Pengembangan Sistem dan

Teknik Dokumentasi
 Siklus Transaksi
 5 Siklus Transaksi:
 Pendapatan
 Pengeluaran
 Penggajian SDM
 Produksi
 Keuangan

Lima siklus transaksi ini saling

berhubungan dan bertalian dengan
buku besar dan sistem pelaporan
 Siklus Keuangan

Siklus
Siklus SDM
Pengeluaran

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Siklus Produksi

Siklus Pendapatan
 Pemrosesan Transaksi
 Siklus Pemrosesan data terdiri dari
empat langkah, yaitu:
 Input data
 Penyimpanan data
 Pemrosesan data
 Output informasi
 Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus
Dikumpulkan Datanya

Perilaku
Eksternal

Sumber
Daya Kegiatan

Perilaku
Internal
 1. Input Data
 Langkah pertama adalah mengumpulkan
data terlebih dahulu  dengan dokumen
sumber.
 Data-data yang diperlukan:
 Aktivitas-aktivitas atau kejadian dalam
organisasi
 Sumber daya yang dipengaruhi kejadian
tersebut
 Pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut
 1. Input Data ( lanjutan )
 Aktivitas untuk meningkatkan akurasi
dan efisiensi dalam meng-input data:
 Dokumen turnaround
 Otomatisasi dokumen sumber
 Dokumen sumber dan entry data yang
didesain dengan baik
 2. Pemrosesan Data
 Empat tipe pemrosesan data:
 Meng-update data
 Mengubah data
 Menambah data
 Menghapus data
 Lanjutan …
 Proses pembaruan data dibagi dua:
 Proses batch: pembaruan atas data yang
disimpan tentang sumber daya dan pelaku
yang terlibat.
Kelemahannya: data kurang akurat.
 Proses on-line atau real time: pembaruan
yang dilakukan setelah terjadinya transaksi.
Kelebihannya: data lebih akurat dan
kesalahan dapat diperbaiki dengan mudah.
 3. Penyimpanan Data
 Data perlu diatur agar dapat diakses
dengan mudah dan efisien.
 Istilah-istilah Dalam
Penyimpanan Data
 Entity: sesuatu yang disimpan informasinya.
 Atribute: karakteristik khusus yang harus disimpan.
 Record: gabungan field yang mengandung data
tentang berbagai atribut dari entitas yang sama.
 Data Value: pertemuan antara kolom dan baris.
 Field: nilai yang tersimpan dalam ruang fisik.
 File: record yang saling berhubungan.
 Master File: file yang menyimpan informasi kumulatif
tentang entitas suatu organisasi.
 Database: file yang saling berhubungan dan
dikoordinasi dari pusat.
 File

Mahasiswa Entity
Nama NPM Jenis Alamat Atribute
Kelamin
A 01 P Jl. Rusa
B 02 P Jl. Ruas
C 03 L Jl. Arus Record
D 04 L Jl. Sura
E 05 P Jl. Poni
F 06 L Jl. Pino

Field

Data Value
 3. Penyimpanan Data
 Ledger
 General ledger
 Subsidiary ledger
 Coding Techniques: metode untuk
memberi nomor pada dokumen agar
mudah mengklasifikasikannya. Teknik
coding ada 3, yaitu; sequence code,
block code, group code.
 Lanjutan …
 Chart of Account
 Journal
 Audit Trial
 4. Output Informasi
 Informasi dapat berupa: dokumen,
laporan.
 Output ini terkadang digunakan untuk
keperluan internal seperti:
 Tujuan perencanaan.
 Manajemen operasional harian
 Tujuan pengendalian internal
 Tujuan evaluasi
 Dokumentasi
 Dokumentasi meliputi bentuk naratif,
bagan alir (flowchart), diagram, dan materi
tertulis lainnya yang menjelaskan
bagaimana sebuah sistem bekerja.
 Peran penting dokumentasi:
 Untuk memahami bagaimana sistem tersebut
bekerja.
 Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem
pengendalian internal.
 Untuk mengembangkan sistem yang baru.
Alat Pendokumentasian Sistem yang
Paling Umum:
Diagram Arus Data( Data Flow Diagram
(DFD))
Bagan Alir (flowchart) Dokumen
Bagan Alir (flowchart) Sistem
Bagan Alir Program
1. Diagram Arus Data (DFD)
 Secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam
suatu organisasi.
 Elemen DFD:
a. Sumber dan tujuan data
b. Arus data
c. Proses transformasi
d. Penyimpanan data
 Arus data dan penyimpanan data secara umum
merupakan kumpulan elemen-elemen data.
a. Sumber dan tujuan data
 Mewakili sebuah organisasi atau
individu yang mengirim atau
menerima data yang dipergunakan
atau dihasilkan sistem.
 Simbol dari sumber dan tujuan data
dalam DFD diwakili oleh bujur
sangkar
 b. Arus data
 Mewakili arus data antara
pemrosesan, penyimpanan, serta
sumber dan tujuan data.
 Arus data diwakili oleh tanda panah.
 c. Proses
 Mewakili transformasi data.
 Simbol proses transformasi data:
 d. Tempat Penyimpanan
Data
 Tempat menyimpan data baik secara
permanen maupun temporer.
 Diwakili oleh simbol dua garis
horizontal
 Contoh:
Piutang
Usaha
(H)
Pembayara Informa
n dari Data G si
Pelanggan Pengiriman Piutang
uang (D) 2.0
(B) 1.0 (I)
Perbar Manajer
Pelanggan Proses ui
Pemba Bagian
A Piutang Kredit (K)
yaran usaha
(C) (F)
Penyimpana
n Uang (E)

Bank
(J)
 Flowchart

 Simbol-simbol bagan alir dibagi empat

kategori:
 Simbol masukan/keluaran
(input/output symbols)
 Simbol pemrosesan
 Simbol penyimpanan
 Simbol arus dan lain-lain
Simbol Input / Output
Document

Online keying

Display

Input/output;
Journal/ledger
Simbol Proses

Manual operations

Computer
processing

Auxiliary operation
Simbol Penyimpanan

Magnetic disk

Magnetic tape
Simbol Arus dan Lain-lain
Document or processing flow
On-page connector

Off-page connector

Terminal

Decision
 Cara membuat bagan alir
(Flowchart)
 Pahami sistemnya sebelum membuat bagan
alirnya.
 Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat
bagan alirnya, seperti departemen, fungsi
jabatan atau pihak eksternal lainnya.
Identifikasi arus dokumen dan informasi
di dalam sistem.
 Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan
alir tersebut dimulai dari atas ke bawah.
 Lanjutan…
 Berilah nama seluruh simbol dengan jelas.
Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di
dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu
panjang, gunakan simbol anotasi. JANGAN
GUNAKAN TULISAN TANGAN YANG DISAMBUNG!!!
 Setiap simbol proses manual harus memiliki
sebuah input dan output. JANGAN
MENGHUBUNGKAN DUA DOKUMEN SECARA
LANGSUNG, kecuali ketika memindahkannya
dari satu kolom ke kolom lain.
 Pergunakan kepala panah untuk seluruh
garis arus.
 2.Bagan Alir (Flowchart)
Dokumen
 Bagan alir dokumen mengilustrasikan
arus dokumen dan informasi di antara
bidang tanggung jawab dalam organisasi.
 Bagan alir yang mendeskripsikan
dan mengevaluasi pengendalian
internal disebut bagan alir
pengendalian (Internal Flowchart)
 Contoh:
 Untuk mengisi KRS, mahasiswa angkatan
2010 harus mengisi dua rangkap FRS
terlebih dahulu. Kemudian FRS yang telah
diisi tersebut diserahkan kepada dosen
pembimbing akademik bersama dengan
DNS untuk ditandatangani. Rangkap
pertama FRS dikembalikan pada
mahasiswa. Rangkap kedua FRS dan DNS
diarsip oleh dosen pembimbing akademik
berdasarkan NPM.
Solusi:
2
FRS yg 1 DNS
telah
diisi

Ditandatang
ani oleh
dosen PA

FRS yang dittdi FRS yang

(2) dittdi (1)

DNS

Ke
mahasiswa
N
 3. Bagan Alir Sistem
 Menunjukkan hubungan antara input,
pemrosesan, dan output dari suatu
SIA.
 Contoh:
 Untuk menyelesaikan skripsinya,
Popo harus meng-up date
pembahasan skripsi yang
disimpannya di disket melalui
komputer. Hasil pengetikan akan
diproses oleh CPU dan ditampilkan di
monitor. Kemudian disimpan kembali
di disket.
Solusi:

Nama File Skripsi

Membuka atau File

Menyimpan file Skripsi
Skripsi

Tampilan
File Skripsi
 4. Bagan Alir Program
 Mengilustrasikan urutan proses logis
yang dilaksanakan oleh komputer
dalam menjalankan suatu program.
 Perbedaan Flowchart dan
DFD
 Flowchart digunakan untuk
mendokumentasikan sistem yang
sudah ada.
 DFD digunakan untuk mendesain
sistem baru.
Contoh Flowchart Pembelian Tunai