SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN APOTEK KIMIA FARMA

A. SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan
dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

1. Entri pesanan penjualan (Sales Order Entry)

Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan. Proses entri pesanan
penjualan mengharuskan tiga langkah (mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan
menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan) serta satu kejadian
penting terkait yaitu merespon permintaan pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan (Take Order)

Saat ini pesanan penjualan biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah
layar monitor computer, yang berisi nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan
lainnya. Para pelanggan dapat melakukan entri data sendiri yaitu dengan melibatkan
 penggunaan Elektronik Data Interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan
pelanggan.Sewaktu pemeriksaan dilakukan data dicatat dalam dokumen pemesanan penjualan.
Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang ditampilkan dilayar monitor
computer.
b. Persetujuan kredit (Credit Approval)
Persetujuan kredit hanya melibatkan pengecekan file induk unutk memverifikasi adanya
rekening, batas kredit pelanggan, jumlah dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak
melebihi batasnya. Proses ini dapat dilakukan secara otomatis oleh system ERP.
c. Mengecek ketersediaan Persediaan ( Checking Inventory Availability)
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi
pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal
pengiriman. Apabila tidak cukup maka akan dilakukan pemesanan kembali. Ketika persediaan
telah dipastikan system tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan yang berisi daftar
jenis barang-barang, dan jumlah barang yang di pesan pelanggan.
d. Merespon permintaan pelanggan (Responding Custumoer Inquiries)
Perusahaan menggunakan server khusus yaitu CRM.

2. Pengiriman (shipping)
a. Mengambil dan mengepakkan pesanan ( Pick and Pack the Orders)
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan, akan
memicu proses pengambilan dan pengepakan.
b. Mengirim pesanan (Ship the Orders)
Banyak perusahaan telah memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman.

3. Penagihan (Billing)

a. Penagihan faktur
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan
dengan penagihan.Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui EDI lebih cepat dan lebih
murah dari pada mengirimkan dokumen kertas.Penjual mengirimkan sebuah notifikasi
elektronik biasanya melalui email.Pada saat barang dikirimkan dan pelanggan
 mengirimkan pengakuan elektronik ketika barang diterima. Sebuah system ERP juga
menyediakan peluang untuk menggabungkan proses penagihan dengan fungsi
penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran.
b. Pemeliharaan piutang
Dua cara untuk memelihara data piutang usaha :
1) Metode faktur terbuka (open-invoice method)
2) Metode saldo maju (Balance-forward method)

4. Penerimaan Kas (cash collection)

Financial Electronik Data Interchange (FEDI) mengatasi permasalahan dalam pencurian kas
dengan mengintegrasi pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI).
Jadi, FEDI melengkapi otomatisasi kedua proses penagihan dan penerimaan kas.

ANALISA SISTEM SIKLUS PENDAPATAN APOTEK KIMIA FARMA

Penjualan atau pelayanan di Apotek Kimia Farma meliputi pelayanan resep tunai, resep kredit,
UPDS, obat bebas, dan Alkes.Tugas bagian penjualan meliputi menjaga dan memeriksa persediaan
barang, melayani konsumen dalam hal ketersediaan obat, pembayaran atau informasi tentang obat-
obatan. Selain itu meminta barang atau obat racikan yang akan dijual kepada pelanggan serta
memberikan informasi terkait obat-obatan, dosis, dan efek samping obat tersebut.

Penerimaan pendapatan apotek kimia farma berasal dari penjualan obat dengan resep dokter
dan tanpa resep dokter atau dari penjualan secara tunai lainnya. Aktivitas bisnis siklus pendapatan
Apotek Kimia Farma :

1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan.Proses entri pesanan
penjualan mengharuskan lima langkah :
a). Penerimaan Resep dan Penjualan Bebas
Dalam langkah ini,apoteker atau asisten apoteker menerima pesanan dari pelanggan berupa
resep atau pesanana lansung berupa pesanan penjualan bebas.
b).Pengecekan Persediaan
Apoteker atau asisten apoteker memeriksa ketersediaan barang yang dipesan oleh pelanggan
,jika barang yang dimaksud tidak ada,apoteker dapat membatalkan pesanan atau menwarkan
kepada pelanggan untuk tetap memesan dengan mengganti obat dengan kandungan yang sama.
c). Pembayaran Tunai atau Kredit
Apabila pelanggan sudah memutuskan barang yang diambil dan apoteker atau asisten apoteker
sudah menetapkan harga.Pelanggan harus melakukan pembayaran baik tunai maupun kredit.
d). Peracikan Obat dan Pengemasan
Setelah proses pembayaran dilakukan,barulah dilakukan peracikan obat. Dalam proses ini
asisten apoteker akan menyiapkan etiket/penanda obat serta pengemasan untuk diserahkan ke
pelanggan.
 e). Penyerahan Obat dan Informasi
Penyeraha obat harus disertai dengan penjelasan informasi tentang nama obat,bentuk dan
jenis,dosis,jumlah dan aturan pakai.
2. Pengantaran Obat (Delivery Service)
Pengantaran obat dapat dilakukan melalui toga tahap,yaitu :
a). Pengambilan Obat dan/atau Peracikan Obat
Ketika pelanggan memesan obat baik secara tidak lansung ataupun tidak tidak
lansung,kemudian obat yang dipesan tidak tersedia dan pelanggan bersedia menunggu apotek
memesan barang.
b). Pengepakan Obat
Setelah barang yang dipesan telah tersedia untuk diantar maka asisten apoteker akan
menyiapkan obat yang akan dikirim berdasarkan dokumen pesanan pelanggan.
c). Pengiriman
Setelah barang selesai dikemas maka barang akan diserahkan kepada petugas pengiriman/kurir
untuk dikirimkan ke alamat pelanggan berdasarkan dokumen pemesanan barang dari apoteker
yang berisikan alamat pelanggan beserta barang yang dipesan.
3. Penagihan (Billing)
Penagihan ke pelanggan dapat dilakukan melalui dua cara,yaitu :
1). Penagihan lansung ketika barang dikirimkan.Jadi ketika barang diterima oleh
pelanggan,pelanggan akan diberikan faktur penjualan yang sekaligus menjadi laporan tagihan
kepada pelanggan.
2). Pengiriman tagihan kepada pelanggan
Penjualan kredit direkap setiap hari dan diserahka ke BM (Bisnis Manager).Selanjutnya pihak BM
akan menagih ke pelanggan yang bersangkutan pada waktu yang ditentukan.
4. Pengumpulan Kas
Penanganan kriman uang dari pelanggan baik secara tunai maupun kredit dan deposito kiriman
uang tersebut ke bank.

Ancaman dan Pengendalian

Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi
mengenai pelanggan,persediaan dan harga.Oleh karena itu ,ancaman umum pertama adalah data induk
yang tidak valid yang menyebabkan pengiriman barang kelokasi yang salah,atau menjual kepada
pelanggan yang melebihi batas kreditnya. Salah satu cara menanggulangi ancaman tersebut adalah
menggunakan pengendalian autentikasi dan otorisasi untuk membatasi akses kedata dan
mengonfigurasi system sehingga hanya para pegawai yang diotorisasi (berwenang) dapat membuat
perubahan data induk.

Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah terhadap
informasi sensitive,seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para
pelanggan.Cara untuk menanggulanginya adalag mengonfigurasi system untuk menggunakan
oengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut.
Ancaman umum yang ketiga dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan atau
kehancuran data induk.Cara terbaik untuk menanggulanginya adalah menggunakan backup dan
prosedur pemulihan bencana. Berikutnya ancaman dari masing-masing aktivitas dalam siklus
pendapatan beserta pengendaliannya :

1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap entri pesanan penjualan,antara lain :

a). Pesanan Pelanggan tidak lenkap/akurat

Akibat :Menimbulkan inefisiensi dalam hal waktu dan biaya,Karena harus menghubungi kembali
pesanan dan Mempengaruhi persepsi pelanggan dan berpengaruh buruk terhadap penjualan dimasa
mendatang.

Pengendalian :Pemeriksaan kelengkapan data dengan lebih teliti dan Menyiapkan data referensi
pelanggan seperti alamat,nomor telapan,kontak person dan lain-lain.

b). Penjualan kredit ke pelanggan yang memliki catatan/kriteria kredit buruk

Akibat :Kurangnya pengawasan terhadap penjualan kredit menyebabkan saldo piutang pelanggan
melebihi batas kredit yang disetujui dan Hal diatas bisa menyebabkan melakukan penjualan kredit yang
kemudian menjadi tidak tertagih.

Pengendalian :Menetapkan batas kredit kepada setiap pelanggan, Persetujuan kredit diberikan oleh
seseorang yang memilki otorisasi yang bukan merupakan sales representative dan Memelihara catatan
yang akurat dan terbaru mengenai saldo rekening pelanggan dan batas kredit.

c).Keabsahan Pesanan

Keabsahan pesanan pelanggan biasanya didapat melalui penerimaan pesanan yang telah
ditandatangani oleh pelanggan.Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis,penggunaan
tanda tangan elektronis disyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.

d). Kehabisan persediaan,biaya gudang dan pengurangan harga

Akibat : Penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan dan Sedangkan persediaan berlebih akan
meningkatkan biaya gudang,bahkan memerlukan pengurangan harga yang signifikan

Pengendalian : Perusahaan membuat system pengendalian yang akurat , Memfasilitasi penggunaan

metode persediaan perpetual , Perhitungan fisik persediaan secara periodic. ,Mengawasi kinerja
pemasok seperti tingkat pengiriman yang tepat waktu.

2. Pengiriman (Shipping )

a).Kesalahan Pengiriman
Akibat : Kesalahan pengiriman dapat mengurangi kepuasan pelanggan dan juga penjualan selanjutnya
dimasa mendatang,menyebabkan hilangnya asset apabila pelanggan tidak membayar atas barang yang
salah kirim.

Pengendalian : Kesalahan tersebut dapat dicegah dengan mendeteksi yaitu membandingkan data
pengiriman dengan pesanan penjualan,Selain itu penggunaan pengendalian aplikasi seperti pemeriksaan
lapangan dan uji kelengkapan,dan Memverifikasi anatara slip pengepakan dengan dokumen pengiriman
yang telah dicetak.

3. Penagihan (Billing)

a). Kegagalan untuk menagih pelanggan

Akibat: Kegagalan menagih pelanggan mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data
penjualan,persediaan,piutang usaha,dan Selain itu perkiraan piutang tidak tertagih menjadi besar.

Pengendalian : Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dan dokumen penjualan hendaknya diberi
nomor secara berurutan.

b). Kesalahan dalam penagihan

Akibat : Kelebihan penagihan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan kekurangan penagihan

mengakibatkan kerugian perusahaan.

Pengendalian : Menyimpan data penjualan dan data piutang dengan benar dan tepat serta aman dan
rekonsiliasi antara pesanan penjualan dengan slip pengiriman sebelum penagihan ke pelanggan.

4. Penerimaan Cash (Cash Collection)

Prosedur pengendalian yang efektif adalah pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus
tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas.
Secara khusus pasangan tugas berikut harus dipisahkan:

a).Menangani kas atau cek serta memasukkan data pembayaran . Seseorang yang melakukan kedua
tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang/lapping.

b). Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan tugas ini dapat
menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang telah dicuri.

c).Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.

Seseorang yang melakukab kedua tugas ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang
merupakan hutang dari teman-temannya.Pengendalian lain untuk tahap penagihan kas adalah :

a). Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan secara utuh dan disetor ke bank setiap hari.

b).Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko untuk dicuri atau digelapkan.
c). Pegawai yang merekonsiliasin laporan bank harus idependen dari semua aktifitas yang melibatkan
penanganan atau pecatatan penerimaan kas.

SIKLUS PENGIRIMAN

Analisis Sistem Siklus Pengeluaran Apotek Kimia Farma :

1.Pengadaan Barang

Sistem pengadaan barang di Apotek Kimia Farma dilakukan menggunaka prinsip pareto,yaitu
teknik pengendalian persediaan farmasi berdasarkan nilai jualnya atau system yang memprioritaskankan
penyediaan barang –barang yang laku. Jadi barang dipesan berdasarkan kebutuhan dan seringnya
barang tersebut dicari konsumen. Pareto A 15-20% memiliki kontribusi paling tinggi terhadap omzet
apotek dengan nilai sebesar 80%,pareto B 25-40% memiliki kontribusi 15 % terhadap omzet ,sedangkan
pareto C 45-60% memiliki kontribusi 5% terhadap omzet apotek.Misal obat A dibuat paretonya.
Menurut data penjualan 3 bulan yang lalu obat A laku minimal seminggu 3 kali. Jadi persediaan obat A di
toko minimal harus tersedia 3 buah,persediaan buffer 1 satu buah (persediaan buffer merupakan
persediaan penyangga apabila permintaan barang melebihi perkiraan atau lebih dari 3 buah),dan stock 1
buah,menanggulangi apabila stock barang dating terlambat dating. Sistem pareto barang dilakukan agar
tidak terjadi penumpukan barang,perputaran modal menjadi cepat,mengindari kerusakan barang,dan
memperkecil kemugkinan barang hilang.

2. Pemesanan

Pemesanan barang kimia farma dilakukan by system.Jadi system akan secara otomatis mencatat
sisa barang yang tersedia berdasarkan penjualan. Jumlah yang akan dipesan didasarka n pada perkiraan
kebutuhan sebelumnya,dan barang yang telah diklasifikasikan berdasarkan pareto kemudian dilakukan
pemesanan menggunakan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dikirim secara online ke BM.
Pengadaan di Apotek Kimia Farma dilakukan seminggu sekali,tetapi apabila diperlukan bisa dilakukan
dua minggu sekali tergantung system.

BPBA yang telah dibuat dikirim secara online ke BM Blok M.BM akan merekap semua
pemesanan barang apotek pelayanan tersedia di BM maka barang akan dikirimkan dari BM ke manager
apotek pelayanan beserta faktur barang.Jika barang yang tidak tersedia di BM maka BM akan
mengirimkan surat pesanan KE PBF,kemudian barang pesanan beserta faktur akan diantarkan ke apotek
pelayanan olh PBF (Pedagang Besar Farmasi) yang bersangkutan.

Tetapi dalam hal cito (segera) Apotek Kimia Farma pemesananan obat bisa dilakukan secara
lansung ke PBF tetapi fakturnya tetap menggunakan nama apotek administrasi dan tagihan dialamatkan
keapotek administrasi (BM). Selain itu apabila apotek mengalami kehabisan stok salah satu obat, dapat
mengambil barang ke apotek kimia farma lain. Ini dinamakan droping antar APP ( Apotek Pelayanan).

3. Penerimaan perbekalan farmasi

 Setiap barang pesanan yang dating ke Apotek Kimia diterima oleh petugas untuk diperiksa
kesesuaian barang yang tertera pada faktur.Pengecekan dilakukan terhadap jenis barang, jumlah
barang, tanggal kadaluarsa obat, serta kondisi fisik barang. Jka barang yang dating sesuai dengan yang
tertera pada faktur maka petugas apotek akan membubuhkan stampel kimia farma disertai paraf dan
nomor urut penerimaan faktur. Tetapi jika barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat
kerusakan fisik maka bagian pembelian akan membuat nota pengembalian barang dan mengembalikan
barang tersebut ke distributor yang bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan barang yang sesuai.

5. Penyimpanan
Apotek kimia farma tidak mempunyai gudang khusus untuk menyimpan barang. Stock barang
dari PBF disimpan dalam gudang BM, setelah itu baru didistribusikan ke apotek-apotek
pelayanan. Dalam apotek kimia farma, stok barang dalam jumlah banyak disimpan di rak-rak
lemari tertentu.Penyimpanan dapat dilakukan di etalase atau rak penyimpanan, maupun di
ruang peracikan.Obat-obatan bebas, alat kesehatan dan pembekalan farmasi lainnya di
swalayan ditata secara rapi, mudah terlihat dan diambil oleh konsumen. Obat-obatan ethical
dan DOWA disimpan di rak bagian dalam yang ditata rapi di kotak-kotak obat berdasarkan
bentuk sifat pengelompokan penyimpanan: jenis oerbekalan farmasi, bentuk sediaan famasi,
narkotika/psikotropika, suhu stabilitas dan penyusunan penyimpanan berdasarkan obat-obatan
very fast moving, fast moving, farmakologi obat dengan label warna, alphabetis, FIFO dan FEFO.

Ancaman Pengendalian
Kekurangan dan kelebihan persediaan Kimia farma apotek menggunakan uji petik,
khusus untuk mengontrol barang dengan
pareto yang tinggi dan barang dengan nilai jual
yang tinggi
Menerima barang yang tidak dipesan Mencocokan barang yang dating dengan daftar
barang yang tertera dalam faktur
Kehilangan barang Perhitungan fisik secara periodic dan
rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas
Kekurangan persediaan Melakukan perhitungan pareto berdasarkan
histori penjualan 3 bulan sebelumnya untuk
memprediksi kemungkinan jumlah obat yang
terjual

3. siklus produksi

Analisi system siklus produksi apotek kimia farma

Desain produk sebuah apotek biasanya terkait dengan cost yang akan dihabiskan selama proses
produksi. Desain produk juga mencakup persiapan tata-cara operasi produksi maupun
penyiapan bahan baku yaitu obat-obatan khusus. Hal ini kami temukan di Apotek Kimia Farma
yang kami datangi. Di kios mereka sudah tersedia bahan baku untuk meracik obat dan asisten
apoteker yang bertugas. Mereka sudah mendapat instruksi dari apotek pusat atau dalam hal ini
manajer regional apotek tersebut atau bisa dibilang desain produk apotek ini dilakukan oleh
pusat. Jadi, kios-kios cabang seperti yang kami datangi sudah mendapat daftar bahan baku dan
daftar operasi yang berisi tata cara dan petunjuk proses produksi dari pusat.
Bahan baku yang digunakan didapat dari suplay yang diatur oleh pusat, siklus produksi
di kimia farma ini sudah terintegrasi dengan computer atau terkomputerisasi sehingga
kekurangan stok akan segera diketahui. Jenis obat obatan yang diproduksi atau diracik bisa
berupa salep, kapsul dan puyer tergantung dari permintaan resep.Apotek biasanya menarik
tambahan biaya sebesar 10.000 sampai 15.000 untuk setiap macam pesanan.
Semua proses produksi yang diatur telah terkomputerisasi begitu juga dalam
penghitungan biaya atau cost. Cost accounting dibutuhkan untuk apotek kimia farma karena
dapat berguna untuk evaluasi kinerja. Semua kegiatan produksi akan dilaporkan ke kantor
apotek pusat untuk kios, yakni dilapokan ke kimia farma, apa yang dibutuhkan oleh manajer
sudah lengkap terlampir dalam laporan tersebut

Ancaman dan pengendalian

Proses / aktivitas Ancaman Prosedur yang dapat

Desain produk Desain produk yang kurang
baik
Kesalahan dalam petunjuk
pembuatan obat
Perencanaan dan Kelebihan produksi atau
penjadwalan kekurangan produksi
Kekurangan bahan baku
Investasi yang tidak optimal
dalam aktiva tetap
Operasi produksi Pencurian dan perusakkan
persediaan dan aktiva tetap
Kerusakan aktiva tetap dalam
hal ini mesin untuk proses
produksi
Akuntansi biaya Kesalahan pencatatan dan
memasukkan data
mengakibatkan data biaya
diterapkan
Perbaikan dalam pencatatan
cost sehingga menghasilkan
perencanaan cost yang akurat
pelatihan pada tenaga farmasi
dan kualifikasi yang ketat
System perencanaan produksi
yang lebih baik
Perbaikan dan pengecekan
dalam system komputerisasi
agar pelaporan selalu akurat
Tinjau dan setujui perolehan
aktiva tetap; pengendalian
anggaran
Batasi akses fisik ke
persedaiaan dan aktiva tetap
dokumentasikan semua
perpindahan persediaan
sepanjang proses produksi
Identifikasi semua aktiva tetap
Dokumentasi yang memadai
dan tinjau semua transaksi
yang melibatkan pembuangan
aktiva tetap
Pengendalian edit entri data;
penggunaan pemindai kode
garis jika memungkinkan;
 yang tidak akurat.
Ancaman umum Hilangnya data kinerja yang
kurang baik
rekonsiliasi jumlah yang
tercatat dengan perhitungan
fisik secara periodic
Buat cadangan dan
perencanan pemulihan dari
bencana; batasi akses ke data
biaya. Pelaporan yang lebih
baik dan tepat waktu.
Kualifikasi pegawai
ditingkatkan

Analisis system siklus penggajian apotek kimia farma

Langkah- langkah siklus penggajian pada PT kimia farma:

a. PT kimia farma merekrut pegawai dengan cara mengiklankan lowongan pekerjaan di media
seperti Koran dan website, dengan syarat yang telah ditentukan
b. Para calon pegawai yang telah mendaftar akan diseleksi dan yang diterima akan diberikan
pelatihan dan diberitahukan tentang ketentuan-ketentuan kerja
c. Pegawai akan mendapatkan gaji setiap bulannya, dan akan mendapatkan bonus bila mencapai
banyak penjualan
d. Tiap akhir bulan manajer akan menyiapkan file induk penggajian yang kemudian dipotong pajak
dan pajak tersebut akan disetorkan ke pemerintah
e. Pegawai akan mendapatkan gaji dengan system transfer, ke rekening pegawai bersangkutan

Ancaman dan pengendalian

a. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja

Bentuk ancaman :
1). Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk
Prosedur pengendalian : prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian
pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan.
b. Pemrosesan penggajian
Bentuk ancaman:
1). Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek
gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.
2). Data waktu yang tidak akurat
Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit;
rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja
3). Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
Prosedur pengendalian : setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh seorang yang
independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke
cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodic
untuk semua cek gaji; penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara
sebagai dana tetap; rekonsiliasi semua rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak
terlibat dalam semua pemrosesan penggajian.

Siklus pelaporan dan buku besar

Analisis system siklus pelaporan dan buku besar apotek kimia farma
PT kimia farma merupakan perusahaan farmasi yang berada di bawah pemerintah.PT
kimia farma merupakan perusahaan BUMN, system buku besar dan pelaporannya sudah
baik.PT kimia farma sudah mulai menggunakan komputerisasi mulai dari penjualan,
pengeluaran dan yang lainnya.Ada saling keterkaitan antara toko kimia farma yang satu
dengan yang lainnya. Pada saat membutuhkan informasi cari cabang lain pegawai bisa
mendapatkan informasi melalui online, tetapi kadang pegawai juga menggunakan telepon
untuk mendapatkan informasi.
Struktur pembelian obat oleh konsumen adalah rangkap dua.1 untuk diberikan kepada
perusahaan dan yang satunya adalah untuk disimpan oleh kimia farma sebagai dokumen
untuk nanti merekap semua transaksi penjualan.Dalam transaksi penjualannya, kimia farma
membedakan atas penjualan obatnya.Contohnya adalah antara obat bisa pada umumnya
dengan pembelian obat narkotika dan psikotropika oleh customer. Seperti yang kita ketahui
bahwa obat tersebut adalah dibatasi oleh penggunaaannya oleh masyarakat umum dan
harus mendapatkan izin apabila akan membeli atau mendapatkannya.
Namun, meskipun sudah mempunyai teknologi yang canggih, masih ada beberapa
kegiatan yang ditulis secara manual.Tentunya kegiatan tersebut adalah kegiatan yang tidak
terjadi secara rutin mungkin seminggu 1 atau 2 kali saja terjadi. Akan tetapi kegiatan
tersebut nantinya tetap akan dicatat dan direkap dikomputer menjadi satu bagian tersendiri
dalam database yang sama dengan transaksi yang lainnya.
Transaksi transaksi yang terjadi selama satu hari itu nantinya akan direkap dalam malam
hari. Seluruhnya direkap kemudian membuat dokumennya.Setelah itu pegawai
menyetorkannya ke Bank.Untuk pelaporannya, setiap cabang toko kimia farma membuat
rekapan atas transaksi yang terjadi.Laporannya ada laporan harian atau bulanan, kemudian
laporan tersebut dikirim ke pusatnya melalui faximile.Setelah itu diperiksa kembali untuk
memastikan hasil rekapan itu sudah benar.

Ancaman dan pengendalian

1. Kesalahan dalam memperbarui general ledger dan general report
Hal ini diatasi dengan beberapa pengendalian antara lain:
  Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar
tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal.
 Cek bentuk data (flield check) untuk menjamin bahwa data pada field dalam
sebuah jurnal berisi data numeric.
 Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit
dalam sebuah jurnal
 Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang
relevan sudah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi
sehingga informasi ini memiliki daya telurusr audit.
 Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor
rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku
besar yang menerima posting., untuk system entri data onlie, prosedur ini
disebut closed loop verivication.
2. Rugi perubahan, atau pengungkapan tidak sah data keuangan
Pengendaliannya dapat berupa pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan
dilaksanakan oleh setiap karyawan. Selain itu juga memberikan ID dan password kepada
karyawan yang khusus untuk menginput data.
3. Kehilangan data dan asset

Menggunakan label file internal dan eksternal untuk berjaga-jaga ada kerusakan data
yang tidak disengaja. Selain itu juga ada prosedur pembuatan buku besar cadangan dan
pemulihan.