Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi:

DFD

Deskripsi Materi:
• Konsep dasar teknik dokumentasi
• Konsep dasar DFD
• Simbol-simbol DFD
• Batasan-batasan DFD
• Levelisasi DFD
Pendahuluan
 Dokumentasi mencakup siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa, dan bagaimana:
 Memasukkan data (Data entry)
 Memproses data (Processing)
 Penyimpanan data (Storage)
 Output informasi (Information output)
 Pengendalian sistem (System controls)
Pendahuluan
 Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi?
 Pada tingkat minimum, mereka membaca dokumentasi
untuk memahami bagaimana kerja sistem
 Untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari
pengendalian internal
 Untuk menentukan apakah sistem yang diajukan sesuai
dengan kebutuhan pengguna
 dll
Pendahuluan
- Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat
dokumentasi yang sering digunakan, yaitu:
Data flow diagrams

• Menggambarkan secara grafis

aliran (sumber-tujuan) data
dalam suatu organisasi. DFD
menunjukkan :
• Dari mana data tersebut berasal
• Bagaimana aliran datanya
• Proses yang merubah data tersebut
• Kemana data tersebut setelah
diproses
Pendahuluan
- Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat
dokumentasi yang sering digunakan, yaitu:
 Data flow diagrams
 Flowcharts
• Teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan
aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas,
ringkas, dan logis.
• Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:
• Document flowcharts menggambarkan aliran dokumen
dan
informasi antara departemen-departemen atau unit-unit.
• System menggambarkan hubungan antara input,
pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi
• Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian
secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan
Pendahuluan
 Alat-alat dokumentasi ini membantu akuntan dengan
cara:
 Mengorganisir sistem yang kompleks kedalam suatu
formulir yang dapat dibaca dengan mudah
 Membantu anggota baru untuk memahami sistem yang
sudah ada
Pendahuluan
 Data flow diagram fokus pada
aliran logis dari data
 Flowcharts, lebih menekankan
pada detail fisik
DATA FLOW DIAGRAMS
 A data flow diagram (DFD) menggambarkan secara
grafis aliran data dalam suatu organisasi.
Digunakan untuk :
 Mendokumentasikan sistem yang sudah ada
 Merencanakan dan mendesain sistem baru
 DFD terdiri dari 4 elemen dasar, yaitu:
• Sumber dan tujuan data
• Arus data
• Proses transformasi
• Penyimpanan data
 Contoh DFD:
Accounts
Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
Customer Process
data
Update Credit
Information
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
Simbol DFD
DFD: Sumber & Tujuan Data
• Diwakili oleh bujur sangkar
• Dapat berupa orang, organisasi atau unit-unit dalam
organisasi yang mengirimkan data atau menerima
data yang digunakan atau dihasilkan oleh suatu
sistem
• Tujuan data disebut juga sebagai kotak
penampungan data (data sink)
• bank,
Biasanya menggunakan
manajer kredit, kata benda, misal:
pelanggan,
dll
Customer
DFD: Arus Data
• Diwakili oleh tanda panah
• Menggunakan kata benda
• Mewakili arus data antara pemprosesan,
penyimpanan, serta sumber dan tujuan data
• Arus data dapat pula digunakan untuk pembuatan,
pembacaan, penghapusan, atau pembaruan data
dalam suatu file atau database (penyimpanan data)
• Anak panah arus data harus diberi nama untuk
menunjukkan jenis data yang lewat. Jadi pembaca
mengetahui dengan tepat informasi apa yang
mengalir
DFD: Arus Data
 Jika arus data terjadi dua arah, maka digunnakan
tanda panah kedua arah

Update
General
Ledger
Receiv-
ables
DFD: Arus Data
 Jika dua elemen data terjadi secara bersamaan, misal
slip pembayaran dan tanda terima uang kas dalam
proses pembayaran, maka cukup digunakan satu
simbol arus data.

Cash Rec’d & Remittance Slip Process

Customer
Payment
DFD: Arus Data
 Sedangkan apabila elemen-elemen data tersebut tidak
terjadi secara bersamaan, misal pertanyaan pelanggan
tentang proses pembayaran mereka dan
pembayarannya, maka digunakan dua alur data.

Customer Inquiry Process

Customer
Customer Payment
Payment
DFD: Proses Transformasi
• Disimbolkan dengan lingkaran
• Mewakilkan transformasi data
• Harus diberi nomor dan nama dengan menggunakan
kata kerja, misal: proses pembayaran, proses penggajian,
dll

1.0

Process
Payment
DFD: Penyimpanan Data
• Merupakan tempat penyimpanan data yang diwakili oleh dua
garis horisontal
• Menggunakan kata benda, misal: buku besar, file
karyawan/penggajian, file piutang dagang
• Aliran data keluar dari data store berarti
mendapatkan kembali
informasi (retrieve)
• Aliran data keluar dari data store berarti memasukkan
atau memperbarui data
• Dapat berupa suatu file atau suatu sistem, database dari
suatu
komputer, suatu arsip/dokumen, suatu agenda/buku`
Account Receivable
Batasan-batasan Umum DFD:
1.Seluruh proses harus memiliki nama yang unik
yang dapat membedakan antara elemen yang satu
dengan yang lainnya
2.Input dari suatu proses harus berbeda dengan
output yang dihasilkan
3.Suatu DFD sebaiknya tidak lebih dari 7 proses
 Batasan: Proses
4) Setiap proses tidak mungkin Incorrect
hanya memiliki output saja
(yang dapat memiliki
output saja hanyalah Correct
sumber data)

5) Setiap proses tidak mungkin Incorrect

hanya memiliki input saja
(yang dapat memiliki input
saja hanyalah tujuan data) Correct
6) Proses diberi nama dengan Edit
kata kerja (verb)
 Batasan: Data Stores
7) Data tidak dapat berpindah Incorrect
langsung dari data store yang
satu ke data store lainnya. Correct
Akan tetapi harus melalui
suatu proses terlebih dahulu.

8)Data dari data source tidak Incorrect

dapat langsung disimpan
dalam data store, akan
tetapi harus melalui suatu Correct
proses terlebih dahulu baru
kemudian dapat disimpan
dalam data store
Batasan: Data Stores
9)Data dalam data store Incorrect
tidak dapat mengalir
secara langsung ke
Correct
data destination

10) Data store diberi

nama dengan CUSTOMER
menggunakan kata
benda
 Batasan: Source/Sink

11) Data tidak dapat berpindah Incorrect

secara langsung dari
sumber data ke tujuan
data. Akan tetapi harus
melalui suatu proses Correct
terlebih dahulu Customer

12) Sumber atau tujuan data diberi nama

dengan menggunakan kata benda.
Batasan: Data Flow

13) Suatu data flow yang Incorrect

A
bercabang menggambarkan
aliran data yang sama (misal B
beberapa lembar copy dari Correct
invoice) yang berasal dari A
lokasi yang sama menuju ke A
proses, data store, atau tujuan
data yang berbeda.
Batasan: Data Flow
14) Alur data menuju data store berarti
memperbarui data (menghapus,
menambah, atau merubah)
15) Alur data dari data store berarti
menggunakan data
16) Alur data menggunakan kata benda dan
dapat terdiri lebih dari 2 label selama data
tersebut terjadi secara bersamaan.
Levelisasi DFD
- DFD dapat dibagi dalam suatu tingkatan-
tingkatan untuk memudahkan dalam mengelola
kompleksitas dari masing-masing tingkatan-
tingkatan tersebut
- Tingktan yang paling awal disebut sebagai
tingkatan konteks (context diagram) dan
merupakan tingkatan yang paling tidak
detail
Levelisasi DFD
- Tingkatan-tingkatan berikutnya (level 0, 1, 2, dst)
membagi satu proses dari diagram sebelumnya menjadi
diagram baru yang lebih detail
- Setiap tingkatan harus dijaga keseimbangannya.
Dalam artian alur masuk dan keluar dari
sumber/tujuan data haruslah sama dari level yang
satu ke level lainnya
Subdividing the DFD
CONTEXT LEVEL
- Merupakan level tertinggi/paling atas dalam DFD
- Memberikan pandangan secara ringkas
kepada pembaca atas suatu sistem
- Diagram tersebut menggambarkan hubungan
antara sistem pemprosesan data dan entitas
eksternal (sumber & tujuan data)
- Tidak menggambarkan hubungan antar
terminator dan data store.
- Simbol proses diberi nomor “0”
CONTEXT DIAGRAM

DAPUR
PELANGGAN

0
Data Pesanan Pelanggan
SISTEM Data Pesanan Makanan
PEMESANAN
MAKANAN
Data Penerimaan Pembayaran

Laporan
Manajemen

MANAJER
RESTAURAN
LEVEL 0 DFD
- Diagram level 0 merupakan proyeksi proses-proses yang
terdapat dalam diagram konteks.
- Pada diagram level 0, eksternal entity ditulis ulang,
proses-proses yang ada dijabarkan menjadi
beberapa sub-proses, data store mulai ditampilkan
- Diagram level 0 ini harus “seimbang” dengan diagram
konteks. Artinya keduanya harus memiliki ekternal
entity yang sama. Dan aliran data dari dan ke ekternal
entity tersebut juga harus sama.
 DFD Balance DAPUR
PELANGGAN

Data Pesanan Pelanggan 1.0 Data Pesanan Makanan

Proses
Pengolahan
Data Penerimaan Pembayaran Pesanan
Pelanggan 3.0
2.0
Proses
Proses
Update
Update
Persediaan
Data Data
Barang Barang Persediaan
Formatted
Terjua Terjual Inventory Data
l Database
Database Formatted Persediaan
Barang Terjual
Goods
Data Harian
Sold Data
Data Harian Jumlah 4.0
Jumlah Persediaan
Barang Terjual Proses
Pembuatan
Laporan

Laporan
Manajemen

MANAJER
RESTAURA
LEVEL 1 DFD
- Diagram level 1 merupakan proyeksi dari proses
yang terdapat di level 0
- Diagram level 1 menunjukkan semua proses
yang terdapat dalam suatu proses pada level 0
- Menunjukkan bagaimana informasi
bergerak/mengalir dari dan ke masing-masing
proses
- Diagram level 1 tidak perlu selalu ada pada
saeluruh proses di level 0
- Pada diagram level 1 kita tidak perlu mengulang
penulisan entitas eksternal. Data store juga
boleh tidak diulang penulisannya
 Level 1 Diagram
Proses 1 pada Sub Proses 1
Diagram Level 0 dari Level 1 Diagram

1.1 1.3
Process Transfor
Customer Order Customer m Order Food Order
Customer Order to
Order
Kitchen Inventory
Format 1.5 Data
Customer Order
Customer Generate
Order Customer Order Inventory
Decrements

1.4
1.2 Generate
Generate Good Sold
Increments Goods Sold Data
Customer
Receipt
Receipt

NOTE HOW WE HAVE THE SAME INPUTS

AND OUTPUTS AS THE ORIGINAL PROCESS
SHOWN IN THE LEVEL 0 DIAGRAM
Contoh: (h.192)
 Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir
pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis:
kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak,
Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai.
Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian
penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau
memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan
kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai
disimpan secara alfabetis.

Merupakaan aktivitas diluar sistem penggajian. Sehingga tidak

dimasukkan ke dalam DFD
Contoh: (h.192)
 Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir
pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis:
kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak,
Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai.
Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian
penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau
memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan
kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai
disimpan secara alfabetis.

Terdapat dua aliran data (data flow) menuju ke proses

penggajian (formulir pegawai baru & formulir perubahan
pegawai). Sumber aliran datanya adalah Departemen SDM.
DATA FLOW DIAGRAMS
Data Inputs Processes Data Outputs
formulir pegawai baru &
formulir perubahan
pegawai (dari Dept. SDM)
Contoh: (h.192)
 Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir
pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis:
kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak,
Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai.
Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian
penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau
memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian.
Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan
pegawai disimpan secara alfabetis.

Merupakan suatu proses (memperbarui catatan pegawai)

dengan data outflow menuju ke penyimpanan data (data store)
yaitu file pegawai/penggajian
DATA FLOW DIAGRAMS
Data Inputs Processes Data Outputs
formulir pegawai baru & Memperbarui data File pegawai/penggajian
formulir perubahan yang sudah diperbarui
pegawai (dari Dept. SDM)
Contoh: (h.192)
 Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir
pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis:
kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak,
Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai.
Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian
penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau
memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan
kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai
disimpan secara alfabetis/berdasarkan abjad.

Merupakan informasi bagaimana data secara fisik disimpan.

Informasi seperti ini digunakan dalam flowchart.
DATA FLOW DIAGRAMS
Depart-
ments Employees
Employee
Data pegawai Time
Depart. baru paychecks
SDM cards
1.0
2.0
Update Pay Payroll
Data perubahan File peg./ Employ- check
penggajian Bank
pegawai ees

Payroll
disburse-
3.0 ment 5.0
Prepare File pegawai/ Update
data
penggajian Gen.
Reports Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher

report 4.0 General

Pay
Taxe Tax report Ledger
Manage- &
ment s Govt.
payment
Agencies