BAB 3

Sistem Teknik
Dokumentasi
PENDAHULUAN

Dokumentasi (documentation): narasi, bagan alir, diagram, dan bahan tertulis

lainnya yang menjelaskan cara sistem bekerja.

Deskripsi naratif (narrative description): penjelasan tertulis, langkah demi

langkah dari komponen-komponen sistem dan interaksi dari semua itu.

Alat dokumentasi sangat penting dalam level berikut ini:

 Level minimum, harus membaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem
bekerja.
 Mengevaluasi dokumentasi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan
pengendalian internal,  dan merekomendasikan peningkatan.
 Mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara beroperasi dari sistem
yang sudah ada atau diajukan.
Bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut:

Diagram arus data (DAD), deskripsi grafis sumber data,

arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan
tujuan data.

Bagan alir, yang merupakan deskripsi grafis system.

Beberapa jenis bagan alir 
bagan alir dokumen,
bagan alir system,
bagan alir program

Diagram Proses Bisnis, merupakan deskripsi grafis dan

proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.
DIAGRAM ARUS DATA

 Diagram arus data (DAD-data flow diagram): penjelasan grafis dari arus data dalam
organisasi, meliputi sumber/tujun, data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan
data.

 Sumber data (dara source): entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang
dimasukan ke dalam system.

 Tujuan data (data destination): entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh system.

 Arus data (data flow): pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan
tujuan.

 Proses (process): tindakan yang mentransfromasikan data ke dalam data atau informasi
lain.

 Penyimpanan data (data store): tempat atau media penyimpanan data sistem.
 Simbol Diagram Arus Data
Simbol Nama Penjelasan
Sumber dan Tujuan Data Orang dan organisasi yang mengirim data
  ke dan menerima data dari sistem yang
 
diwakili oleh kotak persegi. Tujuan data juga
 
disebut sebagai data sinks.
  Arus Data Arus data ke dalam atau keluar proses
  disajikan oleh garis lengkung atau garis
  lurus dengan panah.
 
  Proses-proses Proses yang mentransformasikan data dari
  Transformasi input ke output diwakili oleh lingkaran.
  Sering kali disebut sebagai gelembung
  (bubbles).
  Penyimpanan Data Penyimpanan data diwakili oleh dua garis
  horizontal.
 
 
  Pengendalian Internal Pengendalian internal. Pegendalian internal
  diberi nomor dan dijelaskan dalam tabel
  pendamping.
 
 Berikut elemen-elemen diagram arus data dasar:

Sumber
Tujuan
data
Data
(A)
(K)

Tujuan
Data
(J)
Berikut diagram arus data dari proses pembayaran pelanggan: 

Pelanggan Manajer
(A) Kredit
(K)

Bank
 Berikut pembagian pembayaran dan penerimaan pelanggan:

1,0
Pelanggan Proses
(A) Pembayaran
(C)
 Subpembagian DAD
Berikut diagram konteks untuk pemrosesan
penggajian S&S:

Badan
Diagram konteks (context Pemerintah
diagram):
 level DAD tertinggi. Tinjauan Departemen
level ringkasan sistem,
Karyawan
menggambarkan sistem Sistem
Pemrosesan
pengolahan data dan entitas yang Penggajian

merupakan sumber dan tujuan

Sumber
sistem input dan output . Daya Bank
Manusia

Manajemen
Lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut:

 Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).

 Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, keenam).

 Membuat laporan manajemen (paragraf ketiga).

 Membayar pajak (paragraf keempat).

 Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).

Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam tabel
berikut ini:
 Beberapa pedoman untuk menggambarkan DAD adalah:

 Memahami sistem.  Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan

data.
 Mengabaikan aspek tertentu dari sistem.
 Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan
 Menentukan batasan sistem. data.

 Mengembangkan diagram konteks.  Memberi nama semua elemen DAD.

 Mengidentifikasi arus data.  Membagi (subbagian) DAD.

 Mengelompokkan arus data.  Berikan nomor yang berurutan pada setiap

proses.
 Mengidentifikasi proses transformasi.
 Menyempurnakan DAD.
 Mengelompokkan proses transformasi.
 Mempersiapkan salinan akhir.
Contoh gambar DAD: DAD Level 0 untuk pemrosesan penggajian S&S

Sumber Karyawan
Daya
Manusia Departemen

2,0
Memba
yar
1.0 Memper
Karyawan
Bank
barui File
Karyawan/
Penggajian

File
Karyawan/
5,0
Penggajian
Memper
barui
Buku
Besar

3,0 Memper 4,0

siapkan Membayar
Laporan Pajak Buku Besar
Laporan
Penggajian Laporan Pajak dan
Pembayaran

Badan
Manajemen
Pemerintah
Contoh gambar DAD:

DAD Level 1 untuk proses 2,0 pada pemrosesan penggajian S&S

Tabel Tarif Pajak

Kartu Waktu

Karyawan
2.1
Memproses
Penggajian

2.2
Mempersiap
kan
Pengeluaran
File KAs
Karyawan/Penggajian Bank
Bagan Alir
Bagan alir (flowchart):
Adalah teknik analitis bergambar yang
digunakan untuk menjelaskan
beberapa aspek dari sistem informasi
secara jelas, ringkas, dan logis.
Bagan alir menggunakan seperangkat
simbol standar untuk menjelaskan
gambaran prosedur pemrosesan
transaksi yang digunakan oleh
perusahaan dan arus data melalui
sistem.
Simbol-simbol bagan alir, diantaranya:
Simbol arus dan lain-lain menunjukan
arus data, dimana bagan alir dimulai
Simbol pemrosesan
dan berakhir, keputusan dibuat, dan
menunjukan pengolahan data, baik secara
cara menambah catatan penjelas untuk
elektronik atau dengan tangan.
bagan alir.

Simbol input/output Simbol penyimpanan

menunjukan input ke menunjukan tempat data
atau output dari dismpan
system.
 Simbol Bagan Alir Secara Umum

Simbol Nama Penjelasan

 Simbol Input/Output
 

 
Dokumen Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.
 

Diilustrasikan dengan melebihi simbol dokumen dan

  Berbagai salinan
mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di sudut
  dokumen kertas
kanan atas.

Informasi ditampilkan oleh alat ouput elektronik seperti

Output elektronik
terminal, mnitor, atau layar.

 
  Alat entri data elektronik seperti komputer, terminal, tablet,
Entri data elektronik
  atau telepon.

  Alat input dan output Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama
elektronik untuk menunjukkan alat yang digunakan untuk keduanya.
 Simbol Bagan Alir Secara Umum
Simbol Nama Penjelasan
Simbol Pemrosesan

  Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh komputer; biasanya

Pemrosesan komputer
  menghasilkan perubahan dalam data atau informasi.

 
Operasi manual Operasi pemrosesan yang dilakukan secara manual.
 

Simbol Penyimpanan
 
 
 
Database Data yang disimpan secara elektronik dalam database.

Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang

Pita magnetis
merupakan media penyimpanan backup yang populer.

 
  N File dokumen kertas; huruf mengindikasikan file urutan
  File dokumen kertas pemesanan, N = secara numerik, A = secara alfabet, D =
berdasarkan tanggal.

Jurnal/buku besar Jurnal atau buku besar akuntansi berbasis kertas.

 Simbol Bagan Alir Secara Umum
Simbol Nama Penjelasan
Simbol Arus dan Lain-lain    
 
Arus dokumen atau Mengarahkan arus pemrosesan atau dokumen; arus normal ke
pemrosesan bawah dan ke kanan.
 
Transaksi data dari satu lokasi geografis ke lokasilainnya garis
Hubungan komunikasi
komunikasi.

 
Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama
Konektor dalam-halaman
penggunaannya menghindar garis yang melintasi halaman.

 
Konektor luar-halaman Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.

 
Awal, akhir, atau tidak interupsi dalam proses; juga digunakan untuk
Terminal
mengindikasikan pihak luar.

 
Keputusan Langkah pembuatan keputusan.

 
Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjelasan sebagai
Anotasi (Catatan tambahan)
klarifikasi.
 JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen Bagan alir pengendalian

internal (internal Bagan alir system
(document flowchart):
control flowchart): (system flowchart):
mengilustrasikan arus
digunakan untuk menggambarkan
dokumen dan data
menjelaskan, hubungan antar-input,
antar-area
menganalisis, dan pemrosesan,
pertanggungjawaban
mengevaluasi penyimpanan, dan
dalam organisasi.
pengendalian internal, output sistem.
termasuk
mengidentifikasi
kekuatan, kelemahan, dan
ketidakefisienan sistem.
Berikut dokumen bagan alir pemrosesan penggajian di S&S:
Berikut dokumen bagan alir pemrosesan penggajian di S&S:
Beberapa pedoman untuk mempersiapkan bagan alir adalah:

Memahami system

Secara jelas memberi label Mengidentifikasi entitas untuk

semua symbol dibuat bagan alir

Mengelola bagan alir

Konektor halaman Gambar sketsa kasar

dalam bagan alir

Gambarlah salinan final bagan alir

BAGAN ALIR PROGRAM
Bagan Alir Program

Memasukkan data
dan Mengedit
Data Input
Bagan alir program Bagan Alir Sistem
(program flowchart):
mengilustrasikan urutan Input
operasi logis yang dilakukan Jika
suatu Tidak
oleh komputer dalam kondisi
dipenuhi
mengeksekusi program.
Penyim Proses
panan Ya

Melakukan
Berikut ini hubungan kalkulasi dan
antara bagan alir Output
memperbarui
Catatan
sistem dan program:

Database
yang
diperbarui
 DIAGRAM PROSES BISNIS

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis:

Diagram proses bisnis (DPB-
a. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis
business process diagram)
b. Mengabaikan komponen-komponen tertentu

Cara visual untuk menjelaskan c. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan

langkah-langkah atau aktivitas
yang berbeda dalam proses d. Mengelola bagan alir
bisnis.
e. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram

f. Menggambarkan sketsa kasar DPB

g. Menggambarkan salinan final DPB

 Simbol-simbol diagram proses bisnis yaitu:

Simbol Nama Penjelasan

Mulai atau permulaan proses diwakili oleh linkaran
 
 
Mulai kecil.

Akhir proses direpresentasikan oleh lingkaran kecil

 
 
Akhir bergaris tebal.

Aktivitas dalam proses diwakili oleh persegi yang

  Aktivitas dalam
  sisinya tumpul. Penjelasan aktivitas ditempatkan
proses
dalam persegi.
Keputusan yang dibuat selama proses diwakili oleh
Keputusan sebuah wajik. Penjelasan keputusan ditempatkan di
dalam simbol.
  Arus data atau informasi yang ditunjukkan oleh
 
panah.
  Arus
Informasi yang membantu menjelaskan proses bisnis
yang dimasukkan dalam DPB dan, jika dibutuhkan,
Informasi anotasi panah yang tebal digambarkan daripenjelasan
 
simbol.
Berikut diagram proses bisnis pemrosesan penggajian S&S:
Thank You