PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRODUK PADA

CATALOGUE WEB PT. ASTRAGRAPHIA MEDAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

OLEH :

ANANDA EKA PRAMUDITA

NIM. 1912000004

JENJANG PENDIDIKAN STRATA-1

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS POTENSI UTAMA

MEDAN

2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita ucapkan kehadirat Allah SWT, karena berkat

rahmat dan hidayah serta karunianya penulis dapat menyelesaikan penulisan

laporan PKL ini dengan judul Perancangan Sistem Informasi Produk pada

catalogue web PT. Astragraphia Medan.

Kegiatan PKL dari Universitas Potensi Utama dilakukan dengan tujuan

sebagai sarana untuk mengenalkan mahasiswa pada kondisi nyata di lapangan. PKL

ini sekaligus sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana pendidikan.

Selain itu, PKL ini juga bertujuan agar menambah pengetahuan dan wawasan bagi

mahasiswa. PKL ini dilaksanakan di PT.Astragraphia Medan yang dilaksanakan

selama 1 bulan, meliputi kegiatan pengamatan tentang pemasaran produk,

penjualan, servis, dan pengenalan produk-produk pada costumer.

Terlaksananya penulisan laporan PKL ini tidak lepas dari bantuan dan

bimbingan berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih yang

tidak terhingga kepada:

1. Ibu Dr. Rika Rosnelly, S.Kom, M.Kom, selaku Rektor Universitas Potensi

Utama dan Dosen Pembimbing dalam penyusunan laporan PKL yang telah

memberikan arahan dan masukan tentang bagaimana cara penulisan laporan

yang baik dan benar.

2. Ibu Hj. Nuriandy, B.A selaku Pembina Yayasan Potensi Utama.

3. Bapak Bob Subhan Riza, ST, M.Kom selaku Ketua Yayasan Potensi Utama

i
 4. Lili Tanti, M.Kom selaku Wakil Rektor I Universitas Potensi Utama.

5. Ibu Ratih Puspasari, M.Kom selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu

Komputer

6. Bapak Budi Triandi, M.Kom selaku Ketua Program Studi Informatika

7. Bapak M. Syahiidul H. Pasaribu selaku Pimpinan CV. Honda Kita

8. Ibu Rani Lestari selaku Pembimbing Perusahaan.

9. Teristimewa ucapan terima kasih yang tidak terhingga kepada orang tua atas

do’a yang selalu diberikan.

Penulis telah melakukan penulisan laporan PKL ini dengan semaksimal

mungkin, namun penulis menyadari bahwa terdapat keterbatasan yang dimiliki

dalam penyusunan laporan ini sehingga apa yang disampaikan masih memiliki

kekurangan dan kelemahan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran

yang bersifat membangun dari semua pihak guna penyempurnaan laporan PKL ini

dan penulisan selanjutnya.

Medan,5 Agustus
2022
Penulis

Ananda Eka Pramudita

NIM. 1912000004

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................. iii

DAFTAR TABEL...................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ................................................................................ vi

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................ vii

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1

I.l. Latar Belakang ........................................................................... 1

I.2. Ruang Lingkup.......................................................................... 2

I.2.1. Identifikasi Masalah ................................................... 2

I.2.2. Rumusan Masalah ...................................................... 3

I.2.3. Batasan Masalah ........................................................ 3

I.3. Tujuan dan Manfaat .................................................................. 4

I.3.1. Tujuan ........................................................................ 4

I.3.2. Manfaat ...................................................................... 4

I.4. Metode Pengumpulan Data ....................................................... 5

I.5. Lokasi PKL ............................................................................... 6

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................... 7

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ..................................................... 7

II.2. Visi Misi Perusahaan ............................................................... 8

iii
 II.3 Struktur Organisasi. .................................................................. 8

III.3.1. Tugas dan Wewenang Dalam Struktur Data

Organisasi PT.Astragraphia Medan….. ................. 11

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN .......................................... 15

III.1. Analisa Masalah ..................................................................... 15

III.1.1. Analisa Input ........................................................... 16

III.1.2. Analisa Proses ......................................................... 16

III.1.3. Analisa Output......................................................... 17

III.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan ............................................... 18

III.3. Perancangan ........................................................................... 19

III.3.1. Use case diagram ..................................................... 19

III.3.2. Activity diagram ...................................................... 20

III.3.3. Sequence Diagram................................................... 26

III.3.4. Class Diagram ......................................................... 32

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. 34

IV.1. Kesimpulan ........................................................................... 34

IV.2. Saran....................................................................................... 35

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1. Struktur Organisasi PT. Astragraphia Medan . ...................... 10

Gambar III. 1. Catalog Produk PT.Astragraphia Medan............................. 16

Gambar III. 2. FOD (Flow OF Document) diagram. .................................. 17

Gambar III. 3.Catalogue pada PT.Astragraphia Medan. ............................. 18

Gambar III. 4. Use case diagram. ................................................................ 20

Gambar III. 5. Activity diagram Beranda. .................................................. 22

Gambar III. 6. Activity diagram gambar dan spesifikasi. ........................... 23

Gambar III. 7.Activity diagram login.......................................................... 24

Gambar III. 8.Activity diagram update produk. .......................................... 25

Gambar III. 9.Activity diagram logout........................................................ 26

Gambar III. 10.Sequence diagram beranda. ................................................ 28

Gambar III. 11.Sequence diagram gambar dan spesifikasi. ........................ 29

Gambar III. 12.Sequence diagram login. .................................................... 30

Gambar III. 13 Sequence diagram update produk....................................... 31

Gambar III. 14.Sequence diagram logout. .................................................. 32

Gambar III. 15.Class diagram. .................................................................... 33

v
 DAFTAR TABEL

Tabel III.1.Keterangan simbol pada activity diagram ................................. 21

Tabel III.2.Keterangan simbol pada sequence diagram. ............................. 27

vi
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Pengesahan Laporan Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 2 Jadwal Bimbingan PKL Dosen Pembimbing

Lampiran 3 Surat Permohonan Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 4 Surat Pengajuan Judul Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 5 Formulir Pendaftaran Judul PKL

Lampiran 6 Surat Persetujuan Judul PKL

Lampiran 7 Surat Pernyataan Kesediaan Membimbing dari Dosen Pembimbing

Lampiran 8 Surat Pernyataan Kesediaan Membimbing dari Perusahaan

Lampiran 9 Kartu Absensi Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 10 Daftar Nilai PKL dari Dosen Pembimbing PKL

Lampiran 11 Daftar Nilai PKL dari Dosen Pembimbing Perusahaan

Lampiran 12 Rekap Nilai PKL

Lampiran 13 Skedul Kegiatan Pelaksanaan PKL

Lampiran 14 Surat Izin Praktek Kerja Lapangan (PKL) dari Perusahaan

Lampiran 15 Surat Keterangan Selesai Praktek Kerja Lapangan dari Perusahaan

vii
 BAB I

PENDAHULUAN
 BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Pada era global yang sekarang teknologi adalah sebuah alat alternatif yang

di gunakan oleh hampir seluruh kalangan manusia, teknologi pada bidang

Pendidikan, Kesehatan, Intelegen, transaksi dan sebagainya.

Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah syarat untuk dapat menyelesaikan

Pendidikan strata 1 pada program studi Informatika di universitas Potensi Utama

Medan, dalam praktek kerja lapangan (PKL) ini mahasiswa di bimbing untuk

membuka lebih luas lagi wawasan dan pengetahuan serta dapat mengembangkan

ide-ide agar dapat memanfaatkan teknologi yang ada sebagai alat alternatif untuk

mempermudah sebuah pekerjaan.

Pada saat ini yang ingin penulis kembangkan adalah sebuah teknologi

berbasis web pada bidang informasi tentang pengenalan unit produk pada sebuah

merek printer FUJI XEROX. Saat ini pengenalan mesin masih menggunakan

sebuah buku catalogue yang didalamnya terdapat sebuah gambar dan ringkasan

spesifikasi pada unit dengan tipe tertentu.

Berkaitan dengan sistem yang akan penulis kembangkan akan

memudahkan bagi siapa pun untuk mengakses dan mengetahui sebuah informasi

yang ingin di cari pada sebuah mesin tertentu. Hal ini yang

1
 2

menginspirasi penulis untuk memilih judul laporan prakter kerja (PKL) yaitu ;

“Perancangan Sistem Informasi Produk pada Catalogue web PT.

Astragraphia Medan”. Yang di dalamnya terdapat beranda yang ditampilkan

pada awal web, berisikan logo dan nama perusahaan. Daftar nama dan jenis mesin

printer Fuji Xerox, berisi gambar, nama, tipe, dan jenis-jenis mesin. Spesikasi

mesin, berisi tentang dimensi mesin dan port-port yang tersedia. Penerapan alat

pembanding fitur kelebihan dan kekurangan, berisikan tentang aksesoris dan

teknologi yang tertanam pada mesin.

I.2. Ruang Lingkup

Dalam proses terlaksananya Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang di

lakukan oleh penulis terdapat beberapa hal yang kurang efisien dalam

keterserdiaan sebuah informasi yang terdapat dalam galeri office di PT.

ASTRAGRAPIA MEDAN. Selama terlaksananya Praktek Kerja Lapangan

(PKL) sering sekali costumer yang datang tetapi sulit untuk menemukan

informasi barang yang sedang di cari, sehingga penulis termotifasi untuk

menyediakan catalogue berbasis web untuk menyediakan informasi yang lebih

lengkap.

I.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan pengamatan dan analisis dari penulis selama melakukan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu ;

 3

1. Seringnya pengunjung (costumer) umum yang datang ke galeri hanya dapat

mengetahui barang yang tersedia di office galeri tanpa tau banyak lagi produk

yang tersedia di Gudang pusat.

2. Minimnya informasi dan spesifikasi tentang produk-produk yang di pasarkan

oleh PT.Astragraphia yang berada di galeri office, karena informasi

lengkapnya hanya di kuasai oleh salesman office.

I.2.2. Rumusan Masalah

Penulis telah menyimpulkan beberapa masalah yang dapat di rangkum

sebagai berikut ;

1. Bagaimana merancang sebuah web yang di mana terdapat seluruh informasi

tentang produk yang di pasarkan ?

2. Bagaimana merancang sistem yang mana dapat di update dengan mudah tanpa

harus membuang lembaran kertas ?

3. Bagaimana cara agar costumer maupun administrator dapat mencari nama dan

jenis produk dengan mudah ?

I.2.3. Batasan Masalah

Batasan masalah yang sedang di teliti dan di rancang oleh penulis adalah

sebatas penyempurnaan sistem sumber informasi yang di mana di dalamnya

terdapat beberapa point seperti :

1. Merancang sebuah sistem informasi catalogue produk menggunakan

website berbasis html dan php.

 4

2. Membahas tentang nama, jenis barang, dan spesifikasi pada mesin printer

serta kelebihan dan kekurangan pada produk.

3. Data dan gambar sesuai dengan buku catalogue pada PT. Astragraphia yang

telah di terbitkan.

I.3. Tujuan dan Manfaat

I.3.1. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

adalah sebagai berikut :

1. Untuk merancang sebuah website yang berisikan sebuah informasi tentang

produk-produk yang tersedia pada PT.Astragraphia Medan

2. Merancang sebuah ruang database tersendiri untuk catalogue agar mudah di

perbaharui (update) kapan pun ketika ada informasi baru.

3. Merancang sebuah tampilan melalui device pada galeri office sehingga siapa

pun yang berkunjung dapat melihat informasi pada layar yang di sediakan.

I.3.2. Manfaat

Adapun manfaat dari penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

adalah sebagai berikut :

1. Memudahkan antar karyawan dan atasan untuk melakukan cek status

ketersediaan barang dan memperbaharui jenis serta type yang akan di

masukan.
 5

2. Lebih menghemat kertas karena tidak perlu lagi menyediakan ratusan lembar

kertas untuk melakukan update jika ada jenis barang terbaru dan tidak perlu

menimbun limbah kertas yang telah usang atau salah cetakan.

3. Memudahkan costumer dalam mencari informasi dan membaca informasi

dengan adanya berbagai fitur di dalamnya sehingga lebih mudah mencari jenis

dan type produk yang di cari.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang di lakukan penulis adalah metode dengan

pengamatan langsung agar survei yang di lakukan akurat dari rancangan yang di

inginkan oleh penulis, Adapun metode pengumpulan datanya yaitu :

1. Metode Lapangan (Field Research)

Metode Lapangan (Field Research) adalah pengumpuan data

dan informasi secara langsung ke lapangan dengan mempergunakan

teknik pengumpulan data dan informasi sebagai berikut :

a. Pengamatan (observation)

Dengan di laksanakannya praktek kerja lapakan yang di lakukan

oleh penulis, disini dapat di simpulkan kurangnya sebuah informasi jika

ada costumer umum yang berkunjung ke galeri office masih minimnya

informasi tentang spesifikasi dari produk yang di tawarakan,

dikarenakan hanya bergantung pada sebuah selebaran formulir yang

berisikan informasi tersebut, jika formulir di galeri office habis maka

 6

costumer tidak dapat mengetahui informasi yang terdapat pada mesin

tersebut.

b. Wawancara (Interview)

Untuk mendapatkan sebuah informasi detail bagaimana keadaan

dan fasilitas pada sebuah perusahaan, penulis telah memberikan

beberapa pertanyaan kepada narasumber atau pun salah seorang

karyawan tentang kurangnya data pada galeri office di sebabkan

perusahaan hanya memfokuskan pada salesman yang bekerja di

lapangan dan berkunjung menawarkan produk pada kantor

pemerintahan dan perusahaan berskala besar. Jika di dalam office hanya

terdapat sedikit sekali informasi yang terdapat pada formulir yang di

sediakan di galeri office.

2. Metode Perpustakaan (Library Research)

Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data yang

dibutuhkan dari buku perpustakaan office atau artikel PT. Astragraphia

yang berhubungan dengan isi penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan

(PKL).

I.5. Lokasi PKL

Lokasi pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah pada kantor

PT. ASTRAGRAPHIA MEDAN yang beralamat Jl. SM. Raja KM 6,5 no.4,

Harjosari II, Kecamatan Medan Amplas, Kota Medan, Sumatera Utara 20229

dan penulis di tempatkan pada bagian Sistem Analist.

 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Astragraphia merintis bisnisnya sejak tahun 1971 sebagai Divisi Xerox dari

PT Astra International, yang kemudian memiliki badan hukum sendiri pada tahun

1975. Pada tanggal 22 April 1976, Astragraphia ditunjuk menjadi distributor

eksklusif dari Fuji Xerox Co. Ltd. Jepang untuk Indonesia. Disini Astragraphia

menjadi perusahaan penyedia peralatan kantor dan jasa layanan purna jual (after-

sales service).

Pada tahun 1989, Astragraphia mendaftarkan saham perusahaannya di Bursa

Efek Indonesia (dahulu disebut Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya)

dengan nomor khusus ASGR (ASGR ticker symbol). Terhitung sejak tanggal 31

Desember 2014, sebanyak 76,87% saham Astragraphia dimiliki oleh PT Astra

International Tbk dan selebihnya milik masyarakat. Sebagai pilar bisnis Astra di

bidang teknologi informasi, Astragraphia fokus pada ruang lingkup bisnis Printing

and Digital Services. Astragraphia memiliki Portofolio bisnis Document

Solution dengan mitra eksklusif FUJIFILM Business Innovation, menghadirkan

solusi end-to-end mulai dari kebutuhan cetak personal, perkantoran, Graphic

Art hingga managed print services.

Astragraphia memiliki entitas anak yaitu PT Astra Graphia Information

Technology (AGIT) yang melayani kebutuhan Solusi Teknologi Informasi,

khususnya Digital Services melalui kolaborasi dengan mitra strategis kelas dunia

maupun solusi sendiri yang mencakup hardware, software, services dan PT

7
 8

Astragraphia Xprins Indonesia (AXI) yang hadir sebagai One Click Office Solution

dengan menyediakan solusi bagi segala kebutuhan kantor melalui AXIQoe.com

yaitu layanan e-commerce B2B dan B2G terdepan di

Indonesia, PrintQoe.com yakni layanan online printing B2B dan B2G pertama di

Indonesia, serta CourierQoe yang merupakan layanan logistik dan distribusi bagi

B2B dan B2G. Informasi lebih lanjut, kunjungi www.Astragraphia.co.id.

II.2. Visi dan Misi Perusahaan

II.2.1. Visi Perusahaan

Menjadi mitra pilihan pelanggan dalam solusi dokumen khususnya pada

bagian pelayanan dalam bidang printing dengan menyediakan layanan mesin

printer yang berteknologi tinggi.

II.2.2. Misi Perusahaan

Adapun misi PT. Astragraphia sebagai tujuan utama perusahaan adalah

sebagai berikut :

1. Menyediakan jasa layanan yang berkualitas dan solusi dokumen berwarna.

2. Menginspirasi strategi bisnis pelanggan melalui proses dan sistem yang

berkualitas.

II.3. Struktur Organisasi

Seiring dengan dinamika permintaan masyarakat di tengah teknologi yang

berkembang pesat terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi,

 9

Astragraphia telah bertransformasi menjadi penyedia solusi teknologi informasi

sejak tahun 1990. Kemudian pada tahun 2016, Astragraphia memfokuskan lingkup

bisnisnya pada Printing and Digital Services on Document Solution.

Adapun struktur organisasi yang terdapat pada PT. Astragraphia Medan

dapat dilihat pada gambar II.1 berikut ini:

 10

Manajer Kantor Medan

Adityo Nugroho

Manajer Teknisi Manajer Admin Sekertaris

Mutyani Sarina
Andiq Riyanto Sofyan Hadi Dewi

Teknisi Penata Admin

Hasanul Arifin
Hein Lantang Rangkuti

Muhammad Zen

Muhammad Irsyad

Fadhlul Hadi

Sales Sistem Analist Karyawan Admin

Jovandy Patar Rayi Muhammad Dian Islamiaty

Rosy Gatleya Dona Nove

Dinar Aji Pinunjul Lisa Andriani

Aaron Yoshepo Saartika Ananda

Gambar II. 1. Struktur Organisasi PT. Astragraphia Medan

(sumber : PT.Astragraphia Medan)

 11

II.3.1. Tugas Dan Wewenang Dalam Struktur Data PT. Astragraphia

Adapun tugas dan wewenang untuk masing-masing bagian dalam

struktur organisasi pada PT. Astragraphia Medan adalah sebagai berikut:

1. Manajer Kantor Medan

Tugas Manajer Kantor Medan antara lain :

a. Memimpin sebuah perusahaan yang berada di kota Medan.

b. Memberikan arahan kepada seluruh karyawan terutama pada admin

manajer dan service manajer.

c. Melaporkan hasil kinerja kantor cabang Medan dengan kantor

pusat.

Wewenang Manajer Kantor Medan antara lain :

a. Mengawasi kerja manajer admin dan manajer costumer service.

b. Mengatur keuangan pada kantor cabang Medan.

c. Berhak menolak dan menyetujui proyek yang di ambil oleh sales.

2. Sekretaris

Tugas Sekretaris antara lain:

a. Membantu tugas manajer kantor dan menggantikannya ketika tidak ada di

kantor.

b. Menerima dan mengantarkan dokumen dari klien atau pun dari karyawan

ke ruangan manajer kantor.

Wewenang Sekretaris antara lain:

a. Dapat berkoordinasi secara langsung dengan manajer kantor.

b. Bertanggung jawab untuk memegang dokumen penting yang ada pada

 12

manajer kantor.

3. Manajer Teknisi

Tugas Manajer Teknisi antara lain:

a. Menerima perintah dan arahan dari manajer kantor.

b. Memberi arahan kepada teknisi sesuai dengan prosedur perusahaan

c. Mengawasi pekerjaan teknisi

Wewenang Manajer Teknisi antara lain:

a. Mengkoordinasikan pekerjaan – pekerjaan yang di lakukan oleh Karyawan

terutama admin, sales, dan sistem analist.

b. Mengecek data-data penjualan sebelum di serahkan ke manajer kantor.

4. Manajer Admin

Tugas Manajer Admin antara lain :

a. Pemberi perintah ke admin untuk menagih tagihan bulanan

costumer.

b. Mengumpulkan tagihan para costumer.

Wewenang Manajer Admin antara lain :

a. Bertanggung jawab atas data-data tagihan bulanan setiap costumer.

b. Memberikan arahan kerja kepada penata admin dan karyawan lainnya.

5. Penata Admin

Tugas Penata Admin antara lain:

a. Merekap ulang seluruh hasil tagihan untuk di serahkan ke manajer admin.

b. Mengontrol dan mengecek persediaan produk mesin printer.

c. Memesan sparepart yang habis pada gudang persediaan.

 13

Wewenang Penata Admin antara lain:

a. Menjadi penanggung jawab pengumpulan uang tagihan bulanan

costumer.

b. Memberikan tugas tagihan, kunjungan sales, dan pengecekan sistem

sesuai aturan pemeliharaan.

6. Sistem Analist

Tugas Sistem Analist antara lain:

a. Menangani jika ada masalah pada sistem jaringan dan aplikasi.

b. Mengganti dan memperbaiki jika ada computer atau mesin yang rusak

di office.

c. Membuat security dan mengupdate anti virus untuk keamanan data

perusahaan.

Wewenang Sistem Analist antara lain:

a. Memegang kendali seluruh sistem yang ada pada perusahaan, termasuk

CCTV, Server, dan Wifi.

b. Memegang seluruh data-data komputer username dan password seluruh

karyawan.

7. Sales

Tugas Sales antara lain:

a. Menawarkan produk mesin pada perusahaan-perusahaan

untuk solusi percetakan.

b. Melayani dan memberi informasi kepada costumer yang

datang pada galeri office.

 14

Wewenang Sales Lapangan antara lain:

a. Menerima tawaran kerja sama yang di ajukan pada perusahaan yang di

datangi.

b. Mengetahui seluruh informasi tentang persediaan produk pada gudang

office.

8. Teknisi

Tugas Teknisi antara lain:

a. Memperbaiki masalah dan kerusakan pada mesin printer milik costumer.

b. Melayani complain yang di ajukan kepada perusahaan

Wewenang Teknisi antara lain:

a. Mengajukan kepada costumer untuk penggantian sparepart yang rusak

pada mesin.

9. Karyawan Admin

Tugas Karyawan Admin antara lain:

a. Mencatat hasil kerja dari sales yang laporan nya dari staff

lapangan.

b. Menyambut dan melayani costumer yang berkunjung.

c. Mencatat jadwal pemasukan dan pengeluaran sparepart.

d. Menerima keluhan dan laporan kerusakan dari costumer.

Wewenang Karyawan Admin antara lain:

a. Memesan persediaan media alat tulis kantor.

 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

III.1.Analisa Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan

dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefenisikan sebagai suatu pertanyaan

yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari

sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan

pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah yang terjadi

(identify). Berdasarkan hasil penganalisaan yang penulis lakukan selama proses

Praktek Kerja Lapangan (PKL), maka penulis menganalisa tentang masalah sistem

minimnya informasi dan spesifikasi tentang produk-produk yang di pasarkan oleh

PT.Astragraphia yang berada di galeri office. Dari hasil pengamatan dan data yang

terkumpul selama melakukan praktek kerja lapangan, didapat bahwa sistem

informasi produk masih sangat terbatas dengan hanya dengan sebuah data yang

tertulis di sebuah buku yang belum terupdate, karena jika tidak ada sales di kantor

costumer hanya dapat mengetahui informasi yang terdapat pada buku tanpa

mengetahui ada informasi terbaru yang belum di terbitkan di buku catalog. Jadi

untuk mempermudah setiap costumer yang ingin memesan sebuah produk

penulis akan membuat sistem catalog berbasis web yang akan di tampilkan pada

galeri office dan selalu diupdate jika ada informasi dan barang-barang terbaru.

15
 16

III.1.1.Analisa Input

Pada PT. Astragraphia Medan, dokumen tertulis yang berisi tetang

gambar dan nama jenis produk yang biasa di gunakan pada galeri office. Tampilan

dokumen catalogue pada PT. Astragraphia Medan dapat dilihat pada gambar III.1.

Gambar III. 1. Catalog Produk PT.Astragraphia Medan

(sumber : PT.Astragraphia Medan)

III.1.2.Analisa Proses

Penulis membuat analisa proses yang berjalan dengan menggunakan

Flow Of Dokumen (FOD), adalah data dalam bentuk dokumen dalam suatu sistem

informasi yang merupakan suatu aktifitas yang terkait dalam hubungan dengan

kebutuhan data dan informasi proses aliran dokumen ini terjadi dengan entitas di

luar sistem. mekanisme dari Perancangan catalogue produk pada PT.Astragraphia

Medan digambarkan dalam bentuk Flow Of Document (FOD) pada gambar III.2.
 17

ADMINISTRATOR COSTUMER

MULAI

Melakukan
desain pada
Tampilan Web
website
dengan coding

Melakukan
pengumpulan data
spesifikasi dan
gambar mesin

Penyusunan
Database

Login

Update

Selesai

Gambar III. 2. FOD (Flow OF Document) diagram

III.1.3.Analisa Output

Data output adalah data hasil tampilan yang akan di proses menjadi website

catalogue pada PT.Astragraphia Medan. Adapun laporan hasil tampilan website

catalogue dapat dilihat pada Gambar III.3.

 18

Gambar III. 3. Catalogue pada PT.Astragraphia Medan

III.2.Evalusi Sistem Yang Berjalan

Setelah dilakukan evaluasi hasil pengamatan dan penelitian dari web site

catalogue yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi kelemahan sistem

yang ada. Kelemahan sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Kurangnya penerapan teknologi hal ini mengakibatkan kendala dalam

melakukan promosi produk kepada pengusaha kecil (mikro) karena pada

kantor cabang Medan masih menjalankan sistem manual dengan buku catalog.

2. Catalog produk yang masih dalam bentuk kertas bisa hilang dan rentan

terhadap kerusakan serta harus menyediakan banyak stok catalog dan sulit

untuk melakukan update informasi terbaru.

 19

III.3.Perancangan

Perancangan sistem ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-

dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlihat dalam sistem

yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki

kinerja sistem yang ada. Sehingga kekurangan dan kelemahan yang ada pada

sistem yang berjalan dapat diminimalisir. Pada tahap perancangan sistem akan

dibuat bagian-bagian yang berhubungan dengan proses yang akan berlangsung

pada sistem yang akan diusulkan, antara lain dengan Use case diagram, Class

diagram, Activity diagram dan Squence diagram.

III.3.1.Diagram Use Case

Use case diagram adalah Perancangan yang menggambarkan actor, use

case dan relasinya sebagai suatu urutan tindakan yang memberikan nilai terukur

untuk actor. Sedangkan use case digambarkan sebagai elips horizontal dalam suatu

diagram UML use case perancangan sistem informasi web produk pada

PT.Astragraphia Medan, Use Case Diagram dapat dilihat pada gambar III.4 berikut

ini:
 20

Gambar III. 4. Use case diagram

III.3.2.Activity Diagram

Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan worlflow (aliran

kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan

adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang

dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. Activity diagram

juga menyediakan pendekatan untuk proses pemodelan paralel. Pada dasarnya

diagram Activity sering digunakan oleh flowchart, diagram Activity berfokus pada

aktifitas-aktifitas yang terjadi yang terkait dalam suatu proses tunggal. Jadi dengan

kata lain, diagram ini menunjukkan bagaimana aktifitas-aktifitas tersebut

 21

bergantung satu sama lain. Adapun keterangan keterangan dari simbol activity

diagram pada tabel III.1. sebagai berikut :

Tabel III. 1 Keterangan simbol pada activity diagram

NO Gambar Nama Keterangan

Swimlane Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dalam

1
(Partition) melakukan aktifitas dalam suatu diagram.

State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari

2 Action
suatu aksi.

Initial
3 Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
Node

Activity

4 Final Bagaimana objek dibentuk dan diakhiri.

Node

Digunakan untuk menggambarkan suatu

5 Decision keputusan/tindakan yang harus diambil pada kondisi

tertentu.

Line Digunakan untuk menghubungkan satu simbol

6
Connector dengan simbol lainnya.
 22

1. Activity Diagram Beranda

Tampilan Beranda

Administrator/Costumer Sistem

Menampilan beranda

Memilih menu dashboard

Gambar III. 5. Activity diagram Beranda

 23

2. Activity Gambar dan Spesifikasi

Activity Gambar dan Spesifikasi

Administrator/Costumer Sistem

Menampilkan gambar
dan nama produk

Memilh salah satu

produk

Menampilkan detail
gambar dan spesifikasi
produk

Klik button
bandingkan

Ya
Tidak

Memilih produk lain

untuk di bandingkan

Menampilkan kedua
spesifikasi kedua produk

Gambar III. 6. Activity diagram gambar dan spesifikasi

 24

3. Activity Login

Activity Login

Administrator Sistem

Membuka form login

Menampilkan form login

Masukan usename dan paassword

Verivikasi username dan

password

Tidak Valid

Pesan kesalahan Valid

Masuk ke form update produk

Gambar III. 7. Activity diagram login

 25

4. Activity Update Produk

Activity Update Produk

Administrator Sistem

Menampilkan gambar dan

Membuka form Update Produk
spesifikasi produk

Memilih Button Edit/Tambah

Input Data

Klik Button Save Data tersimpan

Ya Ubah Data

Klik button ubah data Data tersimpan

Tidak

Hapus data

Ya Klik button hapus data Data terhapus

Tidak

Gambar III. 8. Activity diagram update produk

 26

5. Activity Logout

Activity Logout

Administrator Sistem

Keluar dari menu update

Pilih menu logout
produk

Kembali ke menu
beranda

Gambar III. 9. Activity diagram logout

III.3.3.Sequence Diagram

Sequence Diagram merupakan salah satu diagram Interaction yang

menjelaskan bagaimana suatu operasi itu dilakukan; message (pesan) apa yang

dikirim dan kapan pelaksanaannya. Diagram ini diatur berdasarkan waktu. Objek-

objek yang berkaitan dengan proses berjalannya operasi diurutkan dari kiri ke kanan

berdasarkan waktu terjadinya dalam pesan yang terurut. Adapun gambar sequence

diagam dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Adapun keterangan keterangan dari

simbol sequence diagram pada tabel III.2. sebagai berikut :

 27

Tabel III. 2 Keterangan simbol pada sequence diagram

NO Gambar Nama Keterangan

Digunakan untuk menggambarkan user atau

1 Actor lifeline
pengguna.

2 Object lifeline Digunakan untuk menggambarkan sebuah form

3 Activation Objek entry, antarmuka yang saling berinteraksi

Pengiriman komunikasi antar objek yang

4 Message memuat informasi tentang aktifitas yang sedang

terjadi.

Pengembalian komunikasi antar objek yang

Return
5 memuat informasi tentang aktifitas yang sedang
Message
terjadi.
 28

1. Sequence Diagram Beranda

Administrator/
Tampilan Beranda
costumer

Membuka beranda

Menampilkan bio perusahaan dan

gambar produk

Memilih produk untuk melihat

spesifikasi

Gambar III. 10. Sequence diagram beranda

 29

2. Sequence Gambar dan Spesifikasi

Administrator/ Form produk Proses

costumer dan spesifikasi perbandingan

Memilih produk

Menampilkan detail mesin dan

spesifikasi

Memilih produk untuk di bandingan Membandingkan kedua produk

Menampilkan kedua spesifikasi dari produk Menampilkan hasil perbanndingan

Gambar III. 11. Sequence diagram gambar dan spesifikasi

 30

3. Sequence Login

Administrator Form Login Proses login

Membuka form login

Menampilkan form login

Input username dan password Cek username dan password

Username dan password salah

Menampilkan pesan kesalahan

Input ulang username dan password Cek ulang username dan password

Login berhasil

Gambar III. 12. Sequence diagram login

 31

4. Sequence Update Produk

Form input / Database

Administrator Proses
edit data produk

Membuka form input/edit data

Menampilkan form input/edit data Input/edit data produk

Menambahkan data produk

Simpan data produk

Data tersimpan

Ubah data produk

Data di ubah

Hapus data produk

Data di hapus

Gambar III. 13. Sequence diagram update produk

 32

5. Sequence Logout

Administrator Form logout Proses Beranda

Klik button logout

Pilih logout

Batal Masuk ke tampilan awal

Gambar III. 14. Sequence diagram logout

III.3.4.Class Diagram

Class Diagram adalah dekripsi kelompok objek-objek dengan properti,

perilaku (operasi) dan relasi yang sama. Sehingga dengan adanya class diagram

dapat memberikan pandangan global atas sebuah system. Hal tersebut tercermin

dari class- class yang ada dan relasinya satu dengan yang lainnya. Sebuah sistem

biasanya mempunyai beberapa class diagram. Class diagram sangat membantu

dalam visualisasi struktur kelas dari suatu system. Adapun class diagram web

produk pada PT.Astragraphia Medan pada gambar III.15.

 33

1 1
Gambar dan Spesifikasi Produk
Tampilan Web
-nama produk
-nama produk -gambar produk
-gambar produk -spesifikasi produk

+cari()
+cari()

1 1..* Update Informasi

Login
-username -nama produk
-password -gambar produk
+login() -spesifikasi produk
+batal() +edit()
+hapus()
+tambah()
+simpan()

Gambar III. 15. Class diagram

 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

IV.1.Kesimpulan

Bedasarkan analisis yang telah penulis lakukan pada Praktek Kerja

Lapangan di PT.Astragraphia Medan, penulis mendapatkan kesimpulan yang

berfungsi sebagai solusi dari permasalahan tersebut, adapun beberapa kesimpulan

yang diambil oleh penulis adalah :

1. Dengan di bangunnya sebuah sistem website untuk catalogue produk akan

memudahkan setiap costumer dalam menentukan jenis produk serta

spesifikasi yang cocok dengan kebutuhannya.

2. Sistem yang di rancang penulis ini bertujuan untuk mengatasi kekurangan

pada PT.Astragraphia Medan dan menambah pengetahuan untuk staf-staf

yang lainnya agar dapat mengetahuin detail informasi produk.

3. Sistem yang dirancang adalah dengan menggunakan Use Case Diagram yang

akan mengambarkan sebuah interaksi antara actor dengan system yang akan

dibangun, Activity Diagram untuk mengambarkan sebuah interaksi antara

actor dengan system yang akan dibangun, dan Class Diagram untuk

menggambarkan isi dari database dan hubungannya secara struktur

34
 35

IV.2.Saran

Agar rancangan sistem yang dibangun ini dapat menjadi solusi dalam

menangani pengembangan sistem yang ada sekarang dan dapat diterapkan untuk

sistem yang nantinya akan dijalankan, untuk itu ada beberapa saran yang perlu di

sampaikan. Adapun saran yang akan diusulkan penulis untuk meningkatkan

Sistem Informasi Catalogue Produk pada PT.Astragraphia Medan, adalah sebagai

berikut :

1. Selalu memberikan pembaruan dan pemeliharaan kepada sistem mulai dari

desain interface yang lebih menarik dan melengkapi fitur-fitur pada wesite.

2. Diharapkan dengan adanya sistem ini menjadikan seluruh staf dan karyawan

lainnya dapat mempelajari dan dapat mengiklankan kepada costumer

tentang produk terbaru berserta spesifikasinya dengan lebih lengkap.

 DAFTAR PUSTAKA

Arsip – arsip dari PT.Astragraphia Medan

Catalogue produk PT. Astragraphia Medan

www.Astragraphia.co.id
LAMPIRAN