MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB 1
MANAJEMEN ADMINISTRASI

Dosen Pengampu :
Hernowo Noviyanto, S.E., M.Si.
Kita banyak tau manajemen perkantoran ada di pemerintahan maupun
swasta / organisasi, dan telah tumbuh pula perkembangan pesat.
Sejarah di zaman Kerajaan maupun kebudayaan sebagai awal manajemen
administrasi dimulai.
 
• Dalam sejarahnya Di Babylonia, telah ditemukan catatan yang ditulis di
atas tanah selama abad ke-30 SM.
• Kemudian di Mesir ditemukan catatan di pohon papyrus.
• Di Cina, pada abad ke-20 SM, terdapat pencatatan kegiatan
pemerintahan dengan mempergunakan kulit binatang (penyu) yang diikuti
dengan pemakaian logam, bambu, dan kayu.
• Persia, Yunani, maupun Romawi melaksanakan kegiatan tersebut pada
abad ke-5 SM.
• Di Indonesia telah berlangsung kegiatan administrasi pada masa
kerajaan Sriwijaya, Majapahit, Demak, melalui prasasti maupun candi
pada masa itu.
Pengetahuan tentang sejarah administrasi dapat diketahui berkat adanya
kegiatan administrasi, yaitu tulis-menulis.
Ketika ketahui bahwa kegiatan ini tidak efektif dan efisien
Maka mulai dikembangkan mesin ketik manual yang dikembangkan oleh
Trio USA, Christopher L. Scholes, Carlos Glidden, dan Samuel W.
Soule di pabrik senapan Remington & Stone dan dipasarkan kepada
pada tahun 1874.
Sedangkan untuk alat hitung, di Cina yaitu Sem Poa manual, namun yang
mekanis dibuat pada tahun 1642 oleh Blais Pascal, yang kemudian
disempurnakan oleh Leibnitz dan dijual ke publik tahun 1694
(Warsidi, 1999). 
Penemuan peralatan perkantoran sekarang semakin pesat akibat adanya
Komputer yang terintegrasi dgn sistem informasi keseluruh dunia
melalui Internet.
Pengertian dan Fungsi
Definisi Ilmu Administrasi Perkantoran
Manajemen Administrasi masih menggunakan Literatur yang sama.
Hal ini ditegaskan oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama, walaupun
istilah administrasi oleh swasta sedangkan Negara sering menggunakan istilah
birokrasi. Menurut (Gie, 2000) definisi Manajemen Perkantoran diterjemahkan oleh
para ahli antara lain adalah:
- WH Evans (1963): fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan
organisasi;
- Arthur Grager (1958): fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat dari suatu organisasi;
- William Leffingwell dan Edwin Robinson (1950): cabang ilmu manajemen yang
berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di
mans pekerjaan itu harus dilakukan;
- George Terry (1966): perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan per­kantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun Institute of Administrative Management
(Anonymous, 2002) di pertengahan tahun 1990-an
mendefinisikan manajemen perkantoran : sebagai salah satu
cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan
untuk mendapatkan, mencatat, & menganalisis informasi,
baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna
mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan
administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.
Sedangkan menurut (Quible,2001) disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, clan mengendalikan hingga menyelenggarakan
secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran ( Untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Office Support Functions
Menurut Quible (2001), ada 5 jenis office support functions:
- Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran mencakup tugas rutin seperti pengarsipan,
penggandaan, dan lainnya biasanya oleh staf administrasi sehari-hari;
- Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi membutuhkan keterampilan / skill seperti pelaksanaan
program dan penguasaan TI.
- Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat laporan
- Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan
terhadap orang lain sebagai jenjang karier.
- Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran,
dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini
dilakukan oleh manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem clan prosedur administrasi suatu
organisasi.
EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
Memahami perkembangan teori manajemen sangat penting untuk mendapatkan gambaran tentang proses
manajemen. Dan beberapa pemikiran yang mendasar ttg teori akan menjadi panduan yang bermanfaat bagi
pengelolaan administrasi perkantoran.
Menurut Quible (2001), ada 4 tahapan dalam evolusi teori manajemen yang berkaitan dengan dunia
administrasi, dimulai dari :
- manajemen ilmiah pada awal tahun 1900-an,
- manajemen admi­nistratif pada awal tahun 1930-an,
- manajemen hubungan manusia pada dekade 40 hingga 50-an, dan
-sekarang dengan manajemen modern.
Buku ini akan menggunakan klasifikasi teori manajemen berdasarkan Odgers (2005) yang terdiri dari 4 teori,
yaitu:
-manajemen klasik,
-manajemen perilaku,
-manajemen ilmiah, dan
-manajemen kualitas.
1. Manajemen Klasik
Pada awal abad 18 dan 19, dunia mengalami Revolusi Industri yang menitik beratkan pada proses produksi
bagaimana menciptakan organisasi industri yang modem.
Manajemen klasik mempunyai dua pandangan, yaitu:
- manajemen ilmiah dan
- manajemen kesatuan yang utuh.
Ad 1 Manajemen Ilmiah, didasari adanya 2 masalah yang dihadapi organisasi, yaitu :
bagaimana meningkatkan output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi penge­lolaan
organisasi. Secara logic dan sistematis perusa­haan akan mengembangkan solusi yang efektif terhadap
kedua masalah dimaksud.

menurut pandangan klasik Frederick W Taylor seorang insiyur pada perusahaan

Betlehem Steel berkeyakinan bahwa suatu saat perrusahaan tersebut akan mengalami situasi yang
sulit terkait ekonomi bagi karyawannya oleh karena itu cara pemecahan masalah tersebut dilakukan
dengan cara studi ilmiah maksudnya dengan meningkatkan ketrampilan keryawan akan meningkatkan
hasil produksi yang hasilnya akan diperoleh sebagai kesejahteraan
Menurut pandangan klasik ada 4 pendapat para ahli al :

1. Pandangan lain menurut Frank dan Lilian Gilbreth mereka menggunakan studi gerak dan waktu
dengan menggunakan diagram yang akan menekan proses serta arus kerja mengekploitasi pada tingkat
tertentu dimana seseorang akan merasa lelah dsn bsgaimana implikasinya terhadap Kesehatan dan
produktifitas kerja.
2 Sedangkan menurut Gilbreth 1947 studi waktu sangat memperhatikan jumlah waktu yang
digunakan utk bekerja sementara studi gerak memperhatikan memperhatikan efisiensi gerak selama
mereka bekerja
3 pendapat max weber sosiologi dari jerman mengembangkan konsep organisasi yang ideal. Bahwa
birokrasi merupakan organisasi yang ideal dan formal yang diatur oleh peraturan antara lain :
1. pekerjaan yang komplek menjadi lebih sederhana namun berulang ulang
2. Hirarkinya jelas dengan menggunakan rantai komando yang tetap
3. system dengan aturan yang abtrak untuk mengontrol organisasi
4. aktifitas administrasi dalam pengambilan keputusan direkam secara tertulis
5. pekerjaan dan promosi diatur berdasarkan kualifikasi teknis.
4 Pendapat William H. Leffingwell, yang menurut Odgers (2005) dinobatkan sebagai Bapak
Manajemen Perkantoran. Dia mengembangkan 5 Prinsip Bekerja secara Efektif
(Leffingwell, 1950), yaitu:
1. perencanaan kerja. Setiap manajer administrasi harus merencanakan pekerjaannya.
2. Penjadivalan kerja. Berdasarkan perencanaan, manajer harus dapat membuat
sebuah jadwal kerja;
3. Pelaksanaan kerja. Menggunakan Sistem operasi, prosedur,. Untuk itu, pekerjaan
harus dilakukan secara tepat dan akurat;
4. Pengukuran kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik berdasarkan
kuantitatif maupun kualitatif, manajemen administrasi akan dapat memberikan
pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun karyawan;
5. Menggaji pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer menyeleksi,
melatih, memotivasi, mengompensasi, clan mempromosikan pekerja agar motivasi
mereka tetap tinggi.
Manajemen Kesatuan yang Utuh
1. manajer administrasi dituntut untuk focus pada keseluruhan masalah administrasi yang terjadi di
dalam organisasi.
Pendapat Henri Fayol. Dia ahli geologi insinyur dari Prancis yang memperkenalkan beberapa
fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, pemberian tugas, pengkoordinasian,
dan penga­wasan. Dia selalu menekankan bahwa fungsi manajemen merupakan multidimensi,
arti dapat diaplikasikan ke semua bidang dalam organisasi seperti politik, militer dll atas
kebutuhandi setiap organisasi akan manajemen. Lebih lanjut, fungsi yang dia tawarkan
memberikan panduan yang jelas dan sederhana dalam mengklasifikasikan berbagai aktivitas
Nang dilakukan sebuah organisasi agar mencapai tujuannya (Fayol, 1949).
2. Peneliti kedua adalah Mary Follett. Dia seorang filsuf politik dan pemecah masalah yang
kreatif dalam memotivasi pada sebuah tim. Penelitiann’ a diawali akibat adanya kesenjangan
antara teori yang diajukan oleh Taylor dengan realitas sosial yang terjadi pada tahun 1920-an,
yang lebih mengedepankan hubungan yang lebih baik dengan pegawai. Dengan
mengaiukan prinsip "kebersamaan" dan "pemikir­an kelompok", dia berusaha mempersempit
kesenjangan tersebut dan lebih mema­nusiakan pegawai dibanding konsep yang ditawarkan
Taylor sebelumnya (Follett, 191 S t.
2. Manajemen Perilaku
namun pada dekade 1920 hingga 1930-an bahwa manusia merupakan unsur
terpenting dalam organisasi. Telah disadari bahwa manusia selain
membutuhkan materi (uang), mereka juga mempunyai kebutuhan sosial, psikologis,
dan fisik dll.
Ada dua pendekatan utama dalam aliran Manajemen Perilaku, yaitu
1 pendekatan hubungan manusia dan
2 pendekatan Perilaku ilmiah.
Pendekatan Hubungan Manusia
Menurut pendekatan ini adalah Elton Mayo. Dia memimpin penelitian yang
dilakukan pada tahun 1927 hingga 1932 yang mempelajari dampak lingkungan fisik
(pencahayaan, pemanas udara, kelelahan, dan layout tempat j pekerjaan terhadap
produktivitas pekerja di pabrik Hawthorne Electric (lebih lanjut hal ini dikenal
dengan penelitian Hawthorne). pada studi tingkat pencahayaan, jika pencahayaan
ditingkatkan, output yang akan dihasilkan pekerja akan meningkat. Namun, tren ini
secara tak terduga akan bertahan walaupun pencahayaan dikurangi secara bertahap.
Peneliti menyimpulkan bahwa faktor manusia mempunyai kontribusi yang lebih
besar dibandingkan faktor teknis. Oleh karena itu, meningkatkan motivasi karyawan
dalam bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya lebih penting
dibandingkan meningkatkan keberadaan faktor teknis (Mayo, 1933).
Pendekatan Perilaku Ilmiah
pada awalnya, Teori Perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia,

yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun lambat

lawn hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik,
sosial, emosional, hingga terdapat 15 daftar kebutuhan manusia.
Peneliti pertama yang menggunakan pendekatan ini adalah Abraham
Maslow. Dia adalah seorang psikolog yang mengembangkan Teori
Motivasi Manusia, dan mendeskripsikan bahwa kebutuhan manusia itu
layaknya sebuah hierarki seperti terlihat pada gambar berikut.
1. Kebutuhan fisik, yang mencakup rasa lapar, haws, tempat berlinclung,
seks, dan kebutuhan tubuh yang lain;
2. Kebutuhan keamanan, yang mencakup pengamanan clan perlinclungan
dari bahaya fisik dan emosional;
3. Kebutuhan sosial, yang mencakup kebutuhan kasih sayang, rasa memiliki,
penerimaan dari lingkungan, clan persahabatan;
4. Kebutuhan penghargaan, yang mencakup penghargaan internal, seperti
harga diri, kemandirian, dan pencapaian prestasi maupun penghargaan
eksternal yang mencakup status, pengakuan, clan perhatian dari orang
lain;
5. Aktualisasi diri, yang mendorong seseorang yang mampu melakukan
sesuatu menjadi "seseorang", seperti pertumbuhan, pemenuhan potensi
diri, clan pemenuhan hasrat diri pribadi.
 Berdasarkan teori ini, manajer harus menyadari bahwa kebutuhan setiap pekerja adalah berbeda dan seharusnya
tidak mengasumsikan bahwa pendekatan tunggal dapat digunakan untuk memotivasi seluruh pekerja guns
menyelesaikan pekerjaan.
Peneliti kedua yang menggunakan pendekatan ini adalah Douglas McGregor yang meneliti sisi manusia dari sebuah
organisasi. Setiap orang mempunyai sisi yang kontradiktif antara perasaan dan emosi. Beberapa orang melihat
bahwa kits mempunyai potensi kelembutan hati, yang membutuhkan seclikit peraturan dari pihak eksternal. Adapun
yang lain melihat manusia mempunyai tendensi untuk berbuat jahat, yang tentunya membutuhkan pengawasan yang
ketat demi kebaikan masyakarat. Hal inilah yang mendasari dua pandangan yang berbeda terhadap perilaku pegawai.
Lebih lanjut teori ini dikenal dengan nama Teori X dan Teori Y (McGregor, 1960).
Peneliti ketiga adalah Frederick Herzberg yang mengemukakan Teori Motivation-Hygiene (Herzberg, 1959).
Berdasarkan teori ini, ada dua faktor pekerjaan yang selalu mempengaruhi kinerja pegawai, yaitu:
1. Motivator, dihasilkan dari pengalaman yang diperoleh dari kerja itu sendiri yang menciptakan sikap yang
positif terhadap pekerjaan. Kondisi ini dapat dicontohkan seperti pengembangan diri, pencapaian target,
pengakuan dari atasan maupun pemberian tanggung jawab yang lebih besar;
·
2. Faktor pemeliharaan (hygienic), yaitu faktor eksternal yang berkaitan dengan produktivitas sebuah
pekerjaan. Misalnya kondisi tempat kerja yang nyaman, kebijakan perusahaan mengenai penggajian, dan
lain sebagainya.
Selanjutnya, Herzberg menerangkan bahwa kedua faktor tersebut Baling
berkaitan. Apabila faktor motivator sudah bagus, sementara hygienic
factor tidak terlalu mendukung, misalnya kantor terlalu sempit atau
komputernya terlalu tua dan perlu di-upgrade, maka hasil pekerjaan pasti
tidak akan optimal.
Manajemen Administrasi Perkantoran ModemPeneliti keempat adalah
Peter E Drucker yang mengemukakan Management K, Objectives
(MBO) (Drucker, 1954). Dia berpendapat bahwa pada setiap pekerjaan
atau tugas harus disusun sebuah target yang akan dicapai, sehingga
kinerja yang diharapkan dari pegawai akan mudah dianalisis.
 3. Manajemen Ilmiah
Sebenarnya,teori ini merupakan lanjutan dari manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Taylor (1911). Selama ini
kits mengenal Manajemen Ilmiah sebagai Metode Bisnis Kuantitatif, yang menggunakan dasar ilmu teknik clan
matematika untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks. Beberapa contoh yang dapat dikeniukakan
adalah:
·
1 Sampel pekerjaan, dengan menggunakan sampel acak pekerjaan untuk menciptakan standar
pekerjaan di sebuah organisasi atau perusahaan.
·
2 Queuing theory, yang mempelajari pekerjaan administrasi yang dilakukan pegawai
dengan menggunakan kerangka kerja perakitan (assembly line) layaknya di sebuah pabrik, misalnya
prosedur yang harus dilakukan oleh seorang penduduk Indonesia untuk mendapatkan SIM (Surat
Izin Mengemudi) di kantor polisi setempat;
·
2 Forecasting, yang digunakan untuk memperkirakan anggaran yang akan dibutuhkan pada tahun
depan.
·
3 Penyeleksian, yang digunakan untuk menyeleksi pegawai baru yang paling tepat untuk
mengisi posisi baru di organisasi ataupun bagaimana menyeleksi supplier perusahaan dengan
menggunakan Data Envelopment Analysis (DEA) yang dikembangkan oleh Charnes dan
Cooper (1978) Berta Analytic Hierarchy Process (yang dikembangkan oleh Saaty).
4. Manajemen Kualitas
Saat ini, Total Quality Management (TQM) diterima secara lugs clan mempunyai dampak yang
sangat penting dalam manajemen administrasi perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim,
memberdayakan pekerja, mengakui keluasan suatu organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani
konsumen secara lebih baik. Filosofi ini secara efektif memperkenalkan perbaikan yang
berkesinambungan (continous improvement). TQM akan menghasilkan komitmen 100'i, dari 100%
pekerja terhadap kualitas 100% untuk 100`,x, waktu kerja yang dilakukan.
Meskipun TQM diimplementasikan dalam berbagai pendekatan, namun ada 4 elemen pokok yang
menyertainya:
- Fokus pada kepuasan pelanggan;

- Pengembangan produk atau layanan yang saat ini dihasilkan organisasi;

yang dihadapi produksi.
- Kerja tim didasarkan pada kepercayaan dan Kerjasama
- Teknik pengukuran statistic didesin dan digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi
produksi.
Peneliti pertama yang memperkenalkan konsep ini adalah W. Edwards Deming. Selama Perang Dunia II, dia
mengajar perusahaan-perusahaan Amerika Serikat bagaimana meningkatkan kualitas produksi barang dan jasa
mereka. Sekitar tahun 1950-an, pemerintah Jepang mengundangnya untuk memberikan konsultasi bagaimana
meningkatkan kualitas produksi barang clan jasa yang dihasilkan perusahaan-perusahaan Jepang. Dia juga
memperkenalkan penggunaan alat statistik dan bagaimana mendesain perbaikan sistem yang akan menghasilkan
kualitas produk terbaik. Hal inilah yang menjadikan produk Jepang berjaya di pasar internasional pada dekade
1980-an dan membuat perusahaan A.S. mulai mempelajari kembali prinsip yang ditawarkan oleh Deming yang
termuat dalam bukunya Out of the Crisis (1986).
Teori terbaru adalah Teori Z yang dikembangkan oleh William G. Ouchi dan mem­perkenalkan Manajemen
Partisipatif yang dikembangkan berdasarkan pelaksanaan manajemen gays Jepang (Ouchi, 1982). Ada 5
komponen pokok yang mendasarinya:
- Pegawai diasumsikan mempunyai mass kerja seumur hidup. Mereka ticlak bolehdikhawatirkan akan kena PHK;
- Pegawai dipekerjakan karena keahlian khusus yang dimilikinya. Untuk itu, pekerjaan yang dilakukan akan sesuai
dengan keahliannya, bukan pegawai yang menyesuaikan dengan pekerjaannya;
~ Semua pembuatan keputusan harus melalui proses kesepakatan bersama;
- Manajer dan pegawai harus mempercayai clan loyal sate sama lain;
- Manajer harus memperhatikan kesejahteraan bawahannya.
• PETUNJUK
1. Kerjakan Tugas Soal di bawah ini pada lembar jawaban yang telah
disediakan
2. Tulisan harus jelas dan mudah dibaca
3. Setelah selesai, semua pekerjaan diserahkan kepada spada sebagai absen
mahasiswa dan jangan lupa mencantumkan Nama, NPM dan Kelas
•  

Tugas Soal Bab 1

 Mengapa manajemen administrasi perkantoran dianggap sebagai fungsi
pelayanan pada Sebagian organisasi ?
TERIMA KASIH