BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat mempengaruhi

perkembangan sistem informasi. Kebutuhan informasi yang akurat , dan tepat dalam

menyajikan suatu data yang lengkap maka dibutuhkan sebuah sistem. Sistem informasi

adalah sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi kapan

saja diperlukan. Kebutuhan akan sistem informasi sangat dibutuhkan diberbagai

instansi, baik swasta maupun pemerintahan diantaranya adalah Kantor Badan

Lingkungan Hidup (BLH) Sumatra Utara.

Badan Lingkungan Hidup ( BLH ) Sumatera Utara merupakan salah satu

Lembaga Kerja Daerah yang berada di lingkungan pemerintahan kota Medan yang

bergerak dalam bidang Lingkungan Hidup. BLH Provinsi Sumatera Utara di tetapkan

berdasarkan Peraturan Daerah No 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. Lembaga ini merumuskan kebijakan

teknis dibidang pengkajian dampak lingkungan dan AMDAL, pengendalian pencemaran

dan pengelolaan limbah, pengendalian kerusakan lingkungan dan pemulihan serta

penataan lingkungan dan komunikasi lingkungan.

Kegiatan yang dilakukan pada BLH meliputi bidang pengajuan surat

permohonan, memberikan bantuan kelapangan, dan lain-lain. Untuk meningkatkan

pelayanan pada BLH tentu sangat membutuhkan peralatan-peralatan sehingga proses

pelayanan terhadap masyarakat dapat berjalan dengan baik. Pengelolaan peralatan pada

1
 2

BLH dibuat dengan melakukan pencatatan yang disebut dengan inventarisasi. BLH

memiliki banyak inventaris yang digunakan dalam aktivitas kantor, yang ditangani oleh

bagian Peralatan. Setiap pegawai yang ingin melakukan permintaan, pengadaan, dan

pembuatan laporan pemakaian terhadap inventaris harus melalui bagian peralatan, dan

bagian peralatan akan melakukan pencatatan terhadap inventaris pada setiap ruangan.

Adanya permintaan, pengadaan dan pembuatan laporan pemakaian inventaris harus

didukung sebuah sistem yang mampu mengolah data-data inventaris dengan baik.

Sistem inventaris yang sedang berjalan pada BLH masih dalam bentuk arsip, dan untuk

mengetahui data barang yang diperlukan bagian peralatan melakukan pendataan barang,

dengan melihat kembali arsip-arsip tersebut.

Dengan adanya kendala dalam memperoleh informasi tentang inventaris pada

BLH maka untuk menyesuaikan instansi dengan tekhnologi yang ada, sehingga BLH

membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengolah data-data inventaris serta

dapat memberikan informasi yang lebih mudah, cepat dan akurat. Dalam menyelesaikan

suatu masalah diatas maka penulis tertarik untuk memberikan masukan dalam

pembuatan sebuah sistem baru pada BLH dengan judul “Sistem Informasi Inventaris

Kantor Pada Kantor Badan Lingkungan Hidup (BLH) Sumatera Utara”.

1.2 Rumusan masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, maka

penulis membuat rumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana mengestahui informasi inventaris pada kantor Badan Lingkungan

Hidup (BLH) dengan cepat dan akurat.

 3

2. Bagaimana mengetahui informasi permintaan inventaris tiap ruangan pada kantor

Badan Lingkungan Hidup (BLH) dengan cepat.

3. Bagaimana mengetahui informasi pengadaan inventaris pada kantor Badan

Lingkungan Hidup (BLH) dengan cepat.

4. Bagaimana pembuatan laporan pemakaian / pendistribusian inventaris pada kantor

Badan Lingkungan Hidup (BLH) dengan mudah.

1.3 Batasan Masalah

Karena keterbatasan waktu, biaya dan tenaga penulis serta agar jangan terjadi

kesimpang siuran, maka penulis membuat batasan masalah adalah :

1. Inventaris kantor di tiap bagian.

2. Permintaan inventaris.
3. Pengadaan inventaris.
4. Pembuatan laporan pemakaian inventaris.

1.4 Tujuan dan Manfaat studi

1.4.1 Tujuan Studi

Adapun tujuan studi yang penulis lakukan sebagai berikut :

1. Untuk menganalisa sistem yang lama pada Badan Lingkungan Hidup ( BLH )

Sumatera Utara, sehingga dapat membuat suatu sistem yang baru yang dapat

mengatasi masalah yang ada sebelumnya.

2. Untuk membuat suatu sistem yang ditujukan untuk membantu pengolahan data

inventaris pada Badan Lingkungan Hidup (BLH).

3. Untuk mempermudah mengetahui data permintaan inventaris kantor tiap ruangan

pada Badan Lingkungan Hidup(BLH).

1.4.2 Manfaat Studi

Adapun manfaat studi yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :

1. Agar menambah wawasan dan mendapatkan pengalaman penulis dalam

pembuatan rancangan sebuah sistem yang baru.

 4

2. Agar mengembangkan kreatifitas penulis dalam pelatihan pembuatan sistem..

3. Agar mempermudah pihak pegawai mendapatkan informasi inventaris dengan

cepat.

1.5 Sistematika penulisan

Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab dan mencakup

beberapa sub bab sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan secara singkat latar belakang masalah ,

rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat studi, serta sistematika

penulisan.

BAB 2 : LANDASAN TEORI DAN KONSEPTUAL

Pada bab ini diuraikan landasan teori dan kerangka konseptual dengan

menggunakan beberapa teori dan pengertian yang dapat digunakan dalam memperjelas

dan membantu menyelesaikan permasalahn yang berkaitan dengan topik dan fokus

kajian.

BAB 3 : SISTEM INFORMASI PADA BADAN LINGKUNGAN HIDUP

SUMATRA UTARA

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah dan gambaran umum Badan Lingkungan

Hidup(BLH) Sumatra Utara, struktur organisasi, penjelasan sistem yang berjalan, serta

metode pengumpulan data.

BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS KANTOR PADA

KANTOR BADAN LINGKUNGAN HIDUP (BLH) SUMATRA UTARA

Bab ini berisikan tentang DFD(Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship

Diagram), database dan relasi, desain antar muka(menu utama, menu input, menu
 5

output), diagram alir(flowchart), program lengkap (listing program), hasil program,

spesifikasi program dan prosedur penggunaan program.

BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini penulis membuat kesimpulan dan saran guna membangun atau

memperbaiki sistem agar lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 BAB 2
LANDASAN TEORI DAN KONSEPTUAL

2.1 Landasan Teori

Landasan teori merupakan suatu panduan yang menjelaskan tentang pengertian

dari beberapa kata maupun istilah yang sering digunakan dan berkaitan dengan judul

atau permasalahan yang dihadapi penulis maupun pembaca dalam memahami kata-kata

yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.adapun kata-kata tersebut biasanya

merupakan pendapat maupun teori dari para ahli.

2.1.1 Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systema”, yang artinya “kesatuan”.

Ditinjau dari asal katanya sistem berarti sekumpulan komponen yang bekerja secara

bersama-sama untuk menghasilkan suatu metode, prosedur, serta teknik yang

digambarkan dan diatur sedemikian rupa sehingga berfungsi untuk mencapai suatu

tujuan.

a. Pengertian Sistem
Berikut merupakan pendapat beberapa para ahli mengenai pengertian sistem

yaitu:
Hanif Al Fatta (2007 : 3) menyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan objek-

objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa di lihat

sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

6
 7

Tata Sutabri (2004 : 9) menyatakan bahwa sistem adalah sekelompok unsur

yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu.

Dari pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem merupakan

kumpulan dari komponen-komponen atau unsur - unsur yang saling berhubungan dan

mendukung dalam mencapai suatu tujuan .

b. Karakteristik Sistem
Tata Sutabri (2004 : 12) sistem terdiri dari input, proses dan output. Selain itu

sebuah sistem juga memiliki karakteristik dan sifat-sifat tertentu, yang mencirikan

bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.

Suatu sistem mempunyai karakteristik antara lain :

1. Komponen sistem(Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling

bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau

elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem. Setiap

sistem tidak peduli betapa kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau

subsistem-subsistem.
2. Batasan sistem(Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem(Environtment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistemdapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Perhubungan sistem(Interface)
 8

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.

Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari

subsistem yang lainnya.

5. Masukan sistem(Input)
Merupakan energy yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa

masukan perawatan(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem(Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolahan sistem(Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem(Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

c. Klasifikasi Sistem
Tata Sutabri (2004 : 14) sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu

komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk

setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut.

Klasifikasi sistem adalah sebagai berikut :

1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

secara fisik, Misalnya sistem teologia. Sistem fisik merupakan sistem yang ada

secara fisik. Misalnya sistem computer, sistem akuntansi, sistem produksi.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem

yang dirancang oleh manusia.

3. Sistem deterministic dan sistem probabilistic
 9

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,

interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran

dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh

dengan lingkungan luarnya sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

d. Elemen sistem
Jogianto HM (2005 : 4) Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem

yaitu :
1. Tujuan sistem
Setiap sistem memiliki tujuan, mungkin hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan

inilah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan sistem

menjadi tidak terarah dan tidak terkendsli.

2. Batas sistem
Batas sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah diluar sistem. Batas sistem

menentukan konfigurasi, ruang kingcup atau kemampuan sistem.

3. Masukan
Masukan sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya

menjadi bahan untuk diproses.

4. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari

masukan menjadi keluaran yang berguna.

5. Keluaran
Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan.
6. Mekanisme pengendalian
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik, yang

mencuplik keluaran.umpan balik digunakan untuk mengendalikan baik masukan

maupun proses.

7. Lingkungan
 10

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa

berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti merugikan atau menguntungkan

sistem itu sendiri.

2.1.2 Informasi
a. Pengertian Informasi
Informasi merupakan data yang diolah dari suatu bentuk yang penting untuk

penerima dan bermanfaat dalam mengambil keputusan.

Tata Sutabri (2004 : 18) informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau

diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Hanif Al Fatta (2007 : 9) informasi adalah data yang telah diolah menjadi

sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang.

Dari pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah data

yang diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerima dan bermakna dalam

pengambilan keputusan.

Data Proses
Gambar. Informasi
2.1 Proses data menjadi informasi.

b. Kualitas Informasi
Jogianto HM (2005 : 10) kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal

yaitu informasi harus akurat, tepat waktunya, dan relevan.

Kualitas dari informasi yaitu :

1. Akurat
Maksud akurat ialah informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bebas dari bias .

bebas dari kesalahan berarti bahwa informasi tersebut benar-benar menyatakan apa

yang harus dinyatakan.

 11

2. Tepat Waktu
Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

Serta harus disajikan dengan tepat pada saat orang membutuhkan.

3. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

c. Nilai Informasi
Jogianto HM (2005 : 11) Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya. Siatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya dan informasi yang
dibutuhkan tersebut harus tepat waktu, berguna dan bebas dari kesalahan.

Nilai informasi didasarkan pada beberapa sifat, yaitu :

1. Mudah Diperoleh
Sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapat diperoleh.

2. Luas dan Lengkap

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi . hal ini berarti tidak hanya

mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya.

3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahn informasi. Dalam

hubungannya dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua jenis kesalahan,

yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan penghitungan.

4. Kecocokan
Sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan

permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah

yang sedang dihadapi.

5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui lebih pendek dari pada siklus

untuk mendapatkan informasi.

6. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah

yang tidak jelas.

7. Keluwesan
 12

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya

lebih dari satu keputusan, tetapi juga lebih dari seorang pengambil keputusan.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji

keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada Prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi

guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakekat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi

formal.

2.1.3 Sistem Informasi

Teori sistem informasi yang penulis maksud disini adalah hal-hal yang

berhubungan dengan sistem informasi yaitu pengertian sistem informasi, komponen

sistem informasi.

a. Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen didalam mengambil keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem

informasi, dimana sistem informasi harus menyediakan semua informasi yang akan

digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan didalam kehiatan suatu sistem.

Tata Sutabri(2005 :42) menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan
strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Jogiyanto. HM, (2005 : 697), menyatakan sistem informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,
eknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan uintuk
 13

mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen terhadap kepada kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan
keputusan yang baik.

Dari pengertian diatas penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem

informasi adalah seperangkat elemen-elemen yang sistematis yang terpadu dan formal

yang diperoleh dari pengolahan data guna mendukung fungsi operasi untuk mengambil

kesimpulan dan kebijaksanaan dengan tujuan tertentu.

b. Komponen sistem informasi

Tata Sutabri (2005 : 42) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen

yang disebut dengan istilah blok bangunan yaitu :

1. Blok masukan (input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.input disini termasuk

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang

dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk meghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keuaran (output block)
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta

pemakai sistem.

4. Blok teknologi (tecnologi block)

Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

 14

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem

secara keseluruhan.
5. Blok basis data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data disimpan didalam basis data untuk

keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu di

organisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

6. Blok Kendali (control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti api, air, debu dan

sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan bisa langsung diatasi.

2.1.4 Pengertian Inventaris

Ada bermacam-macam gagasan mengenai inventaris, salah satu pemikiran adalah :

Menurut Budiono (2005 :207) inventaris adalah merupakan daftar yang

memuat semua barang milik kantor yang dipakai dalam melaksanakan tugas.

Menurut (http://www.artikata.com/arti-331002-inventaris.html) inventaris

adalah daftar yg memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dsb) yg

dipakai dalam melaksanakan tugas.

Dari beberapa pengertian diatas maka disimpulkan bahwa inventaris kantor

adalah daftar yang berupa catatan tentang alat kantor yang disediakan untuk pengolahan

usaha yang dijalankan maupun sebagai peralatan operasional perusahaan maupun kantor.
 15

Inventaris dapat dibagi menjadi dua yaitu :

1. Inventaris yang permanen, yaitu milik otrganisasi dalam jangka waktu lama tidak

akan mengalami perubahan, misalnya :

a. Sekretaris organisasi
b. Alat-alat tulis kantor dan lain sebagainya.
2. Inventaris yang tidak permanen, yaitu milik organisasi yang mengalami

perubahandalam jangka waktu pendek/ habis terpakai.

2.1.5 Data

Data berasal dari bahasa Yunani yaitu “datum” yang artinya fakta atau bagian

dari faktayang diperoleh dari pengamatan fenomena (gejala fisik). Data dapat

menerangkan manusia, simbol, angka, benda, kejadian atau lembaga informasi dan

sebagainya.

Abdul Kadir (2003 : 29 ) menyatakan bahwa data adalah deskripsi tentang

benda, kejadian atau aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak

berpengaruh secara langsung kepada pemakai.

Tata Sutabri (2005 :21) menyatakan bahwa data merupakan bahan mentah

untuk di olah, yang hasilnya kemudian menjadi informasi.

a. Klasifikasi data
Tata Sutabri (2005 :18) Klasifikasi data adalah bagian-bagian yang terbelah
yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan suatu informasi. Beberapa ahli
berpendapat bahwa klasifikasi data adlah hal-hal atau kenyataan yang dijadikan dasar
guna menyusun keterangan dan juga bagian-bagian yang lebih akurat.

Data dapat diklasifikasikan menurut jenisnya, sifatnya dan sumbernya. Mengenai

penjelasan klasifikasi data tersebut akan diuraikan dibawah ini :

1. Klasifikasi data menurut jenis data
 16

a. Data hitung
Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data

hitumg adalah persentase dari suatu jumlah tertentu.

b. Data ukur
Data ukur adalah data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai sesuatu.

Angka tertentu adalah huruf tertentu yang diberikan oleh seorang dosen kepad

seorang mahasiswa setelah memeriksa hasil tentamennya merupakan data ukur.

2. Klasifikasi data menurut sifat data

a. Data kuantitatif
Data kuantitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya

dengan penjumlahan.

b. Data kualitatif
Data kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan

kualitas dan sifat sesuatu.

3. Klasifikasi data menurut sumber data

a. Data internal
Data internal adalah data yang asli, artinya data sebagai hasil observasi yang

dilakukan sendiri, bukan ada hasil karya orang lain.

b. Data eksternal
Data eksternal adalah data hasil observasi orang lain. Seseorang boleh saja

menggunakan data untuk suatu keperluan, meskipun data tersebut hasil kerja

orang lain.

b. Nilai data
Tata Sutabri (2005 : 20) nilai data adalah suatu hal yang sudah dapat diambil

keputusan benar tidaknya data tersebut.

Suatu data yang bernilai harus memenuhi 3 ketentuan, yaitu :

1. Ketelitian data
Ketelitian suatu data ditentukan oleh kecilnya perbedaan, apabila observasi yang

menghasilkan data itu diulangi.

 17

2. Komparabilitas data
Suatu alat timbang yang berulang-ulang menunjukkan hasil yang sama belum

tentu memberikan data yang “benar”. Alat tersebut mungkin belum

disttandarisasikan. Suatu pengukuran pada hakekatnya dilakukan dengan cara

membandingkan sesuatu terhadap suatu standart.

3. Validitas data
Suatu data dapat saja mempunyai kualitas yang baik, tetapi belum tentu valid

atau berguna, jika tidak menunjang tercapainya tujuan sipemakai.

2.1.6 Basis Data (Database)

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai

markas dan gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah

representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang,

hewan, peristiwa konsep, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka,

huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi.

Abdul Kadir dan Terra CH Triwahyuni (2003 : 484) menyatakan basis data

(database) adalah suatu pengorganisasian suatu data yang saling terkait sehingga

memudahkan aktifitas untuk memperoleh informasi.

Untuk mengolah basis data diperlukan perangkat lunak sistem yang disebut

DBMS (Database Management System). DBMS adalah perangkat lunak sistem yang

memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis

data dengan cara praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan

berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda.

 18

Elemen-elemen data suatu data base harus dapat digunakan untuk pembuatan

suatu output. Demikian juga dengan input yang tersimpan dalam database, file-file

database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan.

Dengan demikian isi atau struktur database tergantung dari arus masuk dan arus keluar

file database yang akan digunakan untuk menyimpan data.

Desain database perlu dilakukan untuk menghindari perulangan data salah satu

komponen yang penting disistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia

informasi bagi pemakainya.

Adapun hirarki / tingkatan data adalah sebagai berikut :

1. Bit adalah bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII

(American Standart Code For Information Interchange) nol atau satu yang

merupakan komponen pembentuk byte.

2. Byte bagian data terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf, ataupun karakter-

karakter khusus yang membentuk suatu item data.

3. Field adalah atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data seperti

nama, nim, alamat, dan sebagainya.

4. Record adalah kumpulan dari field yang membentuk suatu file, yang

menggambarkan satu unit data individu tertentu.

5. File adalah kumpulan dari record yang saling terkait dan memiliki format field yang

sama dan sejenis.

6. Database adalah kumpulan dari data-data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya yang tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

7. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,

memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara praktis dan efisien.

Bit Byte Field Record File Database DBMS

 19

Gambar 2.2 Hirarki Data

2.1.7 Relasi (Relationship)

Relasi adalah hubungan antara satu file atau tabel dengan tabel yang lainnya

dalam suatu database, atau hubungan antara dua atribut dalam suatu file.

Janner Simarmata, Iman Paryudi (2006 : 60) menyatakan Relasi adalah

hubungan antara beberapa entitas.

Adapun jenis-jenis relasi database adalah sebagai berikut :

1. Relasi satu ke satu (one to one)
Hubungan satu entity dengan satu entity.
Contoh : BLH Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Direktur Utama dan

sebaliknya seorang Direktur Utama memimpin BLH Sumatera Utara.

1 1

BLH Sumatera Utara Dipimpin Direktur Utama

/
Gambar 2.3Memimp
Relasi satu ke satu
in
2. Relasi satu ke banyak (one to many)
Hungan satu entity dengan banyak entity.
Contoh : Kepala bagian memimpin banyak kepala sub bagian dan sebaliknya.

1 M

Kepala Bagian Kepala Sub Bagian

Gambar 2.4Memimpin
Relasi satu ke banyak
/Dipimpin
3. Relasi banyak ke banyak (many to many)
Hubungan banyak entity dengan banyak entity
Contoh : banyak bagian memiliki banyak inventaris

M M
Bagian Gambar 2.5 Relasi banyak ke banyak Inventaris
Memiliki
2.1.8 DFD (Data Flow Diagram) / Dimiliki
 20

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika yang

sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang baru

yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir atau ligkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Raymond McLeod (2004 :429) menyatakan bahwa Data Flow Diagram adalah
suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk
simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang
saling berkaitan.

Tata Sutabri (2004 : 163) menyatakan bahwa Data Flow Diagram adalah suatu
network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi atau gabungan
dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen
sistem yangsaling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

Adapun simbol-simbol yang digunakan pada DFD adalah :

Tabel 2.1 Simbol DFD

No Simbol Nama dan Fungsi

1 Eksternal entity (kesatuan luar) merupakan kesatuan

di lingkungan luar berupa sistem yang dapat berupa

orang, organisasi atau sistem lainnya yang

memberikan input atau menerima output dari

sistem.
2 Data Flow (arus data) terdiri dari sekelompok

elemen data yang berhubungan secara logis yang

bergerak dari satu proses ke proses yang lain.

3 Proses adalah sesuatu yang mengubah input

menjadi output.
 21

4 Penyimpanan data (data Storage) adalah suatu

penampungan data.

2.1.9 Diagram Alir (Flowchart)

Jogianto HM (2005 : 795) menyatakan bahwa Diagram Alir (Flowchart) adalah

bagan(chart) dan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika.

Adapun simbol-simbol Flowchart adalah sebagai berikut :

Tabel 2.2 Simbol Flowchart

No Simbol Nama dan Fungsi

1 Terminal, untuk menunjukkan awal dan akhir suatu

proses
2 Proses, untuk menunjukkan kegiatan proses operasi

program komputer.
3 Input atau output, untuk mewakili data

input(masukan) atau output (keluaran).

4 Decision, Untuk mewakili penyeleksian kondisi

didalam program.

5 Preparation symbol, untuk memberi nilai awal

suatu besaran.
6 Off-line Connector, merupakan simbol masuk atau

keluarnya suatu prosedur pada lembar kertas

lainnya.
7 Conector symbol, untuk menunjukkan sambungan
 22

dari bagan alir yang terputus dihalaman yang masih

sama.
8 Predifined proces symbol, untuk menunjukkan

suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan ditempat

lain.
9 Document symbol, merupakan dokumen input dan

output, baik untuk proses manual, mekanik atau

komputer.
10 Flow lines symbol, menunjukkan arus dari proses.
11 Display symbol, untuk menunjukkan output yang

ditampilkan dimonitor.
12 Harddisk storage symbol, input atau output yang

menggunakan harddisk.

3.1.8 Visual Basic

Visual Basic pada dasarnya adalah bahasa pemrograman komputer. Bahasa

pemrograman adalah perintah-perintah atau intruksi yang dimengerti oleh komputer

untuk menghasilkan dan melakukan tugas-tugas tertentu.

Ario Suryo Kusumo (2000 :1 ) menyatakan bahwa visual basic adalah event-

driven programing (pemrograman terkendali kejadian ) artinya program menunggu

sampai adanya respon dari prmakai berupa event/kejadian tertentu.

Menurut Adi Kurniadi (2004 : 4) visual basic adalah bahasa yang sebenarnya
cukup mudah dipelajari. Bagi programer pemula yang baru ingin belajar program,
lingkungan visual basic dapat membantu membuat program berbasis windows dengan
sekejap mata, sedang bagi programer tingkat lanjut , kemampuannya yang sangat besar
digunakan untuk membuat program-program yang kompleks.
Beberapa kemampuan atau manfaat visual basic diantaranya :
1. Untuk membuat program aplikasi yang berbasis windows.
2. Untuk membuat objek-objek pembantu program.
 23

3. Menguji program dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat

executable atau dapat langsung dijalankan.

2.2 Konseptual
Dalam menghasilkan informasi yang akurat mengenai inventaris kantor

diperlukan suatu sistem. Hal ini sistem komputer sangat diharapkan mampu mengatasi

data inventaris kantor yang ada pada Badan Lingkungan Hidup (BLH) Sumatera Utara

khususnya pada bagian peralatan. Bagian peralatan bertugas untuk mencatat,

menyimpan, dan mencari data-data serta membuat laporan inventaris kantor. Bagian

peralatan ini masih terdapat masalah dalam hal pengolahan data inventaris karena

pengolahan data inventaris kantor masih kurang maksimal, masih dilakukan secara

sederhana melalui sebuah aplikasi dimana sistemnya belum terkait.

Jadi, untuk mengetahui inventaris yang ada disuatu ruangan sulit dilakukan

karena pencatatannya dilakukan secara menyeluruh, sehingga saat melakukan pencarian

data-data inventaris kantor akan dibutuhkan waktu dan tenaga untuk memperoleh

informasi tentang inventaris kantor tersebut.

Dalam perancangan sistem ini penulis akan mengolah data menjadi informasi

yang akurat dan berguna serta dapat mempermudah pengolahan data yang digunakan

untuk mempermudah kinerja manajemen. Sistem yang akan dirancang yaitu :

1. Bagian peralatan mencatat dan memasukkan data barang sesuai dengan kode barang

masing-masing kedalam sebuah sistem.

2. Ketika ada permintaan barang inventaris akan di entri lagi kedalam suatu system.
3. Proses berikutnya adalah proses pengadaan inventaris, dimana seluruh data akan

disimpan ke dalam database dan sewaktu-waktu akan dapat ditampilkan.

4. Setelah pengadaan inventaris ditampilkan dalam bentuk informasi atau laporan

kemudian disepakati oleh kepala bagian dan sub bagian dan disah kan oleh

pimpinan utama.
 24

5. Penyerahan inventaris kepada unit kerja / pemohon.

Informasi yang akan didapatkan pada “Sistem Informasi Inventaris Kantor pada

Badan Lingkungan Hidup (BLH) Sumatera Utara” yaitu informasi inventaris, informasi

permintaan, informasi pengadaan, Dan laporan pemakaian akan diterima oleh bagian

umum dari sistem.