meninggalkan
nomor telepon yang bisa dihubungi.
21
D. Dokumen Telepon
Dokumen telepon merupakan catatan yang disiapkan dan dihasilkan
sebelum dan setelah melakukan pembicaraan telepon. Untuk melakukan panggilan
telepon dibutuhkan format blocknote sebagai berikut:
22
Dalam bertelepon blocknote digunakan pada saat melakukan panggilan
telepon agar komunikasi dalam bertelepon dapat terstruktur dan jelas. Blocknote
juga dapat digunakan sebagai catatan sementara dalam menjawab panggilan
telepon agar lembar pesan telepon tercatat dengan rapi.
Lembar pesan telepon (LPT) digunakan apabila orang yang ditelepon tidak
ada ditempat karena melaksanakan tugas, sehingga LPT akan menjadi dokumen
pengingat untuk meneruskan pesan kepada pihak yang berhak.
Untuk dapat mengisi lembar LPT harus menyesuaikan dengan informasi yang
didapatkan dari blocknote, untuk pengisian LPT cukuplah mudah karena hanya
perlu menyalin kembali informasi yang ada di blocknote ke dalam lembar pesan
telepon (LPT), yang perlu diperhatikan dalam penulisan lembar LPT adalah pesan
yang ditulis haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting yang perlu ditulis,
berikut ini format dari bentuk LPT resmi yang telah diisi sesuai dengan blocknote
berikut.
23
3. Glosarium
a. Komunikasi : Proses pemindahan pesan dari komunikator kepada penerima/
komunikan
b. SOP : Standar Operasional Prosedur atau biasa disebut dengan nama SOP
merupakan suatu sistem yang dirancang guna menertibkan, merapikan, dan
memudahkan suatu pekerjaan.
c. Telepon : pesawat dengan listrik dan kawat, untuk bercakap-cakap antara dua
orang yang berjauhan tempatnya
d. Valid : valid digunakan untuk menunjukkan sesuatu yang sah, benar, tepat
ataupun tidak dapat digugat lagi kebenarannya.
e. Transfer : transfer berarti pindah atau beralih tempat
f. Etika : berasal dari bahasa Yunani yaitu ethos yang berarti karakter,
watak kesusilaan atau adat kebiasaan di mana etika berhubungan erat dengan
konsep individua tau kelompok sebagai alat penilai kebenaran atau evaluasi
terhadap sesuatu yang telah dilakukan
24
4. Daftar Pustaka
Susilo Joko, 2021. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis :
SMKS Yapentob Toboali
The Liang gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty
Offset.
Rasto, M.Pd, Dr. 2015. Manajemen Perkantoran Modern- Paradigma Baru,
Bandung: Alfabeta.
Susilowati, Tri.2022. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
untuk SMK/MAK Kelas X Semester 2. Jakarta: Kementerian Pendidikan,
Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
25