3.0 2011 1. Budi Santoso, SE., MM. 2. Beny Susanti, SE., MM. 3. Erna K., SE., MM.
MYOB PREMIER V8
Page 2
Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik
Accounts
Menyediakan fitur Accounts List, Record Journal Entry. Banking Menyediakan fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register, Reconcile Account, Prepare Bank Deposit, Print cheque. Sales Menyediakan fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment, Print Invoice. Time Billing Menyediakan fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time Billing Invoice, Activity Log.
Page 4
Purchases Menyediakan fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase Order. Inventory Menyediakam fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count Inventory, Adjust Inventory, Transfer Inventory, Auto Build Inventory. Card File Menyediakan fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee, Personal.
5. 6.
Linked Account Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account Opening Balances Masukkan saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job (jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi.
7.
Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai setup awal dengan tuntunan dari MYOB.
Klik tombol start Pilih all program > MYOB Premier > Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :
a.
3.
b. Create, untuk membuat data perusahaan baru c. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan d. Whats New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi ini
e. 4. 5.
Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6 bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List dan Company File
6.
Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut : diisikan Tahun Tutup Buku pilihan Bulan Tutup Buku pilihan Bulan Awal Buku pilihan jumlah periode setahun
7.
Current Financial Year Last Month of Financial Year Convertion Month Number of Accounting Periods
Page 6
8.
Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam I Would like to start with one of the last provided by MYOB. Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB. I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after Im done creating my company file Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada setelah membuat file baru. I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB. Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar account.
pembuatan Account:
9.
Kedua
pilihan
di
atas
akan
memunculkan
Assistant
berikutnya
yang
menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klik Save.
10. Selanjutnya
baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:
Setup Assistant : adalah fitur yang membantu kita untuk mengendalikan beberapa fungsi contents pada command centre seperti customize, account, sales, purchase. Jika anda menginginkan beberapa perubahan cara kerja pada beberapa content tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun, fungsi yang lazim digunakan sudah sesuai dengan setup yang sudah aktif dan karenanya tidak perlu diubah lagi.. Command Centre: adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase, inventory, dan cardfile.
Page 7
Beberapa dari default account tidak dapat dihapus karena telah terhubung dengan account dan form yang lain (linked account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor lain. Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:
1. 2. 3.
Linked Account yang diisi dari menu Setup Linked Account yang melekat pada Tax Codes Linked Account yang melekat pada Form Item List
Linked Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat melihatnya dengan cara:
a. Klik
b.
Linked Accounts-Accounts & Banking Accounts Ada 5 linked account dimana terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form
ini sementara 3 account lainnya dapat diganti dengan account yang lain. Berikut penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut: Equity Account for Current Earnings Untuk menampung selisih Laba/Rugi yang dapat juga dinamakan sebagai Laba Rugi Tahun Berjalan. Equity Account for Retained Earning Untuk menampung laba/rugi pada tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku tahunan. Equity Account for Historical Balancing Untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian data awal. Cheque Account for Undeposited Funds Account ini untuk menampung penerimaan dari customer yang berbentuk giro belum jatuh tempo. Jadi sebelum dana/giro tersebut masih dalam masa kliring dimasukkan dalam account ini. Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan. c. Linked Account-Sales Account Terbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat digunakan : Assets Account for Tracking Receivables Untuk menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang Usaha/Piutang Dagang).
Page 8
Cheque Account for Customer Receipts Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran dari customer.
Income Account for Freight Untuk menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari form Sales Invoice, jika option I charge freight on sales aktif.
Liability Account for Customer Deposits Untuk menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I track deposit collected from customer aktif
Expense or Cost of Sales Account for Discounts Untuk menampung account Potongan Penjualan yang akan diberikan pada customer, karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan, jika option I give discounts for early payment diaktifkan.
Income Account for Late Charges Untuk menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan customer membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan.
d.
Linked Accounts-Purchases Accounts Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 option account yang dapat digunakan :
Liability Account for Tracking Payables Untuk menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang Usaha/Hutang Dagang)
Cheque Account for Paying Bills Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang pada supplier.
Expense for Cost of Sales Accont for Freight Untuk menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form Purchase Invoice, jika option I pay freight on purchases aktif.
Page 9
Untuk menampung account Uang Muka Pembelian yang dibayar pada supplier, jika option I track deposit paid to supplier diaktifkan. Expense (or Contra) Account for Discounts Untuk menampung account Potongan Pembelian yang akan diterima dari supplier karena kita membayar hutang pada masa termin potongan jika option I take discounts for early payment diaktifkan Expense Account for Late Charge Untuk menampung Beban Denda/Bunga atas keterlambatan kita membayar hutang pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan.
Linked Account yang kedua adalah yang melekat pada isian Tax Code Information. Dalam setiap jenis Tax Codes yang ada selalu diisikan 2 jenis Accounts: Linked Account for Tax Collected Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan dimasukkan ke dalam Pajak Keluaran (VAT Out). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia tipe account ini adalah Current Liabilities.
a.
b.
Linked Account for Tax Paid Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat fakur pembelian dan akan dimasukkan ke dalam Pajak Masukan (VAT In). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia, tipe account ini adalah Current Assets. Jumlah pajak masukan pada akhir bulan dapat dilakukan pengkreditan dan dialokasikan ke dalam PPN Keluaran. Selisih antara PPN Masukan dan Keluaran tersebut nantinya akan menjadi Hutang Pajak atau Piutang Pajak.
c.
Linked Card for Tax Authority Ini bukanlah linked account, tetapi linked account yang berlaku untuk card file (customer/supplier) tertentu saja. Linked Account yang ketiga adalah yang melekat pada isian Item Information. Dalam setiap item yang dibuat disediakan 3 option: I Buy This Item I Sell This Item I Inventory This Item : Cost of Sales Account : Income Account for Tracking Sales : Assets Account for Item Inventory
Page 10
Account ini untuk menampung suatu item dijual kembali yang menimbulkan kerugian pada perusahaan karena berkurangnya persediaan. Account ini akan muncul jika option I Inventory This Item diaktifkan. b. Expense Account for Tracking Cost Account ini untuk menampung suatu item jika dibeli akan masuk diaktifkan. c. Income Account for Tracking Sales Account ini untuk menampung suatu jumlah yang tertera pada Sales Invoice. d. Assets Account for Item Inventory Account ini untuk menampung rekening persediaan barang yang akan mencatat jumlah barang dibeli dan jumlah barang yang dikeluarkan pada saat dijual. ke dalam account beban apa. Account ini akan muncul jika option I Buy This Item
Pajak Masukan. Pajak yang harus dibayar oleh pembeli. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya. Pajak Keluaran. Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke kas negara. MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung Pajak Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan pajak dibagi menjadi 2 yaitu: Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sudah termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada). Tax Exlusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai pajak dan belum dipotong diskon. Berikut ini akan dijelaskan prosedur untuk membuat kode pajak dan menghapus kode pajak.
2.
Membuat Kode Pajak Klik menu list, tax code Klik tombol new
Page 11
Kemudian isi kode pajak PPn pada kolom isian tax code Kmudian tab, isi pajak pertambahan nilai pada description Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-2100 (Pajak Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-2200 (Pajak Masukan) pada kolom isian Linked Account for Tax Paid. Pada linked card for Tax Authority masukan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file pemasok atau dapat pula dikosongkan Klik ok, close Menghapus Kode pajak : Sorot kode pajak yang akan dihapus. Klik menu Edit (menu utama), lalu klik Delete Tax Code. Hapus semua kode pajak kecuali 2 jenis yang tidak dapat dihapus yaitu kode GST dan N-T. Setelah itu untuk membuat kode pajak lagi yang Anda inginkan dengan menekan tombol New, atau mengganti kode pajaknya (Edit).
Pendapatan Lain-lain diawali dengan nomor Beban Lain-lain diawali dengan nomor
Account di dalam MYOB dapat disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat
Page 12
dirinci lagi menjadi sub account dibawahnya. Nomor account dapat diisi maksimal 5 digit. Sedangkan untuk setiap account ada kemungkinan hirarkinya, yaitu sebagai account induk (header) atau sebagai account anak (detail).
: Anda
dapat
mengelompokkan
customer
tersebut
akan
dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas). : MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk masing-masing card sebanyak 3 field name. : Disetiap field name yang dipilih Anda dapat isikan isi dari field tersebut.
Selling Details Sale Layout Income Account Salesperson Sale Comment Shipping Method Customer Billing Rate Credit limit Available Credit Currently past due Tax Code Freight Tax Code Use Customer Tax Code : : : : : : : : : : : : Pilih salah satu dari 6 default tipe sales Pilih salah satu account tipe revenue. Pilih salesperson Anda yang menangani customer ini. Pilih comment yang dibubuhkan di footer invoice. Pilih jenis/metode pengiriman barang ke customer ini. Jika melakukan time billing isikan tarif bill per satuan. Isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin dapat diberikan. Batasan kredit yang masih dapat digunakan. Disikan sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo. Isikan default Tax Code pada saat membuat sales. Isikan default untuk freight di sales. Aktifkan jika customer tersebut kena pajak/sebaliknya. Customer Term Information: Payment is due Discount date Balance due date % Discount for Early Payment % Monthly Charge for late payment % volume discount : Jatuh tempo pembayaran dihitung setelah transaksi. : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari dari transaksi penjualan. : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari setelah payment is due : % discount diberikan jika membayar sebelum discount date : % denda jika terlambat bayar : % volume discount yang diberikan.
Payment Details Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan oleh customer dalam membayar hutang-hutangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan seperti Cash, Master Card, Visa Card dan lainnya serta Anda masih dapat membuat cara pembayaran sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
Page 14
Jika pilihan Anda adalah selain Cash, akan ditanyakan informasi tentang Card (kartu) Customer seperti nomor kartu, nama yang tertera di kartu dan tanggal kadaluwarsa atas kartu tersebut. Jobs Akan menampilkan daftar Job yang berhubungan dengan customer tersebut. Hanya akan tampil jika customer tersebut dihubungkan (linked) dengan salah satu Job List yang ada. Yang ditampilkan dalam form ini adalah saldo suatu Job yang berhubungan dengan customer ini. History Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer yang bersangkutan pada suatu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu juga diberikan informasi tentang penjualan terakhir, pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada.
Menu Command Centre Inventory Item List, atau Menu utama List Items
Page 15
Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item yang ada di dalam MYOB, diantaranya:
1.
Item tersebut merupakan bagian dari Barang Dagang. Saat membuat item ini Anda harus mengaktifkan icon I Buy, I Sell dan I Inventory. Ciri item ini:
a. b. c.
Mempunyai harga pokok (cost) per unit Melekat pada account inventory Mempunyai satuan Qty (kuantitas)
2.
Item tersebut merupakan bagian dari Service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada customer. Item ini hanya dapat dijual saja dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini Anda hanya mengaktifkan ikon I Sell This Item saja.
3.
Item tersebut merupakan bagian dari Perlengkapan/Beban Usaha. Jika item ini dibeli akan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban (expense) dan jika dijual biasanya dimasukkan ke kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item saat membuat item jenis ini. Berikut ini akan dijelaskan prosedur pengisian item list yang ada di dalam MYOB,
yaitu: Persediaan Barang Dagang Item Number Name Qty On Hand Current Value Average Cost Inactive Item Copy From : : : : : : : Isikan kode barang (maksimal 30 karakter) Isikan nama barang (maksimal 30 karakter) Menunjukkan stock (qty) sampai dengan sekarang. Menunjukkan nilai uang dari Qty yang ada sampai sekarang. Harga rata-rata per unit (Current value/Qty On Hand) Jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi. Menyalin (menyamakan) beberapa default atas item tersebut dengan item yang lain. Aktifkan ketiga field I Buy, I Sell dan I Inventory lalu isikan beberapa linked account yang berhubungan dengan item tersebut. Setelah mengisikan form Profile, lalu geser ke tab form berikutnya untuk mengisikan informasi tentang pembelian (Buying Details) dan penjualan (Selling Details).
Last Purchase Price Buying Units of Measure Number of Item per Buying
: : :
Harga beli terakhir (otomatis diisi) Satuan pembelian dalam ukuran terkecil (pcs) Ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item.
Page 16
: for :
Kode pajak saat dibeli barang tersebut. Minimum Qty yang ada di gudang untuk informasi peringatan saat barangnya sudah mencapai sama/di bawah limit. Supplier pertama yang sering diminta order barang. Nomor (kode) barang dari supplier. Default setiap order pembelian berapa Qtynya. Isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap customer. Isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan. Isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya Pilih jenis kode pajak saat dijual. Pilih harga yang ditetapkan di Base Selling Price di atas apakah sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (exclusive). Pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price atau dari Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam faktur invoice. Otomotis diisikan oleh MYOB berdasarkan rekap transaksi untuk mengetahui perbandingan setiap periodenya.
Primary Supplier to Reorder Supplier Item Number Default Reorder Quantity Base Selling Price Selling Unit of Measure Number of Item per Buying Unit Tax Code When Sold Inclusive/Exclusive
: : : : : : : :
History
Page 17
P1.14. Purchase
Purchase digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian seperti menentukan quota pembelian, membuat pesanan pembelian dan mencatatat retur pembelian. Dengan memamfaatkan modul purcahse perusahaan dapat memasukkan pembelian, mencatat pembelian berulang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang dagangan yang telah dipesan, memriksa barang yang dibeli agar sesuai spesifikasi yang dipesan, melakukan pembayaran yang tepat waktu terhadap pemasok dan mengelola uatng usaha secara terperinci dan akurat. Berikut ini adalah tampilan dari modul purchase:
Page 18
Pada Gambar di atas memperlihatkan bahwa Purchase memiliki beberapa aktivitas, yaitu: a. Enter Purchase Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasannya. Bagian pembelian sebelum melakukan order kepada supplier harus membuatkan order pembelian ke atasannya.permohonan tersebut belum tentu disetujui dengan beberapa pertimbangan yang diambil oleh atasannya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja. Perbedaan yang mencolok adalah warna formnya. Quote Form ini berguna untuk membuat permohonan atas pembelian suatu barang (item). Dalam Quote ini tidak ada jurnal akuntansinya.
Page 19
Adapun cara pengisian quote adalah sebagai berikut: Received Item Number Description Price Disc % Total Job Tax : : : : : : : : Qty barang yang akan dipesan. masukkan kode barang yang akan dibeli. secara otomatis langsung diisikan nama item yang bersangkutan. ketikkan harga pesanan (jika ada). ketikkan diskon yang mungkin didapat (jika ada). otomatis dihitung dari (Received x Price Disc %). isikan Job jika berhubungan dengan Job (proyek) tertentu. Pilih/isikan kode pajak (jika item tersebut kena pajak pembelian). Order Enter order ada 2 kemungkinan terjadinya: 1. 2. Order yang dilakukan tanpa membuat Quote sebelumnya. Order yang dilakukan sudah dibuatkan Quote sebelumnya.
Bill Enter Bills adalah kegiatan memasukkan tagihan yang diterima dari supplier ke hutang perusahaan. Ada 3 kemungkinan munculnya Bill dari supplier tersebut:
Page 20
1. 2. 3. b.
Bill (Direct Purchases) Change from Quote to Bill Change from Orders to Bill Purchase Register Purchase register digunakan untuk melihat semua transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya. Purchase register terdiri dari: quotes, orders, open bills, returns & debits, closed bills, recurring templates. c. Purchase Return and Debit MYOB tidak menyediakan form khusus untuk pengisian retur pembelian. Cara pengisiannya sama dengan pengisian Purchase biasa, hanya untuk kolom Received diisi dalam angka minus. Setiap melakukan proses retur Anda harus melakukan 2 tahap, yaitu:
1.
Mengurangkan invoice (Qty minus) di dalam form BILL. Membebankan invoice yang minus tersebut ke invoice lainnya (Apply to Purchase)
2.
atau membebankan invoice yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai (Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut asalnya adalah pembelian tunai. d. Recurring Adakalanya perusahaan selalu membeli jenis barang yang sama dengan Qty yang sama di tempat vendor yang sama pula. Kejadian itu bisa terjadi berkali-kali dalam waktu yang relatif sama. MYOB hampir menyediakan fasilitas Recurring ini di semua transaksi seperti pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan dan lainnya. Contoh: Perusahaan dalam kegiatan sehari-hari menggunakan jasa penyewaan truk untuk mengangkut barang-barang yang dijual dan dibelinya. Kendaraan tersebut disewa dengan sistem pembayaran sebesar Rp 1000.000 setiap minggunya.
e.
Report-Purchase Anda dapat melihat laporan-laporan yang berhubungan dengan aktivitas pembelian
selama periode yang Anda inginkan dengan membukanya dari menu Report-Purchase.
Page 21
Membayar hutang dengan pilihan langsung ke Cash/Transfer Membayar hutang sebuah faktur lunas dengan mendapatkan potongan. Membayar hutang karena terlambat sehingga diberikan finance charge.
P1.16. Sales
Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai, atau pada piutang usaha jika penjualn dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan penjualan ini sangat penting maka perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan, anda dapat menggunakan modul sales pada MYOB Premier. Semua aktivitas penjualan yang dicatat dalam modul sales secara otomatis akan masuk dalam daftar jurnal transaksi Semua yang ada di menu Purchases terdapat pula di menu Sales. Pada prinsipnya cara pengisian Sales sama dengan pengisian Purchase yaitu mulai terjadinya Quote Sales, Order Sales, Enter Sales, Receive Payment sampai dengan Transaction Journal. Yang berbeda adalah berada pada posisi yang berlawanan. Berikut ini adalah tampilan dari modul sales:
Page 22
P1.17. Banking
MYOB menyediakan fasilitas transaksi yang berhubungan dengan bidang perbankan, baik untuk keperluan pembayaran, penerimaan, maupun manajemen keuangan lainnya. Modul Banking secara bisa divisualisasikan sebagai berikut (lihat Gambar halaman berikutnya):
Spend Money. Spend Money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk keperluan usaha. Transaksi yang dicatat dalam menu ini seperti membeli perlengkapan (ATK), membayar biaya, mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern maupun ekstern. Bisa disimpulkan Spend Money adalah pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang. Jika untuk membayar hutang dagang maka akan dicatat di menu Purcahse-Pay Bills.
Page 23
Print Cheque. Anda dapat membuat voucher pengeluaran dengan menu ini, atau dapat mencetak secara langsung dari komputer. Receive Money. Receive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Menu ini digunakan untuk mencatat jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari customer, seperti penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank, pengembalian pinjaman dari karyawan, penjualan aktiva selain inventory dan lainnya.
Prepare Bank Deposit. Menu ini adalah proses pencairan cek dan giro yang diterima dari customer atau card yang lainnya. Bank Register. Bank Register hampir sama dengan General Ledger. Perbedaan yang ditampilkan hanyalah account list dengan type Detail Cheque Account. Di dalam bank register Anda dapat melihat mutasi setiap bank sekaligus Anda juga langsung dapat memasukkan transaksi lewat menu tersebut. Jika selama ini dibahas adalah selalu memasukkan transaksi dari modul masing-masing, hal itu dapat dilakukan lewat satu menu yaitu Bank Register ini. Anda dapat langsung melakukan proses Spend Money, Receive Money, Enter Sales, Receive Payment, Enter Purchase dan Pay Bill.
Reconcile Account. Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara manual. Report Banking. Segala transaksi yang Anda catat dari menu banking ini dapat dilihat pada laporan Banking.
Page 24
Activities List. Suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan system perhitungan pembayaran per jam atau per satuan tertentu.
Enter Activity Slip. Anda dapat memberikan tagihan pada customer secara manual melalui modul Sales dengan pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual tersebut anda juga dapat melakukan sendiri-sendiri. proses pembuatan Activity Slip, lalu mengumpulkannya menjadi Prepare Time Billing Invoice secara bersama-sama atau
Prepare Time Billing Invoice. Digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan (invoice).
Activity Log. Form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu Activity Slip yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau Detail View.
P1.19. Inventory
Persediaan merupakan bagian penting dalam suatu perusahaan. Dengan pengelolaan persediaan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat dengan mudah mengecek barang-barang
Page 25
persediaan yang terjual. Perusahaan yang mengatur manajemen persediaanya dengan baik akan mudah memperoleh informasi persediaan yang masih ada, nilai nominal suatu barang dagangan beserta penyusutannya, menetapkan harga beli dan harga jual barang dagangan, menyediakan atau merakit barang dagangan menjadi suatu kesatuan beserta harga yang telah ditetapkan. Adapun tampilan modul inventory dalam MYOB adalah sebagai berikut:
MYOB Premier dalam modul inventory pada command center dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :
Set Item Prices berfungsi unruk mengubah harga jual yang berlaku. Transfer Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk menyimpan perpindahan barang dari bahan baku mentah ke barang jadi.
Items Register berfungsi mengijinkan perusahaan untuk melihat secara umum perubahan persediaan yang terjadi di perusahaan. Perusahaan dapat menelusuri semua transaksi persediaan barang, termasuk penyesuaian jurnal persediaan dan perpindahannya. Dari jurnal ini perusahaan dapat mengedit, menambah, atau menghapus masukan barang yang diperlukan.
Item List merupakan daftar singkat barang yang dibeli dan dijual perusahaan. Adjust Inventory digunakan perusahaan untuk mengatur jumlah dan nilai dari item persediaan.
Page 26
Transaction Journal merupakan transaksi jurnal dari modul persediaan yang terdiri atas catatan semua transaksi yang terjadi hingga penyesuaian persediaan, perpindahan persediaan, dan perakitan persediaan.
Count Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk memasukan persediaan yang tersedia saat ini. Auto Build Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk mengkombinasikan atau merakit sejumlah item persediaan untuk membentuk item persediaan baru. Auto Build Inventory akan otomatis menyesuaikan dari sub item menjadi kombinasi harganya menjadi sebuah item persediaan baru.
MYOB Premier dalam modul card file pada command center dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :
Page 27
Contact Log berfungsi untuk membuka jendela view contact log, dimana perusahaan dapat melihat daftar ringkasan dari seluruh kontak yang pernah dilakukan perusahaan. Cards List berfungsi untuk membuka jendela view card file, dimana perusahaan dapat membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Dala jendela ini, perusahaan dapat melihat perician file kartu yang pernah dibuat perusahaan.
Print Mailing Labels berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat menetapkan dan mencetak mailing labels untuk individu atau perusahaan yang terdapat pada file kartu.
Create Personalised Letters berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat membuat sebuah file mail merge yang berisi informasi tentang individu atau perusahaan pada file kartu.
Page 28