ADMINISTRASI

PERKANTORAN

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

Semester Genap 2019/2020
Januari – Mei 2020
 PARADIGMA BARU ADMINISTRASI PERKANTORAN
Lama
Kegiatan adm perkantoran dianggap sebagai kegiatan
kantor yang sifatnya marginal, kegiatan pelengkap
yang dianggap tidak terlalu penting. Sehingga
penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu
menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan
kreatif karena perkerjaan bagian administrasi hanya
berurusan dengan catat mencatat data yang tidak
diperlukan kemampuan tinggi untuk
mengerjakannya.
Tayloristik:
Administrasi perkantoran dianggap sebagai kajian
mengenai organisasi tingkat bawah.
Klerikalistik:
Administrasi perkantoran dipandang sebagai
pekerjaan yang berhubungan dengan ketata usahaan
saja.
Teknis:
Bagian administrasi perkantoran hanya berhubungan
dengan keputusan-keputusan operatif-teknis.
Sekunder:
Administrasi perkantoran merupakan fungsi
sekunder terhadap tujuan usaha.
Baru
Adanya kesadaran bahwa bagian perkantoran/bagian
administrasi adalah jantungnya perusahaan, pusat kegiatan
dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap
operasional perusahaan akan selalu berhubungan dengan
bagian administrasi. Sehingga apabila bagian administrasi
dikelola dengan baik maka dampak positifnya akan menyebar
ke seluruh bagian.
Druckeristik:
Administrasi perkantoran dipandang sebagai kegiatan
mengenai sistem informasi yang penting untuk pembuatan
keputusan.
Fungsionalistik:
Administrasi perkantoran adalah bagian yang kegiatannya
menghimpun data-data baik internal maupun eksternal,
menganalisis data agar menjadi informasi yang signifikan,
mendistribusikan hasil analisis ke bagian-bagian yang
membutuhkan, dan mengelola sumber daya dan sarana
perkantoran.
Manajerial:
Bagian administrasi perkantoran sebagai penyaji informasi
yang sangat mendukung pada kegiatan semua hierarki
manajemen baik terkait keputusan teknis maupun keputusan
manajerial.
Partisipatif:
Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang sama
dengan fungsi manajemen lainnya.
 ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kegiatan tata usaha sudah sejak zaman

kuno dilakukan. Catat mencatat/kertas.

Pekerjaan tulis/kantor/kertas
mengalami perkembangan yang
disebabkan oleh:
» pertambahan penduduk, perluasan
pendidikan, kemajuan teknologi,
perkembangan badan2 usaha, dan
adanya ketentuan dari pemerintah yang
mensyaratkan bukti tertulis
» meluasnya aktivitas administrasi,
seperti : pembuatan bagan organisasi,
penyusunan rencana, pengangkatan
pegawai, pertanggung jawaban
keuangan, inventaris barang, dll.
Muncul konsep manajemen
perkantoran
Sehubungan dengan perubahan bentuk,
corak, susunan, volume, dan peranan
pekerjaan kantor tsb, maka pekerjaan
tsb harus direncanakan, diatur,
diarahkan, dikendalikan, dan
disempurnakan supaya berjalan efisien.
 Perkembangan Ilmu Administrasi Perkantoran
Manajemen Sejalan dengan Coleman Lloyd
perkembangan ilmu Fathers of scientific
perkantoran manajemen, office administration Maze,
yang pada manajemen 1. William Henry dan Harry L
awalnya perkantoran juga Leffingwell
mulai ditelaah dan 2. Henry Arthur Hopf
Wylie,
dianggap dikembangkan
sebagai dengan metode2 editor buku
ilmiah. Sehingga Mengikuti jejak pegangan
keterampilan Frederik Winslow
atau seni
tumbuhlah
Taylor dengan
pertama dan edisi
sekumpulan
praktis, menjadi pengetahuan menerapkan asas- kedua dari “Office
bersifat ilmiah sistematis yang asas manajemen Management: A
atau ilmu.
disebut “ilmu dalam bidang Handbook” di
administrasi tatausaha
perkantoran” Amerika Serikat

Tahun 1919, sekelompok manajer kantor yang mengikuti gerakan manajemen ilmiah tsb, membentuk perhimpunan
keahlian dengan nama “National Association of Office Managers” di Massachusetts, AS.
Tahun 1923 berubah nama menjadi “National Office Management Association” (Perhimpunan Manajemen
Perkantoran Nasional/NOMA)
Tujuan dari perhimpunan tsb adalah:
1. Mengembangkan pertukaran pikiran/pengalaman di antara para anggotanya mengenai organisasi dan manajemen
perkantoran
2. Mendorong usaha standarisasi dan menetapkan sejauh mungkin ukuran-ukuran baku mengenai kerja
ketatausahaan yang dapat dipakai dalam dunia perindustrian
3. Memprakarsai dan melaksanakan penerapan cara2 ilmiah dalam masalah2 organisasi dan manajemen perkantoran.

Untuk keperluan penyebaran pengetahuan mengenai administrasi perkantoran diterbitkanlah sebuah majalah
dibidang manajemen/tatausaha.
 Pentingnya Manajemen Perkantoran
• Penerapan manajemen perkantoran yang efektif
selain meningkatkan efisiensi juga mampu
membangun image organisasi, serta
mendongkrak kinerja organisasi.
• Peran penting manajemen perkantoran:
1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan
2. Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi
3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan.

• Dampak positif manajemen perkantoran:

1. Efisiensi organisasi
2. Meningkatkan kinerja atau performance organisasi
3. Membangun image positif
 DEFINISI
Kantor Dari bahasa Belanda Kantoor:
Ruang kerja; ruang berkumpul; ruang dimana pengusaha beserta
pegawainya menjalankan aktivitas-aktivitas pekerjaannya; tempat
kedudukan pimpinan suatu administrasi; instansi, badan, jawatan,
atau organisasi.
Dari bahasa Inggris office:
Kewajiban, tugas, fungsi; jabatan; maskas atau ruang dimana
seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha
pokoknya; jasa pelayanan; tugas pekerjaan; komposisi dari urusan-
urusan tertentu; tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat
tempat kerja tata usaha.
Perkantoran Hal yang berkaitan dengan kantor.
Kantor malaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran.
Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dan
digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan,
serta perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya.
 DEFINISI lanjutan ...

Administrasi Dari bahasa Belanda administratie:

Meliputi kegiatan pembukuan ringan,mencatat,menyurat, mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Leonard D White: suatu proses yang umum ada pada usaha kelompok-kelompok,
baik pemerintah maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran
besar maupun kecil.
Administrasi berkenaan dengan pelaksanaan kerja dalam organisasi yang
dilakukan dalam rangka mencapai berbagai tujuan yang telah ditentukan.
Administrasi juga dapat dippahami sebagai proses dan aktivitas melalui berbagai
kegiatan pembimbingan, kepemimpinan,dan pengawasan usaha-usaha suatu
kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama.
Dwight Waldo: suatu daya upaya yang kooperatif, yang mampu nyai tingkat
rasionalitas yang tinggi.
The Liang Gie: segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok
yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan
tertentu
Dimock dan Dimock: ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki rakyat
melalui pemerintah, dan cara mereka memperolehnya. Yang mementingkan
aspek-aspek konkrit dari metode-metode dan prosedur-prosedur manajemen.
Herbert Simon: kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-
tujuan bersama.
 DEFINISI Lanjutan ...

W.H. Evans
Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan
bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

William Leffingwell dn Edwin Robinson

Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi merupakan turunan dari seni
dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, kapanpun dan dimana pun pekerjaan tersebut
dilakukan

George Terry
manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan2 yang telah ditetapkan
lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.
 Lanjutan definisi …

Arthur Grager:
manajemen perkantoran adalah fungsi tata-
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat dari suatu organisasi

Edwin Robinson:
manajemen perkantoran berkenaan dengan
pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan
perkantoran
 Lanjutan definisi …

The Liang Gie:

manajemen perkantoran merupaan suatu fungsi tertentu.
fungsi » sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah
aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan
sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu
urutan atau pun secara praktis saling tergantung satu sama
lain.
΅ rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
hal » pekerjaan kantor
 Fungsi dan Lingkup manajemen perkantoran
Fungsi manajemen perkantoran menurut beberapa ahli:
Manajemen dan pengarahan (Evans)
Tata-penyelenggaraan (Gregar)
Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell dan Robinson)
Manajemen (Littlefield dan Peterson)
Pengawasan (Neuner dan Haynes)
Pengendalian dan pengarahan (Nourse)
Pengarahan dan Pengawasan (Robinson)
Pengarahan (Spriegel dan Davies)
Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta penggerakan (Terry)

Lingkup manajemen perkantoran (Edwin Robinson):

Pekerjaan perkantoran
Pegawai perkantoran
Material-perlengkapan
Persyaratan
Metode pekerjaan perkantoran
 Lanjutan Fungsi dan ...

Ruang lingkup manajemen perkantoran (Maryati, 2014)

1. Pengorganisasian kantor
1. Struktur organisasi kantor
2. Pengorganisasi pekerjaan kantor
2. Perencanaan dan pengawasan sistem kantor
1. Perencanaan metode kerja, prosedur kerja
2. Evaluasi dan standarisasi kerja
3. Produk-produk perkantoran
1. Informasi
2. Surat-surat
3. Formulir-formulir
4. Catatan-catatan
4. Peralatan kerja kantor
1. Mesin-mesin kantor
2. Perkakas kantor
5. Lingkungan kantor
1. Lingkungan fisik
2. Lingkungan karyawan
 Sumber bacaan

1. Donni Juni Priansa dan Fenny Damayanti, 2015,

Administrasi dan Operasional Perkantoran, Bandung:
Alfabeta.
2. Maryati, 2014, Meningkatkan Keunggulan Perusahaan
Melalui Manajemen Perkantoran Efektif, edisi kedua,
Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
3. Budiyono, 2007, Diktat Mata Kuliah Administrasi
Perkantoran.
4. The Liang Gie, 2009, Administrasi Perkantoran Modern,
Yogyakarta : Liberty.
5. Sedarmayanti, 2009, Dasar-Dasar Pengetahuan tentang
Manajemen Perkantoran suatu pengantar. CV. Mandar
Maju.