Sistem Akuntansi

Apotek

Presented by

presented by:
Amalia Hani
Dhiah
Idham Fakhri

Nadia Ulin
Raja
Risnandha Diksi

Kimia Farma?
Kimia Farma adalah perusahaan
BUMN dan merupakan perusahaan
farmasi pertama di Indonesia
(1817). Salah satu produk dari
Kimia Farma adalah ritel dan
mempunyai banyak cabang apotek
di Indonesia.

Siklus Pendapatan:
Penjualan dan
Penerimaan Kas

Siklus penerimaan adalah aktivitas bisnis

yang berulang dan operasi pemrosesan
informasi terkait dengan penyediaan
obat-obatan dan/atau alat-alat kesehatan
serta jasa di bidang kesehatan kepada
konsumen serta pengumpulan kas atas
pembayaran dari penjualan tersebut

Pendapatan Apotek Kimia Farma

berasal dari penjualan obat dengan
resep dokter dan tanpa resep dokter,
atau dari penjualan secara tunai
lainnya.

Aktivitas Bisnis
Siklus Pendapatan
Apotek Kimia Farma
A.

Entry Pesanan Penjualan (Sales

Order Entry)

B.

Pengantaran Obat (Delivery

Service)
C. Penagihan (Billing)

D. Pengumpulan Kas (Cash

Collection)

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Entry Pesanan Penjualan
Entry pesanan penjualan terdiri atas lima tahapan:
1. Penerimaan resep atau pesanan penjualan
bebas
2. Pengecekan ketersediaan persediaan
3. Pembayaran tunai atau kredit
4. Peracikan obat serta pengemasan
5. Penyerahan obat dan pemberian informasi
tentang obat, dosis, efek samping dan lain-lain

Penjualan Tunai: Penjualan

Bebas

Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut:

1.Menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang
diperlukan oleh pelanggan
2.Memeriksa ketersediaan barang (langsung atau melalui
komputer) dan menginformasikan harganya kepada
pembeli
3.Bila pembeli setuju maka pembeli langsung membayar
dan petugas akan memasukkan data pembelian ke dalam
komputer serta mencetak struk pembayaran untuk
diserahkan kepada pembeli dan sebagai arsip apotek
4.Penyerahan obat bebas disertai dengan informasi
pemakaian seperlunya

Pelayanan Atas Resep:

Resep Tunai
Tahapan dalam pelayanan resep tunai adalah sebagai
berikut:
1.Menerima resep dan memeriksa kelengkapan dan keaslian
resep
2.Memeriksa ketersediaan obat, selanjutnya menghitung total
biaya untuk resep tersebut kemudian menginformasikan
pada pelanggan
3.Jika pasien setuju, maka segera dilakukan pembayaran dan
mencatat nama dan alamat pelanggan
4.Menyiapkan obat sesuai dengan resep
5.Memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep
6.Obat diserahkan pada pelanggan disertai dengan
pemberian informasi penggunaan obat

Pelayanan Atas Resep:

Resep Kredit
Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan yang
menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farma dan untuk proses
pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua
belah pihak. Tahapan dalam pelayanan resep kredit adalah sebagai
berikut:
1.Menerima resep dan memeriksa kelengkapan dan keaslian resep
2.Memeriksa apakah obat-obat yang tertera pada resep terdapat
dalam daftar obat yang ditanggung oleh instansi yang bersangkutan
3.Menginformasikan pengambilan obat atau penggantian obat lain
jika obat yang diinginkan tidak ada
4.Menyiapkan obat sesuai dengan resep
5.Memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep
6.Menyerahkan obat disertai dengan pemberian informasi
penggunaan obat

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Pengantaran Obat
Pengantaran obat terdiri atas tiga
tahapan:
1. Pengambilan dan/atau peracikan obat
yang dipesan
2. Pengepakan obat
3. Pengiriman

Aktivitas

Bisnis Siklus
Pendapatan:
Penagihan
Penagihan terdiri atas dua tahapan:
1. Penagihan kepada konsumen
2. Update data piutang
Jenis sistem penagihan:
1.Penagihan langsung ketika barang dikirimkan
2.Pengiriman tagihan kepada konsumen

Persediaan, piutang, dan buku besar diupdate

pada tahap ini

Aktivitas

Bisnis Siklus
Pendapatan:
Langkah keempat iniPengumpulan
melibatkan: Kas
1. Penanganan kiriman uang dari
konsumen
2. Depositokan kiriman uang tersebut ke
bank

Ancaman dan Pengendalian

Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)
Ancaman
Akibat
Pengendalian
Pesanan pelanggan
Menimbulkan
Pemeriksaan
tidak lengkap/akurat
inefisiensi dalam hal
kelengkapan data
waktu dan biaya,
dengan lebih teliti
karena harus
serta menyimpan data
menghubungi kembali referensi pelanggan
pelanggan
seperti alamat, nomor
telepon, kontak
person, dan lain-lain
Kehabisan persediaan, Penjualan akan hilang Perusahaan membuat
biaya gudang dan
karena kehabisan
sistem pengendalian
pengurangan harga
persediaan
yang akurat
Memfasilitasi
penggunaan metode
persediaan perpetual
Perhitungan fisik
persediaan secara
periodik

Ancaman dan Pengendalian

Pengiriman (Shipping)
Kesalahan pengiriman Kesalahan pengiriman
dapat mengurangi
kepuasan pelanggan
dan juga penjualan
selanjutnya di masa
mendatang

Penagihan (Billing)
Kegagalan untuk
Kegagalan menagih
menagih pelanggan
pelanggan
mengakibatkan
kerugian aset dan
kesalahan dalam data
penjualan, persediaan,
piutang usaha

Kesalahan tersebut
dapat dicegah dengan
mendeteksi yaitu
membandingkan data
pengiriman dengan
pesanan penjualan.
Memverifikasi antara
slip pengepakan
dengan dokumen
pengiriman yang telah
dicetak
Pemisahan fungsi
pengiriman dan
penagihan serta
dokumen penjualan
hendaknya diberi
nomor secara
berurutan

Ancaman dan Pengendalian

Penagihan (Billing)
Kesalahan dalam
penagihan

Kelebihan penagihan
menyebabkan
ketidakpuasan
pelanggan sedangkan
kekurangan penagihan
mengakibatkan
kerugian perusahaan

Menyimpan data
penjualan dan data
piutang dengan benar
dan tepat serta aman

Penerimaan Kas (Cash Collection)

1) Semua kiriman uang pelanggan harus harus disimpan secara utuh
dan disetor ke bank setiap hari
2) Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko
untuk dicuri atau digelapkan
3) Pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari
semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan
penerimaan kas

Siklus
Pengeluaran

Siklus
Pengeluaran
merupakan
serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pengolahan data yang berhubungan
dengan pembelian dan pembayaran atas
barang dan jasa yang dibeli.
Siklus pengeluaran yang merupakan
siklus kedua dari siklus kegiatan pokok
perusahaan,terkait
empat
kejadian
ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu
pembelian,
penerimaan
barang,pencatatan utang dan pelunasan
utang

Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran:

1.Prosedur Permintaan Barang
Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi
barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang
akan di beli.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau
karyawan pembelian dalam departeman pembelian
3. Prosedur Penerimaan Barang

Menerima dan menyimpan barang yang

4. Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses

persetujuan pembayaran faktur pembelian. Tujuan dilakukannya
cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah
faktur yang diterima layak di bayar
5. Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran

faktur yang telah disetujui. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini
adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok
dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar.

Sistem pengeluaran di Apotek Kimia

Farma

1. Pengadaan Barang
Sistem pengadaan barang di Apotek Kimia
Farma dilakukan menggunakan prinsip
Pareto, yaitu teknik pengendalian
persediaan farmasi yang
memprioritaskan penyediaan barangbarang yang laku.
2. Pemesanan
Pemesanan barang di Kimia Farma
dilakukan by system. Jadi system akan
secara otomatis mencatat sisa barang
yang tersedia berdasarkan penjualan.

Sistem pengeluaran di Apotek Kimia

Farma

3. Penerimaan Perbekalan Farmasi

Setiap barang pesanan yang datang ke
Apotek Kimia diterima oleh petugas untuk
diperiksa kesesuaian barang yang tertera
pada faktur. Pengecekan dilakukan
terhadap jenis barang, jumlah barang,
tanggal kadaluarsa obat, serta kondisi fisik
barang.
4. Penyimpanan
Apotek Kimia Farma tidak mempunyai
gudang khusus untuk menyimpan barang.
Stock barang dari PBF disimpan dalam
gudang BM, setelah itu baru didistribusikan

Ancaman
Kekurangan dan
kelebihan
persediaan
Menerima barang
yang tidak dipesan

Penanggulangan
Kimia Farma Apotek menggunakan uji
petik, khusus untuk mengontrol barang
dengan pareto yang tinggi dan barang
dnengan nilai jual yang tinggi.
Mencocokkan barang yang datang dengan
daftar barang yang tertera dalam faktur

Kehilangan barang

Perhitungan fisik secara periodik

rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas

Kekurangan
persediaan

Melakukan perhitungan pareto

berdasarkan histori penjualan 3 bulan
sebelumnya untuk memprediksi
kemungkinan jumlah obat yang terjual

dan

Siklus
Produksi

Siklus produksi adalah serangkaian

aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan info terkait yang terus
menerus, berhubungan dengan
pembuatan produk.

Siklus
Produksi
1.
2.
3.
4.

Desain Produk
Perencanaan dan Penjadwalan
Operasi Produksi
Cost Accounting

1. Desain Produk
Di kios mereka sudah tersedia bahan
baku untuk meracik obat dan asisten
apoteker yang bertugas.
Kios-kios cabang seperti yang kami
datangi sudah mendapat instruksi
serta daftar bahan baku dan daftar
operasi dari pusat.

2. Perencanaan dan
Penjadwalan

Produksi yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Bintaro

yang kami datangi kemarin harus berdasarkan resep
dokter.
Kimia Farma menetapkan kualifikasi untuk peracik obat di
tiap kiosnya.
Bahan baku yang digunakan didapat dari suplai yang diatur
oleh pusat
Siklus produksi di Kimia Farma ini sudah terkomputerisasi
sehingga kekurangan stok akan segera diketahui.
Jenis-jenis obat yang diproduksi atau diracik bisa berupa
salep, kapsul dan puyer tergantung dari permintaan resep.
Apotek biasanya menarik tambahan biaya sebesar 10.000
sampai 15.000 untuk setiap macam pesanan.

3. Operasi Produksi
Di dalam subsiklus ini peran tenaga kerja
dan bagaimana kelayakan sistem produksi
diuji.
Seluruh pesanan--dilanjutkan oleh
pengolahan bahan baku (proses produksi)
terjadi disini.
Aktivitas produksi dalam hal ini proses
peracikan obat berlangsung di subsiklus
operasi produksi.

4. Cost Accounting
Pencatatan ini bertujuan menyediakan informasi
untuk manager dalam hal perencanaan,
pengendalian dan pengevaluasian kinerja operasi
produksi.
Aktivitas ini juga dapat digunakan untuk
menyediakan biaya yang akurat untuk siklus-siklus
produksi selanjutnya.
Jumlah cost yang dibutuhkan untuk menggaji tenaga
kerja juga dicatat dan diinfokan.
Informasi-informasi yang didapat juga dapat
digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan
HPP yang nantinya muncul di laporan keuangan.

1
1

Siklus Aset
Tetap

Aktiva tetap
Apotek Kimia
Farma

Bangunan
Mesin
Kendaraan
Mebel
Komputer dan
peralatan lainnya

Pembelian aktiva tetap

Kebijakan
Akuntansi

Aset tetap dinyatakan sebesar harga perolehan dikurangi

dengan akumulasi penyusutan. Sesuai dengan PSAK 16
(Revisi 2011) yang berlaku efektif 1 Januari 2012, entitas
dan entitas anak memilih metode biaya untuk
pengukuran aset tetapnya.
Bangunan di sewa 5 tahun dan penyusutan diakui setiap
3 bulan sekali dengan metode garis lurus, jika apotik
tersebut ramai maka akan di lanjutkan kontrak sewa
bangunannya
Biaya perbaikan dan pemeliharaan diakui sebagai beban
pada saat terjadinya. Pengeluaran yang memperpanjang
masa manfaat aset dikapitalisasi dan disusutkan
berdasarkan tarif penyusutan yang sesuai.
Aset tetap yang sudah tidak digunakan lagi atau yang
dijual, nilai tercatat dan akumulasi penyusutannya
dikeluarkan dari kelompok aset tetap yang bersangkutan
dan laba atau rugi yang terjadi dibukukan dalam laporan
laba rugi komprehensif tahun yang bersangkutan.

Ancaman dan
Pengendalian
1. Bertabrakannya fungsi-fungsi
organisasi
Fungsi pemakaian harus terpisah dari
fungsi akuntansi aktiva tetap
Transaksi perolehan, penjualan, &
penghentian pemakaian aktiva tetap
harus dilaksanakan oleh lebih dari
unit organisasi yang bekerja secara
independen

Ancaman dan
Pengendalian
2. Otorisasi atau persetujuan yang
disalahgunakan
Anggaran investasi diotorisasi oleh RUPS
Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh
direktur yang bersangkutan dan direktur utama
Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen
yang bersangkutan
Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh
fungsi penerimaan
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi
akuntansi

Ancaman dan
Pengendalian
3. Kesalahan pencatatan aktiva tetap
Ancaman seperti ini bisa dihindari dengan
menggunakan prosedur pencatatan,
dimana perubahan kartu aktiva tetap
harus didasarkan pada dokumen sumber
(bukti kas keluar, bukti memorial, surat
permintaan transfer aktiva tetap) dan
dokumen pendukung serta diotorisasi
pejabat berwenang sehingga jelas jika ada
perubahan dan ada buktinya.

Ancaman dan
Pengendalian

4. Problem tentang hilangnya ato berkurangnya aktiva tetap

Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata
periodik
Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian
investasi dalam aktiva tetap
Asuransi aktiva tetap
Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure
Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata
periodik
Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian
investasi dalam aktiva tetap
Asuransi aktiva tetap
Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure

minu
m
dulu!

Siklus Penggajian
Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis
yang berulang dan operasi pemrosesan data
yang terkait dengan manajemen yang
efektif atas tenaga kerja.

Fungsi Dasar dari SIA

pada Siklus
SDM/Penggajian

Pemrosesan data transaksi tentang

aktivitas karyawan
Menjaga aset organisasi
Penyediaan informasi untuk
pengambilan keputusan

Aktivitas Siklus
Penggajian

Perbarui File Induk Penggajian

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
Mempersiapkan Penggajian

 Membayar Gaji
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potonagn Lain-Lain

Fungsi utama kedua dari SIA dalam

manajemen SDM / penggajian adalah
menyediakan pengendalian internal yang
memadai agar dapat memastikan
terpenuhinya tujuan-tujuan berikut
Semua transaksi penggajian
benar.
Semua transaksi penggajian
Semua transaksi penggajian
diotorisasi dicatat
Semua transaksi penggajian
akurat.

diotorisasi dengan
yang dicatat valid.
yang valid dan
dicatat secara

 Peraturan pemerintah terkait yang

berhubungan dengan pengiriman pajak
dan pengisian laporan penggajian
serta MSDM telah dipenuhi.
Aset (baik kas dan data) dijaga dari
kehilangan atau pencurian.
Aktivitas siklus manajemen SDM /
penggajian dilakukan secara efisien
dan efektif.

Langkah-langkah siklus penggajian

pada PT Kimia Farma
PT Kimia Farma merekrut pegawai
dengan cara mengiklankan lowongan
kerja di media seperti koran dan website,
dengan syarat yang telah ditentukan.
Para calon pegawai yang telah mendaftar
akan diseleksi dan yang diterima akan
diberika pelatihan dan diberitahukan
tentang ketentuan-ketentuan kerja.
Pegawai akan mendapatkan gaji setiap
bulannya, dan akan mendapat bonus bila
mencapai banyak penjualan.

 Tiap akhir bulan manajer akan

menyiapkan file induk penggajian yang
kemudian dipotong pajak dan pajak
tersebut akan disetorkan ke pemerintah.
Pegawai akan mendapat gaji dengan
sistem transfer, ke rekening pegawai
bersangkutan.

Ancaman dan
Pengendalian

1. Pengontrakan dan perekrutan

tenaga kerja
Bentuk ancaman :
Memperkerjakan pegawai yang tidak
berkualifikasi atau berkelakuan buruk.
Prosedur Pengendalian : Prosedur
memperkerjakan yang baik, termasuk
verifikasi keahlian pelamar kerja,
referansi dan riwayat pekerjaan.

2. Pemrosesan Penggajian
Bentuk Ancaman :
a) Perubahan file induk penggajian tanpa
otorisasi
Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada
data SDM vs Penggajian dan distribusi cek
gaji ;pengendalian akses ; tinjauan atas semua
perubahan.
b) Data waktu yang tidak akurat
Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan
data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi
data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.

d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

Prosedur pengendalian : Setoran langsung
distribusi cek gaji dilakukan oleh sesorang
yangindependen dari proses penggajian;
penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas
ke cekgaji kosong ; pemberian nomor tercetak
dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk
semuacek gaji ; penggunaan ekening giro
terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai
danatetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank
penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat
dalamsemua pemrosesan penggajian.

3. Umum
Bentuk Ancaman :
a) Kehilangan atau pengungkapan data
tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan
cadangan ; rencana pemulihan dari
bencanapengandalian akses fisik dan logis
enkripsi data.
b) Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan
tinjauan periodik atas metrik kinerja
yangtepat; program pelatihan.

Sistem Buku Besar dan

Pelaporan
General ledger and reporting sistem
(GLARS)

Sistem buku besar dan pelaporan

keuangan adalah sistem yang
melakukan pengumpulan data
transaksi, mengolah transaksi yang
masuk, menyimpan data transaksi,
memelihara pengendalian akuntansi,
menghasilkan laporan keuangan, dan
mengklasifikasian data transaksi dan
akun.

Kegiatan dasar dalam

GLARS

Update buku besar

Posting jurnal penyesuaian
Menyusun laporan keuangan
Menghasilkan laporan manajerial

1. Mengupdate buku besar

Berasal dari 2 sumber yaitu Siklus transaksi
(siklus Pendapatan, pengeluaran, system
akuntansi biaya, dan system penggajian) untuk
transaksi rutin, dan kepada bagian keuangan,
untuk transaksi non-rutin seperti pengeluaran
dan penarikan obligasi

2. Memposting jurnal penyesuaian

Jurnal penyesuaian berasal dari kantor
controller 's pada setiap akhir periode
akuntansi (bulan, kuartal, tahun, dll) dan
setelah neraca saldo awal telah disiapkan.

Ada 5 pendekatan dalam

memposting jurnal penyesuaian:
Accrual
Deferral
Estimates
Re-evaluations
Error-correction

3. Menyusun laporan keuangan

Tahap menyusun laporan keuangan:
Laporan laba-rugi
Neraca
Laporan arus kas
4. Menghasilkan laporan manajerial
Laporan manajemen dibagi menjadi
dua, yaitu:
Laporan kontrol buku besar
Laporan anggaran.

Analisis
1.
Komputerisasi
3. Pada obat
tertentu
transaksi
dibedakan

2. Terkoneksi
dengan kimia
farma lain
4. Pencatatan
dilakukan per
shift

Analisis
5. Setiap hari
membuat
rekapan

6. Stok opname
3 bulan sekali

7. Expired
minimal 3
bulan sebelum

8. Laporan
dibuat
perbulan

Ancaman dan
Ancaman dan Pengendalian
Pengendalian
Kesalahan dalam Memperbarui
General Ledger dan General
Report

Cek validasi
Cek bentuk data
Zero-balance check
Uji kelengkapan
Uji pengulangan data

Kerugian, atau Pengungkapan

tidak sah Data Keuangan

Pemisahan tugas pegawai

ID dan password untuk setiap
pegawai

Kehilangan data dan asset

Menggunakan label file internal

dan eksternal
Membuat buku besar cadangan