PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK FARMASI DI RUMAH

SAKIT

Di Susun Oleh :
Nur Haliza
Radiatul Mardiyah
Wilda Muchsina

Dosen Penganmpu : Raviola, SKM, M.Kes

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

STIKES HANGTUAH PEKANBARU
TAHUN AJARAN 2019
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan yang Maha Esa
karena atas Rahmat, karunia dan Taufik-Nya makalah dengan Judul Pencatatan
dan Pelaporan Logistik Farmasi Rumah Sakit dapat diselesaikan dengan baik.
Terima Kasih kepada Ibu Raviola, SKM, M.kes yang telah memberikan tugas ini
kepada kami. Kami sangat berharap makalah ini dapat bermanfaat dalam rangka
menambah wawasan dan ilmu pengetahuan. Kami pun menyadari makalah ini
masih banyak kekurangan didalamnya, sehingga saran dan kritikan yang positif
sangat di harapkan demi penyempurnaan makalah kedepannya, mengingat tidak
ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Pekanbaru, Desember 2019

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ii

DAFTAR ISI.........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1

1.1  Latar Belakang..............................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................2

1.3 Tujuan............................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3

2.1 Pencatatan dan Penerimaan............................................................................3

2.1.1 Formulir rencana penerimaan.................................................................3

2.1.2 Buku Harian Penerimaan Barang............................................................3

2.2 Pencatatn dan Peyimpanan.............................................................................4

2.2.1 Kartu Persediaan Obat/ Barang...............................................................4

2.2.2 Cara membuat catatan di kartu stok........................................................5

2.2.3 Pencatatan kartu stok induk....................................................................6

2.3 Pencatatan dan pengeluaran...........................................................................7

2.3.1 Buku harian pengeluaran barang.............................................................7

2.3.2 Bukti mutasi............................................................................................8

2.4 Pelaporan........................................................................................................8

2.4.1 Laporan mutasi barang............................................................................8

BAB III PENUTUP..............................................................................................10

3.1 Kesimpulan..................................................................................................10

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................11

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit
yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Hal tersebut diperjelas
dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor:1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang
Standar Pelayanan Rumah Sakit, yang menyebutkan bahwa pelayanan farmasi
rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan
rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang
bermutu, Salah satu upaya kesehatan yang dilakukan pemerintah adalah dengan
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan rumah sakit yang antara lain dapat
dicapai dengan penggunaan obat-obatan yang rasional dan berorientasi kepada
pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu dan terjangkau bagi semua
lapisan masyarakat (Siregar, 2004).

Biaya yang diserap untuk penggunaan obat merupakan komponen terbesar

dari pengeluaran rumahsakit. Dibanyak Negara berkembang belanja obat di rumah
sakit dadat menyerap sekitar 40-50% dari biaya keseluruhan rumah sakit. Belanja
perbekalan farmasi yang demikian besar tentunay harus dikelola dengan efektif
dan efisien, hal ini perlu dilakukan mengingat dana kebutuhan obat di rumah sakit
tidak selalu sesuai dengan kebutuhan.

Kondisi diatas tentunya harus disikapi dengan baik-baik. Saat ini pada tataran
global telah dirintis prongram Good Governance In Pharmaceutical Sector atau
lebih di kenal dengan tata kelola obat yang baik si Sektor Farmasi. Indonesia
termasuk salah satu Negara yang berpartisipasi dalam program ini bersama 19
negara lainnya. Pemikiran tentang perlunya tatkelola obat yang baik disektor
farmasi berkembang mengingat banyaknya praktek illegal di lingkungan
kefarmasian mulai dari clinical trial, riser dan pengadaan , registrasi, pendaftaran,

1
paten, produksi, penetapan harga, pengadaan, seleksi, distribusi dan trasportasi.
Bentuk intransparansi dibidang farmasi antara lain : pemalsuan data keamanan
dan enyufikasi, penyuapan, kolosi, donasi, promo yang tidak etis maupun tekanan
dari berbagai pihak yang berkepentingan dengan obat.

Instalasi farmasi rumah sakit (IFRS) adalah bagian dari rumah sakit yang
bertugas menyelenggarakan, mengkooadinasikan, mengatur dan mengawasi
seluruh kegiatan pelayanan farmasi serta melaksanaan pembinaan teknis
kefarmasian di rumah sakit, sedangkan Komite Farmasi dan Terapi adalah bagian
yang bertanggung jawab tentang penyusunan formularium rumah sakit dapat
sesuai dengan aturan yang berlaku, maka diperlukam tenaga professional dibidang
tersebut. Untuk menyiapkan tenaga profesional tersebut diperlukan berbagai
masukan diantaranya adalah tersedianya pedoman yang tepat digunakan dalam
pengelolaan perbekalan farmasi di rumah IFRS.

Pencatatan dan pelaporan adalah serangkaian kegiatan dalam rangka

penatausahaan inventory secara tertib, baik yang diterima, disimpan,
didistribusikan, maupun yang digunakan diunit-unit pelayanan. Pencatatan
merupakan sarana perhitungan dalam rangka pertanggung jawaban inventory
berada dalam gudang/ tempat penyimpanan lain dan merupakan sarana informasi
dalam rangka pengendalian inventory, perencanaan, pengadaan dan perencanaan
pendistribusian. Untuk itu diperlukan data mengenai jenis dan jumlah penerimaan,
persediaan, pengeluaran atau pemakaian atau penggunaan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana alur kegiatan yang dilakukan dalam pencatatan dan pelaporan ?

1.3 Tujuan
1. Agar dapat mengetahui alur kegiatan dalam pencatatan dan pelaporan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pencatatan dan Penerimaan
2.1.1 Formulir rencana penerimaan
Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya obat berdasarkan
pemberitahuan dari penitia pembelian (terkadang informasi datangnya barang
dari rekanan).

Kegunaan dari formulir rencana penerimaan adalah sebagai informasibagi

atasan untuk mengetahui bahwa obat akan masuk, sehingga dapat dilakukan
persiapan petugas ruang penyimpanan serta alat-alat yang dibutuhkan untuk
penerimaan obat tersebut. Kolom formulir rencana penerimaan terdiri dari :

a. Nomor urut
b. Nomor kontrak
c. Nomor katalog / spesifikasi barang/ kode barang
d. Jumlah barang (dalam kilogram, liter, buah, dust, set, dan lain-lain)
e. Rencana tanggal masuk
f. Tanggal kontrak surat pemesanan
g. Nama barang
h. Kolom keterangan (jika diperlukan)
Bila diisi sempurna akan menampilkan data tentang jadwal kedatangan
barang, jumlah petugas yang dibutuhkan pada saat kedatangan barang.

3
2.1.2 Buku Harian Penerimaan Barang
Merupakan dokumen memuat semua catatan penerimaan baik mengenai data
obat-obat maupun catatan mengenai dokumen obat itu sendiri. Biasanya untuk
perhari, missal setiap hari selasa barang apa saja yang masuk.

Kolom atau hal-hal yang terdapat dalam buku harian penerimaan barang :

a. Nomor urut
b. Dari ( diterima dari rekanan/ Nama dan alamat supplier )
c. Nomor dokumen / nomor tanda bukti penerimaan
d. Tanggal barang
e. Nomor catalog / kode barang/ spesifikasi
f. Jumlah barang
g. Nomor dan tanggal berita acara serah terima, kalua ada barang yang tidak
sesuai maka jangan ditanda tangani.
Bila buku harian penerimaan barang dibuat dengan baik akan menampilkan
data nomor dan tanggal kedatangan, sumber data dari rekanan, nama obat dan
jumlah. Mengenai nama barang dan spesifikasi barang dari user harus tetap
orisinil, hanya tentang jumlah saja yang dapat berubah pada saat direkapitulasi.

2.2 Pencatatn dan Peyimpanan

2.2.1 Kartu Persediaan Obat/ Barang

Hal-hal yang dimuat dalam kartu stock adalah sebagai berikut :

 Nama barang
 Nomor kode barang
 Satuan dan ukuran barang
 Harga barang
 Batas pemesanan ulang, dan lain-lain

4
Contoh Kartu Stock :
Barang/Obat : Harga :
Nomor kode : Kartu Stock
Satuan/ Ukuran : Batas Pemesanan Ulang:
Tanggal Terima Jumlah Di Periksa Jumlah Sisa Keterangan Tanda
Terima Kepada Keluar Tangan

2.2.2 Cara membuat catatan di kartu stok

a) Buat kartu untuk satu item obat: bila digunang tersedia obat yang sama
misalkan 500 mg 100tab/box dan amoksisilin 500 mg 1000 tablet/kaleng,
maka masing-masingnya memiliki kartu stok sendiri dan digabung
b) Gunakan polpoint untuk membuat catatan mutasi obat kecuali untuk isian
yang bisa berubah-ubah kolom harga obat,batas pengiriman ulang
c) Perhatikan contoh kartu stok di atas, setiap lajur kartu diisi dengan tulisan
yang jelas. Untuk lajur kolom keterangan catata sisa awal dari kartu stok
sebelumnya, nomor permintaan, tanggal kadaluarsa, keterangan mutu
(baik/jelek).
d) Bila fasilitas kesehatan anda juga melakukan pembayaran persediaan (dana
swa kelola). Pastikan kita harus mengetahui harga setiap barang dalam
gudang
e) Tempatkan kartu bersama harga di atas rak. Dapat juga ditempel didepan rak
f) Hitung persedian barang pada selang waktu yang teratur seperti tiap akhir
bulan dapat pula anda melakukan pengecekan saat pengambilan/
penambahan stok dari tiap item. Cara ini sangat baik untuk menjaga
kesesuaian catatan dengan fisik persedian
g) Bila terjadi perbedaan stok fisik dengan pencatatan, selidiki, mungkan ada
barang yang belum tercatat karena lupa, selidiki siapa yang bertugas, selidiki
siapa yang punya askes kunci. Amati setiap kegiatan yang aneh atau
mencurigakan selama beberapa hari berikutnya. Bila kartu persediaan

5
 hilang. Selidiki, buat kartu persediaan baru. Catat dalam lajur keterangan
bahwa ini merupakan kartu pengganti. Namun jika suda ditemukan salinlah
kartu baru tersebut ke kartu yang lama dan memusnahkan kartu pengganti
tersebut
h) Simpan kartu persediaan yang telah penuh dan jangan dimusnahkan paling
tidak selama lima tahun.ingat kartu stok memberikan informasi pening
tentang persediaan yang digunakan fasilitas tentang setiap perubahan karena
iklim, wabah atau sebab lain.
i) Informasi yang dihasilkan:
1. jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2. jumlah obat yang diterima
3. jumlah obat yang kelar
4. jumlah obat yang hilag/rusak/kadaluarsa
5. jangan waktu kekosongan obat (lead time)

Manfaat yang diperoleh adanya kartu stok :

1. Untuk mengetahui dengan cepat posisi persediaan barang digudang

2. Sebagai sarana pengendalian persedian
3. Sumber masukan untu pembuatan perencanaan pengadaan
4. Pertanggung jawaban petugas dan bahan pembuatan laporan
5. Alat control kepala instalasi farmasi

2.2.3 Pencatatan kartu stok induk

Kartu stok di atas adalah kartu stok peringgal yang disimpan/ diletakan
dekat fisik. Terdapat pula kartu stok lain yang sering diberi nama kartu stok
induk yang merupakan kartu monitoring stok barang yang berada diruangan
manager/ kepala instalasi gudang.

Fungsi kartu stok induk :

Kartu stok induk dipergunakan untuk mancatat mutasi obat seperti:

penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa :

 Mencatat data mutasi satu jenis obat berasal dari semua anggaran

6
  Alat kendali kepala instalas gudang kabupaten/ kota terhadap keadaan fisik
obat dalam tempat penyimpanan
 Alat bantu untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan, dan
distribusi serta pengendalian persediaan

Aktivitas pencatatan

a. Kartu stok induk diletakan di ruang kepala instalasi gudang

b. Lakukan pencatatan rutin terhadap mutasi barang harian
c. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan:
 Nama obat tersebut
 Sumber/ asal obat
 Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan,
dihitung besar waktu tunggu (maksimum 6 bulan)
 Jumlah oersediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan
dihitung sebesar: stk kerja+ waktu tunggu+ stok pengaman atau
persediaan cukup memadai untuk 20 bulan
d. Kolom-kolom dalam kartu stok induk diisi dengan :
 Tanggal penerimaan atau pengeluaran obat
 Nomor tanda bukti pengeluaran atau pemasukan
 Pencatatan dari siapa atau kepada siapa obat dikirimkan
 Keterangan yang dianggap perlu misalnya tanggal dan tahun
kadaluarsa (exp date)
e. Pengeluaran dan penerimaan barang dijumlahkan pada akhir bulan

2.3 Pencatatan dan pengeluaran

2.3.1 Buku harian pengeluaran barang
Dokumen yang membuat catatan semua pengeluaran baik tentang data obat,
maupun dokumen catatan obat tersebut. Kolom-kolom atau hal-hal yang perlu
ada dalam buku harian pengeluaran barang adalah:
 Nomor urut
 Nama barang
 Kode/spesifikasi

7
  Tanggal pengeluaran
 Jumlah barang
 Kepada (ini penting/dikeluarakan untuk siapa)
Bila diisi dengan baik akan menampilkan data tanggal pengiriman, dikirim
kepada, nama dan jumlah obat.

2.3.2 Bukti mutasi

Merupakan bukti pengeluaran barang/ obat dari gudang keunit layanan/user

Kolom terdiri dari:

 Nomor urut
 Kode barang/ spesifikasi
 Nama barang
 Unit satuan (KG,liter, box dan lain-lain)
 Jumlah permintaan dan jumlah pengiriman (penting)
Angka jumlah permintaan dan jumlah pengiriman bisa tidak sama,
umumnya jumlah permintaan tidak bisa melebihi dari yang sudah dianggarkan.
Misalnya dikala unit kerja/ user awalnya meminta sebanyak 100 savlon,
ternyata selama perjalanannya membutuhkan 120 savlon ( melebihi apa yang
diminta), maka hal tersebut tidak bisa dipenuhi meskipun yang terdapat
persediaan/ gudang masih ada sebanyak 1000 savlon, karena dijadikan patokan
adalah haknya adalah surat pengiriman barang. Dalam bukti mutasi tidak ada
kolom, hanya ada dokumen surat mutasi barang.

2.4 Pelaporan
2.4.1 Laporan mutasi barang
Laporan berkala mengenai mutasi barang dilakukan pertriwulan,
persemester (6 bulan sekali), pertahun yang memuat jumlah penerimaan,
pengeluaran dan sisa persediaan barang di gudang (dikenal dengn laporan stok
opname).
Kolom/ hal-hal yang perlu ada pada dokumen laporan mutasi barang:
 Nomor urut

8
  Nama obat
 Persediaan awal
 Jumlah pengeluaran
 Satuan unit
 Jumlah penerimaan
 Sisa
a. Monitoring dinamika inventory
b. Komplikasi monitoring dinamika inventory

9
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pencatatan dan pelaporan adalah seraingkaian kegiatan dalam rangka

penatausahaan inventory secara tertib, baik yang diterima, disimpan,
didistribusikan, maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan. Pencatatan
merupakan sarana perhitungan dalam rangka pertanggung jawaban iventory
berada dalam gudang/ tempat penyimpanan lain dan merupakan sarana informasi
dalam rangka pengendalian iventory, perencanaan, pengadaan dan perencanaan
pendistribusian, untuk itu diperlukan data mengenai jenis dan jumlah:

 Penerimaan
 Persediaan
 Pengeluaran atau pemakaian/ penggunaan

10
DAFTAR PUSTAKA

11