PENGEMBANGAN SISTEM DAN

TEKNIK DOKUMENTASI

MAR’A ELTHAF ILAHIYAH S.E.,M.A

 Pendahuluan
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir
(flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya
yang menjelaskan bagaimana sistem bekerja.
Deskriptif naratif sistem: penjelasan tiap tahap
mengenai komponen dan interaksi sistem
Dalam bab ini akan dibahas mengenai:
1. Diagram arus data
2. Bagan alir (flowchart) dokumen
3. Bagan alir (flowchart) sistem
4. Bagan alir program
 Diagram Arus Data
Diagram arus data (data flow diagram-DFD)
mendeskripsikan arus data dalam sebuah
organisasi untuk mendokumentasikan
sistem yang sudah ada dan merencanakan
sistem yang baru.
Elemen-elemen dalam DFD :
1. Sumber dan tujuan data
2. Arus data
3. Proses tranformasi
4. Penyimpanan data
lanjutan

Sumber dan tujuan data dalam DFD mewakili suatu

organisasi atau individu yang mengirim atau
menerima data yang dihasilkan sistem.
Arus data mewakili arus data antara
pemrosesan, penyimpanan serta sumber dan
tujuan data.
Arus data dapat terdiri dari satu atau lebih
bagian data.
Proses mewakili transformasi data.
Penyimpanan data adalah tempat menyimpan data
baik secara permanen maupun temporer. DFD
tidak memperlihatkan media penyimpanan
secara fisik (seperti disk dan kertas) tetapi
bersifat deskriptif.
Basic DFD Symbols
 Elemen-elemen
Dasar Diagram Penyimpanan
Data
Arus data

Arus Arus
Arus
Sumber Proses Proses Tujua
data data
Data data
(C) (F) n
B D I Data
(A)
(K)
Arus

Data
(E)

Tujua
n
Data
(J)
 Menggambar DFD
Terdapat beberapa tahapan yaitu :
1. Memahami sistemnya
2. Mengabaikan aspek tertentu dalam sistem tsb misalnya
proses pengendalian dan kegiatan pengendalian
3. Menetapkan batasan sistem
4. Mengembangkan diagram konteks (context diagram)
5. Mengidentifikasi seluruh arus data yang masuk/keluar dari
batasan sistem termasuk asal data dan susunan akhirnya.
6. Mengelompokkan arus data mana yang terdiri dari satu
atau
lebih bagian data
7. Mengidentifikasi proses transformasi
8. Mengelompokkan proses transformasi
9. Mengidentifikasi seluruh file atau penyimpanan data
10. Mengidentifikasi seluruh sumber dan tujuan data
11. Memberi nama seluruh elemen DFD
12. Membagi DFD dalam subdivisi
13. Memberi nomor urut pada setiap proses
14. Mengulangi prosesnya
15. Menyiapkan kopi akhir
 Membagi DFD Kedalam Subdivisi
DFD dibagi kedalam subdivisi hingga ke tingkat
yanng rendah bertujuan untuk menyediakan
peningkatan jumlah rincian dan informasi
mengenai arus data yang lebih rinci termasuk
bagian-bagian yang terlibat didalamnya.
Tingkatan dfd yang paling tinggi dinamakan
diagram konteks yaitu diagram yang
memberikan deskripsi secara ringkas dan
umum.
Diagram konteks menunjukkan sistem
pemrosesan data dan entitas eksternal yang
merupakan sumber serta tujuan dari input dan
output sistem.
CONTEXT DIAGRAM
DFD Level 0 atau Diagram
Konteks
Contoh soal
Latihan 1
Latihan 2

1.Buatlah DFD secara sederhana

tentang proses produksi
2.Buatlah 1 proses DFD dalam
transaksi akuntansi berbasis SIA!
 Bagan Alir (Flow Chart)
Bagan alir:
Tehnik analisis yang dipergunakan untuk
mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem
informasi secara jelas, ringkas dan logis.
Bagan alir menggunakan simbol-simbol untuk
mendeskripsikan prosedur pemrosesan
tansaksi yang digunakan perusahaan dan arus
data yang melalui sistem.
Simbol-simbol dibagi menjadi 4 kategori yaitu:
1. Simbol masukan/keluaran (input dan output)
2. Simbol pemrosesan
3. Simbol penyimpanan
4. Simbol arus dan lain-lain
lanjutan

Simbol masukan/keluaran mewakili alat atau media

yang memberikan input untuk atau mencatat
output dari suatu pemrosesan.
Simbol pemrosesan menunjukkan jenis alat
yang digunakan untuk memproses data
Simbol penyimpanan mewakili alat yang digunakan
untuk menyimpan data
Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan
barang, suatu awal atau akhir dari bagan alir,
waktu keputusan dibuat dan waktu untuk
menamgah catatan penjelasan dalam bagan alir.
Bagan Alir terdiri dari tiga macam yaitu :
1. Bagan alir dokumen
2. Bagan alir sistem
3. Bagan alir program.
 Standard Flowchart Symbols
INPUTS PROCESSING OUTPUT DATA STORES CONNECTORS

COMPUTER CRT
DOCUMENTS DISPLA START/STOP
PROCESS DISK
Y

GENERAL
MANUAL MANUAL
PROCESS TAP ON-PAGE
PURPOSE CONNECTOR
KEYING E
INPUT-
OUTPUT
Termina AUXILIARY Pita
l Atau PAPER
OFF-PAGE
transmisi CONNECTOR
PC OPERATIO
N

Offline
process Arus dokumen

MISCELLANEOUS FILING SEQUENCE:

A=
ALPHABETICAL
C = CHRONOLOGICAL
GOODS; I.e. inventory N = NUMERICAL
ANNOTATIONS
shipment TEL
BATC EC
H OM
TOTAL MU arus data
 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen mendeskripsikan arus
dokumen dan informasi diantara bidang
tanggung jawab dalam suatu organisasi
yang berguna untuk menganalisis
kecukupan prosedur pengendalian
didalam suatu sistem, seperti pemeriksaan
internal dan pemisahan fungsi
Bagan alir pengendalian internal :
mendeskripsikan dan mengevaluasi
pengendalian internal.
Contoh Bagan alir dokumen
Contoh Bagan alir dokumen siklus penjualan
Latihan 3
 Contoh Soal 2
PT.X adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
makanan ringan (snack). Salah satu pemasok utama yaitu PT.
A melakukan penagihan utang yang dilakukan pada
departemen akuntansi.Departemen akuntansi memiliki tugas
untuk menerima tagihan dari pemasok dan mencocokkan
tagihan kepada dokumen permintaan barang sehingga
tagihan dapat diotorasi departemen keuangan. Departemen
keuangan memiliki tugas dalam membuat perintah
pembayaran serta meneruskan dokumen perintah
pembayaran kepada bagian bendahara. Departemen
bendahara memiliki fungsi membayar tagihan dan
memberikan bukti pembayaran kepada pemasok.
Gambarlah flowchart sesuai dengan kondisi tersebut!
 Latihan 4
Penggajian adalah suatu transaksi dimana perusahaan memberikan imbalan kepada karyawan
atau pegawai sesuai dengan pekerjaan yang telah diberikan pegawai kepada perusahaan,
biasanya gaji diberikan kepada pegawai dalam periode tertentu (1 bulan sekali).

Berikut deskripsi tugas setiap departemen terkait:

1. Personalia
Membuat daftar absensi karyawan
Membuat daftar lembur karyawan
2. Keuangan
·         Membuat Slip Gaji
·         Membuat Cek
·         Membuat Laporan keuangan
3. Bank
·         Menerima Cek
·         Mencairkan Cek
4. Pimpinan
Menerima laporan penggajian dari bagian Keuangan
Mengecek laporan penggajian
Menandatangani cek
5. Karyawan
Menerima slip penggajian

BUATLAH FLOWCHART SIKLUS PENGGAJIAN BERDASARKAN JOB DES diatas

 Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir
Program
Bagan alir sistem menunjukkan hubungan antara
input, pemrosesan dan output dari Sistem
Informasi Akuntansi (SIA)
Bagan alir program menunjukkan urutan proses
logis yang dilaksanakan oleh komputer
dalam menjalankan sebuah program.
Hubungan antara bagan alir sistem dan program
adalah bagan alir program medeskripsikan
secara logis sebuah proses yang diperlihatkan
dalam sebuah bagan alir sistem.
 Edit data penjualan Ringkas data
Terminal penj
Dan cetak tanda Data penjualan Penjualan dan cetak
Terima pelanggan Nilai total batch

Input data
penjualan File transaksi
Nilai total
Penjualan harian
batch
Tanda terima
pelanggan

Perbarui Bandingkan
Database Dan
rekonsiliasi

Nilai total batch

Database Database
Piutang Database Penjualan/
usaha Buku besar
Persediaan pemasaran

Bagan Alir Sistem pemrosesan

Sistem pertanyaan

Pemrosesan Status
Penjualan Rekening
Status
persediaan
Analisis
penjualan
pelanggan
 Bagan Alir Program Input data

Input
Apakah Tidak
Kondisi
dipenuhi

Ya Bagan
Tempat
Proses Laksanakan
Alir
Penyim perhitngan Sistem
panan

Output Perbarui

catatan
 Diagram Proses Bisnis
menggambarkan proses bisnis dan urutan bisnis.
Dipakai dalam bisnis modelling untuk menunjukan
urutan aktivitas proses bisnis.
Contoh alur pendaftaran koperasi
Contoh alur pemesanan secara
sederhana
1. Buatlah satu contoh proses diagram aktivitas di
stiesia (gambarkan dan jelaskan prosesnya)
 LATIHAN EVALUASI AKHIR BAB
2
1. Identifikasi elemen-elemen DAD pada narasi
berikut: pelanggan membeli beberapa barang dari
toko bahan makanan lokal. Jill, petugas penjualan
memasukkan transaksi dalam register kas dan
mengambil uang pelanggan. Pada saat penutupan
Jill memberikan kas dan pita register kepada
manajernya.
2. Bandingkan pedoman untuk mempersiapkan
bagan alir, DPB dan DAD! Apa prinsip dan batasan
umum untuk semua teknik pendokumentasian
tersebut?