ANALISA SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR DI KANTOR KECAMATAN PEKUNCEN

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

SAEFA NUR ABDULLAH

NIM: 12166676

AMIK BSI PURWOKERTO

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina Sarana Informtika

Purwokerto

2018

i
ii
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Alloh SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya atas terselesaikannnya Laporan Kuliah Kerja

Praktik (KKP) dengan judul : ” ANALISA SISTEM INFORMASI SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR KECAMATAN PEKUNCEN ”,

yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan

Program Studi Sistem Informasi dan Komputer Universitas Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan dan saran, serta fasilitas yang

membatu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis menyampaikan

ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

3. Dosen Aprih Widayanto, M.Kom selaku Dosen penasehat Akademik yang telah

memeberikan bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan laporan ini.

4. Bapak Slamet, S.Sos selaku Kasubag Umum di Kantor Kecamatan Pekuncen.

5. Staff dan Karyawan di Kantor Kecamatan Pekuncen.

6. Dan teman-teman yang telah membantu dalam membuat laporan Kuliah Kerja

Praktik ini.

iii
 Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak

yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekuranganya. Oleh

karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Pekuncen , -- September 2018

Saefa Nur Abdullah

iv
 DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Laporan KKP...................................................................................i

Lembar Persetujuan Laporan KKP........................................................................ii

Kata Pengantar......................................................................................................iii

Daftar Isi................................................................................................................v

Daftar Simbol.......................................................................................................vii

Daftar Gambar.....................................................................................................viii

Daftar Tabel...........................................................................................................ix

Daftar Lampiran.....................................................................................................x

BAB I PENDAHULUAN.........................................................................1

1.1. Latar Belakang Masalah..........................................................1

1.2. Tujuan dan Manfaat.................................................................2

1.3. Metode Penelitian....................................................................3

1.4. Ruang Lingkup........................................................................4

BAB II LANDASAN TEORI...................................................................5

2.1. Konsep Dasar Sistem..............................................................5

2.2. Teori Pendukung...................................................................13

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN.............................................15

3.1. Tinjauan Perusahaan.............................................................15

3.2.1. Sejarah Perusahaan.....................................................15

v
 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi.................................18

3.2. Prosedur Sistem Berjalan.....................................................21

3.3. Activity Diagram..................................................................22

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan...........................................23

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran...........................................23

3.6. Permasalahan Pokok...........................................................26

3.7. Pemecahan Masalah...........................................................26

BAB VI PENUTUP................................................................................27

5.1. Kesimpulan.........................................................................27

5.2. Saran...................................................................................27

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................28

DAFTAR RIWAYAT HIDUP.......................................................................29

SURAT KETERANGAN KKP......................................................................30

NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK............................................................31

LAMPIRAN – LAMPIRAN...........................................................................32

vi
 DAFTAR SIMBOL

Simbol Nama Keterangan

Memperlihtkan aliran kerja

Start state
berawal

Memperlihatkan aliran kerja

End State
berakhir

State Menambahkan state suatu objek

Menggambarkan langkah-langkah
Activity
dalam aliran kerja

Memperlihatkan pengambilan

Decison keputusan dari dua atau lebih

langkah pada aliran-aliran kerja

Memperlihatkan arah aliran-aliran

Transition kerja bergerak dari suatu activity

ke activity lainya

Memperlihatkan orang atau badan

yang bertanggung jawab untuk

Swimlane
melaksanakan tugas-tugas tertentu

pada activity diagram

vii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar III.1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Pekuncen................18

2. Gambar III.2. Activty Diagram Surat Masuk...............................................22

3. Gambar III.3. Activity Diagram Surat Keluar..............................................23

viii
 DAFTAR TABEL

Halaman

1. Tabel II.1. Simbol dan Fungsi pada Activity Diagram....................................13

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Dokumen Masukan Surat Masuk..............................................................32

2. Dokumen Masukan Surat Keluar..............................................................33

3. Dokumen Keluaran Kartu Surat Masuk....................................................34

4. Dokumen Keluaran Kartu Surat Keluar....................................................35

5. Dokumen Keluaran Disposisi...................................................................36

x
xi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Seiring dengan berkembangan teknologi yang semakin pesat, teknologi pun

banyak digunakan oleh manusia dalam berbagai bidang. Teknologi pun sudah tidak

bisa lagi dipisahkan lagi dari manusia, dalam dunia pekerjaan semakin banyak instansi

pemerintah maupun swasta yang menggunakan teknologi untuk membantu

menyelesaikan pekerjaan sehari-hari. Sistem komputerisasi merupakan salah satu

contoh dari perkembangan teknologi saat ini. Teknologi komputerisasi saat banyak

digunakan karena efisien dari segi biaya, tenaga dan waktu.

Salah satu instansi yang memanfaatkan perkembangan teknologi yaitu Kantor

Kecamatan Pekuncen. Kantor Kecamatan Pekuncen adalah badan atau instansi milik

pemerintah yang dituntut untuk selalu melayani masyarakat pekuncen dengan baik

yang berkaitan dengan kependudukan. Agar tercapainya pelayanan yang baik di

perlukan kinerja yang baik dari semua perangkat yang ada di Kantor Kecamatan

Pekuncen. Hal tersebut dapat terwujud dengan memanfaaktan perkembangan

teknologi informasi salah satu contohnya adalah adanya sistem terkomputerisasi.

1
 2

Dengan sistem komputerisasi, informasi yang diterima dapat lebih cepat dan

tepat sehingga dapat tercapai kepuasan kepada masyarakat. Untuk menunjang

peningkatan pelayanan kepada masyarakat dengan perangkat yang terkait telah

menggunakan sistem komputerisasi yang di sesuaikan dengan kebutuhan masing-

masing.

Bagian Kasubag Umum adalah salah satu dari beberapa bagian yang ada di

Kantor Kecamatan Pekuncen. Bagian Kasubag Umum merupakan bagian yang salah

satunya mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar. Namun pada bagian ini proses

pengelolaan dan pencatatan surat tersebut masih manual. Dan saat ini belum memiliki

tempat penyimpanan data sehingga dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu

pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar agar laporan yang

dihasilkan tepat pada waktunya.

1.2. TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem berjalan pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat

keluar.

Manfaat dari penulisan laporan ini adalah :

Sebuah penelitian diharapkan mampu memberikan manfaat bagi berbagai pihak.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Manfaat Praktis

a. Bagi penulis

Untuk meningkatkan ilmu pengetahuan penulis terkait dengan pengeloaan dan

pencatatan surat masuk dan surat keluar.

 3

b. Bagi Kantor Kecamatan Pekuncen

Dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi kantor dan bahan pertimbangan

pengelolaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantor

Kecamatan Pekuncen.

c. Bagi Universitas Bina Sarana Informatika

Sebagai bahan tambahan informasi dan referensi bacaan.

2. Manfaat teoritis

Untuk menerapakan pemahaman teori yang diperoleh penulis selama dibangku

kuliah kedalam dunia nyata.

1.3. METODE PENELITIAN.

1.3.1. Metode Pengumpulan Data

Metode penelitian yang digunakan dengan cara observasi dan wawancara dengan

petugas yang terkait di Kantor Kecamatan Pekuncen. Berikut ini adalah metode yang

diambil dalam pengumpulan data

1. Wawancara

Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi secara lengkap, penulis

dengan metode tanya jawab mengenai proses pengelolaan surat masuk dan surat

keluar.

2. Observasi

Observasi dilakukan atau pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil pengamatan tersebut dicatat

langsung dan dari kegiatan observasi dapat di ketahui pengelolaan dan pencataan

surat masuk dan surat keluar yang masih manual.

 4

3. Studi Pustaka

Kegiatan pustaka melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di

perpustakaan Bina Sarana Informatika.

1.4. RUANG LINGKUP

Dalam penulisan laporan ini penulis membahas tentang analisis surat masuk

dan surat keluar. Demi tercapainya sasaran pada laporan ini penulis membahas tentang

pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang masih manual.

 5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. KONSEP DASAR SISTEM

Dalam perkembangan teknologi era masa kini, banyak dari sistem yang telah

dikembangakan untuk mempermudah sebuah pekerjaan. Sistem yang dikembangakan

saat ini dirancang mencakup berbagai bidang.

2.1.1. Pengertian Sistem

Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti “ Kesatuan “

atau keseluruhan dari bagian-bagian yang berhubungan satu dengan yang lainnya

yang sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, bersama-

sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran tertentu.

Pernyataan sistem menurut beberapa ahli dapat didefenisikan sebagai berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012 : Edisi Pertama : 4,

Penerbit Andi, Yogyakarta), “Sistem adalah bagian-bagian atau komponen yang

terpadu untuk suatu sistem”.

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi : 2009 : Edisi III : 24,

Penerbit Andi), “Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu

sama lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan”.

Menurut Budi Sutedjo (Sistem Teknologi Informasi : 2009 : Edisi Pertama :

34, Penerbit Andi), “Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai tujuan tertentu”.

 6

Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode, atau

aturan yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan

dapat bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik yang

di gabung dan diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi

untuk mencapai data.

Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut :

a. Komponen Sistem ( Component )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian- bagian dari

sistem.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau

dengan lingkungan kerjanya.

c. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain

untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

d. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh operasi

sistem.

e. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya

penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu

subsistem ke subsistem lainnya.

f. Masukan Sistem (Input)

 7

Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukkan

perawatan adalah energi yang di masukkan supaya sistem tersebut dapat

berinteraksi.

g. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan

sisa pembuangan.

h. Pengolahan Sistem (Procces)

Suatu tempat dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah

masukan menjadi keluaran.

i. Sasaran Sistem

Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila mengenai

sasaran atau tujuan.

Klasifikasi sistem terdiri dari :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa

pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan , sedangkan

sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer,

sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan

sebagainya.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh

manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam, dan

pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang

melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut human machine system . Sistem
 8

informasi berbasis komputer merupakan contohnya, karena menyangkut

penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku Sistem yang beroperasi dengan

tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem

komputer adalah contoh dari sistem tingkah lakunya dapat dipastikan

berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem

yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur

tangan pihak dari luar. Sedangkan system terbuka adalah system yang

behubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang dapat menerima

masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistemnya.

2.1.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang telah

memunculkan arti (makna bagi manusia).

Pengertian Informasi menurut beberapa ahli dapat di defenisikan sebagai berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012 : Edisi Pertama :

22, Penerbit Andi, Yogyakarta), “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan

atau diolah atau di interprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan

keputusan”.

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi,

 9

2011 : 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta), “Informasi merupakan data yang

terstruktur hasil olahan data diproses menjadi informasi”.

Menurut Deni Darmawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi

: 2012 : Cetakan Pertama : 21, PenerbitRemaja Rosdakarya, Bandung), “Informasi

adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya

dan bermanfaat dalam mengambil keputusan”.

Jadi Sistem informasi adalah sekumpulan proses, prosedur dan aturan yang di

organisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi atau laporan-

laporan yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan

data.

Menurut beberapa ahli pengertian Sistem Informasi adalah sebagai berikut:

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi :

2011 : 17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta), “Sistem Informasi merupakan

sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah, untuk menghasilkan informasi yang

berguna untuk pengambilan keputusan”.

Menurut Bambang Haryanto (Dasar Informatika dan Ilmu Komputer,

2009 : Edisi III : 36, Penerbit Andi), “Sistem Informasi adalah suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi organisasi

yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat

menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

 10

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi : 2009 : Edisi II : 33, Penerbit

Andi), “Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi”.

Menurut Murdick, R.G (Sistem Informasi : 2009 : Edisi 1 : 7, Penerbit

Salemba), “Sistem Informasi adalah Seperangkat Elemen yang membentuk kumpulan

atau prosedur-prosedur / bagan-bagan Pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian

atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data/barang pada tujuan tertentu”.

Jadi, Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat komunikasi seperti

hardware dan software komputer, prosedur (aturan pemakaian sistem informasi

tersebut), dokumentasi (dokumen yang dipergunakan untuk memperoleh data), form

(formulir users interfacenya) dan orang-orang uang bertanggung jawab terhadap

manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi adalah sebagai alat

untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

2.1.4. Pengertian Surat

Menurut Barthos (2013:36), “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal

dari suatu pihak dan ditujuka kepada pihak yang lain untuk menyampaikan warta”.

2.1.5. Pengertian Surat Masuk

Menurut Barthos (2013:38), “surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis

untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi

yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercamtum

pada alamat, baik yang tercamtum pada pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri.

Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk

hendaknya dipusatkan di sekertariat atau bagian lain yang diberi wewenang

melaksanakan tugas tersebut.

 11

2.1.6. Pengertian Surat Keluar

Menurut Barthos (2013:38), “surat keluar adalah surat yang lengkap

(bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang)

yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim

melalui pos atau kurir.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan

atau rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah

dkirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas.

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat keluar merupakan suatu alat atau media

yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak

terhadap pihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun

tidak resmi agar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

2.1.7. Pengertian Data

Data berasal dari bahasa Yunani “ Datum” yang berarti fakta. Maka kata

data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia

dari rancangan yang ada disekitarnya. Sedangkan makna kata dalam komputer adalah

segala sesuatu yang bisa dikodekan (dilambangkan) dengan kode, symbol/lambang

yang telah disediakan oleh komputer.

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012 : Edisi Pertama :

25, Penerbit andi, Yogyakarta), “Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat

bercerita sehingga perlu diolah lebih lanjut”.

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi :

2011 : 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta), “Data merupakan

kumpulan/himpunan fakta, dari suatu objek”.

 12

Menurut Deni Dermawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi

: 2012 : Cetakan Pertama : 1, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung), “Data adalah

fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang dapat diolah atau diproses

berdasarkan prosedur tertentu yang pada akhirnya menjadi keluaran dalam bentuk

informasi”.

Menurut Andri Kristanto (Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya

: 2009 : Edisi Rewvisi : 8, Gavasa Media, Yogyakarta), “Pengolahan data adalah

waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi

informasi yang memiliki kegunaan”.

2.1.8. Pengertian Basis Data

Menurt Indrajani (2011), beberapa pengertian basis data, yaitu:

a. Sebuah kumpulan data yang berhubungan secara logis dan merupakan penjelasan

dari data tersebut yang dirancang dengan tujuan untuk menemukan data yang

dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Basis data juga dapat dikatakn

sebagai kumpulan data yang selain terintegrasi karena basis data dirancang untuk

dapat digunakan oleh banyak pemakai, memegang data operasional dan juga

penjelasan mengenai data tersebut dan menghindari duplikasi data.

b. Sebuah kumpulan elemen data yang terintegrasi dan berhubungan secara logika.

Basis data menggabungkan berbagai catatan yang sebelumnya disimpan dalam

file terpisah kedalam suatu elemen data.

Menurut Edhy Sutanta (2014), dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem

Basis Data yang dimaksud dengan basis data adalah “kumpulan data terhubung

(interelated data) yang disimpan secara bersam-sama pada suatu media, tanpa

mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data, kalaupun ada maka

kerangkapan data tersebut harus seminimal mungkin dan terkontrol (controlled

 13

redundancy), data disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk

digunakan atau ditampilkan kembali, data dapat digunakan satu atau lebih program-

program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan

dengan program yang akan menggunakanya, data disimpan dengan sedemikian rupa

sehingga proses penambahan, pengembalian, dan modifikasi data dapat dilakukan

dengan mudah dan terkontrol”.

Dari beberapa pendapat diatas bisa disimpulkan bahwa basis data adalah

kumpulan data yang saling berelasi dan terintegrasi yang dirancang dengan tujuan

untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi.

2.2 Peralatan Pendukung

2.2.1. Activity Diagram

Menurut rosa dan M. Shalahudin (2014:161), diagram aktivitas atau activity

diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau

proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Diagram ini sangat mirip

dengan flowchart karena dapaat dimodelkan sebuah alur kerja dari suatu aktivitas ke

aktivitas lainya atau dari satu aktivitas kedalam keadaan sesaat (state). Yang perlu

diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem

bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan sistem.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas :

Tabel 2.1. Simbol-simbol activity diagram

Simbol Nama Keterangan

Memperlihtkan aliran kerja

Start state
berawal
 14

Memperlihatkan aliran kerja

End State
berakhir

State Menambahkan state suatu objek

Menggambarkan langkah-langkah
Activity
dalam aliran kerja

Memperlihatkan pengambilan

Decison keputusan dari dua atau lebih

langkah pada aliran-aliran kerja

Memperlihatkan arah aliran-aliran

Transition kerja bergerak dari suatu activity

ke activity lainya

Memperlihatkan orang atau badan

yang bertanggung jawab untuk

Swimlane
melaksanakan tugas-tugas tertentu

pada activity diagram

Sumber : (Nugroho, 2010)

 15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. TINJAUAN PERUSAHAAN

3.1.1. Sejarah Instansi atau Perusahaan

Nama instansi : Kantor Kecamatan Pekuncen

Alamat : Jl. Raya Ajibarang – Tegal Km. 04 Banjaranyar

1. Sejarah singkat Kecamatan Pekuncen

Pada zaman dahulu Kabupaten Banyumas terbagi menjadi 5 Karisidenan yaitu

Karisidenan Banyumas, Purbalingga, Banjarnegara, Cilacap dan Brebes. Setiap

Karisidenan dibagi menjadi kawedewanan dan setiap kawedewanan mempunyai

beberapa kecamatan pada zaman penjajahan Belanda. Kecamatan Pekuncen

bangunannya berdiri di Desa Kranggan perbatasan antara Banyumas dan brebes.

Dikarenakan Kecamatan Pekuncen sebagai batas antar Kabupaten pada saat itu

yang memimpin Kecamatan disebut Demang dikarenakan masih menyangkut sistem

kerajaan dan setelah era penjajahan Belanda lewat dan digantikan era penjajahan

Jepang. Kantor Kecamatan Pekuncen berpindah di Desa Pekuncen dusun Legok dan

pada saat itu masih dipimpin oleh Demang setelah era penjajahan Jepag berlalu,

Kecamatan Pekuncen berpindah di Desa Pasiraman Kidul mulai tahun 1947. Setelah

perpindahan di Desa Pasiraman Kidul pemimpin yang semula Demang menjadi

Camat, kemudian selanjutnya pimpinan pada saat itu sampai dengan tahun 1972.
 16

Sampai sekarang belum ada yang dapat memberikan keterangan kapan

perpindahan Kantor Kecamatan dari Desa Pasiraman Kidul ke Desa Banjaranyar

hanya diketahui pada tahun 1972-1973. Camat yang menjabat dan memimpin di Desa

Pasiraman Kidul bernama Bapak Warsito. Yang kemudian digantikan oleh Bapak

Sumarsono pada tahun 1973-1977.

Lalu digantikan oleh :

a. Bapak Wirjosoedjono pada tahun 1977-1979

b. Bapak Tarsimin pada tahun 1979-1982

c. Bapak Drs. Sarno Reksosumarto pada tahun 1982-1983

d. Bapak Soewardi Mustadja pada tahun 1983-1987

e. Bapak Sukiman pda tahun 1987-1992

f. Bapak Drs. Gono Sumarsono pada tahun 1992-1997

g. Bapak Soedarto pada tahun 1997-1999

h. Bapak Drs. H. Asis Kusumandani pada tahun 1999-2005

i. Bapak Setia Rahendra pada tahun2005-2007

j. Bapak Ahmad Suryanto pada tahun 2007-2010

k. Bapak Kamijo pada tahun 2010-2012

l. Bapak Mahmudi pada tahun 2012-2012 (4 Bulan)

m. Bapak Sujarwoto pada tahun 2012-2014

n. Bapak Rusmanto pada tahun 2014-2016

o. Bapak Amrin Ma’ruf pada tahun 2016 sampai sekarang.

2. Visi dan Misi Kantor Kecamatan Pekuncen

a. Visi
 17

Mewujudkan kesejahteraan masyarakat melalui terpenuhinya pelayanan dasar

yang didukung oleh aparat pemerintah Kecamatan yang profesional, bersih,

berhasil guna dan berdaya guna

b. Misi

1. Meningkatkan kualitas sumber daya aparat pemerintah kecamatan dan

pemerintah desa

2. Meningkatkan kualitas pelayann prima kepada masyarakat

3. Meningkatkan pengawasan

4. Meningkatkan upaya peningkatan pendapatan Daerah

5. Meningakatkan pemberdayaan lembaga masyarakat yang ada di Desa.

3. Tujuan dan Sasaran Kantor Kecamatan Pekuncen

a. Tujuan

1. Mewujudkan masyarakat pekuncen yang sejahtera terpenuhi pelayanan dasar

secara adil dan transparan

2. Mewujudkan tata kelola pemerintshan yang baik

3. Meningkatkan kemampuan pengelolaan keuangan SKPD

4. Meningkatkan kualitas pelayanan prima publik

5. Mewujudkan pembangunan yang berwawasan lingkungan

6. Meningkatkan pembangunan yang berkeadialan dalam rangka mengurangi

tingkat kesenjangan sosial

7. Meningkatkan kualitas kehidupan beragama dan berkebangsaan

8. Meningkatkan pelestarian seni dan budaya tradisioanal

b. Sasaran

1. Meningkatnya kualitas perencanaan pembangunan

2. Meningkatnya kualitas SDM aparatur

 18

3. Meningkatnya pengawasan-pengawasan penyelenggraaan pemerintah

4. Meningkatnya akuntabilitas kinerja dalam penyelenggaraan pemerintah

5. Meningkatnya kemampuan pengelolaan keuangan

6. Meningkatnya kualitas pelayanan perijinan

7. Meningkatnya kualitas lingkungan hidup

8. Meningkatnya pengawasan pencemaran lingkungan hidup

9. Meningkatnya pengelolaan SDA yang mendukung pembangunan

berkelanjutan

10. Meningkatnya percepatan pertumbuhan desa, kelembagaan serta partisipasi

masyarakat desa

11. Meningkatnya kerukunan hidup beragama

12. Meningkatnya kesadaran masyarakat dalam kehidupan berbangsa dan

bernegara

13. Mewujudkan supermasi hukum

14. Meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap budaya lokal

15. Meningkatnya kualitas dan kuantitas bangunan bersejarah dan cagar budaya.

3.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

3.2.1. Struktur Organisasi

Camat

Amrin Ma’ruf, S.Sos, M.Si

Kelompok Jabatan Fungsional
Sekretaris
Drs, Tavip Hidayat (Kordinator)
Djudiono, SH
Sudhiati Herlina (Anggota)

Sudiro (Anggota)

Toto Tri Prasojo, SH (Anggota) Sub Bagian Perencanaan Sub Bagian Umum
Daryanto (Anggota) dan Keuangan dan Kepegawaian
Suyati, SH (Anggota) Agus Winarso, S.Sos Slamet, S.Sos
Dini, SH (Anggota)

Seksi Pemerintahan Seksi Pelayanan dan Seksi Pemberdayaan Seksi Ketrentaman

Perizinan dan masyarakat dan ketertiban
Trusiman, S.Sos
Moch Muchlih Agus Gimiarso, S.Sos Sumarsono, S.Sos
 19

Gambar III.1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Pekuncen

3.2.2. Fungsi

a. Camat

Memimpin pelaksananaan sebagian kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan

oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah dan memimpin

penyelenggaraan tugas umum pemerintahan ditingkat kecamatan.

b. Sekretaris Kecamatan

Merumuskan konsep kebijakan, evaluasi dan pelaporan meliputi kegiatan

perencanaan, keuangan, protokol, sarana prasaran dan kerumahtanggaan, hukum,

kehumasan dan protokol, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, pelayanan

administrasi, kearsipan dan perpustakaan berdasarakan standar dan ketentuan

yang berlaku guna menunjang pelaksanaan tugas kecamatan.

c. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Kecamatan

Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, mengkoordinasikan,

melaksanakan pembinaan dan fasilitas, monitoring, evaluasi dan pelaporan

tentang perencanaan program kerja dan pengelolaan keuangan di lingkungan

kecamatan.

d. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan

Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, mengkoordinasikan,

melaksanakan pembinaan dan fasilitasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan

tentang ketatausahaan, sarana prasarana dan kerumahtanggaan, hukum,

kehumasan dan protokol, kepegawaian, pelayanan administrasi, kearsipan dan

perpustakan di lingkungan kecamatan.

 20

e. Kepala Seksi Pemerintahan Kecamatan

Membantu camat dalam melaksanakan sebagian kewenangan pemerintahan yang

dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah

dibidang pemerintahan umum, pemerintahan desa/kelurahan, perencanaan

pembangunan, musyawarah perencanaan pembangunan, pengawasan

pembangunan, penyiapan konsep evaluasi dan rekomendasi Anggaran

Pendapatan dan Belanja Desa (APBDes), Kependudukan dan pencatatan sipil,

pertahanan, perhubungan, komunikasi dan informatika, statistik, pekerjaan

umum, penataan ruang, energi dan sumber daya mineral di tingkat kecamatan.

f. Kepala Seksi Pelayanan dan Perijinan Kecamatan

Membantu Camat dalam melaksanakan sebagian kewenagan pemerintahan yang

dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah di

bidang pelayanan dan perijinan, penanaman modal, pengkoordinasian

pelaksanaan kegiatan baik di tingkat internal kecamatan maupun dengan pihak

terkait, pelaksanaan pelayanan administrasi terpadu kecamtan, pelaksanaan

pelayanan sesuai standar pelayanan.

g. Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat Kecamatan

Membantu Camat dalam melaksanakan sebagain kewenangan pemerintahan yang

dilimpahakan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah di

bidang pendidikan, sosial, kebudayaan, kesehatan, lingkungan hidup, perumahan,

persampahan dan kebersihan, koperasi dan usaha kecil menengah, ketahanan

pangan, perikanan, pternakan, pertanian, kehutanan, pariwisata, industri dan

perdagangan, kepemudaan dan olahraga, ketenagakerjaan, pemberdayaan

 21

perempuan dan perlindungan anak, keluarga berencana dan keluarga sejahtera,

pemberdayaan masyarakat dan desa/kelurahan, kearsipan dan perpustakaan,

ketransmigrasian dan bidang agama.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Urutan proses dalam surat masuk dan surat keluar yang ada pada Kantor Kecamatan

Pekuncen sebagai berikut :

1. Surat Masuk

a. Bagian Kasubag Umum menerima surat masuk

b. Bagian Kasubag Umum mencatat di buku agenda

c. Bagian Kasubga Umum mencatat di kartu penerus disposisi

d. Bagian Kasubag Umum memberikan surat masuk kepada Camat

e. Camat menerima surat masuk dan mengeceknya

f. Surat masuk kembali ke bagian Kasubag Umum untuk diintruksikan ke

Sekcam

g. Sekcam mengintruksikan ke bagian yang bersangkutan.

h. Surat diarsipkan.

2. Surat Keluar

a. Bagian yang berkepentingan membuat surat keluar

b. Surat keluar diberikan ke bagian Kasubag Umum

c. Bagian Kasubag Umum mencatat di buku agenda

d. Bagian Kasubag Umum memberikan surat keluar kepada Camat untuk ditanda

tangani

e. Bagian Kasubag Umum mengirimkan surat keluar dan diarsipkan.

 22

3.4. Activity Diagram

3.4.1. Activity Diagram Surat Masuk

Bagian Kasubag Umum Camat Sekcam

Menerima
surat

Mencatat di
buku agenda

Mencatat di
kartu disposisi

Memberikan surat Mengecek surat

beserta disposisinya

Meneruskan Memberikan
intruksi ke Sekcam intruksi

Mengintruksikan
perihal disposisinya

Mendistribusikan
surat ke bagian
yang bersangkutan

Gambar III.2. Activity Diagram Surat Masuk

 23

3.4.2. Activity Diagram Surat Keluar

Bagian yang Bagian Kasubag Umum Camat

berkepentingan

Membuat surat

Memberikan Mencatat di
surat buku agenda

Memberikan Cek surat

surat

Surat diperbaiki
T
Y

Surat
ditandatangani

Mengirimkan surat Memberikan surat

dan diarsipkan untuk dikirim

Gambar III.3. Activity Diagram Surat Keluar

3.5. Spesifikiasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik yang berasal dari

lingkungan dalam maupun dari lingkungan luar organisasi perusahaan, yang mana
 24

dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang

diinginkan. Adapaun dokumen masukan tersebut adalah :

a. Surat masuk

Fungsi : Sebagai bukti adanya surat untuk dicatat di buku agenda

Sumber : Instansi atau Perusahaan lain

Tujuan : Bagian yang bersangkutan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap adanya surat masuk

Bentuk : Surat

b. Surat Keluar

Fungsi : Sebagai bukti adanya surat untuk dicatat di buku agenda

Sumber : Bagian yang berkepentingan

Tujuan : instansi atau Perusahaan lain

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap ada surat keluar

Bentuk : Surat

3.6.Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan

manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran

yang digunakan adalah sebagai berikut :

 25

a. Buku Agenda Kartu Surat Masuk

Fungsi : Untuk mengetahui penomoran dan bukti masuknya surat

Sumber : Kasubag Umum

Tujuan : Kasubag Umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap adanya surat masuk

Bentuk : Lampiran

b. Buku Agenda Kartu Surat Keluar

Fungsi : Untuk mengetahui penomoran dan bukti keluarnya surat

Sumber : Kasubag Umum

Tujuan : Kasubag Umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap adanya surat keluar

Bentuk : Lampiran

c. Lembar Disposisi

Fungsi : Untuk mengatur porses pengolahan surat

Sumber : Kasubag Umum

Tujuan : Bagian yang bersangkutan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar
 26

Frekuensi : Setiap adanya surat masuk

Bentuk : Lampiran

3.7. Permasalahan Pokok

Masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan pada Kantor Kecamatan Pekuncen

adalah sebagai berikut :

1. Sistem pencataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Pekuncen

masih secara manual.

2. Sistem pencataan surat masuk dan surat keluar saat ini belum memiliki tempat

penyimpanan data sehingga sering terjadinya kehilangan data.

3. Dibutuhkan sebuah sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu

pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada Kantor

Kecamatan Pekuncen.

3.8. Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada

sistem yang berjalan, Penulis menemukan beberapa solusi atau pemecahan dari

permasalahan yang terjadi, antara lain :

1. Membuat aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah

dioperasikan.

2. Adanya media penyimpanan data agar data yang ada tidak mudah hilang.

3. Dapat dengan cepat menghasilkan laporan.

 27

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan terdapat beberapa

kesimpulan, sebagai berikut :

1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Kantor

Kecamatan Pekuncen masih secara manual sehingga kurang efektif dan efisien.

2. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum

memiliki media penyimpanan sehingga masih sering terjadinya kehilangan data.

3. Dibutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi untuk mendata surat masuk dan

surat keluar.

4.2. Saran

Setelah memberikan kesimpulan dari sistem yang berjalan saat ini, agar proses

pendataan surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efisien maka dibutuhkan :

1. Perlu adanya aplikasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang mudah

dioperasikan.

2. Perlu diadakan pelatihan pada pengguna yang akan menggunakan aplikasi

tersebut demi kelancaran dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.
 28

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

Darwamawan, Deni. 2012. Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Cetakan Pertama : Penerbit Remaja Rosdakarya. Bandung.

Haryanto, Bambang. 2009. Dasar Informatika dan Ilmu Komputer. Edisi III :

Penerbit Andi.

Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi. Edisi III. Yogyakarta : Penerbit

Andi.

Kristanto, Andri. 2009. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Edisi

Mitra Wacana Media. Jakarta.

 29

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa
1. NIM : 12166676
2. Nama Lengkap : Saefa Nur Abdullah
3. Tempat/ Tanggal : Banyumas, 03 November 1997
Lahir
4. Alamat Lengkap : Banjaranyar Rt 01/06, Kec. Pekuncen, Kab.
Banyumas
II. Pendidikan

1. RA Perwanida Banjaranyar

2. MI Ma’arif NU 01 Banjaranyar

3. MTs Ma’arif NU 01 Pekuncen

4. SMK Ma’arif NU 01 Paguyangan

III. Riwayat Pengalaman berorganisasi / perkerjaan

1. Anggota pramuka MTs Ma’arif NU 01 Pekuncen

2. Anggota Marcing Band Mts Ma’arif NU 01 Pekuncen
3. Bekerja di Barbershop Purwokerto

Purwokerto, 15 Oktober 2018

Saefa Nur Abdulla

 30

SURAT KETERANGAN KKP

 31

NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK

 32

DOKUMEN MASUKAN
 33

DOKUMEN MASUKAN
 34

DOKUMEN KELUARAN
 35

DOKUMEN KELUARAN
 36

DOKUMEN KELUARAN