LAPORAN
Disusun oleh :
Tangerang
2015
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH
KERJA PRAKTIK
Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode : Tahun Akademik 2015/2016 di Semester V
KELAS 12.5B.03
ii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan
rahmat-NYA, Sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktik
(KKP) ini tepat waktu. Adapun penulisan judul laporan kami yaitu :
Penulisan laporan kuliah kerja praktik ini dibuat sebagai salah satu syarat
kelulusan mata kuliah Kerja Praktik pada program Diploma Tiga (D.III) jurusan
Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informasi dan Komputer Bina Sarana
Informatika. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi
dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini.
Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dari semua pihak, maka penulisan
laporan Kuliah Kerja Praktik ini tidak dapat diselesaikan dengan baik. Untuk itu,
penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
iii
6. Orang tua tercinta yang telah memberi dukungan, motivasi dan doanya kepada
kami.
7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan bantuannya
dalam pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik, khususnya kelas MI.5B. Serta
semua pihak yang tidak mungkin kami sebut satu persatu sehingga terwujudnya
penulisan laporan ini.
Kami menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh sekali dari sempurna,
untuk itu kami mohon kritik dan saran yang bersifat membangundemi kesempurnaan
penulisan ini dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga laporan ini dapat berguna
bagi kami khususnya dan berguna para pembaca pada umumnya.
Penulis
iv
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN........................................................................... 1
1.1. Umum...................................................................................
1.2. Maksud dan Tujuan..............................................................
1.3. Metode Penelitian.................................................................
1.4. Ruang Lingkup.....................................................................
1.5. Sistematika Penulisan...........................................................
v
3.8. Pemecahan Masalah.............................................................
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan...........................................................................
4.2. Saran.....................................................................................
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................
DAFTAR RIWAYAT HIDUP..........................................................................
SURAT KETERANGAN KKP / RISET...........................................................
NILAI PRAKTIK KERJA LAPANGAN..........................................................
LAMPIRAN – LAMPIRAN..............................................................................
vi
DAFTAR SIMBOL
Proses (Process)
berlangsung.
vii
DAFTAR TABEL
Data…………………………………………
viii
DAFTAR GAMBAR
ix
DAFTAR LAMPIRAN
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Kemajuan teknologi pada zaman yang sudah serba modern ini berkembang
dengan pesat. Hal ini membuat setiap negara maupun individu harus dapat berfikir
dengan cepat dalam sebuah persaingan agar lebih maju dari yang lainnya. Setiap
orang seakan dituntut untuk mengetahui perkembangan informasi dan teknologi dari
berbagai penjuru dunia secara cepat dan akurat. Seiring dengan semakin pentingnya
informasi dan teknologi diseluruh dunia, maka harus diimbangi dengan sistem
memegang peran yang sangat penting diberbagai bidang yang saling mendukung
menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan
1
2
perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat,
karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi,
Maksud dari penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini adalah untuk
menerapkan ilmu yang penulis dapat selama perkuliahan dengan membahas Kuliah
Kerja Praktik (KKP) yang berjudul “Analisa Sistem Pembelian Spare Part Pada PT.
ASCO Prima Mobilindo, sehingga penulis dapat menjelaskan maksud dan manfaat
wawasan pengetahuan.
Adapun tujuan dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah sebagai salah
satu syarat untuk memenuhi mata kuliah kerja praktik di Semester V pada Program
beberapa metode. Adapun metode penelitian dan pengumpulan data yang digunakan
langsung objek yang di teleti untuk pembuatan laporan kuliah kerja praktik
ini.
3. Studi Pustaka
Penyajian dan analisa yang dilakukan berdasarkan data yang ada pada hasil
penelitian serta kegiatan praktek pada PT. ASCO Prima Mobilindo, maupun yang
terkait dalam masalah ini. penulis akan membatasi ruang lingkup penelitian pada
masalah sistem pembelian spare part dan profil perusahaan. Ruang lingkup tersebut
meliputi :
3. Prosedur Sistem Berjalan di bagian pembelian spare part mobil pada PT.
Sistematika dari penulisan laporan kuliah kerja praktik ini terdiri dari empat
bab. Tiap-tiap bab memuat uraian, rincian serta penjelasan masing-masing. Adapun
gambaran sistematika penulisan laporan kuliah kerja praktik ini adalah sebagai
berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang latar belakang (umum), maksud dan
Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar dari sistem dan
Pada bab ini akan menjelaskan tentang PT. ASCO Prima Mobilindo
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang
berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
LANDASAN TEORI
menekankan kepada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau
sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
himpunan dari unsur, komponen atau variabel – variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu system pada
dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lainnya, yang
6
7
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Suatu Sistem menurut Jerry FitzGerald,
adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur -prosedur yang saling
Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang
for Effective Administrator ( Hadori Yunus, 1973:1-2 ) adalah “Alat dimana pegawai
Pengertian Sistem menurut Mulyadi (1993:6) adalah “Suatu jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Tata Sutabri (2004:10) adalah ” Sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang
8
penjadwalan produksi ”.
(2004:10) adalah ”Sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponen-
kesatuan proses”.
dapat berupa abstrak atau fisis ”. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur
teologi. Sedangkan Sistem fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk
Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan keluaran. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sederhana. Sebab sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem memiliki
karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mencirikan bahwa hal tersebut biasa
dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai
berikut:
9
dimana setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu
sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan supra
system.
dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang
Dimana lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat pula
energi bagi sistem tersebut. Dengan demikian lingkungan luar tersebut harus
10
tetap terjaga dan dapat di pelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang
(signal input).
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
11
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat determinan.
Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada
secara fisik.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam (tidak dibuat
interaksi manusia dengan mesin atau yang disebut dengan human machine
system.
Sistem deterministic adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan
dalam bentuk logical model. Media tools system merupakan alat yang dapat
digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem dimana
arti fisiknya. Adapun tools system yang dimaksud adalah untuk merancang model
sistem yang baru, contohnya seperti: diagram alir data (DAD), kamus data (KD).
data. Namun sebenarnya DAD lebih menekankan pada segi proses. Adapun
pengertian secara umum dari diagram alir data adalah suatu network yang
13
menjadi level yang lebih rendah. Sedangkan kekurangan dari DAD adalah
a) External Entity
b) Process
c) Data Flow
d) Data Store
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah diarsipkan
dan disimpan.
a) Diagram Konteks
14
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan
b) Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap proses yang ada didalam
b) Di dalam data flow diagram tidak boleh menggabungkan antar data store
secara langsung.
c) Di dalam data flow diagram tidak boleh menggabungkan data store dan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan digunakan pada
tahan analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahan analis kamus
data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user
15
tentang data yang mengalir pada sistem tersebut. Sedangkan pada tahap
atau laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada
di diagram alir data. Arus data yang ada di DAD sifatnya global dan hanya
ditujukan nama arus datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus
a. Arus Data
Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana tujuan data
tersebut.
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data
Flow Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus
yang lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagram dapat
c. Tipe Data
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau
menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri item-
5. Alias
16
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
6. Volume
Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata-rata dan volume
7. Periode
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
keterangan tentang arus data tersebut. Selain itu, kamus data juga mempunyai
suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang
dijelaskan atau disebut dengan notasi. Dimana notasi kamus data lebih mudah
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Setiap numeric
A Karakter alphabet
/ 7898000)
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ And (dan)
3.1 Umum
Proses pembelian spare part pada PT. ASCO Prima Mobilindo secara garis besar
ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual.
Seiring dengan perkembangan zaman, proses pembelian ini semakin rumit dengan
Pada PT. ASCO Prima Mobilindo setiap proses pembelian yang terjadi
diawasi oleh Kepala Bengkel PT. ASCO Prima Mobilindo secara tidak langsung
pembelian. Arsip yang mendukung proses pembelian tidak sedikit jumlahnya, dan
semua arsip-arsip tersebut sudah terkomputerisasi semua jadi Kepala Bengkel dapat
aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis
19
20
semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di
tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek
PT. ASCO Prima Mobilindo merupakan salah satu grup otomotif terkemuka
ditanah air yang telah berdiri sejak tahun 1989, dengan brand Adira Mobil. Pada
tahun 2004, Adira Mobil kemudian melakukan pergantian merk dan penajaman
startegi bisnis dengan mengganti nama perusahaan menjadi ASCO Prima Mobilindo.
Saat ini ASCO merupakan dealer dan bengkel resmi untuk 4 merk otomotif
terkemuka, yaitu Daihatsu, Isuzu, Peugeot, dan UD Trucks. Khusus untuk bengkel,
ASCO juga memiliki bengkel body repair dengan fasilitas dan teknologi yang
Barat, dan Jawa Timur. Jumlah Outlet PT. ASCO Prima Mobilindo terus bertambah
Perusahaan yang kami riset merupakan kantor cabang yang beralamat di Jl.
Raya Fatmawati No.45A Jakarta Selatan. Perusahaan ini dinotariskan oleh Kun
Visi Menjadi perusahaan dealer dan bengkel resmi terbaik, dikenal dalam
industri otomotif.
Berikut ini merupakan struktur organisasi PT. ASCO Prima Mobilindo yang
KEPALA BENGKEL
CSR
Adapun fungsi dan tugas dari masing masing bagian dalam struktur
1. Kepala Bengkel
service.
c) Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu
2. CSR
3. Service Advisor
4. Koordinator Kendaraan
tools.
5. Kepala Regu
kepala bengkel.
6. Mekanik
24
pada PKB.
c) Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi
7. Kepala Gudang
b) Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik.
8. Gudang Bahan
bengkel.
di gudang bahan.
9. Admin Bengkel
25
a) Menyetujui order spare parts (Purchase Order) terhadap spare parts yang
Ka.Bengkel.
10. Kasir
keuangan.
jam kerja mulai pukul 08.00 sampai pukul 17.00 dengan waktu istirahat satu jam.
merupakan fungsi dari adanya prosedur didalam sistem yang berjalan. Adapun
prosedur sistem yang berjalan pada PT. ASCO Prima Mobilindo adalah sebagai
berikut :
Pada tahap ini petugas gudang spare part bengkel melakukan pengecekan
stock spare part yang ada di gudang dengan melihat data spare part yang ada
26
di arsip data stock. Jika didapati stock spare part ada yang kurang atau stock
kosong, bagian spare part bengkel membuat OPSC (Order Pembelian Suku
Setelah supplier menerima email OPSC (Order Pembelian Suku Cadang) dari
petugas spare part bengkel memeriksa kondisi spare part sesuai dengan isi
Dokumen PL (Packing List) asli di simpan oleh petugas spare part bengkel
3. Proses Pembayaran
Merupakan tahap akhir dari prosedur sistem berjalan. Pembuatan laporan ini
didapat dari penerimaan barang yang sudah masuk ke bengkel. Bagian spare
part bengkel membuat SPG (Surat Penerimaan Gudang) yang berisi data-data
spare part yang sudah dibeli. Kemudian laporan SPG (Surat Penerimaan
Gudang) diarsipkan.
28
Gambar III.2
Keterangan:
PL : Packing List
BK : Bank Keluar
Gambar III.3
Kamus data biasanya dibuat pada tahap analisa dan perancangan. Kamus data
juga dibuat berdasarkan arus data pada diagram alir data. Kamus data harus dapat
mencerminkan yang jelas tentang apa yang dicatat. Keterangan lebih lanjut tentang
struktur data dari suatu arus data di Diagram Alir Data (DAD) secara lebih terperinci
dapat dilihat pada kamus data. Adapun kamus data sistem pembelian spare part pada
Alias : PL
NPWP_Pelanggan
Jumlah_Total
Alias : SPG
Nama_Vendor + Alamat_Vendor
Harga_Total + Jumlah_Total
Alias : OPSC
+ Jangka_Waktu
Tgl_Terima + Jumlah_Total
Alias : BK
Jumlah
Yang termasuk sebagai dokumen masukan sistem berjalan pada PT. ASCO
Sumber : Vendor/Supplier
Frekuensi : 15 hari
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 1
Frekuensi : 15 hari
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 4
Yang termasuk sebagai dokumen keluaran sistem berjalan pada PT. ASCO
Tujuan : Vendor/Supplier
Frekuensi : 15 hari
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 2
Tujuan : HO Pusat
Frekuensi : 15 Hari
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 3
Di setiap sistem yang berjalan, akan ada permasalahan pokok yang timbul.
Hal itu disebabkan karena faktor internal maupun eksternal. Adapun permasalahan
1. Faktor Internal
Penyebab faktor internal biasanya berasal dari sistem yang berada di dalam
perusahaan. Diantaranya:
a) Spare part yang tidak laku terjual selama lebih dari 1 tahun akan menjadi
death stock.
terpadu, jadi jika sudah lewat jam 3 sore sering mengalami sistem server
2. Faktor Eksternal
perusahaan diperlukan manajemen dan sistem komputerisasi yang baik dalam sistem
pembelian spare part dari proses order spare part hingga pembuatan laporan.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
tentang sistem pembelian spare part pada PT. ASCO Prima Mobilindo maka dapat di
2. Apabila customer memesan spare part via telpon banyak mengandung resiko
3. Karena kondisi lalu lintas Jakarta sering macet, pengiriman barang spare part
sering terhambat.
4.2. Saran
39
40
1. Dalam proses pembelian spare part harus dipikirkan dari awal waktu agar
3. Sistem di pengoperasian bengkel agar diperbaiki lagi supaya tidak ada server
lemot.
DAFTAR PUSTAKA
HM, Jogiyanto, 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur
Romney, Marshall B. Dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Management
S.R, Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Edisi Kelima. Jakarta: PT.
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Yogyakarta: PT. Andi Offset.
Tantra, Rudi. 2012. Managemen Proyek Sistem Informasi. Yogyakarta: C.V Andi
Offset.
41
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 12132303
Nama Lengkap : Moh. Faqih Nur F.
Tempat, dan Tanggal Lahir : Tegal, 31 Juli 1988
Alamat Lengkap : JL. Gatot Subroto RT.01/RW.01
TANGERANG
42
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 12135543
Nama Lengkap : Halim Budi Putra
Tempat, dan Tanggal Lahir : Jakarta, 27 Agustus 1995
Alamat Lengkap : Jl. Danau Poso 5 no 60
Perumnas II Tangerang
43
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 12135038
Nama Lengkap : Zulfikri Rifai
Tempat, dan Tanggal Lahir : Jakarta,07 Mei 1989
Alamat Lengkap : Jl. Danau Kerinci IV no.3
Perumnas III Tangerang
( Zulfikri Rifai )
44