BAB IV

TEKNIK DOKUMENTASI DAN

PENGEMBANGAN SISTEM

Pendahuluan : Teknik Dokumentasi Sistem

Dokumentasi merupakan narasi, bagan arus, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem, informasi yang dicakup adalah tentang who, what,
where, why, how of penginputan data, pengolahan data, penyimpanan, pembuatan laporan, dan
pengawasan terhadap sistem. Ada ungkapan bahwa “sebuah gambar memiliki nilai sama dengan
ribuan kata”, maka untuk menyederhanakan permasalahan, cara untuk mengdokumentasikan
sistem adalah dengan membuat diagram, bagan arus, tabel, dan lain-lain. Dokumentasi ini
selanjutnya dilengkapi dengan uraian naratif, yaitu penjelasan tertulis komponen-komponen
sistem tahap-tahap interaksi komponen-komponen tesebut. Pemahaman seseorang terhadap
dokumentasi tergantung pada pekerjaan yang dilakukannya.
Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem. Teknik tersebut umumnya bersiafat
grafikal (piktoral).

1.1 Data Flow Diagram (DFD)

Diagram aliran data logis, digunakan terutama oleh staf/ahli pengembangan sistem dalam
kegiatan analisis sistem. Analisis sistem sering kali bertindak sebagai penghubung komunikasi
antara pemakai yang membutuhkan jenis-jenis pemrosesan berbasis komputer dan pemrograman/
staf pendukung sistem yang menyajikan perancangan fisik sistem untuk memenuhi kebutuhan
pemakai. Penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari analisis
sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Simbol Diagram Aliran Data Logis (DFD) mempunyai dua tujuan. Pertama, adanya analisis
aliran data. Kedua, lebih menekankan perancangan logis dibandingkan fisik. (lihat gambar 3.1)

(1). Terminal :

(2). Proses :

(3). Penyimpanan data :

 (4). Aliran data :

Gambar 3.1 Simbol Diagram Aliran Data (DFD)

Diagram-diagram Aliran Data logis dan Analisa Terstruktur

Pembuatan DFD dan aturannya dalam analisis sistem terstuktur. Karakteristik analisis sistem
terstruktur dibuat dengan rancangan pola atas ke bawah (top-down) dan perbaikan lebih lanjut.

Data Karyawan

Pengaturan Karyawan
Verifik Mengh
waktu
asi itung
data gaji

Validasi data
penggajian

Gambar 3.2 DFD untuk Pemrosesan Penggajian

1.2 Flowchart
Bagan arus merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek
sistem informasi secara jelas, tepat,dam logis.
- Bagan arus merupakan teknik sistem yang paling umum
- Bagan arus adalah diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi
dalam suatu sistem
- Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personil-personil sistyem.
- Bagan arus banyak digunakan jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara
terkomputerisasi.

Simbol-simbol Bagan Arus

ANSI X3.5 – 1970 (American National Standard Flowchart Symbols and Their Usage in
Information Processing) mendifinisikan empat kelompok bagan arus dan mengillustrasikan
penggunaannya. Simbol-simbol tersebut adalah :
 simbul-simbol dasar,
 simbol-simbol masukan/keluaran khusus,
 simbol-simbol proses khusus, dan
 simbol-simbol tambahan.

Simbol –simbol dasar (lihat gambar : 3.3)

Mencakup simbol masukan/keluaran, simbol proses, simbol garis arus, dan simbol anotasi,
simbol komentar. Hal ini berkaitan dengan fungsi pemrosesan data dasar dan selalu
digunakan untuk mewakili fungsi.

Simbol-simbol masukan / keluaran (Input/Output) khusus (lihat gambar 3.4)

Mewakili fungsi I/O dan menunjukkan di mana informasi dicatat, atau pola pengelolaan
informasi atau keduanya. Jika tidak ada simbol khusus digunakan simbol I/O dasar

Simbol-simbol proses khusus (lihat gambar 3.5)

Mewakili fungsi pemrosesan dan sebagai tambahan juga mengidentifikasikan jenis operasi
khusus yang harus dilaksanakan terhadap informasi. Jika tidak ada simbol khusus, digunakan
simbol proses dasar. Simbol-simbol pengabungan, pengambilan, penyortiran
Dan perbandingan masing-masing digunakan untuk mewakili jenis tertentu dari fungsi
pemrosesan.

Simbol-simbol tambahan (lihat gambar 3.6)

Digunakan untuk memperjelas bagan alir atau membuat bagan alir proses menjadi lebih baik.

Simbol masukan/keluaran:

Simbol proses:
Simbol garis arus:

Simbol catatan :
 Gambar 3.3 Simbol Dasar Bagan Arus

Kartu penghubung Dokumen

Penyimpanan Masukan manual

On-line

Pita magnetik Tampilan

Pita berlubang Hubungan

Komunikasi

Disk magnetik Penyimpanan

Off- line

Gambar 3. 4 Simbol Masukan/Keluaran Khusus

Operasi
Keputusan pendukung

Proses
Ditentukan Penggabungan
Sebelumnya

Persiapan Pengambilan

Operasi manual Pernyortiran

Perbandingan
 Gambar 3.5 : Simbol Proses Khusus

Pita Transmital Penghubung lain

halaman

Terminal

Penghubung
Mode Paralel

Gambar 3.6 : Simbol Tambahan

Penggunaan Simbol dalam Bagan Arus/ Alir

Aliran Normal

Faktur Ditelah
dan
Disetuju

Faktur telah
disetujui

Aliran terbalik diperlihatkan dengan tanda panah

Faktur telah Faktur

disetujui Ditelaah
dan
disetujui

Penggunaan Simbol Penghubung

 Permo A
honan

Permo
A honan

Aliran dua arah diperlihatkan dengan tanda panah

Permo
honan

Mempersiapkan
pesanan
pembelian dan Arsip
update arsip Pemasok
pemasok

Pemesanan
Pembelian

Gambar 3.7 Ilustrasi Penggunaan Simbol

Ilustrasi Penggunaan simbol untuk pembelian

Simbol-simbol digunakan dalam bagan arus untuk menggambarkan fungsi-fungsi informasi
atau jenis lain dari sistem. Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang ditarik di antara
simbol-simbol. Arah normal dari aliran adalah kiri ke kanan atau atas ke bawah. Jika arah aliran
tidak dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah, anak panah terbuka dapat ditempatkan dalam
garis aliran arah yang normal. Jika garis arah aliran terputus karena keterbatasan halaman,
simbol penghubung harus digunakan untuk menunjukkan keterputusan tersebut. Jika aliran dua
arah, dapat ditunjukkan dengan garis tunggal atau ganda, tetapi arah panah terbuka harus
digunakan untuk menunjukan arah aliran normal dan arah sebaliknya.

Jenis-jenis Bagan Arus/ Aliran

Bagan Aliran Analitis, Dokumen, dan Distribusi Formulir
Jenis bagan arus ini digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Auditor sering kali
memperhatikan aliran dan distribusi dokumen dalam sistem aplikasi dibandingkan dengan
bentuk pemrosesan, terutama saat mengevaluasi pengendalian intern dari sistem yang berjalan
dan yang diusulkan. Pembagian tugas merupakan elemen yang penting dalam pengendalian
intern
- Bagan Aliran Analitis : bagan arus dokumen dan pemrosesan antar entitas yang berbeda
dalam sistem, yang diajukan dalam kolom-kolom terpisah. (Gambar 3.8)
- Bagan Aliran Dokumen : bagan arus dari arus dokumen dalam sistem di mana simbol yang
digunakan hanyalah simbol dokumen . (Gambar 3.9)
- Bagan Distribusi Formulir-formulir : mengilustrasikan distribusi rangkapan dokumen dalam
organisasi . (Gambar 3.10).

Bagan Arus/Aliran Sistem

Bagan Arus sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah
sistem informasi akuntansi. Bagan arus sistem berhubungan dengan analis sistem. Bagan arus
ini digunakan oleh auditor dan ahli sistem. (Gambar 3.11)

Bagan Arus Program

Bagan Arus Program (Bagan Arus Blok) menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh
komputer dalam menjalankan sebuah program komputer. Bagan arus ini digunakan oleh staf/ahli
pengembangan sistem. (Gambar 3.12).

Pembelian Pemasok

Daftar pemasok
yang disetujui Memilih
pemasok

Mempersiap Permintaan
kan permintaan penawaran
untuk
penawaran

Permintaan Penawaran
penawaran

Penawaran

Mempersiap
Pemilihan kan
tawaran pemesanan
pembelian

Pemesanan Pemesanan
 Gambar 3.8 Bagan Arus Analitis

Pengontrol Wakil Direktur Produksi

Utang Dagang Agen Pembelian Penerima Penyimpanan

Permohonan Permohonan Permohonan

pembelian pembelian pembelian
2 1 1

Pemesanan Pemesanan
pembelian
Pemesanan pembelian 2
Ke pemasok Pemesanan1
pembelian 3
Pemesanan2
pembelian
Pemesanan3
pembelian Pemesanan
Pemesanan4
pembelian pembelian
pembelian 5 4

Pemesanan 6
pembelian
5
 Gambar 3.9 Bagan Dokumen

Pembelian Persediaan Utang Produksi Akuntansi

Rangkap
Pesanan
Pembelian
1 1 1

2 2 2

3 3

4 4

Gambar 3.10 Bagan Distribusi Formulir

Transaksi yang
tidak Diedit Pesanan
Penjuala
n

EDIT
Kesalahan

Transaksi yang
Diedit

Perbarui
File Master
 Transaksi yang
Diedit

Laporkan Dokumen
Program
Laporan

Gambar 3. 11 Bagan Alir Sistem

Mulai

Baca
Record

EOF = end-of-file Berhenti

EOF

Tandai Record
Buruk Kesal
ah an
 Tandai Record
Kesala Buruk
h an

Tandai Record Kesal

Buruk ah an

Record
Tulis di File
Tulis di File Buruk
Kesalahan
Kesalahan

Gambar 3. 12 Bagan Alir Program

Pembuatan Bagan Alir Analitis

Ilustrasi : Kasir membuka surat yang berisi pembayaran kas kas dan berita/ nota pengirman
uang (remitteance advice) yang dikirimkan pelanggan sebagai pembayaran kewajiban mereka.
Kasir menyajikan total kontrol batch dari kiriman yang diterima dan mengirimkan dokumen ini
ke klerk buku besar untuk pembukuan ke buku besar. Nota pengiriman yang dikirimkan ke klerk
piutang dagang untuk dibukukan ke dalam kartu piutang dagang. Kemudian kasir menyiapkan
dua rangkap slip penyetoran, menyetorkan kas ke bank, dan mengarsip rangkap kedua dari slip
penyetoran yang telah disahkan oleh bank, berdasarkan tanggal.
Klerk buku besar membukukan total kontrol batch ke buku besar dan kemudian mengarsip total
kontrol batch berdasarkan tanggal. Klerk piutang dagang membukukan nota pengiriman uang ke
kartu piutang dagang dan kemudian mengarsip nota pengiriman uang berdasarkan tanggal.
Tujuan : adalah untuk mengilustrasikan penyajian bagan arus analitis sistem pemrosesan
transaksi. Tahap-tahapnya adalah sebagai berikut :
-Merencanakan bagan arus
-Pemilihan Simbol
-Analisa Sistem
-Pembuatan Bagan Arus

Hukum Sandwich
Dalam kedua kasus itu, aliran masukan (dokumen) menuju kedalam simbol proses dan aliran
keluaran (dokumen) ke luar dari simbol proses, atau dengan kata lain setiap simbol proses
harus berada di antara simbol masukan dan simbol keluaran.

Penggunaan simbol penghubung : simbol-simbol penghubung digunakan untuk mengliminasi

panjangnya garis aliran. Pasangan simbol penghubung tampak dalam kolom klerk buku besar
dan klerk piutang dagang dalam bagan arus yang lengkap.

Hubungan-hubungan kolom entitas :

Dalam contoh, kasir menyajikan dua rangkap slip penyetoran, menyetorkan kas ke bank dan
mengarsip rangkap kedua slip penyetoran yang telag divalidasi oleh bank, berdasarkan
tanggal. Bank merupakan pihak terpisah, jadi prose penyetoran pembayaran kas ke bank
ditunjukkan sebagai operasi manual dalam kolom kasi dari bagan aliran.
Karena narasi berisi deskripsi pemrosesan oleh buku besar dan klerk piutang dagang, kedua
pihak ditunjukkan dalam kolom terpisah.

Kasir

Buka
Pelanggan Surat surat
Kiriman kirima
n

Nota Pem-
Pemba-
bayaran
yaran Kas

Total
Kontro
l Batch
 Pemba- Nota Pem- Total
yaran Kas bayaran kontrol
batch

Sajika
n slip
pe- A B
nyetor.

Pemba- Penye-
yaran kas Penye-
toran Slip
penyetora
n absah

Peny
et ke D
bank

Gambar 3.13 (a) Ilustrasi Bagan Alir Analitis

Klerk Buku Besar Klerk Piutang Dagang

B A

Total Nota
kontrol penyetora
batch n uang

Buk Buk
uka uka
n n
Buk Buk
 Buku Buku
besar Besar

Total Nota
kontrol pengirim-
batch an uang

D D

Gambar 3.13 (b) Ilustrasi Bagan Alir Analitis (lanjutan)

1.3 Flowchart vs DFD

Perbedaan antara Diagram Aliran Data (DFD) dan Bagan Aliran

Diagram Aliran Data (DFD) Bagan Aliran (Flowchart)

1. Menekankan pada aliran data
(logical view).
2. Digunakan untuk mendisain sistem
baru.
3. Menggunakan empat simbol saja.
1. Menekankan pada aliran dokumen
(physical view) atau pencatatan
transaksi
2. Digunakan untuk
mendokumentasikan sistem yang
sudah ada, karena menjelaskan
tentang bagaimana data diolah dan
disimpan.
3. Menggunakan lebih banyak simbol.
4. Hanya menggambarkan aliran data 4. Menunjukkan urutan proses,
saja. dokumen yang terlibat, pihak yang
terkait dan aliran data.

Tabel 3.1 Perbedaan antara Diagram Aliran Data (DFD) dan Bagan Aliran

3.4 Pengembangan Sistem

Bagan IPO(Input Process Output), bagan HIPO( Hierarchy plus Input Process Output)
Bagan IPO dan HIPO digunakan terutama oleh staf pengembangan sistem. Keduanya dibedakan
tingkat rincian sistem dalam bagan arus.
Bagan IPO dapat digunakan untuk menyajikan deskripsi naratif masukan yang dibutuhkan untuk
menghasilkan keluaran sistem yang diinginkan. Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian
yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, dan digunakan untuk menganalisa keseluruhan
kebutuhan informasi.
Bagan HIPO memuat rincian tambahan atas proses dituangkan dalam bagan hirarkhi IPO. Bagan
HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem secara berjenjang tingkat
kedetailannya, yang tergantung pada kebutuhan pemakai. Bagan HIPO merupakan alat bantu
perancangan dan alat dokumentasi.

Pengarang : Tuan A Sistem Penggajian Tanggal : 6/9/0X

No. Bagian : 3.1 Deskripsi : menghitung
gaji kotor
Input Proses Output
Catatan pekerjaan Akumulasi jam kerja Catatan gaji kotor
Master arsip penggajian Menentukan tarif gaji yang Master arsip
benar penggajian
Menghitung gaji kotor Pesan kesalahan

Gambar 3.14 (a) : Bagan IPO

1. Bagan hierarki (Tabel isi visual)

 Setiap modul benomor akan dirinci dalam bagan IPO

2. Bagan IPO (satu untuk setiap modul)

Pengarang : Tuan A Sistem Penggajian Tanggal : 6/9/0X
No. Bagian : 3.1 Deskripsi : menghitung gaji kotor
Input Proses Output
Catatan pekerjaan Akumulasi jam kerja Catatan gaji kotor
Master arsip penggajian Menentkan tarif gaji yang benar Master arsip penggajian
Menghitung gaji kotor Pesan kesalahan

Gambar 3.14 (b) : Bagan HIPO

Teknik-teknik Naratif
Teknik-teknik naratif sering kali bermanfaat, terutama dalam tahap pengumpulan fakta
dalam analisa sistem. Teknik pengumpulan fakta : wawancara, kuisioner. Teknik naratif
mencakup penelaahan dokumen, seperti : bagan arus, bagan organisasi, prosedur, pedoman
operasi, pedoman referensi, dan catatan-catatan historis.
Analisis Pemanfaatan Sumber Daya
Analis pemanfaatan sumber daya harus selalu dipertimbangkan oleh ahli pengembangan
sistem dalam mengimplementasikan sistem, auditor harus memperhatikan pemanfaatan sumber
daya manakala mereka merencanakan audit. Jadi teknik-teknik sistem untuk analisis
pemanfaatakan sumber daya dapat digunakan baik oleh auditor maupun ahli system.
Teknik-teknik Analisa Keputusan
- Tabel Pencabangan dan Keputusan : tabel ini terutama digunakan oleh para ahli
pengembangan sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam program
komputer cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus
keputusan.
- Tabel percabangan : teknik tabular yang digunakan untuk menyajikan fungsi keputusan.
Tabel percabangan digambarkan dengan “Go to” (menuju ke) yang memuat referensi
penghubung (simbol penghubung) atau garis aliran tunggal yang keluar kesimbol lain.
 - Tabel keputusan : digunakan untuk menunjang atau menggantikan penyajian bagan arus
jika terdapat banyak jalur keputusan alternatif. Tabel keputusan menggambarkan tabulasi
dari proses pengambilan keputusan. Seperti tabel percabangan tetapi lebih komplek,
karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak. Tabel keputusan dibuat
dengan premis IF – THEN (JIKA-MAKA).
- Metode-metode Matriks
Metode-metode matrik digunakan oleh auditor maupun ahli sistem. Contoh teknik
matrik : tabel keputusan, kertas kerja (worksheet, spreadsheet).

Hakekat Pengembangan Sistem

Istilah sistem informasi akuntansi mencakup kegiatan pengembangan sistem, menurut sudut
pandang akuntan dan auditor, dilakukan secara profesional. Para Akuntan dapat melakukan
kegiatan pengembangan sistem, baik secara intern untuk perusahaan mereka, ataupun secara
ekstern sebagai konsultan. Kegiatan pengembangan sistem sering kali menjadi perhatian auditor
intern dan ekstern pada saat mereka menelaah pengendalian sistem informasi sebagai bagian dari
tugas audit.
Hakekat Pengembangan sistem terdiri tiga fase umum : analis sistem, perancangan sistem
dan implementasi sistem.
Analisa sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi masalah sistem. Tujuan umum analisis
sistem dapat diikhtisarkan sebagai berikut :
- Untuk memperbaiki kualitas informasi
- Untuk memperbaiki pengendalian intern
- Untuk meminimalkan biaya yang berkaitan
Perancangan sistem adalah proses memspesialisasi rincian solusi yang dipilih oleh proses
analisis sistem. Perancangan sistem termasuk evalusi efektifitas dan efisiensi relatif perancangan
sistem dalam lingkup kebutuhan keseluruhan sistem.
Implementasi sistem dalah proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-
metode baru atau revisi ke dalam operasi. Implementasi mencakup pengujian solusi sebelum
implementasi, pendokumentasi solusi, dan peninjauan sistem pada saat operasi permulaan untuk
menverifikasi bahwa fungsi-fungsi sistem sesuai dengan spesifikasi perancangan.

Konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle—SDLC)

SDLC mempunyai implikasi bahwa setiap proyek pengembangan sistem harus dibagi dalam
tahap-tahap berbeda dengan titik pengendalian manajemen yang formal diletakkan diantara
tahap-tahap. Perubahan terhadap sistem informasi akuntansi dapat berupa perubahan kecil atau
maupun perubahan menyeluruh sekaligus pembuatan sistem baru. Seberapapun besarnya
perubahan terhadap sebuah sistem, upaya perbaikan yang dilakukan tetap melalui sebuah proses
yang sama yang disebut siklus hidup pengembangan sistem. Setiap proyek pengembagan sistem
akan melalui tahap-tahap SDLC pada umumnya relatif sama : perencanaan dan analisis
sistem; desain sistem; implementasi sistem.

Pengguna Teknik-teknik Sistem

Pengguna teknik-teknik sistem : audit intern dan ekstern, para personal sistem dan
pengembangan sistem informasi, akuntan yang melakukan pembuatan sistem baik secara intern
bagi perusahaan maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
A. Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam Auditing
Penugasan auditing ada dua komponen dasar :
1. Audit intern : bertujuan menetapkan tingkat struktur pengendalian intern - diperlukan
beberapa pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan untuk melihat eksistensi, efektifitas,
dan kontinuitas, operasi pengendalian intern yang andal di dalam organisasi.
2. Audit ekstern: audit laporan keuangan - meliputi pengujian substantif. Pengujian substantif
adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil atas laporan keuangan,
berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern secara berkala.

B. Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem umumnya terdiri tiga fase : analis sistem, perancangan sistem,
implementasi sistem. Biasanya ini melibatkan Analis sistem, Perancang sistem dan Porgramer.
Pengguna teknik-teknik sistem dapat diikhtisarkan sebagai berikut :

Teknik Sistem Pengguna Teknk Sistem

Flowchart analitik
Flowchart blok
Tabel percabangan
Data arus diagram
Tabel keputusan
Flowchart dokumen
Flowchart
Diagram distribusi formulir
Diagram HIPO
Diagram IPO
Diagram arus data logik
Flowchart program
Flowchart sistem
Pengukuran kerja
Analisis distribusi kerja
Auditor Analis sistem
- Perancang sistem, programer
- Perancang sistem, programer
- Analis sistem, perancang sistem
- Perancang sistem, Programer
Auditor Analis sistem
Auditor Analis sistem, perancang sistem, programer
Auditor Analis sistem, perancang sistem
- Analis sistem, perancang sistem
- Analis sistem, perancang sistem
- Analis sistem, perancang sistem
- Perencang sistem, programer
Auditor Analis sistem, perancang sistem
- Analis sistem, perancang sistem
Auditor Analis sistem, perancang sistem

Tabel 3. 2 Pengguna Utama Teknik Sistem