Ilmu Kesehatan Masyarakat

PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK FARMASI RUMAH

SAKIT

Oleh,

MARWAH CUCU DININGSIH

OSCRON SIMARMATA

SRI WIRDA

YUSPI SYAPARUDIN

DOSEN PENGAMPU

RAVIOLA, AMTG., SKM., M.Kes.

PRODI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

STIKES HANGTUAH PEKANBARU

PEKANBARU

2019
 KATA PENGANTAR

Penulis Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa karena atas Rahmat dan Karunia - Nya sehingga makalah yang
membahas tentang ” PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK
FARMASI RUMAH SAKIT ”.
Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari harapan pembaca yang
mana di dalamnya masih terdapat berbagai kesalahan baik dari sistem
penulisan maupun isi.Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran
yang sifatnya membangun sehingga dalam makalah berikutnya dapat
diperbaiki serta ditingkatkan kualitasnya.
Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus - tulusnya kepada
semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.Semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Pekanbaru, Desember2019

Tim Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................2

DAFTAR ISI...........................................................................................................3

BAB IPENDAHULUAN........................................................................................4

1.1 Latar Belakang Masalah.........................................................................4

1.2 Rumusan Masalah...................................................................................5

1.3 Tujuan Masalah.......................................................................................5

BAB IIPEMBAHASAN.........................................................................................6

2.1 Pencatatan Penerimaan..........................................................................6

2.2 Pencatatan Penyimpanan.......................................................................8

2.3 Pencatatan Kartu Stok Induk..............................................................10

2.4 Pencatatan dan Pengeluaran................................................................12

2.5 Pelaporan...............................................................................................13

BAB IIIPENUTUP...............................................................................................14

3.1 Simpulan.................................................................................................14

3.2 Saran.......................................................................................................14

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................15

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pencatatan dan pelaporan adalah serangkaian kegiatan dalam rangka
penatausahaan inventory secara tertib, baik yang diterima, disimpan,
didistribusikan, maupun yang digunakan di unit – unit pelayanan.
Pencatatan merupakan sarana perhitungan dalam rangka pertanggung
jawaban inventory berada dalam gudang / tempat penyimpanan lain dan
merupakan sarana informasi dalam rangka pengendalian inventory,
perencanaan, pengadaan dan perencanaan pendistribusian. Untuk itu
diperlukan data mengenai jenis dan jumlah : Penerimaan, persediaan,
pengeluaran atau pemakaian / penggunaan.
Secara etimologi, logistik berasal dari bahasa Yunani kuno yang terdiri
dari dua suku kata, yaitu “ Logic ” yang berarti rasional, masuk akal dan
dapat dipertanggungjawabkan. Suku kata yang kedua adalah “ Thios ”
yang berarti berpikir. Jika arti kedua suku kata itu dirangkai, memiliki
makna berpikir rasional dan dapat dipertanggungjawabkan ( Sutarman,
2005 ). Seiring berkembangnya jaman, artilogistik mengalami
pergeseran.Dengan demikian logistik adalah segala sesuatu baik itu berupa
bahan, barang, alat atau sarana yang digunakan untuk membantu kegiatan
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.
Farmasi ( bahasa Inggris : pharmacy, bahasa Yunani : pharmacon,
yang berarti : obat ) adalah salah satu bidang profesional kesehatan yang
merupakan kombinasi dari ilmu kesehatan dan ilmu kimia, yang
mempunyai tanggung - jawab memastikan efektivitas dan keamanan
penggunaan obat. Ruang lingkup dari praktik farmasi termasuk praktik
farmasi tradisional seperti peracikan dan penyediaan sediaan obat, serta
pelayanan farmasi modern yang berhubungan dengan layanan terhadap

4
 pasien ( patient care ) di antaranya layanan klinik, evaluasi efikasi dan
keamanan penggunaan obat, dan penyediaan informasi obat. Kata farmasi
berasal dari kata farma ( pharma ). Farma merupakan istilah yang dipakai
pada tahun 1400 - 1600an.
Rumah sakit adalah salah satu dari sarana kesehatan tempat
menyelenggarakan upaya kesehatan.Upaya kesehatan adalah setiap
kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk
mewujudkan derajat kesehatan yang optimal di masyarakat. Upaya
kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan
kesehatan ( promotif ), pencegahan penyakit ( preventif ), penyembuhan
penyakit ( kuratif ), dan pemulihan kesehatan ( rehabilitatif ), yang
dilaksanakan secara menyeluruh, terpad, dan berkesinambungan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Pencatatan dan Pelaporan Logistik Farmasi Rumah Sakit ?
1.3 Tujuan Masalah
1. Untuk Mengetahui Pencatatan dan Pelaporan Logistik Farmasi Rumah
Sakit.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

PENCATATAN DAN PELAPORAN LOGISTIK FARMASI

RUMAH SAKIT

Pencatatan dan pelaporan adalah serangkaian kegiatan dalam rangka

penatausahaan inventory secara tertib, baik yang diterima, disimpan,
didistribusikan, maupun yang digunakan di unit – unit pelayanan.
Pencatatan merupakan sarana perhitungan dalam rangka pertanggung
jawaban inventory berada dalam gudang / tempat penyimpanan lain dan
merupakan sarana informasi dalam rangka pengendalian inventory,
perencanaan, pengadaan dan perencanaan pendistribusian. Untuk itu
diperlukan data mengenai jenis dan jumlah :

 Penerimaan
 Persediaan
 Pengeluaran atau pemakaian / penggunaan

Kegiatan yang dilakukan dalam Pencatatan dan Pelaporan

2.1 Pencatatan Penerimaan

2.1.1 Formulir Rencana Penerimaan
Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya
obat berdasarkan pemberitahuan dari Panitia Pembelian
( terkadang informasi datangnya barang diperoleh dari
rekanan ).
Kegunaan dari formulir rencana penerimaan adalah sebagai
informasi bagi atasan untuk mengetahui bahwa obat akan

6
 masuk, sehingga dapat dilakukan persiapan petugas ruang
penyimpanan serta alat – alat yang dibutuhkan untuk
penerimaan obat tersebut.
Kolom formulir rencana penerimaan terdiri dari :
 Nomor urut
 Nomor kontrak
 Nomor catalog / spesifikasi barang / kode barang
 Jumlah barang ( dalam kilo gram, liter, buah, dus, set dan lain
- lain )
 Rencana tanggal masuk
 Tanggal kontrak surat pemesanan
 Nama barang
 Kolom keterangan ( jika diperlukan )
Bila diisi sempurna akan menampilkan data tentang jadwal
kedatangan barang, banyaknya barang, jumlah petugas yang
dibutuhkan pada saat kedatangan barang.
2.1.2 Buku Harian Penerimaan Barang
Merupakan dokumen memuat semua catatan penerimaan baik
mengenai data obat – obatan maupun catatan mengenai
dokumen obat itu sendiri. Biasanya untuk perhari, misal setiap
hari Selasa barang apa saja yang masuk.
Kolom atau hal – hal yang terdapat dalam buku harian
penerimaan barang :
 Nomor urut
 Dari ( diterima dari rekanan / nama dan alamat supplier )
 Nomor dokumen / nomor tanda bukti penerimaan
 Tanggal barang
 Nomor catalog / kode barang / spesifikasi
 Jumlah barang

7
  Nomor dan tanggal berita acara serah terima, kalau ada
barang yang tidak sesuai maka Jangan Ditanda Tangani.
Bila buku harian penerimaan barang dibuat dengan baik akan
menampilkan data nomor dan tanggal kedatangan, sumber data
dari rekanan, nama obat dan jumlah. Mengenai nama barang dan
spesifikasi barang dari user harus tetap orisinil, hanya tentang
jumlah saja yang dapat berubah pada saat direkapitulasi.
2.2 Pencatatan Penyimpanan
2.2.1 Kartu Persediaan Obat / Barang
Hal – hal yang dimuat dalam kartu stok adalah sebagai
berikut :
 Nama barang
 Nomor kode barang
 Satuan dan ukuran barang
 Harga barang
 Batas pemesanan ulang dan lain – lain
Contoh Kartu Stok :

Barang / Obat :
Nomor Kode: Kartu Stok
Satuan / Ukuran :
Harga :
Batas Pemesanan
Ulang :

Tanggal Terima Jumla Diberikan Jumla Sisa Keterangan Tanda

h Kepada h Tangan
Terima Keluar

8
Cara Membuat Catatan di Kartu Stok
 Buat kartu untuk satu item obat : Bila di gudang tersedia obat
yang sama misalkan Amoksillin 500 mg 100 tab / box dan
Amoksillin 500 mg 1000 tablet / kaleng, maka masing –
masingnya memiliki kartu stok sendiri dan digabung.
 Gunakan bolpoint untuk membuat catatan mutasi obat kecuali
untuk isian yang bisa berubah – ubah seperti kolom harga
obat, batas pengiriman ulang.
 Perhatikan contoh kartu stok di atas, setiap lajur kartu diisi
dengan tulisan yang jelas. Untuk lajur kolom keterangan catat
sisa awal dari kartu stok sebelumnya, nomor permintaan,
tanggal kadaluarsa, keterangan mutu ( baik / jelek ).
 Bila fasilitas kesehatan Anda juga melakukan pembayaran
persediaan ( dana swa kelola ). Pastikan kita harus
mengetahui harga setiap barang dalam gudang.
 Tempatkan kartu bersama barang di atas rak. Dapat juga
ditempel di depan rak.
 Hitung persediaan barang pada selang waktu yang teratur
seperti setiap akhir bulan atau dapat pula Anda melakukan
pengecekan saat pengambilan / penambahan stok dari tiap
item. Cara ini sangat baik untuk menjaga kesesuaian catatan
dengan fisik persediaan.
 Bila terjadi perbedaan stok fisik dengan pencatatan, selidiki,
mungkin ada barang yang belum tercatat karena lupa, selidiki
siapa yang bertugas, selidiki siapa yang mempunyai akses
kunci. Amati setiap kegiatan yang aneh atau mencurigakan
selama beberapa hari berikutnya. Bila kartu persediaan
hilang. Selidiki, buat persediaan baru. Catat dalam lajur

9
 keterangan bahwa ini merupakan kartu pengganti. Namun
jika sudah ditemukan salinlah kartu baru tersebut ke kartu
lama dan memusnahkan kartu pengganti tersebut.
 Simpan kartu persediaan yang telah penuh dan jangan
dimusnahkan paling tidak selama 5 tahun. Ingat kartu stok
memberikan informasi penting tentang persediaan yang
digunakan fasilitas tentang setiap perubahan karena iklim,
wabah atau sebab lain.
Informasi yang dihasilkan :
 Jumlah obat yang tersedia ( sisa stok )
 Jumlah obat yang diterima
 Jumlah obat yang keluar
 Jumlah obat yang hilang/ rusak / kadaluarsa
 Jangka waktu kekosongan obat ( lead time )
Manfaat yang diperoleh dengan adanya kartu stok :
a. Untuk mengetahui dengan cepat posisi persediaan obat di
gudang
b. Sebagai sarana pengendalian persediaan
c. Sumber masukan untuk pembuatan perencanaan
pengadaan
d. Pertanggung jawaban petugas dan bahan pembuatan
pelaporan
e. Alat control kepala instalasi farmasi
2.3 Pencatatan Kartu Stok Induk
Kartu stok di atas adalah kartu stok pertinggal yang disimpan /
diletakkan dekat fisik. Terdapat pula kartu stok lain yang sering diberi
nama kartu stok induk yang merupakan kartu monitoring stok barang
yang berada di ruangan manajer / kepala instalasi gudang.

Fungsi Kartu Stok Induk :

10
 Kartu stok induk dipergunakan untuk mencatat mutasi obat
seperti : Penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa.

 Mencatat data mutasi satu jenis obat berasal dari semua anggaran
 Alat kendali kepala instalasi gudang kabupaten / kota terhadap
keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan
 Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan
distribusi serta pengendalian persediaan

Aktivitas Pencatatan

a. Kartu stok induk diletakkan di ruang kepala instalasi gudang

b. Lakukan pencatatan rutin terhadap mutasi barang harian
c. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan :
 Nama obat tersebut
 Satuan obat
 Sumber / asal obat
 Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan,
dihitung sebesar waktu tunggu ( maksimum 6 bulan )
 Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan
dihitung sebesar : stok kerja + waktu tunggu + stok pengaman
atau persediaan cukup memadai untuk 20 bulan
d. Kolom – kolom dalam kartu stok induk diisi dengan :
 Tanggal penerimaan atau pengeluaran obat
 Nomor tanda bukti pengeluaran atau pemasukan
 Pencatatan dari siapa atau kepada siapa obat dikirimkan
 Keterangan yang dianggap perlu misalnya tanggal dan tahun
kadaluarsa ( exp date )
e. Pengeluaran dan penerimaan barang dijumlahkan pada akhir bulan

11
2.4 Pencatatan dan Pengeluaran
2.4.1 Buku Harian Pengeluaran Barang
Dokumen yang memuat catatan semua pengeluaran baik
tentang data obat, maupun dokumen catatan obat tersebut.
Kolom –kolom atau hal – hal yang perlu ada dalam buku
harian pengeluaran barang adalah :
 Nomor urut
 Nama barang
 Kode / spesifikasi
 Tanggal pengeluaran
 Jumlah barang
 Kepada ( ini penting / dikeluarkan untuk siapa )
Bila diisi dengan baik akan menampilkan data tanggal
pengiriman, dikirim kepada, nama dan jumlah obat.
2.4.2 Bukti Mutasi
Merupakan bukti pengeluaran barang / obat dari gudang ke
unit layanan / user.
Kolom terdiri dari :
 Nomor urut
 Kode barang / spesifikasi
 Nama barang
 Unit satuan ( KG, liter, box dan lain – lain )
 Jumlah permintaan dan jumlah pengiriman ( penting )
Angka jumlah permintaan dan jumlah pengiriman bisa tidak
sama, umumnya jumlah permintaan tidak bisa melebihi dari
yang sudah dianggarkan. Misalnya adakala unit kerja / user

12
 awalnya meminta sebanyak 100 savlon, ternyata selama
perjalanannya membutuhkan 120 savlon ( melebihi yang
diminta ), maka hal tersebut tidak bisa dipenuhi meskipun di
tempat persediaan / gudang masih ada sebanyak 1000 savlon,
karena dijadikan patokan adalah haknya surat pengiriman
barang. Dalam bukti mutasi tidak ada kolom, hanya ada
dokumen surat mutasi barang.
2.5 Pelaporan
2.5.1 Laporan Mutasi Barang
Laporan berkala mengenai mutasi barang dilakukan
pertriwulan, persemester ( 6 bulan sekali ), pertahun yang
memuat jumlah penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan
barang di gudang ( dikenal dengan laporan stok opname ).
Kolom / hal – hal yang perlu ada pada dokumen laporan
mutasi barang :
 Nomor urut
 Nama obat
 Persediaan awal
 Jumlah pengeluaran
 Satuan unit
 Jumlah penerimaan
 Sisa
2.5.2 Monitoring Dinamika Inventory
2.5.3 Kompilasi Monitoring Dinamika Inventory

13
 BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan
Pencatatan dan pelaporan adalah serangkaian kegiatan dalam
rangka penatausahaan inventory secara tertib, baik yang diterima,
disimpan, didistribusikan, maupun yang digunakan di unit – unit
pelayanan. Pencatatan merupakan sarana perhitungan dalam rangka
pertanggung jawaban inventory berada dalam gudang / tempat
penyimpanan lain dan merupakan sarana informasi dalam rangka
pengendalian inventory, perencanaan, pengadaan dan perencanaan
pendistribusian. Untuk itu diperlukan data mengenai jenis dan
jumlah : Penerimaan, persediaan, pengeluaran atau pemakaian /
penggunaan.

Kegiatan dalam pencatatan dan pelaporan ada 5 yaitu :

 Pencatatan penerimaan
 Pencatatan penyimpanan
 Pencatatan kartu stok induk
 Pencatatan dan pengeluaran
 Pelaporan

3.2 Saran
Pada saat pembuatan makalah penulis menyadari bahwa banyak
sekali kesalahan dan jauh dari kesempurnaan dengan sebuah pedoman

14
 yang bisa dipertanggungjawabkan dari banyaknya sumber penulis
akan memperbaiki makalah tersebut. Oleh sebab itu penulis harapkan
kritik dan sarannya mengenai pembahasan makalah dalam di atas.

DAFTAR PUSTAKA

 Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit

15