39 - PBF - Estried Ananda Mustina - Portofolio

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI
APOTEKER
DI PBF PT. HANDAL MAKMUR MULIA
SEMARANG
Tanggal 11 Oktober – 11 November 2023
DISUSUN OLEH :
Estried Ananda Mustina (20102300039)
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKUTAS FARMASI
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
SEMARANG
2023
LEMBAR PENGESAHAN
PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI PBF PT. HANDAL MAKMUR MULIA
SEMARANG
Tanggal 11 Oktober – 11 November 2023
Disetujui oleh :
Pembimbing Akademik Preseptor
(apt. Aries Badrus Sholeh, M.Farm Ind.) (apt. Dian Sulistiani, S.Farm)
Mengetahui,
Ketua Program Studi Profesi Apoteker

Fakultas Kedokteran
Universitas Islam Sultan Agung
(Dr. apt., Naniek Widyaningrum, M.Sc)
i
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT, atas berkah, rahmat, taufik
serta hidayah-Nya berupa kesempatan, kesehatan dan kemampuan kepada penulis
sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
(PKPA) di Apotek Farmarindo Banyumas pada tanggal 09 Juli 2023 sampai dengan
09 Agustus 2023 dengan lancar tanpa hambatan. Shalawat serta salam kami
haturkan kepada Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa kami dari
zaman kegelapan menuju zaman yang terang berderang seperti saat ini.
Penyusunan laporan ini dilakukan untuk memenuhi persyaratan
memperoleh gelar Apoteker di Fakultas Kedokteran Prodi Program Studi Profesi
Apoteker Universitas Islam Sultan Agung Semarang dengan tujuan agar setiap
calon Apoteker mendapatkan pengetahuan dan gambaran yang jelas mengenai
apotek yang merupakan salah satu tempat pengabdian profesi apoteker. Dalam
pelaksaan dan pembuatan laporan pastinya penulis tidak dapat bekerja secara
individual tanpa adanya bantuan do’a dan bimbingan dari pihak lain. Dengan
demikian, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih sebesar-
besarnya dengan setulus hati kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan jalan kemudahan disetiap urusan
hambanya sehingga penulis dapat menyelesaikan pelaksanaan dan penyusunan
laporan PKPA dengan baik.
2. Bapak Dr. Gunarto, SH., M.H, selaku Rektor Universitas Islam Sutan Agung
Semarang.
3. Ibu Dr. apt. Rina Wijayati, selaku Dekan Fakultas Kedokteran Universitas
Islam Sultan Agung.
4. Prof. Dr. apt. Suwaldi Martodiharjo., M.Sc selaku pembina Program Studi
Profesi Apoteker Universitas Sultan Agung.
5. Ibu Dr. apt. Naniek Widyaningrum, M. Sc. selaku Ketua Program Studi Profesi
Apoteker Universitas Islam Sultan Agung Semarang.
ii
6. apt. Aries Badrus Soleh., M.Farm.Ind., selaku dosen pembimbing akademik
yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan laporan ini.
7. apt. Dian Sulistiani, S.Farm selaku preseptor PKPA dan Apoteker penanggung
jawab di PBF PT. Handal Makmur Mulia.
8. Seluruh staff di Puskesmas Gunung Pati, yang telah menerima dan membatu
selama pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Profesi Apoteker.
9. Kedua orang tua saya, terimakasih atas kasih sayang, doa, semangat dan
dukungan yang tiada hentinya.
10. Teman-teman Apoteker Angkatan 8, terimakasih atas dukungan dan kerjasama
selama ini.
Penulis menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan dan
kemampuan yang dimiliki, selama pelaksanaan PKPA dalam penulisan laporan ini
masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan. Penulis membuka diri untuk
segala saran dan kritik yang membangun guna perbaikan.
Penulis berharap semoga laporan praktek kerja ini bermanfaat bagi
perkembangan ilmu pengetahuan khususnya pada bidang farmasi. Besar harapan
penulis, semoga ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh di Puskesmas Gunung
Pati dapat berguna, semoga laporan ini dapat menjadi salah satu bentuk ibadah
penulis dan dapat memberi manfaat bagi para pembaca pada umumnya serta bagi
perkembangan Puskesmas Gunung Pati selanjutnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Semarang, 22 September 2023
Penulis
(Estried Ananda Mustina)
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
PORTOFOLIO MAHASISWA .............................................................................. 1
PKPA PBF .............................................................................................................. 1
MATERI PKPA PBF .............................................................................................. 1
MATERI PKPA INDUSTRI ........................................................................... 1
MINGGU KE-1 ....................................................................................................... 2
BUKTI SASBEL 1. ............................................................................................. 3
BUKTI SASBEL 2. ............................................................................................. 5
BUKTI SASBEL 3. ............................................................................................. 8
BUKTI SASBEL 4. ........................................................................................... 11
BUKTI SASBEL 5. ........................................................................................... 16
BUKTI SASBEL 6. ........................................................................................... 17
MINGGU KE-2 ..................................................................................................... 19
BUKTI SASBEL 1. ........................................................................................... 20
BUKTI SASBEL 2. ........................................................................................... 32
BUKTI SASBEL 3. ........................................................................................... 59
BUKTI SASBEL 4. ........................................................................................... 62
MINGGU KE-3 ..................................................................................................... 69
BUKTI SASBEL 1. ........................................................................................... 70
BUKTI SASBEL 2. ........................................................................................... 73
BUKTI SASBEL 3. ........................................................................................... 75
BUKTI SASBEL 4. ........................................................................................... 77
BUKTI SASBEL 5. ........................................................................................... 78
BUKTI SASBEL 6 ........................................................................................... 80
MINGGU KE-4 ..................................................................................................... 82
BUKTI SASBEL 1. ........................................................................................... 83
BUKTI SASBEL 2. ........................................................................................... 84
BUKTI SASBEL 3. ........................................................................................... 85
BUKTI SASBEL 4. ........................................................................................... 86
iv
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 90
LAMPIRAN .......................................................................................................... 91
Lampiran 1. Tugas CAPA ................................................................................. 91
Lampiran 2. Inspeksi Diri .................................................................................. 92
Lampiran 4. Trand Analisis ............................................................................... 97
Lampiran 5. Cek NIE Obat................................................................................ 99
Lampiran 6. Recall OBH Berlico .................................................................... 103
Lampiran 7. Pemeliharaan AC dan Genset ..................................................... 105
v
PORTOFOLIO MAHASISWA
PKPA PBF
MATERI PKPA PBF
MATERI PKPA INDUSTRI
Kedalaman
No. Materi Metode SKS
Materi
1. Proses pendirian PBF, struktur C2, P3, A3 Praktek 4
organisasi dan tupoksi, serta alur lapangan
perijinan apoteker baru di PBF. di PBF
2. Good distribution and transportation C2, P3, A3
practice
3. Managing drug supply, Supply chain C2, P3, A3
management
4. Sarana prasarana di PBF C2, P3, A3
5. Sistem pengamanan sediaan di PBF C2, P3, A3
6. Studi kasus permasalahan distribusi C6, P4, A4 Laporan
obat di PBF dan pengembangan soft studi
skill kasus
1
MINGGU KE-1
MATERI SASARAN BELAJAR HARI/TANGGAL

PELAKSANAAN
Pendirian PBF 1. Mahasiswa mampu menginterpretasikan
kebutuhan pemberkasan/dokumen dalam Senin, 23-10-2023
pendirian PBF
2. Mahasiswa mampu mempraktikkan secara Senin, 23-10-2023
sistem proses pendirian PBF
Struktur 3. Mahasiswa mampu menginterpretasikan Selasa, 24-10-2023
Organisasi struktur organisasi dan tupoksi di PBF
dan 4. Mahasiswa mampu melaksanakan tupoksi
Tupoksinya berdasarkan struktur organisasi di PBF Selasa, 24-10-2023
di PBF
Alur 5. Mahasiswa mampu menginterpretasikan

perijinan kebutuhan pemberkasan/dokumen dalam Rabu, 25-10-2023
apoteker baru pengajuan ijin apoteker baru di PBF
di PBF 6. Mahasiswa mampu mempraktikkan secara
sistem proses dan alur perijinan apoteker Rabu, 25-10-2023
baru di PBF
Dibuat oleh Diperiksa & Disetujui

oleh
Tgl : Tgl :
2
BUKTI SASBEL 1.
Melakukan interpretasi kebutuhan pemberkasan/dokumen dalam pendirian PBF
(Dapat berupa foto maupun pengerjaan tugas)
Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Peraturan Menteri Kesehatan

nomor 14 tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk pada
Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan.
Berdasarkan Permenkes no. 14 tahun 2021, persyaratan izin PBF adalah:
1. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
3. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai
penanggung jawab.
4. Komisaris atau dewan pengawas dan direksi atau pengurus tidak pernah
terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan
perundang-undangan di bidang farmasi.
5. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin
kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF.
6. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang
dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.
7. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB.
8. Memiliki laboratorium yang mempunyai kemampuan untuk pengujian
bahan obat yang disalurkan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Direktur Jenderal.
9. Memiliki gudang khusus tempat penyimpanan bahan obat yang terpisah dari
ruangan lain.
Izin PBF diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 permohon diajukan kepada Direktur Jenderal
dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
Kepala Balai POM. Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan
apoteker calon penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif
3
sebagai berikut:
1. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas direktur.
2. Susunan direksisi atau pengurus.
3. Pernyataan komisaris atau dewan pengawas dan direksi tidak pernah
terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.
4. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
5. Surat Tanda Daftar Perusahaan.
6. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan.
7. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak.
8. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.
9. Peta lokasi dan denah bangunan.
10. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.
11. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.
4
BUKTI SASBEL 2.
Melakukan praktik secara sistem proses pendirian PBF
1. Melakukan pengajuan izin pbf melalui OSS RBA (Online Single

Submission Risk based Approach) untuk mendapatkan NIB (Nomor Induk
Berusaha) dengan melakukan pendaftaran.
2. Jika sudah memiliki NIB memilih KBLI 46441 untuk izin PBF Obat, karena
di PT Handal hanya mendistribusikan oba. Kemudian melakukan
pemenuhan persyaratan izin PBF dan memilih ID izin yang sesuai dengan
KBLI yang diajukan. Agar terhubung ke e-licensing memilih menu
pemenuhan persyaratan.
5
3. Registrasi Perusahaan baru dengan mengakses aplikasi e-licensing melalui
http://elic.binfar.kemkes.go.id/.
- Kemudian pilih menu registrasi Perusahaan baru lalu mengisi data

Perusahaan meliputi :
a. Nomor NIB
b. Badan Usaha
c. Status permodalan
d. Jenis pedagang besar farmasi
e. Nama Perusahaan
f. Nomor pokok wajib pajak (NPWP)
g. Lempiran scan asli nomor pokok wajib pajak (NPWP)
h. Alamat lengkap
i. Telepon
j. Fax/email
6
- Setelah mengisi seluruh data yang sesuai akan muncul keterangan
(proses registrasi data Perusahaan berhasil)
- Melakukan pengecekan pada Alamat email terdaftar, user akan
mendapatkan 2 email notifikasi :
1. Email notifikasi pendaftaran, maka proses pendaftaran berhasil dan
menunggu approval dari admin
2. Setelah admin melakukan approval, user akan mendapatkan email

berupa username dan password yang digunakan untuk login pada
aplikasi e-licensing
7
BUKTI SASBEL 3.
Melakukan interpretasi struktur organisasi dan tupoksi di PBF
• PT. Handal Makmur Mulia berkomitmen untuk mendistribusikan obat secara

benar sesuai dengan peraturan per undang-undangan yang berlaku (CDOB) dan
ikut berpartisipasi dalam meningkatkan kesejahteraan Kesehatan Masyarakat
Indonesia, melalui tugas dan tanggung jawab setiap personel secara benar dan
professional demi terciptanya peningkatan kesejahteraan Kesehatan Indonesia.
8
Visi
Menjadi Perusahaan Distribusi Farmasi yang Terbaik dan Terpercaya
Misi
1. Mendistribusikan obat sesuai dengan undang-undang yang berlaku
2. Menyalurkan sediaan farmasi ke pelanggan dengan kondisi baik dan benar
Motto
Bekerja secara tim untuk kepuasaan pelanggan
Seorang Apoteker yang bertugas sebagai penanggung jawab dalam

melaksanakan tugasnya harus memastikan bahwa distribusi sesuai dengan CDOB
antara lain :
a) Menyusun, memastikan, dan memepertahankan penetapan sistem
manajemen mutu
b) Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta
menjaga akurasi dan mutu dokumentasi
c) Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan
distribusi
d) Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obat dan/atau bahan obat
e) Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif
f) Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan
g) Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke
dalam stok obat dan/atau obat yang memenuhi syarat jual
h) Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-
masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat
dna/atau bahan obat
9
i) Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan
10
BUKTI SASBEL 4.
Melakukan tupoksi berdasarkan struktur organisasi di PBF
Deskripsi Kerja
1. Direktur
a. Direktur bertugas sebagai penanggung jawab keseluruhan kegiatan
Perusahaan
b. Mengkoordinasi dan mengontrol kegiatan Perusahaan
c. Merumuskan segala kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan
kelangsungn Perusahaan
d. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun yang sudah berjalan,
sebagai bahan dalam penyusunan sasaran tahun berikutnya
e. Mengawasi seluruh asset Perusahaan dengan tertib dan teratur
f. Membuat rencana pengembangan Perusahaan dalam jangka pendek dan
jangka Panjang
g. Memberikan laporan pertanggung jawaban kepada rapat umum
pemegang saham
2. Apoteker penanggung jawab
a. Sebagai penanggung jawab teknis terhadap semua pproses penyaluran
/ distribusi barang sediaan farmasi di PT. Handal Makmur Mulia sesuai
aspek CDOB dan peraturan perundang-undangan di bidang farmasi
(Penanggung jawab teknis untuk pengsahan (tanda tangan) surat
pesanan dan faktur penjualan
b. Sebagai penanggung jawab teknis terhadap dokumentasi pembelian,
produk recall, produk kembalian sesuai dengan CDOB
c. Sebagi coordinator admin dan petugas Gudang dalam hal penanganan
penyimpanan, kebersihan Gudang utama dan kelayakan sarana Gudang
sesuai standart CDOB
d. Membuat spesifikasi sarana, membuat protap terkait
3. Apoteker Penanggung Jawab Gudang Tambahan
11
a. Berkoordinir dengan dengan Apoteker penanggung jawab gudang
utama terhadap semua proses penyaluran/distribusi barang sediaan
farmasi di PT. Handal Makmur Mulia sesuai aspek CDOB dan
peraturan perundang-undangan di bidang farmasi (UU Kesehatan
Permenkes).
b. Sebagai penanggung jawab teknis terhadap dokumentasi penjualan
sesuai dengan CDOB.
c. Sebagai coordinator dengan petugas gudang dalam hal penanganan
penyimpanan, tambahan dan kelayakan sarana gudang sesuai standart
CDOB.
d. Membuat laporan e-napza setiap bulan yang ditunjukan kepada Badan
POM RI kebersihan gudang
e. Membuat laporan e-report per tiga bulan yang ditujukan kepada Dinas
Kesehatan Provinsi.
f. Membuat spesifikasi sarana, membuat protap terkait distribusi,
dokumentasi dan kelayakan sarana gudang tambahan sebagai pedoman
kerja harian.
g. Melaporkan setiap pekerjaan di unit kerja yang dibawahinya baik
operasional dan administrasi kepada Direktur setiap bulan dalam
bentuk laporan bulanan.
h. Berkoordinasi dengan Apoteker Penanggung Jawab Gudang Utama.
4. Sales Supervisor
a. Bertugas untuk mengatur, mengatur, menontrol, mensuperviseri dan
meningkatkan kemampuan sumber daya manusia yang berada dalam unit
kerjanya
b. Sebagai penanggung jawab Teknik terhadap jajaran marketing untuk ikut
melaksanakan aspek CDOB di lingkup sales dan marketing
c. Bertanggung jawab penuh terhadap pencapaian target sales disetiap
jajarannya untuk mencapai goal sales dalam unit kerjanya.
d. Sebagai coordinator dalam tugas administrative berupa laporan harian,
laporan mingguan dan laporan bulanan serta aktivitas marketing lainnya
12
e. Membuat rencana kerja jangka pendek dan jangka Panjang dalam rangka
pengembangan produktifitas tiap-tiap personel di unit kerjanya.
f. Melaporkan setiap pekerjaan di unit kerja yang dibawahinya baik
operasional dan administrative kepada sales manager setiap bulan dalam
bentuk laporan bulanan
5. Keuangan
a. Menrima setoran dari hasil tagihan tunai dan giro
b. Menerima setoran dari sales secara tunai
c. Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi atau lunas
d. Mengecek pembayaran dan daftar tagihan kredit
e. Membuat rekonsiliasi bank
f. Memasukkan atau mengecek mutasi bank
g. Menyimpan uang tunai dan cek giro
h. Melakukan pengeluaran biaya sesuai pengajuan
i. Melakukan pengarsipan semua pengeluaran pemasukan yang ada
6. Chacker
a. Membantu kepala gudang dalam menjaga keamanan dan kerapian
penyimpanan barang di gudang.
b. Mengecek kembai keseuaian barang-barang yang sudah disiapkan staff
gudang dengan faktur penjualan.
c. Menjaga kebersihan gudang dan seluruh ruangan kantor
7. Kepala Gudang
a. Bertanggung jawab kepada Apoteker
b. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang sesuai dengan
sistem dan prosedur yang berlaku.
c. Menata kerapian barang dan tata letaknya.
d. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan
dari pencurian dan bahaya lainnya.
e. Bertanggun jawab terhadap operasional gudang mulai dari penerimaan
barang masuk, penyimpanan, penyusunan dan penyaluran barang keluar.
f. Melakukan inventarisasi barang-barang ED dan rusak
13
g. Melakukan stock opname seminggu sekali dan melaporkan kepada APJ
h. Mengkoordinir staf gudang/ pengiriman barang dalam proses ekspedisi
barang kepada pelanggan
8. Staf Gudang
b. Membantu dalam menyimpankan barang-barang yang akan dikirim ke
outlet sesuai dengan faktur penjualan.
c. Menjaga kebersihan gudang dan seluruh ruangan kantor
9. Administrasi Keuangan
a. Membantu penagihan faktur kantor sekitar Semarang
b. Membuat laporan penagihan untuk pelunasan
c. Membantu berhubungan dengan outlet mengenai dokumentasi kantor
d. Mengecek dan kliring BG tiap pelanggan,
e. Membantu penagihan faktur kantor.
f. Mengurus BG kantor untuk pembayaran ke supplier.
g. Membuat arsip BG pembayaran dan penagihan.
h. Membantu pengarsipan service dan KIR mobil
10. Administrasi Fakturis
a. Menginput barang masuk sesuai dengan faktur pembelian
b. Membuat faktur penjualan berdasarkan penerimaan orderan dari sales
c. Mengarsip faktur penjualan tertinggal
d. Menginput retur masuk dan retur beli sesuai dengan bukti retur
11. Salesman
a. Menerima pesanan order dari tiap-tiap pelanggan untuk area Tegal.
b. Membawa permintaan order ke kantor untuk dicetak menjadi faktur oleh
fakturis.
c. Mengirimkan barang dan faktur yang telah jadi ke outlet.
d. Mmeberikan tagihan dan menagih pembayaran ke outlet jika sudah jatuh
tempo.
e. Menyetorkan hasil tagihan ke bagian keuangan.
14
f. Bertanggung jawab pada target yang ditentukan.
g. Bertanggung jawab pada hasil tagihan yang didapatkan.
h. Bertanggung jawab pada barang pada waktu pengiriman.
12. Driver
b. Membantu dalam menyimpan barang-barang yang akan dikirim ke outlet
sesuai dengan faktur penjualan.
c. Menjaga kebersihan kendaraan baik bagian dalam maupun bagian luar.
d. Bertanggung jawab atas kebutuhan kendaraan yang dipakai baik
mengenai jatuh tempo KIR dan servis kendaraan.
e. Menjaga kebersihan gudang dan seluruh ruangan kantor.
15
BUKTI SASBEL 5.
Melakukan interpretasi kebutuhan pemberkasan/dokumen dalam pengajuan ijin
apoteker baru di PBF
(Dapat berupa Foto maupun pengerjaan tugas)
Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

persyaratan sebagai berikut:
Izin praktik Apoteker di kota Semarang
1. Surat pemohonan ke DPM-PTSP
2. Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku
3. Fotocopy NPWP
4. Pas Foto 4x6
5. Copy Scan Ijazah
6. Rekomendasi dari organisasi profesi tenaga Kesehatan yang bersangkutan
7. Surat keterangan bekerja dari pimpinan sarana Kesehatan
8. Surat tanda registrasi (STR)
9. Surat permohonan ke Dinas Kesehatan
10. Rekomendasi Dinas Kesehata
11. Pernyataan bermater
16
BUKTI SASBEL 6.
Melakukan praktik secara sistem proses dan alur perijinan apoteker baru di PBF
Prosedur
1. Pemohon mengajukan permohonan dengan dokumen persyaratan lengkap dan
benar berupa soft copy ke Organisasi Profesi (OP) Kesehatan
2. Organisasi Profesi (OP) melakukan input data ke sistem aplikasi SINAKES
3. Melalui sistem, Dinas Kesehatan Kota (DKK) akan memverifikasi berkas
tersebut
- Apabila sudah lengkap dan benar maka Dinas Kesehatan Kota (DKK) akan
mengeluarkan rekomendasi
- Apabila tidak lengkap dan benar maka proses pending oleh Dinas
Kesehatan Kota (DKK) untuk dilengkapi/revisi oleh organisasi profesi
Kesehatan
4. Rekom DKK yang ter-input di sistem SINAKES, tahapan selanjutnya akan
diproses di SINAKES online DPM-PTSP
5. Seksi verifikasi dan validasi layanan perizinan l akan melakukan verifikasi dan
validasi
- Apabila sudah lengkap dan benar makan dilakukan proses persetujuan
administrasi
- Apabila tidak lengkap dan tidak benar maka dilakukan proses tahapan
penolakan untuk dilengkapi/revisi oleh pemohon
6. Proses ditindak lanjuti oleh seksi penetapan layanan perizinan l untuk
dilakukan proses tahapan menjadi persetujuan kepala bidang
- Apabila tahapan persetujuan administrasi maka dilakukan proses
penetapan izin
- Apabila tahapan penolakan maka dilakukan proses tahapan penolakan
untuk perbaikan data
17
7. Seksi penvcetakan dan dokumentasi layanan perizinan l akan memproses data
setelah disetujui oleh kepala bidang penyelenggaraan layanan perizinan 1
untuk dilanjutkan proses IZIN PRAKTIK APOTEKER
8. Izin diajukan ke kepala Dinas DPM-PTSP melalui aplikasi untuk ditanda
tangani secara digital signature
9. Setalah izin di tanda tangani akan dicetak sebagai dokumen dan mengirim izin
ke pemohon melalui email untuk di cetak mandiri
18
MINGGU KE-2

PELAKSANAAN
Good distribution 1. Mahasiswa mampu menjelaskan
and transportation tentang Good distribution and
practice transportation practice pada bahan
baku, sediaan farmasi, alat kesehatan Kamis, 02-11-2023
sesuai prosedur, serta menjamin
mutu, kemanfaatan serta
keamanannya.
2. Mahasiswa mampu melaksanakan
Good distribution and
transportation practice pada bahan
baku, sediaan farmasi, alat Kamis, 02-11-2023
kesehatan sesuai prosedur, serta
menjamin mutu, kemanfaatan serta
keamanannya.
Managing drug 3. Mahasiswa mampu menjelaskan
supply, Supply chain tentang Managing drug supply,
management supply chain management sebagai
pengawasan mutu terhadap bahan Rabu, 11-10-2023
baku, sediaan farmasi, alat kesehatan
yang diterima maupun yang disimpan
sehingga terjamin mutunya sesuai
standar.
4. Mahasiswa mampu melaksanakan
Managing drug supply, supply chain
management sebagai pengawasan
mutu terhadap bahan baku, sediaan Kamis, 02-11-2023
farmasi, alat kesehatan yang
diterima maupun yang disimpan
sehingga terjamin mutunya sesuai
standar.

oleh
Tgl : Tgl :
19
BUKTI SASBEL 1.
Melakukan penjelasan tentang Good distribution and transportation practice pada
bahan baku, sediaan farmasi, alat kesehatan sesuai prosedur, serta menjamin mutu,
kemanfaatan serta keamanannya.
Good Distribution Practices berdasarkan BPOM 2020 yaitu :

1) Manajemen Mutu
Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang
mencangkup tanggung jawab, proses, dan langkah manajemen risiko terkait
dengan kegiatan yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus memastikan
bahwa mutu obat dan/atau bahan obat dan integritas rantai distribusi
dipertahankan selama proses distribusi. Seluruh kegiatan distribusi harus
ditetapkan dengan jelas, dikaji secara sistematis, dan semua tahapan kritis
proses distribusi dan perubahan yang bermakna harus divalidasi dan
didokumentasikan. Sistem mutu harus mencakup prinsip manajemen risiko
mutu. Pencapaian sasaran mutu merupakan tanggung jawab dari
penanggung jawab fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan dan
partisipasi aktif serta harus didukung oleh komitmen manajemen puncak.
2) Organisasi, Manajemen dan Personalia

Dalam pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang
baik serta distribusi obat atau bahan obat yang benar sangat tergantung pada
personil yang menjalankannya. Dalam sebuah organisasi harus terdapat
suatu struktur organisasi tiap bagian yang dilengkapi dengan bagan
organisasi yang jelas. Tujuan dibentuknya suatu bagan organisasi untuk
mengetahui tugas dan tanggung jawab tiap personil, dimana tiap anggota
persolil harus bertanggung jawab dan melakukan tugasnya masing – masing
sesuai dengan job disk yang telah ditentukan.
Semua personil harus memenuhi kualifikasi yang
telahdipersyaratkan dalam CDOB dengan mengikuti suatu pelatihan serta
memiliki kompetensi sebelum memulai tugas, berdasarkan suatu prosedur
tertulis dan sesuai dengan program pelatihan termasuk keselamatan kerja.
20
Pelatihan ini mencakup aspek identifikasi dan menghindari obat atau bahan
obat palsu memasuki rantai distribusi, penanganan bahan obat berbahaya
seperti: bahan radioaktif, narkotika, psikotropika, serta pelatihan dalam
dokumentasi seperti : penyimpanan, dan efektivitas pelatihan serta evaluasi
secara berkala.
3) Bangunan dan Peralatan (suhu pengendalian lingkungan kualifikasi

dan validasi)
Bangunan dan peralatan merupakan faktor penting dalam
mendukung suatu proses distribusi untuk menjamin keamanan serta mutu
obat dan bahan obat. Oleh karena itu bangunan dan peralatan fasilitas
distribusi harus memenuhi syarat dan ketentuan CDOB antara lain :
a) Bangunan
1) PBF harus menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk
dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat
serta dapat memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi PBF
2) Bangunan PBF harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan
bahwa kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan,
mempunyai keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup
untuk memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat yang baik,
dan area penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang
memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara
akurat dan aman
3) Jika bangunan (termasuk sarana penunjang) bukan milik sendiri,
maka harus tersedia kontrak tertulis dan pengelolaan bangunan
tersebut harus menjadi tanggung jawab dari fasilitas distribusi
4) Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan/atau bahan obat
yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi
obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan,
yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang
kedaluwarsa dari obat dan/atau bahan obat yang dapat disalurkan
21
5) Jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus, harus
dilakukan pengendalian yang memadai untuk menjaga agar semua
bagian terkait dengan area penyimpanan berada dalam parameter
suhu, kelembaban dan pencahayaan yang dipersyaratkan
6) Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat dan/atau
bahan obat yang membutuhkan penanganan dan kewenangan
khusus sesuai dengan peraturan perundang-undangan (misalnya
narkotika)
7) Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat dan/atau bahan
obat yang mengandung bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain
yang dapat menimbulkan risiko kebakaran atau ledakan (misalnya
gas bertekanan, mudah terbakar, cairan dan padatan mudah
menyala) sesuai persyaratan keselamatan dan keamanan
8) Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah,
terlindung dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta
dilengkapi dengan peralatan yang memadai
9) Akses masuk dan keluar untuk masing-masing area penerimaan. dan
pengiriman dapat bergabung namun harus ada sistem pencegahan
atau penjaminan tidak terjadinya campur baur antara proses
penerimaan dan pengiriman
10) Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman
hanya diberikan kepada Personel yang berwenang. Langkah
pencegahan dapat berupa sistem alarm dan kontrol akses yang
memadai
11) Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur Personel termasuk
Personel kontrak yang memiliki akses terhadap obat dan/atau bahan
obat di area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman, untuk
meminimalkan kemungkinan obat dan/atau bahan obat diberikan
kepada pihak yang tidak berhak
12) Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih dan bebas dari
sampah dan debu. Harus tersedia prosedur tertulis, program
22
pembersihan dan dokumentasi pelaksanaan pembersihan. Peralatan
pembersih yang dipakai harus sesuai agar tidak menjadi sumber
kontaminasi terhadap obat dan/atau bahan obat
13) Bangunan dan fasilitas harus dirancang dan dilengkapi, sehingga
memberikan perlindungan terhadap masuknya serangga, hewan
pengerat atau hewan lain. Program pencegahan dan pengendalian
hama harus tersedia
14) Ruang istirahat, toilet dan kantin untuk Personel harus terpisah dari
area penyimpanan
b) Peralatan
1) Semua peralatan untuk penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau
bahan obat harus didesain, diletakkan dan dipelihara sesuai dengan
standar yang ditetapkan. Harus tersedia program perawatan untuk
peralatan vital, seperti termometer, genset, dan chiller
2) Peralatan yang digunakan untuk mengendalikan atau memonitor
lingkungan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus dikalibrasi,
serta kebenaran dan kesesuaian tujuan penggunaan diverifikasi
secara berkala dengan metodologi yang tepat. Kalibrasi peralatan
harus mampu tertelusur
3) Kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan kalibrasi peralatan harus
dilakukan sedemikian rupa sehingga tidak mempengaruhi mutu obat
dan/atau bahan obat
4) Dokumentasi yang memadai untuk kegiatan perbaikan pemeliharaan
dan kalibrasi peralatan utama harus dibuat dan disimpan. Peralatan
tersebut misalnya tempat penyimpanan suhu dingin,
termohigrometer, atau alat lain pencatat suhu dan kelembaban, unit
pengendali udara dan peralatan lain yang digunakan pada rantai
distribusi
23
4) Operasional
1. Kualifikasi Pemasok
Kualifikasi pemasok bertujuan untuk menjamin barang yang datang
dari supplier yang resmi, asli, bermutu tinggi, tidak menimbulkan
permasalahan dikemudian hari dan telah memenuhi persyarakat sebagai
pemasok obat.
Kriteria kualifikasi pemasok PT. Handal Makmur Mulia antara lain:
a. Legalitas pemasok meliputi SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan),
memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), memiliki sertifikat
CPOB/ sertifikat CDOB, memiliki Apoteker Penanggung Jawab dengan
SIPA (Surat Izin Praktek Apoteker)
b. Harga dan diskon
c. Kemampuan retur barang (obat Expired Date maupun obat rusak)
Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok, PBF PT. Handal

Makmur Mulia Semarang melakukan pengkajian untuk memastikan
mutu pemasok, atau yang biasa disebut form spesimen. Form spesimen
meliputi Nama perusahaan, alamat perusahaan, nama Apoteker
Penanggung Jawab, tanda tangan Apoteker Penanggung Jawab,
sertifikat CPOB/sertifikat CDOB, dan stempel perusahaan. Dalam hal
ini, disebut sebagai pendekatan berbasis resiko dengan tujuan untuk
keabsahan operasional, menghindari pendistribusian obat palsu, dan
menghindari harga yang tidak wajar.
2. Kualifikasi Pelanggan
Kualifikasi pelanggan bertujuan untuk memastikan alur distribusi
yang dijalankan legal dan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Kriteria kualifikasi pelanggan PT. Handal Makmur Mulia antara
lain:
a. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
b. Memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
c. Memiliki sertifikat CDOB/memiliki Surat Izin Apotek/Rumah
24
Sakit/Puskesmas yang masih berlaku
d. Memiliki Apoteker Penanggung Jawab dengan SIPA (Surat Izin
Praktek Apoteker) yang masih berlaku.
3. Pengadaan
Pengadaan barang merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
obat yang akan di distribusikan PT. Handal Makmur Mulia. Pengadaan
barang di PT. Handal Makmur Mulia menggunakan metode just in time
dengan melakukan order yang dilakukan pada saat stok hampir habis
dan berdasarkan permintaan pelanggan dengan membuat Surat
Pemesanan (SP) kepada suplaier.
4. Penerimaan
Proses penerimaan barang bertujuan untuk memastikan bahwa
pengiriman obat atau bahan obat yang akan diterima benar, berasal dari
pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan
selama transportasi. Obat atau bahan obat tidak boleh diterima jika
kadaluwarsa atau mendekati tanggal kadaluwarsa. Selain itu juga
memastikan bahwa kiriman barang yang diterima benar, tidak rusak atau
tidak mengalami perubahan selama transportasi dan berasal dari
pemasok yang disetujui. Apoteker akan memeriksa kesesuaian nama
obat, jumlah obat, nomer batch, tanggal kadaluarsa dan kondisi obat
antara fisik dan faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian jumlah fisik dan
faktur beli atau obat yang diterima dalam kondisi kemasan rusak,
apoteker akan menerbitkan surat keterangan ketidaksesuai penerimaan
barang untuk supplier.
5. Penyimpanan
Penyimpanan dan penanganan obat san/atau bahan obat harus
mematuhi peraturan perundang – undangan, dimana kondisi
penyimpanan untuk obat atau bahan obat harus sesuai denga
rekomendasi industri farmasi atau non-farmasi yang memproduksi
bahan obat standar mutu farmasi. Volume pemesanan obat atau bahan
obat juga harus mempertimbangkan kapasitas sarana penyimpanan.
25
Obat disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat dan
terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya
matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal lain. Penyimpanan
obat atau bahan obat biasanya mengikuti kaidah First Expired First Out
(FEFO), dimana memastikan rotasi stock sesuai tanggal kadaluwarsa
obat. Untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan campur
baur. Obat atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan dilantai atau
menggunakan alas palet.
6. Pemisahan Obat
Obat atau bahan obat dilakukan pemisahan apabila memiliki
persyaratan khusus seperti : bahan obat yang ditolak, kadaluwarsa,
penarikan kembali, dan produk kembalian dan obat diduga palsu dan
disimpan di tempat terpisah dengan melakukan pelabelan yang jelas.
Sistem komputerisasi yang digunakan dalam pemisahan secara
elektronik dapat memberikan tingkat keamanan yang setara dan harus
tervalidasi.
7. Pemusnahan Obat
Pemusnahan dilaksanakan obat apabila tidak memenuhi syarat
untuk didistribusikan. Obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi
secara tepat, diberi label yang jelas, disimpan secara terpisah dan
terkunci serta ditangani dengan prosedur tertulis. Prosedur tertulis
tersebut harus memperhatikan dampak terhadap kesehatan, pencegahan
pencemaran lingkungan dan kebocoran/ penyimpangan obat dan/atau
bahan obat kepada pihak yang tidak berwenang.
8. Penerimaan Pemesanan
Penerimaan surat pesanan baik secara manual maupun secara
elektronik, penanggung jawab harus memastikan:
a) pemesan terdaftar sebagai pelanggan atau anggota yang terverifikasi
dalam sistem aplikasi
b) Kebenaran dan keabsahan surat pesanan, meliputi:
1) Nama dan alamat penanggung jawab sarana pemesan
26
2) Nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk
angka dan huruf) dan isi kemasan dari Obat/Bahan Obat yang
dipesan
3) Nomor surat pesanan
4) Nama, alamat, dan izin sarana pemesan
5) Nama, Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA)/ Surat Izin Praktik
Tenaga Teknis Kefarmasian (SIPTTK) Penanggung Jawab
sarana pemesan
c) Kewajaran pesanan dengan mempertimbangkan :
1) Jumlah dan frekuensi pesanan termasuk kapasitas tempat
penyimpanan sarana pemesan
2) Jenis Obat yang dipesan mencakup pertimbangan terhadap
Obat-Obat yang sering disalahgunakan
3) Lokasi sarana dan kondisi pelayanan mencakup lokasi sarana di
wilayah keramaian atau dekat dengan fasilitas pelayanan
kesehatan dan pertimbangan jumlah pelayanan resep atau
tersedianya praktik dokter di sarana pemesan.
9. Pegambilan
Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan
dengan tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan
obat dan/atau bahan obat yang diambil benar. Obat dan/atau bahan obat
yang diambil harus memiliki masa simpan yang cukup sebelum
kedaluwarsa dan berdasarkan FEFO. Nomor bets obat dan/atau bahan
obat harus dicatat. Pengecualian dapat diizinkan jika ada kontrol yang
memadai untuk mencegah pendistribusian obat dan/atau bahan obat
kedaluwarsa.
10. Pengemasan
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga
kerusakan, kontaminasi dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus
memadai untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau
bahan obat selama transportasi. Kontainer obat dan/atau bahan obat
27
yang akan dikirimkan harus disegel.
11. Pengiriman
Pengiriman barang yang telah dikemas selanjutnya diserahkan
kepada pihak ekspedisi maupun kurir. Dalam proses pengiriman obat
maupun bahan obat juga harus mempersiapkan dokumentasi antara lain:
a) Tanggal Pengiriman
b) Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon, dan status
dari penerima (misalnya Apotek, rumah sakit, atau klinik)
c) Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk sediaan
dan kekuatan (jika perlu)
d) Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa
e) Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan
kuantitas per kontainer (jika perlu)
f) Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman
g) Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat
perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas Personel
ekspedisi yang menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan
kondisi penyimpanan
5. Inspeksi Diri
Inspeksi diri merupakan suatu evaluasi kesesuaian melalui
pengamatan dan penetapan dengan pengukuran, pengujian, atau
pembandingan (ISO 9000). Inspeksi diri harus dilakukan dengan tujuan
memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB sebagai
bahan tindak lanjut berikut langkah – langkah yang diperlukan :
1) Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang
ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan
terhadap peraturan perundangundangan, pedoman dan prosedur
tertulis.
2) Inspeksi diri dilakukan dengan cara independen dan rinci oleh
personil yang kompeten dan ditunjuk oleh perusahaan Audit
eksternal yang dilakukan oleh ahli independen dapat membantu,
28
namun tidak bisa dijadikan sebagai satu-satunya cara untuk
memastikan kepatuhan terhadap penerapan CDOB.
3) Audit terhadap kegiatan yang disubkontrakkan harus menjadi
bagian dari program inspeksi-diri.
4) Semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan harus berisi
semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Salinan laporan
tersebut harus disampaikan kepada manajemen dan pihak terkait
lainnya. Jika dalam pengamatan ditemukan adanya penyimpangan
dan/atau kekurangan, maka penyebabnya harus diidentifikasi dan
dibuat CAPA. CAPA harus didokumentasikan dan ditindak lanjuti.
6. Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan

Penarikan Kembali
Semua keluhan dan informasi tentang obat dan/atau bahan obat yang
berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji, dan diselidiki sesuai dengan
prosedur tertulis. Obat yang dijual maupun dikembalikan herus melalui
prosedur persetujuan dari personil yang bertanggung jawab. Setiap instansi
maupun industri farmasi dan fasilitas distribusi dalam penanganan obat atau
bahan diduga palsu dibutuhkan sistem yang komprehensif dalam menangani
semua kasus, termasuk penarikan kembali, serta harus terdedia dokumentasi
pada setiap proses penanganan keluhan termasuk penanganan keluhan,
pengembalian, dan penarikan kembali serta dilaporkan kepada pihak yang
berwenang.
7. Transportasi
Proses transportasi harus menetapkan metode transportasi yang
memadai. Obat atau bahan obat yang dibawa harus dalam keadaan
peyimpanan yang sesuai pada kemasan. Metode transpqortasi yang tepat
harus mencakup transportasi melalui darat, laut, udara atau kombinasi.
Apapun jenis metode transportasi yang dipilih harus dapat menjamin bahwa
obat atau bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama proses
29
transportasi yang dapat mengurangi perubahan mutu. Pendekatan berbasis
resiko harus digunakan ketika menrencanakan rute transportasi (CDOB,
2020).
Transportasi yang digunakan dalam pengiriman barang juga perlu
diadakan pemeliharaan kendaraan dan peralatan dimana bertujuan untuk
menjaga agar proses pendistribusian produk tidak terhambat dan standar
penyimpanan selama pengiriman sesuai dengan persyaratan penyimpanan
produk dari prinsipal. Pemeliharaan kendaraan ataupun perawatan suatu
transportasi (kendaraan roda 4) harus dilakukan secara rutin antara lain:
1) Mengganti oli secra berkala setelah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan
2) Melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan setelah mendapat
persetujuan dari pimpinan
3) Mencatat waktu perbaikan serta bagian – bagian yang diperbaiki
4) Mengurus perpanjang pajak kendaraan yang telah habis masa
berlakunya
5) Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan (juklak, 2015)
8. Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak

Fasilitas distribusi kontrak dimana kegiatan kontrak harus tertulis
antara pemberi kontak dan penerima kontrak serta setiap kegiatan harus
sesuai dengan persyaratan CDOB. Kegiatan kontrak terutama yang terkait
dengan keamanan, khasiat, dan mutu obat dan/atau bahan obat, antara lain:
a) Kontrak pemanfaatan fasilitas penyimpanan berupa gudang/ruang di
fasilitas distribusi.
b) Kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa
anatara lain: transportasi, pengendalian, kebersihan, dan sebagainya
Kontrak terkait dengan pemanfaatan fasilitas penyimpanan harus
memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a) Pemberi kontrak harus memperoleh surat persetujuan perubahan
fasilitas dari Badan POM terkait Lokasi gudang/ruang yang disewa
30
b) Penerima kontrak harus melaporkan kepada Badan POM perubahan
denah bangunan atas fasilitas penyimpanan yang dikontrakkan
c) Pengelolaan di gudang/ruang penerima kontrak harus memenuhi
persyaratan CDOB.
Untuk fasilitas distribusi yang menerima kontrak fasilitas
penyimpanan dari industri farmasi harus memenuhi persyaratan dalam
peraturan ini dan persyaratan cara produksi obat yang baik.
9. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan bagian penting dari sistem manajemen
mutu. Dokumentasi tertulis baik secara menual maupun elektronik harus
jelas untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan memenuhi
prinsip ketelususran, keamanan, aksesibillitas, integritas dan validitas.
Dokumentasi meliputi dokumen tertulis terkait dengan distribusi
(pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan), dokumen prosedur
tertulis, dokumen intruksi tertulis, dokumen kontrak, catatan, data, dan
dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu, dalam bentuk kertas
maupun elektronik. Dokumentasi yang jelas dan rinci merupakan dasar
untuk memastikan bahwa setiap Personel melaksanakan kegiatan, sesuai
uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan. Dokumentasi harus
disimpan selama minimal 3 (tiga) tahun.
31
BUKTI SASBEL 2.
Melakukan Good distribution and transportation practice pada bahan baku,
sediaan farmasi, alat kesehatan sesuai prosedur, serta menjamin mutu, kemanfaatan
serta keamanannya.
Good Distribution Practices berdasarkan BPOM Tahun 2020 yaitu :

1) Manajemen Mutu
Manajemen mutu pada PBF PT. Handal Makmur Mulia telah
menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh kegiatan
PBF. Tujuan dari manajemen mutu yakni untuk menjaga kualitas produk
yang didistribusikan sampai ke outlet dan sarana kefarmasian tetap dalam
kondisi baik. Manajemen dan seluruh karyawan PT. Handal Makmur Mulia
secara berkala melakukan perbaikan, menjaga kualitas produk yang
didistribusikan agar sampai ke outlet dengan baik. Mematuhi peraturan
proses distribusi, sehingga pelanggan puas dengan pelayanan yang
diberikan.
Untuk tercapainya manajemen mutu yang baik PBF PT. Handal
makmur mulia memliliki visi misi antara lain :
Visi
“Menjadi Perusahaan Distribusi Farmasi yang terbaik dan Terpercaya”
Misi
1. Mendistribusikan obat sesuai dengan undang-undang yang berlaku
2. Menyalurkan sediaan farmasi ke pelanggan dengan kondisi baik dan
benar
Motto
“Bekerja secara tim untuk kepuasan pelanggan’’
32
Standar Operasional Prosedur (SOP) di PBF PT. Handal Makmur
Mulia yakni :
Standar Operasional Prosedur PT. Handal Makmur Mulia
33
34
2) Organisasi, Manajemen dan Personalia
3) Bangunan dan Peralatan

Bangunan dan peralatan harus mampu menjamin keamanan dan
mutu obat dan bahan obat. Ruang penyimpanan obat harus dalam keadaan
bersih, bebas dari sampah dan debu. Suhu dan pengendalian lingkungan
pada ruang penyimpanan obat harus selalu dijaga. Area penyimpanan harus
dipetakan pada kondisi suhu yang mewakili. Menurut WHO tahun 2011
dalam Temperature Mapping of Storage Area, bertujuan untuk
mendokumentasikan dan mengontrol perbedaan suhu pada area
penyimpanan obat.
PT. Handal Makmur Mulia sudah menerapkan persyaratan
bangunan dan peralatan sesuai dengan CDOB untuk menjamin keamanan
35
dan mutu dari obat. PT. Handal Makmur Mulia memiliki 2 gudang
penyimpanan obat, untuk gudang utama berlokasi di Jl. Kalimas Raya A-
21, sedangkan gudang tambahan berlokasi di Jl. Sumber Mas Raya A-9
Semarang.
Denah Gudang Utama Denah Gudang Tambahan
Infrastruktur gudang penyimpanan obat dibangun sesuai dengan

standar sehingga mampu menjamin kondisi penyimpanan obat yang baik
seperti bersih, bebas banjir, bebas dari sampah dan kebocoran. Ruang
penyimpanan obat dipelihara kelembaban dan suhunya dengan cara
dilakukan pengecekan suhu secara berkala setiap 3 kali sehari yaitu pada
pukul 09.00, 12.00 dan 16.00 WIB.
Thermohgrometer
36
Sertifikat Kaliberasi
Mapping Suhu
Area penerimaan dan penyiapan pengiriman obat dilakukan di area

terpisah untuk menghindari tercampurnya dengan barang lama. Selain itu
untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan seperti
kehilangan/kerusakan barang dan sebagainya dilakukan pembatasan
personil. PT. Handal Makmur Mulia juga memiliki ruang karantina untuk
obat-obat kadaluwarsa, obat rusak, obat recall dan obat retur.
37
Penyimpanan obat prekursor disimpan pada ruangan terpisah
dengan obat-obatan lainnya. Bangunan atau gudang dibersihkan setiap hari
untuk menghindari kontaminasi obat dari debu dan sampah. PT. Handal
Makmur Mulia memiliki alat Pest control untuk mengendalikan hama yang
diletakan di beberapa titik di gudang. Dalam mengendalikan hama tersebut
PT. Handal Makmur Mulia menggunakan jasa dari pihak ketiga yakni PT.
Rentokil. PT. Handal Makmur Mulia memiliki beberapa peralatan
penunjang seperti peralatan K3 sebagai alat pelindung diri contohnya helm;
sepatu boot; APAR, thermohigrometer untuk mengontrol suhu dan
kelembapan, rak, palet dan troli.
4) Operasional
a. Kualifikasi Pemasok
Kualifikasi pemasok bertujuan untuk menjamin barang yang datang
dari supplier yang resmi, asli, bermutu tinggi, tidak menimbulkan
permasalahan dikemudian hari dan telah memenuhi persyarakat sebagai
pemasok obat. Kriteria kualifikasi pemasok PT. Handal Makmur Mulia
antara lain:
1. Legalitas pemasok meliputi SIUP (Surat Izin Usaha
Perdagangan), memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak),
memiliki sertifikat CPOB/ sertifikat CDOB, memiliki Apoteker
Penanggung Jawab dengan SIPA (Surat Izin Praktek Apoteker)
2. Harga dan diskon
3. Kemampuan retur barang (obat Expired Date maupun obat
rusak)
Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok, PBF PT. Handal
Makmur Mulia Semarang melakukan pengkajian untuk memastikan
mutu pemasok, atau yang biasa disebut form spesimen. Form spesimen
meliputi Nama perusahaan, alamat perusahaan, nama Apoteker
Penanggung Jawab, tanda tangan Apoteker Penanggung Jawab,
sertifikat CPOB/sertifikat CDOB, dan stempel perusahaan. Dalam hal
38
ini, disebut sebagai pendekatan berbasis resiko dengan tujuan untuk
keabsahan operasional, menghindari pendistribusian obat palsu, dan
menghindari harga yang tidak wajar.
b. Kualifikasi Pelanggan
Kualifikasi pelanggan bertujuan untuk memastikan alur distribusi
yang dijalankan legal dan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Kriteria kualifikasi pelanggan PT. Handal Makmur Mulia antara
lain:
1) SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
2) Memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
3) Memiliki sertifikat CDOB/memiliki Surat Izin Apotek/Rumah
Sakit/Puskesmas yang masih berlaku
4) Memiliki Apoteker Penanggung Jawab dengan SIPA (Surat Izin
Praktek Apoteker) yang masih berlaku
c. Pengadaan
Untuk memenuhi kebutuhan obat yang akan di distribusikan PT.
Handal Makmur Mulia melakukan pengadaan dengan menggunakan
metode Just in Time . Berdasarkan pertimbangan data stok dan
permintan sales, Apoteker dan superpaiser membuat estimase
pengadaan obat setiap minggu. Apoteker melakukan estimasi ulang
dengan mempertimbangkan jumlah stok, ruang penyimpanan dan
minimum order. Pengadaan dilakukan dengan cara mengirimkan surat
pesanan via WhatsApp kepada pemasok. Surat pesanan fisik akan
dikirim kepemasok setiap 2 bulan sekali melalui ekspedisi atau kurir
yang mengirimkan obat. Terdapat 2 jenis Surat Pesanan, yakni Surat
Pesanan regular untuk obat bebas, dan Surat Pesanan khusus untuk
golongan obat prekursor, serta OOT.
39
Surat Pesanan Prekursor
Surat Pesanan Reguler
40
Surat Pesanan Obat-Obat tertentu
d. Penerimaan
Proses penerimaan barang dilakukan oleh kepala gudang dan
Apoteker Penanggung Jawab. Sebelum barang diterima checker akan
melakukan pengecekan kebenaran nama dan alamat tujuan di faktur
beli, jika tujuan sesuai selanjutnya staf gudang akan menerima barang
dan memeriksa kesesuaian nama obat, jumlah obat, nomer batch,
tanggal kadaluarsa dan kondisi obat antara fisik dan faktur. Jika terdapat
ketidaksesuaian jumlah fisik dan faktur beli atau obat yang diterima
dalam kondisi kemasan rusak, apoteker akan menerbitkan surat
keterangan ketidaksesuai penerimaan barang untuk supplier. Bila fisik
dan faktur beli sesuai, faktur beli di tandatangani, diberi stempel dan
nomer SIKA kemudian copy faktur diserahkan kefakturis untuk
melakukan penginputan faktur beli. Faktur beli yang telah diinput
digabungkan dengan copy surat pesanan dan diarsipkan berdasarkan
urutan per supplier dan perbulan.
41
Penerimaan Barang Datang
e. Penyimpanan
Penyimpanan obat di PT. Handal Makmur Mulia menggunakan
sistem FEFO (First Expired First out). Obat disimpan berdasarkan
golongan (regular, precursor, OOT), bentuk sedian, principle dan nomor
bacth. Untuk sedian sirup diletakan di rak paling bawah untuk
menghindari obat terjatuh dan pecah yang bisa menyebabkan
kontaminasi pada obat lain. Penyimpanan obat harus memperhatikan
tinggi tumpukan kardus sesuai dengan ketentuan principle dari masing-
masing produk obat dan memperhatikan suhu (25-30 ℃) dan
kelembapan (+2℃ s/d +30℃) ruang penyimpanan.
f. Pemisahan Obat
Untuk obat yang rusak, obat expired date kurang dari 6 bulan, obat
expired date, obat recall, dan obat return disimpan tersendiri dan diberi
penandaan yang jelas. Obat yang rusak, obat expired date, dan obat
recall di keluarkan dari stok di sistem komputer. Untuk obat return jika
kondisi obat masih layak untuk di distribusikan maka dimasukan
kedalam stok di system computer. Untuk obat yang mendekati ED
kurang dari 6 bulan maka dilakukan retur ke principle yang memasok
obat tersebut. Untuk obat yang telah ED akan dilakukan pemusnahan.
42
g. Pemusnahan Obat
Pemusnahan obat memiliki tujuan untuk menghindari pencemaran
lingkungan dan menghindari penyalahgunaan obat oleh pihak yang
tidak berwenang dan mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku
dalam pengelolaan obat. Pemusnahan obat dilaksanakan terhadap obat
yang tidak memenuhi syarat untuk di distribusikan, seperti obat rusak
dan obat expired date. Dalam pemusnahan obat PT. Handal Mamkur
Mulia menggunakan jasa pihak ketiga dalam pelaksanaannya. Apoteker
akan membuat berita acara pemusnahan obat dan melaporkannya ke
BBPOM dengan formulir berita acara pemusnahan obat yang mencakup
antara lain, nama, jenis, sifat, nomer batch, jumlah produk dan
keterangan tempat; jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya
pemusanahan. Berita acara pemusnahan dibuat rangkap 4 dengan
tembusan Dinas kesehatan kabupaten/kota semarang, BBPOM
semarang, Kepala DINKES provinsi Semarang dan arsip.
Pelaksanaan Pemusnahan Obat PT. Handal Makmur Mulia
melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yaitu Universal Eco dimana
PT. Handal Makmur Mulia mengirimkan obat yang akan dimusnahkan
ke pada Universal Eco. Pemusnahan obat akan disaksikan oleh pihak
direktur, apoteker penanggung jawab dari PT. Handal Makmur Mulia
serta pihak dari BPOM.
43
Pemisahan Obat dengan Wadah
Pihak Ketiga Universal Eco
h. Penerimaan Pesanan
Pemesanan obat oleh outlet dapat dilakukan melalui salesmen PT.
Handal Makmur Mulia baik itu melalui via online maupun secara
langsung. Untuk pemesan melalui online, surat pesanan fisik dapat di
titipkan pada kurir atau ekspedisi saat obat dikirimkan. Setiap surat
pesanan yang diterima akan dilakukan skrining mengenai legalitas,
terutama Surat Pesanan Khusus obat golongan prekursor dan OOT.
Surat Pesanan Khusus baru dilayani apabila Surat Pesanan sudah
diterima oleh Apoteker Penanggung Jawab dan disetujui oleh Apoteker
44
Penanggung Jawab. Selanjutnya dilakukan proses pembuatan faktur
pada sistem komputer. Apabila barang atau stok kurang dari Surat
Pesanan, maka dilakukan konfirmasi ke outlet untuk melanjutkan
pesanan atau membatalkan pesananan.Selain itu dilakukan juga
pengecekan tagihan outlet. Apabila outlet belum membayar tagihan,
sistem akan terkunci secara otomatis sehingga pesanan outlet tidak bisa
dilayani. Untuk mengatasi hal tersebut outlet harus membayar tagihan
terlebih dahulu atau dapat meminta persetujuan dari pimpinan.Faktur
yang telah disetujui kemudian di cetak dan di tandatangani oleh
Apoteker Penanggung Jawab dengan membubuhi SIPA serta stempel
PBF. Faktur dan pesanan yang telah disetujui selanjutnya di input oleh
bagian fakturis berupa nomor faktur dan kode salesman. Faktur yang
telah di input diteruskan ke bagian staf gudang. Kemudian staf gudang
akan menyiapkan obat sesuai faktur
i. Pengambilan
Staf gudang akan menyiapkan obat sesuai dengan faktur obat yang
telah disiapkan, setelah obat disiapkan dilakukan Pengecekan kembali
oleh bagian checker. Pengecekan yang dilakukan meliputi kesesuaian
nama barang, jumlah barang, nomor batch dan expired date obat anatar
fisik dengan faktur. Setelah dilakukan pengecekan obat selanjutnya
dikemas.
45
Pengambilan Obat Sesuai dengan Surat Pemesanan
j. Pengemasan
Obat yang telah disiapkan kemudian dilakukan pengemasan.
Pengemasan dilakukan sedemikian rupa dengan menggunakan karton
atau plastik untuk menjaga kualitas dan mutu obat dari kerusakan,
kontaminasi serta pencurian selama pengiriman. Obat yang telah
dikemas kemudian diberi tanda berupa identitas outlet seperti (nama
outlet, nama daerah dan nomor faktur) untuk menghindari kesalahan
dalam pengiriman obat. Obat yang telah dikemas dipisahkan sesuai area
atau daerah pengiriman outlet agar nantinya mudah untuk diserahkan
kepada kurir atau ekspedisi.
Pengemasan Obat Penulisan ke Alamat Pengiriman
46
k. Pengiriman
Pengiriman barang dilakukan setelah dilakukannya pengemasan,
kemudian diserahkan kepada pihak ekspedisi maupun kurir dari PT.
Handal Makmur Mulia. Serah terima obat dengan ekspedisi dilakukan
dengan cara mendata plat nomor kendaraan, nama sopir, dan jumlah
obat yang dikirim kemudian ditandatangani oleh sopir.
Transportasi Internal (Armada
Transportasi Eksternal
Sendiri)
5) Inspeksi Diri
Inspeksi diri dilakukan untuk mengukur kinerja dan mengetahui
apakah sistem yang direncanakan dan dijalankan sudah memenuhi standar
atau belum. PT. Handal Makmur Mulia melakukan inspeksi internal dan
eksternal. Audit eksternal terdiri dari BPOM (sertifikasi/resertifikasi) yang
dilakukan setiap tahun sekali. Checklist pemeriksaan dibuat dengan
mengacu pada prosedur atau intruksi kerja serta ketentuan CDOB yang
berlaku. Inspeksi diri pada PBF ini dilakukan berdasarkan perintah dari PBF
pusat. Program yang diinspeksi pada PT. Handal Makmur Mulia
menyangkut CDOB yang dilakukan satu kali dalam setahun oleh apoteker
penanggung jawab dan terdokumentasi. Berdasarkan peraturan pengelolaan
obat prekursor menyebutkan bahwa PBF pengelolah obat prekursor
47
diwajibkan melakukan inspeksi minimal satu kali dalam setahun (BPOM,
2013).
Audit internal yaitu elemen monitoring dari struktur pengendalian
internal dalam suatu perusahaan, yang dibuat untuk memantau efektivitas
dari elemen- elemen struktur pengendalian internal lainnya. Audit internal
membantu manajemen perusaahn untuk melakukan pencegahan,
pendeteksian dan penginvestegasian kecurangan atau ketidak sesuaian yang
terjadi di suatu perusahaan. Kelebihan audit internal antara lain:
a) Membangun struktur pengendalian internal yang baik
b) Mengefektifkan aktivitas pengendalian
c) Meningkatkan kinerja perusahaan
d) Mengefektifikan fungsi internal audit
Inspeksi diri dilakukan dengan cara mengontrol setiap bagian atau
divisi terkait dokumentasi dan kesesuaian pelaksanaan dengan standar
prosedur operasional yang ada. Maksud dari inspeksi diri adalah untuk
melihat kesesuain antara sistem dan pelaksanaan yang dilakukan. Apabila
terdapat ketidaksesuaian maka akan dibuatkan tindak lanjut perbaikan
CAPA (Corrective Action Preventif Action) merupakan tindak lanjut untuk
perbaikan yang dilakukan selanjutnya untuk mencegah agar tidak terjadi
ketidaksesuaian pelaksanaan dengan sistem atau SOP. Hasil audit yang
dilakukan meliputi kesesuaian dan kekurangan dilaporkan kepada BPOM.
Peran apoteker adalah sebagai koordinator audit mutu internal dalam
pelaksanaan audit internal dan meyiapkan pelaksanaannya. Langkah-
langkah untuk audit internal meliputi:
a) Bentuk panitia audit
b) Buat jadwal
c) Buat formulir atau kuisioner audit
d) Rekapitulasi hasil
e) Evaluasi dan tindak lanjut
f) Kesimpulan
48
Verifikasi pada akhir perlakuan sesuai batas waktu maksimal 30 hari
kerja serta ditulis keterangan tindakan koreksi yang dilakukan. Jika sudah
efektif maka team inspeksi diri melengkapi laporan audit dan
didistribusikan ke audit bersangkutan serta manager. Tetapi jika belum
efektif dilakukan analisis masalah. Batas waktu yang baru harus ditentukan.
Bila sampai 2 kali tidak dilakukan, maka berhak dilaporkan ke manager.
6) Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan

Penarikan Kembali
Jika terjadi keluhan maka semua keluhan dan informasi lain tentang
obat berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji, dan diselidiki sesuai
dengan prosedur tertulis serta harus tersedia dokumentasi untuk setiap
proses penanganan keluhan termasuk pengembalian dan penarikan kembali
serta dilaporkan kepada pihak yang berwenang. Jika obat ternyata dapat
dijual kembali maka harus melalui persetujuan dari personil yang
bertanggung jawab sesuai dengan kewenangannya. Adapun persyaratan
obat yang layak dijual kembali, antara lain jika
a. Obat dalam kemasan asli dan kondisi yang memenuhi syarat serta
memenuhi ketentuan.
b. Obat kembalian selama pengiriman dan penyimpanan ditangani sesuai
dengan kondisi yang dipersyaratkan.
c. Obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh penanggung jawab atau
personil yang terlatih, kompeten dan berwenang.
d. Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasi tentang kebenaran asal
usul obat dan termasuk identitas obat untuk memastikan bahwa obat
kembalian tersebut bukan obat palsu.
Sedangkan untuk obat obat diduga palsu, penyalurannya harus
dihentikan, segera dilaporkan ke instansi terkait dan menunggu tindak lanjut
dari instansi yang berwenang. Setelah ada pemastian bahwa obat tersebut
palsu, maka harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi dari
instansi yang berwenang. Dalam mencegah obat palsu masuk dalam
49
distribusi, PT. Handal Makmur Mulia melakukan kualifikasi supplier
dengan meminta bukti keaslian produk degan melampirkan COA dan NIE
produk serta surat konfirmasi yang menyatakan bahwa obat tersebut adalah
benar dan tidak palsu serta diberi tanda tangan perusahaan yang menyuplai
obat tersebut. Ketentuan obat kembali (retur) pada PT. Handal Makmur
Mulia adalah sebagai berikut:
a. Produk/barang yang akan dikembalikan adalah ED-nya tinggal 3
bulan dan produk yang tidak memenuhi syarat.
b. Produk yang di recall karena tidak memenuhi syarat dihentikan
penyalurannya.
c. Produk/barang yang akan dikembalikan harus masih dalam kemasan
primer kemasan jual yang utuh dengan nomor batch yang sama.
d. Pada waktu pengiriman produk / barang harus di packing dengan
kemasan karton dan dengan penandaan yang jelas (nama produk,
nomor batch dan jumlah).
Penarikan kembali atau disebut juga recall adalah kegiatan
penarikan kembali produk yang telah beredar di pasaran akibat
ditemukannya penyimpangan. Recall dibagi menjadi 2 kategori yaitu
Voluntary recall dan Mandatory recall . Voluntary recall biasanya dilakukan
secara sukarela oleh perusahaan tanpa adanya perintah dari badan regulasi
dan pihak berwenang. Sedangkan mandatory recall biasanya dilakukan
setelah badan regulasi atau pihak berwenang melakukan investigasi dan
menemukan produk tersebut berbahaya dan melanggar aturan. PT. Handal
Makmur Mulia akan melakukan recall jika ada perintah dari industri
pembuat obat atau dari badan regulasi atau pihak berwenang. Alur
penarikan kembali obat di PT. Handal Makmur Mulia dimulai dari Apoteker
menerima surat penarikan dari industri farmasi/BPOM, kemudian dilakukan
pengecekan ketersedian obat di gudang, jika terdapat obat yang ingin
dilakukan penarikan maka obat tersebut dimasukkan kedalam area
karantina, dan diberi keterangan. Atas perintah Apoteker fakturis memblok
data disistem agar obat yang akan ditarik dan masih ada digudang tidak d
50
apat terproses untuk penjualan. Apoteker akan membuat surat recall ke
outlet dengan lampiran surat recall dari industri farmasi/BPOM. Surat
diterima oleh outlet. Outlet mengisi form mengenai barang recall. Barang
dikembalikan ke PBF melaui salesman kemudian dipisahkan pada area
karantina dan diberi label keterangan. PBF merangkum jumlah stok produk
recall pada form yang diberikan industri farmasi/BPOM. Produk
dikembalikan ke industri farmasi/BPOM beserta berita acara recall. Arsip
recall dilaporkan kepada BPOM setempat.
51
7) Transportasi
Transportasi di PBF PT. Handal Makmur Mulia memiliki
transportasi baik secara internal maupun eksternal. Transportasi Internal di
PT. Handal Makmur Mulia digunakan untuk pengiriman obat di daerah kota
Semarang dengan menggunakan armada sendiri berjumlah 5 unit mobil.
Sedangkan untuk transportasi Eksternal menggunakan jasa ekspedisi PT.
52
Tunggal Jaya Expressindo untuk pengiriman transportasi ekstrenal
mencakup berbagai wilayah luar Jawa Tengah seperti Jawa Barat, Jakarta,
Bandung, Tangerang, Jawa Timur, Surabaya, Malang, Kediri,
Tulungagung, Trenggalek. Mencakup juga wilayah luar Jawa seperti pulau
Sumatra, Lampung, Jambi, Palembang, Bukit Tinggi, Kalimantan,
Pontianak, Ketapang, Sulawesi, Makassar, Palu, Sumbawa, Lombok.

Sendiri)
8) Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak

Seluruh kegiatan di PBF PT. Handal Makmur Mulia atas dasar
kontrak tertulis antara pemberi kontrak dengan penerima kontrak. Ada
beberapa sistem kontak yang dilakukan PT. Handal Makmur Mulia bertupa
kontrak antara pihak PBF dengan pihak penyedia jasa transportasi dan
pengendalian hama. Pada kontak pengendalian hama dilakukan oleh pihak
ketiga yaitu dengan PT. Rentokil yang telah menanndatangani perjanjian
kontrak selama 1 tahun untuk melaksanakan kerjasama tersebut mencakup
untuk 2 gudang yaitu pada gudang utama dan gudang tambahan. Sedangkan
kontrak dengan jasa penyedia transportasi PT. Handal Makmur Mulia
bekerjasama dengan PT. Tunggal Jaya Experindo yang telah
menandatangani kontrak perjanjian selama 1 tahun.
53
Kontrak Kerjasama PT. Rentokil
Kontrak Kerjasama PT. Bestindo
54
55
9) Dokumentasi
Dokumentasi perlu dilakukan karena dokumen merupakan sumber
yang berharga, dokumen digunakan untuk memudahkan komunikasi,
dokumen memudahkan seorang pengambil keputusan dapat menjadikan
informasi dalam dokumen sebagai dasar pengambilan keputusannya,
dokumen dapat menyediakan suatu rekaman bagaimana sesuatu bisa
terjadi, dokumen mengabadikan data dan pengamatan, dokumen
memperkuat suatu tuntutan, dokumen menyediakan sebuah tempat untuk
menganalisanya. Dokumentasi pada PBF merupakan dokumen tertulis
terkait dengan distribusi antara lain pada proses pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pelaporan, prosedur tertulis dan dokumen lain yang terkait
pemastian mutu. PBF ini menggunakan dokumentasi manual dan juga
komputerisasi yang tersistem dan terhubung dengan PBF pusat dimana
dokumentasi dilakukan pada saat kegiatan berlangsung untuk
memudahkan penelusuran. Seluruh arsip dokumentasi PBF harus disimpan
selama minimal tiga tahun (BPOM, 2012), ini telah sesuai dengan yang
diterapkan pada PT. Handal Makmur Mulia dimana PBF menyimpan
dokumentasinya selama tiga tahun sebelum akhirnya dimusnahkan.
Dokumentasi distribusi mencakup surat pesanan barang (SPB),
faktur, dan surat pesanan yang didalamnya harus terdapat informasi
sebagai berikut seperti tanggal, nomor order, nama obat dan dosis, nomor
bets dan tanggal kadaluarsa, jumlah obat yang diterima maupun yang
keluar, nama dan alamat jelas pemasok atau pelanggan. Dokumentasi
penyimpanan meliputi kartu stock serta dokumentasi finance mencakup
pajak dan tagihan. Dokumentasi harus disimpan ditempat yang aman
supaya mencegah terjadinya kerusakan dan kehilangan dokumen serta
diurutkan sesuai nomor, bulan maupun tahun dokumen dibuat untuk
mempermudah saat dibutuhkan kembali. Dokumen – dokumen yang dibuat
oleh Apoteker Penanggung Jawab PBF antara lain laporan obat yang
mengandung prekursor setiap bulan, Laporan Dinamika Obat setiap 3
bulan secara online. Pelaporan kegiatan Pedagang Besar Farmasi Menurut
56
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 2014 tentang
pedagang besar farmasi menyebutkan bahwa setiap Pedagang Besar
Farmasi dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3
(tiga) bulan sekali (laporan triwulan) meliputi kegiatan penerimaan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
Kepala Balai POM. Sesuai Permenkes No 3 Tahun 2015 tentang peredaran,
penyimpanan, pemusnahan dan pelaporan narkotika, psikotropika dan
prekusor farmasi bahwa PBF yang melakukan penyaluran prekusor farmasi
dalam bentuk obat jadi wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan
laporan pengadaan dan penyaluran obat prekusor setiap bulan yang di
laporkan ke Kemenkes RI tembusan Dinkes dan BPOM secara online
dengan alamat e-Report Pedagang Besar Farmasi Dirjen Bina Yanfar dan
e-was. Sedangkan obat prekusor itu sendiri penyimpanannya di simpan di
tempat khusus dan menggunakan surat pesanan khusus yang di tanda
tangani oleh Apoteker Penanggung Jawab Perusahaan Besar Farmasi.
Pengarsipan Faktur Penjualan
57
58
BUKTI SASBEL 3.
Melakukan penjelasan tentang Managing drug supply, supply chain management
sebagai pengawasan mutu terhadap bahan baku, sediaan farmasi, alat kesehatan
yang diterima maupun yang disimpan sehingga terjamin mutunya sesuai standar.
Managing Drug Supplay di PT. Handal Makmur Mulia :

a) Perencanaan
Perencanaan obat atau bahan obat merupakan kegiatan yang
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan obat yang akan di distribusikan oleh
PT. Handal Makmur Mulia, dimana tujuan lain untuk mencegah kekurangan
stok obat maupun kelebihan stok obat.
b) Pengadaan
Pengadaan stok obat atau bahan obat merupakan kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan obat yang akan di distribusikan PT. Handal Makmur
Mulia. Pengadaan barang di PT. Handal Makmur Mulia menggunakan
metode just in time dengan melakukan order yang dilakukan pada saat stok
hampir habis dan berdasarkan permintaan pelanggan dengan membuat Surat
Pemesanan (SP) kepada suplaier.
59
c) Penerimaan
Proses penerimaan barang bertujuan untuk memastikan bahwa
pengiriman obat atau bahan obat yang akan diterima benar, berasal dari
pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan
selama transportasi. Obat atau bahan obat tidak boleh diterima jika
kadaluwarsa atau mendekati tanggal kadaluwarsa. Selain itu juga
memastikan bahwa kiriman barang yang diterima benar, tidak rusak atau
tidak mengalami perubahan selama transportasi dan berasal dari pemasok
yang disetujui. Apoteker akan memeriksa kesesuaian nama obat, jumlah
obat, nomer batch, tanggal kadaluarsa dan kondisi obat antara fisik dan
faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian jumlah fisik dan faktur beli atau obat
yang diterima dalam kondisi kemasan rusak, apoteker akan menerbitkan
surat keterangan ketidaksesuai penerimaan barang untuk supplier.
d) Penyimpanan
mematuhi peraturan perundang – undangan, dimana kondisi penyimpanan
untuk obat atau bahan obat harus sesuai denga rekomendasi industri farmasi
atau non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.
Volume pemesanan obat atau bahan obat juga harus mempertimbangkan
kapasitas sarana penyimpanan. Obat disimpan terpisah dari produk selain
obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan
akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal
lain. Penyimpanan obat atau bahan obat biasanya mengikuti kaidah First
Expired First Out (FEFO), dimana memastikan rotasi stock sesuai tanggal
kadaluwarsa obat. Untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan
campur baur. Obat atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan dilantai
atau menggunakan alas palet.
60
e) Penyaluran
Obat dan/atau bahan obat yang akan dilakukan penyaluran harus
dikemas sedemikian rupa sehingga kerusakan, kontaminasi dan pencurian
dapat dihindari. Kemasan harus memadai untuk mempertahankan kondisi
penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama transportasi. Kontainer obat
dan/atau bahan obat yang akan dikirimkan harus disegel.
f) Pengiriman
Pengiriman barang yang telah dikemas selanjutnya diserahkan kepada
pihak ekspedisi maupun kurir. Dalam proses pengiriman obat maupun
bahan obat juga harus mempersiapkan dokumentasi antara lain:
b) Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon, dan status
dari penerima (misalnya Apotek, rumah sakit, atau klinik)
c) Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk sediaan
dan kekuatan (jika perlu)
g) Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat
perusahaan ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas Personel
ekspedisi yang menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan
kondisi penyimpanan
61
BUKTI SASBEL 4.
Melakukan Managing drug supply, supply chain management sebagai pengawasan
mutu terhadap bahan baku, sediaan farmasi, alat kesehatan yang diterima maupun
yang disimpan sehingga terjamin mutunya sesuai standar.
a) Perencanaan
Perencanaan obat atau bahan obat merupakan kegiatan yang
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan obat yang akan di distribusikan oleh
PT. Handal Makmur Mulia, dimana tujuan lain untuk mencegah kekurangan
stok obat maupun kelebihan stok obat.
b) Pengadaan
Pengadaan stok obat atau bahan obat merupakan kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan obat yang akan di distribusikan PT. Handal Makmur
Mulia melakukan pengadaan dengan menggunakan metode Just in Time .
Berdasarkan pertimbangan data stok dan permintan sales, Apoteker dan
superpaiser membuat estimase pengadaan obat setiap minggu. Apoteker
melakukan estimasi ulang dengan mempertimbangkan jumlah stok, ruang
penyimpanan dan minimum order. Pengadaan dilakukan dengan cara
mengirimkan surat pesanan via WhatsApp kepada pemasok. Surat pesanan
fisik akan dikirim kepemasok setiap 2 bulan sekali melalui ekspedisi atau
kurir yang mengirimkan obat. Terdapat 2 jenis Surat Pesanan, yakni Surat
Pesanan regular untuk obat bebas, dan Surat Pesanan khusus untuk
golongan obat prekursor, serta OOT.
62
Surat Pesanan Prekursor
Surat Pesanan Reguler
63
Surat Pesanan Obat – Obat Tertentu
c) Penerimaan
Proses penerimaan barang dilakukan oleh kepala gudang dan
Apoteker Penanggung Jawab. Sebelum barang diterima checker akan
melakukan pengecekan kebenaran nama dan alamat tujuan di faktur beli,
jika tujuan sesuai selanjutnya staf gudang akan menerima barang dan
memeriksa kesesuaian nama obat, jumlah obat, nomer batch, tanggal
kadaluarsa dan kondisi obat antara fisik dan faktur. Jika terdapat
ketidaksesuaian jumlah fisik dan faktur beli atau obat yang diterima dalam
kondisi kemasan rusak, apoteker akan menerbitkan surat keterangan
ketidaksesuai penerimaan barang untuk supplier. Bila fisik dan faktur beli
sesuai, faktur beli di tandatangani, diberi stempel dan nomer SIKA
kemudian copy faktur diserahkan kefakturis untuk melakukan penginputan
faktur beli. Faktur beli yang telah diinput digabungkan dengan copy surat
pesanan dan diarsipkan berdasarkan urutan per supplier dan perbulan.
64
Penerimaan Barang Datang
d) Penyimpanan
mematuhi peraturan perundang – undangan, dimana kondisi penyimpanan
untuk obat atau bahan obat harus sesuai denga rekomendasi industri farmasi
atau non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.
Volume pemesanan obat atau bahan obat juga harus mempertimbangkan
kapasitas sarana penyimpanan. Obat disimpan terpisah dari produk selain
obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan
akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal
lain. Penyimpanan obat atau bahan obat biasanya mengikuti kaidah First
Expired First Out (FEFO), dimana memastikan rotasi stock sesuai tanggal
kadaluwarsa obat. Untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan
campur baur. Obat atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan dilantai
atau menggunakan alas palet.
65
Kondisi Penyimpanan Obat di Gudang
e) Penyaluran
Obat yang akan dilakukan penyaluran akan disiapkan kemudian
dilakukan pengemasan. Pengemasan dilakukan sedemikian rupa dengan
menggunakan karton atau plastik untuk menjaga kualitas dan mutu obat dari
kerusakan, kontaminasi serta pencurian selama pengiriman. Obat yang telah
dikemas kemudian diberi tanda berupa identitas outlet seperti (nama outlet,
nama daerah dan nomor faktur) untuk menghindari kesalahan dalam
pengiriman obat. Obat yang telah dikemas dipisahkan sesuai area atau
daerah pengiriman outlet agar nantinya mudah untuk diserahkan kepada
kurir atau ekspedisi.
66
Bagan Alur Penyaluran Barang
f) Pengiriman
Pengiriman barang yang telah dikemas selanjutnya diserahkan kepada
pihak ekspedisi maupun kurir. Dalam proses pengiriman obat maupun
bahan obat juga harus mempersiapkan dokumentasi antara lain:
b) Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon, dan status dari
penerima (misalnya Apotek, rumah sakit, atau klinik)
c) Deskripsi obat dan/atau bahan obat, misalnya nama, bentuk sediaan dan
kekuatan (jika perlu)
67
g) Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat perusahaan
ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas Personel ekspedisi yang
menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan kondisi penyimpanan

Sendiri)
68
MINGGU KE-3

PELAKSANAAN
Sarana 1. Mahasiswa mampu menjelaskan tentang
prasarana di sarana prasarana di PBF Selasa, 31-11-2023
PBF 2. Mahasiswa mampu mengkalibrasi sarana Rabu, 18-10-2023
prasarana di PBF
3. Mahasiswa mampu membedakan sarana
prasarana di PBF
Selasa, 31-11-2023
Sistem 4. Mahasiswa mampu menjelaskan tentang
pengamanan sistem pengamanan sediaan di PBF
Kamis, 02-11-2023
sediaan di PBF 5. Mahasiswa mampu mengendalikan sistem
pengamanan sediaan di PBF
Kamis, 02-11-2023
6. Mahasiswa mampu melaksanakan sistem
pengamanan sediaan di PBF
Kamis, 02-11-2023

oleh
Tgl : Tgl :
69
BUKTI SASBEL 1.
Melakukan penjelasan tentang sarana prasarana di PBF
(Dapat berupa foto maupun pengerjaan tugas)?
Sarana
PBF merupakan suatu sarana yang berbentuk badan hukum dengan maksud
terdapat kepastian usaha serta kemudahan pengawasan yang berfungsi
mengadakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi.
Prasarana
Prasarana PBF meliputi perbekalan faramsi berupa obat, bahan obat, dan alat
Kesehatan yang dijual dalam jumlah besar pada sarana pelayanan Masyarakat atau
PBF lainnya.
Bangunan dan peralatan harus mampu menjamin keamanan dan mutu obat dan bahan
obat. Ruang penyimpanan obat harus dalam keadaan bersih, bebas dari sampah dan debu.
Suhu dan pengendalian lingkungan pada ruang penyimpanan obat harus selalu dijaga. Area
penyimpanan harus dipetakan pada kondisi suhu yang sesuai. Menurut WHO tahun 2011
dalam Temperature Mapping of Storage Area, bertujuan untuk mendokumentasikan dan
mengontrol perbedaan suhu pada area penyimpanan obat.
Bangunan tempat penyimpanan dibangun dengan:
1. Menggunakan bahan yang kuat dan mudah dibersihkan;
2. Memiliki saluran pembuangan air;
3. Lantai yang mudah dibersihkan, mempunyai permukaan yang rata, bebas dari
keretakan dan lubang yang terbuka;
4. Langit-langit selalu dalam keadaan baik: tidak bocor, berlubang dan dalam
keadaan bersih.
Yang dimaksud dengan kondisi penyimpanan yang baik meliputi:
1. Bersih, bebas dari sampah dan debu;
2. Dapat mempertahankan suhu yang sesuai dengan persyaratan penyimpanan
produk;
3. Mencegah masuknya serangga dan hama lain;
4. Kering, tidak ada rembesan.
70
Peralatan
a. Semua peralatan untuk penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat
harus didesain, diletakkan, dan dipelihara sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Harus tersedia program perawatan untuk peralatan vital, seperti termometer,
genset, AC, Timbangan, Apar.
b. Peralatan yang digunakan untuk mengendalikan atau memonitor lingkungan
penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus dikalibrasi, serta kebenaran dan
kesesuaian tujuan penggunaan diverifikasi secara berkala dengan metodologi yang
tepat. Kalibrasi peralatan harus mampu tertelusur.
c. Kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan kalibrasi peralatan harus dilakukan
sedemikian rupa sehingga tidak mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.
d. Dokumentasi yang memadai untuk kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan
kalibrasi peralatan utama harus dibuat dan disimpan. Peralatan tersebut misalnya
tempat penyimpanan suhu dingin, termohigrometer, atau alat lain pencatat suhu
dan kelembaban, unit pengendali udara, dan peralatan lain yang digunakan pada
rantai distribusi.
71
72
BUKTI SASBEL 2.
Melakukan kalibrasi sarana prasarana di PBF
Kalibrasi adalah suatu kegiatan untuk menentukan kebenaran konvensional

nilai penunjukan alat/bahan ukur dengan cara membandingkan dengan standar
ukurnya yang tertelusur (traceable) ke standar nasional dan/atau internasional.
Peralatan yang harus dikalibrasi antara lain termometer. Yang dimaksud mampu
tertelusur adalah pelaksanaan kalibrasi didokumentasikan dan dapat dibuktikan
masa berlaku kalibrasinya. Jika kalibrasi dilakukan secara internal maka petugas
yang melakukan kalibrasi harus memiliki sertifikat pelatihan. Hasil kalibrasi harus
diverifikasi oleh bagian pemastian mutu dan didokumentasikan.
Sertifikat Kaliberasi Sertifikat Kaliberasi
Thermometer Suhu
73
Mapping Suhu Mapping Suhu
Mapping Suhu Ruang C Gudang Utama menggunakan

nilai penunjukan sebenarnya = nilai penunjukan alat + nilai koreksi, dengan rumus
(𝑧−𝑥)
y= x + ( 𝑐−𝑎) . (b – a)
Ket:
a : rentang atas
b : suhu thermometer
c: rentang bawah
x : koreksi atas
y : yang di cari
z : koreksi bawah
74
BUKTI SASBEL 3.
Melakukan pembedaan sarana prasarana di PBF
1. Sarana
a. Bangunan
Tersedianya gudang obat yang dapat menjamin perlindungan
terhadap obat dan komoditi lain yang terdapat di PBF. Pada PBF
Handal Makmur Mulia telah memiliki area barang masuk (stagging in)
dan area barang keluar (stagging out) yang terpisah untuk menghindari
kesalahan dalam penerimaan dan pengiriman. Barang retur, rusak,
recall dan expired date diletakkan dalam ruang karantina dan terpisah
dari stok. Hal ini telah sesuai dengan persyaratan dalam pedoman
Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB).
b. Suhu dan pengendalian lingkungan
Area penyimpanan harus dipetakan pada kondisi suhu yang
mewakili. Peralatan pemetaan suhu harus ditempatkan sesuai
dengan hasil pemetaan. Pengaturan suhu ruang gudang
memanfaatkan air conditioner (AC) yang hidup selama 24 jam. PBF
Handal Makmur Mulia Suhu dan pengendalian pada telah sesuai
dengan pedoman CDOB 2020. Suhu di gudang farmasi tiap – tiap
blok diatur agar selalu pada rentang suhu 26-30ᵒC.
Berdasarkan hasil mapping suhu di gudang penyimpanan
obat selama 7 hari dilakukan 3x sehari dengan alat termohigrometer
pada titik ukur (titik suhu max) telah masuk range suhu yang
ditetapkan dengan hasil titik mapping suhu.
c. Sistem Komputerisasi
Sistem komputerisasi di PBF Handal Makmur Mulia
memuat segala data dan back up untuk keberlangsungan PBF yang
bisa mengelola sistem FIFO, FEFO serta kartu stok. Selain itu,
dalam pelayanan distribusi pada . PBF Handal Makmur Mulia telah
memiliki sistem terintegrasi yaitu simponi dan eska mobile yang
digunakan untuk mempermudah pengecekan.
75
2. Prasarana
Peralatan harus dikalibrasi minimal 1x dalam setahun dan mampu
tertelusur serta dapat dibuktikan masa kalibrasinya. Peralatan yang ada di
PBF Handal Makmur Mulia yaitu termohigromteter telah terkalibrasi dan
memiliki sertifikat kalibrasi sesuai dengan pedoman CDOB.
PBF Handal Makmur Mulia dilengkapi dengan apar yang berfungsi
pada saat kebakaran. Gudang dilengkapi dengan palet, troli, genset
digunakan jika terjadi pemadaman listrik. Genset dilakukan pemanasan
mesin setiap 1 minggu sekali selama 15 menit.
76
BUKTI SASBEL 4.
Melakukan penjelasan tentang sistem pengamanan sediaan di PBF
Pengadaan barang di PT. Handal Makmur Mulia dilakukan dengan metode
just in time yaitu order dilakukan saat stok hampir habis dan berdasarkan
permintaan pelanggan. Tujuan PT. Handal Makmur Mulia melakukan pengadaan
dengan metode ini adalah untuk mengurangi resiko kadaluarsa, meningkatkan
efisiensi operasional karena hanya memesan obat yang diperlukan dan
meningkatkan kepuasan pelanggan. Pengadaan dilakukan dengan cara
mengirimkan surat pesanan via WhatsApp kepada pemasok. Surat pesanan fisik
akan dikirim kepemasok setiap 2 bulan sekali melalui ekspedisi atau kurir yang
mengirimkan obat. Terdapat 2 jenis Surat Pesanan, yakni Surat Pesanan regular
untuk obat bebas, dan Surat Pesanan khusus untuk golongan obat prekursor, serta
OOT.
Keuntungan dan kerugian metode Just In Time yaitu untuk keunggulan
metode ini mengurangi biaya dengan meminimalkan kebutuhan Gudang. Kerugian
dari sistem Just In Time melibatkan potensi gangguan dalam rantai pasokan. Jika
pemasok bahan mentah mengalami gangguan dan tidak dapat mengirimkan barang
dengan segera, hal ini dapat mengakibatkan terhentinya seluruh lini produksi.
Pesanan barang yang tiba-tiba dan tidak terduga dapat menunda pengiriman produk
jadi ke klien akhir.
77
BUKTI SASBEL 5.
Melakukan mengendalikan sistem pengamanan sediaan di PBF
Stock opname adalah kegiatan pengontrolan perbekalan farmasi dimana stok

fisik dibandingkan dengan stok sitem. Tujuan dari stock opname untuk mengetahui
apakah jumlah perbekalan farmasi sesuai antara stok fisik dengan stok system,
untuk mengetahui apakah terdapat selisih antara stok fisik dengan stok system.
Kebijakan stk opname :
1. Stok opname dilakukan setiap 1 bulan,dimulai tanggal 25 setiap bulannya denan
dibagi jadwalnya per unit pelayanan.
2. Stok opname dilakukan oleh bagian keuangan
3. Perhitugan fisik barang dilakukan langsung di hadapan petugas keuangan.
4. Stok opname dilakukan secara komputerisasi, di input langsung ke dalam
system
5. Selisih stok yang terjadi setelak stok opname berakhir dapat di verivikasi oleh
unit yang bersangkutan dalam waktu 2x24 jam sejak stok opname selesai
dilakukan.
6. Selisih stok yang masih terjadi selisih verifikasi stok akhir, dipertanggung
jawabkan oleh unit yang bersangkutan ke bagian keuangan dengan membuat
berita acara stok opname dan harus di laporkan maksimal 1 minggu setelah
verifikasi akhir dilakukan.
Prosedur stok opname :
1. Satu hari sebelum stok opname fisik yang bersangkutan, merapihkan dan
mengumpulkan masing-masing obat/alkes yang akan dihitung agar tidak
tercecer saat penghitungan stok opname.
2. Lakukan stok opname fisik dengan menghitung jumlah akhir fisik tiap-tiap obat
dan alkes. Catat pada kartu stok
3. Petugas yang melakukan perhitungan stok fisik memberikan keterangan stok
opname, stok akhir yang telah dihitung dan membubuhkan paraf di kartu stok
barang.
78
4. Bila ada obat dan alkes dengan ED kurang dari 6 bulan makai obat dikeluarkan
dari kotak obat untuk dipisahkan dan di jalankan prosedur penanganan obat dan
alkes ED.
5. Bila ada obat dan alkes yang akan ditransaksikan maka dipastikan dahulu bahwa
obat dan alkes tersebut sudah dihitung fisik sebelum diambil.
6. Hasil perhitungan fisik diinput melalui sitem oleh bagian accounting.
7. Accountin memproses stok opname dan mengeprint laporan hasil stok opname
sementara dan memberikannya ke unit pelayanan yang bersangkutan.
8. Cek di history kartu stok system dan manual bila terjadi selisih.
9. Selisih yang terjadi karena kesalahan dalam proses distribusi barang atau karena
kealahan dalam proses stok opname (salah input, salaha hitung, system eror,
dll), dapat di verifikasi kebenarannya dalam waktu 2x24 jam sejak stok opname
selesai dilakukan.
10. Unit menghubungi keuangan untuk menghitung Kembali barang-barang yang
tidak di akui selisihnya di unit yang bersangkutan.
11. Accounting melakukan finalisasi atas stok yang sudah benar.
12. Accounting mengeluarkan laporan akhir stok opname final.
13. Selisih yang masih terjadi setelah finalisasi, dibuat pertanggung jawabannya
oleh unit yang bersangkutan dalam bentuk berita acara stok opname.
14. Unit mengumpulkan berita acara stok opname dalam waktu maksimal 1 minggu
setelah finalisasi stok.
79
BUKTI SASBEL 6
melaksanakan sistem pengamanan sediaan di PBF
Surat pesanan adalah instrumen yang digunakan oleh apotek , rumah sakit
atapun sarana kesehatan lainnya untuk memesan suatu obat kepada PBF (Pedagang
Besar Farmasi). Surat Pesanan ada beberapa jenis diantaranya adalah:
1. Surat Pesanan Reguler, digunakan untuk memesan obat bebas, bebas
terbatas dan obat keras.
2. Surat Pesanan Narkotika, digunakan untuk memesan obat golongan
Narkotika
3. Surat Pesanan Psikotropika, digunakan untuk memesan obat golongan
Psikotropika
4. Surat Pesanan Prekursor, digunakan untuk memesan obat-obat yang
mengandung prkursor farmasi
5. Surat Pesanan Obat-Obat Tertentu, digunakan untuk memesan obat-obat
yang mengandung golongan obat-obat tertentu.
Surat pesanan dibuat dengan memperhatikan jumlah kebutuhan obat yang akan
dipesan, proses ini merupakan proses pengadaan, atau merupakan proses kelanjutan
dari perencanaan. Setelah obat direncanakan jumlah yang dipesan dan sudah
ditentukan PBF nya maka data tersebut kita tulis di surat pesanan.
Surat pesanan regular bisa diisi dengan beberapa jenis obat yang akan dipesan
asalkan PBF nya masih sama, artinya beberapa obat tersebut dipesan dan dibeli di
PBF yang sama. Apabila terpaksa membeli di dua PBF atau lebih maka surat
pesanan nya harus dibuat berbeda. Satu SP Reguler untuk 1 PBF.
Cara mengisi surat pesanan regular
1. Pastikan jenis obat dan jumlah obat yang akan ditulis di SP sudah benar.
2. Pastikan PBF yang dituju sudah benar, alamatnya benar, nomor telepon dan
identitas PBF lainnya benar.
3. Pada bagian “Kepada Yth”, diisi Nama PBF, alamat PBF, Nomor telepon
PBF.
4. Perhatikan pada kolom yang tersedia, kolom tersebut sebagai berikut :
80
a. Kolom nomor, diiisi dengan nomor urut (1, 2, 3 dst)
b. Kolom nama obat, diisi Nama Obat, kekuatan obat (bila ada), bentuk
sediaan, volume sediaan.
c. Kolom jumlah, diisi jumlah obat yang akan dipesan, diutlis dengan
angka dan diikuti satuan kemasannya (sesuai dengan Lembar Usulan
Permintaan).
d. Bagian TTD Apoteker, ditandatangani oleh Apoteker Pengelola
Apotek dan diberi stempel apotek, untuk menambah legalitas SP.
Apabila toko obat hendak memesan obat maka yang bertanda tangan boleh seorang
Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK), namun untuk toko obat berizin tidak boleh
memesan obat keras.
81
MINGGU KE-4

PELAKSANAAN
Studi kasus 1. Mahasiswa mampu merancang
permasalahan Studi kasus permasalahan Jumat, 27-10-2023
distribusi obat distribusi obat di PBF
di PBF 2. Mahasiswa mampu
mengembangkan Studi kasus
Jumat, 27-10-2023
permasalahan distribusi obat di
PBF
3. Mahasiswa mampu
mengintegrasikan Studi kasus
Kamis, 02-11-2023
permasalahan distribusi obat di
PBF
Pengembangan 4. Mahasiswa mampu melakukan
Senin, 06-11-2023
Soft skill pengembangan soft skill

oleh
Tgl : Tgl :
82
BUKTI SASBEL 1.
Melakukan rancangan studi kasus permasalahan distribusi obat di PBF
Studi kasus permasalahan di PBF meliputi:

1. Pada saat penerimaan barang yang diterima sejumlah 100, kemudian
terdapat 2 box dengan kemasan rusak, tindakan apa yang perlu dilakukan
untuk mengatasi permasalahan diatas
2. Melakukan stok opname, pada produk fenamin didapatkan jumlah stok fisik
sebanyak 158 box, sedangkan dalam sistem komputer sebanyak 108 box,
Tindakan apa yang akan dilakukan
3. Saat melakukan penerimaan barang, terdapat temuan gudang tidak memakai
palet
83
BUKTI SASBEL 2.
Melakukan pengembangan studi kasus permasalahan distribusi obat di PBF
Penyelesaian studi kasus di PBF yaitu :

1. Melakukan pengecekan (checker) di depan driver saat penerimaan barang,
Membuat surat pemberitahuan, terdapat kemasan rusak sebanyak 2 box,
Menukar barang (dengan batch yang sama), Melakukan retur dan atau revisi
faktur pembelian
2. Melakukan investigasi dengan mengecek faktur (apakah ada faktur yang
belum terinput), mengecek kesesuaian faktur, melakukan pengecekan kartu
stock manual, mengecek history penjualan, dan mengecek history
pembelian. Jika ada barang yang kurang dilakukan pengecekan history
penjualan, menanyakan outlet apakah stok yang diterima sudah sesuai
dengan faktur. Apabila tidak ditemukan, maka membuat surat kehilangan
yang ditujukan kepada kepolisian setempat kemudian ditembuskan ke
badan pom.
3. Bagian Gudang tidak memahami tugas dan tanggung jawab
84
BUKTI SASBEL 3.
Melakukan integrasi studi kasus permasalahan distribusi obat di PBF
No Temuan Permasalahan Menurut Undang – Undang

Pada saat penerimaan barang yang Dalam penerimaan terdapat 2 box
diterima sejumlah 100, kemudian dengan kemasan yang rusak. Menurut
terdapat 2 box dengan kemasan CDOB tahun 2020 Pengiriman obat
rusak, tindakan apa yang perlu yang diterima dari sarana transportasi
1.
dilakukan untuk mengatasi harus diperiksa sebagai bentuk
permasalahan diatas verifikasi terhadap keutuhan container
atau sistem penutup, fisik dan fitur
kemasan serta label kemasan.
Melakukan stok opname, pada Menurut CDOB tahun 2020 Untuk
produk fenamin didapatkan jumlah menjaga akurasi persediaan stok, harus
stok fisik sebanyak 158 box, dilakukan stock opname secara berkala
sedangkan dalam sistem komputer berdasarkan pendekatan risiko.
sebanyak 108 box, Tindakan apa Perbedaan stok harus diselidiki sesuai
yang akan dilakukan dengan prosedur tertulis yang
ditentukan untuk memeriksa ada
2.
tidaknya campur-baur, kesalahan
keluar-masuk, pencurian,
penyalahgunaan obat dan/atau bahan
obat. Dokumentasi yang berkaitan
dengan penyelidikan harus disimpan
untuk jangka waktu yang telah
ditentukan.
Saat melakukan penerimaan barang, Menurut CDOB tahun 2020 obat
terdapat temuan gudang tidak diletakkan di rak, lemari yang telah
memakai pallet ditetukan dan/atau di atas pallet/atas
3.
penyekat untuk menghindari kerusakan
obat dan/atau bahan obat akibat
pengaruh kelembaban dan kotoran.
85
BUKTI SASBEL 4.
Melakukan pengembangan soft skill
No Pengembangan Soft skill Dokumentasi

• Ketentuan khusus produk rantai
dingin (Cold Chain
Product/CPP)
Alur penerimaan Produk rantai
dingin (CCP) hampir sama dengan
alur penerimaan barang biasa,
namun hal yang harus diperhatikan
dalam penerimaan barang Produk
rantai dingin adalah suhu
pengiriman harus sesuai dengan
kriteria penerimaan setiap produk
rantai dingin suhu harus berada
dalam rentang 2-8 derajat Celcius
menggunakan kemasan standart
yaitu cold bag atau sterofoam yang
dilengkapi dengan ice pack. Jika
1.
kiriman barang dilengkapi dengan
data logger, catat suhu yang tertera.
Sedangkan jika barang tidak
dilengkapi dengan data logger maka
letakkan data logger ke dalam box
kiriman barang selama 1 jam dan
tutup kembali kemasan seperti
penerimaan awal. Kemudian catat
suhu pada form control yang disertai
saat pengiriman barang .Jika tidak
memenuhi persyaratan maka kepala
logistic atau penata gudang berhak
menolak produk dengan membuat
berita acara yang ditandatangani
oleh Apoteker penanggungjawab
dan ekspedisi pengirim.
• Narkotika, Psikotropika dan
Prekusor
Tempat penyimpanan narkotika,
psikotropika dan prekusor harus
2. aman dan terkunci. Kunci tempat
penyimpanan dikuasi penanggung
jawab oleh apoteker dan kepala
gudang. Akses personil ke tempat
86
penyimpanan narkotika,
psikotropika,
dan prekursor farmasi harus
dibatasi. penyimpanan narkotika,
psikotropika dan prekusor dapat
berupa gudang khusus, ruangan
khusus, atau lemari khusus, tempat
penyimpanan narkotika dilarang
digunakan untuk menyimpanan
barang selain narkotika, tempat
penyimpanan psikotropika dilarang
digunakan untuk menyimpan
barang selain narkotika, tempat
penyimpanan prekusor dalam
bentuk bahan baku dilarang
digunakan untuk menyimpan
barang selain precursor dalam
bentuk bahan baku. Surat pesanan
narkotika hanya dapat digunakan
untuk 1 jenis narkotika sedang surat
pesanan psikotropika atau prekusor
farmasi hanya dapat digunakan
untuk 1 atau beberapa jenis
psikotropika atau precursor. Pada
saat penerimaan dilakukan
pemeriksaan terhadap nama obat,
jenis, nomor bets, tanggal
kedaluwarsa, jumlah dan kemesan
harus sesuai dengan faktur.
Pemusnahan obat narkotika,
psikotropika dan prekusor
dilakukan oleh penanggung jawab
apoteker disaksikan oleh petugas
Dinas Kesehatan Provinsi dan atau
BBPOM setempat, serta dibuat
berita acara pemusnahan yang
ditandatangani oleh penanggung
jawab apoteker.
• Ketentuan Khusus bahan obat
1. Pengemasan ulang dan
pelebelan ulang
Pelaksanaan penggabungan
3.
bahan obat dalam bets yang
sama pengemasan ulang dan
atau pelebelan ulang adalah
proses pembuatan bahan
87
obat sehingga
pelaksanaanya harus sesuai
dengan CDOB. Perhatian
khusus harus diberikan
pencegahan terhadap
kontaminasi, kontaminasi
silang dan campur baur,
pengamanan stok label,
pemeriksaan jalur
pengemasan, pemeriksaan
dalam proses, pemusnahan
kelebihan label yang sudah
tercetak nomor betsnya, cara
sanitasi dan hygiene yang
baik, menjaga integritasi
bets (pencampuran bets
yang berbeda dari bahan
obat yang sama tidak boleh
dilakukan), semua label
yang dilepas dari wadah
aslinya dan contoh label
baru yang dipasang selama
kegiatan harus disimpan
sebagai bagian catatan
pengemasan bets, jika dalam
prosesnya digunakan lebih
dari satu bets label, maka
contoh masing-masing bets
label harus disimpan sebagai
bagian catatan pengemasan
bets dan mempertahankan
identitas dan integritas
produk. Sertifikat analisis
asli dari industry farmasi
asal harus disertakan, tidak
diperbolehkan
menggunakan kemesan
bekas atau daur ulang
sebagai kemesan primer.
88
2. Penanganan bahan obat
yang tidak sesuai
Bahan obat yang tidak sesuai
harus ditangani sesuai
dengan prosedur yang dapat
mencegah masuknya bahan
obat tersebut ke pasar.
Dokumentasi harus tersedia,
mencakup semua kegiatan
termasuk pemusnahan dan
pengembalian.
89
DAFTAR PUSTAKA
FREQUENTLY ASKED QUESTIOS (FAQ) KKEMENKES RI
Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. 2020. BPOM RI.
Petunjuk Pelaksanaan Cara Distribusi Obat yang Baik. 2015 BPOM RI.
User Manual Perdagangan Besar Farmasi KEMENKES RI.
90
LAMPIRAN
Lampiran 1. Tugas CAPA
91
Lampiran 2. Inspeksi Diri
Senin, 19 Oktober 2023
Pelatihan Kelengkapan Faktur Kembali
Pretest
1. Aspek apa saja yang terdapat dalam penerimaan faktur kembali?
2. Apoteker penanggung jawab berwenang menolak/menerima faktur
Kembali? (YA/TIDAK)
3. Salesman bertanggung jawab atas ketidaklengkapan faktur Kembali?
(YA/TIDAK)
4. Setelah produk diterima, penerima harus segera menandatangani faktur atau
surat pengantar barang atau dokumen lain, yang menyatakan produk
diterima dalam kondisi baik dan utuh (YA/TIDAK)
5. Salesman wajib menyalurkan faktur Kembali (YA/TIDAK)
Postest
1. Aspek apa saja yang terdapat dalam penerimaan faktur kembali?
2. Apoteker penanggung jawab berwenang menolak/menerima faktur
Kembali? (YA/TIDAK)
3. Salesman bertanggung jawab atas ketidaklengkapan faktur Kembali?
(YA/TIDAK)
4. Setelah produk diterima, penerima harus segera menandatangani faktur atau
surat pengantar barang atau dokumen lain, yang menyatakan produk
diterima dalam kondisi baik dan utuh (YA/TIDAK)
5. Salesman wajib menyalurkan faktur Kembali (YA/TIDAK)
Follow up
1. Apakah sales memahami alur faktur Kembali?
2. Apakah sales mengetahui kriteria dari faktur Kembali?
3. Apakah sales mengetahui penanganan awal yang dilakukan Ketika ada
ketidak lengkapan faktur Kembali?
4. Apakah sales mengetahui alasan kelengkapan faktur Kembali?
5. Apakah sales mengetahui alasan faktur harus Kembali?
92
Penyaluran Kelengkapan Faktur Kembali
1. Faktur penjualan/ surat jalan/surat pengiriman barang
a. asli dan dibuat sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap serta tidak
dibenarkan dalam bentuk faksimili dan fotokopi. Satu rangkap sebagai
arsip, 1 (satu) rangkap diserahkan kepada fasilitas penerima untuk arsip;
b. ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab fasilitas penerbit,
dilengkapi dengan nama jelas, dan nomor Surat Izin Praktik Apoteker
(SIPA);
c. mencantumkan nama sarana sesuai izin (disertai nomor izin operasional
sertifikat CDOB/sertifikat CPOB) dan alamat lengkap (termasuk nomor
telepon/faksimili bila ada) dan stempel fasilitas penerbit;
d. mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam
bentuk angka dan huruf), isi kemasan nomor bets dan tanggal
kedaluwarsa dari Obat/Bahan Obat yang akan dikirim
e. mencantumkan nomor dan tanggal faktur/ surat jalan/ surat pengiriman
barang
f. mencantumkan nama dan alamat tujuan pengiriman;
g. dalam hal pemesan di bawah naungan suatu badan usaha, maka nama
dan alamat tujuan pengiriman dapat mencantumkan nama dan alamat
badan usaha tersebut dengan menyertakan nama dan alamat tujuan
pengiriman obat;
h. mencantumkan nomor dan tanggal surat pesanan yang diterima; dan
i. mencantumkan nama, SIPA/ SIPTTK, tanda tangan penerima serta
stempel fasilitas penerima
2. Dokumen pengadaan meliputi arsip surat pesanan, faktur penjualan, wajib
diarsipkan menjadi satu berdasarkan nomor urut atau tanggal penerimaan
barang dan terpisah dari dokumen lain.
3. Dokumen penyaluran meliputi surat pesanan, faktur penjualan dan/atau
surat penyerahan/pengiriman barang, bukti retur dan/atau nota kredit, wajib
diarsipkan menjadi satu berdasarkan nomor urut atau tanggal penyaluran
barang dan terpisah dari dokumen produk lain.
93
Lampiran 3. Penyimpanan Obat di Gudang
Tugas Estried Ananda Mustina

Penyimpanan yang baik sesuai CDOB No.6 Tahun 2020
No CDOB No.6 Tahun 2020 Kondisi Gudang Saran

1. 4.21. Volume pemesanan - Terdapat tumpukan - Mengurangi
obat dan/atau bahan obat dus obat terlalu jumlah tumpukan
harus tinggi dus yang terlalu
mempertimbangkan tinggi untuk
kapasitas saranan mempermudah
penyimpanan pengambilan
barang serta
menjaga mutu
obat dalam
kemasan
2. 4.22. Obat dan/atau - Dilakukan - Apabila suhu
bahan obat harus pencataan suhu 1 gudang panas
disimpan terpisah dari hari 3 kali untuk melalkukan
produk selain obat menjaga mutu obat pengecekan
dan/atau bahan obat dan apakah terdapat
terlindung dari dampak - Dilakukan kerusakan pada AC
yang tidak diinginkan pencatatan ruangan jika
akibat paparan cahaya kelembapan secara terdapat segera
matahari, suhu, rutin melakukan service
kelembapan atau faktor AC
eksternal lain. Perhatian
khusus harus diberikan
untuk obat dan/atau
bahan obat yang
membutuhkan kondisi
penyimpanan khusus
3. 4.24. Kegiatan yang terait - Terdapat almari - Obat yang
dengan penyimpanan karantina obat pada diletakkan pada
obat dan/atau bahan obat gudang almari karantina
harus memastikan juga harus ditata
terpenuhinya kondisi secara rapi atau
penyimpanan secara dengan penataan
teratur sesuai FIFO, FEFO
kategorinya; obat supaya
dan/atau bahan obat memudahkan
dalam status karantina, dalam pencarian,
diluluskan, ditolak, diberi pelabelan
dikembalikan, ditarik khusus serta
atau diduga palsu disimpan secara
94
terpisah sampai
terdapat kepastian
obat akan
dikembalikan,
ditolak dll.
4. 4.25. Harus diambil - Penyimpanan - Jika terdpat obat
langkah-langkah untuk pada Gudang dengan ED dekat
memastikan rotasi stock PBF Handal maka di beri
sesuai dengan tanggal Makmur Mulia pelabelan khusus
kadaluwarsa obat mengikuti dengan tujuan
dan/atau bahan obat kaidah First memudahkan
mengikuti kaidah First Expired First pembedaan antara
Expired First Out Out (FEFO) ED panjang
(FEFO) dengan ED pendek
5. 4.26. Obat dan/atau - Penyimpanan - Memberi alas serta
bahan obat harus dus obat pada memneri jarak
ditangani dan disimpan gudang PBF antara dus obat
sedemikian rupa untuk Handal dengan dinding
mencegah tumpahan, dilakukan di atas gudang supaya
kerusakan, kontaminasi, palet namun tidak terjadi
dan campur-baur. Obat terdapat kelembaban dan
dan/atau bahan obat tidak penyimpanan mencegah
boleh langsung dus obat di tumbuhnya jamur
diletakkan di lantai. bawah lantai dan
menempel pada - Membersihkan
dinding gudang palet terlebih
dahulu sebelum
- Rongga palet meletakkan atau
terdapat debu melakukan
penyimpan dus
- Nama Obat untuk mengurangi
dengan dus tidak debu yang
sesuai berlebih.
- Terdapat obat - Nama obat dengan

tidak ada kotak dus diusahakan
hanya kemasan sama untuk
botol saja menghindari
kesalahan
pengambilan
barang
- Dilakukan
pemisahan antara
obat tanpa kotak
kemasan dengan
95
kemasan utuh
lainnya
6. 4.27. Obat dan/atau - Dilakukan - Setelah

bahan obat yang pencatatan dan dilakukannya
kadaluwarsa harus segera Pemisahan obat pemisahan obat
ditarik, dipisahkan secara Kadaluwarsa ED kemudian
fisik dan diblokir secara dengan obat ED melakukan
elektronik. Penarikan panjang pemusnahan obat
secara fisik untuk obat untuk mencegah
dan/atau bahan obat penupukan barang
kadaluwarsa harus ED berlebih
dilakukan secara berkala
7. 4.28. Untuk menjaga - Terdapat Kartu - Setiap tumpukan
akurasi persediaan stok, Stock Opname di dus Obat harus
harus dilakukan stock atas dus obat terdapat kartu
opname secara berkala stock opname atau
berdasarkan pendekatan setiap deret obat
risiko. terdapat rak khusus
kartu stock untuk
menghindari katu
stock hilang atau
tertumpuk dus
8. 4.29. Perbedaan stok - Jika terdapat - Jika terdapat
harus diselidiki sesuai perbedaan kartu selisih jumlah pada
dengan prosedur tertulis stock dengan kartu stok dengan
yang ditentukan untuk barang yang jumlah barang
memeriksa ada tidaknya tersedia maka diselidiki
campur-baur, kesalahan atau menanyakan
keluar-masuk, pencurian, kepada pihak
penyalahgunaan obat gudang apabila
dan/atau bahan obat. lupa mencatat
Dokumentasi yang dalam
berkaitan dengan pengambilan
penyelidikan harus barang,
disimpan untuk jangka pengiriman
waktu yang telah barang, maupun
ditentukan lupa mencatat saat
penerimaan barang
96
Lampiran 4. Trand Analisis
Trand Analisis Penanganan Keluhan

PT. Handal Makmur Mulia
Bulan Agustus 2023
No. Nama Outlet Kategori Keluhan

1. NURUSYIFA B3
2. SURYAMAS INTI ARMINDO, PT B1
3. APOTEK SAMUDERA B5
4. APOTEK BAGAS WARAS B4
5. APOTEK GELIS WARAS B4
6. BUANA AGUNG ABIYAKSA, PT B5
7. APOTEK SINTA FARMA B3
8. APOTEK PASENA FARMA B3
B. KETERANGAN KELUHAN DISTRIBUSI :

B1 : Kerusakan Kemasan Produk
B2 : Ketidak sesuaian Jumlah Yang Diterima Pelanggan
B3 ; Ketidak sesuaian Item Yang Diterima Pelanggan
B4 : Ketidak sesuaian Orederan
B5 : Ketidak Sesuaian Alamat Pengiriman
B6 : Ketidak Sesuaian Harga
C. REKAP KELUHAN PER KATEGORI
No. Kategori Keluhan Jumlah
1. B1 1
2. B2 0
3. B3 3
4. B4 2
5. B5 2
6. B6 0
97
KELUHAN BULAN AGUSTUS
2023
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
B1 B2 B3 B4 B5 B6
1 2 3 4 5 6
D. Pembahasan Dan Penyelesaian Keluhan

Pada bulan Agustus 2023 pada PBF Handal terdapat keluhan terbanyak
yaitu kategori B3 dengan jumlah 3, dimana banyaknya barang yang tidak ada,
salah penandaan, ketidak sesuaian antara sp dengan pengiriman sediaan dan
faktur. Kategori B4 dan B5 sejumlah 2 dimana terdapat kesalahan order,
kesalahan pengiriman alamat, dan ed pendek. Kategori B1 dengan kerusakan
kemasan kemudian dilakukan penyelesaian dengan menukar barang yang baru.
Dilakukan penyelesaian keluhan dengan mengirim ulang barang dan merevisi
faktur
E. Tindakan Pencegahan
1. Melakukan Doubel Check saat melakukan input data antara kesesuaian Surat
Pemesanan (SP) dengan faktur
2. Melakukan Doubel Check antara barang yang akan dikirim dengan faktur.
3. Melakukan pengecekan kondisi barang saat akan melakukan pengiriman
barang
4. Melakukan penataan secara safety serta berhati-hati saat pengiriman barang
5. Melakukan pengecekan kesesuaian alamat pengiriman dan barang
6. Menyesuaikan permintaan pelanggan dengan barang yang aan dikirim (ed
panjang)
98
Lampiran 5. Cek NIE Obat
1) Nie Obat Gudang Utama
99
100
2) Nie Obat Gudang Tambahan
101
102
Lampiran 6. Recall OBH Berlico
Tanggal Nama Outlet Nomor Farktur Jumlah Batch ED

5-Feb Berlico Mulia Farma PT 310231998 ARL080028 1/25
2/5/2023 Perintis bukti farma PT HDL 230500017 1,345.00 ARL080028 1/25
2/5/2023 Manjur, Pekalongan HDL 230500025 72 ARL080028 1/25
2/5/2023 Utama Farma, Kendal PT HDL 2305000153 360 ARL080028 1/25
2/5/2023 Berkat Mahkota Putra PT HDL 230500059 569,00 ARL080028 1/25
2/5/2023 Berlico Mulia Farma PT 310231998 ARL080029 1/25
2/5/2023 Berkat Mahkota Putra PT HDL 230500059 151,00 ARL080029 1/25
2/5/2023 Sehat Farma, Brebes HDL 230500071 144 ARL080029 1/25
2/5/2023 Sehat Farma, Brebes HDL 230500073 216 ARL080029 1/25
3/5/2023 Tria Farma PT HDL 230500190 12 ARL080029 1/25
3/5/2023 Asa Mulia PT HDL 230500227 360 ARL080029 1/25
9/5/2023 Cerah Ceria Selalu PT HDL 230500627 360 ARL080029 1/25
9/5/2023 Asa Mulia PT HDL 230500661 360 ARL080029 1/25
5-Oct Poligon Multi Pharma FK/2305/0686 216 ARL080029 1/25
10/5/2023 Enggal Waras, Sukoharjo HDL 230500766 144 ARL080029 1/25
11/5/2023 Berkat Mahkota Putra PT HDL 230500796 1,440.00 ARL080029 1/25
13/05/2023 Kharisma Global Persada Farma FK/2305/0927 1,379.00 ARL080029 1/25
3/12/2021 Berlico Mulia Farma PT 310227344 KRE080194 11/23
11/12/2021 Prisma Surya Gemilang FK/2112/0428 216 KRE080194 11/23
11/12/2021 Enggal Sehat TO HDL 211200430 216 KRE080194 11/23
11/12/2021 Enggal Sehat TO HDL 211200442 144 KRE080194 11/23
13/12/2021 Seruling Mas APT HDL 211200488 72 KRE080194 11/23
13/12/2021 Sehat Farma, Brebes HDL 211200575 216 KRE080194 11/23
14/12/2021 Berkat Mahkota Putra PT HDL 211200583 936 KRE080194 11/23
5/1/2022 Eka Bima PT HDL 220100155 144 KRE080208 11/23
7/1/2022 Berkat Mahkota Putra PT HDL 220100245 1,440 KRE080208 11/23
8/1/2022 Happy Farma HDL 220100304 72 KRE080208 11/23
10/1/2022 Dita Putra HDL 220100316 72 KRE080208 11/23
11/1/2022 Sumber Sari HDL 220100494 72 KRE080208 11/23
2/5/2023 Berlico Mulia Farma PT 310231998 ARL080030 11/25
13/05/2023 Karisama Global Persada Farma FK/2305/0927 72 ARL080030 11/25
11/10/2022 Berlico Mulia Farma PT 310230653 JRR080158 10/24
13/10/2022 Berkat Mahkota Putra PT HDL 2211001021 1,440 JRR080158 10/24
17/10/2022 Glory Kencana Badi PT HDL 221001214 381 JRR080158 10/24
19/10/2022 Kirana HDL 221001474 10 JRR080158 10/24
15/11/2022 Sejati APT HDL 221101002 14 JRR080158 10/24
29/11/2021 Rinjani Farma PT HDL 211101204 720 KRE080190 11/23
103
29/11/2021 Sehat Farma, Brebes HDL 211101217 216 KRE080190 11/23
6/12/2021 Happy Farma HDL 211200114 72 KRE080190 11/23
6/12/2021 Sahabat Farma HDL 211200115 72 KRE080190 11/23
9/12/2021 Rasa TO HDL 211200368 216 KRE080190 11/23
27/12/2021 Vika HDL 211201082 20 KRE080190 11/23
104
Lampiran 7. Pemeliharaan AC dan Genset
Tugas PBF ESTRIED ANANDA MUSTINA

Pemeliharaan AC
4.2. Format Prosedur Tetap berisi antara lain:

4.2.1. Halaman Judul
4.2.2. Tujuan
Sebagai pedoman bagi staf di PBF Handal Makmur Mulia dalam
memelihara serta menjaga kestabilan sistem tata udara di masing-masing
ruangan
4.2.3. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PBF PT. Handal
Makmur Mulia dalam hal pemeliharaan sarana dan prasarana yang terdapat
di PBF PT. Handal Makmur Mulia.
4.2.4. Tanggung Jawab
Direktur bertanggung jawab atas pengesahan dukumen
pemeliharaan prasarana PBF Handal Makmur Mulia
4.2.5. Definisi dan Singkatan
Pemeliharaan Air Conditioner (AC) merupakan proses pemantauan
dan pemeliharaan rutin terhadap fungsi, struktur dan kelengkapan Air
Conditioner (AC)
4.2.6. Prosedur
1) Melakukan pemeliharaan AC di ligkungan PBF Handal Makmur Mulia
dengan menggunakan daftar pemeliharaan
2) Melakukan pencucian AC rutin
3) Melakukan pengisisan freon jika diperlukan
4) Mencatat bila terjadi kerusakan
5) Melakukan pengajuan form perbaikan kepada kepala direktur
6) Menyerahakan form pengajuan perbaikan kepada kepala direktur
7) Melakukan pengecekan AC secara rutin tiap 4 bulan sekali
8) Melakukan dokumentasi
9) Melakukan pencatatan pada kartu pemeliharaan AC
4.2.7. Referensi
Juklak CDOB tahun 2015
4.2.8. Revisi
4.2.9. Distribusi Dokumen
105
4.2.10. Lampiran
KARTU PEMELIHARAAN AC PBF HANDAL MAKMUR MULIA

Nomor Seri : Ruang :
Jenis AC :
Kekuatan AC :
Tahun Pemakaian :
Perbaikan / Kondisi
No Tanggal TTD Ket
Perawatan Baik Buruk
1.
2.
3.
4.
5.
106
Pemeliharaan Genset
4.2. Format Prosedur Tetap berisi antara lain:

4.2.1. Halaman Judul
4.2.2. Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana cara perawatan serta penggunaan
genset supaya dapat digunakan sebagai sumber listrik sementara di
lingkungan PBF Handal Makmur Mulia apabila terjadi pemadaman listrik
4.2.3. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PBF PT. Handal
Makmur Mulia dalam hal pemeliharaan sarana dan prasarana yang terdapat
di PBF PT. Handal Makmur Mulia.
4.2.4. Tanggung Jawab
Direktur bertanggung jawab atas pengesahan dukumen
pemeliharaan prasarana PBF Handal Makmur Mulia
4.2.5. Definisi dan Singkatan
Genset atau generator set adalah suatu set peralatan gabungan dari
dua perangkat yang berbeda yaitu engine dan generator atau alternator
4.2.6. Prosedur
1) Memastikan bbm, oli, air radiator dan accu tersedia dan mencukupi
2) Membuka pintu panel genset, turunkan MCCB yang ada dibawah panel
modul genset dengan menekan tuas ke posisi OFF
3) Pilih system genset dan system AUTO ke system MANUAL dengan
cara menekan tombol pilihan yang tersedia
4) Perhatikan lampu indikator sudah diposisi manual
5) Tekan tombol hijau untuk memulai START tunggu selama 5 detik
genset akan segera menyala
6) Matikan genset setelah 15 menit dinyalakan dengan cara menekan
tombol merah tunggu selama 5 detik mesin genset akan mati
7) Pemanasan mesin genset dilakukan rutin satu minggu sekali
8) Melakukan dokumentasi
9) Melakukan pencatatan rutin pada kartu pemeliharaan genset
4.2.7. Referensi
Juklak CDOB tahun 2015
4.2.8. Revisi
4.2.9. Distribusi Dokumen
4.2.10. Lampiran
KARTU PEMELIHARAAN GENSET PBF HANDAL MAKMUR MULIA

Nomor Seri : Ruang :
Jenis Genset :
Tahun Pemakaian :
No Tanggal Waktu Perbaikan / Kondisi TTD Ket
107
Awal Akhir Perawatan Baik Buruk
1.
2.
3.
4.
5.
108

39 - PBF - Estried Ananda Mustina - Portofolio

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

39 - PBF - Estried Ananda Mustina - Portofolio

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI

Tanggal 11 Oktober – 11 November 2023

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

DI PBF PT. HANDAL MAKMUR MULIA

Tanggal 11 Oktober – 11 November 2023

Pembimbing Akademik Preseptor

Ketua Program Studi Profesi Apoteker

(Dr. apt., Naniek Widyaningrum, M.Sc)

(Estried Ananda Mustina)

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... i

MATERI PKPA PBF

MATERI PKPA INDUSTRI

MATERI SASARAN BELAJAR HARI/TANGGAL

Alur 5. Mahasiswa mampu menginterpretasikan

Dibuat oleh Diperiksa & Disetujui

Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Peraturan Menteri Kesehatan

1. Melakukan pengajuan izin pbf melalui OSS RBA (Online Single

- Kemudian pilih menu registrasi Perusahaan baru lalu mengisi data

2. Setelah admin melakukan approval, user akan mendapatkan email

• PT. Handal Makmur Mulia berkomitmen untuk mendistribusikan obat secara

Seorang Apoteker yang bertugas sebagai penanggung jawab dalam

Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

MATERI SASARAN BELAJAR HARI/TANGGAL

Dibuat oleh Diperiksa & Disetujui

Good Distribution Practices berdasarkan BPOM 2020 yaitu :

2) Organisasi, Manajemen dan Personalia

3) Bangunan dan Peralatan (suhu pengendalian lingkungan kualifikasi

Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok, PBF PT. Handal

6. Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan

8. Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak

Good Distribution Practices berdasarkan BPOM Tahun 2020 yaitu :

3) Bangunan dan Peralatan

Infrastruktur gudang penyimpanan obat dibangun sesuai dengan

Area penerimaan dan penyiapan pengiriman obat dilakukan di area

Surat Pesanan Reguler

Pihak Ketiga Universal Eco

6) Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan

Transportasi Internal (Armada

8) Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak

Kontrak Kerjasama PT. Bestindo

Managing Drug Supplay di PT. Handal Makmur Mulia :

Surat Pesanan Reguler

Transportasi Internal (Armada

MATERI SASARAN BELAJAR HARI/TANGGAL

Dibuat oleh Diperiksa & Disetujui

Kalibrasi adalah suatu kegiatan untuk menentukan kebenaran konvensional

Mapping Suhu Ruang C Gudang Utama menggunakan

Stock opname adalah kegiatan pengontrolan perbekalan farmasi dimana stok

MATERI SASARAN BELAJAR HARI/TANGGAL

Dibuat oleh Diperiksa & Disetujui

Studi kasus permasalahan di PBF meliputi:

Penyelesaian studi kasus di PBF yaitu :

No Temuan Permasalahan Menurut Undang – Undang

No Pengembangan Soft skill Dokumentasi

FREQUENTLY ASKED QUESTIOS (FAQ) KKEMENKES RI

User Manual Perdagangan Besar Farmasi KEMENKES RI.

Tugas Estried Ananda Mustina

No CDOB No.6 Tahun 2020 Kondisi Gudang Saran

- Terdapat obat - Nama obat dengan

6. 4.27. Obat dan/atau - Dilakukan - Setelah

Trand Analisis Penanganan Keluhan

No. Nama Outlet Kategori Keluhan

B. KETERANGAN KELUHAN DISTRIBUSI :